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BPO de RH: 7 erros comuns

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2 BPO de RH: 7 erros comuns

3BPO de RH: 7 erros comuns

IntroduçãoA escolha de uma solução de BPO para RH é uma etapa importante na evolução de uma organização. No entanto, várias questões, implicações e critérios de decisão podem perturbar o processo. Dedicar-se calmamente no início a entender essas questões garantirá um percurso mais suave, que, por fim, melhorará o desempenho da empresa. As pressões do mercado atual são de tal ordem que as empresas simplesmente não podem dar-se ao luxo de adiar o aumento da eficiência, competência e experiência que o BPO de RH pode oferecer. Na verdade, mais do que nunca, as organizações estão procurando terceirizar suas soluções de RH e folha de pagamento.

No entanto, o custo pode ser alto quando se toma a decisão errada e se escolhe o parceiro errado. Conforme constatado pela Pesquisa Global sobre Folha de Pagamento (2013), realizada pela EY, aproximadamente 40% das organizações globais estão suficientemente insatisfeitas com seus prestadores de serviços terceirizados a ponto de considerarem mudar para um novo prestador, nos próximos 12 meses: “Isto sugere que, uma vez que a folha de pagamento seja terceirizada, ela geralmente permanece terceirizada,”diz a EY.

À medida que o mercado de BPO amadurece, a complexidade e a variedade de sistemas e prestadores de serviço podem causar confusão. As organizações e os responsáveis pelas decisões devem ter certeza de que dispõem das informações corretas e do conhecimento relevante, a fim de escolher a melhor opção para si e para a empresa. Para facilitar o processo, o relatório a seguir desmascara e destaca os mitos mais comuns acerca do BPO relacionados a pessoas, processos, eficiência, tecnologia, experiência e riscos. A terceirização, quando baseada em mal-entendidos ou falta de comunicação, pode ser uma experiência desastrosa. No entanto, ao revelar os mitos, esses erros podem ser evitados e uma verdadeira parceria de longo prazo pode ser formada entre a empresa e o fornecedor.


Ah! Então quer dizer que o seu contracheque “digital” vai chegar

em menos de três semanas?!

1. “Sempre fizemos deste jeito”

A maioria das organizações valoriza muito a função de RH, e com razão. O conhecimento que o RH tem dos funcionários e procedimentos internos estão à frente de qualquer outro departamento. A Pesquisa Global da EY sobre folhas de pagamento (2013) concluiu que 28% das empresas, por exemplo, ainda conta exclusivamente com um modelo de folha de pagamento preparada internamente. No entanto, quando indagadas sobre o que acreditavam ser o principal motivo de ainda adotarem este modelo operacional de RH e folha de pagamento, a maioria afirmou ser simplesmente o jeito como as coisas sempre foram feitas. Elas ainda não tinham tido tempo para reavaliar se o BPO seria uma alternativa adequada. Contudo, à medida que as organizações competem em mercados em constante mudança, a flexibilidade oferecida pelos serviços de BPO pode ser benéfica.


“Compreender e gerir a natureza de constantes mudanças na administração da folha de pagamento e RH é uma tarefa monumental para o RH”

INFRAESTRUTURA E EXPERIÊNCIA

SERÁ QUE OS SISTEMAS INTERNOS FUNCIONAM?Depender das equipes internas pode ser algo caro e demorado. As equipes internas muitas vezes têm escassez de recursos e sub treinadas e se veem sobrecarregadas. Uma pesquisa com CFOs, em colaboração com a ADP (Gestão da Conformidade em um Ambiente em Mudanças, de janeiro de 2013), constatou que 60% dos diretores financeiros concordam que as empresas têm sofrido, nos últimos dois anos, crescente pressão para responder a regulamentos fiscais, trabalhistas e relacionados a pagamentos em prazos cada vez mais curtos. No entanto, o tempo necessário para manter o ritmo nem sempre se traduz em acompanhar as pressões impostas no dia a dia. A Pesquisa sobre Operações de Folhas de Pagamento da Deloitte (2011) constatou que apenas 27% dos entrevistados possuem treinamento ou certificação para os funcionários que atuam na administração da folha de pagamento e RH. Para cerca de 60% dos entrevistados, os funcionários da administração da folha de pagamento e RH recebiam, em média, apenas de 1 a 20 horas de treinamento por ano. O resultado são profissionais de RH subqualificados e organizações expostas ao risco.

