Boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no ScholarOne - Alex Mendonça
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BOAS PRÁTICAS, ERROS COMUNS, RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS E
DICAS DE USO NO SCHOLARONE
Alex Mendonç[email protected]
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CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT)• O uso do Controle de Fascículos (Issue Management) permite
rastrear em qual fascículo os seus artigos aceitos aparecem. Você pode utilizá-lo antes ou depois que um artigo for publicado.
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CONTROLE DE FASCÍCULOS (ISSUE MANAGEMENT)
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CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
Três itens obrigatórios:
1. Descrição2. Volume3. Número
Os demais itens podem ser incluídos posteriormente
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CRIANDO UM FASCÍCULO: INCLUÍNDO MANUSCRITOS
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A busca virá pré-selecionada todos os artigos Aceitos
Certifique-se de que a opção not assigned to an issue esteja marcada para garantir que os resultados tragam apenas artigos que ainda não estejam designados a um fascículo
CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
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Escolha “Use This Paper” para incluir as seleções dentre os resultados
CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
Escolha “Add Selections” quando você tiver selecionado os artigos que precisa
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Após incluir manuscritos em seu fascículo você poderá alterar a ordem dos artigos.
CRIANDO UM FASCÍCULO (ISSUE)
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INCLUINDO UM REPRESENTANTE (PLACEHOLDER)Um representante (placeholder) pode ser utilizado para substituir conteúdos do seu sumário, como uma capa, por exemplo.
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Agora que você já possui tudo na ordem certa, é possível exportar o sumário (Export Lineup) em formato CSV.
EXPORTAÇÃO DO SUMÁRIO (LINEUP)
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FORMA DESCENTRALIZADA DE DESIGNAÇÃO DE MANUSCRITOS
Você também pode pré-designar um manuscrito a um fascículo pela guia “Manuscript Information” da submissão (necessário que os fascículos tenham sido criados previamente).
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FECHAMENTO DE FASCÍCULOS (ISSUE)
Uma vez que o fascículo estiver completo, feche-o, marcando a opção “Mark as Closed”, isso o elimita da listagem de fascículos disponíveis.
É possível re-abrir um fascículo a qualquer momento.
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POR QUE FAZÊ-LO?
- Melhor visualização nos resultados de busca- Emissão de relatórios de estatísticas
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SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK)• Localizada na guia “Manuscript Information” da submissão,
essa ferramenta analisa título e autores para identificar possíveis submissões duplicadas
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SUBMISSÕES DUPLICADAS (DUPLICATE SUBMISSION CHECK)• A relevância é calculada com base em um algoritmo complexo
que leva muitos fatores em consideração
• É calculada com base em fatores numéricos dentre um grupo isolado de resultados: o resultado com mais proximidade recebe um valor de 100% de relevância
• Artigos em rascunho (draft) e arquivados (withdrawn) não são levados em consideração
• Serve apenas como orientação e requer uma análise cuidadosa dos resultados obtidos
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ARTIGOS CONVIDADOS (INVITED PAPERS)
• Localize a seção Invited Papers em seu Admin Dashboard.
Selecione o link Go para criar um Manuscript Stub
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CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB
Certifique-se que o Status esteja “Active”
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CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB
Selecione as seções que serão apenas para leitura para o Autor (read-only for Author), caso você não queira que o autor faça quaisquer alterações
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CONFIGURANDO O MANUSCRIPT STUB
Selecione Commit Stub ao final da tela para seguir para o próximo passo
Nota: Você não poderá adicionar Companion Papers ou Notas enquanto estiver configurando o Manuscript Stub
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SELECIONANDO O AUTOR
• Escolha um autor para convidar, da mesma forma que você escolheria um parecerista
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SELECIONANDO O AUTOR
Selecione apenas um único autor por rascunho
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CONVIDANDO O AUTOR• Selecione o botão Invite (convite) para criar o convite ao autor
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Edite o texto antes de enviar, se necessário
CONVIDANDO O AUTOR
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ATRIBUIÇÃO DO AUTOR
Selecione Agreed (Aceito) caso o autor se comunique diretamente com você
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SUBMETENDO O ARTIGO CONVIDADO
• Faça o proxy do autor para ver a Estrela Verde utilizada para submissão de artigos convidados
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ARTIGOS CONVIDADOS
• Ao visualizar artigos em suas listas de administrador eles terão o termo Invited abaixo do ID da submissão em azul.
