C O N TR ALO R ÍA G EN ER AL DEL ESTADO
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CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO DIRECCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DAI-AI-0225-2016 SUPERINTENDENCIA DE BANCOS INFORME GENERAL EXAMEN ESPECIAL A LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES REALIZADOS A TRAVÉS DE SUBASTA INVERSA; Y, A LAS ADQUISICIONES DE INFIMA CUANTÍA Y MENOR CUANTÍA EN LA SUPERINTENDENCIA DE BANCOS Y SEGUROS TIPO DE EXAMEN : EE PERIODO DESDE: 2012/05/01 HASTA: 2014/06/30
Transcript of C O N TR ALO R ÍA G EN ER AL DEL ESTADO
C O N T R A L O R ÍA G E N E R A L D E L E S T A D O
D IR E C C IÓ N D E A U D IT O R ÍA S IN T E R N A S
D A I -A I - 0 2 2 5 - 2 0 1 6
S U PE R IN T E N D E N C IA DE B AN C O S
IN FO R M E G E N ER A L
E X A M E N E S P E C IA L A LO S P R O C E S O S P R E C O N T R A C T U A L E S Y C O N T R A C T U A L E S
R E A L IZ A D O S A T R A V É S D E S U B A S T A IN V E R S A ; Y , A LA S A D Q U IS IC IO N E S DE IN F IM A C U A N T ÍA
Y M E N O R C U A N T ÍA E N LA S U P E R IN T E N D E N C IA DE B A N C O S Y S E G U R O S
T IP O DE E XA M E N : EE P ER IO DO D E S D E : 2012/05/01 H A S T A : 2014 /06 /30
S UPE R INTE NDE NCIA DE BANCOS DE L
E CUADOR
S UPE R INTE NDE NCIA DE BANCOS DE L E CUADOR
UNIDAD DE AUDITOR IA INTE R NA
17437-5-2014
INFOR ME
E xamen E special a los Procesos precontractuales y contractuales realizados a través de subasta inversa; y, a las adquisiciones de ínfima cuantía y menor cuantía en la S uperintendencia de Bancos y S eguros de Quito, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y el 30 de junio de 2014.
ÍNDICE
Págiha
1 Carta de Presentación
CAPÍTULO I
INFOR MACIÓN INTR ODUCTOR IA
Motivo del examen
Objetivos del examen
Alcance del examen
Base Legal
E structura Orgánica
Objetivos de la entidad
Monto de recursos examinados
CAPÍTULO II
R E S ULTADOS DE L E XAME N
Cumplimiento de R ecomendaciones
2
2
2
3
3
4
5
Inadecuado archivo de documentos que sustentan las adquisiciones de Ínfima cuantía. 7
Información de adquisición de ínfima cuantía no ingresada al Portal de Compras Públicas. 10
Procesos de contratos de subasta inversa y menor cuantía sin documentación relevante. 16
Proceso de contratación MC-S BS -054-2012 28 1
Proceso de contratación MCBS -S BS -140-2013
Proceso de contratación MC-S BS -224-2012 38
Anéxo 1 S ervidores relacionados
R elación de s iglas y abreviaturas utilizadas
ADM Administrativa
Al Auditoría Interna
CGICC Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación
CUR Comprobante Único de R egistro
DNA Dirección Nacional Administrativa
DNTH Dirección Nacional de Talento Humano
INCOP Instituto Nacional de Contratación Pública.
INS FPU Intendencia Nacional del S istema F inanciero Público
LOS NCP Ley Orgánica del S istema de Contratación Pública
R UC R egistro Único de Contribuyentes
S CP S ubdirección de Compras Públicas
S IE S ubasta Inversa electrónica
S R I S ervicio de R entas Internas
S E R COP S ervicio Nacional de Contratación Pública.
S R M S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios. ;
US D Dólares Americanos
a jaAtent
¡lxv, . Mario lv- treras
UDITOR E R NO S UPE R INTE NDE NCIA DE BANCOS
S UPE R INTE NDE NCIA DE BANCOS DE L
E CUADOR Quito DM,
R ef. Informe aprobado e
S eñor S uperintendente de Bancos S UPE R INTE NDE NCIA DE BANCOS Presente
7-7G DIR LE AUDITO S
/R OBADO POR :...
0-0/# La Contraloría General del E stado, a través de la Unidad de AudIE HáTiférna de la S uperintendencia de Bancos, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a los procesos precontractuales y contractuales realizados a través de subasta inversa; y, a las adquisiciones de ínfima cuantía y menor cuantía de Quito, por el período comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y el 30 de junio de 2014.
Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas E cuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del E stado. E stas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.
Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del E stado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.
De rhi consideración:
•
C. .Lo Guayaquil Cuenca Portovido I nide 12 de Octubre Chimborazo 412 Antonio Borrero 710 Calle Olmedo N..4-185 y Madrid Y Aguirre y Presidente Córdoya y Alajuela, esquina ' (593 2) 299 7600 Tel: (5934) 370 4200 Tel: (593 7) 283 5961 Tel: (593 5) 263 4951 (593 2) 299 6100 (593 7) 283 5726 (593 5) 263 5810 www.sbs.gob.e5
1 I
CAPÍTULO I
INFOR MACIÓN INTR ODUCTOR IA
Motivo del examen
E l examen especial realizado en la S uperintendencia de Bancos, por el período
comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y el 30 de junio de 2014, se llevó a cabó con
cargo al Plan Anual de Control de la Unidad de Auditoría Interna del año 2014,
aprobado por el señor Contralor General del E stado, mediante Acuerdo 001 CG-2014
de 2 de enero de 2014.
Objetivo del examen
Verificar que los procesos precontractuales y contractuales realizados a través de
subasta inversa y las adquisiciones de ínfima cuantía y menor cuantía, se realizaron
¿obre la base de las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias vigentes
A lcance del examen
S e analizaron los procesos precontractuales y contractuales de los contratos que
constan en el cuerpo del informe, realizados a través de subasta inversa; y las
adquisiciones de ínfima cuantía y menor cuantía, de Quito, por el período comprendido
entre el 1 de mayo de 2012 y el 30 de junio de 2014.
