BPM GESTÃO DOCUMENTAL - ambisig.pt · • Notifica o utilizador, grupo de trabalho ou chefia...
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www.ambisig.pt
A AMBISIG é uma empresa de referência no mercado pelo seu rigor e inovação.
A AMBISIG oferece soluções de TI possuindo uma gama de produtos específicos, desenvolvidos especialmente, para a administração pública e privada.
A Gestão Documental possibilita às empresas manter um contato próximo e permanente com o seu mercado alvo.
A Gestão Documental da AMBISIG, implementa mecanismos eletrónicos que permitem monitorizar e controlar o desenvolvimento dos vários processos internos integrando e disponibilizando de forma simultânea toda a informação necessária à decisão.
BPM GESTÃO DOCUMENTALSede:Convento de S. Miguel das Gaeiras
2510-718 Gaeiras - Óbidos - PortugalTel.: +351 262 958 996 | Fax: +351 262 955 701
Lisboa:Av. Infante Santo nº 68 H1350-180 - Lisboa - PortugalTel.: +351 210 014 100 | Fax: +351 213 979 895
Tendo em vista uma maior competitividade por parte das organizações, no final do século XX, desenvolveu-se um conjunto de tecnologias que permitem às empresas manter o contato permanente e próximo com os seus mercados. Digitalizar o funcionamento das organizações, tornou-se uma obrigatoriedade no processo de modernização das empresas que se queiram competitivas e ativas no mercado, permitindo igualmente caminhar no sentido da sua raciona-lização.
A Gestão Documental da AMBISIG, implementa mecanismos eletrónicos que permitem moni-torizar e controlar o desenvolvimento dos vários processos internos, integrando e disponibili-zando, de forma simultânea, contextualizada e sempre atu-alizada toda a informação necessária à decisão dos vários intervenientes nos processos.
VANTAGENS SOLUÇÕES FUNCIONAIS SOLUÇÕES FUNCIONAIS
ASSINATURA DE DOCUMENTOS
• Assinaturas com cartão de cidadão;
• Assinaturas digitalizadas.
SEGURANÇA
• Acesso a documentos de acordo com as categorias de segurança.
GESTÃO DE ARQUIVO
• Arquivo corrente, intermédio e histórico;
• Obedece às normas do modelo que especifica os requisitos para um sistema de gestão de documentos eletrónicos (MoReq).
DESENHO DOS PROCESSOS DE NEGÓCIO
• Permite desenhar processos de negócio próprios através de ferramentas gráficas Web;
• Define os intervenientes em cada etapa e estabelece os respetivos prazos;
• Regista todas as intervenções sobre o uso do documento;
• Permite a distribuição das tarefas de um fluxo de trabalho por diversos utilizadores.
DESENHO DE FORMULÁRIOS
• Cria e publica formulários dirigidos ao público- alvo, tal como requerimentos, pedidos de certidões, encomendas, inscrições, etc;
• Cria modelos de comunicação para o exterior, tal como cartas, faxs, ofícios, e-mails, etc.
O QUE É
• Redução dos custos;
• Melhoria dos fluxos de trabalho;
• Gestão mais eficiente;
• Maior segurança;
• Liberdade de configuração;
• Reengenharia de processos;
• Facilita o cumprimento dos normativos ISO permitindo a certificação;
• Sem custos de licenciamento;
• User friendly.
MECANISMOS DE ENTRADADE DOCUMENTOS
• Possibilita a captura por digitalização;
• Permite envios automáticos dos e-mails para a gestão documental;
• Disponibiliza add-ons para os diversos clientes de e-mail;
• Faz o reconhecimento ótico de caracteres;
• Transporta documentos de servidores ou dos computadores dos utilizadores para a gestão documental;
• Possibilita a impressão de documentos para a gestão documental a partir de qualquer aplicação;
• Visualização de faxs recebidos e enviados registando-os na gestão documental;
DELEGAÇÃO DE TAREFAS
• Disponibiliza a capacidade de delegação de tarefas de um utilizador durante um determinado período de tempo.
ALERTAS DE PRAZOS
• Notifica o utilizador, grupo de trabalho ou chefia hierárquica através da lista de tarefas, por e-mail ou SMS consoante a aproximação do final do prazo do documento ou do estado do processo.
Assinatura Digital Alerta de Tarefas
º
1º
2º
3º
4º
Desenhar Workflow
Importar ficheiro para gestão deWorkflow
Gestão de documentos e processosatravés do Workflow
Utilização da GD pelos vários sectoresde atividade do mercado
Sectores:
Finanças
Industria
Transportes
Educação
Saúde
Retalho
Infra-estruturas
Alimentação
Admin. Local Admin. Pública