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A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF
• Iniciativa do CrossRef
• Fornece uma lista padronizada de agências de fomento
• Recurso incluído em Agosto/2013
• Operando em todos os sites SciELO
• Banco de dados retroalimentado e mantido pelo CrossRef
• Ainda não é possível extrair relatórios pela ferramenta Cognos, mas em breve isso será possível
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A IMPORTÂNCIA DO FUNDREF
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ARTIGOS RELACIONADOS
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ARTIGOS RELACIONADOS
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ARTIGOS RELACIONADOS
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ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO
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ADICIONANDO UMA FLAG AO MANUSCRITO
• Exemplos:
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ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO
• Cada Flag pode ser configurada para um significado específico e a legenda será visível apenas quando o mouse estiver sob a Flag.
• As Flags podem ser alteradas na guia Account information, em Person Details.
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ADICIONANDO UMA FLAG A UM USUÁRIO
• Exemplos:
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DEFININDO PREFERÊNCIAS DE BUSCA
O AE pode definir preferências de busca de
Pareceristas
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PREFERÊNCIAS
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PREFERÊNCIAS
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VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO
• Integração com CrossCheck e iThenticate
• Requer assinatura prévia com CrossRef, CrossCheck e iThenticate antes da ativação
• http://www.crossref.org/crosscheck.html
• Análises automáticas ou manuais
• Configuração de acordo com papéis
• Sem custos para integração via sites SciELO
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VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO
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PLAGIARISM DETECTION
Manuscritos são analisados contra 50 bilhões de páginas na web e 130 milhões de itens de conteúdo, incluíndo 40 milhões de trabalhos dos 590 publishers que participam do CrossCheck
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VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - RELATÓRIOS
![Page 43: Boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no ScholarOne - Alex Mendonça](https://reader036.fdocumentos.com/reader036/viewer/2022062300/55d3aa83bb61eb9f4e8b4586/html5/thumbnails/43.jpg)
VERIFICAÇÃO ANTI-PLÁGIO - PERGUNTAS
• Qual é a porcentagem máxima de similaridade permitida?
• Quem deve ser autorizado a executar as análises?
• Quando é o melhor momento a se fazer?
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ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES
• 180 dias (6 meses) – Submissões originais em rascunho (draft)
• 180 dias (6 meses) – Revisões em rascunho (draft)
• 180 dias (6 meses) – Artigos aceitos
• 90 dias (3 meses) – Artigos rejeitados
• 180 dias (6 meses) – Submissões com decisões de Revisão ou Resubmissão
• Tais prazos não podem ser maiores, apenas menores
• Submissões rejeitadas não são exportadas• Utilize exportação manual caso queira manter backup dos arquivos
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ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES
• Atenção aos prazos!
