Aula 26 - Arquivologia - Aula 03

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA TRE-MS

CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO – TEORIA E EXERCÍCIOSPROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 03 – Legislação Arquivística

Olá a todos mais uma vez! Como estamos nos estudos? Espero que aindacom muito gás! Especialmente com o dia da prova tão próximo.

Hoje vamos dar nosso último passo em nossa jornada, e enfim teremosestudado todo o conteúdo do nosso programa de Arquivologia.

Vamos estudar a Legislação Arquivística, e as normas mais comuns emprovas são as seguintes:

Ainda, como faz parte de nosso programa de estudo a classificação e

avaliação de documentos (estudados na aula anterior), vamos fazer um reforçodesse conteúdo analisando a Resolução nº 14 do CONARQ, que também

pode ser pedido em provas.

E como entrou em vigor há alguns meses a Lei 12.527/11 (Lei deAcesso à Informação), vamos fazer alguns comentários sobre ela, pois até o

momento não apareceu em provas da nossa banca. Mas saibam que ela foipedida nos recentes editais da ANATEL e ESAF. Também vamos fazer algumas

considerações sobre a Lei 12.682/12, que trata do Processo de Digitalizaçãode Documentos.

Em uma comparação bem singela, aprendemos na primeira aula O QUE Éo arquivo; na segunda aprendemos O QUE FAZ o arquivo, ou seja, algumas de

suas funções, métodos e ferramentas. Agora vamos aprender as NORMAS queregem o arquivo e seu funcionamento.

Então sem mais o que esperar, vamos ao trabalho!

Prof. Mayko Gomes

Novembro/2012

Excertos da Constituição;

Lei 8.159/91 e Decreto 4.073/02;

Decreto 4.915/03;

Lei 5.433/68, Decreto 1.799/96 e Resolução CONARQ 10.




Introdução

Começando por alguns excertos da Constituição Federal, vamoscomentar a Legislação Arquivística que mais comumente aparece em provas.

Não vou colocar as leis na íntegra para não ocupar todo o espaço da aulae nem lhes passar informações que sejam “desnecessárias”. Contudo, peço a

vocês que, caso disponham de algum tempo, leiam as leis para não lhes faltar

nenhuma informação. As leis possuem textos pequenos e pouco técnicos, oque facilita seu entendimento.

Partiremos em nossos estudos, conforme manda o Direito, seguindo a

hierarquia das normas, fazendo nossos comentários sobre alguns excertos daConstituição que tratam do assunto.

Toda legislação arquivística se baseia em três principais excertos daConstituição: o art. 5º (inciso XXXIII), o artigo 215 e o artigo 216

(especialmente o §2º deste). Vamos comentá-los.

O artigo 5º, em seu inciso XXXII, afirma o seguinte:

Todos têm direito a receber dos órgãos públicos

informações de seu interesse particular, ou de interessecoletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob

pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigiloseja imprescindível à segurança da sociedade e do

Estado.

(Constituição Federal de 1988, art. 5º, inciso XXXIII).

Assim, A Constituição já deixa claro que o Estado tem o dever de

garantir que as informações sejam preservadas e estejam acessíveis a todosque a procuram. O excerto acima inclusive já menciona a possibilidade de

responsabilização do Estado pelo não cumprimento da determinação. Contudo,a própria Constituição também limita as informações as quais os cidadãos

terão direito de acesso: podem ter acesso somente às informações de caráterparticular, coletivo ou geral, E NÃO PODEM ter acesso a informações que

comprometam a segurança da sociedade e do Estado. São exemplos deinformações que comprometam a segurança da sociedade os resultados de

pesquisa científica, informações sobre acordos políticos ou internacionais, etc.E são exemplos de documentos que comprometem a segurança do Estado os

planos e operações de guerra e os acordos diplomáticos.

Até alguns meses atrás este excerto da Constituição era regulamentado

pela Lei Federal 11.111/05. Mas esta Lei foi revogada e substituída pela LeiFederal 12.527/11, de que falaremos mais adiante.




O artigo 215 trata indiretamente da Arquivística. Na verdade, ele afirma

que o Estado tem também o dever de proteger, promover, valorizar e difundira criação cultural do país. O Estado tem o dever de proteger a produção

cultural sob as diversas formas em que se apresentem. Podemos considerartambém os documentos como uma dessas formas de produção cultural (uma

vez que, como vimos, os documentos podem ter valor para a Cultura).

O artigo 216 trata de definir os bens que constituem o patrimôniocultural brasileiro. Destaca que esses bens podem ser de “natureza material e

imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência àidentidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade

brasileira”. Especificamente no inciso IV temos a afirmação de que os

documentos podem ser considerados bens que constituem o patrimôniocultural, “frisando” o dever do Estado de protegê-los e garantir o seu acesso.

De forma ainda mais direta, a Constituição determina que o Poder

Público deve promover a Gestão de Documentos de caráter publico, conformeo texto extraído:

Cabem à administração pública, na forma da lei, agestão da documentação governamental e as

providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

(Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2º)

Esta lei a que se refere o parágrafo é a Lei 8.159/91, que estudaremosmais adiante.

Para terminar esta introdução da aula, vamos resumir o que determina a

Constituição: é deve do Estado preservar as informações e garantir o acesso aelas, observado o caráter particular, coletivo ou geral; e a segurança da

sociedade e do Estado.

Tratamos aqui da base constitucional das leis Arquivísticas. Contudo não

precisam se preocupar com essa parte, pois o conteúdo da Constituição nãoaparece quando as provas tratam do assunto.

No Brasil existem programas que buscam a divulgação de documentos

que o governo não publica. Há um movimento muito grande em torno dadivulgação de documentos sobre a Guerra do Paraguai que ainda permanecem

sigilosos; ou sobre questão do prazo de guarda dos documentos, onde existe aintenção do governo em aumentar os prazos já definidos (lembrem-se da

classificação dos documentos quanto à natureza do assunto). O mais

importante deles diz respeito á divulgação de documentos sobre o período daDitadura Militar, que o governo se nega a conceder acesso irrestrito, mesmo

tendo vencido o prazo dos graus de sigilo.




(TRT-23/2011 – FCC) A administração do acesso aos arquivos encontra, na legislação brasileira, preceitos por vezes conflitantes. Ao mesmo tempo em

que assegura a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo, a Constituição

a) faculta apenas aos militares a prerrogativa de obter certidões em

repartições públicas para esclarecimento de situações que lhes digam respeito. b) estabelece sistema de taxas e emolumentos para que, no exercício do

habeas data, as pessoas conheçam as informações que sobre si constam nos bancos de dados governamentais.

c) reserva aos parlamentares a condição de propor ações que objetivem

anular toda e qualquer medida lesiva ao patrimônio arquivístico do Estado. d) transfere para instituições não governamentais, mediante contratos

de gestão, a incumbência de administrar os arquivos federais, estaduais e municipais, administrando sua consulta.

e) afirma serem invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das pessoas, protegendo as informações que possam prejudicá-las.

Resolução

A Constituição determina que os direitos individuais devam serpreservados, acima de tudo. Se a questão afirma que a norma é uma

contradição, então devemos procurar o significado contrário de “dar acesso”,

que impedir ou dificultar o acesso à informação. E essa restrição vai ocorrernos casos informados na aula. Portanto, a alternativa correta é a de letra “E”.

Lei Federal nº 8.159/91 e Decreto Federal nº 4.073/02

A lei federal nº 8.159/91 é a mais importante norma que regulamenta a

atividade de gestão de arquivos no país. Também é conhecida como “Lei de Arquivos” ou Política de Arquivos.

Esta lei trata da Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, ou

seja, estabelece algumas diretrizes a serem observadas por todos na gestão epreservação de documentos de arquivo. Importante ressaltar que esta lei trata

de vários assuntos já abordados no curso, como a Gestão de documentos e o

Ciclo Vital. Portanto, não estranhem se nos depararmos com alguns conceitos,pois será uma revisão sob a ótica da legislação.

Vamos ressaltar alguns artigos mais importantes e comentá-los, à

medida que também acompanharemos pelo Decreto.

Art. 2º: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter

público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades




específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da

informação ou a natureza dos documentos.

Este artigo é muito importante por trazer, como vimos na primeira aula,

uma das definições de arquivo. Sob a ótica da lei, o arquivo sempre é formadopor conjunto de documentos produzidos em decorrência do exercício de

atividade específica, não importando seu tamanho, formato, suporte, gênero,etc.

O Decreto, em seus artigos de 15 a 17, define o que são arquivospúblicos, os produzidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais e

municipais, dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; por agentespúblicos no exercício do cargo ou função; por empresas públicas e sociedades

de economia mista; e por organizações sociais e serviços sociais autônomos.

Afirma ainda o Decreto que é do agente público ou da entidade aresponsabilidade pela manutenção e preservação dos documentos públicos; e

também que os arquivos de empresas em processo de desestatização deverão

ser “recolhidos” à instituição pública de sua esfera de competência (federal, estadual ou municipal).

