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AVISO

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Elaboração:Departamento de treinamentos.

Revisão: 003 Data Alteração: 05/10/2010 1

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CONTAS A PAGAR

O módulo de contas a pagar controla todo o processo de pagamento e baixa de títulos, utilizando ferramentas automatizadas como pagamentos eletrônicos. Além disto, é totalmente integrado aos módulos de Gestão de Materiais, Fluxo de Caixa, Controle de Bancos e Contabilidade.

Principais funcionalidades:

Permite controlar todos os títulos a pagar em diferentes moedas. Permite o controle de adiantamentos realizados às pessoas físicas e jurídicas. Disponibiliza ferramenta que abrange a administração de títulos a pagar com variadas

formas de consultas e recursos que permitem realizar o trabalho de forma rápida e segura.

Gera Borderô a pagar por tipo de pessoa, data, conta contábil, centro de custo, conta financeira e valor.

Possibilita a consulta de títulos a pagar (por tipo de pessoa, data, conta contábil, centro de custo, conta financeira e valor).

Permite pagamento escritural. Gera, automaticamente, títulos a pagar a partir da entrada de nota fiscal, impostos e

repasse médico. Disponibiliza a emissão de cheques através do sistema. Controla a liberação de títulos a pagar. Permite o controle de baixas parciais. Possibilita o desdobramento de títulos. Permite a geração automática da seqüência de RPA (recibo de pagamento autônomo). Possibilita a atualização on-line do fluxo de caixa. Permite o rateio/apropriação em centros de custos e naturezas de despesas direta na

provisão do contas a pagar; Possibilita analisar as informações do contas a pagar com base na sua posição contábil. Disponibiliza o cadastro completo de fornecedores, com endereços, contas correntes,

contatos, histórico de fornecimento. Permite o controle de impostos. Possibilita a geração automática da posição bancária no módulo de bancos.

VANTAGENS & BENEFÍCIOS

- Aumenta a segurança financeira da instituição pela garantia da realização dos pagamentos e por pagar apenas o que é devido, na quantia devida.- Melhora o desempenho do setor, eliminando controle de arquivos e realização de relatórios manuais e em planilhas eletrônicas.- Facilita o gerenciamento da área devido à diversidade de relatórios de desempenho e gerenciais.- Reduz o re-trabalho, pois o módulo de contas a pagar é totalmente integrado aos demais módulos do sistema que geram pagamentos, eliminando trabalhos de lançamentos manuais e controles paralelos.


Sumário

1. Estrutura do Sistema...................................................................................51.1 Entrando no Sistema através do Ícone..............................................................5

1.1.1 Efetuando Login............................................................................................51.2 Arquivo.............................................................................................................5

1.2.1 Trocar de Senha.............................................................................................61.2.2 Trocar de Setor..............................................................................................61.2.3 Troca de Estabelecimento................................................................................61.2.4 Comunicação Interna......................................................................................71.2.5 Acesso..........................................................................................................81.2.6 Alterações Sistema Tasy..................................................................................8

1.3 Opções..............................................................................................................91.4 Estrutura.........................................................................................................111.5 Funções...........................................................................................................11

1.5.1 Minha área de trabalho.................................................................................121.5.2 Cadastros....................................................................................................131.5.3 Relatórios....................................................................................................131.5.4 Localizar Função e Executar...........................................................................14

1.6 Perfis e Funções..............................................................................................141.7 Teclas de Atalho..............................................................................................151.8 Utilitários das funções.....................................................................................15

1.8.1 Botões........................................................................................................151.8.2 Mouse........................................................................................................16

2. Fluxo Contas a Pagar.................................................................................173. Cadastros Contas a Pagar..........................................................................18

3.1 Cadastro das transações financeiras...............................................................183.1.1 Localização do mesmo..................................................................................183.1.2 Detalhe das informações...............................................................................193.1.3 Relacionamento das transações com caixas.....................................................223.1.4 Definição de campos a serem informados para cada transação financeira............233.1.5 Recurso de comunicação relacionada a transação financeira...............................253.1.6 Regras de contabilização da transação financeira..............................................263.1.7 Incidência de taxa sobre uma transação financeira...........................................293.1.8 Restrição das transações por usuário do sistema..............................................30

3.2 Parâmetros do Contas a Pagar........................................................................313.3 Tipo de baixas contas a pagar.........................................................................333.4 Tipo de taxa....................................................................................................343.5 Tipo de valor...................................................................................................353.6 Cadastro de tributos........................................................................................363.7 Cadastro de Bancos.........................................................................................393.8 Cadastro de Moedas........................................................................................413.9 Condição de Pagamento..................................................................................42

3.10 Tipo de Conta Bancária..........................................................................444. Função Títulos a Pagar...............................................................................45

4.1 Lançamento manual de um novo título............................................................454.2 Distribuição dos compromissos financeiros a pagar........................................484.3 Baixa de um título a pagar..............................................................................49

4.3.1 Digitação manual na pasta “Baixa” do título selecionado....................................494.3.2 Baixa pela função Borderô a Pagar ................................................................494.3.3 Baixa pela função Pagamento Escritural.........................................................494.3.4 Baixa pela função Tesouraria..........................................................................494.3.5 Baixa com cheques ......................................................................................504.3.6 Baixa pelo adiantamento...............................................................................534.3.7 Baixa pelo bloqueto......................................................................................54

4.4 Alteração de um título a pagar........................................................................584.5 Consulta de um título a pagar.........................................................................604.6 Relatórios dos títulos a pagar..........................................................................614.7 Tratamento de impostos..................................................................................624.8 Inconsistências do Rateio...............................................................................644.9 Histórico do Título a Pagar..............................................................................64


5 Função Borderô a Pagar..............................................................................656 Função Pagamento Escritural......................................................................687 Indicadores de gestão................................................................................71


1. Estrutura do Sistema

1.1 Entrando no Sistema através do Ícone

1.1.1 Efetuando Login

Ao clicar no ícone em sua área de trabalho irá aparecer a tela para fazer o login (usuário e senha).Seu usuário e sua senha são adquiridos junto ao Administrador do Sistema na área de TI.

