Estratégia e Processos Viabilizando a Estratégia por meio da Arquitetura de Processos

Alexandre Guimarães

57º colocado em

competitividade

dentre 144 países. Fórum Econômico Mundial (2014)

Ineficiência da burocracia do setor público

Para a reflexão...

Distância até o Chile para exportar um equipamento

Santos

Xangai

7.000 km

21.000 km

Preço do frete (US$)

4.100 dólares

4.000 dólares

Fonte: Caterpillar/Exame

Tempo total de transporte da fábrica até o cliente

Saindo de Santos 45 dias

Saindo de Xangai 44 dias

Exemplo: Exportação de um equipamento (máquina compactadora)

Navegação 15 dias

Navegação 37 dias

Fonte: Stockholm International Peace Research Institute

Defesa no Mundo

A Proposta

Identificar de que maneira a abordagem e a

arquitetura de processos pode habilitar, em

termos práticos, a consecução de estratégias,

com base na experiência vivenciada no Ministério

da Defesa (Administração Central).

Fonte: MD

2

3

4

Estratégia e o dilema da consecução

Processos no contexto estratégico

O roadmap do desdobramento

Mensuração do desempenho

1

Agenda

O Termo Estratégia

Pensar o futuro, com base em um procedimento formalizado e articulador de resultados.

Mintzberg

Objetivos

Diretrizes

Ações Estratégicas

O Dilema da consecução...

Orientações Estratégicas

Operação da Organização

Cerca de 50% das ideias enunciadas nos planos estratégicos nunca vê a luz do dia ou sofre atrasos e desalinhamentos crônicos.

Roger Burlton

Planejamento funcional, tático, desconexo, que gera múltiplos fluxos de valor , com lacunas e desperdício de recursos.

Uma cegueira organizacional, na qual são desconsideradas as necessidades dos demais setores e a proposição de valor para os clientes.

O que a desilusão com a estratégia acarreta...

Caos para os setores provedores de suporte.

Burlton

A face visível do problema

Estratégias sem

resultados

Declarações estratégicas vagas

ou genéricas

Pouca ênfase na geração de valor

para o cliente

Baixa consciência sobre a arquitetura

de processos

Alguns aspectos visíveis onde a estratégia não traz benefícios.

Ausência da perspectiva “de fora para dentro”

Processos e a visão estratégica

Valor Clientes

Proposição Estratégica

++ ++

“Enquanto eficiência operacional refere-se à excelência em atividades individuais, estratégia diz respeito à combinação de atividades para a geração de valor.”

Porter

Compreendendo capacidade como algo

perceptível para o cliente

Capacidade

Articulação dos recursos ao longo do processo, expressa como algo perceptível para o cliente.

Competência

Exemplos:

Aspecto ou algo que a organização faz bem, não necessariamente perceptível para o cliente.

Fonte: Haberberg & Rieple (2008)

O Contexto do Ministério da Defesa

Fonte: MD

• Administração Central e Comandos Militares

(Forças Armadas)

• Órgão Superior - coordenação do esforço

integrado de defesa

• Conceito do emprego conjunto das Forças

Armadas

Planejamento e Coordenação do Emprego Conjunto

Processos, Valor e Partes Interessadas

COMPLEXIDADE

Preparo e Emprego Finalístico das Forças Armadas

Preparo e Emprego Subsidiário das Forças Armadas

Soberania e Defesa dos Interesses

Nacionais

Ciência, Tecnologia e

Inovação

Gestão de Pessoas

Logística Ensino e Capacitação

Inteligência Saúde e

Assistência Social

Orçamento e Finanças

Planejamento e Coordenação do

Emprego das Forças Armadas

Governança Planejamento e Gestão

Estratégicas

Defesa - Perspectiva de Geração de Valor

INTEROPERABILIDADE

Aquisição de equipamentos e

sistemas de uso comum das Forças Armadas

Operações Conjuntas de natureza

complementar

Suporte Logístico Operação Finalística

Exemplos de aplicação do conceito de Interoperabilidade com vistas à entrega de valor

Operações de Segurança da Copa do Mundo 2014

Execução de processos de emprego de defesa envolvendo múltiplos órgãos

Fonte: MD

A abordagem da arquitetura de processos na Administração Central do MD

Concretizando a orientação estratégica

“Roadmap”

“PRATICALIDADES”

Identificação de processos e propriedade

Inserção do tema 1 2 Discussão sobre alinhamento e desempenho

Construção e validação da cadeia

de valor 3 4 Identificação de oportunidades 5

Arquitetura de processos para consecução da estratégia - Passos

Priorização e seleção das

oportunidades 6 Construção e

governança do Plano 7 Monitoramento

de resultados 8

Comunicando a ideia de Estratégia e Processos

Posicione-se como ofertante

Mensagem adequada para os diversos níveis – graus distintos de expectativa

Solucione as dúvidas, inclusive as simples

Informe sempre

1

O reconhecimento dos processos e o

dilema: “o que mapear” e “quando

mapear”