Art. 3º: Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso,

avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Aqui temos a definição legal de Gestão de Documentos. Notem que a Lei

traz as três fases: a produção, a utilização e a destinação.

O Decreto, em seus artigos de 18 a 21, trata da transferência e dorecolhimento dos documentos públicos aos arquivos públicos. Afirma que todos

os órgãos e entidades da Administração Pública Federal devem ter uma“Comissão Permanente de Avaliação de Documentos”. A esta comissão cabe

avaliar e analisar os documentos para lhes atribuir valor e destinação. Acomissão deve observar, para os documentos relativos à atividade meio, a

aplicação da Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificação elaborados

pelo CONARQ para toda a Administração Pública Federal. Para os documentosrelativos à atividade fim, a comissão deve elaborar uma Tabela de

Temporalidade e um Plano de Classificação nos moldes do CONARQ.

Esta Tabela de Temporalidade e este Plano de Classificação deDocumentos das Atividades Meio são objeto de estudo da Resolução do

CONARQ nº 14, que veremos ainda nesta aula.

Art. 4º: Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em

documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de




responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à

segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Aqui temos o que afirma a própria Constituição, sobre o direito docidadão a ter acesso às informações de seu interesse, e sobre o dever do

Estado em fornecê-las, ressalvados os casos de segurança da sociedade e dopróprio Estado.

Art. 7º: Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de

suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas

encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter

público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Este artigo traz novamente a questão da definição de arquivo. Mas suaimportância está em seus parágrafos.

No primeiro traz a consideração, muito importante, de que serãoconsiderados públicos os documentos de pessoas físicas e jurídicas de caráter

particular, DESDE QUE SEJAM ENCARREGADAS DA GESTÃO DE SERVIÇOSPÚBLICOS. Não significa que todos os documentos de uma instituição privada

serão públicos, mas apenas aqueles relativos à atividade pública que ainstituição desenvolve. Por exemplo: se uma empresa de transporte atua no

transporte público municipal, os documentos dessa empresa relativos a estaatividade serão públicos. Mas se a mesma empresa também trabalha na área

de excursões turísticas, uma atividade privada, os documentos dessa empresarelativos a esta atividade serão privados.

No segundo parágrafo determina o que acontece com os documentos deuma instituição quando esta cessa suas atividades. Seria o chamado “fundo

fechado”. Quando uma instituição encerra suas atividades, seu arquivo nãopode mais receber documentos, devendo ser também encerrado. Se não

houver uma instituição que a substituirá em suas atividades, o fundo fechadodeve ser recolhido à instituição arquivística pública e lá será mantido. Se

houver uma instituição que a substitua em suas atividades, o fundo fechadopermanecerá aos cuidados desta instituição. Atenção para que, mesmo o fundo

estando aos cuidados da nova instituição, não deve ser confundido nemmisturado: serão dois fundos diferentes aos cuidados de uma só instituição.




A respeito de recolhimento, o Decreto afirma que os documentos de

valor permanente recolhidos ao Arquivo Nacional deverão estar avaliados,organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento

descritivo que permita sua identificação e controle. Afirma ainda que todos oscustos decorrentes dessas operações devem correr por conta da entidade

produtora, e que cabe ao Ministro da Justiça baixar instrução normativa queregulamentará essas operações (Instrução Normativa AN/Nº 1, de 18 de abril

de 1997, caso queiram consultar).

Art. 8º: Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,

mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.

§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,

aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor

histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Aqui não há muito que falar, senão que o tratamento que a lei dá a

chamada Teoria das Três Idades. Pode-se perceber a importância dessa teoriapela sua menção no texto da lei. Então peço a atenção de vocês para que

gravem o conceito apresentado aqui. Ainda, devem considerar que esses

arquivos podem aparecer com outros nomes, para contundi-los. Então voucolocar uma lista com todos os nomes desses arquivos que já apareceram em

provas:

Art. 10: Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Uma ligação ao Princípio da Territorialidade. Os documentos compõem,conforme mencionado na Constituição, os bens culturais do país. Portanto

devem permanecer aqui, em território nacional. Sendo inalienáveis, os

documentos não devem ser doados, vendidos ou trocados, e seus direitos nãodevem ser cedidos nem transferidos a terceiros devido ao seu valor




secundário. Sendo imprescritíveis, os documentos devem ser preservados para

sempre.

Art. 12: Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico

nacional.

Este artigo determina que os documentos de instituições privadas quetenham relevante importância para a sociedade devem ser declarados de

interesse público, e tratados como tal. É o caso, por exemplo, de acervosdocumentais de pessoas importantes, que contribuíram para o

desenvolvimento da sociedade (médicos, políticos, jornalistas, etc). O PoderPúblico tem preferência na aquisição de arquivos particulares, desde que sejam

de interesse público.

O Decreto afirma que os documentos particulares podem ser declaradosde interesse público mediante decreto presidencial, por solicitação do CONARQ

e ouvido o Ministro da Justiça. A declaração de interesse público não implica

sua transferência ou recolhimento ao arquivo público, ficando o detentor dosarquivos responsável por sua guarda e preservação. Contudo, o detentor pode

firmar acordos e ajuste a fim de receber apoio para o desenvolvimento deatividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo. A

perda total ou parcial do acervo, ou sua transferência de local de guardadevem ser comunicadas ao CONARQ; e caso o detentor pretenda alienar esses

arquivos deve notificar a União para que manifeste interesse na aquisição noprazo de 60 dias.

Ainda segundo o Decreto, estão automaticamente considerados

documentos privados de interesse público e social os documentos tombados

pelo Poder Público, os registros civis das entidades religiosas e os arquivospresidenciais, conforme veremos mais adiante.

Art. 18: Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como

preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Artigo muito importante, pois determina a competência do Arquivo

Nacional, que é a Gestão e o recolhimento dos documentos do PODEREXECUTIVO FEDERAL. Deve ainda facilitar a consulta a esses documentos,

além de implementar a Política Nacional de Arquivos. Veremos maisdetalhadamente quando tratarmos do SINAR.

Dica de prova: O Art. 23, que era muito comum em provas de

concurso, foi revogado pela Lei 12.527/11.




Como esse artigo determinava que decreto fixasse as categorias (graus)

de sigilo, e isso foi feito pelo Decreto 4.553/02, alguns juristas entendem quehouve uma revogação tácita desta norma.

Já para outros não houve revogação do Decreto por que o mesmo trata

de outros assuntos além dos graus de sigilo de documentos.

Então como essa discussão ainda não teve um fim, vamos estudar o

Decreto normalmente, mas os alerto para que tenham sempre em mente que ele pode estar revogado!

Art. 25: Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos

de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Novamente temos o cuidado da lei em garantir a preservação dosdocumentos e a responsabilização daqueles que contribuírem ou não

impedirem sua perda.

Art. 26: Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

Um dos artigos mais importante, pois trata da criação do Sistema Nacional

de Arquivos, o SINAR. Também cria o Conselho Nacional de Arquivos, oCONARQ, órgão superior do Arquivo Nacional.

Vimos que uma das funções do Arquivo Nacional é definir e implementar a

Política Nacional de Arquivos. Ele realiza essas atividades através do CONARQe do SINAR. Vejamos:

CONARQ = define a Política Nacional de Arquivos públicos e privados.SINAR= implementa a racionalização das atividades arquivísticas.

O Decreto trata da composição e da competência do CONARQ. Afirma queeste é vinculado ao Arquivo Nacional e órgão central do SINAR. É formado por

representantes do Arquivo Nacional, incluindo seu presidente, dos PoderesExecutivo, Legislativo e Judiciário, as instituições arquivísticas estaduais, do DF

e municipais, das instituições de ensino superior onde exista curso deArquivologia, das associações de arquivistas e outras instituições que

congreguem profissionais das áreas de ensino, pesquisa, preservação ouacesso às fontes de informação.

Já falando do SINAR, o Decreto afirma que é formado pelo CONARQ (queé o órgão central), pelo Arquivo Nacional e pelos arquivos dos Poderes

Executivo, Legislativo e Judiciário Federal, pelos arquivos dos Três Poderes

estaduais e do DF, e pelos arquivos dos Poderes Executivo e Legislativo




municipais. Ainda há a possibilidade de pessoas físicas e jurídicas de direito

privado comporem o SINAR, mediante acordo com o CONARQ, que é o órgãocentral.

(TRT-19/2011 – FCC) A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, estabelece, entre outras medidas, que

a) a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de

caráter público só será realizada mediante anuência do Arquivo Nacional. b) todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, desde que autorizadas

pelo Conselho Nacional de Arquivos. c) os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da

sociedade e do Estado ficam desobrigados de classificação depois de 10 (dez) anos.

d) são públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da

gestão de serviços públicos. e) ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma

da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor temporário.

Resolução

Com base na Lei que estudamos, o Arquivo Nacional somente deveautorizar a eliminação dos documentos do Poder Executivo Federal; o CONARQ

não tem poder para autorizar qualquer tipo de acesso; os prazos paradocumentos sigilosos dependem dos graus de sigilos em que foram

classificados; e será responsabilizado penal, civil e administrativamente aqueleque destruir documentos de valor permanente. Portanto a alternativa correta é

a de letra “D”.

