avaliação de desempenho

Avaliação de Desempenho

Definição de Avaliação de Desempenho

Pode ser definida como o processo pelo qual uma organização mede a eficiência e eficácia dos seus colaboradores;

O processo serve como uma ferramenta de auditoria e controlo da contribuição para os objectivos/resultados dos participantes organizacionais.

Definição de Avaliação de Desempenho

Este processo é muito difícil de implementar:

Pode ter vários objectivos, desde a avaliação do sucesso dos processos de recrutamento e selecção, passando pela avaliação do potencial de liderança, eficácia da formação, à tomada de decisões relativas a prémios;

Avaliar o desempenho é uma tarefa difícil, dada a pluralidade de factores que o influenciam, ex.: ambientais, organizacionais, etc;

Múltiplas questões éticas e emocionais podem ser levantadas.

Para que serve a Avaliação de Desempenho

Deve ser considerada como um instrumento de levantamento de dados, que caracterizam as condições que estejam a dificultar ou impedir o completo aproveitamento dos recursos humanos nas organizações;

Deve transmitir:

Sensação de segurança em termos de carreira, a curto, médio e longo prazo;

A satisfação das necessidades sociais e de integração;

O sentido de importância da sua actividade em relação as actividades dos colegas;

O desenvolvimento de competências e pontos fortes e neutralização dos pontos fracos.

Objectivos de Avaliação de Desempenho

Para se compreender um sistema de avaliação de desempenho é necessário compreender quais são os objectivos que a organização pretende atingir.

Existem várias perspectivas de diferentes autores relativamente a esta temática:

- McGregor considera que os principais objectivos se prendem com a satisfação de necessidades:

a) Ao nível da organização – a avaliação de desempenho apoia as decisões ligadas às transferências, remunerações;

b) Ao nível do indivíduo – permite que o avaliado conheça a apreciação feita ao seu desempenho e permite ao avaliador aconselhar o colaborador no seu percurso profissional.


Jacobs - A avaliação de desempenho permite apoiar as decisões de acção disciplinar, dar feedback, desenvolver o empregado, servir de critério para promoções, para a selecção, formação/supervisão, diagnóstico e desenvolvimento organizacional.

Cleveland - As empresas utilizam a avaliação de desempenho com os seguintes objectivos:

- Comparações inter-individuais;

- Comparações intra-individuais;

- Sistema de manutenção


Caetano:

Objectivos que visam a manutenção e desenvolvimento da organização: determinar as necessidades de formação ao nível da organização, analisar o grau de realização de objectivos, negociação de objectivos para o período seguinte;

Objectivos que visam o desenvolvimento individual: reconhecer o desempenho individual, identificar as deficiências de desempenho e dar feedback sobre o desempenho do colaborador;

Objectivos centrados na gestão de recompensas: decidir sobre a atribuição de prémios e outros benefícios e sobre as remunerações.


Drent - considera que os grandes objectivos da avaliação de desempenho para as organizações são:

- Melhorar a produtividade, motivação e desenvolvimento das capacidades pessoais;

- Auxiliar nas decisões de organização e gestão pessoal (salários, prémios, promoções, transferências, etc.);

- Identificar candidatos potenciais para funções de maior responsabilidade;

- Escolha de critérios de selecção e treino.

Síntese:

A organização, os avaliadores e os avaliados têm diferentes objectivos que pretendem alcançar com a avaliação de desempenho.

As relações que se estabelecem, em resultado dos objectivos que cada indivíduo visa atingir, vão afectar os comportamentos dos outros intervenientes, e a eficácia do sistema de avaliação.

Características da Avaliação de Desempenho

A avaliação de desempenho caracteriza-se por ser um sistema de controlo e um instrumento de medida, portanto deve obedecer a um conjunto de pressupostos que o tornem necessário e correcto:

Exactidão; Validade; Equidade; Fidelidade; Simplicidade; Oportunidade; Bom direcionamento dos resultados; Selectividade; Flexibilidade; Envolvência; Detecção de sucessos.