Para usuários que tenham acesso em mais de um Banco de Dados, deverão ser informados além do usuário e senha, o serviço e o banco.

1.2 Arquivo


1.2.1 Trocar de Senha

O usuário poderá trocar de senha inserindo a senha anterior e duas vezes a nova senha. A senha deverá ter letras e números, com no mínimo 6 dígitos e no máximo 15.

1.2.2 Trocar de Setor

Há possibilidade de um usuário trabalhar em mais de um setor.O usuário poderá trocar de setor, selecionando o setor liberado.Caso tenha apenas um setor e deveria ter liberado mais de um setor contactar o Administrador do Sistema – TI.

1.2.3 Troca de Estabelecimento

Há a possibilidade de trabalhar com multi-estabelecimentos.O usuário poderá selecionar a empresa e o estabelecimento destino, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.


1.2.4 Comunicação Interna

O usuário poderá comunicar-se com todos outros usuários do sistema, através da comunicação interna. Esta função segue o padrão de e-mail.

• Clicar no Botão (ícone) - “novo”;• O sistema já ativa automaticamente o título (assunto da comunicação interna);• Selecionam-se os usuários que irão receber a comunicação. Clicando duas vezes

seguidas no campo “Usuários Destino”. Para escolher os usuários, deverão dar dois cliques no nome, para aparecer no texto abaixo na tela. Pode-se selecionar mais de um usuário destino;

• Quando quiser selecionar a comunicação para um Setor, Perfil ou Grupo, segue a mesma ordem;

• Importante: Não é necessário estar preenchido os campos usuário, setor, perfil ou grupo, para encaminhar a ordem de serviço, basta apenas um dos campos.

• Ao salvar o sistema questiona se quer enviar a mensagem.

• Assim que os usuários destinos entram no sistema, é mostrada a comunicação interna.

Obs.: não é possível o usuário entrar no sistema sem passar pela comunicação interna. • Para comunicação não aparecer sempre que o usuário entrar no sistema, o usuário

deverá marcar a comunicação como lida (clicar com botão direito do mouse, opção “Marcar como Lida” ou Tecla F11).


1.2.5 Acesso

Onde o usuário poderá efetuar o logoff do sistema, preparando a tela para outro usuário entrar.Esta funcionalidade pode ser substituída pelo ícone de uma chave na tela principal.

1.2.6 Alterações Sistema Tasy

Podem ser consultadas todas as alterações que o sistema sofre semanalmente através de suas versões.A consulta pode ser feita por função, aplicação, tipo de alteração em um período (tempo/data) ou por uma palavra chave.Após a seleção realizada, clicar com o botão direito do mouse “Atualizar consulta” ou tecla F5.


1.3 Opções

Informações do usuário, dados que somente serão vigentes para o usuário que estiver logado.

a) O usuário pode informar dados pessoais, como Ramal, e-mail, senha do e-mail (objetivo de receber o e-mail pelo Tasy);b) Função Inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher uma função para abrir diretamente, após digitar a senha;c) Perfil inicial: ao entrar no Tasy o usuário poderá escolher um perfil para abrir diretamente, após digitar a senha;d) Texto padrão para as comunicações internas (ex: cabeçalho, assinatura, rodapés);


e) Comunicação Interna > classificação: Ao criar uma comunicação interna qual a classificação (tipo de comunicação) será o padrão do usuário.

f) Cadastro: Esta tela o usuário poderá atualizar os seus dados cadastrais.


g) Endereço usuário: O usuário poderá atualizar seu endereço de correspondência e pessoal.

1.4 Estrutura

Onde estão dispostas todas as funções dos Módulos. Em cada estrutura estão dispostas as funções vinculadas, ficando ativas apenas as que são liberadas para o usuário, conforme liberações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.

1.5 Funções

Onde estão dispostas as funções dos Módulos e outras funcionalidades.


1.5.1 Minha área de trabalho

Função que disponibiliza uma agenda pessoal, onde também podem ser registrados e consultados ramais telefônicos da instituição.


1.5.2 Cadastros

Os Cadastros são utilizados para subsidiar as funções do Tasy, nomeado também como cadastros básicos.Exemplos: Bancos, Condição de pagamento, Intervalo de Prescrição, Local de estoque, Moedas, Motivos de alta, Tipo de Acidente, Tipos de baixa.Os cadastros estão disponíveis conforme liberação de cada perfil e/ou usuário, conforme parametrizações estabelecidas pelo Administrador do Sistema – TI.

1.5.3 Relatórios

Os relatórios disponíveis nesta funcionalidade, são relatórios não vinculados a uma função específica, ou relações de funcionalidades e processos. Exemplo: Lista de Ramais, Pertences Paciente, Solicitação de compras.


1.5.4 Localizar Função e Executar

Digitando o nome da função, o sistema encontra e executa a função instantaneamente.Pode ser digitada apenas parte da palavra (nome da função).

1.6 Perfis e Funções

Os perfis armazenam as ferramentas de trabalho, que serão as “funções”, conforme o processo das unidades de trabalho.

Funções são os ícones, presentes nos perfis. Onde serão executados os processos de trabalho dos usuários.


1.7 Teclas de Atalho

Com a opção (Shift + F1), poderá ser consultado a lista de atalhos do sistema Tasy.Estes atalhos podem ser utilizado através de qualquer função.

1.8 Utilitários das funções

1.8.1 Botões

Os botões poderão ser vistos e utilizados nas funções.Para agilizar o processo, além de clicar no botão, pode ser utilizada a opção (tecla alt + a letra que estiver sublinhada).Exemplo:

Alt + S

Caso seja necessária alguma ação, e o botão esteja desabilitado, deve-se contactar o Administrador do Sistema – TI para ajustar parametrizações.


1.8.2 Mouse

Nas funções temos funcionalidades no mouse (botão do lado direito), onde mostra funcionalidades que possam ser utilizadas.