Mesmo que uma equipe interna consiga atuar adequadamente hoje, o desafio é saber se ela poderá fazer o mesmo amanhã, considerando o elevado nível de especialização, a redução de tempo e a escassez de recursos. A pesquisa da Deloitte revelou que apenas 13%

das organizações mundiais pesquisadas adotavam alguma estratégia global para folhas de pagamento. Portanto, existe o desejo de criar uma abordagem mais estratégica de RH e folha de pagamento, mas muitas vezes faltam o tempo e a experiência necessária para fazer isso.

“No entanto, o tempo necessário para manter o ritmo nem sempre se traduz em acompanhar as pressões impostas no dia a dia.”

Com um prestador de serviços de BPO com HCM (Gestão do Capital Humano), as organizações têm acesso às melhores práticas, constantemente atualizadas. O perigo que se corre internamente ao pensar que "sempre fizemos deste jeito” implica em organizações que rapidamente ficam para trás em comparação com os concorrentes mais inovadores

e flexíveis. O BPO permite não só recuperar o atraso, mas ultrapassar aquelas do mesmo segmento que o da sua empresa. O excesso de confiança em equipes internas ou processos históricos antiquados podem, portanto, onerar as organizações com processos lentos e ineficientes.

Compreender e gerir a natureza de constantes mudanças na administração da folha de pagamento e RH é uma tarefa monumental para o RH, ocupando o tempo dos funcionários e recursos. Em contrapartida, os prestadores de serviços de BPO consolidam processos consistentes e harmonizadas em todos os países em que atuam, proporcionando uma rede global de especialistas locais que auxiliam os profissionais de RH. A terceirização oferece aos parceiros o conhecimento e a infraestrutura necessários para satisfazer essas necessidades, além de reduzir a pressão sobre os profissionais internos.


2. Subestimar o custo real do RH

O custo de execução dos processos de administração da folha de pagamento, ponto e frequência e RH é drasticamente subestimado. Na verdade, um estudo da PwC, realizado em 2012, sobre o custo total de propriedade constatou que apenas 37% do custo de administração da folha de pagamento e RH são visíveis, sendo os 63% restantes ocultos. Por conseguinte, o custo real da execução da folha de pagamento e outros serviços de RH não é conhecido. Uma razão pela qual alguns custos estão ocultos deve-se ao fato de que os processos de RH em muitas empresas "pertencem" em parte ao RH e em parte às funções de finanças, TI ou outras.


No entanto, encontrar o parceiro adequado pode ser simples. Basta considerar os seguintes itens:

Manutenção do Sistema

Os sistemas de TI necessitam de infraestrutura, suporte, software e manutenção regular - que têm custos. Mas como é o pessoal de TI quem geralmente está envolvido na manutenção de sistemas de RH, pode ser difícil para os gestores de RH rastrearem seus custos de manutenção desses sistemas.

TreinamentoO custo de treinar colaboradores para usar sistemas de RH é algumas vezes subestimado.

Mão de obra indiretaOs custos de mão de obra indireta estão relacionados às pessoas que trabalham fora do RH e ajudam a executar processos de RH.

Mão de obra terceirizadaOs custos totais de operar a Folha de Pagamento e outros processos de RH podem incluir taxas pagas a consultores e fornecedores, além de despesas gerais corporativas, tais como aluguel e manutenção predial.

Custos de IntegraçãoO custo de integração da administração de dados da folha de pagamento, ponto e frequência e RH. Os departamentos de RH muitas vezes instalam esses sistemas separadamente, sem considerar os custos de transferência de dados de um para outro.