(TRE-PI/2009 – FCC) Em razão do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de

Arquivos), os arquivos do Poder Judiciário Federal a) ficam sob a custódia do Supremo Tribunal Federal.

b) fazem parte do Sistema Nacional de Arquivos. c) acompanham as normas dos sistemas de arquivo dos Estados em que

se encontram sediados. d) devem ser depositados nos arquivos dos municípios em que estão

localizadas as diferentes comarcas. e) subordinam-se aos do Poder Legislativo Federal.

Resolução




Cada Poder é responsável por gerir e recolher seus próprios arquivos,

mas todos compõem o SINAR. Portanto, a alternativa correta é a de letra “B”.

Decreto 4.915/03

Este Decreto trata da função mencionada no artigo 18 da Lei 8.159/91.

A Gestão de Documentos, no âmbito dos órgãos e entidades daadministração pública FEDERAL, fica organizada sob a forma de sistema,

denominada Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA.

O Decreto em si trata apenas de sua composição e finalidades.

Art. 2º: O SIGA tem por finalidade:

I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública

federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições

administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de

arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da

documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

Notem que as finalidades são os objetivos a serem alcançados com aGestão de Documentos, além de cumprir com as obrigações legais do Estado

quanto ao acesso e preservação dos documentos. Ainda, importante citar queo SIGA não edita qualquer norma, tendo apenas o dever de disseminá-las.

Também deve procurar meios eficientes para a produção de documentos, como objetivo de reduzir custos e utilização de recursos.

Art. 3º: Integram o SIGA:




I - como órgão central, o Arquivo Nacional;

II - como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos

equivalentes;

III - como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e

órgãos equivalentes.

Aqui o Decreto deixa evidente a relação de hierarquia no SIGA: o ArquivoNacional como órgão central; logo abaixo estão as unidades responsáveis pela

gestão de arquivos nos ministérios ou equivalentes (setoriais); e unidadesgestoras de arquivos e entidades vinculadas aos ministérios, como as

autarquias, por exemplo.

Art. 4º: Compete ao órgão central:

I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos

aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;

II - orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e

rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;

III - promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do

SIGA;

IV - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com

instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

V - estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de

documentos de arquivo.

A partir de agora o Decreto trata das obrigações de cada órgão do SIGA.Começando pelo central (Arquivo Nacional), podem perceber que suas

obrigações são de natureza diretiva, ou seja, ele deve acompanhar asatividades de Gestão de Documentos nos órgãos setoriais e seccionais, e

orientar-lhes em métodos, normas e procedimentos que lhes dêem melhoresresultados.

Art. 5º: Compete aos órgãos setoriais:

I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de

documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em




conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da

Presidência da República;

II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no

seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação,

registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de

documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;

III - coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou

entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de

temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a administração pública federal, no seu âmbito de

atuação e de seus seccionais;

V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de

temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim;

VI - promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais;

VII - proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de

documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

Agora tratando dos órgãos setoriais, vemos que suas atividades são de

natureza mais executiva, tratando de implementar as rotinas da Gestão deDocumentos. Cabem ainda a estes órgãos a elaboração das Tabelas de

Temporalidade e dos Códigos de Classificação dos documentos da atividade fime sua remessa para aprovação do Arquivo Nacional.

Notem que todos devem contar com uma Comissão Permanente de

Avaliação, que tem a função de elaborar as ferramentas descritas, cuidar dassuas atualizações e avaliar os documentos da instituição.

Notem também que lhes é reservada alguma atividade de naturezadiretiva, quando se trata de auxiliar e supervisionar os órgãos seccionais.




Art. 6º: Fica instituída, junto ao órgão central, a Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:

I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições;

II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da

administração pública federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da

Presidência da República;

III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de

arquivo;

IV - avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os

ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do SIGA.

Essa Comissão de Coordenação uma espécie de órgão deassessoramento ou aconselhamento.

Art. 7º: Compõem a Comissão de Coordenação do SIGA:

I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá;

II - um representante do órgão central, responsável pela coordenação do

SIGA, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional;

III - um representante do Sistema de Administração dos Recursos de

Informação e Informática - SISP, indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão;

IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado

pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;

V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos

equivalentes.

§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a voz e

não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de seus membros.

Esta parte dificilmente aparecerá em provas. Quando se trata deste

Decreto, o que mais costuma ser pedido são sua composição e suas funções oufinalidades. Mesmo assim, peço atenção especial neste assunto, pois o




Cespe/UnB não tem costume de elaborar concursos com este Decreto, e pode

“inovar” em suas questões sobre o tema.

Art. 8º: Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos órgãos

equivalentes, no prazo máximo de trinta dias após a publicação deste Decreto, subcomissões de coordenação que reúnam representantes dos órgãos

seccionais de seu âmbito de atuação com vistas a identificar necessidades e harmonizar as proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação

do SIGA.

Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por representante

designado pelo respectivo Ministro.

Em resumo, dentro dos órgãos setoriais deve haver subcomissões de

coordenação, como existe uma para assessorar o órgão central. Atenção paraque estas serão compostas por membros do ministério, designados pelo

ministro, e por membros dos órgãos seccionais.

Lei Federal nº 5.433/68; Decreto Federal nº 1.799/96; Resolução

CONARQ 10

Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da

classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessasclassificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em

suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem.

A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maiode 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.

Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos,conseqüência do alto volume na produção de documentos. Assim, o principal

objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado

pelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente é utilizada em grande escala porbancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em

pequena escala.

Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidadena conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção

do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e adificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra.

Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, estapode receber nomes específicos:

Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir aautenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulterações




fraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação em

caso de danos irreparáveis ao mesmo.

Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter a

informação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valortemporário que contenham informações relevantes. Assim os documentos

podem ser eliminados e a informação mantida.

Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manter

no arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições.Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição e

pertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram ahistória da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem a

Portugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países quetinham colônias em outros continentes.

Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar omanuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentos

muito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejam

preservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sob condições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes.

Dica Super Ultra Importantíssima de prova: Vou chamar a atençãopara dois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto:

Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dosdocumentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele.

Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério

da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devemser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado,

apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar adestruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade e

Destinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ounão pouco importa para esse fim.

Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo queautorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar

em trâmite.

Vamos a algumas questões:

(TRT-19/2011 – FCC) Sobre a microfilmagem de documentos oficiais,

considere:

I. A eliminação de documentos oficiais ou públicos, após a

microfilmagem, só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de




temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de

atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

II. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao

arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

III. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora

dele, terão de ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

Está correto o que consta em

a) I, apenas. b) I e II, apenas.

c) I e III, apenas.

d) II e III, apenas. e) I, II e III.

Resolução

Todos os itens estão certos. E não se preocupem, pois vamos tratar dos

assuntos comentados neles mais adiante. Mas nos interessa especialmente oitem II, que afirma que os documentos permanentes não podem ser

eliminados, mas sim recolhidos ao arquivo público competente. Então tenham

sempre isso em mente. A alternativa correta é a de letra “E”.

(TRE-PI/2009 – FCC) A reprodução dos documentos da Capitania do Piauí (1684-1828) existentes no Arquivo Histórico Ultramarino, em Lisboa, por iniciativa do Projeto Resgate de Documentação Histórica Barão do Rio Branco,

do Ministério da Cultura, constitui um bom exemplo da chamada microfilmagem de

a) complemento.

b) segurança. c) geração.

d) processamento de dados. e) substituição.

Resolução

Microfilmagem pode ser utilizada com o objetivo de manter documentos

importantes que pertençam a outras instituições ou nações. Ela então buscacomplementar os conjuntos com esses documentos. Portanto a alternativa

correta é a de letra “A”.




Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as

duas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar oscandidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor

legal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não éfator para decidir sobre sua eliminação.

A Lei Federal nº 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituídacom objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decreto

nº 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então:

A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos mais

importantes:

Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentosoficiais em todo o território nacional.

Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirãoos mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.

Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempretentam confundir com esse assunto!

Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos para

outro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente,em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentos

microfilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados) e

que não possuam valor permanente.

A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sidoarquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização de

autoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem sermicrofilmados documentos ainda em trâmite.

Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da práticada microfilmagem, que é objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo define

as etapas do processo de microfilmagem, que são:

Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem.Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos

metálicos, e procedimentos similares.

Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento

que fará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependerão de vários fatores.




Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documento

microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagemdo documento.

Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias

serão guardadas em local diverso por motivo de segurança.

O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo de

reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficosou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante também

levar este conceito para a prova!

A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem,

de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filmecópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferente

do original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis,tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia.

Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau deredução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade da

reprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizadopara a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube na

bandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parteda imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa

identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentesmicrofilmadas.

