Aula3 Arquivologia TSE 21427

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O conteúdo deste curso é de uso exclusivo de Matheus de Araujo Martins41451675895, vedada, por quaisquer meios e a qualquer título, a suareprodução, cópia, divulgação e distribuição, sujeitando-se os infratores à responsabilização civil e criminal.

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA PARA O TSE

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 03 – Tipologias Documentais e Suportes Físicos

Saudações a todos, amigos concurseiros! Tudo bem? Estão se dedicando aos seus estudos? Espero que estejam se esforçando muito, pois este é um

concurso que promete muito em termos de oportunidade.

Vamos hoje dar mais um passo em nossa jornada. Aliás, o último,

conforme cronograma e conteúdo do curso. Para finalizar, vamos tratar dos seguintes assuntos:

Microfilmagem; Automação;

Preservação, conservação e restauração de documentos.

Infelizmente, até o momento de fechamento desta aula não há edital

publicado, apesar de já ser conhecida a banca. Caso o edital seja publicado nos próximos dias deste mês, estaremos analisando a possibilidade de montar uma

aula extra para acompanhar as diferenças de conteúdo. O ainda, a possibilidade de montar uma aula somente de exercícios com o conteúdo não

tratado no curso.

De qualquer forma, estarei sempre disposto a ajudá-los em sua jornada. Podem enviar suas dúvidas para o fórum do curso ou para o email:

[email protected], e me esforçarei ao máximo para atendê-las.

Então vamos a nossa aula!

Mayko Gomes

Agosto/2011

mailto:[email protected]

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TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FÍCSICOS

Microfilmagem

Bom, caros candidatos, vamos tratar agora de um dos suportes físicos

mais pedidos em provas: o microfilme.

Devem se recordar de nossa primeira aula, onde tratamos da

classificação dos documentos quanto ao seu gênero. E uma dessas classificações era o gênero dos documentos micrográficos, ou seja, aqueles em

suporte de microficha que são resultado do processo de microfilmagem.

A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maio

de 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996. Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos,

conseqüência do alto volume de produção de documentos. Assim, o principal objetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupado

pelo arquivo. Atualmente é utilizada em grande escala por bancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam em pequena

escala.

Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidade na conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutenção

do sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e a

dificuldade de comparar uma imagem microfilmada a outra.

O microfilme é definido pelo Decreto n° 1.799/96, que afirma: “Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de

reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução”. É importante que o candidato

tenha conhecimento deste Decreto, pois ele trata de todos os procedimentos a serem adotados para o processo de microfilmagem de documentos.

Também é aconselhável que o candidato tenha conhecimento da Resolução nº 10 do CONARq, que trata das sinaléticas a serem utilizadas nos

rolos de microfilme.

O processo, segundo o Decreto, passa por quatro etapas:

Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem.

Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetos metálicos, e procedimentos similares.

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Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento

que fará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidos dependerão de vários fatores.

Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documento

microfilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagem do documento.

Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópias serão guardadas em local diverso por motivo de segurança.

Vou chamar a atenção para dois pontos muito importantes, pontos estes

que o examinador usa para confundir o candidato quando se trata desse assunto:

Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele.

Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critério

da autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devem ser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado,

apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar a destruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade e

Destinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ou não pouco importa para esse fim.

Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo que autorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar

em trâmite.

Vejamos como isso pode cair em prova:

(ABIN/2010 – Cespe/UnB) Embora a microfilmagem constitua importante

tecnologia para a redução das massas documentais acumuladas nos arquivos, a cópia microfilmada de um documento oficial não é reconhecida legalmente.

Resolução

O item está errado. A própria Lei n° 5.433/68, em seu art. 1º, § 1º, determina que o microfilme produza os mesmos efeitos em juízo ou fora dele,

dando assim seu reconhecimento legal.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) Após a microfilmagem de documentos de arquivo, os documentos originais podem ser eliminados, independentemente

de terem valor primário ou secundário.

Resolução

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O item está incorreto. O que determina a possibilidade de eliminação de

um documento é a Tabela de Temporalidade. Ainda, no caso de o documento possuir ainda o valor primário (administrativo), este não pode ser eliminado

até que esse valor acabe. No caso de possuir valor secundário (histórico ou cultural) deve ser preservado permanentemente. O fato de estarem ou não

microfilmados não importam para isso.