Consolidação de DadosEmpresas com múltiplos sistemas de RH podem ter a necessidade de reunir todos os dados - por exemplo, para calcular números de colaboradores globais.

TerceirizaçãoA terceirização pode representar uma economia significativa, mas também implica custos. Até mesmo empresas que não terceirizam processos inteiros muitas vezes terceirizam determinados serviços vinculados àqueles processos, tais como declaração de impostos.

Custos Relacionados à QualidadeTalvez os custos mais difíceis de detectar sejam aqueles associados à qualidade - ou à falta dela - nas soluções de RH.

DESENVOLVER O CASO DE NEGÓCIO NÃO APENAS BASEADO EM CUSTOS

RESULTADOS, RISCO E ROIO desconhecimento do custo total de propriedade (TCO) impacta o resultado econômico, aumenta os riscos e afeta o ROI da terceirização, já que o caso de negócio fica prejudicado e incompleto. Ao desenvolver o caso de negócios e o possível ROI para contratos de terceirização de RH, os custos dos componentes de TI, por exemplo, compõem uma grande parte. Taxas de software, manutenção e atualização, integração de sistemas e interfaces, custos de hardware e de subcontratação e o tempo gasto pelos funcionários em sistemas de folha de pagamento precisam ser incluídos, já que como esses custos são transferidos para o prestador de serviços. A terceirização de processos de RH isolados também não é a resposta. Segundo os dados de TCO colhidos pela PwC, constatou-se que as empresas enfrentam custos de integração de software de cerca de 200 dólares por funcionário por ano, quando operam sistemas de RH separadamente. Até mesmo modernas soluções tecnológicas trazem consigo custos ocultos quando são utilizadas em ambientes administrativos separados.

Para calcular o TCO, as empresas precisam examinar todos os seus processos - e não se concentrar em apenas um processo de uma forma isolada. Elas também precisam identificar os custos críticos “ocultos”, além dos custos mais óbvios. Somente com a compreensão real desses custos é que o RH será capaz de proporcionar a eficiência, a economia e as melhorias de serviço tão importantes para o sucesso dos negócios.

Nunca foi tão importante para as empresas entenderem o custo total de propriedade do processo de RH. No entanto, avaliar o custo total de propriedade é uma tarefa complexa que requer um alto nível de especialização. É essencial ter um parceiro que possua uma metodologia para medir, do início ao fim, os custos de execução dos processos de RH. Mas os estudos sobre custo total de propriedade devem não só identificar oportunidades de redução de custos, mas também analisar a forma de funcionamento dos processos atuais, para ajudar os líderes de RH a desenvolver um business case convincente para mudanças que transforme o RH em um verdadeiro parceiro de negócio.


Amanhã eu mesmo conserto

isso...

3. Atraso na decisão de terceirizar

É difícil frisar suficientemente a importância da eficácia do RH - desde o recrutamento e a gestão de talentos até o envolvimento dos funcionários e a administração diária da folha de pagamento – para os resultados financeiros obtidos pela organização.


“Financeiramente bem sucedidas são as primeiras a adotarem os novos modelos globais de prestação de serviços para folhas de pagamento”

OS PRIMEIROS A ADOTAREM ESTA ABORDAGEM SÃO OS QUE MAIS SE BENEFICIAM

Segundo o relatório da PwC “Exposing the hidden cost of Payroll and HR Administration” (2011), estima-se que o custo total da folha de pagamento, ponto e frequência, administração de dados de RH e administração de saúde e benefícios, chegue, nas grandes organizações (mais de 700 empregados), em média, a 722,46 dólares por funcionário por ano (PEPY) e, nas de médio porte (50 a 700 funcionários), a 1165,63 dólares PEPY. No relatório, consta ainda que “as organizações que terceirizam a gestão \[dessas quatro funções] gastam em média 27% menos do que aquelas que desempenham essas funções baseadas em uma solução manual”. Enquanto isso, organizações que utilizam um único prestador de serviços terceirizados para integrar a folha de pagamento e o controle de ponto e frequência “gastam em média 43% a menos”.