As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens deabertura e de fechamento com os seguintes elementos:

Abertura:

- identificação do detentor dos documentos; - número do microfilme, se for o caso;

- local e data da microfilmagem; - registro no Ministério da Justiça;

- ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;

- menção, quando for o caso, de que a série de documentos a seremmicrofilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;

- identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do graude redução;

- nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura dodetentor dos documentos a serem microfilmados;

- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsávelpela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.




Fechamento:

- identificação do detentor dos documentos microfilmados; - informações complementares relativas à identificação dos documentos

microfilmados; - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições

legais; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos

microfilmados continua em microfilme posterior; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável

pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

A microfilmagem poderá ser realizada por empresas e cartórios

regularmente registradas no Ministério da Justiça e sujeitas a fiscalização destequanto aos cumprimentos legais sobre a sua prática. Estas empresas e

cartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando que:

O processo foi realizado de acordo com as normas legais;

Responsabilizam-se pelo padrão de qualidade exigido;

O usuário passa a ser o responsável pelo manuseio e conservaçãodo microfilme.

(DPU/2010 – Cespe/UnB) No que concerne a procedimentos para registro e fiscalização das atividades de microfilmagem de documentos, a obrigatoriedade de cadastro junto ao Ministério da Justiça, estabelecida por lei,

deve ser cumprida por

a) titular/proprietário dos documentos, no caso dos acervos privados.

b) órgãos públicos que executem microfilmagem de documentos. c) usuários internos de instituição detentora dos microfilmes para

consulta. d) empresas e serviços notariais e de registro que executem

microfilmagem de documentos. e) empresas públicas e privadas que detenham o monopólio na

comercialização dos serviços de microfilmagem.

Resolução

Uma vez que os documentos microfilmados possuem o mesmo valor

legal dos originais, o processo dever ser realizado de forma que não restemdúvidas quanto ao teor dos documentos. Para tal é necessário, além de

observar todas as normas sobre procedimentos e equipamentos necessários,mostrar que o executor do processo possui capacidade e habilidade para tal.

Assim, este (o executor = instituições que realizam o processo) deve ter estacapacidade comprovada pelo Ministério da Justiça, conforme determinam a Lei

e o Decreto. Portanto a alternativa correta é a de letra “D”.




Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quando

autenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firmareconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados de

tradução oficial.

Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação de

seus documentos originais quando necessários à prestação de contas ousujeitos à fiscalização

A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decretoestão sujeitas às penalidades de advertência e suspensão do registro. Em caso

de reincidência, o registro será cassado definitivamente. As penalidadesmencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis cabíveis.

(TRT-11/2012 – FCC) Para a microfilmagem de arquivos oficiais, a legislação brasileira

a) determina o uso de um único grau de redução (10%), a fim de

garantir a legibilidade e a qualidade da reprodução.

b) autoriza cortes no filme original para inserção de imagens que, por problema técnico ou falha operacional, não apresentarem legibilidade.

c) veda a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original quanto para a extração de cópias.

d) permite a eliminação dos documentos de valor permanente, uma vez verificada a qualidade da reprodução obtida.

e) recomenda o armazenamento do filme original e do filme cópia no mesmo ambiente, a fim de submetê-los às mesmas condições de temperatura.

Resolução

Uma ótima questão neste momento, pois resume tudo o que estudamos

de normas sobre a microfilmagem. Então vamos analisar item a item.Sabemos que a Lei permite QUALQUER GRAU DE REDUÇÃO, desde que

garantida a qualidade da resolução da imagem; que NÃO autoriza cortes parainserções, retiradas ou modificações no rolo de microfilmes; que proíbe a

utilização de filmes atualizáveis para o processo (esses filmes até existem, mas

documentos microfilmados neles não possuem o mesmo valor legal dooriginal); que NÃO permite a eliminação de documentos permanentes em

hipótese alguma, microfilmados ou não; e que DETERMINA (e não recomenda)que o filme original e o filme cópia sejam mantidos em locais distintos, por

motivo de segurança. Portanto concluímos que a alternativa correta é a de

letra “C”.




Resolução n° 10

A Resolução nº 10 do CONARQ pode ser tratada como um complementoda Lei nº 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO

9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.

Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seus

significados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumammostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratar

desse assunto.

Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolo

de microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotadosconforme a necessidade da situação.

(TRE-PI/2009 – FCC) Considere o símbolo a seguir.

Na sinalética preconizada para a microfilmagem, registra- se esse

símbolo quando o documento estiver

a) ilegível.

b) incompleto.

c) em língua estrangeira.




d) deteriorado. e) criptografado.

Resolução

Essa sinalética significa que o documento original está deteriorado.

Portanto a alternativa correta é a de letra “D”.

(DPU/2010 – Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, são adotados determinados símbolos obrigatórios para indicar a situação do documento original. O símbolo destacado na figura acima indica que o documento original

a) contém imagens. b) está deteriorado.

c) é ilegível. d) está incompleto: faltam páginas.

e) apresenta sequência incorreta das páginas.

Resolução

Agora uma questão do Cespe/UnB. Percebam que apesar do ano e da

instituição diferentes, essas duas bancas adotam um padrão muito semelhantequando as questões são de múltipla escolha. Mas peço um pouco de atenção

para as duas sinaléticas apresentadas, pois são muito parecidas e podem gerar

alguma confusão. Neste caso, a alternativa correta é a de letra “C”.

Resolução nº 14 do CONARQ

A Resolução nº 14, já conhecida nossa, trata da implementação do

Código de Classificação de Documentos da Atividade Meio, e a Tabela deTemporalidade para Documentos da Atividade Meio. Estas ferramentas são de

aplicação obrigatória para todos os órgãos e entidades integrantes do SINAR.

Cumpre ressaltar que os integrantes do SINAR devem adotar essas

ferramentas como modelo, ou seja, podem elaborar tabelas e códigosdiferentes, mas nos mesmos padrões desta. É o caso de estados e municípios

que possuem um sistema d arquivos e adotam tabelas e códigos que lhes

sejam mais convenientes. Contudo, estas ferramentas estão no mesmo padrãodas ferramentas elaboradas pelo CONARQ.




Tabela de Temporalidade: documentos da atividade meio.

A figura acima é uma parte da Tabela de Temporalidade elaborada peloCONARQ. Esta parte retrata os prazos de retenção (lembrar da aula anterior)

para documentos que tratam de assuntos diversos, alem de sua destinação. Ocampo observações serve para anotar qualquer fato ou consideração que

interfira ou que seja relevante para a escolha dos prazos ou para a adoção deoutros prazos.

Cito como exemplo o caso de documentos que tratam da compra demateriais: no geral seu prazo de retenção é de um ano no arquivo corrente,

cinco anos no arquivo intermediário e depois deve ser eliminado. Contudo,devemos observar que os prazos de retenção podem diferir do determinado se,

por acaso, os materiais comprados forem produtos químicos ou farmacêuticos,

que possuem legislação específica.

Outra consideração é que esta Tabela é dirigida apenas aos documentos

da atividade meio, conforme já dito. Para os documentos da atividade fim cadainstituição deverá elaborar sua própria Tabela, que deverá ser aprovada pela

entidade arquivística da sua esfera de competência.

Ainda, mesmo que os documentos tenham cumprido seus prazos de

retenção e tenha como destino a eliminação, esta somente ocorrerá com aautorização da entidade arquivística da sua esfera de competência.




Plano de Classificação: documentos da atividade meio.

Devem notar pela estrutura que o Plano adotado pelo CONARQ é do tipoideográfico numérico decimal (lembrem-se da aula anterior, onde estudamos

os métodos de classificação).

Por esta estrutura, no código de classificação as funções, atividades,

espécies e tipos documentais são genericamente denominados assuntos, eestão hierarquicamente distribuídos de acordo com temas de que tratam a

instituição. Os assuntos recebem códigos numéricos, os quais refletem ahierarquia funcional, partindo-se sempre do geral para o particular.

Classe 000Classe 100Classe 200




Classe 300Classe 400Classe 500Classe 600Classe 700Classe 800Classe 900

Tomando como exemplo a classe 000, vamos realizar o seudesenvolvimento para conhecer as subclasses:

010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 – PESSOAL 030 – MATERIAL 040 – PATRIMÔNIO 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 – COMUNICAÇÕES 080 – PESSOAL MILITAR (incluído pela Resolução nº 21)090 – OUTROS ASSUNTOS DA ADMINISTRAÇÃO GERAL

Continuando seu desenvolvimento, teremos os grupos e subgrupos. Paraexemplo, vamos desenvolver parte da subclasse 010:

CLASSE 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL SUBCLASSE 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTOGRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIALSUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

E assim se faz com todos os demais códigos. É importante que saibam:as classes 000 e 900 foram reservadas à classificação de documentos da

atividade meio; e as classes de 100 a 800 estão reservadas à classificação de

documentos da atividade fim. Cada instituição deve desenvolvê-las conformeas peculiaridades e necessidades de suas atividades finalísticas, e remeter à

instituição arquivística em sua esfera de competência para aprovação.