As dimensões distintas do

Gerenciamento de Processos

Compreendendo a prioridade e a oportunidade

Dimensão Estratégica

• Visão ponta-a-ponta • Foco nas entregas

externas • Alinhamento estratégico • Desempenho institucional

Dimensão Tática

• Visão de fluxos localizados • Foco nas relações internas • Alinhamento deduzido • Desempenho operacional

2 Identificação dos fluxos mais relevantes (processos localizados)

Utilização de treinamento para início da prospecção dos fluxos de trabalho

Definição das áreas funcionais de referência

Identificação dos parâmetros: fornecedor entradas saídas Clientes marco regulatório responsável

Jornadas de Validação

SEORI SEPESD SEPROD DPCN CENSIPAM CAE CHELOG CHOC ADL

Planejamento,

Orçamento,

Finanças e

Contabilidade

Fomento aos estudos

e difusão de

conhecimentos de

Defesa junto à

sociedade

Consolidação e

sustentação da BID

Apoio às ações da

defesa civil na

Amazônia

Planejamento Político

Estratégico de Defesa

(PND e END)

Processo Seletivo para

o Serviço Militar

Obrigatório

Doutrina Conjunta de

C2

Normatização

de Assuntos

de Defesa

Divulgação

das ações de

Defesa

Estruturação

de eventos

sobre Defesa

Comunicação

Social

Assessoramento

do Ministro da

Defesa

Legislação, PPP e

Patrimônio

Imobiliário

Coordenação do

Projeto Rondon

Normatização de

produtos, tecnologias

e empresas de defesa

Apoio às políticas

públicas na

Amazônia

Planejamento Político

Estratégico Militar (PMD e

EMiD)

Capacitação para o

Mercado de Trabalho

Gerenciamento do

SISMC2

Gestão do

processo de

Planejamento

Estratégico de

Defesa

Produção e

divulgação de

conhecimento

sobre defesa

Comunicação

Social de

Defesa

Gestão de

Pessoas

Legislação de Ensino

de Defesa

Gerenciamento das

compensações

comerciais,

tecnológicas e

industriais de

interesse da defesa

Integração e

Divulgação de

Informações sobre a

Amazônia

Apoio às iniciativas e

atividades do CDS

Planejamento de

Mobilização Nacional

e

Setorial de Mobilização

Militar

Produção de

Conhecimentos

Institucionais de

Interesse da Defesa

Produção de

informações

gerenciais de

Defesa

Fomento do

diálogo sobre

defesa

Assessoria

Parlamentar

Logística de bens

e de serviços

Gerenciamento de

Programas

Desportivos

Coordenação do

fomento das

atividades de PD&I de

interesse da defesa

Proteção Ambiental

por meio de dados

de sensoriamento

remoto

Acompanhamento de

Políticas Setoriais

Gestão da Interoperab.

Logística

Gestão do Sistema de

Inteligência

Operacional (SIOP)

Ouvidoria

Governança e

Gerenciamento de

TIC

Gerenciamento de

Programas de

Inclusão Social pelo

Esporte

Assessoramento

estratégico sobre

produtos e empresas

de Defesa

Cooperação

Internacional

Planejamento Estratégico

de Defesa

(Plano Int. Defesa)

Coordenação de

Projetos de

Modernização

Informações

gerenciais sobre PD&I

na área de Inteligência

Tecnológica de Defesa

Remuneração dos

Militares das

Forças Armadas

Gerenciamento da

Legislação Militar de

Saúde e de

Assistência Social

Articulação com a BID

e instituições

interessadas no setor

de defesa

Gestão de Dados e

Conhecimentos de

Inteligência para a

proteção da Região

Amazônica

Planejamento Estratégico

de Defesa - Inteligência

(PMD e EMiD)

Planejamento logístico

para Emprego Conjunto

Gestão de Inteligência

de Defesa para as

Operações Conjuntas

Lei de Acesso à

Informação

Força de trabalho

civil

(exceto

remuneração)

Promoção comercial

do setor de defesa

Apoio à Atividade de

inteligência de Defesa

Coordenação das

atividades de

alimentação nas Forças

Armadas

Gestão de Inteligência

de Defesa para as

Operações

Interagências e

Grandes Eventos

Carreira de Pessoal

Militar (exceto LRM)