Considerações sobre a microfilmagem

O Decreto nº 1799/68 traz em seus artigos algumas considerações a

serem observadas quando da realização de microfilmagem. Esse procedimento não costuma aparecer com freqüência em provas, mas é bom que o candidato

saiba dessas considerações, até mesmo por serem detalhes pequenos que podem confundir.

Preparação para a microfilmagem:

Devem ser utilizados equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações;

Deve ser utilizado filme original com no mínimo 180 linhas por milímetro de definição;

Deve ser obrigatoriamente extraído filme cópia por motivo de segurança;

É proibida a utilização de filmes atualizáveis ou editáveis tanto para a confecção do original quanto da cópia;

O filme original deverá ser guardado em local diferente do filme cópia, por motivo de segurança;

Pode ser utilizado qualquer grau de redução, contanto que garanta a legibilidade e qualidade na reprodução do filme;

Em caso de documentos muito grandes pode ser feita a microfilmagem

em etapas, desde que uma parte da imagem anterior seja reproduzida na imagem posterior.

A imagem de abertura da série conterá:

Identificação do detentor dos documentos;

Número do microfilme, quando for o caso; Local e data da microfilmagem;

Registro no Ministério da Justiça; Ordenação, identificação e resumo da série de documentos;

Menção quando a série for continuação de outra; Identificação do equipamento, da unidade e do grau de redução;

Nome, qualificação profissional e assinatura do detentor dos documentos;

Nome, qualificação profissional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora a microfilmagem.

A imagem de encerramento da série conterá:

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Identificação do detentor dos documentos;

Informações complementares sobre a série de documentos; Termo de encerramento atestando a observância das disposições

legais; Menção de que a série continua em outro microfilme, quando for o

caso; Nome, qualificação profissional e assinatura do responsável pela

unidade, cartório ou empresa executora a microfilmagem.

Os documentos eventualmente omitidos ou que não apresentam

legibilidade na imagem serão reproduzidos posteriormente, pois no filme original não é permitido fazer cortes nem inserções. A microfilmagem desses

documentos será precedida de uma imagem contendo:

Identificação do microfilme, local e data;

Descrição das irregularidades constatadas; Nome, qualificação profissional e assinatura do responsável pela

unidade, cartório ou empresa executora a microfilmagem.

Vamos a mais algumas questões:

(ParanaPrev/2002 – Cespe/UnB) O conceito de microfilmagem está vinculado à produção de imagens fotográficas de documentos em formato

muito reduzido. Tal produto, se tiver como meta a preservação das informações contidas nos documentos eliminados, visando à racionalização de

espaço físico, é microfilme de

a) segurança

b) preservação c) complemento

d) tramitação e) substituição

Resolução

A microfilmagem é utilizada com várias finalidades (economia de espaço,

segurança da informação, preservação do original, etc). No caso em questão,

através do comando da questão, entendemos que a instituição deseja preservar a informação ao mesmo tempo em que deseja eliminar o

documento. Assim, entendemos que a informação deve permanecer, e o documento não. Então o microfilme seria um substituto ao documento para

manter a informação e economizar espaço físico. A alternativa correta é a de letra “E”.

(TRF-5/2003 – FCC) Identifique a alternativa que se refere ao processo de produção de imagens fotográficas de um documento, em tamanho altamente reduzido que visa à preservação documental, não devendo ser

aplicada apenas para ganhar espaços:

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a) Certificação

b) Conversão C) Hibridagem

d) Digitalização e) Microfilmagem

Resolução

Vimos que vários motivos levam a instituição a utilizar a microfilmagem:

economia, preservação, segurança, etc. Todos esses fatores devem ser considerados no antes de decidir pela sua utilização. A alternativa correta é a

de letra “E”.

(TJ-RN/2002 – FCC) Com relação à microfilmagem, à digitalização e à

preservação de documentos de arquivo, julgue os itens.

a) A literatura arquivística defende que as microfilmagens sistemáticas de séries ou de fundos inteiros só devem ser efetuadas em casos excepcionais.

b) A microfilmagem de documentos acarreta a necessidade de eliminação do original, mesmo que o documento tenha valor secundário.

