Avante LISARB

AVANTE LISARBPor:

Te@m 6

Implantação do PMO em Lisarb

AVANTE LISARBGerenciamento de Projetos

Turma GPROJ 20 – São Luis-MAGerenciamento de Portfólio e PMO

Prof. Marco Antônio Coghi

Outubro/2014

http://aloshop.com.br/wp-content/uploads/2014/07/FGV.jpg

Equipe Te@m 6

A equipe Te@m 6 é composta por 6 profissionais oriundos de diferentes ramos do mercado, possuindo assim a multidisciplinaridade necessária para o planejamento e a implantação eficientes de um escritório de projetos, abrangendo todas as áreas do conhecimento envolvidas no processo.

O TIME:

Mayara Fialho - Engª de Produção

Ernesto Vergolino - Engº Mecânico

Deyna Lopes - Engª Eletricista

Tomás Almeida - Engº Eletrecista

Augusto Ayres - Engº Eletricista

Erlon Kleyton

AVANTE LISARB

Objetivo

Implantar em Lisarb um Escritório de Gerenciamento de Projetos – PMO, que irá conferir à organização melhores resultados na implantação dos projetos de seu plano estratégico de negócios, aumentando assim a sua competitividade e maximizando os benefícios conquistados com o portfólio selecionado.

AVANTE LISARB

Objetivos estratégicos

AVANTE LISARB

1. Aliança por um LISARB mais justo

2. Política cidadã baseada em princípios e valores

3. Educação para a sociedade do conhecimento

4. Economia para uma sociedade sustentável

5. Proteção social

6. Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos

7. Cultura e fortalecimento da diversidade

8. Política externa para o século 21

9. Combate à corrupção

O que a proposta oferece

AVANTE LISARB

A proposta oferece um conjunto de ferramentas para conduzir de forma mais eficiente e assertiva a seleção, o planejamento, a implantação e a operação dos projetos que irão compor o portfólio de Lisarb dentro de um cenário de curto e médio prazos.

Identificação dos projetos

AVANTE LISARB

DIVERSIDADE POLÍTICA JÁ

EDUCAÇÃO PARA O FUTURO

IDOSO CIDADÃO

LISARB COLORIDO

ENERGIA VERDE

LISARB SUSTENTÁVEL JUSTIÇA JÁ NÃO AO

MENSALÃOTODOS NA

ESCOLAINCLUSÃO

TOTAL

PLANTE UMA ÁRVORE

TOLERÂNCIA ZERO

LISARB MAIS SEGURO

QUEREMOS PAZ

SEM FRONTEIRAS

MAIS ESPORTE

MOBILIDADE PARA O POVO

LISARB MAIS HUMANO

TODOS NO PODER

LISARB MAIS ECONOMIA

APRENDER A LER

PRESERVE O PLANETA

GERAÇÃO FUTURO

POR UM LISARB JUSTO

LISARB CIDADÃO

Categorização dos projetos

AVANTE LISARB

1. EDUCAÇÃO

• EDUCAÇÃO PARA O FUTURO

• TODOS NA ESCOLA

• APRENDER A LER• GERAÇÃO JOVEM

2. CIDADANIA

• IDOSO CIDADÃO• LISARB COLORIDO• INCLUSÃO TOTAL• LISARB MAIS

HUMANO

3. SUSTENTABILDIADE

• ENERGIA VERDE• LISARB SUSTENTÁVEL• PLANTE UMA ÁRVORE• PRESEVE O PLANETA

Categorização dos projetos

AVANTE LISARB

4. JUSTIÇA

• JUSTIÇA JÁ• TOLERÂNCIA ZERO• NÃO AO

MENSALÃO• POR UM LISARB

JUSTO

5. POLÍTICA

• DIVERSIDADE POLÍTICA JÁ

• TODOS NO PODER• LISARB MAIS

ECONOMIA• SEM FRONTEIRAS

6. QUALIDADE DE VIDA

• LISARB MAIS SEGURO

• QUEREMOS PAZ• LISARB MAIS

ESPORTES• MOBILIDADE

PARA O POVO

Avaliação dos projetos

AVANTE LISARB

Os critérios de avaliação foram identificados com o objetivo de abranger as principais características de um projeto, tanto qualitativamente quanto quantitativamente. O critério de avaliação dos projetos serão os que obtiverem nota final maior que 8,00.