A exactidão e a equidade, são dois pontos fundamentais que os gestores utilizam na avaliação de desempenho, pois estes transmitem confiança e tranquilidade ao avaliado, que necessita de sentir que a sua avaliação é justa e sem influência de relacionamentos socais;

A fidelidade consiste na possibilidade de o sistema de avaliação fornecer resultados consistentes em várias medições, e significa o grau em que os resultados obtidos estão isentos de erro derivado do instrumento de medida, o que leva a uma muito maior confiança do avaliado.


A simplicidade: se o método escolhido para avaliar o desempenho for muito complexo e requerer muita dedicação, a probabilidade de ser deficientemente utilizado é muito grande, logo a simplicidade é um factor fundamental para todo o sucesso avaliação, visto possibilitar uma mais rápida interiorização;

A oportunidade é fundamental para que a realização das avaliações seja sincronizada com as outras actividades da gestão de recursos humanos, e para que os seus resultados possam ser aproveitadas por elas.


O bom direcionamento dos resultados: os resultados das avaliações devem ser divulgados, tendo em consideração quem necessita deles para tomar decisões sobre pessoas avaliadas (feedback);

A selectividade: a informação deve chegar a todos da mesma forma. Esta característica está bastante ligada com a anterior;

A flexibilidade: sem perder de vista o interesse da estandardização do sistema de avaliação, deverá existir uma flexibilidade tal que todo o avaliador possa escolher o método que mais lhe convém, tendo em consideração as características da actividade, a conjuntura e respectivas prioridades estratégicas e o seu estilo de gestão.


A envolvência: o processo de Avaliação de Desempenho deve, por um lado, cobrir todo o tecido humano da organização, e por outro cobrir todas as dimensões do desempenho de cada um dos participantes organizacionais. Para garantir esta envolvência deve-se partir do todo para as partes, considerando não só as características estruturais da organização como também os mecanismos de ligação da organização com o meio envolvente, e as características desse meio.

A detecção de sucessos: um sistema de Avaliação de Desempenho deve ser concebido e utilizado mais para detectar e premiar sucessos do que para detectar e punir fracassos.

Base de um sistema de avaliação de desempenho

Instrumento de avaliação de desempenho:

Pretende avaliar resultado do desempenho das várias funções existentes numa organização;

Para que se possa avaliar algo, é necessário conhecer o que se pretende avaliar, ou seja, que se analisem as funções;

Função: “Conjunto relativamente homogéneo de tarefas relacionadas com um propósito essencial e duradouro numa organização”;

Depois de identificadas as funções necessárias à organização é necessário proceder à sua análise.


Esta fase é composta pelas seguintes etapas:

Identificação as funções em questão: esta fase aumenta de complexidade proporcionalmente com o tamanho da organização.

Criação de um questionário de recolha de informação: permite recolher informação sobre as tarefas desempenhadas, responsabilidades, capacidades e aptidões necessárias aos ocupantes e objectivos da função de uma maneira uniforme;

Recolha de informação: depois de realizado o questionário, a informação é recolhida por entrevistas directas com os vários ocupantes das funções e com as chefias directas dos mesmos.


A análise de funções tem dois objectivos:

Definir as principais actividades ou tarefas de cada um dos participantes organizacionais;

Especifica quais os comportamentos e qualificações necessárias ao correcto desempenho da função.

Depois de analisadas as funções, devem ser determinadas medidas de desempenho para cada uma das tarefas que compõem a função.

É necessário que o avaliador conheça totalmente a função a desempenhar e quais as competências exigidas ao indivíduo para realizar a função com eficiência e eficácia.


O método de avaliação vem da missão da organização, pois é ela quem determina o que medir e como fazê-lo;

Trata-se de uma tarefa complexa, pois nem sempre pretendemos avaliar os mesmos aspectos:

Por vezes é apenas relevante avaliar os resultados;

Outras vezes avaliar os processos;

Noutras ainda, a avaliação pode incidir outras variáveis que intervêm nos processos que influenciam o resultado final;

Pode ainda ser possível avaliar todos estes aspectos em conjunto.