Resolução

O primeiro item está correto. Apesar das inúmeras vantagens que a

microfilmagem traz a uma instituição, também tem a desvantagem de ter um elevado custo, além de uma série de requisitos legais para sua realização.

Assim, o custo não será tão elevado no caso de microfilmagem de um

documento ou um conjunto pequeno. Mas deve haver bastante cuidado ao decidir por microfilmar todos os documentos do arquivo.

O segundo item está incorreto. Conforme já vimos, o fato de o documento estar ou não digitalizado não determina nem influencia sua

eliminação. Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para as duas considerações em que os examinadores mais apostam para

eliminar os candidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valor legal que os originais; e o fato de um documento estar

microfilmado não é fator para decidir sobre sua eliminação.

Automação

A automação do arquivo refere-se à utilização das novas tecnologias aplicada aos arquivos para facilitar o seu trabalho. As principais inovações

aplicadas são as que trabalham com a Gestão de Documentos e suporte de

documentos eletrônicos.

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A partir dessa definição, podemos entender a própria microfilmagem

como uma parte integrante da automação de arquivos, uma vez que utiliza de equipamentos e tecnologias para facilitar o gerenciamento de documentos.

As principais ferramentas tratadas na automação de arquivos e cobradas

em provas são o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas.

GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou Gestão

Eletrônica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar e

aumentar a qualidade de sua atuação.

Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo um conjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus

documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentes formatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio, microfilme, arquivos de

texto. Etc.

As principais tecnologias que compõem o conjunto do GED são:

Capture – tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema.

A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam em informações confiáveis, recuperáveis e acessíveis (metadados), como

produtor, data, local, número, etc.

Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada atualmente em

entidades públicas e privadas, superando até mesmo a microfilmagem. Trata-se da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel)

para um documento digital (ou eletrônico). Essa conversão é feita através de aparelhos de captura de imagens, como os scanners.

Document Management – essa tecnologia permite o controle sobre a

criação, revisão e descarte de documentos eletrônicos. Ela propicia

recuperação de informações (autor, data, local, versão, etc), segurança, busca e versionamento.

COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão de relatórios sobre a

Gestão de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultados das operações realizadas.

Forms Processing – tecnologia que permite a criação de formulários. Os formulários são essenciais para algumas atividades e trâmites de documentos.

Records and Information Management – tecnologia que controla o ciclo

de vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle do

sistema.

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Workflow: não é necessário muito aprofundamento neste conceito, pois

ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode ser que venha a aparecer com mais freqüência em provas, mas ainda vai demorar

um pouco. Contudo, caso apareça em provas, será suficiente que o candidato saiba apenas o conceito para responder a questão.

O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio nome sugere uma

seqüência ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gestão de documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criação

até sua destinação. Ainda, no caso da automação, esse processo é automatizado porque o próprio sistema de GED fornecerá os passos a serem

seguidos para a realização de uma atividade administrativa.

Considerações sobre automação:

GDE X GED: é muito comum que o candidato cometa o erro de confundir

esses dois conceitos pela semelhança da sigla. Então peço muita atenção: O GED refere-se à automação do sistema, enquanto a GDE refere-se à parte da

gestão voltada exclusivamente para documentos eletrônicos.

Não é necessário que todas as tecnologias e GED estejam presentes em

uma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais comuns são a captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM (mais

utilizado em sistemas de protocolo).

Documento Digital X Documento Digitalizado: também é comum que o

candidato acredite que todo documento inserido no computador é um documento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é aquele que

“nasce” em suporte eletrônico e em código binário. O documento que “nasce” em suporte papel e depois é inserido no computador é o documento

digitalizado. A diferença pode parecer sutil, mas não é: um documento digital está no suporte eletrônico; um documento digitalizado apenas tem a sua

imagem no computador, uma cópia, mas o documento em si continua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos.

Metadados: os metadados descrevem o processo de registro da

informação e identificam o documento, servindo para assegurar a

autenticidade, compreensão e uso do documento.

Vantagens dos documentos digitais: economia de espaço físico, aumento de produtividade e agilidade no acesso à informação.

Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e

editados com mais facilidade, o que os deixa vulneráveis a intervenção

humana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescência tecnológica rápida, devendo haver constante migração de suportes.