“Organizações que utilizam um único prestador de serviços terceirizados para integrar a folha de pagamento e o controle de ponto e frequência gastam em média 43% a menos”

Em última análise, a questão é, você pode dar-se ao luxo de esperar? Não só do ponto de vista de custos, mas também do ponto de vista operacional? Segundo a Pesquisa Global sobre Folha de Pagamento, realizada pela EY (2013), constatou-se que apenas 15% dos entrevistados acreditam que a eficácia de suas políticas e práticas atuais referentes à folha de pagamento pode ser considerada excelente e que satisfaça as melhores práticas; 85% de todos os entrevistados viam espaço para melhorias em seus atuais processos e práticas de folha de pagamento.

Isso não quer dizer que se deva acelerar o próprio processo.São as decisões que devem ser tomadas com mais rapidez – quanto mais rapidamente percebermos que o BPO é a solução certa, mais rapidamente desfrutaremos dos benefícios. Mas a escolha do fornecedor certo e a cooperação mútua para desenvolver a solução certa devem ser algo necessariamente minucioso. Ao desenvolver objetivos e metas bem definidos com o fornecedor, desde o início, é mais provável que as metas sejam alcançadas.

A ESPERA ACUMULA RISCOS

Segundo o relatório da PwC ‘Outsourcing comes of age: The rise of collaborative partnering’ (2008), “A terceirização tem gerado resultados. A grande maioria dos clientes (87%) diz que a terceirização hoje em dia oferece os benefícios previstos no caso de negócios original, seja parcial ou totalmente. 31% dizem que os benefícios se concretizaram ‘completamente’

– o que é notável”. Há também evidências que sugerem que as empresas que agem rapidamente obtêm melhores resultados. Segundo a Jeitosa Group International, em colaboração com o Instituto de Pesquisa da ADP, “as organizações financeiramente bem sucedidas são as primeiras a adotarem os novos modelos

globais de prestação de serviços para folhas de pagamento, enquanto outras organizações são mais propensas a manter modelos localizados, utilizados há muito tempo. Uma conclusão razoável a que se chega com essa revelação é que as organizações de alto desempenho são mais aptas a converter planos em ação”.


Bem, ele era bonitinho quando

era filhote...

4. Ter uma visão de curto prazo

As pressões do mercado atual podem ser tais que os benefícios do BPO no curto prazo se tornem o único foco. A capacidade de reduzir os custos internos e, ao mesmo tempo, contratar mais uma fonte de conhecimento externo, é, naturalmente, um fator primordial. No entanto, o relacionamento com o BPO deve durar vários anos. Portanto, uma vez que os benefícios de curto prazo sejam obtidos, o que mais esperar? Na verdade, a capacidade de o BPO satisfazer as necessidades futuras de uma empresa e de crescer junto com os negócios é, possivelmente, a maior vantagem. De acordo com o Relatório de Pesquisa sobre Adoção de HRO da Universidade de Nottingham (2012), "Embora a redução de custos fosse a principal motivação para a terceirização, os compradores estão agora também motivados por outras preocupações, como adaptabilidade, falta de conhecimento interno, necessidade de maior padronização e melhor integração das práticas de RH”. Em suma, a empresa precisa evoluir junto com a parceria de BPO.


“A criação, a gestão e o desenvolvimento de um relacionamento eficaz são fundamentais para o sucesso de qualquer operação de terceirização.”

