BeautyNow Versão Final 27082015

Gerenciamento de Aquisições de Projetos

FGV- Decision - Porto Alegre RS

Gerenciamento de Projeto - Proj.33

SOBRE A EMPRESA

A BeautyNow será uma empresa importadora e comercializadora de

produtos de beleza para o publico masculino e feminino através de um “Business-to-consumer” ou B2C. O processo de venda será personalizado, uma equipe composta por 12 Agentes de Beleza visitarão o cliente em seu domicílio e/ou escritório com um kit de amostras físicas e com um programa inteligente, denominado Prova Virtual que permitirá uma simulação digital associando os produtos disponíveis da empresa com as características físicas do cliente.

OBJETIVO DO TRABALHO

Gerenciar as aquisições do Projeto BeautyNow conforme as boas práticas do PMBOK, desenvolvendo o plano de gerenciamento de aquisições alinhado ao plano estratégico, atendendo seus quesitos de qualidade, prazo e custo, de forma a fornecer subsídios para a tomada de decisões.

SOBRE O PROJETO

A empresa BeautyNow estará localizada em um prédio locado na Av. Assis Brasil, 7361, no Bairro Cristo Redentor, na cidade de Porto Alegre/RS e terá uma intervenção arquitetônica com obra para adaptação das atividades. As instalações previstas para a sede são: Escritório Administrativo, Espaço para Agentes de Beleza, Depósito, Centro de Distribuição e Controle, Espaços Infraestrutura interna e externa, Almoxarifado e na área externa Estacionamento para Veículos e Bicicletas. Faremos a Certificação do Selo LEED-EB-OM - O USGBC (United States Green Building Council) lançou, em 2009, o LEED EB O&M (Leadership in Energy and Environmental Design - Existing Buildings - Operation and Maintenance), certificação destinada a avaliar as questões de uso e manutenção dos edifícios. Faremos a certificação inicialmente com o nuero minimo de pontos necessários. A Certificação Digital requisito obrigatório para servidores web ou Certificados SSL/TLS. Deverá seguir todas as instruções do Ministério da Fazenda através da Normativa RFB N°1534, de 22 de Dezembro de 2014. Esta certificação ficará a cargo da empresa terceirizada que fará o desenvolvimento de toda a rede de TI da empresa e do site da BeautyNow.

POLÍTICA DE ATUAÇÃO

Definição do negócio ampliado da empresa Importadora e comercializadora de produtos de belezas de alto valor agregado para classe A e B. Missão Comercializar produtos de beleza através de site próprio, oportunizando serviço de atendimento diferenciado e personalizado de forma a promover o seu bem-estar e comodidade, proporcionando uma experiência de compra única. Visão Ser reconhecida como uma empresa inovadora, atingindo a liderança de mercado da Região Sul em dez anos através de uma experiência de consumo digital, investimento em tecnologia e inovação de serviços, contribuindo para a ampliação do varejo digital. Valores Integridade, cooperação, excelência de desempenho, respeito à vida.

FCS

§  Compromisso com a entrega; §  Atenção a pedidos específicos do cliente; §  Relacionamento com o cliente; §  Atualização da cadeia de produtos; §  Tempo de resposta às mudanças de mercado; §  Acesso à mão de obra qualificada

Fatores Críticos de Sucesso

JUSTIFICATIVA

O projeto BeautyNow nasceu em Porto Alegre, no ano de 2014 quando, através de ampla pesquisa com consumidores locais, foram detectadas oportunidades no mercado de Porto Alegre/RS e Região Metropolitana, mais especificamente concentrada nas classes sociais A e B, tanto para o segmento feminino quanto para o masculino pelo Sponsor deste projeto.

A constituição da empresa de importação, obra civil no predio, certificações digitais e selo Leed, aprovações em órgãos públicos, licenças de instalações e operações, treinamentos além do desenvolvimento de parcerias com as principais marcas do ramo ou com seus representantes e operação assistida por três meses fazem parte do escopo do projeto.

Do Projeto BeautyNow

WBS DO PROJETO

CRITÉRIOS M/B

Os critérios utilizados para a definição dos pacotes make e buy foram: 1 – Core Business da Empresa A empresa definiu como pacotes make aqueles para cuja realização tem expertise, considerando a equipe de socioinvestidores – com experiência no ramo do negocio – e a equipe da BeautyNow, especializada no gerenciamento de projetos. Exemplos: “Plano de gerenciamento de escopo” e “Importadora e Comercializadora”. Os pacotes buy, por sua vez, compreenderam aqueles para os quais eram necessários conhecimento e competências alheias ao core business da empresa, como “SITE da Empresa(escritório e depósito)” e “Software de Prova Virtual”. 2 – Necessidade de fornecimento especializado Foram definidos pacotes buy aqueles para os quais era necessário fornecimento especializado, como, por exemplo, os pacotes “Software de Prova Virtual” e “Certificações”, delegados a uma empresa especializada na área.