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A automação de arquivos ainda não é um assunto muito comum em

provas para cargos de nível médio, aparecendo de forma bem tímida. Mesmo assim, não vai além do apresentado aqui. Vamos a um exemplo de questão.

(BNDES/2006 – Cesgranrio – com adaptações) Os dados que descrevem

o sistema operacional, o programa que gera os documentos, a localização física dos documentos no sistema eletrônico... MacNeil (2000:96 apud

Rondinelli).

O texto acima focaliza a categoria de:

a) infodados. b) metadados.

c) arquidados.

d) contextodados. e) organodados.

Resolução

Os dados que descrevem o documento são os metadados. Podem

percebe que a questão nem chega a ser desafiadora, pois as alternativas

apresentam conceitos que, salvo a correta, não existem. A alternativa correta é a de letra “B”.

As questões sobre o assunto, caso haja alguma, não apresentarão

dificuldade alguma maior do que esta resolvida aqui. Até mesmo porque aprofundar o assunto seria entrar no campo da informática, outra área do

conhecimento.

Conservação, Preservação e Restauração

A principal função de um documento (mais precisamente do suporte) é fazer com que a informação se perpetue no tempo e no espaço sem perder

suas características. Assim, as atividades de conservação buscam aumentar a durabilidade do material do documento.

A conservação se divide em atividades de preservação, que são as ações

preventivas, e as atividades de restauração, que são ações corretivas. Vamos

estudar cada uma delas.

Técnicas de Restauração:

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Banho de gelatina – mergulha-se o documento em cola específica,

aumentando sua durabilidade. Contudo é maior a possibilidade de ataque de fungos e bactérias.

Tecido – utiliza duas folhas de tecido muito finas, que são ligadas

ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking – variação do método anterior, substituindo os tecidos por

outros específicos (musseline de seda ou crepeline). Estes têm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades são um

pouco afetadas. Além disso o material muito específico o deixa com custos altos.

Laminação – envolve o documento, nas duas faces, em uma folha

de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidráulica com pressão entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre

145º a 155ºC.

Laminação manual – variação do método anterior, acrescentando

acetona à folha de acetato de celulose.

Encapsulação – o documento é envolto em películas de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento.

Além da restauração e suas técnicas, temos também como ações corretivas a desinfestação, que consiste no combate à atividade de insetos (o

método mais comum é a fumigação), a limpeza, que consiste na retirada de sujeira com material específico, e o alisamento, que consiste em passar os

documentos a ferro para retirar marcas de dobras e facilitar a retirada de manchas.

Noções de Preservação:

A preservação é o conjunto de ações de caráter preventivo, portanto

relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deterioração. Dificilmente é pedido em provas, até mesmo por serem um tanto

óbvias.

As orientações sobre preservação de documentos foram publicadas pelo

CONARq. Vamos a elas:

Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). Até mesmo a luz artificial deve ser moderada.

Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo.

Manter temperatura e umidade baixas e estáveis. A temperatura ideal deve estar entre 16º e 22ºC.

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Estar com as mãos limpas e livres de gorduras. Em caso de

fotografias e gravuras, usar luvas de algodão sempre que possível.

Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ou

riscos.

Não dobrar canto da página. Deve ser utilizado um marcador de

papel livre de acidez.

Não umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o

desenvolvimento de microorganismos que vão destruí-lo.

Não usar objetos metálicos, como grampos ou clipes. Os clipes

devem ser de plástico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedaço de papel.

Evitar cópias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversíveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas.

Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados.

Evitar substâncias poluentes, pois são os principais agentes de

deterioração do acervo, catalisando as reações químicas (formação de ácidos, sujeira, desfiguração dos materiais).

Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrário

recomenda-se não usar, pois os danos serão muito maiores.

Fitas de vídeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas

na posição vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

Suportes eletrônicos devem ser mantidos longe de campos

eletromagnéticos (computadores e eletrodomésticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

Vamos resolver algumas questões:

(ANEEL/2006 – Esaf) As atividades realizadas nos arquivos correntes são

as seguintes, exceto:

a) Preservação de documentos históricos. b) Expedição de documentos.

c) Empréstimo e consulta. d) Arquivamento.

e) Protocolo.