UM PARCEIRO PARA MUITO TEMPO

UMA PERSPECTIVA DE LONGO PRAZO. A terceirização não é uma questão local, mas sim de nível mundial, para todas as empresas. Dos 161 respondentes da Pesquisa Global sobre Folhas de Pagamento, realizada pela EY (2013), sessenta e oito consideravam expandir-se para novos mercados no próximo ano. As dificuldades em fazê-lo com sistemas manuais e muito específicos seriam muito maiores do que com uma solução de BPO. A diferença mais óbvia é a de que o prestador do serviço de BPO já tem experiência, atuação e outros clientes comerciais na região em que se considera a possibilidade de expansão. Enquanto com um sistema manual interno à empresa a adição de uma nova linha de negócios após uma expansão ou fusão e aquisição exija um grande esforço por parte dos departamentos de RH, TI e finanças, um prestador de serviços de BPO pode fazer tudo isso com relativa facilidade.

É importante que um parceiro de BPO tenha um histórico de sucesso comprovado para que possa construir parcerias produtivas e rentáveis visando o longo prazo. Esta abordagem deve incluir taxas previsíveis e ajustáveis, serviços gerenciados que eliminem os custos de manutenção e infraestrutura, atualização automática dos dados da folha

de pagamento nacional e de RH com uma plataforma única e interface de usuário para processamento global e atualizações de software gratuitas e instantâneas. Esta

lista de verificação técnica também deve ser respaldada por um prestador de serviço que atue em escala global, com especialistas locais em todas as regiões e mercados em que o cliente atue, e em todas as regiões em que se pretenda expandir no futuro.

“Enquanto com um sistema manual interno à empresa a adição de uma nova linha de negócios após uma expansão ou fusão e aquisição exija um grande esforço por parte dos departamentos de RH,”

O caso de negócio proposto pelo BPO visa permitir que o RH ofereça serviços eficientes e adaptáveis. Isso significa que os custos de infraestrutura e os dados estratégicos devem permanecer constantes à medida que a empresa cresce. Muitas organizações cada vez mais percebem que este tipo de tarefa pode ser realizado de uma melhor forma externamente, por intermédio de uma parceria com um especialista internacional em terceirização de RH, em vez de internamente. A construção de uma parceria de longo prazo significa integrar o caso de negócio ao retorno sobre o investimento (ROI) para os próximos 5 a 10 anos. A criação, a gestão e o desenvolvimento de um relacionamento eficaz são fundamentais para o sucesso de qualquer operação de terceirização. A terceirização não se resume apenas à

criação e à assinatura de um contrato, mas, antes, é uma relação que deve ser gerenciada e baseada na transparência e confiança.


5. Não acreditar na padronização

O conceito de que os Recursos Humanos precisam funcionar mais como uma empresa e contribuir para os resultados foi popularizado por David Ulrich, um líder acadêmico e consultor de RH. Para tanto, os líderes de RH precisam ter acesso aos principais indicadores de desempenho (KPIs) e dados consistentes e confiáveis para que possam avaliar as operações.Sem processos de RH padronizados, não é possível determinar o seu grau de eficiência Um único sistema e repositório de dados que permita gerar relatórios e análises requer a integração dos dados de RH, políticas, processos e tarefas comuns em uma única plataforma. Com 37% dos dados de empresas de médio porte armazenados em Excel (Estudo Global HCM da ADP, janeiro de 2014) ou em outros tipos de bancos de dados semelhantes, não se pode subestimar o valor da padronização quando se colocam todos os dados em um único sistema, acessível não apenas ao RH, mas também à liderança, gerentes e funcionários.


“A possibilidade de apresentar soluções de RH consolidadas, automatizadas e padronizadas também oferece às organizações o máximo de flexibilidade.”

MELHORES PRÁTICAS E MAIOR EFICIÊNCIA

Ter um processo e uma tecnologia feitos sob medida ou fragmentados, projetados de acordo com as necessidades específicas da organização realmente parece atraente. No entanto, e se essas necessidades mudarem? Essa organização pode fundir-se com outra, ou até mesmo adquiri-la, com um sistema diferente e incompatível. Ou, quem sabe, entrar em novos mercados ou territórios internacionais, com prioridades ou exigências regulamentares diferentes.De repente, a falta de um RH padronizado ou de um sistema integrado de Gestão de Capital Humano rapidamente se transformam em uma dor de cabeça para as empresas.