(TRT-8/2010 – FCC) Um plano de classificação visa dar acesso aos documentos e

a) permitir o expurgo dos documentos, já que estabelece prazos que determinam seus períodos de vigência e caducidade.

b) facilitar o trabalho do arquivista, impedindo a transgressão dos princípios da unicidade e indivisibilidade dos documentos.

c) garantir o caráter probatório dos documentos de um ou mais fundos, dotando-os de sinais de validação e marcas de autenticidade.

d) dar visibilidade às funções e atividades do organismo produtor do

arquivo, deixando claras as relações entre os documentos.




e) propiciar aos usuários (primários e secundários) o conhecimento da temporalidade dos documentos.

Resolução

Os planos ou códigos de classificação devem refletir a relação do

produtor com os conjuntos documentais produzidos. Esses documentos serão aprova de suas atividades, e devem mostrá-las com a maior clareza e precisão

possível, como já vimos. Portanto, a alternativa correta é a de letra “C”.

Rotinas para a Classificação dos documentos

Os documentos devem passar pelo estudo, que é a leitura de seu

conteúdo para o conhecimento do assunto de que tratam (exceto os sigilosos eparticulares); e pela codificação, que é a atribuição do código referente ao

assunto de que trata o documento. Eis as rotinas para a classificação:

1. Receber o documento para classificação;

2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo;

3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de

arquivo, utilizando o índice, quando necessário; 4. Anotar o código na primeira folha do documento;

5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.

Rotinas para o Arquivamento dos documentos

Os documentos, depois de classificados e tramitados, devem serarquivados. Passam pelas atividades de inspeção, que consiste em verificar se

o documento destina-se ao arquivamento, se possui anexos e o código declassificação; e de ordenação, que a reunião de documentos classificados no

mesmo assunto. Eis as rotinas para o arquivamento:

1. Verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do

mesmo assunto); 2. Reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica

decrescente, sendo o documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;

3. Ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo

com a ordem estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês. Verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso o

original não exista, manter uma única cópia; 4. Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com

prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;

5. Arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas;




6. Manter reunida a documentação seriada, como por exemplo boletins e

atas, em caixas apropriadas, procedendo o registro em uma única folha de referência, arquivada em pasta suspensa, no assunto correspondente,

repetindo a operação sempre que chegar um novo número.

Rotinas para Destinação de documentos na fase corrente

1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento; 2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de

acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o caso;

3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos, pois,neste caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior

prazo de guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos instrumentos de controle;

4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se

no mesmo conjunto ou dossiê; 6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;

7. Proceder à eliminação; 8. Elaborar termo de eliminação;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase intermediária (guias/listagens de transferência);

10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor responsável pelo arquivamento intermediário.

Rotinas para Destinação de documentos na fase intermediária

1. Ler atentamente as explicações contidas no instrumento;

2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados deacordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à

organização, se for o caso; 3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram

o prazo de guarda estabelecido para esta fase;

4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guardapermanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao

qual pertencem, não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua guarda;

5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso; 6. Proceder ao registro dos documentos eliminados;

7. Proceder à eliminação; 8. Elaborar termo de eliminação;

9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento(guia/relação/listagem de recolhimento);

10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição arquivística responsável pela guarda permanente.




Triagem de documentos na fase intermediária

A triagem se confunde com a avaliação, na medida em que ambos osprocessos se relacionam à depuração dos documentos de arquivos,

eliminando-se os desprovidos de valor e preservando-se aqueles que otenham, seja para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. A

tabela de temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdoquando assinala que serão preservados apenas exemplares únicos de

documentos repetitivos, ou quando destina conjuntos documentais àeliminação, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, já se

encontram preservados.

Contudo, outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para

documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmovalor dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao

conteúdo das informações. Nestes casos, os responsáveis pela destinação dosdocumentos em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao

recolhimento, garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peças

cujo conteúdo justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ouinformativo.

Caso queiram consultar os documentos na íntegra (o que é muitorecomendado), podem acessar a versão digital disponível no sítio do CONARQ:

www.conarq.arquivonacional.gov.br.

Comentários sobre a Lei 12.527/11

Esta Lei, que entrou em vigor há poucas semanas, já tem alterado muito

o cenário tanto político quanto administrativo do Estado. Então é fundamentalque a estudem, não só para a Arquivologia, mas para disciplinas como

Atualidades ou Direito. Vamos fazer uma análise dela, mesmo não havendoquestões de prova para orientação. E sugiro também que leiam o o Decreto

7.724/12, que regulamento sua aplicação.

Garantias do direito de acesso

Em seus artigos 3º, 6º e 7º a Lei não só reafirma o direito constitucional

de todo cidadão a ter acesso a informações públicas, como também o dever doEstado em garantir esse acesso inclusive com observância de diretrizes e dos

princípios básicos da administração pública.

Regras sobre a divulgação de rotina ou proativa de informações

Nos artigos 8º e 9º, a Lei determina as categorias de informações, osmodos de divulgação e os serviços utilizados para divulgação. As informações

mínimas a serem divulgadas são:

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/




- Registro das competências e estrutura organizacional, endereços e

telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; - Registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos

financeiros; - Registros das despesas;

- Informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;

- Dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades;

- Respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.

Para divulgar as informações o órgão ou entidade deve utilizar de todos

os meios e ferramentas de que dispuser, especialmente os sites oficiais, quedeverão conter possibilidades de pesquisa, acesso automatizado em sistemas

externos e formatos abertos, garantia de autenticidade e atualização dainformação, canal de comunicação do cidadão com a instituição, e garantia de

acesso por pessoas deficientes.

O acesso a essas informações está assegurado mediante criação deserviço de informações ao cidadão e realização de audiências ou consultas

públicas, incentivo à participação popular ou a outras formas de divulgação.

Processamento de pedidos de Informação

Em seus artigos de 10 a 14 a Lei trata dos pedidos de informação. Estespodem ser apresentados por qualquer cidadão, desde que tenha a identificação

do requerente e a especificação da informação solicitada. Os pedidos devemser protocolados no órgão ou entidade, e mesmo assim, essas devem oferecer

a alternativa de realização do pedido pelos seus sites oficiais da internet.

Após o recebimento do pedido, o órgão ou entidade deve fornecer o

acesso imediato à informação solicitada, ou fazê-lo em um prazo de nomáximo 20 dias, prorrogável por mais 10 dias com justificativa expressa,

informando ao requerente a data, local e modo para realizar sua consulta,reprodução ou emissão de certidão.

O órgão ou entidade deve ainda fornecer meios para que o requerente

pesquise a informação solicitada, bem como comunicar ao requerente caso nãopossua a informação solicitada, indicando que instituição ou pessoa a possui, e

o motivo da não autorização para consulta, em caso de documento sigiloso,dos prazos, condições e indicação de autoridade competente a quem dirigir o

recurso contra a decisão.

O serviço de busca e fornecimento de informações, em regra, é gratuito,

sendo cobrado apenas o valor decorrente de custos de reprodução (energiagasta, materiais utilizados, ferramentas, etc). Caso a informação esteja em

documento cuja manipulação ofereça risco à sua conservação, pode seroferecido o serviço de cópias com certificação, ou caso não seja possível, é




possível solicitar que a reprodução seja realizada por outros meios, às

expensas do requerente e sob supervisão de servidor.

Direito de recurso a recusa de liberação de informação

O recurso contra decisão que negue o acesso à informação solicitadadeve ser realizado em até dez dias, a contar do conhecimento da decisão. Este

recurso deve ser dirigido à autoridade hierarquicamente superior, que terá oprazo de cinco dias para apresentar decisão.

Em caso de decisão denegatória neste recurso, o requerente poderealizar nova interposição de recurso à Controladoria Geral da União, que

também tem o prazo de cinco dias para manifestação.

Exceções ao direito de acesso

Nem todas as informações podem ser acessadas por todos os cidadãos.Aquelas cujo conteúdo ofereça riscos à sociedade ou ao Estado são

classificadas como sigilosas, e, portanto, tem seu acesso restrito a pessoasautorizadas.

Informações e documentos sigilosos poderão ser classificados nos

seguintes graus de sigilo:

- Ultrassecreta: até 25 anos;

- Secreta: até 15 anos; - Reservada: até 05 anos.

Os prazos passam a contar sempre da produção do documento. E vocêsdevem se atentar para as seguintes situações:

1 - como alternativa aos prazos citados, podem ser estabelecidos oacontecimento de fatos específicos como condição para a desclassificação de

um documento sigiloso, desde que observados os prazos máximos. Exemplo:classifico um documento como reservado, e determino que ele fique assim até

a presidenta escorregue numa casca de banana. Neste caso o documento seráautomaticamente desclassificado se a presidenta escorregar na casca de

banana, ou se atingir o prazo máximo de classificação nesse grau de sigilo (oque vier primeiro).

2 – mediante provocação ou de ofício, um documento pode ser

reavaliado pela autoridade que o classificou, ou autoridade superior a esta,para mudança de grau de sigilo, para desclassificação ou mesmo para redução

de prazo, caso em que o novo prazo continua a ser contado da produção dodocumento.