2. Fluxo Contas a Pagar


3. Cadastros Contas a Pagar

3.1 Cadastro das transações financeiras

3.1.1 Localização do mesmo

Acessar menu “Cadastros” e “Aplicação Principal\Cadastros Gerais\Transação Financeira”.O sistema mostrará em grade todas as transações cadastradas em sua instituição.

Deve conter todas operações relacionadas às movimentações financeiras, como pagamentos, recebimentos, transferências, impostos, investimentos, registros bancários e outros.


3.1.2 Detalhe das informações

Para cada módulo financeiro do sistema, devem ser criadas suas transações específicas, como as utilizadas no caixa, contas a pagar, contas a receber, conciliação bancária, etc...Para cada transação, devem ser definidas as regras de funcionalidades e integrações da mesma com a contabilidade.Devido estas complexidades, sugerimos que as mesmas devem ser definidas e cadastradas por uma equipe interna, envolvendo responsáveis pelas áreas financeira e contábil.

No detalhe de uma transação, podemos verificar as regras disponibilizadas pelo sistema:

Neste conjunto de informações, podemos observar que o Box “Caixa” e “Saldo caixa”, são exclusivos para módulo de tesouraria, que atende transações de caixa.Por outro lado, o Box “Banco” atende transações referente a conciliação bancária.Desta forma, devemos observar e definir as regras com muita atenção e responsabilidade.

Seqüência: código sequencial gerado pelo sistema.

Código: informado pelo usuário para controle numérico interno da instituição

Descrição: descrição da transação informada pelo usuário.

Caixa: neste campo podemos informar como esta transação influencia no caixa.Não entra caixa: quando não é uma transação de caixa.Monetário: ligada a um valor monetário, como recebimento ou pagamento.Documento: fato gerador da entrada do monetário, como número do título ou NF.Transferência de caixa: exclusivo para transferência de saldos de caixa.Monetário + Docto: necessariamente deve ser informado o documento e valor monetário.

Saldo de Caixa: informar como a transação influencia no saldo do caixa.Não altera saldo: quando não é uma transação de caixa.Entrada: quando a transação representa uma entrada para o caixa.Saída: quando a transação representa uma saída para o caixa.


Banco: forma na qual a transação influencia no saldo bancário.Não entra banco: não é uma transação de banco.Debita: representa um débito para a conciliação bancária.Credita: representa um crédito para a conciliação bancária.Não atualiza: é uma transação que não interfere no saldo bancário.

Contabiliza na conta do banco do controle bancário: trata se o sistema deve ou não utilizar a conta contábil informada no cadastro das contas correntes de banco para contabilizar o movimento financeiro. Válido somente para transações financeiras do módulo de controle bancário.

Contas a Pagar: identifica se a transação poderá ser visualizada e utilizada no Contas a Pagar.

Contas a Receber: identifica se a transação poderá ser visualizada e utilizada no Contas a Receber.

Autenticar: identifica se a transação vai exigir autenticação mecânica dos documentos no caixa.

Transação para recebimento em cheque: Classifica modalidade de cheque no recebimento caixa.

Não é cheque: Não é uma transação de recebimento em cheque.Cheque a vista ou pré-datado: Recebimento em cheque, mas não controla modalidade.Cheque pré-datado: Exclusivo para recebimento em cheque pré-datado.Cheque a vista: Exclusivo para recebimento em cheque a vista.

Tipo portador padrão cheque: Identifica o portador padrão para o cheque, que o sistema deve gerar ao lançar o cheque. Utilizado na administração de cheques e cobrança. Usuário poderá optar por algum dos tipos (banco, carteira, empresa de cobrança, advogado, etc..), ou deixar campo sem seleção, repassando a definição para usuário que esta fazendo o registro.


Portador padrão do cheque: Complemento da informação anterior, se for selecionado o tipo “Banco”, o sistema vai abrir lista de bancos para optar pelo banco padrão, e assim para demais tipos. Caso não tenha selecionado o tipo padrão, não poderá definir o portador padrão.

Transação para recebimento em cartão de crédito: Identifica se esta é uma transação exclusiva para recebimentos em cartão de crédito. Neste caso, ao lançar a transação, o sistema vai habilitar campos complementares para identificar o cartão de crédito.

Transação para recebimento em cartão de débito: Identifica se esta é uma transação exclusiva para recebimentos em cartão de débito. Neste caso, ao lançar a transação, o sistema vai habilitar campos complementares para identificar o cartão de débito.

Transação para recebimento e pagamento em espécie: Identifica se esta é uma transação exclusiva para operações em espécie (dinheiro).

Ação: determina a ação que o sistema deverá executar no momento da utilização da transação financeira, como baixar o borderô, baixar depósito, devolver adiantamento, etc...

Transação transferência caixa: Define a transação padrão para as operações de transferências de entrada e saída entre caixas e tesouraria. Desta forma, se a tesouraria lançar uma transferência de saída para determinado caixa, o sistema gera automaticamente a transferência de entrada neste caixa do mesmo valor enviado.

Transação correspondente (Banco): Informar a transação financeira que deverá ser gerada automaticamente para a conciliação bancária, a partir da utilização desta transação posicionada.Exemplo: transferência entre contas correntes, crédito conta corrente, etc..

Tipo de recebimento padrão: Utilizado para o sistema definir o tipo de recebimento de um título a receber. Como esta informação é obrigatória na baixa de títulos a receber, podemos definir este padrão para cada transação de recebimento de título. Exemplo: Tipo “Perdas” para baixa por perdas.Usuário pode optar por definir o padrão, repassando para usuário que esta baixando o título definir o tipo de recebimento.


Situação Ativa: Determina se a transação está ativa ou inativa para uso no sistema.Caso não estiver checado (inativa), nenhuma operação poderá utilizar esta transação.

Tipo de baixa tesouraria: Identifica o tipo padrão de baixa, para os títulos a pagar lançados na função de tesouraria, como um estorno ou devolução de nota fiscal, descontos, etc...

Conta Financeira: Informar a conta financeira do fluxo de caixa que deve ser atualizada quando esta transação financeira for utilizada. Sem esta informação, não será considerado para o fluxo de caixa.