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Coloquei esta questão aqui a fim de chamar a atenção do candidato para

o detalhe de que as atividades de conservação são típicas de arquivo permanente. Podem ocorrer essas atividades em outros arquivos, mas não é

função deles preservar os arquivos históricos. Portanto, a alternativa correta é a de letra “A”.

(TRT-17/1999 – Cespe/UnB) A respeito da conservação e da proteção de documentos, julgue os seguintes itens.

a) O ar seco e a alta umidade são fatores de enfraquecimento do papel.

b) A higienização mecânica dos documentos feita com uma trincha ou uma flanela é uma ação importante para a conservação dos documentos em

papel. c) O processo químico mais efetivo para a desinfestação e desinfecção de

materiais arquivísticos é a emulação.

Resolução

O primeiro item está correto. Conforme visto na aula, o ar seco e a alta umidade contribuem para o enfraquecimento das fibras do papel, tornando-o

mias frágil.

O segundo item está correto. A higienização de documentos em papel

deve ocorrer com material específico (trincha ou flanela) e de forma periódica, ou sempre que houver necessidade. É uma ação muito importante para a

conservação do documento.

O terceiro item está incorreto. Vimos que para a desinfestação o método mais eficiente é a fumigação. A emulação está relacionada com a informática,

e trata da simulação de uma tecnologia, geralmente mais antiga, por outra (em exemplo, quando reproduzimos um filme DVD no computador, fazendo

uma emulação de DVD Player).

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RESUMO DA AULA

Microfilmagem

Processo de reproduzir imagem dos documentos em microfilmes, com o objetivo principal de reduzir o espaço ocupado pelo arquivo e objetivo

secundários de sigilo da informação, conservação do original, etc.

Regulado pela Lei nº 5433/68 e pelo Decreto 1799/96.

Etapas: preparo, microfilmagem, processamento e duplicação.

Considerações:

Documentos em microfilmes têm o mesmo valor legal do documento original, desde que respeitados os procedimentos e requisitos

da Lei.

O fato de um documento estar microfilmado NÃO É fator para

decidir sobre sua eliminação. O que decide sobre a eliminação é a Tabela de Temporalidade.

Automação

Aplicação de tecnologias da informação para agilizar e facilitar as

atividades de gestão de documentos.

Principais tecnologias tratadas: GED e workflow.

Tecnologia mais utilizada: digitalização.

Considerações:

Não confundir GED com GDE.

Não confundir documento digital com documento digitalizado.

Conservação, preservação e restauração

Técnicas de tratamento do suporte documental com o objetivo de conservá-lo pelo maior período de tempo que for possível.

A conservação engloba atividades preventivas (ações de preservação) e corretivas (ações de restauração, alisamento, limpeza e desinfestação).

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As ações de restauração podem ser: banho de gelatina, tecido, silking,

laminação, laminação manual e encapsulação.

O método de desinfestação mais utilizado e eficiente é a fumigação.

As atividades preventivas são uma série de recomendações feitas pelo CONARq para tratamento e uso dos documentos.

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EXERCÍCIOS

01 - (BNDES/2009 – Cesgranrio) A tecnologia que tem qualidade

arquivística e que foi regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996, é a microfilmagem de documentos oficiais, abrangendo qualquer

espécie ou em qualquer suporte. A microfilmagem tem de ser realizada em filme original, com o mínimo de 180 linhas de definição, garantidas a

segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. No entanto, para efeito de segurança, há obrigatoriedade da extração de filme

a) nitrato. b) jaqueta.

c) máster. d) sépia.

e) cópia.

02 - (TRE-GO/2009 – Cespe/UnB/UnB) Com relação à alteração do

suporte da informação em arquivos, assinale a opção correta.

a) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microfilmagem

ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia. b) Qualquer proposta de alteração de suporte das informações

arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias

jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de

cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica. c) As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo

incluem: agilizar o arquivamento das informações por tornar desnecessária a organização dos documentos; facilitar o intercâmbio com outras entidades;

proporcionar acesso às informações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção.

d) Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microfilmagem não deve ser realizada

quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

03 - (BNDES/2008 – Cesgranrio) Um Técnico de Arquivo que está iniciando suas atividades no Banco Rio de Janeiro deve desenvolver tarefas

relacionadas à microfilmagem de um conjunto de documentos importantes para a preservação da memória da instituição. Assim, alguns itens como: a

identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados; o número do microfilme; o local e a data da microfilmagem; o registro no Ministério da

Justiça; a ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados; a menção, quando for o caso, de que a série de documentos a

serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; a identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de

redução; o nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados, e o nome por

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extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade,

cartório ou empresa executora da microfilmagem, são elementos da

a) imagem de abertura. b) revisão de processamento.

c) identificação de fidelidade. d) menção de legibilidade.

e) densidade de resolução.