3 – Capacidade da equipe (Qualidade/Quantidade) O número e o perfil técnico dos integrantes da equipe do projeto, considerando seu escopo total, determinou a opção por alguns pacotes buy como Alvarás, Licenças e Certificações.

CRITÉRIOS M/B

4 – Restrição de Prazo Como a BeautyNow deve iniciar suas em data específica, e a empresa não possui recursos suficientes para atender o tempo de execução do projeto, será realizada a contratação de alguns pacotes de trabalho como, por exemplo, “Constituição da empresa”. 5 – Restrição de Custo As restrições de custo do projeto implicaram a opção por alguns pacotes buy, com valor mais atrativo do que se fossem implementados como pacotes make. Como exemplo, citamos o “O Projeto de Reforma do Empreendimento com inclusão da Sustentabilidade ”, este inclusive com impacto nos custos e riscos ,um importante sub-produto do projeto. 6 – Existência de Fornecedores Confiáveis A existência no mercado de fornecedores confiáveis, alinhada a outros fatores como vantagens de preço (restrição de custo), levou à contratação de alguns pacotes como, por exemplo, “Estudo de Viabilidade Técnica e Legal”, com capacidade de fornecer os serviços de acordo necessidades do empreendimento.

7 – Compartilhamento de riscos Para pacotes de trabalho com grande representatividade para o projeto e não relacionados ao core business da empresa e/ou capacidade da equipe, optou-se pela contratação para o compartilhamento de riscos. Como exemplo, citamos o “Anteprojeto da Reforma do Empreendimento”.

MAPA DE AQUISIÇÕES

Referência! Item a ser

contratado!Ref. WBS! Vendedor Lista! Prazo! Orçamento! Critério

Make/Buy!

RFP-01 Estudo de Viabilidade Técnica e Legal 1.2.1

Empresa 1 Empresa 2 Empresa 3

30 dias R$50.000,00 1,2,6

RFP-02 Anteprojeto do Empreendimento 1.2.5


45 dias R$100.000,00 1,2,7

RFP-03 Projeto Executivo do Empreendimento 1.2.6


90 dias R$350.000,00 2,5

RFP-04 Certificações 1.3.6 Empresa 10 Empresa 11 Empresa 12

30 dias R$75.000,00 1,2

RFP-05 Constituição da empresa 1.6.1


30 dias R$27.500,00 4

RFP-06 Licença para Construção 1.4.2


30 dias R$15.750,00 3

RFP-07 Alvará de Funcionamento 1.4.3


30 dias R$7.860,00 3

RFP-08 Parceria com as princepais marcas 1.5.1


120 dias R$125.000,00 1,2

RFP-09 SITE da Empresa (escritório edepósito) 1.6.2

BB Engenharia Ltda. LL Construções Ltda. JB Construções Ltda.

180 dias R$658.582,00 1

RFP-10 Software de Prova Virtual 1.6.3


60 dias R$89.560,00 1,2

WBS DO PROJETO REVISADA

REGISTRO DE RISCOS

Evento de Risco " Resposta ao Risco " Momento da Resposta ao Risco "

Licenças não saírem no prazo previsto para início do trabalho

- Pré-qualificação e seleção das empresas para obtenção das licenças considerando restrição do prazo para tal - Avaliação das documentações antes de protocolar com órgãos competentes - Administração sistemática do desenvolvimento dos processos

PQ/SEL/ADM

Projeto arquitetônico não ser entregue a tempo para início da obra

- Pré-qualificação das empresas considerando histórico de entregas no prazo; - Acompanhamento/medição periódica do andamento do trabalho - Adoção de modelo de contrato e cláusulas contratuais que transfiram os riscos para o fornecedor.