L imitación al alcance
No se analizaron los aspectos técnicos de los contratos relacionados con recursos
tebnológicos, por cuanto la Unidad no dispone de un profesional en sistemas. j
Base legal
e La S uperintendencia de Bancos y S eguros, fue creada mediante la Ley de Bancosj
.i 1 expedida el 6 de septiembre de 1927, publicada en R egistro Oficial 432 del mismo
mes y año. S e encuentra integrada por las Intendencias R egiónales de GUayaquil;
Cuenca y Portoviejo. *Nr\
2
\-) Los sistemas administrativos y operativos están regulados por la reglamentació
interna, emitida con resoluciones de la J unta Bancaria y S uperintendencia de Bancos.
E structura orgánica
La estructura orgánica de la S uperintendencia de Bancos, relacionada con el período
del examen es la siguiente:
:1. GOBE R NANTE S
1.1 S uperintendencia de Bancos
1.1.1. Intendencia Nacional de Gestión
1.1.2. Coordinación General de Planificación y Control de Gestión
2. HABILITANTE S DE APOY O
2.1 Coordinación General Administrativa F inanciera
2.1.1 Dirección Nacional del Talento Humano
2.1.1.1. S ubdirección del Talento Humano
2.1.1.2. S ubdirección de Desarrollo Institucional
2.1.2. Dirección Nacional F inanciera
2.1.2.1. S ubdirección de F inanzas
2.1.2.2. S ubdirección de Desarrollo Institucional
2.1.3. Dirección Nacional Administrativa
2.1.3.1. S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y
S ervicios
2.1.3.2. S ubdirección de Compras Públicas
Objetivos de la entidad
Perspectiva de los usuarios:
1. Contribuir a la estabilidad y transparencia de los sectores controlados.
2. Precautelar y promover los derechos e intereses de los actores sociales.
3
Perspectiva Financiera:
3. Asegurar el financiamiento de las operaciones de la SBS para un eficiente y
efectivo control de las entidades supervisadas.
Peispectiva de procesos:
4. Mejorar los niveles de efectividad y eficiencia de la gestión de regulación y 1
control.
5. Fortalecer la capacidad de gestión de la Institución para brindar servicios. con
calidad y oportunidad.
6. Prevenir las acciones inusuales de grupos organizados en la
transaccionalidad de los sectores controlados.
7 Mejorar el nivel de desempeñ o, innovación, satisfacción y compromiso del
talento humano.
Monto de recursos examinados
Años Subasta Inversa Menor Cuantía ínfima Cuantía Total
Proc, Valor Proc, Valor Fact. Valor Proc. Valor
2012 16 616 030,92 16 326 507,96 44 69 662,10 76 1 012 200,98
2013 6 622 498,11 3 54 293,54 93 131 282,97 102 808 074,62
2014 1 19 195,00 0 55 74 671,37 56 93 866, 37
TOTAL 23 1 257 724,03 19 380 801,50 192 275 616,44 234 1 914 1411,97
Servidores relacionados
Anexo
4
\I
CAPÍTULO II
R E S ULTADOS DE L E XAME N
Cumplimiento de recomendaciones
Como resultado de la evaluación y seguimiento al cumplimiento de 9 recomendaciclnes
emitidas en informe DAAC-0047-2014 preparado por la Dirección de Administración
Central, de la Contraloría General del E stado, aprobado el 26 de mayo de 2914,
relacionado con el examen especial a las inversiones para consumo, adquisición de
bienés de larga duración, ingresos, gastos y contratos en la S uperintendencia de
Bancos y S eguros, en el período comprendido entre el 1 de abril de 2006 y el 30 de
abril de 2012, cuyo informe fue aprobado el 26 de mayo de 2014; Auditoría Interna con
oficio Al-2014-601, de 9 de octubre de 2014, solicitó al S uperintendente de Bancos del
E cuador, información sobre el cumplimento de las mismas, autoridad que con oficio
S B-AS -2014-0528 de 29 de octubre de 2014, comunicó su estado de implementación.
Del análisis realizado, se determinó el incumplimiento de la recomendación 6, que
textualmente señaló:
"R ecomendación 6 Dispondrá al Contador que previo al registro de los desembolsos, se verifique que el expediente cuente con toda la documentación original, que justifique y sustente el pago, y se proceda a su archivo en el área contable para fines de control posterior".
Al respecto el Intendente Nacional de Gestión, informó que con memorjando
ING-2014-107, de 15 de julio de 2014, solicitó al contador informe documentadamente
sobre las acciones implementadas respecto a esta observación.
E l Contador General, con memorando CGAF-2014-245 de 15 de agosto de 2014,
presentó un informe al Intendente Nacional de Gestión, en el cual refiere a la
necesidad de contratar una consultoría para analizar los procesos documen:tales,
definir la normativa interna de gestión documental y archivo e implementar un si$tema
integral de acceso. 1
E l Intendente Nacional de Gestión, con memorando ING-2014-142 de 25 de
1 \ septiembre de 2014, dispuso al Contador General:
5
que en su calidad de responsable del proceso de Contabilidad de la Dirección F inanciera, le corresponde establecer procedimientos en materia, de contabilidad gubernamental que aseguren la existencia de un archivo adecuado de documentación sustentatoria, la misma que debe ser archivada en (piden cronológico y secuencial; y, el hecho de que no exista una herramienta informática, no es justificativo para no cumplir con la recomendación".
Lo manifestado por el servidor, evidencia el no cumplimiento de esta recomendapión
. que constó en el informe DAAC-0047-2014, de la Dirección de Auditoría: de
Administración Central de la Contraloría General del E stado, aprobado el 25 de Mayo
de 2014.