CRITÉRIOS PESOS JUSTIFICATIVASNOTAS

0 5 10

Importância Estratégica 25% Alinhamento com a estratégia da

LISARBMenor que

30%Entre 30% e

70% Maior que 70%

Custo 10% Dentro do orçamento planejado Maior que R$50 MM

Entre R$20 MM e R$50

MMMenor que R$20 MM

Tempo 10% Dentro do cronograma planejado Maior que 4 anos

Entre 2 e 4 anos

Menor que 2 anos

Impacto social 35%Análise dos stakeholders; alto risco

de impacto na execução / finalização do projeto.

Maior que 70%

Entre 70% e 20%

Menor que 20%

Impacto ambiental 20% Sustentabilidade global Maior que

70%Entre 70% e

20%Menor que

20%


AVANTE LISARB

CRITÉRIOS PESOS

EDUCAÇÃO PARA O FUTURO TODOS NA ESCOLA APRENDER A LER GERAÇÃO JOVEM

NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA

Importância Estratégica 25% 10 2,50 5 1,25 5 1,25 5 1,25

Custo 10% 5 0,50 0 0 10 1,00 5 0,50

Tempo 10% 5 0,50 5 0,50 10 1,00 10 1,00

Impacto social 35% 10 3,50 10 3,50 10 3,50 5 1,75

Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00

NOTA FINAL => 9,00 7,25 8,25 6,50

Abaixo, são definidas as notas às categorias de projetos, de acordo com os critérios estabelecidos:


AVANTE LISARB

CRITÉRIOS PESOS

IDOSO CIDADÃO

LISARB COLORIDO

INCLUSÃO TOTAL

LISARB MAIS HUMANO LISARB CIDADÃO

NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA NOTA MEDIA

Importância Estratégica 25% 0 0 5 1,25 10 2,50 10 2,50 10 2,50

Custo 10% 10 1,00 5 0,50 0 0 0 0 5 0,50

Tempo 10% 10 1,00 5 0,50 0 0 0 0 5 0,50

Impacto social 35% 10 3,50 10 3,50 10 3,50 10 3,50 10 3,50

Impacto ambiental 20% 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00 10 2,00