A organização terá de decidir se pretende…

Avaliar o valor potencial dos seus colaboradores:

- Saber se os seus objectivos estão a ser atingidos, - Quais as mais valias por ele trazidas para a organização, - Quais os seus pontos fortes - Quais são os seus pontos fracos

Avaliar o valor do seu desempenho efectivo:

- Padrões quantitativos, tais como a assiduidade, a pontualidade, volume de vendas, número de reclamações realizadas à organização, etc;

- Padrões qualitativos: a motivação, interesse e empenho no desempenho das tarefas, espírito de equipa, relacionamento interpessoal dos funcionários, etc.

Ciclo da avaliação de desempenho O ciclo de desempenho é um processo que se inicia com a revisão dos padrões, que

seguidamente avança para a determinação dos padrões, e por último para o período de desempenho

É um ciclo que após se terminar permite uma breve avaliação, para novamente se avançar com o início de um novo ciclo.

Processo de avaliação de desempenho

O processo de avaliação de desempenho tem com objectivo fundamental a obtenção de ganhos de produtividade para a empresa/organização;

O colaborador irá ser avaliado pelo seu desempenho, mediante as medidas e os padrões predefinidos pelo avaliador;

Seguidamente irá existir um feedback do colaborador sobre esse mesmodesempenho e o processo decorrerá tendo em conta as necessidadesapercebidas na avaliação.

Procedimentos da Avaliação de Desempenho

Avaliação pelo chefe imediato

Avaliação pelo avaliado

Avaliação pelos colegas

Avaliação pelos subordinados

Avaliação de 360º


1 – Avaliação pelo chefe imediato

Na maioria das empresas, a própria estrutura organizacional reforça o direito de ser o chefe imediato a avaliar o desempenho dos seus subordinados, visto considerar-se que é este que tem a posição legítima para o fazer;

Também se considera que é o chefe imediato que deve orientar o desempenho do subordinado, reforçando positiva ou negativamente os comportamentos a partir dos meios administrativos que estão ao seu alcance;

No entanto, verifica-se que, na maioria dos casos, as avaliações feitas pelos avaliadores estão sujeitas a erros de cotação e têm níveis de fidelidade e de validade muito baixos, visto que os sistemas de avaliação de desempenho são processos muito emocionais, em que os avaliadores não têm grandes preocupações de exactidão e objectividade.


2 – Avaliação pelo avaliado

Supera as deficiências e o descontentamento dos avaliados e, em simultâneo, pode ter uma grande legitimidade, na medida em que os avaliados estão numa posição privilegiada para avaliarem o conhecimento que têm da função e do seu próprio desempenho

Vantagens: Aumenta a dignidade e o respeito pelo avaliado; O papel do chefe é mais de conselheiro que de juiz; Aumenta a probabilidade de que os planos de acção e objectivos estejam de

acordo entre o chefe e o avaliado; É mais satisfatório para ambas as partes, no processo de avaliação.


3 – Avaliação pelos colegas

Deve ser feito pelos colegas que pertencem à mesma área de trabalho do avaliado, que têm o mesmo nível hierárquico e que trabalham directamente com o indivíduo;

Este tipo de avaliação requer um contexto cultural da organização que valorize a auto-responsabilização, o feedback e o trabalho de equipa.

Vantagens:

Prender-se com o facto de os índices de validade psicométrica serem bastante mais elevados do que nas avaliações feitas pelo chefe directo, pelo próprio avaliado ou pelos subordinados;

Efectuam-se várias avaliações de forma independente.

Desvantagens:

A influência que as relações pessoais existentes podem ter nas avaliações; O próprio avaliado pode reagir negativamente a este tipo de avaliação, vindo a criar-se

disfuncionamentos no grupo de trabalho.