La falta de cumplimiento y seguimiento de la recomendación antes señalada, por parte
del Contador, en su período de gestión, no permitió mejorar los procesos de control
interno y manejo de los recursos públicos, motivo por el cual, la desviación señalada
se mantiene. S ervidor que incumplió el artículo 77, numeral 3, literales a) y c) de la Ley
Orgánica de la Contraloría General de E stado; artículo 36 de la Ley Orgánica del
S istema de Contratación Pública; las Normas de Control Interno 401-03 S upervisión,
403-08 Control previo al pago, 405-04 Documentación de respaldo y su archivo; iy, el
artículo 95 del E statuto Orgánico por Procesos expedido con R esolución
ADM-2006-7616 de 16 de mayo de 2006 y su reforma expedida con R esolución
ADM-2013-11484 de 15 de abril de 2013, procesos a cargo de la Dirección Nacional
F inanciera.
Conclusión
La falta de seguimiento, evaluación y cumplimiento de la recomendación número' seis,
emitida por la Contraloría General del E stado, en el informe DAAC-0047-2014, por
parte del servidor responsable de acatarlas, ocasionó que se mantenga la deficiencia
en el sistema de control interno administrativo financiero de la entidad.
R ecomendación
Al S uperintendente de Bancos y S eguros
1. Dispondrá al Contador General, la obligación de cumplir de manera inmediata la
recomendación formulada por la Contraloría General del E stado y por Auditoría
,Interna, con el fin de mejorar la gestión administrativa financiera de la entidad:
La Unidad de Auditoría Interna de la S uperintendencia de Bancos y S eguros,. no
realizó ningún examen especial relacionado a los procesos precontractuales y
contractuales de subasta inversa y adquisiciones de menor cuantía e ínfima cuantía.
Inadecuado archivo de documentos que sustentan las adquisiciones de ínfima
cuantía
Con oficio Al-2014-547 de 8 de septiembre de 2014, se solicitó al Director Nacional
Administrativo el detalle de los procesos de ínfima cuantía, menor cuantía y subasta
inversa, correspondientes al período desde el 1 de mayo 2012 hasta el 30 de junio de
2014, en el cual conste la ubicación de los mismos y el nombre de los funcionarios
responsables de los archivos correspondientes.
E l proceso de adquisición de ínfima cuantía está bajo la responsabilidad de la
S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, por lo que con
memorandos Al-2014-547 y 549 de 8 y 11 de septiembre de 2014, se solicitó los
expedientes de los procesos efectuados desde el 1 de mayo de 2012 hasta el 30 de
junio de 2014, en respuesta al requerimiento el S ubdirector de Gestión de R ecúrsos
Materiales y S ervicios, con memorando S R M-2014-042 de 26 de septiembre de 014,
adjuntó la información contenida en memorandos S R M-2014-1618 y S R M-2014-1619,
misma que no correspondía al requerimiento de Auditoría Interna.
Los Asistentes de Gestión Administrativa, E xperto de Gestión Administrativa y
S ecretaria, con memorando S R M-2014-1618, dirigido al S ubdirector de Gestión de
R ecursos Materiales y S ervicios, adjuntaron el detalle de los procesos de ínfima
cuantía del período comprendido entre el 5 de enero de 2013 y el 26 de junio de 2014;
y, en el último párrafo manifestaron:
"...La información del periodo del 2012 no se encuentra a disposición ya que no está completa dentro de los archivos que reposan en la S ub dirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios...".
E sta situación se produjo por cuanto los Directores Nacionales Administrativos, con
períodos de gestión corni prendidos entre el 1 de mayo de 2012 y el 27 de junio de
2012; 23 de noviembre de 2012 y hasta el 2 de abril de 2013; 2 de abril de 2013-y el 7
de abril de 2014; y, S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, con
período de gestión comprendido entre el 2 de abril de 2013 y el 11 de abril de 2014;
responsables de las adquisiciones a través de ínfima cuantía, no implementaron un
7
mecanismo adecuado para el archivo de estos procesos, que permita mantener, de
forma lógica y secuencial cada uno de los expedientes; y, contar con información
competente y pertinente para fines de control previo, continuo y posterior, dando 'upar
a que no se pueda establecer si los procesos de adquisición a través de ínfima
cuantía, se efectuaron en cumplimiento de la Ley y el R eglamento de ContrataC ión
Pública.
Los Directores Nacionales Administrativos y S ubdirector de Gestión R ecursos
Materiales y S ervicios, responsables de las adquisiciones de ínfima cuantía,
incumplieron los artículos 233 de la Constitución de la R epública del E cuador; 12
Tiempos de control, letras a) Control previo y b) Control Continuo, 40 R esponsabilidad
por acción u omisión, 45 números 6) y 7), 77 Máximas autoridades, titulares y
responsables, número 2 letras a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
E stado; 36 de la Ley Orgánica de Contratación Pública; 13 y 31 de su R eglamento
General, e inobservaron las Normas de Control Interno 100-03 R esponsables del
control interno y 200-05 Delegación de autoridad, 200-07 Coordinación de acciones
organizacionales, 405-04 Documentación de respaldo y archivo; que entre otras
señala: Mantener actualizada la información; las entidades contratantes deberán
mantener un expediente por cada contratación en los que constarán los documéntos
relevantes de cada proceso.
Con oficios Al-2014-615, 616, 617, 618, 619, 623, 631 y 632 de 16 de octubre de
2014, se comunicaron los resultados parciales a los Directores Nacionales
Administrativos •y S ubdirectores de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, de
conformidad con los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
E stado y 22 de su R eglamento, a fin de que presenten sus puntos de vista.
E l S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, con período de gestión
comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y hasta el 28 de diciembre de 2012 en
comunicación s/n de 22 de octubre de 2014, señaló:
"...Al respecto, debo aclarar a usted, que conforme consta de la certificación emitida por la Directora Nacional Administrativa, responsable a la fecha que dejé de prestar mis servicios en la S uperintendencia de Bancos y S eguros; entregué los archivos a mi cargo, los mismos que se encuentran en custodia del personal de la S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, responsable de cada proceso, conforme el informe de gestión presentado por mi persona a la máxima autoridad, cuya copia adjunto. (Anexo 1); .-Adicionalmente debo resaltar que cuando me encargaron provisionalmente la S ubdirección, se estableció con memorando No. S R M-2012-1195 de 22 de , PI\
8
junio de 2014 como responsable de los procesos de ínfima cuantía al señor..., funcionario de responsable y custodio de los mismos. (Anexo 2). Quién además de llevar un archivo físico, era el responsable de publicar mensualmente la información en el Portal de Compras Públicas, en dicho portal constan todas las contrataciones.- E n el mismo sentido, con memorando No. S R M-2012-0873, de 11 de mayo de 201Z cuya copia acompaño, dispuse al personal de la S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, que los archivos serán únicos de la S ubdirección y serán llevados por la S ecretaria, no existen archivos físicos por funcionario o servidor, en los mismos deberán contener toda la información del proceso o sub proceso, (....) Los archivos llevarán un orden secuencial y cronológico, separados con pestañas". (Anexo 3)..."