PQ/ADM/CONT

Entregas não serem realizadas de acordo com especificações/ qualidade requeridas

- Especificar na declaração de trabalho expectativas quanto à qualidade/condições das entregas - Pré-qualificar empresas que atendam às expectativas com relação à qualidade requerida para, depois, selecionar fornecedor mais competente - Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas - Aplicação de multa em caso de não cumprimento dos termos do contrato

ESP/PQ/SEL/ CONT/ADM

Projeto exceder o orçamento predefinido

- Mapear principais riscos de não cumprimento de orçamento no planejamento e incluir reservas de contingência no orçamento final - Pré-qualificar empresas e selecionar fornecedor final que atenda ao orçamento/condições de pagamento previstos - Transferência de riscos por meio de contrato e cláusulas - Acompanhamento/medição periódica dos gastos por meio EVA

PLAN/PQ/ SEL/CONT/ADM

LINHA ADOTADA

Linha adotada do mapa de aquisições: 1.6.2 - SITE da Empresa (escritório e depósito)

Declaração de Trabalho

DESCRIÇÃO Reforma de edifício com metragem quadrada de 500 m² localizado na Av. Assis Brasil nº 7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS, para instalação de sede administrativa e depósito logístico de produtos da Beauty Now. 1. Especificação Técnica Devem ser obedecidas todas as normas técnicas brasileiras da ABNT e as NBRs do ministério do trabalho para a execução do escopo contratual. Toda a exceção ou conflito entre normas técnicas e legislação deve ser apresentado para a CONTRANTANTE, acompanhada das soluções recomendadas. 2. Qualidade A CONTRATADA deve apresentar para aprovação da CONTRATANTE o Plano da Qualidade para os seus serviços, além da metodologia a ser adotado para o controle e a aprovação dos materiais e serviços. 3. Segurança e Meio Ambiente A CONTRATADA deve executar a obra obedecendo todas as normas de segurança e meio ambiente vigentes, além de ser responsável por fornecer equipamentos individuais e coletivos de segurança, elaborar análise de riscos, plano de emergências, e tomar todas as precauções necessárias para a execução de uma obra limpa e sem acidentes.

SITE DA EMPRESA

4. Quantidade A CONTRATADA deve apresentar uma lista de materiais, quantidades e respectivas especificações técnicas para aprovação da CONTRATANTE antes do início da fase de aquisições. 5. Prazos A CONTRATADA deve obedecer aos prazos estabelecidos no cronograma do projeto e apresentar semanalmente as curvas de avanço físico e de tendência, relatando os principais desvios e respectivas ações mitigatórias.

6. Equipe Técnica A CONTRATADA deve apresentar os currículos das pessoas chaves do projeto para a aprovação da CONTRATANTE e nomear um preposto responsável e com autoridade para a tomada de decisões. Este preposto deve estar disponível e acessível durante todo o projeto. A CONTRATADA é responsável pela qualificação técnica de sua equipe, e de eventuais terceiros por ela contratada.

SITE DA EMPRESA

7. Exclusões do Escopo Licenças para a execução da Obra. 8. Horários da Obra A Obra deverá ser executada somente de segunda-feira à sexta-feira, entre 7h e 18h. 9. Local da Obra Av. Assis Brasil nº 7361, bairro Cristo Redentor, Porto Alegre – RS. 10. Medição A medição do avanço físico da obra, se levará cabo semanalmente.

11. Pagamento O pagamento será realizado via transferência bancaria, depois do recebimento do aceite total de parte da fiscalização do pacote em questão.

SITE DA EMPRESA

WBS DO CONTRATO

CRITÉRIOS

Critérios Eliminatórios Apresentar proposta até a data estipulada. - Preencher todos os requisitos da Declaração de Trabalho. - Ter um bom rating. - Apresentação de certidão negativa de débitos junto ao INSS. - Entrega dentro do cronograma determinado. - Entrega dentro do orçamento previsto.

Critérios Classificatórios Qualidade no projeto arquitetônico. - Prazo de entrega. - Preço e/ou condições de pagamento. - Capacidade técnica. - Agilidade no atendimento e comunicação eficaz. - Qualidade no portfólio apresentado.

Critérios de Avaliação Optamos por não divulgar os critérios de avaliação aos convidados, a fim de: §  Avaliar o nível de maturidade de cada empresa proponente; §  Evitar o questionamento dos critérios pelos proponentes §  Evitar o questionamento do resultado pelos proponentes §  Evitar a distorção/manipulação de dados pelos concorrentes para atender aos critérios

preestabelecidos.

Sistema de Pontuação

Critério! Peso!BB Engenharia Ltda.! LL Construções Ltda.! JB Construções Ltda.!