NOTA FINAL => 7,50 7,75 8,00 8,00 9,00



AVANTE LISARB

CRITÉRIOS PESOSENERGIA VERDE LISARB

SUSTENTÁVELPLANTE UMA

ÁRVOREPRESERVE O

PLANETA



Custo 10% 0 0,00 5 0,50 10 1,00 0 0,00

Tempo 10% 0 0,00 5 0,50 10 1,00 0 0,00

Impacto social 35% 5 1,75 5 1,75 10 3,50 10 3,50


NOTA FINAL => 5,00 6,00 8,75 6,25



AVANTE LISARB

CRITÉRIOS PESOSJUSTIÇA JÁ TOLERÂNCIA ZERO NÃO AO

MENSALÃOPOR UM LISARB

JUSTO



Custo 10% 5 0,50 5 0,50 5 0,50 5 0,50

Tempo 10% 5 0,50 5 0,50 5 0,50 5 0,50

Impacto social 35% 10 3,50 5 1,75 5 1,75 10 3,50


NOTA FINAL => 9,00 6,75 6,75 9,00



AVANTE LISARB

CRITÉRIOS PESOS

DIVERSIDADE POLÍTICA JÁ TODOS NO PODER LISARB MAIS

ECONOMIA SEM FRONTEIRAS



Custo 10% 10 1,00 10 1,00 0 0 0 0

Tempo 10% 10 1,00 10 1,00 0 0 5 0,50

Impacto social 35% 5 1,75 5 1,75 10 3,50 5 1,75


NOTA FINAL => 7,00 8,25 8,00 6,75



AVANTE LISARB

CRITÉRIOS PESOS

LISARB MAIS SEGURO QUEREMOS PAZ LISARB MAIS

ESPORTESMOBILIDADE PARA

O POVO



Custo 10% 0 0 0 0 10 1,00 5 0,50

Tempo 10% 5 0,50 5 0,50 10 1,00 5 0,50

Impacto social 35% 0 0 0 0 0 0 10 3,50


NOTA FINAL => 5,00 5,00 6,50 9,00


Seleção e priorizaçãodos projetos

AVANTE LISARB

PRIORIZAÇÃO CATEGORIA PROJETO NOTA FINAL

1º EDUCAÇÃO EDUCAÇÃO PARA O FUTURO 9,00

2º CIDADANIA LISARB CIDADÃO 9,00

3º JUSTIÇA POR UM LISARB JUSTO 9,00

4º JUSTIÇA JUSTIÇA JÁ 9,00

5º QUALIDADE DE VIDA MOBILIDADE PARA O POVO 9,00

6º SUSTENTABILIDADE PLANTE UMA ÁRVORE 8,75

7º EDUCAÇÃO APRENDER A LER 8,25

8º POLÍTICA TODOS NO PODER 8,25

9º CIDADANIA INCLUSÃO TOTAL 8,00

10º CIDADANIA LISARB MAIS HUMANO 8,00

11º POLÍTICA LISARB MAIS ECONOMIA 8,00

De acordo com o critério de avaliação definido (projetos com notas finais acima de 8,00), foram classificados e priorizados os projetos abaixo:

Balanceamento do Portfólio

AVANTE LISARB

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1 2 3 4 5 6

OB

JETI

VO

S ES

TRA

TÉG

ICO

S

CATEGORIAS

TAMANHO: CUSTO

MENOR QUE R$20MM

ENTRE R$20MM E R$50MM

MAIOR QUE R$50MM

COR: TEMPO

VERMELHA CURTO PRAZO

VERDE MÉDIO PRAZO

AZUL LONGO PRAZO

Iteração com demais processos

AVANTE LISARB

• Os fatores considerados para realizar o Balanceamento do Portfólio foram os de custo (tamanho das bolhas) e prazo (cor das bolhas).

• Os projetos selecionados atendem aos objetivos estratégicos de LISARB e garantem frequente visibilidade dos projetos, além da possível satisfação da população de LISARB num curto prazo.

• De acordo com o gráfico de Balanceamento, os projetos da Categoria 2 – Cidadania são os de menor custo e prazo, o que confirmam a afirmativa anterior.

Nível de maturidade

AVANTE LISARB

• Foi escolhido o modelo de maturidade MMGP e após aplicação de questionário apropriado e extensa análise chegou-se a conclusão de que LISARB está na maturidade nível 2, ou seja:

• Estão sendo investimentos em treinamentos e softwares de gerenciamento de projetos;

• Existem alguns poucos procedimentos já padronizados;

• Existe grande anseio da organização para a padronização de mais processos;

• Não obstante o investimento já feito em projetos, LISARB ainda tem muitos fracasssos em projetos.

Benefícios da implantação do PMO

AVANTE LISARB

• Selecionar os projetos prioritários do portfólio de LISARB;• Desenvolver e ministrar treinamentos em gestão de projetos;• Manter o repositório de dados e arquivos de projetos;• Elaborar e desenvolver o marketing e a comunicação dos projetos;• Prestar consultorias e esclarecimentos necessários aos projetos;• Rastrear e gerar informações sobre o progresso dos projetos;• Desenvolver e manter uma central executiva de controle dos portfólios de projetos;• Criar, manter e difundir uma metodologia de gestão de projetos;

Tudo isso, irá gerar: diminuição do desperdício de dinheiro público e melhoria do bem-estar social. O que vai ser convertido em aumento do nível de popularidade do governo em relação à opinião pública.