“Sistemas padronizados permitem que todos os dados sejam consolidados e fiquem acessíveis em um único lugar. ”

De acordo com o relatório da pesquisa de 2013 “Gestão do risco de talentos”, emitido pelos consultores do Aberdeen Group, “até mesmo as empresas de melhor desempenho precisam encontrar formas de fornecer os dados de RH aos líderes empresariais para orientar a tomada de decisão e, para tal, devem usar ferramentas automatizadas - em vez de depender de processos manuais - e encontrar formas de integrar os dados e sistemas de RH. As ferramentas e tecnologias que ajudam as organizações a aplicar, de forma consistente, as políticas e regras se vão com o tempo, e outras atividades críticas para a gestão da força de trabalho são fundamentais...” A possibilidade de apresentar soluções de RH consolidadas, automatizadas e padronizadas também oferece às organizações o máximo de flexibilidade. Novas linhas de negócios podem ser adicionadas ao sistema com a mesma simplicidade com que se adiciona um novo colaborador.

FLEXIBILIDADE E CAPACIDADE DE RESPOSTA ATRAVÉS DA PADRONIZAÇÃO

Segundo o Relatório Global sobre Folha de Pagamento da EY, realizado em 2013, constatou-se que a consistência é fundamental para que se tenha um modelo de processamento eficaz. Processos padronizados, portanto,

em última instância, superam os personalizados, não apenas no longo prazo, mas também no curto e médio prazo. Os prestadores de serviços utilizam processos padronizados em todas as empresas com as quais trabalham, o que permite que cada uma delas se beneficie de processos, metodologias e softwares testados e comprovados, além de dados

de referência, conhecimentos e assistência inigualáveis. Sistemas padronizados permitem que todos os dados sejam consolidados e fiquem acessíveis em um único lugar e que as melhores práticas sejam aplicadas com maior eficiência.


6. Avaliação insuficiente do parceiro

A administração da folha de pagamento e de RH é estratégica, mas muitas vezes é vista como uma mercadoria. Algumas empresas investem muito pouco tempo ao escolher os prestadores de serviços, enquanto outras podem não utilizar os critérios adequados. Possivelmente, isso explique por que somente 25% das empresas estão satisfeitas com as soluções que adotam, de acordo a Pesquisa de Desempenho Global em Folha de Pagamento de 2013, do The Hackett Group. A escolha de um parceiro de terceirização é uma tarefa complexa, em que vários fatores e critérios devem ser levados em consideração para que se possa fazer a escolha certa para a empresa. No entanto, a Pesquisa Global sobre Folhas de Pagamento (2013), realizada pela EY, constatou que cerca de 40% das empresas pesquisadas estavam tão desiludidas com as parcerias de terceirização existentes que pensavam seriamente em mudar de prestador.

O quê?

?

Um carro é um carro!


No entanto, encontrar o parceiro adequado pode ser simples. Basta considerar os seguintes itens:

• Experiência comprovada em RH

• Longa experiência de serviço

• Confiabilidade e segurança financeira e de TI

• Capacidade de inovação de recursos de TI e RH

• Organização dedicada ao serviço

• Presença internacional

A terceirização de RH é uma decisão estratégica e de longo prazo. Somente com a escolha do parceiro certo é que se pode garantir que o BPO será um sucesso para a sua empresa, no presente e no futuro.

“Os principais determinantes da qualidade de um prestador de serviços terceirizados foram a precisão (71%), o nível geral de serviço (68%) e a confiabilidade (68%).”

COMO GARANTIR O SUCESSO?

SERVIÇO E PARCERIA NÃO SÃO ALGO QUE SE COMPRA UMA ÚNICA VEZBem semelhante ao que ocorre na compra de um carro novo em uma concessionária, você não compra simplesmente uma caixa de metal com quatro rodas, mas adquire também a prestação de serviços futuros, confiabilidade, atendimento ao cliente, consumo de combustível, manutenção, seguro, rede autorizada e assim por diante. Os esquemas de terceirização de administração de folha de pagamento e RH são complexos, e os serviços oferecidos pelo seu parceiro refletirão isso. As soluções de software e back-office podem transformar as operações de RH de uma organização. Isso não constitui uma simples compra que ocorre uma única vez, mas sim uma relação contínua e um compromisso de longo prazo.