Nota ! Média ! Nota ! Média ! Nota ! Média !Qualidade no projeto arquitetônico 25 8,3 207,5 8,7 217,5 9 225

Prazo de entrega 25 7 175 8 200 9 225 Preço e/ou condições de pagamento 10 5,3 53 7,7 77 8 80

Capacidade técnica 15 9,5 142,5 9,3 139,5 9,5 142,5

Agilidade no atendimento e comunicação eficaz 10 7,3 73 6,6 66 9 90

Qualidade no portfólio apresentado 15 10 150 10 150 10 150

Total ! 100 ! ! 801! 850! 912,5 !O cálculo da média foi realizado multiplicando-se o peso de cada critério pela nota correspondente dada ao concorrente. O proponente cuja soma das médias apresentou maior valor foi selecionado.

SISTEMAS DE PONTUAÇÃO

PUBLICAÇÃO FORNECEDOR

A equipe de Gerenciamento do Projeto BeautyNow, agradece a todos participantes do processo de aquisição do pacote de trabalho, 1.6.2-SITE da Empresa (escritório e depósito), RFP-09, por meio da concorrência AQ. 027/2015, e lhes comunicamos que a empresa JB Construções Ltda., foi a vencedora da concorrência.

Fornecedor Vencedor

Os documentos necessários durante o processo de aquisição do Projeto de Arquitetura serão: Carta Convite, acompanhada de uma Declaração de Trabalho e de uma minuta do documento contratual, constituindo a chamada RFP (Request for Proposal ou Requisição de Proposta) que se trata de uma demanda de proposta Técnica e Comercial que, por sua vez, apresente detalhadamente o escopo do pacote de trabalho em questão e também contemple as seguintes informações, entre outras: Técnicos, Prazo, Garantias, Assistência Técnica, Certificações.

Técnicos Prazo Garan.as Assistência Técnica

Cer.ficações

DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO

DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO

A RFP incluirá: §  Informações básicas da empresa emissora do documento: §  Nome da empresa, endereço, telefone, e-mail e nome do responsável; §  Informações básicas a respeito das expectativas sobre o pacote de trabalho a ser

contratado; §  Cláusulas contratuais gerais que sejam relevantes para que o fornecedor direcione a

elaboração da proposta ou, até mesmo, desista da concorrência; §  Informações básicas sobre o processo de seleção, incluindo cronograma; §  Forma de apresentação da proposta. Justificativa: A equipe do projeto necessita de uma reposta ampla, completa e detalhada dos fornecedores, já que não possui conhecimento suficiente sobre o pacote de trabalho em questão. Não são desejáveis respostas simplificadas, contendo apenas o preço. A BeautyNow é um empreendimento de longa duração, é um investimento importante para seus proprietários, e para isso precisa de fornecedores confiáveis em longo prazo. A resposta à RFP permitirá ter subsídios suficientes para a realização de uma escolha mais rigorosa.

Envio do convite: •  O processo de aquisição do pacote de trabalho Projeto de Arquitetura

será realizado por meio de concorrência privada. •  A RFP será enviada por carta convite registrada, enviada aos

concorrentes pré-selecionados.

ENVIO DO CONVITE

CONTRATAÇÃO

Processo de contratação A equipe optou pela contratação formal do fornecedor, por meio de uma carta contrato. Justificativa: a opção pela contratação formal se deve à importância do projeto arquitetônico para a inauguração da Empresa BeautyNow e aos riscos advindos da restrição de custo e tempo de execução. A formalidade do método escolhido garante também mais respaldo à equipe do projeto, já que o pacote de trabalho contratado requer competências e habilidades específicas e alheias àquelas da equipe do projeto.

CONTRATO

Espécie de contrato O contrato será de prestação de serviços, já que o seu escopo é a contratação de serviços de planejamento e execução de projeto arquitetônico.

Tipo de contrato Considerando que a contratante não detém competências e habilidades para executar o pacote de trabalho contratado e que este possui escopo bem definido, o contrato será de preço global, transferindo-se, assim, os riscos para o fornecedor contratado.

FLUXOGRAMA

Concorrência Privada

MECANISMOS PARA CONTROLE

1 – Atitude: §  Elaborar e validar contratos que descrevam com clareza ao fornecedor todas as

premissas, restrições e condições do produto ou serviço as ser contratado. §  Fazer valer as condições que constam no contrato, tanto pela contratante como pela

contratada, por meio de sua administração sistemática. 2 – Fiscalização: §  Realização de reunião de Kick-off para esclarecimentos do trabalho a ser realizado e

retomada das condições e responsabilidades assumidas. §  Realizar medição das entregas parciais do contrato de acordo com critérios definidos

previamente. §  Verificar periodicamente qualidade do serviço prestado de acordo com critérios

predefinidos. §  Reuniões semanais de gerenciamento com a contratada. §  Emissão quinzenal das Curvas de Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas

de Tendências de Desvios. §  Monitorar e controlar os riscos na área de aquisições de forma integrada à gerência de

riscos do projeto. §  Realizar controle integrado das mudanças solicitadas.