4 – Avaliação pelos subordinados

Avaliação da chefia, pelos subordinados

Vantagens:

Está mais adequada aos actuais modelos de gestão que as empresas procuram implementar; Avaliação resulta de várias opiniões independentes umas das outras; Os subordinados estão numa posição diferente dos restantes actores organizacionais para

observarem o desempenho da chefia.

Desvantagens:

A possibilidade dos subordinados poderem distorcer a avaliação do chefe, por medo de represálias da sua parte;

Os subordinados, normalmente, não conhecem todas as tarefas que são desempenhadas pelo chefe, para poderem avaliar a amplitude da função do mesmo.


5 – Avaliação de 360º

Um colaborador é avaliado pelo círculo de actores que afectam e são afectados pelo seu desempenho na organização: superiores hierárquicos, colegas, subordinados, clientes internos e externos, o próprio avaliado, os fornecedores, etc;

Assim, o avaliado pode receber feedback acerca do seu desempenho com base em diferentes perspectivas, o que lhe permite ter um conhecimento mais preciso do impacto do seu trabalho, e também identificar as áreas ou aspectos que necessita melhorar.

Objectivos:

Optimizar a produtividade e orientar o desempenho; Diagnosticar pontos de melhoria e proporcionar o desenvolvimento pessoal e profissional; Permitir a adaptabilidade às mudanças; Subsidiar a implementação de sistemas de remuneração e promoções;


Vantagens:

Orientação para resultados;

Objectividade, flexibilidade e imparcialidade;

Continuidade e participação.

Desvantagens:

Torna-se bastante trabalhoso;

As pessoas tendem a responder superficialmente, comprometendo a validade do instrumento.

Tipos de avaliação de desempenho

Avaliações Informais:

Processo de dar feed-back contínuo aos subordinados acerca das informações sobre o seu desempenho;

As funções estão ou não a ser desempenhadas da melhor forma? (Sugestões para o desempenho de funções, “repreensões”, etc);

Avaliações Formais:

Processo sistemático e formal, que poderá ocorrer semestralmente ou anualmente, destinado a classificar o desempenho actual do subordinado.

Métodos de Avaliação de Desempenho

Método da Escala Gráfica

Método da Escolha Forçada

Método de Pesquisa de Campo

Método de Comparação aos Pares

Método das Frases Descritivas

Método da Distribuição Forçada

Métodos Mistos


1 – Método da Escala Gráfica

Método mais utilizado, divulgado e simples

Avalia através de factores de avaliação previamente definidos e graduados

Formulário de dupla entrada: Linhas representam factores de avaliação Colunas representam graus de variação dos factores

3 processos de classificação: Escalas gráficas contínuas Escalas gráficas semi-contínuas Escalas gráficas descontínuas


Vantagens:

Instrumento de avaliação de fácil entendimento e aplicação simples;

Visão integrada e resumida dos factores de avaliação;

Dá pouco trabalho ao avaliador no registo da avaliação, simplificando-o;


Desvantagens:

Dá pouca flexibilidade ao avaliador, que deve ajustar-se ao instrumento, e não este às características do avaliado;

Está sujeito a distorções e interferências pessoais dos avaliadores, pois estes têm tendência a generalizar a sua apreciação sobre os avaliados para todos os factores de avaliação. Esta interferência subjectiva e pessoal de ordem emocional e psicológica leva alguns avaliadores ao halo effect ou efeito de estereotipação;

Torna rotineiros os resultados das avaliações;

Pressupõe procedimentos matemáticos e estatísticos para corrigir a influência pessoal dos avaliadores e tende a apresentar resultados condescendentes ou exigentes para todos os seus subordinados.


2 – Método da Escolha Forçada

Desenvolvido por uma equipa de técnicos americanos, durante a Segunda Guerra Mundial, para a escolha de oficiais das Forças Armadas Americanas que deveriam ser promovidos;

Pretendia-se um método que neutralizasse os efeitos de halo, o subjectivismo e o proteccionismo típicos de método da escala gráfica;

Avalia o desempenho dos indivíduos por intermédio e frases descritivas de determinadas alternativas de tipos de desempenho individual;

Em cada bloco, ou conjunto composto de duas, quatro ou mais frases, o avaliador deve escolher, forçosamente, apenas uma ou duas alternativas, que mais se aplicam ao desempenho do empregado avaliado.