E l S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, luego de la lectura del
borrador de informe con comunicación sin de 4 de noviembre de 2014, señaló:
"...Con comunicación de 22 de octubre de 2014 presenté mis argumentos de descargo respecto a las observaciones planteadas por la referida Auditoría.....-"Como cité en la referida comunicación llama la atención, que con memorando No. S R M-2014-1618 dirigido al S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales, suscrito por los asistentes de gestión administrativa, experto en gestión administrativa y secretaria manifiestan....la información del período 2012 no se encuentra disposición ya que no está completa dentro de los archivos que reposan en la S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios".
E l S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, en su período de
gestión comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y hasta el 28 de diciembre de 2012,
justifica lo comentado por Auditoría, en razón de que adjuntó los documentos de
descargo correspondientes.
E l Proveedor General, E ncargado, con memorando PR OV-2014-165 de 13 de
noviembre de 2014, señaló:
"E n atención a memorando No. S B-AS -2014-078, suscrito por el Ab. Pedro S alines Chacón, S uperintendente de bancos, a través del cual pone de manifiesto las recomendaciones de la Auditoría Interna del examen especial "a los procesos precontractuales y contractuales realizados a través de subasta inversa; y, a las adquisiciones de ínfima cuantía y menor cuantía", y en el que se me hace mención de mi responsabilidad en el archivo del archivo (sic) del proceso de ínfima cuantía.- A este respecto debo manifestar que a partir del mes de Mayo de 2013 hasta la fecha vengo desempeñando las funciones de PR OVE E DOR GE NE R AL E NCAR GADO, de acuerdo a disposición del Ing.....,S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios a esa fecha, constante en memorando• No. S R M-2013-1132, por tanto mis funciones corresponden a la Gestión de Bodega, más no a las actividades inherentes a la• gestión de compras por ínfima cuantía, puntualizando además que los archivés de compras realizados por este mecanismo, reposan en los archivos que son de responsabilidad de la S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios".
Lo manifestado por el Proveedor General E ncargado, ratifica lo comentado ipor
Auditoría Interna, en razón de que no se designó a un servidor responsable; del
proceso de ínfima cuantía.
Conclusión
Los Directores Nacionales Administrativos y S ubdirectores de Gestión de R ecursos
Materiales y S ervicios, responsables de las adquisiciones a través de ínfima cuantía,
no implementaron un mecanismo adecuado para el archivo de los documentos de
estos procesos en forma lógica y secuencial de cada uno de los expedientes,' que
permita contar con información competente y pertinente para fines de control previo,
continuo y posterior, dando lugar a que no se pueda establecer si los procesos de
adquisición a través de ínfima cuantía, se efectuaron en cumplimiento de la Ley y el
R eglamento de Contratación Pública.
R ecomendaciones
A l Director Nacional Administrativo
2. Dispondrá al S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios,
conjuntamente con la Coordinación de Planificación implementen un procedimiento
para el archiva de los documentos de los procesos de adquisición a través de
ínfima cuantía, lo que permitirá contar con un adecuado archivo para la custbdia y
conservación de los mismos, e instruirán a los servidores responsables, para que
implementen el proceso de archivo de documentos relativos a las adquisiciones de
'ínfima cuantía.
A l servidor responsable del archivo del proceso de ínfima cuantía
3. Organizará y mantendrá un archivo secuencial adecuado para cada uno de los
, expedientes de los procesos de adquisición de ínfima cuantía, que permita ícontar
con información oportuna, para la toma de decisiones y control posterior. r
Información de adquisición de ínfima cuantía no ingresada al Portal de Compras
Públicas
E l• S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, con membrando te 1 zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
tVIRM-2014-042 de 26 de septiembre de 2014, proporcionó información reladionada
1
10
a
con las adquisiciones a través de ínfima cuantía, correspondiente al período analizado,
de lo cual se determinó que no se publicó la información del añ o 2014 en el Portal de
Compras Públicas del S ERCOP, de las siguientes adquisiciones: zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
Número Factura
Fecha Proveedor Concepto Valor
4892 2014-02-05 Arg. Fausto Estupiñan Narváez Adquisición de servido de avalúo de vehlculos 537,60
227 2014-02-03 Cortinas Gritlekor Instalación de cortina tipo persiana 139,10
1120 2014-02-10 Tecnifum Limpieza - fumigación y desinfecdón de archivo general 7.448,00
755 2014-02-12 Airmeg Adquisición e Instalación de zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAa/c para la sala de monitoreo 2 96089
5095 2014-02-12 Gráficas Remiro Adquisición de 40 libros de no:Me-adanes 609,28
2862 2014-02-07 José Rodolfo Salinas Serrano Contratación del servido de monitoreo y medición de equipos eléctricos 3819,20
12123 2014-02-11 Taller Páramo Servicio de elaboración de copias de llaves .180,75
996 2014-02-17 Exiinsol Mantenimiento del sistema de alarmas contra incendios 1 248,80
7470 2014-02-24 Displast Adquisición de vasos térmicos 333,04