RELATÓRIOS DE CONTROLE

Relatórios: §  Relatório Diário de Obra (R.D.O) §  Relatório Fotográfico da Obra (Semanal) §  Boletins de Medição das entregas parciais (quinzenais) §  Relatório Executivo Mensal (modelo no slide a seguir), contemplando: Curvas de

Avanço Físico, Curvas de Avanço Planejado e Curvas de Tendências de Desvios §  Curva de Custo Real X Custo Orçado §  Avaliação de desempenho da contratada

SUMÁRIO EXECUTIVO

FLUXOGRAMA

Controle do Contrato

FLUXOGRAMA

Documentos Encerramento

• Emi.dos pelo contratante – relatório de encerramento do contrato e termo de aceite; • Emi.dos pelo contratado – atestado de inexistência de reinvindicações e relatório de encerramento do contrato.

Nota de Rescisão

• Esta etapa será percorrida caso haja algum prejuízo ao trabalho realizado, como no.ficação para que se cancele o contrato com o fornecedor

Conformidade Procedimento

• É necessário verificar se os procedimentos estabelecidos para encerramento do contrato sob o ponto de vista administra.vo foram observados. Caso contrário, não se deve proceder ao pagamento final do fornecedor.

Auditoria das Aquisições

• Análise estruturada de todo o processo de aquisição desde a decisão de contratar, ou não, até o encerramento do, contrato, visando a iden.ficação das lições aprendidas e a correção de procedimentos.

Aceitação e pagamento final

• Aceitação formal dos produtos e serviços que foram objeto do fornecimento e pagamento final, através do termo de recebimento; • Verificação se todos produtos e serviços constantes do escopo do contrato foram entregues.

Arquivo de Contrato

• •Criação de pasta com índice mínimo contendo os seguintes itens: RFP, contrato, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, adi.vos ao contrato, ordens de trabalho, aprovação dos deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado, relatórios de desempenho, cópias das faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.

Lições aprendas

• Registro de acontecimentos ocorridos durante todo o ciclo do projeto para uso efe.vo não só em futuros projetos, mas também em outras fases deste mesmo projeto. Será preenchido um relatório Sumário de Pós-‐Contrato, contendo: sumário execu.vo, performance técnica, performance de prazo, administração de contrato, gerenciamento de riscos, gerenciamento financeiro e gerenciamento das relações de stakeholders.

Encerramento do Contrato

PGA SUMARIZADO

1 – Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições 2 – Mapa de aquisições

3 – Solicitação/Planejamento de aquisições 3.1 – Fluxograma e procedimentos 3.2 – Matriz de responsabilidades 3.3 – Ferramentas de comunicação e controle 3.4 – Documentação: Declaração de escopo, WBS e dicionário da WBS revisados com pacotes make e buy, cronograma do projeto, registro de riscos, matriz de responsabilidades (projeto) atualizados, atas de reunião e aprovações.

4 – Controle de aquisições 4.1 – Fluxograma e procedimentos 4.2 – Matriz de responsabilidades 4.3 – Ferramentas de comunicação e controle 4.4 – Documentação: modelos/templates de relatórios mensais, boletins de medição, formulário de solicitação de mudanças, relatórios de aceite parcial, relatório de aceite final, modelos contratuais, atas de reunião e aceite.

5 – Encerramento de aquisições 5.1 – Fluxograma e procedimentos 5.2 – Matriz de responsabilidades 5.3 – Ferramentas de comunicação e controle 5.4 – Documentos de encerramento: relatório de conclusão do projeto, registro de lições aprendidas, atas de reunião e aceite. 6 – Arquivos de contrato RFP, Propostas técnico-comerciais, processo de seleção, contrato, cronogramas, alterações solicitadas e aprovadas, documentações técnicas, aditivos ao contrato, ordens de trabalho, aprovação dos deliverables, correspondências do contrato, avaliações do contratado, relatórios de desempenho, cópias das faturas e pagamentos e resultados de fiscalizações.

PGA SUMARIZADO

BeautyNow Versão Final 27082015

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