Histórico controle bancário: histórico padrão da contabilização da transação financeira. Somente para transações do módulo de controle bancário.

Histórico da Tesouraria: histórico padrão da contabilização da Tesouraria. Somente para transações do módulo de tesouraria.

Permite mais de um centro de custo na transação: utilizado para rateio de despesas ou receitas para cada centro de custo relacionado ao título.

Permite gerar devolução de cheque por esta transação: Utilizado para identificar e restringir as transações utilizadas na devolução de cheque.

Transação para negociação de cheques: Indica se esta transação pode ser utilizada como base para a negociação de cheques na função tesouraria.

Orientação campo histórico: Descrever orientação interna da instituição para lançamento desta transação. Poderá ser visualizado no momento do registro da transação.

3.1.3 Relacionamento das transações com caixas

O sistema permite restringir as transações financeiras da tesouraria, por caixa da instituição.Desta forma, podemos impedir que um caixa específico do Pronto Atendimento efetue pagamentos à fornecedores, adiantamento de repasses médicos, etc...Selecione a transação financeira e abra a pasta “Caixas liberados para a transação”.Nesta pasta, inclua os caixas que podem efetuar esta transação.Se não tiver nenhum caixa registrado, a transação estará disponível para todos os caixas.Uma vez que se cadastre um caixa, somente este ou demais cadastrados poderá efetuar a operação.


3.1.4 Definição de campos a serem informados para cada transação financeira

O sistema permite que a instituição defina quais informações serão necessárias no lançamento de uma transação financeira.Selecione a transação financeira e abra a pasta “Campos da Transação Financeira”.Nesta pasta, selecione os campos que serão habilitados para efetuar esta transação.

Para cada campo, definir as regras do mesmo para esta transação:


Obrigatoriedade: Obrigatório: Sistema vai exigir o preenchimento deste campo.Não obrigatório: Permite que seja preenchido ou não.Mutuamente exclusivo: Quando selecionado, deverá ser informado qual outro campo é mutuamente exclusivo, e desta forma o sistema vai permitir que seja preenchido um ou o outro campo, nunca os dois simultâneos. Exemplo: Na transação de pagamento de honorários, poderá ser destinada a pessoa física (Médico) ou pessoa jurídica (clínica do médico).

Campo Mutuamente exclusivo: Selecionar outro campo que poderá substituir o posicionado.

Primeiro Foco: Identifica para o sistema, qual o campo receberá primeira digitação.Exemplo do campo mutuamente exclusivo:


3.1.5 Recurso de comunicação relacionada a transação financeira

O sistema permite que a instituição defina quais transações devem gerar uma comunicação interna, com definição de destinatário e texto de comentário.Desta forma, o sistema acumula os dados da transação, mais o texto fixo e envia para o destinatário no momento do lançamento da mesma.Selecione a transação financeira e abra a pasta “Comunicação Interna”.

Usuário comunicado: Selecionar usuário que deve receber a comunicação.

Perfil comunicado: Selecionar perfil que deve receber a comunicação.

Texto: Texto complementar a ser anexado ao texto com dados da transação, documento e valor montado pelo sistema, e enviado na comunicação interna.

Este recurso também pode ser utilizado, para avisar o financeiro que esta sendo baixado um título de paciente, pela transação de gratuidade.


3.1.6 Regras de contabilização da transação financeira

O sistema permite que a instituição defina as regras de contabilização de cada transação financeira.Selecione a transação financeira e abra a pasta “Regras Contabilização”.

No detalhe, temos os campos necessários a esta parametrização.


Débito ou crédito: Identificar se este campo vai gerar um lançamento de débito ou crédito na contabilidade.

Regra conta: Selecionar opção que sistema deve utilizar para definir número da conta contábil a ser feito o lançamento.

Fixo : Deve ser informado no campo conta contábil a conta correspondente.Cadastro de bancos: Sistema busca a conta do cadastro de banco correspondente.Cadastro de pessoa física ou jurídica: Sistema busca de um destes cadastros, dependendo se foi lançado para pessoa física ou jurídica.Informado pelo usuário na movimentação: Usuário informa a conta contábil no lançamento da transação.Cadastro de convênio(CGC): Utiliza conta do cadastro de pessoa jurídica correspondente ao convênio utilizado.Cadastro de convênio (Glosa): Utiliza conta do cadastro de convênio de glosa.Caixa da tesouraria: Utiliza conta vinculada ao caixa da função tesouraria.Cadastro de terceiros: Utiliza conta do cadastro de terceiros.Setor do usuário: Utiliza conta do setor ao qual o usuário que realizou o lançamento pertence.

Regra centro custo: Selecionar opção que sistema deve utilizar para definir centro de custo que receberá o lançamento contábil.

Fixo : Deve ser informado no campo centro de custo o correspondente.Informado pelo usuário: Usuário informa o centro de custo no lançamento da transação.Nulo: Quando o lançamento contábil não é realizado por centro de custo.Setor do usuário atendimento: O sistema vai obter o centro de custo vinculado ao setor de atendimento do paciente ou usuário de atendimento.

Campo: Selecionar o campo que contem o valor a ser contabilizado.Para esta situação, usuário deve dar um “enter” neste campo, para o sistema disponibilizar uma lista para seleção dos campos disponibilizados pelo mesmo.

Conta contábil: Selecionar a conta contábil, somente quando regra da conta for “Fixo”.

Centro Custo: Selecionar o centro de custo, somente quando regra do mesmo for “Fixo”.

Histórico: Selecionar histórico padrão que sistema deve gerar junto com lançamento contábil.

Utilizar valor absoluto(sem sinal): Identificar se este valor deve desconsiderar sinal (negativo) ao gerar o lançamento contábil. Depende da forma de receber informação para outros sistemas contábeis integrados ao Tasy.

Dt início vigência: Data inicial que deve ser considerada esta regra.Obs. Caso não informado, não será considerado.

Dt fim vigência: Data final que deve ser considerada esta regra.Obs. Caso não informado, não será considerado.