04 - (TRE-MT/2010 – Cespe/UnB) Assinale a opção correta com relação

à microfilmagem e ao uso das novas tecnologias.

a) A microfilmagem permite a redução do espaço físico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda é restrito devido à não aceitação do

microfilme como prova legal. b) A migração de suportes é uma técnica importante para combater a

rápida obsolescência do software e hardware, que compromete a preservação de documentos digitais.

c) A digitalização de documentos é vantajosa, pois permite o acesso

múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal.

d) A opção pelo uso da microfilmagem deve embasar-se apenas no exame dos custos ou da economia decorrentes de seu emprego.

e) A microfilmagem, por limitações técnicas, é restrita aos documentos em suporte papel.

05 - (TRE-PB/2007 – FCC) Para um eficiente programa de conservação preventiva é preciso

a) preencher as falhas dos documentos com polpa de papel. b) promover a digitalização dos documentos por processo fotostático.

c) aumentar o grau de acidez e oxidação dos documentos em suporte-papel.

d) evitar oscilações acentuadas de temperatura e umidade nos depósitos de documentos.

e) plastificar e encapsular os documentos avulsos, inibindo a penetração

de raios ultravioletas.

06 - (ANEEL/2004 – Esaf) Assinale a opção que não se refere a uma

operação de conservação.

a) Varredura

b) Alisamento c) Desinfestação

d) Laminação e) Limpeza

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07 - (ANA/2009 - Esaf) Sobre a preservação dos documentos de arquivo,

é correto afirmar, exceto:

a) o ar seco é um fator de enfraquecimento do papel.

b) a umidade favorece o aparecimento de determinados insetos, que se alimentam da celulose do papel.

c) a luz solar ou a artificial não causa grandes danos aos documentos. d) o material a ser empregado nos depósitos de documentos de arquivo

não deve ser inflamável. e) o calor constante destrói as fibras do papel, sendo ideal uma

temperatura entre 20 e 22 graus.

08 - (ANA/2009 - Esaf) A técnica moderna empregada para dar suporte

e proteção aos documentos de papel, tecido e fotografias frágeis ou submetidos a uso intensivo é

a) encapsulação. b) liofilização.

c) mylar.

d) silking. e) palimpsesto.

09 - (ANA/2009 - Esaf) Quanto ao microfilme, assinale a assertiva correta.

a) Tem excelente acesso, distribuição e transmissão dos registros. b) Permite um acesso múltiplo simultâneo.

c) Cópias sucessivas não provocam degradação do suporte. d) Não permite a cópia em papel de suas imagens.

e) Tem normas para criação, processamento, duplicação, armazenamento e leitura.

10 - (ANA/2009 - Esaf) A obsolescência de hardware e software é resolvida com

a) migração. b) reformatação.

c) dublin core.

d) EAD. e) MARC.

11 - (ANA/2009 - Esaf) São características do documento eletrônico:

I. produzido sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem ser

decodificados para que o ser humano possa ler. II. conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado.

III. alto grau de integridade do conteúdo.

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IV. os metadados apóiam-se em um contexto administrativo, mas

precisam também de metadados que descrevem a função da informação registrada.

V. é uma entidade material.

Os itens corretos são

a) I e II b) I e III

c) I e IV d) II e III

e) II e V

12 - (CVM/2010 - Esaf) Qual o método de combate aos insetos mais

eficiente?

a) Alisamento.

b) Fumigação. c) Silking.

d) Banho de gelatina.

e) Laminação.

13 - (CVM/2010 - Esaf) Acerca da conservação de acervos documentais,

assinale a opção correta.

a) A luz do dia deve ser abolida na área de armazenamento.

b) O ar seco é importante para não enfraquecer o papel. c) A umidade deve ser mantida em altos níveis na área de

armazenamento. d) A temperatura não deve sofrer grandes variações, devendo ser

mantida acima de 40 graus na área de armazenamento. e) O excesso de poeira e gases não compromete a integridade dos

documentos.