747 • 2014-02-19 Asistec Mantenimiento de sistema de purificación de agua - cocina y despacho 4533,76
634 2014-02-24 Jorge Ellas Pizarra Paucar Adquisidón de materiales para construcción de bodegas 1 267,84
751 2014-02-24 Asistec Adquisición de cafetera y homo para despacho de superintendente 220,47
2868 2014-02-25 José Rodolfo Salinas Serrano Cambio de circuitos eléctricos de base de datos a ups de 30Iwa . 425,60
Varias 2014-02-28 MATRICULA Pago por matriculación de vehiculos de la SBS 778,40
Varias 2014-02-18 SOAT Renovación SOAT de vehlarlos de la SBS 414,68
278228 2014-03-05 Comercial KYWI Adquisición de reflectores y porta reflectores 546,13
304 2014-03-05 Barrientos Cordero Felipe Adquisición de mandiles-gafas-guantes y fajas lumbares 456,29
111 2014-03-10 Servicios Técnicos en General Reparación de los equipos de cocina I 909,06
541 2014-03-13 Tecnogass Adquisición e Instalación de centralina de gas industrial .1 430,00
728 2014-03-14 Meqacarpas Adquisición de carpa de 4x4 604,80
178975 2014-03-14 Cobrsatelec Adquisición de galones de impenneabilizante y dos galones de aceleraste . 240,83
1003 2014-03-10 Camilo Hodando Salinas Zamora Servicio de notada para supervisión de grec banco Sudamericano 456,96
2536 2014-03-22 Ab. Mada Augusta Peña Vásquez Servido de notaria para supervisión de grec banco Sudamericano 363,60
22745 2014-03-18 Refryacor Mantenimiento de los equipos del cuarto frio de la cocina 661,26
82 2014-03-14 Soprint Recargas de cartucho tonner - sopdnt 1 988,00
302092 2014-04-03 Comercial KYWI Adquisición de herramientas programadas en el PAC-2014 736,34
8816 2014-04-01 Dematec Adquisición de reactivos de laboratorio 1 052,80
639 2014-04-09 Jorge Elias Pizarra Pautar Adquisición de materiales para construodón de bodega en el subsuelo 2 1513,56
123177 2014-04-15 Martinizing Lavado de toallas-mandiles-manteles y otros 2 250,30
3610945 2014-04-14 Editores Nacionales Sociedad Anónima
Adquisición de 3 revistas vistazo y 3 arnérica economia en suscripción de laño 816,00
14257 2014-04-01 MR Consulting 8 Infosolutions Adquisición de repuestos y dispositivo de tecnobg la 1 664,05
3253 2014-04-15 Serviket Servicio de reparación de la secadora industrial 204,96
26743 2014-04-09 Compel Adquisición de 300 cid< con videos educativos 386,40
50513 2014-04-21 Corte Constitucional Adquisición de 2 ejemplares de registro oficial. Suscripción del año 896,00
11
168834 2014-04-16 Frisonex Materiales y reactivos para laboratorio 3 193,12
10362 2014-04-24 Maint Cia Ltda. Disco dura de almacenamiento hp eva4000 331,20
21603 2014-04-08 Cefe Curso 'gestor de inventado' 1 050,00
118606 2014-04-21 SECAP Curso 'operación y mantenimiento de Instaladones' 1 25280
564 2014-04-24 Teme:Tau Reparación. de la instalaciones de la secadora .920,00
623 2014-05-02 EliteGrup Cia Ltda. Adquisición de 20kits de fraganda para aspiradoras 600,00
12402 2014-05-13 Para" Servido de elaboración de copias de llaves 171,75
73293 2014-05-13 Ingelab Adquisidón de materialea de laboratorio 1127,92
9126 2014-05-09 Alpha Compra de materiales eléctricos 18 48,25
3265 2014-05-21 Vemaza Grafic Cia Ltda. Compra de brocas para perforadoras ri 823,54
10039 2014/06110 Soprint Recargas de tonner 1 657,80
5281 2014-06-04 Gráficas Rengifo Adquisición de 10,000 especies valoradas para certificación de cuentas conientes
1 ' 616,00
5282 2014-06-04 Grafrcas Rengilo Adquisición de 500 cartulinas de hilo y 500 sellos doradas adhesivos 207,20
14355 2014-06-06 MR Consulting 8 Infosolutions Adquisición de repuestos y dispositivo de tecnologia 2616,28
153 2014-06-06 s/n Pago de servicio de transporte material publicitario 100,00
29446 2014-06-06 Intermédica Reparación del tensiómetro de mercurio riester 56,00
145485 09/062/014 Centro de Educación Continua EPN Curso de integración de spss, básico e Intermedio 199,00
7431 2014-06-17 Alfombras Parmot Adquisición de pisos para remodelación de cocina, comedor y bario del despacho 3582.67
20849/ 20850 2014-06-11 CGB Setenta' Adquisición del sistema de rastreo vehicular
' , 7 056,00
1820 2014-06-19 Cocinas Internacionales Adquisición de muebles de doset y librero para despacho de superintendente :' 2399,28
379 2014-06-20 Ambaseur Servidos de transporte de materiales publicitarios Quito-Guayaquil , 180,00
Pago por matriculación Adquisición de vehiculas de la SBS ; 1 567,60
SUMAN: 74 671,37
Con oficio Al-2014-589 de 8 de octubre de 2014, se adjuntó dos anexos de las
adquisiciones de ínfima cuantía correspondientes a Quito por los años 2012 y 2013 a
fin' de que entreguen la información y documentos de las mismas.
Igualmente, se solicitó indicar si las adquisiciones de ínfima cuantía que corresponden
al año 2014 detalladas en el cuadro precedente se encuentran subidas al portal de
compras públicas.
El Subdirector de Gestión de Recursos Materiales y Servicios, con memorando
SRM-2014-1616 de 25 de septiembre de 2014, remitió la Resolución SBS-2011-10331
de 13 de diciembre de 2011, con la cual se autoriza al Asistente Administrativo de la 11
Subdirección de Gestión de Recursos Materiales y Servicios el uso de las
herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública, en el Portal de Compra)
Públicas, con acceso a datos generales, consulta, entidad contratante, consulta RUP,
12
monto 4 790,00 US D; a la vez que autorizó a la S ubdirección de Contratación Pública
para que sea la responsable de crear la clave en el Portal de Compras Públicas.