Situação ativa: Identifica se esta regra continua ativa (checada) ou inativa (não checada).


Exemplo de regra que não utiliza conta contábil fixa:


3.1.7 Incidência de taxa sobre uma transação financeira

O sistema permite definir uma transação de taxa que deve ser disparada automaticamente no lançamento de outra transação.Selecione a transação financeira e abra a pasta “Taxa transação financeira”.

Transação financeira taxa: Selecionar a transação financeira corresponde à taxa que deve ser gerada, de acordo com a transação lançada.Deve estar previamente cadastrada como uma transação.

Percentual: Informar o percentual que deverá ser aplicado sobre o valor da transação para gerar o valor correspondente da transação de taxa.


3.1.8 Restrição das transações por usuário do sistema

O sistema permite definir quais usuários do sistema tem acesso no lançamento de transações financeiras específicas.Selecione a transação financeira e abra a pasta “Usuários liberados para transação”.

Cadastre os usuários restritos que podem efetuar lançamento da transação financeira selecionada.Se não tiver nenhum usuário cadastrado, não existirá restrição para o sistema.Basta ter apenas um usuário cadastrado, para o sistema limitar o lançamento desta transação para estes usuários.


3.2 Parâmetros do Contas a Pagar

Neste cadastro são registradas todas as regras padrões da instituição referente ao módulo de contas a pagar.Automatiza várias funcionalidades do sistema, baseadas nestes parâmetros:

. Gerar título a pagar para o fornecedor, no lançamento de NFE.

. Gerar título a pagar de impostos, no lançamento de NFE.

. Inclusão de padrão de juros e multas nos títulos a pagar.

. Forma de baixa dos títulos a pagar, de acordo com operação realizada.

. Gerar as transações financeiras correspondentes de cada operação.

. Regras para lançamentos contábeis gerados por estas operações.

Informações adicionais de cada campo, poderá ser obtido com o recurso de (Shift+F8) sobre o campo. (help de campo).


3.3 Tipo de baixas contas a pagar

A instituição registra neste cadastro, todas as opções ou tipos de baixa de um título a pagar.Para cada tipo, deve definir as regras e padrões disponibilizados pelo sistema.Além de possibilitar regras diferenciadas para cada tipo, esta classificação poderá ser utilizada nos relatórios e indicadores gerenciais.O campo de código de integração externa, somente deverá ser informado quando existir uma integração entre o Tasy e outro sistema da instituição.


3.4 Tipo de taxa

A instituição registra neste cadastro, todas as modalidades de taxas a serem utilizadas no financeiro.

Obs.: Neste exemplo, após 1 dia a taxa será aplicada.


3.5 Tipo de valor

Neste cadastro, são identificados e classificados todos valores que compõe uma nota fiscal.O sistema disponibiliza estas informações para manutenção pela instituição.Existe um vínculo entre o cadastro de tipo de valor, com o cadastro de tributos, que será visto em seguida.


3.6 Cadastro de tributos

Neste cadastro, são registrados todos os tributos envolvidos nas operações fiscais envolvidas com a instituição.Para cada tributo, existe uma série de padrões e regras que devem ser cadastrados para automatizar o processo dos mesmos.Da mesma forma que no cadastro de tipo de valor, existe o vínculo do tributo com o tipo de valor.Observar campo “Gerar título pagar”, ele indica se deve ser gerado um título a pagar deste tributo da nota fiscal, uma vez que o destinatário do mesmo é diferente da pessoa jurídica, normalmente Delegacia da Receita Federal do município.Caso estiver checado, vai gerar o título a pagar com os dados constantes na pasta “Regra tributo contas pagar”, demonstrado na seqüência.


3.7 Cadastro de Bancos

Neste cadastro, são registradas todas as instituições bancárias envolvidas nos processos de pagamentos e recebimentos da instituição.No registro de recebimento em cheque, deve constar o banco e agência bancária deste cadastro.As contas bancárias da instituição também se relacionam com este cadastro.Todo processo de recebimento e pagamento escritural, tem como base as regras e padrões cadastradas nesta tabela. Estes padrões são disponibilizados por manuais pelas instituições bancárias.


3.8 Cadastro de Moedas

Neste cadastro, são registradas todas as moedas utilizadas pela instituição nas operações financeiras.Cliente pode manter registro das cotações de cada moeda, caso julgar necessário.


3.9 Condição de Pagamento

Neste cadastro, são registradas todas as condições de pagamento utilizadas pela instituição nas operações financeiras.Para cada condição de pagamento, selecionar a forma de pagamento, que vai definir primeiro dia de vencimento.Identificar como o sistema deve proceder quanto aos feriados e finais de semana para a data de vencimento.Definir as parcelas e taxas de ajustes para condições parceladas.


3.10 Tipo de Conta Bancária

Permite o cadastro dos tipos de cantas bancárias.


4. Função Títulos a Pagar

Esta função centraliza todo registro, manutenção e consulta dos compromissos a pagar da instituição. Para o sistema, toda operação que resulte em um compromisso financeiro a pagar, como NFE e repasse à terceiros, gera um título a pagar.No caso das NFE, após fechamento da mesma, automaticamente o sistema vai gerar um título a pagar para o fornecedor da mesma, bem como poderá gerar títulos separadamente para cada destinatário dos impostos contidos na NFE.Nos repasses de valores aos médicos ou parceiros da instituição, a geração do título depende de uma ação final do usuário que administra os repasses na função “Repasse de Terceiros”.Responsável do contas a pagar, também poderá efetuar lançamentos manuais de títulos nesta mesma função para os demais casos, como fatura de energia elétrica, água, etc..., que não possuem uma NFE para serem lançados automaticamente.