Seu provedor deve formar uma parceria com a sua empresa de modo a oferecer soluções inovadoras e flexíveis que atendam as prioridades de negócios à medida que elas mudam, se expandem e se adaptam às pressões do mercado. Ben Trowbridge, presidente da Outsourcing Center escreve em BPOOutcomes.com (2013): "especificação

pré-concebida e detalhada dos requisitos, negociações sem favorecimentos com vários possíveis fornecedores e negociações antiquadas de contratos contenciosos... podem

parecer razoáveis (senão um pouco antiquadas) na compra de determinados tipos de mercadoria, mas não funcionam quando se trata da compra de serviços complexos que serão entregues ao longo de vários anos a um cliente em evolução e em um mundo em constante mudança".

“Somente 25% das empresas estão satisfeitas com as soluções que utilizam.”

Numa pesquisa feita em 2009 com 250 profissionais de RH experientes, constatou-se que os três fatores determinantes da qualidade de um prestador de serviços terceirizados eram a precisão (71%), o nível geral de serviço (68%) e a confiabilidade (68%). No entanto, quarenta e quatro por cento afirmaram não receber isso de seus atuais prestadores de serviço, provavelmente porque não entenderam as suas necessidades.


7. Plano de transição inadequado

O grande atrativo do BPO em seus primeiros dias era retirar toda uma operação das mãos da empresa e oferecê-la por menos. Isso ficou conhecido como “lift and shift” (algo como ‘aliviar e transferir’). No entanto, o BPO evoluiu junto com a compreensão do “lift and shift”. Se uma operação está falhando, é preciso resolver e entender seus problemas antes de transferir sua totalidade – do contrário, os problemas simplesmente continuarão, porém agora externamente. De acordo com um recente artigo da Computer Weekly (junho de 2014), “O BPO está ficando para trás quando se trata de digitalização... dois terços dos contratos de BPO hoje ainda são do tipo “lift and shift”: simplesmente transferir os processos existentes para fornecedores externos para reduzir custos... Muitas vezes o contrato de serviços empresariais é estabelecido meramente como uma parceria de transações, e a equipe se concentra nas obrigações contratuais”.

O aquecimento

acabou.

Pronto para o exercício!


COMO GARANTIR O SUCESSO?

PLANEJAMENTO É FUNDAMENTALSe alguns aspectos da função de RH de uma organização estão falhando ou são muito onerosos, o BPO pode ser uma solução eficaz. No entanto, os problemas e os custos devem ser identificados com antecedência e em colaboração com o prestador do serviço de BPO, antes da apresentação da solução e do projeto do sistema. Algumas organizações, agindo pelo puro desejo de livrar-se de um problema tão logo possível, recorrem ao fornecedor mais próximo que ofereça o menor prazo de implantação. No entanto, se parece bom demais para ser verdade é porque provavelmente é. Se um fornecedor alega poder resolver todos os problemas de sua empresa com uma única implantação do BPO, sem primeiro entender corretamente quais são esses problemas, a probabilidade é de que ele não consiga cumprir o que prometeu.

O relatório da Accenture ‘Next-Generation BPO: Are You Ready?’ (2011), informa que “Quando o BPO passou para a segunda geração, o foco mudou do “lift and shift” para uma oferta global”.

Isso, argumenta-se no relatório, permite que o BPO ofereça às organizações muito mais do que simplesmente realizar a mesma operação por menos, “utilizando análises para entender melhor os negócios e agir com base nos imensos

bancos de dados transacionais acumulados durante relações com clientes de longo prazo. E esse entendimento tem sido usado para gerar decididamente novos tipos de resultados nos negócios... que incluem maior velocidade de entrada no mercado, maior capacidade de inovação, maior fidelidade dos clientes e melhor gestão de talentos.