Tratamento de Informações Pessoais




Quanto às informações pessoais devem ser tratadas com transparência e

respeito à honra, imagem, intimidade, vida privada, liberdades e garantiasindividuais. Essas informações são de acesso restrito somente a agentes

públicos autorizados e às pessoas a que se refiram, ou por estas autorizadas. Arestrição de acesso será por um período de cem anos, a contar da produção do

documento.

A restrição de acesso à informações pessoais não pode ser invocada com

o objetivo de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que otitular das informações estiver envolvido, ou ações voltadas para a

recuperação de fatos históricos de maior relevância.

Responsabilidade dos Agentes Públicos

O agente público estará sujeito a responsabilidade nos seguintes casos:

- Recusar-se a fornecer informação requerida, retardar deliberadamente

o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de forma incorreta,incompleta ou imprecisa;

- Utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar

ou ocultar, total ou parcialmente, informação sob sua guarda ou a que tenhaacesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo,

emprego ou função pública; - Agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à

informação; - Divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso indevido à

informação sigilosa ou informação pessoal; - Impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou

para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem; - Ocultar da revisão de autoridade superior competente informação

sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; - Destruir ou subtrair documentos referentes a possíveis violações de

direitos humanos por parte de agentes do Estado

Também pessoas físicas ou jurídicas de direito privado que detiver

informações em virtude de vínculo de qualquer natureza com a Administração

Pública e deixar de observar os dispositivos legais estará sujeita às seguintessanções:

- Advertência; - Multa;

- Rescisão do vínculo com o poder público; - Suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de

contratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; - Declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a

administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade.




Os órgãos e entidades públicas, as pessoas físicas ou entidade privada

que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidadesrespondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação

não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou informaçõespessoais, passíveis de responsabilidade.

Comentários sobre a Lei 12.682/12

Esta Lei não apresenta nenhuma dificuldade. É bem pequena, comapenas 8 artigos, dos quais 3 foram vetados.

Mas os artigos vetados são exatamente aqueles que eram esperadospelas grandes instituições que têm um enorme gasto com o depósito de

papeis, tanto dos recursos financeiros quanto dos recursos humanos emateriais.

Alegando insegurança jurídica, a Presidenta vetou o artigo quedeterminava que, a exemplo do microfilme, os documentos digitalizados,

quando possível a comprovação da sua autenticidade, integridade e

confidencialidade (se for o caso), possuem o mesmo valor jurídico dosoriginais, sendo permitido a eliminação deste. Portanto, o que será a maior

armadilha da prova, é saber que os documentos digitalizados NÃO possuem o mesmo valor legal dos originais, e estes DEVEM SER MANTIDOS!!!

Então vamos aos comentários:

No seu primeiro artigo a Lei define o que é a digitalização: “(...) a

conversão da fiel imagem de um documento para código digital”.

Sobre o processo, a Lei determina que deva ocorrer com garantias da

integridade, autenticidade confidencialidade, caso trate-se da digitalização dedocumentos sigilosos. Essa confidencialidade deve ser adotada com o emprego

do certificado digital emitido na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira(ICP-Brasil).

Depois de produzidos, os documentos digitalizados devem serarmazenados (lembrem-se da primeira aula) em meios que os protejam de

acesso, uso, alteração, reprodução e destruição indevidas ou não autorizadas.

E ainda, as instituições devem adotar sistemas de indexação que permitam abusca e recuperação desses documentos, assim como a comprovação de que a

o processo ocorreu dentro da regularidade.

Em seu artigo 6º está o ponto tratado no início, e motivo de dúvidas de

muitos candidatos: “Os registros públicos originais, ainda que digitalizados,deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”.

Isso por que os documentos digitalizados não possuem o mesmo valor legaldos originais. Portanto atenção!!!




Sobre os vetos da Lei (artigos 2°, 5° e 7°), diziam que, caso fosse

confirmada a integridade do documento digitalizado, o original poderia sereliminado (exceto os de valor permanente). Um deles determinava que o

documento digitalizado segundo os critérios da Lei teria o mesmo valor jurídicodo documento original. O artigo 5º determinava que os documentos

armazenados em meio eletrônico poderiam ser eliminados quando cumprissem o prazo de guarda e retenção.




Exercícios

01 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) Assinale a opção que corresponde ao

procedimento correto com relação às medidas preventivas para a preservaçãodos microfilmes

a) Na higienização de microfilmes, deve-se utilizar água destilada. b) Originais e cópias devem ser arquivados em locais distintos

c) Microfilmes devem ser preservados em caixas de papelão sem acidez. d) A temperatura para o arquivamento das microfichas e microfilmes

deve oscilar de 10ºC a 20ºC. e) Os microfilmes sigilosos devem ser mantidos em um cofre forte.

02 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) Acerca da tabela de temporalidade dedocumentos, assinale a opção correta.

a) Ela pode ser constituída apenas da identificação dos conjuntosdocumentais e da destinação final.

b) É o instrumento utilizado também em massas documentais

acumuladas. c) Ela parte das unidades de classificação, para definir os prazos de

guarda e a destinação final dos conjuntos documentais. d) Os prazos nas fases corrente e intermediária são sempre expressos

em anos. e) É adequado definir os prazos de guarda dos documentos,

independentemente da classificação desses documentos.

03 - (TRT-8/2010 – FCC) De acordo com o Decreto n° 4.703/2002, a

finalidade do Sistema Nacional de Arquivos é, basicamente,

a) gerenciar transferências e recolhimentos no âmbito das instituições

federais, estaduais e municipais. b) padronizar os instrumentos descritivos dos arquivos dos poderes

executivo, legislativo e judiciário. c) aprovar as grades curriculares e programas dos cursos superiores de

Arquivologia.

d) implementar a política nacional de arquivos públicos e privados emtodo o país.

e) tombar a documentação mais antiga das instituições arquivísticasbrasileiras.

04 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) A gestão e o recolhimento dosdocumentos acumulados pelo Poder Executivo federal competem

a) à Casa Civil da Presidência da República. b) ao CONARQ.

c) ao Arquivo Nacional.




d) ao Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.

e) ao Sistema Nacional de Arquivos.

05 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) O Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ), órgão colegiado do Arquivo Nacional, tem por finalidade

a) propor medidas preventivas e diretrizes para a classificação e

avaliação dos documentos arquivísticos. b) elaborar as instruções normativas para a classificação, avaliação e

destinação dos documentos. c) planejar as diretrizes para a transferência e o recolhimento dos

acervos arquivísticos públicos. d) exercer orientação normativa visando à gestão documental e à

proteção especial dos documentos de arquivo.

06 - (ANA/2009 – Esaf) O catálogo é o instrumento de pesquisa

a) que toma por unidade documentos previamente selecionados,

pertencentes a um ou mais fundos ou arquivos. b) autônomo ou complementar produzido pela indexação.

c) que fornece informações básicas sobre um ou mais arquivos e seusfundos.

d) que descreve parcialmente todas as séries de um fundo, respeitada ounão a ordem de classificação.

e) que descreve exaustivamente ou parcialmente um fundo ou uma de

suas subdivisões e toma por unidade a peça documental, respeitada ou não aordem de classificação.

07 - (ANEEL/2006 – Esaf) Conforme a Resolução n. 10 do ConselhoNacional de Arquivos, identifique a sinalética utilizada após a seqüência de

documentos microfilmados que deve constar de todos os rolos, para que nãorestem dúvidas quanto ao fim do filme:

a)

b)

c)

d)

e)

08 - (CVM/2010 – Esaf) Tendo em vista o disposto no Decreto n. 4.915,de 12 de dezembro de 2003, avalie os seguintes itens referentes ao Sistema

de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA):

I. Compete ao SIGA estimular a capacitação técnica dos recursoshumanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes

do SINAR.

http://www.questoesdeconcursos.com.br/pesquisar?te=siga&og=6&in=&an=&cg=&es=&md=1&di=20&ss=&ni=&ar=&at=&cd=&pv=&tg=&mc=&rs=&rc=&ri=&pp=5&dt=&bt=Filtrar




II. Integram o SIGA, como órgãos setoriais, as unidades vinculadas aos

Ministérios e órgãos equivalentes.

III. Compete ao órgão central do SIGA orientar a implementação,

coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas àgestão de documentos nos órgãos setoriais.

IV. Cabe à Comissão de Coordenação do SIGA assessorar o órgão centralno cumprimento de suas atribuições.

A quantidade de itens corretos é igual a:

a) 0

b) 1 c) 2

d) 3 e) 4

09 - (CVM/2010 – Esaf) Zelar pelo cumprimento dos dispositivosconstitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos

públicos é competência do:

a) Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).

b) Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

c) Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA).

d) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística deDocumentos (SIGAD).

e) Arquivo Nacional do Brasil.