• Recuperação de arquivos após o fim do prazo tem um custo de US$250.00 por submissão
![Page 46: Boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no ScholarOne - Alex Mendonça](https://reader036.fdocumentos.com/reader036/viewer/2022062300/55d3aa83bb61eb9f4e8b4586/html5/thumbnails/46.jpg)
ARQUIVAMENTO DE SUBMISSÕES
• Periódicos que utilizam o fluxo “In Production” devem atentar-se ao acúmulo de manuscritos estagnados no fluxo
• Todas as submissões aceitas, sem excessões, devem seguir até o final do fluxo, ou seja, até sua exportação
• A não exportação de submissões pode resultar em excedente da cota de armazenamento de dados disponível ao périódico e estar sujeito a cobranças
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COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE)
• O ScholarOne ainda não dispõe de uma ferramenta de cobrança de APC (Article Processing Charge) integrada ao sistema que atenda aos periódicos do Brasil
• Existem parcerias sendo buscadas com o Copyright Clearance Center, que podem se tornar soluções ideais
• Nesse ínterim, sugerimos uma solução alternativa
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COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO
• Necessário:
1. Uma ferramenta de transação online (Ex: PayPal)
2. Página HTML simples com um formulário de pagamento ou link direto para o site onde será efetuado o pagamento
• O formulário deve “conversar“ com sua ferramenta de transação online
• Hospedagem do arquivo pode ser feita no próprio sistema, na área “Admin: configure instructions”
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COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO
• Link para a página HTML pode ser inserido no template do e-mail de aceitação da submissão
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COBRANÇA DE APC (ARTICLE PROCESSING CHARGE) - SUGESTÃO
• Procure utilizar o mesmo esquema de cores do sistema, para que o usuário tenha a sensação de estar no mesmo ambiente, trazendo maior segurança
• Campos com valores pré-definidos que não permitem a alteração do autor
• Botão para finalização da compra redireciona para a ferramenta de pagamento
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LINK PARA O SISTEMA
• Alguns periódicos têm feito o link da submissão online apontando para a homepage do periódico no site SciELO: www.scielo.br/periódico
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LINK PARA O SISTEMA
• Procure apontar o link de submissão online diretamente para a URL do sistema:• https://mc04.manuscriptcentral.com/xyz-scielo
• Acesso mais rápido para os autores/revisores, cortando passos
• “Menos é mais” – menos cliques, autor/revisor mais feliz!
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INFORMAÇÕES DE CONTATO• Admin Center -> Admin Tools -> Setup -> Configuration Settings
-> Set E-mail Contacts
• Popula grande parte dos e-mails templates
• Manter sempre atualizado
##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_EMAIL##
##EMAIL_CONTACT_ADMIN_CENTER_NAME##
##EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_NAME####EMAIL_CONTACT_EIC_CENTER_EMAIL##
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LINKS DIRETOSExistem algumas formas de simplificar ações exigidas por Editores, Pareceristas e Autores.
Links diretos podem ser incluídos como tags de e-mails nos seus templates. Isso dará acesso imediato ao trabalho com um único clique.
Tag do Link Como é utilizado##CREATE_REVISION_LINK## Permite que o autor crie uma versão revisada de um
manuscrito (já em uso em todos os sites SciELO)
##REVIEW_LINK## Link direto para o Scoresheet (já em uso em todos os sites SciELO)
##SUBMIT_INVITED_PAPER_LINK## Permite que o autor submeta um manuscrito convidado (já em uso em todos os sites SciELO)
##MAKE_DECISION_LINK## Permite que uma decisão seja tomada em um artigoDestinada aos lembretes de decisão editorial para EICs e AEs
##MAKE_RECOMMENDATION_LINK## Permite que uma recomendação seja tomada em um artigoDestinada aos lembretes de decisão editorial para AEs
##PICK_INVITE_ASSIGN_LINK## Permite seleção, convite e designação de pareceristas para um artigo
Requer login
![Page 55: Boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no ScholarOne - Alex Mendonça](https://reader036.fdocumentos.com/reader036/viewer/2022062300/55d3aa83bb61eb9f4e8b4586/html5/thumbnails/55.jpg)
DOI – DIGITAL OBJECT IDENTIFIER • Você sabia que é possível gerar o número do DOI pelo ScholarOne?
• Formato:
PREFIXO/ISSN-ACRÔNIMO-ANO-ID
10.1590/0000-0000-AAA-2015-0001
• O DOI gerado aparecerá na guia “Manuscript Information” da submissão, no quadro Production Details:
• Para garantir a integridade de dados, importante utilizar o DOI gerado pelo sistema no XML SciELO
• Entre em contato com a equipe SciELO caso queira gerar o DOI a partir do ScholarOne
![Page 56: Boas práticas, erros comuns, resolução de problemas e dicas de uso no ScholarOne - Alex Mendonça](https://reader036.fdocumentos.com/reader036/viewer/2022062300/55d3aa83bb61eb9f4e8b4586/html5/thumbnails/56.jpg)
DESIGNAÇÃO DE ARQUIVOS• Restringir formatos
• Deixar apenas o essencial – remover itens desnecessários
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USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION)
• Disponível na guia “Manuscript Information” da submissão, serve para o Editor-Chefe tomar uma Decisão Editorial independente do andamento da avaliação por pares
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USO INCORRETO DA DECISÃO IMEDIATA (IMMEDIATE DECISION)
• Entretanto, não deve ser utilizada quando há pareceres disponíveis
• Quando há pareceres, sempre deve-se utilizar a tarefa “Make Decision”
Caso a tarefa não esteja disponível, altere o número de pareceres (Reviews) necessários
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CADÊ A SUBMISSÃO?