Catalogação de PRODE

e credenciamento de

ED

Gerenciamento da

Atividade de Inteligência

dos Adidos de Defesa

Credenciamento e

autorização para

aerolevanamento em

território nacional

Gestão de Inteligência

de Defesa para as

Operações de Paz da

ONU

Apoio às Políticas de

Saúde e de

Assistência Social

Domínio de

tecnologias de

interesse da defesa

Assessoramento ao

EMCFA e Ministro da

Defesa em Inteligência de

Defesa

Requisitos de Apoio

Logístico às atividades

de Defesa Civil

Coordenação de

Operações de

Adestramento

Combinado das FA

brasileiras e

estrangeiras

Coordenação do SINDE

Coordenação de

Operações de

Adestramento

Conjunto das FA

Lei de Acesso à

Informação

Coordenação de

Operações Conjuntas

Interagências

Participação brasileira em

Op. de Paz sob a égide da

ONU

Planejamento

Estratégico de

Emprego Conjunto

Criação e Acreditação de

Representações Militares

no exterior

Coordenação de

Operações

Complementares

Autorização de voo

Coordenação do apoio

das atividades de

Defesa Civil

Rel. internacional com

Ministérios de Defesa

Congêneres

Coordenação de Ações

de Ajuda Humanitária

Internacional

Coordenação da

participação brasileira

em Operações de Paz

GABINETE

Planejamento e

Coordenação do

Programa Calha

Norte

PR

OC

ES

SO

SASSESSORIA

ESPECIAL

SETORESSECRETARIA-GERAL

ASPLAN IPCEMCFA

Afinidade temática

Relação de causa e efeito

A construção da cadeia de valor

Modelo de reforço do conceito de atividades

contribuintes para a geração de valor

3

• Abordagem de processos no nível estratégico • Identificação de partes interessadas • Discussão sobre entregas e valor • Distinção entre finalístico e não finalístico • Valorização dos reforços e interdependências

(“linkages”) • Reforço do conceito de “outside-in”

4 Jornadas de prospecção de

oportunidades de melhoria – ponto de partida para aprofundamento

Equipes dos processos ponta-a-ponta (macros)

Discussão orientada sobre alinhamento, entregas, partes interessadas, desempenho, lacunas e oportunidades de melhorias

Apoio metodológico do Núcleo

As discussões de prospecção

PRATICALIDADES

Consolidação e priorização das oportunidades

de melhoria e de transformação

• Padronizar o conteúdo dos relatórios das operações, com ênfase nas ações críticas.

• Estabelecer mecanismo, além da APA, para compilação e processamento das experiências das operações/exercícios.

• Definir com clareza o papel da coordenação estratégica nas operações.

Metodologia de coordenação das

operações e exercícios de

Defesa no nível estratégico

Priorização

Pontos Relevantes

Discussão transversal de processos

Liderança dos projetos nas áreas gestoras

Propostas do Comitê descartadas somente após apreciação do nível estratégico

Seleção com base em proposta de priorização do Escritório

Plano de Gestão – aperfeiçoamento do desempenho institucional

Base nas discussões sobre entregas dos grandes processos

O Plano

Introdução

Alinhamento estratégico e

Cadeia de Valor

Projetos

Cadastros agrupados por macro

Governança

Processo de Acomp. e controle

Base teórica e conceitos

Método

Mensuração do Desempenho

Catálogo de Indicadores

Objetivos Estratégicos

Ganho de desempenho da organização

Processos evidenciam “como a organização

opera e entrega valor”

Indicadores Desempenho

Orientação Estratégica - Visão

Operação – Cumprimento da Missão

O que cada fluxo produz ou entrega?

O que o processo como um todo produz ou entrega?

O comportamento do cliente ao receber a entrega do processo finalístico?

O que mensurar?

EFETIVIDADE

EFICÁCIA

EFICIÊNCIA

Exemplos: Comunicação Social de Defesa Inserção internacional em Defesa

LÍBANO

HAITI

Rever Processos

Rever a cadeia de valor e o alinhamento estratégico

Discutir lacunas de

desempenho e oportunidades

de melhoria

Formular projetos

Priorizar e selecionar projetos

Monitorar e avaliar

Desempenho e Projetos

O Ciclo de Gestão

consolidado Gerentes + Escritório

Líderes + Escritório

Discussão de desempenho dos grandes processos (desempenho corrente)

Revisão de projetos (melhoria de desempenho)

Reuniões de Processos (Cadeia de Valor) no nível estratégico

Balanço Posicionamento da tema processos e de BPM

Inserção da arquitetura de processos e da cadeia de valor

Desdobramento inicial da estratégia em projetos de melhoria e de transformação

Implantação e institucionalização de um ciclo de gestão

Implantação formal de estrutura, no nível estratégico, voltada para a sustentação metodológica e coordenação dos esforços em BPM

+ Ganhos localizados – efeito rápido

Como introduzir o tema BPM na organização?

Organizações com objetivos

estratégicos vagos podem beneficiar-se

da arquitetura de processos?

A cadeia de valor é um modelo

essencial para o desdobramento da

estratégia?

É necessário mapear os

processos para desdobrar a

estratégia da organização em

ações?

Como a arquitetura de processos

habilita o desenvolvimento

de indicadores estratégicos?

Estratégia e Processos Viabilizando a Estratégia por meio da Arquitetura de Processos

Alexandre Guimarães

guima1500@uol.com.br

alexandrev.guimaraes@defesa.gov.br