Boas práticas em gestão de cronogramas

Osvaldo Pedra, PMP, SpP, P1-MPS.BR

[email protected]

www.cognus.net.br

Boas Práticas

em

Gestão de Cronogramas

Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Objetivo

O objetivo do material é apresentar as boas práticas para a

elaboração e controle de cronogramas por meio da

abordagem conceitual e prática da área de gerenciamento

de projetos.

Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Programa

Conceitos;

Estimativas;

A importância do cronograma para o projeto;

Boas práticas;

Fatores críticos de sucesso.

Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Atenção!

Só é CONTROLADO o

que é PLANEJADO!

Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Programa da palestra

Conceitos

Conceitos Objetivo

Um fim que se deseja alçar. Objetivos dão sentido e direção.

Conversa entre Alice e o Gato Risonho: Alice: - Qual caminho devo seguir? Gato Risonho: - Onde você quer chegar? Alice: - Eu não sei onde quero chegar! Gato Risonho: - Para quem não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve!

Da obra Alice no País das Maravilhas de Charles Lutwidge Dodgson.

Conceitos Ciclo PDCA

Ferramenta originária na área da qualidade, mas também

utilizada pela gestão para auxiliar o atingimento dos

objetivos traçados.

• Controlar

• Agir

• Executar • Planejar

P D

C A

Conceitos Linha de base de medição de desempenho

A Linha de base de mediação de desempenho é formada

pela linha de base do Escopo (Declaração do escopo, EAP

e Dicionário da EAP), linha de base do Custo (O orçamento

de custos) e a linha de base do Tempo (O cronograma

acordado).

Escopo

Tempo Custo

Conceitos Linha de base

É o planejamento aprovado para os itens de projeto. Os

itens do projeto podem ser Escopo, Custo e Tempo ou

ainda Parâmetros Técnicos e de Qualidade. De uma

forma geral as linhas de base são criadas após a aprovação

de um planejamento ou de um replanejamento.

• Planejar

Conceitos Linha de andamento

Já a Linha de Andamento ou Data de Andamento é gerada

por meio da coleta de informação de execução (medição)

realizada do projeto em um determinado momento para os

itens estabelecidos, ou seja, que foram planejados,

aprovados e possuem uma linha de base.

• Executar

Conceitos Linha de base X Linha de andamento

A Linha de Base e a Linha de Andamento servem para

auxiliar o controle do projeto por meio da comparação dos

parâmetros de planejamento contra os de execução

(andamento) e com isso verificar se ocorreram ou não

desvios entre o previsto e o realizado.

• Controlar

Conceitos Ação corretiva e preventiva

Ocorrendo desvios é necessários efetuar uma análise para

descobrir a causa desse desvio e assim tomar uma ação

corretiva adequada para corrigir os desvios. Já as ações

preventivas tentam evitar que os desvios ocorram.

• Agir


Estimativas

Estimativas Análoga

Usam informações históricas e opinião especializada de

projetos ou atividades anteriores como base para estimar

projetos ou atividades futuras similares.

Característica: É mais barata e rápida e não precisa de

informações detalhadas para ser gerada, porém é menos

precisa.

Estimativas Paramétrica

Utiliza modelos matemáticos ou relação estatística entre

dados históricos e outras variáveis (por exemplo, metros

quadrados em construção, linhas de código em

desenvolvimento de software, pontos de função) para

calcular a estimativa.

Característica: É mais cara e demorada e precisa de

informações detalhadas para ser gerada, porém é mais

precisa.

Projeto

R$95.000,00

Concepção

R$25.000,00

Elaboração

R$40.000,00

Teste

R$30.000,00

Teste unitário

R$20.000,00

Teste regressivo

R$10.000,00

Estimativas Bottom-up

Criação das estimativas detalhadas para cada atividade ou

pacote de trabalho sendo agregada até uma estimativa geral

do projeto.

Estimativas Estimativa em 1 ponto

É apresentada uma única estimativa para a atividade, não

levando em consideração os riscos e oportunidades

existentes. É uma estimativa determinística.