14 - (SPU/2006 - Esaf) Analise os seguintes itens relativos à preservação

do patrimônio arquivístico digital.

( ) A preservação de longo prazo das informações digitais está

seriamente ameaçada pela vida curta das mídias.

( ) A debilidade estrutural dos sistemas eletrônicos de informação torna difícil a preservação de longo prazo.

( ) A tecnologia digital é um meio mais frágil de armazenamento comparado com os meios tradicionais.

( ) A preservação da informação em formato digital não se limita ao domínio tecnológico, envolve questões administrativas, legais, políticas e

econômico-financeiras.

A quantidade dos itens corretos é igual a

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a) 0.

b) 1. c) 2.

d) 3. e) 4.

15 - (SRH/2006 - Esaf) Com relação à preservação e conservação de documentos, analise os itens a seguir.

( ) A umidade relativa de um depósito de arquivo pode ser calculada com um simples higrômetro capilar ou com o mais completo termohigrógrafo.

( ) As fotografias em grandes formatos devem ser embaladas individualmente e os álbuns, guardados horizontalmente em mapotecas ou em

caixas. ( ) A estabilidade dos materiais utilizados nas áreas de armazenamento

aumenta quando a temperatura e a umidade do ar diminuem. ( ) As reações químicas são responsáveis por grande parte dos danos

observados no papel, na forma de enrijecimento e descoloração.

A quantidade dos itens corretos é igual a

a) 0.

b) 1. c) 2.

d) 3. e) 4.

16 - (Eletrobrás/2001 – NCE/UFRJ – com adaptações) O procedimento arquivístico destinado a assegurar as atividades de acondicionamento, armazenamento, conservação e restauração de documentos denomina-se:

a) preservação b) descrição

c) conservação d) restauração

e) avaliação

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Gabarito

01 – “E”

02 – “B”

03 – “A”

04 – “E”

05 – “D”

06 – “A”

07 – “C”

08 – “A”

09 – “E”

10 – “A”

11 – “C”

12 – “B”

13 – “A”

14 – “E”

15 – “E”

16 – “A”

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Exercícios Resolvidos

(ANP/2008 – Cesgranrio) Um arquivo bem cuidado exige atenção

constante em relação à luz do dia (que de ser abolida na área armazenamento), à temperatura (que não deve sofrer oscilações graves), à

poeira e aos gases (que contribuem para o envelhecimento do papel). Para evitar esses danos aos documentos, utilizam-se operações específicas da:

a) laminação b) conservação

c) umidificação d) flexibilização

e) desinfestação

Resolução

Bem sabemos que as atividades preventivas são as ações de

preservação. Mas essa opção não aparece explicitamente nas alternativas. Sendo assim, vamos buscar a resposta correta por eliminação. Sabemos que

flexibilização e umidificação não estão na lista de operações de conservação. Sabemos também que desinfestação e laminação (tipo de restauração) são

operações corretivas. Assim nos resta a opção “B”, conservação. Poderíamos também fazer essa busca por meio de palavras-chave no comando da questão:

cuidados com o ambiente (luz do dia, temperatura, etc) nos mostra que são ações preventivas; o verbo “evitar” também nos aponta à mesma conclusão;

temos a preservação como “operações específicas” de conservação.

(ANP/2008 – Cesgranrio) Em alguns depósitos de arquivos, os

documentos sofrem com a falta de cuidados que muitas vezes os levam à destruição total. É comum observar que a ação de insetos nos documentos é

um dos maiores problemas para o arquivo. Nesses casos, o combate mais eficiente é a:

a) laminação

b) fumigação c) vaporização

d) umidificação e) flexibilização

Resolução

Não há dificuldades nesta questão. É apenas uma questão de

memorização, pois o candidato deve saber que o método mais eficiente para combater a ação de insetos no arquivo é a fumigação. Portanto a alternativa

correta é a de letra “B”.

(CRA-RJ/2007 – NCE/UFRJ) O procedimento de arquivo que visa garantir

a prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e/ou tratamento físico e/ou químico, tem a seguinte

denominação:

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a) exposição

b) descrição c) arranjo

d) indexação e) preservação

Resolução

Seria outra questão onde poderíamos observar as palavras-chave do

comando da questão. Ou também poderíamos observar que a exceção a alternativa “E” nenhuma das outras traz conceitos relacionados à conservação,

preservação ou restauração, sendo estes itens incorretos.