Con oficio Al-2014-590 de 8 de octubre de 2014, se solicitó al servidor que
actualmente desempeña las funciones de Proveedor General (E ) y que según dicha
resolución es el responsable de subir la información de ínfima cuantía al Portal de
Compras Públicas, indique la falta del listado correspondiente al año 2012 y a suvez
certificar si las mismas se encuentran subidas al portal, quien con memorando
PR OV-2014-151 de 9 de octubre de 2014, manifestó:
"... A este respecto tengo que aclarar y puntualizar que con R esolución S BS -2011-1033 de 13 de diciembre de 2011 autoriza a la S ubdirección de Contratación Pública la creación de usuario y clave a fin de publicar- las adquisiciones de ínfima cuantía en el portal de compras públicas según normativa del INCOP a esa fecha, es decir las mismas fueron publicadas por mi persona hasta el mes de marzo de 2012 ya que con memorando No S R M-2013-1132 de 16 de mayo de 2013, el Ingeniero...., S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios a esa fecha, me dispone reemplazar al proveedor saliente como Proveedor General E ncargado, hasta que la máxima autoridad designe'á su titular. E s importante manifestar que luego de que procedí al cambio de funciones, la S ubdirección designo (sic) al S eñor.... para que realice las publicaciones pertinentes utilizando la clave asignada a mi persona, luego de la salida del señor de la institución, la S ubdirección actual designo (sic) a otro funcionario las publicaciones pertinentes y se continuó el proceso con la utilización de mi clave...".
E l Director Nacional de Contratación Pública, con oficios circulares
S E R COP-DG-DNCPCP-2014-001-C , S E R COP-DG-DNCPCP-2014-002-C y S E R COP-
DG-DNCPCP-2014-003-C de 22 de enero, 10 de febrero y 24 de marzo de Z14,
respectivamente, requirió conforme lo establecido en el artículo 52.1 de la Ley
Orgánica del S istema de Contratación Pública, LOS NCP, remitir el informe trimestral
sobre el número de contrataciones realizadas por ínfima cuantía, así como los
nombres de los contratistas, para cuyo efecto adjuntó un formato sugerido.
Dicha información para los trimestres posteriores debió ser presentada dentro del
término de diez días posteriores del mes siguiente, al que corresponda la finalización
del trimestre, por lo que la información del primer trimestre del 2014, de ínfimas
cuantías debió ser presentada ante el S E R COP, hasta el 14 de abril y la del segundo
trimestre hasta el 14 de julio de 2014; y, la información hasta el 31 de diciembre de
2013 debió ser subida en forma mensual:
13
..." Cada contratación realizada a través del mecanismo de ínfima cuantía, deberá ser publicada mediante la herramienta "Publicaciones de ínfima cuantía" del portal www.compraspublicas.qob.ec, durante el transcurso del mes en el cual se realizaron las contrataciones...".
Las adquisiciones por ínfima cuantía correspondientes al primero y segundo trimástre,
no fueion ingresadas y publicadas en el portal de compras públicas, situación que se
produjo por falta de control y supervisión del Director Nacional Administrativo,1 con
período de gestión comprendido entre el 2 de abril de 2013 y el 7 de abril de 2014; y
S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, con período de g¿,stión
comprendidos entre el 2 de abril de 2013 y el 11 de abril de 2014; responsables de las
adquisiciones de ínfima cuantía, quienes no dieron cumplimiento a las circulares del
S E R COP y no designaron por escrito al responsable del ingreso de las adquisiciones
por ínfima cuantía al Portal de Compras Públicas y entrega de información, dando
lugar a que no se disponga de información real y oportuna; y, que no exista
transparencia y la debida y sana competencia entre los proveedores del mercado
nacional.
Los Directores Nacionales Administrativos y S ubdirectores de Gestión de R ecursos
Materiales y S ervicios, incumplieron los artículos 233 de la Constitución de la
R epública del E cuador; 12 Tiempos de control, letras a) Control previo y b) Control
Continuo, 40 R esponsabilidad por acción u omisión, 45 números 6) y 7), 77 Máximas
autoridades, titulares y responsables, número 2 letras a) y b) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del E stado; 21, 22 y 24 de la Ley Orgánica de Contrátación
Pública; 25, 27 y 70 de su R eglamento General, e inobservaron las Normas de bontrol
Interno; 100-03 R esponsables del control interno y 200-05 Delegación de autóridad,
200-07 Coordinación de acciones organizacionales, 500-01 Controles sobre sistemas
de información: y, el artículo 28 inciso final del R eglamento para la Adquisición de
Bienes, E jecución de Obras y Prestación de S ervicios, incluidos los de consultora, que
realice la S uperintendencia de Bancos y S eguros, expedido con R esdlución
ADM-2012-10902 de 23 de abril de 2012.
Con oficios Al-2014-616, 618, 619, 631 y 632 de 16 de octubre de 2014, se
comunicaron los resultados parciales a los Directores Nacionales Administrativos y,
S ubdirectores de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios de conformidad con los
ar,tículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del E stado y 22 de s
R eglamento, a fin de que presenten sus puntos de vista.
14
E l S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios en oficio S R M-2014-058
de 5 de noviembre de 2014, señaló:
"... E n atención a Oficio No. S BS -2014-0506 de 17 de octubre de 2014 enlel cual hace referencia a Oficio No. Al-2014-629 de 16 de octubre de 2014 donde solicita el ingreso de información de ínfimas Cuantías al Portal de Compro Públicas S E R COP.- Adjunto Memorando No. S R M-2014-1828 de 4 de noviembre de 2014 suscrito por la señorita.....Analista en Gestión Administrativa, donde se detalla la información requerida de ínfimas Cuantías ingresadas al Portal de Compras Públicas...".
La Analista en Gestión Administrativa, en el memorando S R M-2014-1828, señaló:
Hago referencia al memorando N° S R M-2014-1814 mediante el cual se me designa distintas actividades, entre estas se encuentra, "ingresar al portal del S E R COP las ínfimas cuantías que se generaren.- Al respecto permítame informarle que las ínfimas cuantías que detalla el oficio S BS -2014-0506 que no ha sido ingresadas en meses anteriores, he procedido a publicar la información en el Portal de Compras Públicas S E R COP con mes de octubre como se lo acordó en reunión mantenida el día lunes 20 de Octubre de 2014...".
