Avaliação e eliminação de documentos de arquivo · aprovados pela Resolução n° 62, de 09 de...
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TREINAMENTO CADA Avaliação e eliminação de documentos de arquivo Abril 2017
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TREINAMENTO CADA
Avaliação e eliminação de documentos de arquivo
Abril
2017
O que é Plano de
Classificação e
Tabela de Temporalidade?
Plano de classificação e tabela de
temporalidade de documentos
São instrumentos de Gestão de Documentos.
Gestão de Documentos: tratamento arquivístico dos
documentos nas fases do ciclo de vida documental e da
gestão administrativa.
O ciclo de vida dos documentos é a concepção de que o
documento passa por fases distintas ao longo de sua
existência.
Ciclo de Vida dos Documentos
A primeira idade é a fase corrente: produção e uso
A segunda idade é a fase intermediária: custódia e possível consulta administrativa
A terceira idade é a fase permanente: custódia e consulta informativa, após avaliação e destinação.
Ciclo de vida do documento
Arquivo corrente
Ciclo de vida do documento
Arquivo Intermediário
Ciclo de vida do documento
Arquivo Permanente
Atividade
Relacionada às ações, encargos ou serviços decorrentes do exercício de uma função.
Atividade-meio: ligadas às funções indiretas ou auxiliares para o funcionamento do órgão.
Atividade-fim: ligadas às funções diretas ou essenciais para o funcionamento do órgão.
Plano de Classificação de Documentos
O Plano de Classificação é a estrutura hierárquica e lógica que reflete as funções e as atividades de uma organização, assim como os documentos produzidos nesse âmbito. (Cruz Mundet)
Instrumento fundamental do contexto profissional que determina a gestão de documentos e viabiliza a implementação do programa.
É feito a partir da análise da estrutura organizacional, atividades e documentos produzidos pela instituição.
Plano de Classificação de Documentos
Esquema de distribuição de documentos em classes (função, subfunção, atividade e documento, no caso da Unesp), de acordo com um método de arquivamento específico, elaborado a partir das estruturas, funções e análise da produção documental.
Objetivo: dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando clara as ligações entre elas.
Plano de Classificação de Documentos
É uma construção coletiva, na qual o conhecimento emanado por
todos os agentes produtores de documentos é organizado e
relacionado de modo inequívoco e contextual;
Pode ser estrutural ou funcional;
Para a Unesp foi elaborado um plano funcional
Avaliação Documental
Processo de análise do ciclo de vida do documento (corrente, intermediário, permanente) no qual são estabelecidos prazos de guarda e destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos (imediato e mediato).
Visa a racionalização dos arquivos, a eficiência administrativa e a garantia de preservação do patrimônio documental.
É operacionalizada por meio da Tabela de Temporalidade de Documentos
Tabela de Temporalidade
Instrumento decorrente do Plano de Classificação, apresenta os prazos de guarda dos documentos nas diversas fases do seu ciclo de vida e seus valores, conforme uso e legislação.
Determina o destino do documento: eliminação ou guarda permanente.
Apresenta as bases legais nas quais a destinação está assentada.
Efeitos
Redução da massa documental Agilidade na recuperação dos documentos e das informações Eficiência administrativa Melhor conservação dos documentos de guarda permanente Racionalização da produção e do fluxo de documentos
(trâmite) Liberação de espaço físico Incremento à pesquisa
Legislação Estadual e a preservação dos
documentos públicos Instrução normativa APE/SAESP n°2/2010
“Artigo 11 - A eliminação de quaisquer documentos públicos estaduais deverá ser autorizada pela Unidade do Arquivo Público do Estado, nos termos do art. 9º da Lei federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, do art. 25, do parágrafo único do art. 26 e do § 1º do art. 37 do Decreto nº 48.897, de 27 de agosto de 2004, e do inciso II do art. 25 do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009.”
“Artigo 22 – Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos de guarda permanente, nos termos do art. 62 da Lei federal nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998, do art. 49 do Decreto federal nº 3.179, de 21 de setembro de 1999 e do art. 33 do Decreto estadual nº 48.897, de 27 de agosto de 2004.”
Procedimento para eliminação de
documentos
Consta do Manual de Protocolo e Normas processuais (2015), pp. 43 a 47;
Procedimento efetuado pela Seção de Comunicações Administrativas da Reitoria e pelas Seções Técnicas de Comunicações nas Unidades.
Como selecionar e encaminhar os documentos para a
Seção de Comunicações Administrativas proceder à
eliminação?
Localizar o documento na tabela de
temporalidade de documentos, identificando
seu código de classificação e verificando seu
tempo de guarda e destinação final;
Elaborar a Relação de eliminação dos
documentos conforme modelo, Manual de
protocolo e normas processuais, p. 43
Elaboração da Relação de eliminação de
documentos
Exemplo: pauta de reunião
Relação de eliminação de documentos
Função: 01. organização administrativa
Subfunção: 01.03. Apoio Administrativo
Atividades: 01.03.01. Controle de compromissos oficiais
Documento: 01.03.01.11 Pauta de reunião
Datas-limite: 2010-2015
Quantidade: 07 caixas-arquivo ou 1 metro linear
Observações complementares: 2500 itens
Elaborar ofício de solicitação de
eliminação de documentos Modelo de ofício
Prezado(a) Sr(a) (Chefe da Seção de Comunicações Administrativas)
Considerando os prazos de guarda e a destinação final definidos aos documentos da Universidade Estadual Paulista “Julio de Mesquita Filho” – Unesp e publicados na tabela de temporalidade de documentos da Unesp: atividades-meio, aprovados pela Resolução n° 62, de 09 de outubro de 2015, solicitamos a eliminação dos documentos listados abaixo.
Relação de eliminação de documentos
...
Assinatura do responsável da área
Como encaminhar os documentos para
eliminação
Encaminhar o ofício, relação de eliminação
de documentos e os documentos que serão
eliminados para a SCA;
Os documentos deverão ser acondicionados
em caixas-arquivo e a mesma deverá estar
devidamente identificada com etiqueta com
as mesmas informações que constam da
relação de eliminação de documentos.
Caberá a Seção de Comunicações
Administrativas
Analisar a solicitação de eliminação de
documentos;
Verificar as informações transmitidas na
relação de eliminação de documento e os
documentos selecionados;
Solicitar maiores informações, se necessário;
Proceder aos encaminhamentos seguintes
até chegar a eliminação, de fato, dos
documentos
Cópias de documentos
Cópias de documentos não precisam passar
pelo trâmite formal de eliminação e podem
ser descartados junto aos demais papeis
destinados para reciclagem.
Caso a cópia tenha recebido algum
despacho, assinatura, carimbo ou outra
forma de validação que lhe atribua
oficialidade, deixa seu caráter de cópia
simples.
Exercício
1. Localizar o código de classificação do
documento na TTD;
2. Verificar se poderá ser eliminado;
3. Elaborar a relação de eliminação de
documentos.
Exercício
Relação de eliminação de documentos
Função:
Subfunção:
Atividades:
Documento:
Datas-limite:
Quantidade:
Observações complementares:
Estamos à disposição para quaisquer dúvidas, sugestões e críticas
Maria Blassioli Moraes
Vagner Roberto de Moraes
CADA: 11 5627-0440