Emassar parede

8h

Pintar parede

12h

Lixar parede

4h

Estimativas Estimativa em 3 pontos

Utiliza 3 estimativas que representam os cenários otimista,

pessimista e mais provável, levando em consideração a

probabilidade de ocorrência de riscos no projeto.

Otimista Pessimista

Mais provável

Estimativas Estimativa em 3 pontos

PERT é um exemplo de estimativa em 3 pontos.

( O + 4MP + P )

Média =

6

P - O

Desvio padrão =

6

( P – O ) 2

Variância =

6

Emassar parede

8h – 10h – 18h

Pintar parede

12h – 14h – 18h

Lixar parede

4h – 5h – 7h

Otimista Pessimista

Mais provável

Otimista Pessimista

Mais provável

Otimista Pessimista

Mais provável

Estimativas Análise das reservas

Incorpora tempo e/ou valor adicional ao reconhecer riscos :

Estabelece reservas (pulmões) de contingência para os riscos conhecidos;

Estabelece uma reserva de gerenciamento de montante fixo para os riscos imprevistos.

Estimativas Análise das reservas

Observação: Por estarmos tratando de cronograma, as técnicas

estão sendo exemplificadas para estimar tempo, porém essas

técnicas também são utilizadas para estimar os custos.

Emassar parede

8h – 10h – 14h

Pintar parede

12h – 14h – 18h

Lixar parede

4h – 5h – 7h

2h

1h

4h

Estimativas Refinamento das estimativas

Por serem estimativas e não certezas, as estimativas

deverão sempre ser refinadas e ajustadas a medida que o

projeto avança, sendo aceitável um percentual de erro.

Tipo Fase % de erro

Preliminar Iniciação 50% a 75%

Ajustada Planejamento 15% a 25%

Definitiva Execução 5% a 10%


A importância do

cronograma para projeto

A importância do cronograma para o projeto Objetivos do projeto

Fazer o que foi definido (escopo) no prazo (tempo) e

orçamento (custo) estabelecidos.

Escopo – É o que o projeto irá produzir.

Tempo – É o quanto o projeto irá durar.

Custo – É o quanto o projeto irá gastar.

Os programas de

CRONOGRAMA

são as

ferramentas

adequadas para

gerenciar esses

itens de maneira

INTEGRADA.

Escopo

Tempo Custo

Controlar Planejar

A importância do cronograma para o projeto Só é CONTROLADO o que é PLANEJADO

Definir

atividades

Sequenciar

atividades

Estimar

recursos

Estimar

duração Desenvolver

cronograma

Controlar o

cronograma

Criar EAP

Escopo

Tempo Custo

Estimar os

custos

• Controlar

• Agir

• Executar • Planejar

P D

C A

Controlar os

custos

Determinar

o orçamento

Coletar

requisitos

Definir o

escopo Controlar o

escopo

A importância do cronograma para o projeto Benefícios

Maior acerto na definição e alocação dos recursos;

Planejar é mais barato que executar;

Geração de base de dados de conhecimento (ativo

organizacional);

Possibilita utilizar técnicas e ferramentas de gestão de

projetos.

A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Variações e Projeções

A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Indicadores

A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas : Classificação do desempenho

Objetivo Desempenho Critério de enquadramento

Custo

Ótimo Até 5% inferior ou superior ao planejado.

Regular De 5% até 25% inferior ou superior ao planejado.

Ruim Acima de 25% inferior ou superior ao planejado.

Tempo




Escopo




A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método do caminho crítico

É um método que utiliza as os conceitos de caminho crítico

e folga para analisar a rede do cronograma usada para

determinar a flexibilidade do cronograma e a duração

mínima total do projeto.


Atividade A 10 dias

Atividade D 10 dias

Atividade B 5 dias

Atividade F 5 dias

Atividade C 19 dias

Atividade E 5 dias

Atividade crítica

Atividade não crítica

01

02

03

20 dias

15 dias

19 dias


Paralelismo:

Execução de mais atividades em paralelo;

Não gera aumento dos custos;

Relação direta com os riscos;

Normalmente aumenta o re-trabalho.