4.1 Lançamento manual de um novo título

Para registrar um novo título, usuário deve acessar a função e dar um clique no botão “Novo”.O sistema vai abrir um novo título, identificando vários campos com base nos padrões do cadastro de parâmetros do contas a pagar.Número do título é gerado automaticamente pelo banco de dados, evitando-se controle manual pelo usuário.Usuário deve selecionar a pessoa física ou jurídica para a qual o compromisso de pagamento deve ser realizado.Caso tenha selecionado uma pessoa jurídica, o sistema busca os campos de telefone, contato e forma de pagamento do cadastro de pessoa jurídica.Os dados de banco, agência bancária e conta, o sistema busca do cadastro de pessoa física ou jurídica selecionada como beneficiária do título a pagar pela instituição.


Usuário deve lançar seguintes dados:

Valor: Corresponde ao valor original do título a pagar.Saldo: O sistema vai gerar com mesma informação do campo “valor”.Vencimento: Sistema sugere data atual, mas permite alteração. Representa a data de vencimento do título que esta sendo digitado.Telefone, contato e forma de pagamento: Campos informativos obtidos do cadastro de pessoa jurídica.Banco, agência e conta: Campos informativos obtidos do cadastro de pessoa física ou jurídica que representa a conta bancária do beneficiário.Tipo: Selecionar o tipo de título correspondente. Representa domínio 502 do sistema, entre os quais duplicata, nota fiscal e bloqueto.Situação: Selecionar situação do título. Representa domínio 501 do sistema, entre os quais aberto, cancelado, desdobrado e liquidado.Origem: Selecionar agente gerador da obrigação a pagar. Representa domínio 500 do sistema, entre os quais nota fiscal, repasse, impostos, etc... Quando integrado de outro módulo, o sistema gera a origem automaticamente. Na inclusão manual, sugere automaticamente a origem “manual”.Tipo de baixa negociada: Tipo de baixa padrão, negociada com o fornecedor, sistema obtêm do cadastro de pessoa jurídica.Código retenção: Quando o título for de tributo, o sistema vai gerar com o código correspondente do DARF. O sistema busca do cadastro de tributos, pasta “Regras tributos contas a pagar”.Bloqueto: Corresponde ao nº do bloqueto do fornecedor, gerado a partir da pasta “bloqueto”, onde o código de barras pode ser lido ou digitado manualmente.Valor associado ao bloqueto: Somente informativo do valor vinculado ao bloqueto. Documento: Número do documento que originou o título, de acordo com o tipo de título, como número da duplicata, nota fiscal ou bloqueto. Quando integrado de outros módulos, o sistema gera automaticamente.Nosso número: Corresponde ao número de controle do título do fornecedor.RPA: Controle interno do número do Recibo de Pagamento Autônomo, quando efetuado pagamento para pessoa física.Origem: Corresponde ao título de Origem após o desdobramentoExterno: Identifica número do título do sistema antigo da instituição para os casos de integração ou importação de base.Borderô: Quando o título é vinculado a um borderô de pagamento, o sistema vai gravar neste campo o número do borderô ao qual foi inserido. Esta funcionalidade se aplica somente quando esta parametrizado para a instituição que somente vai vincular um título a somente um borderô. Caso contrário este campo não será utilizado. Observar parâmetro da função borderô a pagar.Tributo: Selecionar na inclusão manual de um título de tributo.Descrição do tributo: O sistema identifica o tributo, quando gerado automaticamente.Tipo de taxa de juros: tipo da taxa de juros aplicada sobre o título, como mensal, diária, etc...Taxa de juros: percentual de juros, onde o sistema gera o padrão do cadastro de parâmetros do contas a pagar, e permite manutenção diferenciada para o título posicionado.Tipo de taxa de multa: tipo da taxa de multa aplicada sobre o título, como mensal, diária, etc...Taxa de multa: percentual de multa, onde o sistema gera o padrão do cadastro de parâmetros do contas a pagar, e permite manutenção diferenciada para o título posicionado.Emissão: Data de emissão do título, sistema gera com data atual e permite manutenção.Vencimento Original: Data de vencimento informado no campo vencimento do cabeçalho do título.Contábil: Data do lançamento para fins contábeis.Vencimento Atual: Vencimento vigente, após mudança do vencimento original.Liquidação: Gerada pelo sistema no momento da baixa total do título.Lote contábil: Quando título é inserido em um lote para contabilização, o sistema atualiza este campo com o número deste lote.Valor do título: Representa o valor original do título, informado no cabeçalho da tela.Valor de Saldo: Valor de saldo atual do título.IR,INSS,ISS : Valor correspondente destes impostos, provenientes da nota fiscal.Despesa borderô: Valores para outras despesas de pagamento, como tarifas bancárias, etc... Revisão: 002 Data Alteração: 05/10/2010 46

Moeda: Selecionar moeda na qual esta representada os valores do título.Juros: Calculado pelo sistema, ou digitado manualmente pelo usuário, de acordo com taxa de juros.Multa: Calculado pelo sistema, ou digitado manualmente pelo usuário, de acordo com taxa de multa.Tipo taxa do desconto antecipado: tipo da taxa de desconto, aplicada sobre o título, caso ocorra antecipação de pagamento.Taxa de desconto: Corresponde ao percentual de desconto, de acordo com tipo anterior.Valor de desconto: Quando o título possuir um valor pré-fixado de desconto na antecipação.Por dia: Indicar quando valor de desconto for diário, caso contrário não vai considerar dias de antecipação.Data limite: Informar quando desconto possuir uma data limite para a concessão do desconto.Transação financeira de baixa: Quando informada, vai sobrepor a transação de baixa do borderô, para baixa por borderô. Se baixar via borderô e não tiver informação, vai inicializar com transação do borderô.Para qualquer tipo de baixa, se não tiver transação na pasta “Baixa”, no momento de contabilizar as baixas, vai atualizar a transação da pasta baixa com esta informação.Transação financeira de contabilização: Selecionar transação financeira de contabilização da provisão de pagamentos.Observação: Permite registro de alguma observação do usuário referente a este título.Origem do desdobramento: Sistema vai atualizar com número do título que foi desdobrado e que deu origem a este posicionado.Parcela do desdobramento: Sistema vai atualizar com o número da parcela que este título representa da original. Como por exemplo, um título desdobrado em 30, 60 e 90 dias, onde 30 representa a primeira parcela, 60 a segunda e assim sucessivamente.De do desdobramento: Sistema vai atualizar com o número total de parcelas desdobradas.Data e usuário de liberação: Sistema atualiza com dados do usuário que liberou o título para pagamento.Banco portador: Selecionar o banco portador do título, quando for destinado para um banco.Complemento: Texto complementar referente ao título, onde o sistema grava algumas informações de acordo com operações realizadas com o título. Como no caso do desdobramento, o sistema grava os números dos títulos desdobrados no título original.