Há 2 formas de composição das frases:

Os blocos são formados por duas frases de significado positivo e de duas de significado negativo. O supervisor ou avaliador, ao julgar o empregado, escolhe a frase que mais se aplica e a que menos se aplica ao desempenho do avaliado;

Os blocos são formados apenas por quatro frases com significado positivo. O supervisor ou avaliador, ao julgar o empregado, escolhe as frases que mais se aplicam ao desempenho do avaliado.


Vantagens:

Traduz-se em resultados mais fiáveis e isentos de influências subjectivas e pessoais, visto eliminar o efeito de generalização;

É de simples aplicação e não exige preparação intensa ou sofisticada dos avaliadores;

Desvantagens:

É de complexa elaboração, exigindo um planeamento cuidadoso e demorado;

Método comparativo e discriminativo, que apresenta resultados globais;

Precisa de uma complementação de informações sobre várias necessidades, quando é utilizado para fins de desenvolvimento de recursos humanos;

O avaliador perde a noção do resultado da avaliação.


3 - Método de Pesquisa de Campo

Avaliação feita pelo superior do avaliado, no entanto, este conta com um especialista (staff) em Avaliação de Desempenho como assessoria;

O especialista vai a cada secção entrevistar as chefias sobre o desempenho dos seus respectivos subordinados;

Este especialista faz uma entrevista de avaliação com cada chefe, obedecendo à seguinte ordem:

Avaliação inicial - desempenho de cada avaliado; Análise suplementar - perguntas do especialista ao chefe; Planeamento – faz-se um plano de acção para o funcionamento; Acompanhamento – (fairplay) verificação ou comprovação do desempenho de

cada funcionário;

Métodos de Avaliação de Desempenho Vantagens:

Permite ao supervisor uma profunda visualização não só do conteúdo dos cargos sob a sua responsabilidade, mas também das habilidades, capacidades e conhecimentos exigidos;

Proporciona um relacionamento proveitoso com um especialista em avaliação, que presta ao supervisor uma assessoria e um treinamento de alto nível na avaliação do pessoal;

Avaliação profunda, imparcial e objectiva de cada funcionário, localizando causas de comportamento e fontes de problemas;

Permite um planeamento de acção capaz de eliminar os obstáculos e proporcionar melhoria do desempenho;

Permite o treinamento, plano de carreiras e outras áreas de actuação da Análise de Recursos Humanos;


Acentua a responsabilidade de linha e a função de staff na avaliação do pessoal;

É o método mais completo de avaliação.

Desvantagens:

Custo operacional elevado devido à participação de um especialista de avaliação;

Morosidade devido à entrevista um a um com os supervisores sobre cada funcionário


4 - Método da Comparação aos Pares

É um método de avaliação de desempenho que comparar dois a dois empregados de cada vez, e se anota na coluna da direita aquele que é considerado melhor quanto ao desempenho;

Cada folha do formulário é ocupada por um factor de avaliação de desempenho;

Este método é recomendado apenas quando os avaliadores não têm condições de usar métodos.


5 – Método das Frases Descritivas

A diferença este método e o da escolha forçada está em o primeiro não exigir obrigatoriedade na escolha de frases;

O avaliador assinala simplesmente as frases que caracterizam o desempenho do avaliado (sinal “+” ou “S”), e aquelas que demonstram o oposto do seu desempenho (sinal “-“ ou “N”).


6 – Método da Distribuição Forçada

Este método compara os colaboradores quanto à sua performance, ao longo de uma escala, ordenando-os do melhor para o pior (estabelece-se um ranking).


7 – Métodos Mistos

É muito comum, em organizações com grande complexidade de cargos, recorrer a uma mistura de métodos para compor o seu modelo de avaliação de desempenho;

Cada organização tem os seus próprios sistemas de avaliação de desempenho adequados às circunstâncias, à sua história e objectivos, tendo em conta as suas peculiaridades e necessidades.