(MPU/2004 – Esaf) De acordo com a legislação em vigor, na

microfilmagem de documentos cada série sempre será precedida de uma imagem de abertura, com os seguintes elementos:

I – registro da empresa no Ministério da Indústria e do Comércio.

II – ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados.

III – identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução.

IV – informações sobre o estado de conservação dos documentos oriinais.

O número de itens certos é igual a:

a) 0

b) 1 c) 2

d) 3 e) 4

Resolução

Voltando ao ponto sobre as imagens dos microfilmes, vemos que as

informações da primeira imagem, dentre as listadas acima, são a ordenação,

identificação e resumo, e a identificação do equipamento, unidade e grau de redução. Portanto temos dois itens corretos, como mencionado na alternativa

“C”. A afirmativa I está incorreta por dizer que o registro deve estar no Ministério da Indústria e do Comércio quando dever estar no Ministério da

Justiça; e a segunda afirmativa está incorreta por dizer que informações sobre o estado de conservação devem estar na primeira imagem quando não há

menção a isso no Decreto.

(Eletronuclear/2003 – Cesgranrio – com adaptações) As opções abaixo

trazem vantagens da microfilmagem de documentos, salvo uma. Assinale-a.

a) Redução do volume de papéis e documentos.

b) Facilidade de consulta a documentos arquivados.

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c) Economia em termos de espaço para o tamanho dos arquivos.

d) Segurança na conservação dos documentos vitais para a empresa. e) Estabelecimento de um programa criterioso de seleção do acervo.

Resolução

Como vimos, todos os primeiros itens são vantagens da microfilmagem

de documentos. Programa de seleção de documentos em nada tem relação com a microfilmagem. Portanto, a alternativa correta (no caso incorreta) e a

de letra “E”.

(CREA-DF/2003 – Cespe/UnB) Julgue as assertivas. De acordo com a

legislação que regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais, os elementos que constarão na imagem de abertura que precede as séries dos

documentos microfilmados incluem:

a) local da microfilmagem.

b) data da microfilmagem.

c) identificação do equipamento utilizado, da unidade filmada e do grau de redução.

d) Registro no Ministério da Justiça e no Arquivo Nacional. e) ordenação, identificação e resumo da serie de documentos a serem

microfilmados.

Resolução

Esta é uma questão que pode se tornar difícil pela falta de atenção. A única alternativa incorreta ali é a de letra “D”, pois afirma que a empresa

também deve ter registro no Arquivo Nacional, quando não há essa necessidade. Portanto o gabarito da questão é Certo, Certo, Certo, Errado,

Certo.

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Pois bem, caros candidatos, com o fim desta aula chegamos também ao

fim do nosso curso regular.

Infelizmente ainda não tivemos a publicação do edital do concurso ou

qualquer notícia oficial sobre o assunto. Infelizmente também não temos muitas questões sobre a disciplina de arquivo formuladas pela banca escolhida,

a Consulplan.

Contudo, peço não desanimem! A banca já foi escolhida, o que significa

que o concurso não vai demorar muito mais. Além disso, quanto ao conteúdo de nosso curso, puderam perceber que não é difícil e nem extenso. Com

apenas algumas horas de dedicação vocês serão capazes de dominá-lo todo.

Como combinado anteriormente, estaremos analisando a possibilidade de

lançar mais uma aula para complementar o conteúdo do edital quando este for publicado, caso haja muita divergência como o conteúdo ministrado neste

curso. Vocês serão informados através do fórum do curso sobre esse assunto.

E por falar em fórum, este estará ativo ainda por algum tempo para que possam esclarecer suas dúvidas. E ainda, reafirmo que estarei também sempre

disponível no email para ajudá-los no que for possível, seja em dúvidas, em comentários de provas ou reforço nos estudos.

Continuem se esforçando em sua jornada, e sempre contem com a equipe do Ponto para ajudá-los!

Até a próxima, e bons estudos!

Mayko Gomes Agosto/2011

Aula3 Arquivologia TSE 21427

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