Nível hierárquico

• O nível hierárquico a ser adotado para a implantação do primeiro PMO em LISARB será a Hierarquia 3.

• Foi escolhida esta hierarquia pois entendemos que todas as ações de LISARB devem ser focadas, desde o princípio, em seu planejamento estratégico e seu plano de negócios, pois é através da estratégia da empresa que teremos o direcionamento de como serão desenvolvidos os projetos pelo PMO.

PMOHierarquia 3

AVANTE LISARB

Função adotada• A função a ser adotada no primeiro PMO da LISARB será a de “Integração com o

Negócio”, pois, além de estar diretamente voltada ao plano de negócios (nível estratégico) da organização, através desta função é possível termos uma visão comum dos projetos, maior facilidade na tomada de decisões, maior probabilidade de atingir os objetivos estratégicos/corporativos, maior facilidade no acesso às informações necessárias ao projeto, melhor gerência de conflitos, entre outros benefícios.

AVANTE LISARB

Modelo do PMO

AVANTE LISARB

Torre de Controle• Este modelo estabelece basicamente 4 funções básicas que são:

• Fornecer padrões;• Suportar os segmentos dos padrões;• Reforçar constantemente estes padrões definidos;• Garantir uma melhoria contínua.

• Para garantir a eficácia a torre funciona como auditoria interna.• Modelo adotado de média complexidade e que deve ser usado juntamente

com as funções do modelo Estação Meteorológica.

Métricas de sucesso do PMO

AVANTE LISARB

• Analisamos o sucesso do PMO ao avaliar seu impacto positivo nas diversas áreas de conhecimento como:– Escopo

• Diminuição do percentual de alterações em relação a quantidade de projetos.– Tempo

• Percentagem de projetos que encerraram no prazo.– Custo

• Percentual de projetos que encerraram dentro dos custos orçados.– Qualidade

• Quantidade percentual de itens dentro da qualidade em relação ao total.– Recursos Humanos

• Índice de satisfação e comprometimentos do colaboradores mobilizados para os projetos.– Comunicação

• Redução de problemas oriundos da falta ou ruídos na comunicação.

• Acima estão relacionados algumas métricas específicas analisadas que demonstram o sucesso de um PMO.

Métricas utilizadas para implantação do PMO

Ao serem definidas as métricas, foi adotado o critério do grau de importância para o projeto e a representatividade dos mesmos, de forma que os indicadores fossem capazes de quantificar e qualificar a realidade do projeto.

INDICADORES SELECIONADOS: Quantidade de projetos trabalhados pelo PMO (por mês); Índice de Satisfação do atendimento do PMO; Índice de entregáveis em atraso; Índice de cumprimento de prazos; Duração média dos projetos; Índice de projetos finalizados dentro do orçamento previsto; Índice de conformidades nos critérios de qualidade; % de efetivo previsto em relação ao realmente alocado; Quantidade de problemas decorrentes de ruídos ou falta de comunicação.

AVANTE LISARB

Etapas de implementação

Identificar Expectativa dos Stakeholderes

Identificar Sponsor

Planejamento do Escopo - WBS

Plano de Orçamento

Obter recursos (financiamentos e pessoas)

Avaliar maturidade em GP

Desenvolver modelo PMO

Ajustar Modelo Através das Métricas

Executar Modelo

Aprovar Modelo

Preparar Cronograma

Criar Plano de Comunicação

Definir Estratégias

Avaliação de Viabilidade

Finalizando Etapa Política

Etapa técnica

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Documents

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