4.2 Distribuição dos compromissos financeiros a pagar

A pasta Centro de Custo e Conta serve para registro da distribuição do título a pagar por centro de custo, conta contábil ou conta financeira.Com estas informações lançadas, é possível a integração com módulos de custos, contábil e fluxo de caixa.Para os títulos gerados a partir da digitação de NFE, o sistema gera automaticamente estes dados, baseados em cadastros nos módulos específicos.

Exemplo: Título de NFE de materiais hospitalares

Exemplo: Título de fornecimento de água (Cadastro critério de rateio do módulo contábil)


4.3 Baixa de um título a pagar

A baixa de um título a pagar, poderá ser realizada de várias formas:

4.3.1 Digitação manual na pasta “Baixa” do título selecionado.

Neste caso, usuário deve informar dados da baixa, e de acordo com tipo de baixa, sistema pode definir a transação financeira de baixa, de acordo com cadastro de tipo de baixa do contas a pagar.

4.3.2 Baixa pela função Borderô a Pagar

Após confirmar a baixa na função Borderô a Pagar, o sistema vai gerar um registro de baixa com informação do número do borderô.

4.3.3 Baixa pela função Pagamento Escritural

Após confirmar a baixa na função Pagamento Escritural, o sistema vai gerar um registro de baixa com informação do número escritural.

4.3.4 Baixa pela função Tesouraria

Não é muito comum, mas o pagamento de uma nota de fornecedor, diretamente pelo caixa, pode ser efetivada na função tesouraria.


4.3.5 Baixa com cheques

Na pasta “Cheques”, o sistema permite baixar o título pela emissão de cheques:Chamar função “Digitação de cheques”, nesta função, que o sistema vai chamar outra função para registro dos cheques. / (Mouse lado direito Digitação de Cheques).Observar parâmetro 50-Mostrar todos os cheques ao chamar a digitação de cheques, deverá estar como N-Não, para evitar busca geral de toda base de cheques.

Selecionar banco, agência e conta do cheque que será emitido.Desta forma, o sistema mostra o cheque inicial, de acordo com controle no cadastro de “Bancos”.Caso o cheque já estiver cadastrado, poderá ser selecionado.


Utilizar botão “Novo”, para registrar novo cheque, informando o número caso o controle não esta configurado para o sistema.

Usuário poderá optar neste momento por “Emitir em impressora de cheque”. Pode optar pela compensação deste cheque, se tiver transação financeira configurada para esta finalidade.


Após digitação de todos os cheques, ao fechar a função “Cheques”, o sistema vai solicitar se deseja baixar o título.

Com a confirmação de baixa, o sistema vai baixar o título identificando o tipo de baixa cadastrado para cheques.


Esta baixa somente será realizada, se tiver um tipo de baixa do contas a pagar com tipo de consistência cheques.

4.3.6 Baixa pelo adiantamento

A instituição pode realizar adiantamentos aos fornecedores, quando tiver disponibilidade financeira e optar por este recurso.Os títulos pendentes, podem ser baixados com recursos destes adiantamentos:

. Selecionar a pasta “Adiantamentos”

. Fazer novo registro

. No campo adiantamento, dar “enter” e selecionar o adiantamento pendente.

. Poderá selecionar outros, caso saldo não seja suficiente.

. Desta forma vai baixar integral ou parcialmente o título, de acordo com valores selecionados.. Caso valor do adiantamento for superior ao saldo do título, a diferença permanece

como adiantamento pendente.


4.3.7 Baixa pelo bloqueto

Posicionar no título referente ao bloquetoAcessar a pasta bloqueto e optar pela forma de leitura, de acordo com seu bloqueto, pois as informações são diferentes dependendo da forma selecionada.Passar código de barras no bloqueto ou digitar código no campo código leitura.

Após dar enter, para confirmar o código, o sistema vai mostrar os dados do bloqueto, obtidos do código de barras do mesmo.


Se o valor do título for igual ao valor do bloqueto, o sistema vai solicitar mudança do tipo do título para bloqueto.Confirmado esta solicitação, o título passa a ser um bloqueto, é registrado o número do bloqueto no título e não é baixado o mesmo.Este título, pode ser baixado posteriormente por outra modalidade, como a conciliação bancária.

Se o valor do título for menor que o valor do bloqueto, o sistema vai solicitar se deseja associar o bloqueto com outros títulos.


Se confirmado o desejo de associar com outros títulos, o sistema vai demonstrar todos os títulos em aberto deste beneficiário.Nesta tela podemos selecionar vários títulos, até fechar valor do bloqueto com totais dos títulos.

Confirmar a operação, solicitada pelo sistema.


Neste caso, o sistema vai liquidar os títulos selecionados, alterando tipo para bloqueto e atualizando informação do número do bloqueto.Na observação, vai registrar para qual título foi transferido o mesmo.

O sistema gera um novo título, com valor total do bloqueto, relacionando os títulos que foram agrupados.

Exemplo de bloqueto original – 00191374400000510000000001450200000005751000Valor de R$ 510,00


4.4 Alteração de um título a pagar

O sistema possibilita uma segurança nas informações de títulos a pagar, não permitindo alterações diretas de valores, beneficiários e vencimentos após liberação do mesmo.Para isto, foram criadas pastas específicas, onde somente com permissões de parâmetros o usuário poderá efetuar tais alterações, salientando que serão gerados registros destas manutenções.

Alteração de valor do título:

Neste caso, observar transação financeira, para contabilizar diferença a maior ou menor.