10 - (MPU/2007 – FCC) A Lei de Arquivos (Lei n. 8.159, de 8 de janeiro

de 1991) estabelece que

a) o acesso a documentos sigilosos referentes à honra e à imagem das

pessoas será restrito por um prazo máximo de 20 (vinte) anos. b) competem aos arquivos públicos estaduais a gestão e o recolhimento

dos documentos produzidos pelas prefeituras, câmaras e cartórios dosmunicípios situados dentro do território de cada unidade da Federação.

c) a incorporação de documentos de origem privada aos arquivos

públicos depende de parecer do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq. d) o descarte de documentos produzidos por instituições públicas só será

realizado mediante autorização do Ministério Público da União. e) todos têm direito de receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular ou de interesse coletivo ou geral.

11 - (CVM/2010 – Esaf) Na microfilmagem de documentos cada série

será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos,exceto:

a) Código de classificação dos documentos.

http://www.questoesdeconcursos.com.br/pesquisar?te=siga&og=6&in=&an=&cg=&es=&md=1&di=20&ss=&ni=&ar=&at=&cd=&pv=&tg=&mc=&rs=&rc=&ri=&pp=5&dt=&bt=Filtrar




b) Local e data da microfilmagem.

c) Registro no Ministério da Justiça. d) Identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados.

e) Identificação do equipamento utilizado.

12 - (MPU/2007 – FCC) O Conselho Nacional de Arquivos - Conarq:

a) vincula-se ao Congresso Nacional, com a finalidade de elaborar leis deproteção ao patrimônio arquivístico brasileiro.

b) deve funcionar como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos. c) tem por objetivo, entre outros, o de fiscalizar o exercício profissional,

promovendo a gradativa sindicalização dos arquivistas. d) é responsável pela gestão do protocolo único no âmbito do serviço

público federal. e) foi criado, em 1991, para impedir que os bibliotecários assumissem a

organização das instituições arquivísticas no Brasil.

13 - (CVM/2010 – Esaf) Acerca da microfilmagem, assinale a opção

correta.

a) É autorizada apenas para documentos públicos. b) Os documentos de valor histórico microfilmados não deverão ser

eliminados. c) Os traslados e as cópias fotográficas não produzem efeitos em juízos

ou fora dele. d) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem serão armazenados

no Arquivo Nacional. e) O Arquivo Nacional autorizará a microfilmagem de documentos.

14 - (CVM/2010 – Esaf) Conforme estabelece o Decreto n. 1.799, de 30de janeiro de 1996, assinale, entre os elementos a seguir, aquele que não

consta na imagem de abertura de uma série de documentos microfilmados.

a) Identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados.

b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministério da Justiça.

d) Identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do

grau de redução. e) Menção, quando for o caso, de que a série de documentos

microfilmados continua em microfilme posterior.

15 - (ANA/2009 – Esaf) Quanto ao microfilme, assinale a assertiva

correta.

a) Tem excelente acesso, distribuição e transmissão dos registros.

b) Permite um acesso múltiplo simultâneo. c) Cópias sucessivas não provocam degradação do suporte.

d) Não permite a cópia em papel de suas imagens.




e) Tem normas para criação, processamento, duplicação,

armazenamento e leitura.

16 - (Senado/2008 – FGV) Nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de1991, a gestão documental e a proteção especial a documento de arquivo é dever:

a) do Estado. b) do poder público.

c) do governo.

d) da República. e) dos três poderes.

17 - (TRT-3/2009 – FCC) De acordo com o Decreto nº 4.073, de 3 dejaneiro de 2002, que regulamenta a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os

documentos acumulados pelo Tribunal Regional do Trabalho da 3º Região

a) integram o Sistema Nacional de Arquivos.

b) podem ser descartados após 5 anos. c) são desclassificados a partir da data de seu arquivamento.

d) constituem patrimônio da humanidade. e) devem ter sua guarda terceirizada.

18 - (Senado/2008 – FGV) Acerca da Organização e Administração deInstituições Arquivísticas Públicas, nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de1991, assinale a afirmativa incorreta.

a) Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o

recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder LegislativoFederal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso

aos documentos sob sua guarda. b) Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o

recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder JudiciárioFederal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso

aos documentos sob sua guarda. c) Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos

documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem comopreservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e

implementar a política nacional de arquivos. d) Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os

critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem

como a gestão e acesso aos documentos, observado o disposto na ConstituiçãoFederal e nessa lei.




e) A administração da documentação pública ou de caráter público

compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal emunicipais.

19 - (Fiocruz/2010 – FGV) O Sistema de Gestão de Documentos deArquivo – SIGA, foi instituído pelo Decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de2003. A respeito das suas finalidades, assinale a afirmativa correta.

a) integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos dearquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram.

b) integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos dearquivo desenvolvidas pelos órgãos privados e públicos que o integram.

c) integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de

arquivo desenvolvidas pelos órgãos estaduais e municipais que o integram. d) integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de

arquivo desenvolvidas pelos órgãos centrais e setoriais que o integram. e) integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de

arquivo desenvolvidas pelos órgãos seccionais e oficiais que o integram.

20 - (DPU/2010 – Cespe/UnB)

No processo de microfilmagem, o símbolo apresentado acima indica

a) continuidade em outro rolo de microfilme.

b) nova sequência do rolo de microfilme. c) fim do rolo de microfilme.

d) início de um novo rolo de microfilme. e) abertura do rolo de microfilme.

21 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) O acervo arquivístico acumulado pelasempresas públicas e pelas sociedades de economia mista é considerado, de

acordo com a legislação, arquivo

a) governamental. b) privado.

c) particular. d) privado de interesse social.

e) público.

22 - (TRT-1/2011 – FCC) No processo de microfilmagem,




significa

a) repetição de imagem. b) documento restaurado.

c) página retirada. d) papel rasgado.

e) rolo inicial.

23 - (Senado/2008 – FGV) Nos termos da Lei 8.159, de 8 de janeiro de

1991, os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos erecebidos por:

I. instituições do serviço público; II. instituições de caráter público;

III. entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; IV. entidades privadas de caráter público;

V. órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal emunicipal.

Analise os itens acima a assinale:

a) se apenas os itens I, II e V estiverem corretos. b) se apenas os itens II e IV estiverem corretos.

c) se apenas os itens II, III e V estiverem corretos. d) se apenas os itens II, III e IV estiverem corretos.

e) se todos os itens estiverem corretos.

24 - (TJ-PI/2009 – FCC) Utilizado nas sinaléticas que acompanham o

processo de microfilmagem de documentos de arquivo, o símbolo abaixosignifica que

a) o original é colorido.

b) o original está ilegível. c) roedores deixaram marcas de sua passagem no papel.

d) faltam quatro páginas ao exemplar. e) o texto está perfurado por cupins ou outros xilófagos.

25 - (TRT-3/2009 – FCC) Considere o símbolo abaixo.

O símbolo, utilizado nas sinaléticas do processo de microfilmagem,

significa

a) início do rolo.




b) fim do rolo.

c) rolo de 16 mm. d) continua em outro rolo.

e) rolo de 35 mm.

26 - (TRT-8/2010 – FCC) Observe a figura abaixo.

No processo de microfilmagem de documentos, a sinalética acima indica

a) original ilegível.

b) texto deteriorado. c) fim do rolo.

d) continuação em outro rolo. e) início do rolo.

27 - (TRT-8/2010 – FCC) As atividades técnicas ligadas ao processo deprodução, tramitação, uso, avaliação e arquivamento corrente e intermediário,

com vistas ao recolhimento, à guarda ou à eliminação, definem, de acordo coma Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991,

a) o sistema nacional de arquivos. b) a política nacional de arquivos.

c) a competência dos arquivos públicos.

d) a gestão de documentos. e) a missão do Conselho Nacional de Arquivos.




Gabarito

Item Resposta Comentário

01 Letra “B” Por determinação legal, o filme original deve ser mantido longe do filme cópia.

02 Letra “D” Essa é a estrutura apresentada pela Tabela da Resolução 14: prazos expressos em anos.

03 Letra “D” O SINAR tem o dever de implementar a política definida pelo CONARQ.

04 Letra “C” A Lei determina que está competência é do Arquivo Nacional.

05 Letra “D” O CONARQ tem a função legal de definir a Política Nacional de Arquivos.

06 Letra “A” O catálogo descreve a peça documental, podendo ser sumário ou analítico.

07 Letra “E” As sinalética servem para orientar os usuários do microfilme sobre as suas condições.

08 Letra “C” De acordo com o Decreto, estão corretos os itens III e IV.

09 Letra “B” O CONARQ tem o dever legal de estabelecer as diretrizes segundo as normas existentes.

10 Letra “E” A Lei “reforça” a determinação constitucional do direito de acesso a informação.

11 Letra “A” As informações devem estar relacionadas ao processo, e não aos documentos.

12 Letra “B” O CONARQ é órgão vinculado ao Arquivo Nacional e órgão central do SINAR.

13 Letra “B” Os documentos históricos são permanentes e não devem ser eliminados jamais.

14 Letra “E” Esta informação deve constar na imagem de fechamento da série microfilmada.

15 Letra “E” A prática da microfilmagem é regulamentada por Lei.

16 Letra “B” Não só a Lei, mas a Constituição também traz esse dever ao Poder Público

17 Letra “A” Os documentos do Poder Judiciário, especialmente o Federal, integram o SINAR.

18 Letra “B” Cada “Poder” é responsável pela guarda e gestão de seus documentos.

19 Letra “A” O SIGA deve coordenar as atividades dos órgãos setoriais e seccionais, conforme o Decreto.

20 Letra “C” Esta sinalética informa que a sequência de documentos microfilmados chegou ao fim.

21 Letra “E” Estas entidades compõem a Adm. Indireta, e suas atividades e documentos são públicos.

22 Letra “A” Esta sinalética indica que a imagem microfilmada se repete na série original.

23 Letra “C” São públicos os documentos produzidos por qualquer entidade de caráter público.

24 Letra “A” Mais uma vez temos o emprego da “aquarela”, sinalética que indica “original colorido”.

25 Letra “D” Esta sinalética informa que a serei microfilmada continua em outro rolo de microfilmes.

26 Letra “D” Esta sinalética indica que a sequência microfilmada continua em outro rolo.

27 Letra “D” Essas são atividades da Gestão de Documentos, conforme determina a Lei de Arquivos.




E isso é tudo, pessoal! Terminamos aqui com as principais normas

arquivísticas que são pedidas em concursos públicos.