• Ao sofrer uma “des-submissão” (unsubmit), a submissão volta a ser um rascunho (draft), permitindo assim que o autor possa excluí-la, sendo obrigado a fazer uma nova submissão
• A submissão é excluída definitivamente, junto com qualquer rastro dela no sistema – não há como recuperá-la
• Pode ocorrer com uma porcentagem pequena dos artigos des-submetidos
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ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR?
• Parecerista criou uma nova conta
• Parecerista não aceitou o convite (link no e-mail)
• Aceitação não foi registrada
• Múltiplas contas
• Links copiados de e-mail enviado a outro parecerista• Cada carta-convite possui links únicos que só funcionam para aquele
parecerista específico
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ONDE ESTÁ O ARTIGO PARA AVALIAR?
• Faça uma busca por sobrenome ou User ID (Na maioria dos casos resolve problemas com múltiplas contas)
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ARQUIVOS NÃO CONVERTEM PARA PDF• Verifique se o nome do arquivo possui caracteres especiais
(por exemplo: ? ou #)
• Verifique se o nome do arquivo possui mais de um ponto
• Certifique-se de que todas as macros foram desabilitadas do MS Word (por exemplo,*.docm). Macros não são permitidas
• Versão do MS Word que o arquivo foi gerado pode influenciar
• Procure salvar uma cópia em versões alternativas (.docx ou .doc)
• Remova links (se houver) de dentro do arquivo
• Salve o arquivo com as fontes True Type embutidas (passo-a-passo de como salvar arquivos embutindo as fontes True Type: http://www.idautomation.com/kb/ttf_embedding.html)
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PARECERES ANEXOS NÃO INCLUÍDOS NA DECISÃO EDITORIAL• Se o periódico permite que pareceristas transfiram arquivos ao
sistema, estes não são automaticamente anexados à carta de Decisão Editorial
• É necessário anexá-los de forma manual utilizando o menu drop-down no canto inferior esquerdo do e-mail com a Decisão Editorial
• Nota: o arquivo transferido pelo parecerista deve ter sido convertido para PDF corretamente para que o mesmo possa ser visto pelo Editor a fim de anexá-lo à carta de Decisão Editorial
• É possível tornar esse procedimento automático desde que o arquivo transferido pelo parecerista esteja marcado como “Para Autor e Editor” (For Author and Editor). Entre em contato com a equipe SciELO para fazer essa modificação
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NOMES COMPOSTOS
• Ao realizar buscas por nomes compostos, utilize o asterisco (*) para obter melhores resultados
Exemplo: ao buscar por “João Costa Filho”, seu termo de busca seria: *Costa*
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ONDE ESTÁ O ARTIGO?• Tipicamente ocorre a Editores-Chefes e Editores Associados
• Questão de confidencialidade
• Procure pela mensagem 1 blinded (1 oculto)
• Ocorre quando o usuário ativo é autor ou co-autor da submissão
• Regra absoluta do ScholarOne – não pode ser alterada• Alternativa: utilize usuário com papel de autor, somente, para as submissões
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E-MAILS NÃO ESTÃO SENDO ENVIADOS• Verifique a guia Audit Trail – se o e-mail estiver lá, significa
que o sistema fez o envio
• Verifique se o bloqueador de pop-ups não estava ativado, no caso de e-mails que permitem edição antes do envio
• Verifique se a opção “Eximir essa pessoa de todos os lembretes relacionados a tarefas” (Exempt this person from all task-related email reminders) não está habilitada no perfil do usuário
• É possível também que o provedor esteja classificando os e-mails enviados pelo sistema como SPAM. Recomenda-se nesse caso consultar periodicamente a caixa de SPAM do seu e-mail e marcar como “não SPAM” os e-mails vindo do sistema, “reeducando” assim o provedor de e-mails.
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