Lixar

Pintar

Lixar

Pintar

Sem paralelismo

Com paralelismo


Compactação:

Aumento da quantidade de recursos nas atividades do

caminho crítico;

Pode também ser feito através de horas extras;

Gera aumento dos custos.

Lixar

Pintar

Lixar

Pintar

Sem compactação

Com compactação

A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método da corrente crítica

Leva em consideração as dependências das atividades e a

restrição de recursos para o desenvolvimento do

cronograma do projeto.

As atividades são trabalhadas “o mais tarde possível”, pois

o foco está nas atividades da cadeia crítica e nos recursos

críticos.

São criados buffers (pulmões), que são reservas de tempo

para resposta à riscos e são espalhadas ao longo do

projeto, fornecedo provisões para atividades atrasadas.

A importância do cronograma para o projeto Técnicas e ferramentas: Método da corrente crítica

o o

o o

o o

Pulmões de Convergência

Pulmão da Corrente Primária

Corrente Crítica

Corrente Secundária


Boas práticas

Boas práticas Decomposição das atividades a partir da EAP

A definição das atividades devem ocorrer a partir dos

pacotes de trabalho da Estrutura Analítica do Projeto -

EAP.

Regra dos 100%

Boas práticas Nível de detalhe das atividades

Muito detalhe tornará a gestão difícil e dispendiosa;

Pouco detalhe não permitirá uma boa gestão por

insuficiência de informação;

O nível de detalhe é adequado quando uma pessoa

designada sabe exatamente o que deve ser realizada sem

a necessidade de recorrer a outras fontes para a

orientação.

Boas práticas Escala de tempo das atividades

A escala de tempo ideal a ser usada (minutos, horas, dias,

semanas ou meses) depende da frequência dos processos

de controle e o nível de detalhe necessário para as

atividades. No entanto, a escala de tempo deverá

permanecer coerente em toda a programação do projeto.

Boas práticas

Uso correto de tipos de sequenciamentos entre atividades

Defina na medida do possível todas as atividades do

projeto antes de iniciar o sequenciamento.

Procure utilizar os sequenciamentos Término-Início;

Utilize sequenciamentos de Inicio-Início e Término-

Término com parcimônia e somente quando necessário,

pois podem gerar resultados não desejados;

Os relacionamentos Início-Término não são citados, pois

nem mesmo possuem uma aplicação prática.

Boas práticas

Uso correto de tipos de sequenciamentos entre atividades

Lixar parede

Pintar parede

A pintura só inicia depois de iniciado

o lixamento, porém nada indica que

a pintura irá finalizar antes do

término do lixamento.

Lixar parede

Pintar parede

A pintura só termina depois de

terminado o lixamento, porém nada

indica que a pintura irá iniciar depois

do início do lixamento.

Atenção: Algumas ferramentas de cronograma

permitem a utilização de mais de um

sequenciamento entre as mesmas atividades.

Lixar parede

Pintar parede

Boas práticas Uso correto de dependências entre atividades

Procure utilizar dependências obrigatórias que são

inerentes a natureza do trabalho;

Utilize as dependências arbitrárias com moderação e

somente quando necessário, pois isso pode enrijecer o

cronograma;

Jamais utilize dependências entre atividades para resolver

problemas de superalocação de recursos.

Boas práticas Uso correto de dependências entre atividades

Lixar parede

Assentar piso

Lixar parede

Assentar piso

Lixar parede

Assentar piso

Uso INCORRETO, pois a

dependência arbitraria

utilizada tornou o

cronograma rígido, não

sendo possível verificar o

impacto da inclusão de um

novo recurso no projeto.

Uso CORRETO, pois o

cronograma não está rígido

e por isso é possível utilizar

a técnica de nivelamento de

recursos e verificar o

impacto da inclusão de um

novo recurso no projeto.