E como dito, esse foi o nosso último passo no estudo do nosso conteúdo.

Espero que tenham gostado, e que este curso seja de muita ajuda para suaaprovação. Fico muito grato pelas mensagens de agradecimentos e sugestões,

e a colaboração de vocês em todo esse tempo. Foi um imenso prazer ajuda-losneste caminho, e uma honra maior ainda ser escolhido para isso! Não

desanimem nos estudos, pois agora é questão de pouco tempo!

Lembro a todos que as questões do Cespe/UnB na modalidade pedida

(múltipla escolha) são muito raras, e por isso complementamos nossas aulascom questões da mesma modalidade de outras bancas. Essa foi a melhor

solução para esse problema de “escassez” de questões (ao menos na área deArquivologia). Também devo alertá-los para que talvez o SIGA (Decreto

4.915/03) muito provavelmente não apareça sem suas provas. Como o próprioDecreto afirma, este sistema é aplicado ao PODER EXECUTIVO FEDERAL, e o

nosso concurso será para um órgão do PODER JUDICIÁRIO. Mesmo assim, por

via das dúvidas, estudem-no um pouco...

Também pode ser muito providencial que consultem Resolução n° 26 do

CONARQ. Ela estabelece diretrizes básicas para a Gestão de Documentos nosórgãos do Poder Judiciário. A Resolução em si não é difícil (aliás tem a apenas

5 artigos), e a principal determinação que devem ter em mente é que osórgãos do Poder Judiciário devem seguir as determinações do CNJ para a

organização de seus documentos. Esta Resolução nunca apareceu emnenhuma prova, mesmo assim é interessante saber.

Mas este não é o fim: ainda estarei disponível no fórum do curso poralgum tempo para ajuda-los com suas dúvidas. E podem me encontrar sempre

através do e-mail: [email protected]. Escrevam sempre quequiserem.

Fiquem todos com meus desejos de sucesso e felicidades! Um grandeabraço, bons estudos e boa sorte em suas batalhas pelo cargo público!

Prof. Mayko Gomes Novembro/2012

mailto:[email protected]




Exercícios Resolvidos na Aula

(TRT-23/2011 – FCC) A administração do acesso aos arquivos encontra,na legislação brasileira, preceitos por vezes conflitantes. Ao mesmo tempo em

que assegura a todos o direito de receber dos órgãos públicos informações deseu interesse particular ou de interesse coletivo, a Constituição

a) faculta apenas aos militares a prerrogativa de obter certidões emrepartições públicas para esclarecimento de situações que lhes digam respeito.

b) estabelece sistema de taxas e emolumentos para que, no exercício dohabeas data, as pessoas conheçam as informações que sobre si constam nos

bancos de dados governamentais. c) reserva aos parlamentares a condição de propor ações que objetivem

anular toda e qualquer medida lesiva ao patrimônio arquivístico do Estado. d) transfere para instituições não governamentais, mediante contratos

de gestão, a incumbência de administrar os arquivos federais, estaduais emunicipais, administrando sua consulta.

e) afirma serem invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e aimagem das pessoas, protegendo as informações que possam prejudicá-las.

(TRT-19/2011 – FCC) A Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, quedispõe sobre a política nacional de arquivos públicos, estabelece, entre outras

medidas, que

a) a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de

caráter público só será realizada mediante anuência do Arquivo Nacional. b) todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu

interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, desde que autorizadaspelo Conselho Nacional de Arquivos.

c) os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança dasociedade e do Estado ficam desobrigados de classificação depois de 10 (dez)

anos. d) são públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por

instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da

gestão de serviços públicos. e) ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma

da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valortemporário.

(TRE-PI/2009 – FCC) Em razão do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de

2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei deArquivos), os arquivos do Poder Judiciário Federal

a) ficam sob a custódia do Supremo Tribunal Federal. b) fazem parte do Sistema Nacional de Arquivos.




c) acompanham as normas dos sistemas de arquivo dos Estados em que

se encontram sediados. d) devem ser depositados nos arquivos dos municípios em que estão

localizadas as diferentes comarcas. e) subordinam-se aos do Poder Legislativo Federal.

(TRT-19/2011 – FCC) Sobre a microfilmagem de documentos oficiais,considere:

I. A eliminação de documentos oficiais ou públicos, após amicrofilmagem, só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de

temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera deatuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei nº 8.159, de 8 de

janeiro de 1991. II. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente,

não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos aoarquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão

detentor.

III. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme dedocumentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora

dele, terão de ser autenticados pela autoridade competente detentora do filmeoriginal.

Está correto o que consta em

a) I, apenas. b) I e II, apenas.

c) I e III, apenas. d) II e III, apenas.

e) I, II e III.

(TRE-PI/2009 – FCC) A reprodução dos documentos da Capitania do Piauí

(1684-1828) existentes no Arquivo Histórico Ultramarino, em Lisboa, poriniciativa do Projeto Resgate de Documentação Histórica Barão do Rio Branco,

do Ministério da Cultura, constitui um bom exemplo da chamada

microfilmagem de

a) complemento.

b) segurança. c) geração.

d) processamento de dados. e) substituição.

(DPU/2010 – Cespe/UnB) No que concerne a procedimentos para registroe fiscalização das atividades de microfilmagem de documentos, a

obrigatoriedade de cadastro junto ao Ministério da Justiça, estabelecida por lei,deve ser cumprida por




a) titular/proprietário dos documentos, no caso dos acervos privados.

b) órgãos públicos que executem microfilmagem de documentos. c) usuários internos de instituição detentora dos microfilmes para

consulta. d) empresas e serviços notariais e de registro que executem

microfilmagem de documentos. e) empresas públicas e privadas que detenham o monopólio na

comercialização dos serviços de microfilmagem.

(TRT-11/2012 – FCC) Para a microfilmagem de arquivos oficiais, a

legislação brasileira

a) determina o uso de um único grau de redução (10%), a fim de

garantir a legibilidade e a qualidade da reprodução. b) autoriza cortes no filme original para inserção de imagens que, por

problema técnico ou falha operacional, não apresentarem legibilidade. c) veda a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a

confecção do original quanto para a extração de cópias.

d) permite a eliminação dos documentos de valor permanente, uma vezverificada a qualidade da reprodução obtida.

e) recomenda o armazenamento do filme original e do filme cópia nomesmo ambiente, a fim de submetê-los às mesmas condições de temperatura.

(TRE-PI/2009 – FCC) Considere o símbolo a seguir.

Na sinalética preconizada para a microfilmagem, registra- se essesímbolo quando o documento estiver

a) ilegível. b) incompleto.

c) em língua estrangeira. d) deteriorado.

e) criptografado.

(DPU/2010 – Cespe/UnB) No processo de microfilmagem, são adotadosdeterminados símbolos obrigatórios para indicar a situação do documento

original. O símbolo destacado na figura acima indica que o documento original

a) contém imagens.

b) está deteriorado. c) é ilegível.




d) está incompleto: faltam páginas.

e) apresenta sequência incorreta das páginas.

(TRT-8/2010 – FCC) Um plano de classificação visa dar acesso aos

documentos e

a) permitir o expurgo dos documentos, já que estabelece prazos que

determinam seus períodos de vigência e caducidade. b) facilitar o trabalho do arquivista, impedindo a transgressão dos

princípios da unicidade e indivisibilidade dos documentos. c) garantir o caráter probatório dos documentos de um ou mais fundos,

dotando-os de sinais de validação e marcas de autenticidade. d) dar visibilidade às funções e atividades do organismo produtor do

arquivo, deixando claras as relações entre os documentos. e) propiciar aos usuários (primários e secundários) o conhecimento da

temporalidade dos documentos.

Aula 26 - Arquivologia - Aula 03

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