Alteração de vencimento do título:


Obs. Juros e multas, de acordo com novo vencimento.Alteração do beneficiário(cedente):

Obs.: Ocorre principalmente nos repasses, onde médico pode optar de receber como pessoa física ou jurídica, ou nos lançamentos manuais com erros de digitação.

Alterações em lote:Nesta situação, usuário quer alterar vários títulos ao mesmo tempo, onde deve realizar:. Selecionar pasta “Alterações em lote”. Chamar menu “Selecionar títulos”, onde vai selecionar todos os títulos a serem alterados.. Após selecionado, poderá marcar os desejados, ou pelo menu “marcar todos os títulos”. Chamar menu “alterações” e informar dados desejados


4.5 Consulta de um título a pagar

Para consultar um título a pagar específico na função “Título a Pagar”, deve-se primeiramente localizar o mesmo.Dispondo do número do título, basta digitar o mesmo no campo “título” e dar enter.Caso não possuir o número, dar enter no mesmo campo, que o sistema vai chamar uma tela de localização de títulos.

Nesta tela, devem ser alimentados os filtros desejados, e utilizar botão “Consultar” para o sistema trazer todos os títulos que atendem os filtros.Observar para que abrangência dos filtros, não traga um volume muito grande de títulos, evitando-se demora na pesquisa.

Selecionar um dos títulos apresentados e dar enter ou duplo click, para o sistema mostrar o mesmo.


4.6 Relatórios dos títulos a pagar

Para emitir uma posição atual dos títulos a pagar, usuário deve optar pela pasta “Relatórios” da função “Títulos a Pagar”.Informar os filtros e quebras desejadas, checar no campo “Imprimir”, e utilizar botão “visualizar” ou “imprimir” para consultar em tela ou imprimir o relatório.


4.7 Tratamento de impostos

A instituição poderá parametrizar para o sistema gerar os impostos em outro título, conforme documentado nos itens “cadastro tipo de valor” e “cadastro de tributos” desta apostila.Neste caso, o sistema vai gerar automaticamente o título para estes impostos.

Para o caso de um título digitado manualmente, usuário poderá solicitar que o sistema calcule os impostos e gere títulos individualizados para cada imposto.


Após digitado título, acessar pasta “Impostos”, e chamar função “Gerar tributos título”.Desta forma, o sistema vai identificar e gerar os tributos necessários do título.

Para aqueles tributos que possuem cadastros da forma que deve gerar o título dos tributos, o sistema gerou estes títulos automaticamente.

Existe também possibilidade de gerar o título para cada tributo, com ação manual, chamando função “Gerar título para o produto” nesta mesma tela.


4.8 Inconsistências do Rateio

O sistema vai demonstrar nesta tela, se ocorreu alguma inconsistência no cálculo de rateio, quando não foi previsto ou informado um centro de custo, e valor total do título for diferente do rateio.

4.9 Histórico do Título a Pagar

O sistema disponibiliza uma tela para registros de acordos com fornecedor.


5 Função Borderô a Pagar

Esta função é utilizada para controle e baixa de vários títulos ao mesmo tempo.Pode ser montado um borderô para um fornecedor, uma ação como pagamento de férias, ou de acordo com padrão do usuário.Fazer um novo registro e após informar os dados e salvar o borderô, chamar função “Selecionar títulos” para inclusão dos mesmos no borderô que esta sendo montado.

Pode selecionar vários títulos:


Após confirmação dos títulos, o sistema vai vincular os mesmos ao borderô:

Neste momento, usuário pode optar pelas funcionalidades:. Retirar títulos selecionados - Excluir títulos selecionados do borderô.. Retirar todos os títulos – Excluir todos os títulos do borderô.. Calcular desconto – Calcula desconto para o título, por antecipação de pagamento.. Gerar desconto – Gera desconto para os títulos. Recalcular juros e multas – Recalcula com base nos vencimentos e taxas padrões.. Vincular cheques ao título – Vincula cheque emitido, ao título selecionado, efetuando baixa por cheque deste título.. Vincular cheques ao borderô – Vincula cheque emitido previamente com todo borderô.Neste caso, registra na pasta “Cheques” os que foram vinculados.


Baixar os títulos do borderô – com esta funcionalidade, o sistema vai baixar os títulos ligados ao borderô.Atualiza a data de pagamento real, com data do sistema.

Além de liquidar o título, vai registrar na baixa o número do borderô utilizado.

Obs. Para os casos em que não temos o cheque registrado no sistema, para vincular com determinado título ou borderô, podemos registrar um cheque através do botão “Cheques”, com mesmo tratamento descrito anteriormente na baixa direta pelo título a pagar com cheque.


6 Função Pagamento Escritural

Tem mesmo objetivo do borderô de pagamento, ou seja, baixar vários títulos ao mesmo tempo.A diferença desta função, é que gera eletronicamente os dados para serem enviados ao banco.Desta forma, teremos um retorno eletrônico do banco com a confirmação de baixa ou demonstrativo de erros no arquivo de envio.Abrir um novo registro como tipo de remessa, informando banco e agência que efetuará o pagamento.

Selecionar os títulos para este pagamento:


Chamar função “Pagamento bancário”:

Desta forma, o sistema vai solicitar local para salvar arquivo que deve ser enviado ao banco.


Após receber arquivo de retorno do banco, deve chamar a função “Retorno Banco” e selecionar arquivo eletrônico enviado pelo banco.Este processo vai gerar um registro na pasta de retorno, contendo todos os erros identificados pelo banco.Estas mensagens de envio e retorno, devem estar previamente cadastradas no cadastro de banco.Quando não tiver erro no processo de retorno, usuário deve chamar função “Baixar títulos inclusão aceita”, para liquidar o título.

No próprio título baixado, ficará identificado o número escritural que realizou sua baixa.


7 Indicadores de gestão

O sistema disponibiliza um cenário de indicadores de gestão próprio para o contas a pagar, além de outros utilizados por toda área financeira.

Selecionar o indicador “Contas a pagar”, e selecionar filtros e dimensões desejados:


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