Lo manifestado por el S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios Tia
Analista de Gestión Administrativa, ratifica lo comentado por Auditoría Interna, 9n
razón de que la información de las adquisiciones por ínfima cuantía del año 2014,
fueron subidas al portal en el mes de octubre de 2014; y, la información solicitada por
el Director Nacional de Contratación Pública con oficios circulares
S E R COP-DG-DNCPCP-2014-001-C , 002-C y 003-C de 22 de enero, 10 de febrero y
24 de marzo de 2014, no fue remitida.
Conclusión
Los Directores Nacionales Administrativos y S ubdirectores de Gestión de R ecursos
Materiales y S ervicios como responsables de las adquisiciones de ínfima cuantía; no
supervisaron ni controlaron el ingreso de la información de los procesos de Quito,:a
fin de que se publique y actualice su estado en el portal de compras públicas, dando
lugar a,que la información que se presentó no sea real y oportuna; y, que no exista
transparencia y la debida y sana competencia entre los proveedores del mercado
iu nacional.
+
15
1
R ecomendación
Al Director Nacional Administrativo
4. Dispondrá al S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios, designe
por escrito y asigne claves a un servidor, para que se responsabilice del ingreso
de la información de las adquisiciones realizadas a través de ínfima cuantía de
Quito en el portal de compras públicas, del S E R COP, con el fin de contar con
información actualizada y oportuna; y, permitir que los procesos sean de
conocimiento de todos los interesados.
Procesos de contratos de subasta inversa y menor cuantía s in documentación
relevante
S e establece en el artículo 13 del R GLOS NCP, como información relevante, para
efectos de publicidad de los procedimientos de contratación en el Portal
www.compraspublicas.qob.ec y se entenderá como tal la siguiente:
"... Convocatoria; 2. Pliegos; 3. Proveedores invitados; 4. Preguntas• y respuestas de los procedimientos de contratación; 5. Ofertas presentadas por los oferentes, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos; 6. R esolución de adjudicación; 7. Contrato suscrito, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme los pliegos; 8. Contratos complementarios, de haberse suscrito; 9. Órdenes de cambio, de haberse emitido; la Cronograma de ejecución de actividades contractuales; 11. Cronograma de pagos; 12. Actas de entrega- recepción, o actos administrativos relacionados con la terminación del contrato.- E n general, cualquier otro documento de las fases preparatoria, pre contractual, contractual, de ejecución o de evaluación que defina el INCOP mediante resolución para la publicidad del cielo transaccional de la contratación pública...".
Con oficio Al-2014-549, se solicitó al Director Nacional Administrativo, los expedientes
de los procesos de subasta inversa y menor cuantía según anexos adjuntos.
La S ubdirectora de Compras Públicas, con oficios S CP-2014-196, S CP-2014-197,
S CP-2014-198 y S CP-2014-203 de 17, 22 y 23 de septiembre de 2014
respectivamente, entregó en forma parcial los expedientes solicitados de los procesos
de subasta inversa y menor cuantía, mismos que están ingresados en el portal de
compras públicas; encontrándose las siguientes novedades:
16
S ubasta Inversa
Procesos Concepto Valor
contratado US D
Observaciones
S IE -S BS - 062-2012 Adquisición de tabletas 5 090,76 - Contrato firmado el 22 de junio 2012 con plazo de 30 dias. Acta
de entrega recepción el 23 de agosto 2012. multa 86,54
S IE -S BS - 063-2012 Adquisición pen drives,
discos externos 11 839,00 expediente
- E l CUR de pago del anticipo no se encuentra adjunto en el
S IE -S BS - 081-2012 Mantenimiento de
servidores 12 220,00
- No se encuentran adjuntas las facturas de los pagos efectuados a S INE TCOM S .A.
- Cinco pagos fueron solicitados por el Coordinador General de Tecnología y no por el Administrador del contrato, previo al informe de cumplimiento.
S IE -S BS - 092-2012
Adquisición Licencia S oftware Gubernamental 14 300,00
- E l CUR de pago del anticipo no se encuentra adjunto en el expediente.
- Valor inicial de oferta es inferior al presupuesto referencial y al valor contratado, a pesar que se trata del mismo proveedor.
S IE -S BS - 207-2013
Adquisición de un equipo analizador químico clínico compacto automatizado y un equipo lector de elisa con incubador incorporado
14 250,00 - No hay informe del servidor que recibió el equipo y capacitación. E xiste el informe del Director de Talento Humano
S IE -S BS - 094-2012
R enovación. 5 licencias software S PS S
23 675,00 - Los pliegos subidos al portal no se encuentran finados. - Verificar el CUR de pago por 30% final del monto contratado.
(Liquidación contrato).
S IE -S BS - 095_ 2012.
Adquisición 130 licencias MS Office 2010 Open, 4 licencias Windows 2008 S erver E nterprise E dition y 10 licencias Windows 2008 S erver E stándar E dition
45 999,00
- Los pliegos subidos al portal no se encuentran firmados, mientras que los que están archivados en el expediente si están firmados, pero con correcciones a lápiz en las fechas del
--- cronyama del proceso. - No se evidencia el CUR de pago por 30% final del monto
contratado. (Liquidación contrato).
S IE -S BS - 195-2012
Digitalización de documentos esenciales- Archivo General y Archivos Centrales de las entidades de Guayaquil, Cuenca y Portoviejo y respaldo de soporte digital de la documentación de cooperativas,
245 580,00
- Los pliegos subidos al portal no se encuentran firmados, mientras que los que se encuentran archivados si están firmados, pero la hora de algunas fechas del cronograma difieren de los subidos al portal.
- La documentación correspondiente al Proceso S IE -S BS -138- 2012 que fue declarado desierto, es utilizada para este proceso.