Instabilidade na Avaliação de Desempenho

1 – Julgamento Humano

Não existem métodos completamente objectivos para avaliar o desempenho, o que faz com que os avaliadores sejam influenciados, muitas vezes, por factores subjectivos.

Distorções mais comuns:

Erro constante; Efeito de halo; Pressa ou descuido; Condescendência ou exagerado rigor; Tendência central; Erro de prestígio.


2 – Avaliadores e Processo de Avaliação

No que diz respeito aos avaliadores, pode também ocorrer ambiguidade na avaliação, provocada por falta de informação ou informação errónea sobre os colaboradores;

Nem sempre o avaliador está presente para observar o comportamento dos colaboradores, facto que pode provocar uma desigualdade e injustiça nas avaliações;

O método para medir o desempenho pode não ser adequado, os parâmetros especificados podem não estar de acordo com o que se espera do trabalhador, e a falta de feedback deixa o colaborador sem noção do que se espera dele;

Em muitos casos, é dado um peso superior à informação mais recente.


3 – Política da Organização

Em muitas organizações a avaliação de desempenho é apenas um mero ritual, sendo considerada uma perda de tempo. Noutras, a avaliação de desempenho serve para definir a remuneração, e em alguns casos apenas para atribuir um pequeno prémio aos colaboradores melhor avaliados, o que está errado pois a avaliação, por si só, não pode fundamentar uma alteração de salário, deve-se ter em conta também factores como a antiguidade, a função desempenhada, o estado financeiro da organização, factores legais, etc.


4 – Restrições legais

Regulamentação colectiva sobre salários;

Conteúdos funcionais;

Promoções;

Densidades no sistema de carreira

5 – Inflexibilidade

O processo de avaliação nem sempre tem em conta que o estado funcional está em constante mutação

Erros e Problemas na Avaliação de Desempenho

Múltiplos factores:

Diferentes padrões de rigor na avaliação;

Efeito de Halo;

Pressões inflacionistas;

Decisão prévia sobre classificação global do desempenho.

Se o avaliador ou o avaliado estiverem com pressa, pode acontecer que não se avalie todos os aspectos previamente definidos, e assim falsear o processo;

Se o avaliador escolher um momento em que está a ser muito solicitado para outros assuntos, o resultado da avaliação pode ser afectado;

Erros e Problemas na Avaliação de Desempenho

Quando se avalia alguém muito diferente (melhor ou pior) do que a pessoa avaliada anteriormente, pode ocorrer o efeito de contraste/semelhança, e este pode influenciar e “manipular” a avaliação;

Factores situacionais - O avaliador e a sua predisposição, podem afectar a avaliação (fadiga, disposição, cansaço, stress, etc);

Factores estruturais – Má fundamentação e/ou escolha do método de avaliação, bem como dos parâmetros a avaliar.

Benefícios de Avaliação de Desempenho

Benefícios para o chefe:

Capacidade de avaliar de melhor forma o comportamento e o desempenho dos seus subordinados,

Conta com um instrumento concreto que exclui a subjectividade; Propõe medidas no sentido de melhorar o desempenho dos seus subordinados; Explica-lhes o propósito da avaliação de desempenho.

Benefícios para o subordinado:

Percepção das características do desempenho da função mais valorizadas pela empresa.

Conhecimento das expectativas do seu chefe em relação ao seu desempenho, (auto-correcção, auto-avaliação e autocrítica).


Benefícios para a Organização:

Capacidade de avaliar o seu potencial humano a curto médio e longo prazo e definir a contribuição de cada empregado;

Capacidade para identificar quais são os empregados que devem aperfeiçoar o seu desempenho em determinadas áreas, e seleccionar quais aqueles passíveis de serem promovidos, ou transferidos;

Dinamizar a sua política de recursos humanos ao oferecer oportunidades aos seus empregados para estimular a sua produtividade e relacionamento no meio de trabalho.

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