“Se parece bom demais para ser verdade é porque provavelmente é.”

É um erro simplesmente ligar um motor de BPO à sua organização de RH e esperar que o desempenho e os serviços prestados melhorarão. Em vez disso, o BPO de RH pode oferecer uma completa mudança de paradigma. Com ele, é possível transformar completamente a forma de trabalhar, os processos e a função de RH. Ao recriar o processo de RH durante a fase de transição, é possível usufruir ao máximo dos benefícios do BPO, com uma perfeita integração com a cultura e as expectativas da empresa. Para obter melhores resultados, o BPO deve ser uma parceria entre o cliente e o fornecedor. Para garantir uma abordagem holística em vez de transacional, é preciso considerar os seguintes pilares de sustentação de um projeto de BPO de RH:

1. Pessoas: Definir descrições de cargos e funções, treinamento para se concentrar em tarefas de valor agregado, comunicar cedo e com frequência as iniciativas de gestão de mudanças.

2. Processo: Mapear a organização de RH com a responsabilidade dos fornecedores, transferir tarefas para os fornecedores, modelo de SLA e de governança, delegar processos aos gerentes.

3. Sistemas: Melhor integração de sistemas (finanças, TI, RH), SIRH inovador, acesso móvel

4. Organização: Flexibilidade, controle central e local e compartilhamento de serviços.

Conforme Ben Trowbridge escreve em seu artigo “5 Reasons Outsourcing Fails” (2014), “Ter um plano certo para a transição ou a migração de processos para locais distantes ou terceirizados é importante para o sucesso. As migrações são atividades complexas que requerem uma análise aprofundada dos processos, bem como das tecnologias, da infraestrutura e das habilidades gerenciais necessárias para sustentar os processos...” A terceirização, portanto, já percorreu um longo caminho desde o modelo “lift and shift”.


ConclusãoOs mitos do BPO em grande parte provêm de um mal entendido do propósito fundamental da terceirização do RH. O modelo “lift and shift”, que visa suspender uma operação interna problemática em sua totalidade e transferi-la para outra pessoa consertá-la, é agora uma noção defasada. Da mesma forma, a pressão por terceirizar simplesmente para reduzir custos já não é o principal fator de motivação.

O valor agregado pelo BPO de RH é hoje compreendido melhor e impulsiona o desempenho dos negócios em organizações inovadoras, de alto crescimento. Os líderes empresariais que procuram um parceiro especializado através do BPO de RH passam a entender seu verdadeiro potencial. Não é um caso de perda ou redução de uma operação interna, mas sim de ganhar uma nova dimensão: um especialista internacional em inovação e crescimento. O RH não vê isso como uma ameaça, mas sim uma oportunidade.

São os mitos, as inverdades e a falta de comunicação destacados nestes artigos que retardam os projetos de BPO de RH e levam ao fracasso. A decisão estratégica de uma empresa na escolha de uma solução de BPO e do parceiro certo para um relacionamento de longo prazo não pode ser tomada de ânimo leve. Ao desmascarar esses mitos, portanto, esperamos facilitar o processo e torná-lo mais consciente para as organizações e os líderes de RH e ajudar a impulsionar o desempenho futuro das empresas. Pois agora, mais do que nunca, os benefícios do BPO de RH são realmente fundamentais para os negócios.

Em todo o mundo, os empregadores confiam na ADP® (NASDAQ: ADP) para obter soluções e serviços baseados na nuvem que ajudem a gerenciar seu patrimônio mais importante – seus funcionários. Incluindo administração de recursos humanos, folhas de pagamento, gerenciamento de talentos e de benefícios, a ADP oferece profunda e inigualável experiência para ajudar os clientes a criar uma força de trabalho cada vez melhor. Pioneira em Gestão de Capital Humano (HCM) e terceirização de processos empresariais, a ADP atende mais de 610.000 clientes em 100 países.

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