Lixar parede

Assentar piso

Antes do

nivelamento

Depois do

nivelamento

Antes do

nivelamento

Depois do

nivelamento

Boas práticas Modelagem correta

Utilize o sequenciamento por meio de atividades e não por meio

de fases do projeto. Essa boa prática permite a aplicação de

técnicas de análise e redesenho da rede de atividades;

Toda atividade deve ter uma atividade sucessora e uma

atividade antecessora, nem que as mesmas estejam

relacionadas somente aos marcos de início e fim de projeto;

Utilize marcos de início e fim de projeto, bem como outros

marcos que sejam relevantes;

Boas práticas Uso correto de restrições de datas

Use as restrições de datas com moderação e somente

quando realmente for necessário. Essa prática pode

enrijecer o cronograma.

Boas práticas Ciclo de medição e atualização

O período entre as atualizações deve ser longo o suficiente para a informação da última atualização ter sido entregue para a equipe do projeto e para a equipe ter tido a oportunidade de agir sobre a nova informação antes do estado seguinte.

O período entre as atualizações é influenciado pela taxa de mudança no projeto:

Projetos de baixo risco podem ser atualizados mensalmente ou bimestralmente;

Projetos com alto risco podem ser atualizados a cada hora.

Boas práticas Uso correto das medições

O cronograma precisa ser reprogramando conforme a realidade de avanço do projeto;

Jamais mantenha atividades realizadas com datas posteriores a linha de andamento do projeto;

Jamais mantenha atividades não realizadas com datas anteriores a linha de andamento do projeto;

Observação: Essas práticas “mascaram” a realidade do projeto, não permitindo uma correta visão dos impactos de eventuais atrasos e/ou antecipações das atividades no cronograma.


Planejado Atividade A

Atividade C

Atividade B

Atividade D

Atividade A

Atividade C

Atividade B

Atividade D

Realizado

Atividade A

Atividade C

Atividade B

Atividade D

Reagendado

Linha de andamento

Uso INCORRETO, pois a

medição do realizado é

diferente do planejado,

porém não provocou o

reagendamento das

atividades conforme os

atrasos e/ou

antecipações ocorridas.

Sem o reagendamento o desvio fica “mascarado”.


Atividade A

Atividade C

Atividade B

Atividade D

Atividade A

Atividade C

Atividade B

Atividade D

Atividade A

Atividade C

Atividade D

Uso CORRETO, pois as

atividades não

executadas foram

reagendadas, permitindo

visualizar os impactos

ocasionados pelos

desvios entre o planejado

e o realizado.

Linha de andamento

Planejado

Realizado

Reagendado

Atividade B

Desvio

Boas práticas Última dica

Leiam o Practice Standard

for Scheduling do PMI.


Fatores críticos de

sucesso

Fatores críticos de sucesso O uso de cronogramas nos projetos

Mudança cultural e quebra de paradigma (as pessoas não

gostam de se sentirem controladas);

Conhecimento de ferramentas e técnicas por parte dos

profissionais;

Respeito da organização pelo processo de maturação do

projeto.

Boas Práticas em Gestão de Cronogramas Credenciais

Osvaldo Pedra é graduado em Administração com especializações em Análise de

Sistemas e Gestão de Projetos. Possui certificação PMP, P1-MPS.Br e Spider Project

Professional e artigos publicados em revistas especializadas na área de gestão de

projetos. Já atuou nas áreas de Tecnologia da Informação, Telecomunicações e

Engenharia (Gás & Petróleo, Hidroelétricas e Construção Civil). Desenvolveu trabalhos

em diversas empresas, entre as quais destacam-se: Petrobras, OI Telecomunicações,

Correios, Infraero, Grupo Neoenergia, CTIS e ASBACE. Atualmente é gerente do

escritório de projetos da Governance Technology e atua também como consultor,

instrutor e palestrante em diversos assuntos relacionados à gestão de projetos, tais

como: Certificação PMP, Corrente Crítica, Gestão de Projeto na Prática, Portfólio de

Projetos, Escritório de Projetos, Nível de Maturidade em Gestão de Projetos, SDPM,

Microsoft Project e Spider Project.

Osvaldo Pedra, PMP, SpP, P1-MPS.BR

[email protected]

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em

Gestão de Cronogramas

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