- No se encuentra la renovación de la póliza 1046 por el btien uso del anticipo correspondiente a los periodos 08-02-2013 hasta 08-03-2013, del 09-05-2013 hasta 06-06-2013 y desde el 08-07- 2013 hasta 31-07-2013 fecha de suscripción del acta entrega recepción.
- No se encuentra adjunto la factura y el CUR de pago por el 25% final del monto contratado (Liquidación contrato).
- E l Coordinador General de Tecnologia con fechas 10 de junio y 13 de julio de 2013 recibe a satisfacción los productos, sin embargo el acta se suscribe el 31 de julio de 2013.
S IE -S BS - . 201-2012 .,
Adquisición de cintas de respaldos para servidores de datos y aplicaciones
6 165,00 - Los pliegos subidós al portal no están firmados. - No se encuentra adjunto el CUR de pago por el 30% final del
monto contratado (Liquidación contrato)
S IE -S BS - 209-2013
Adquisición de E quipo Odontológico y compresor para el Departamento Médico Odontológico de la S BS .
18 149,02 - Los pliegos subidos al portal no se encuentran firmados. - No se encuentra adjunto el CUR de pago por el 100% del monto
contratado (Liquidación contrato)
S IE -S BS - 103-2012
R eapertura proceso para sistema de correo electrónico
95 790,00 - No se especifica el porqué de los retrasos internos que demoraron la entrega al proveedor
17
S IE -S BS - 133-2012
Impresión de material didáctico para talleres de capacitación dirigido a jóvenes y adultos con base en el diseño y diagramación que utiliza la S ubdirección de E ducación
24 000,00
- S e presentan 19 ofertas, en el archivo solo se encuentra los documentos de la empresa a la cual se le adjudica el contrato.
- No se encuentra el registro CUR del anticipo y tampoco el del pago total.
- E ntrega 30 días calendario a partir del pago del anticipo, no se puede constatar porque no hay el registro del pago CUR .
- Demora por la entrega debido a un daño en las maquinas del proveedor, administrador del contrato amplia el plazo de entrega E n la Cláusula Novena, Prórrogas de plazo, literal 9.02, establece: Cuando las prórrogas de plazo modifiquen el plazo total, se necesitará la autorización de la máxima autoridad de la S uperintendencia de Bancos y S eguros o su delegado"; en este caso puntual no existe el sustento de que la máxima autoridad haya autorizado la prórroga, la persona que autorizó la prórroga fue el administrador del contrato.
S IE -S BS - 116-2012
Mantenimiento productos de software componente sistema antivirus e Infraestructura de comunicaciones, seguridades y servicios de apoyo componente antivirus para servidores linux
21 338,10
- S e solicitan para dos conceptos de contratación, se utilizan partidas diferentes.
- No se puede establecer cuando se realizó la entrega del producto para verificar los plazos establecidos.
- No hay el registro CUR para constatar el pago y verificar a que partidas se cargaron los mismos.
S IE -S BS - 168-2012
R eapertura del 'proceso de contratación del proyecto: PM-DNR T- 2012-13 "S oftware base y usuario final" componente "allfusion"
26 460'00 - Proceso declarado desierto la primera vez por falta de ofertas. - No se puede verificar el pago CUR del 30% restante
S IE -S BS - 108-2013
Mantenimiento y reparación de sistemas informáticos
74 497'49
- E l acta de negociación tiene como fecha, un año de anterioridad a la realización del proceso.
- No se puede verificar la póliza de fiel cumplimiento de contrato ni los CUR de pago.
S IE -S BS - 174-2013
Proyectos operativos para el componente "S istema de Antivirus" 22 755,60 - No hay el registro CUR de pago
S IE -S BS - 244-2012
Mantenimiento preventivo, correctivo y soporte técnico de Hadware y S oftware para servidores HPBL45P, unidad de almacenamiento E VA 4000, Librerías de respaldos MS L 6000
19 200,00
- E l calendario del procedimiento que consta en los pliegos se encuentra corregido con lápiz, no concuerdan con los que están publicados en el portal. (Posterior autorización).
- Los pliegos no se encuentran sumillados. ' No se evidencia acta entrega recepción correspondiente a
factura 2 de 6 de los pagos mensuales. - No se encuentra CUR . E l servicio definitivo culminó el 15 de julio
(cumple el plazo): sin embargo el informe y acta entrega definitivos se realiza 18-11-2013.
S IE -S BS - 242-2012
R enovación de licencias ALFR E S CO S TANDAR D GOLD
27 30240,
- E l calendario del procedimiento que se encuentran en la carpeta (firmados) no coinciden con los que están subidos al portal, en su lugar publican otro con otras fechas pero ese calendario no está firmado.
- Los pliegos no se encuentran sumillados. - Cláusula novena del contrato indica que a partir de la firma del
contrato (10-01-2013) tendrá 15 días calendario (25-01-2013) para entregar documento que indique fecha de activación de la licencia, en acta entrega de cronograma inducción se evidencia que dicha activación será realizada en dos días con dos horas iniciando el 27/02/2013 y terminando 28/02/2013.
- No se encuentra CUR . del pago.
S IE -S BS - - 2212012
R enovación licencias J BOS S E NTE R PR IS E APLLICATION
10 083,06
- Los Pliegos que se encuentran subidos al portal, no coinciden con los de la carpeta ya que éstos están firmados pero corregidos con lápiz las fechas de cronograma y no cuenta con autorización posterior.
- No se encuentra CUR . E n la forma de presentar la oferta se indica la presentación o certificación del R UP pero no se encuentra.
18
é
S IE -S BS - 214-2012
Licencias para respaldos de servidores virtuales y equipos de usuario final
26 988,60
- Los Pliegos que se encuentran subidos al portal no coinciden con los de la carpeta ya que estos están firmados pero corregidos con lápiz las fechas de cronograma. (posterior autorización).
- No contiene el CUR de cancelación del saldo del contrato. - E l plazo de entrega era de 45 dias calendario a partir del
anticipo según esto debió cumplirse el 31/01/2014 y se menciona en el acta entrega recepción que se entregó tel 8 de febrero sin existir ninguna multa y fecha de acta recepción el 8 de abril de 2013.
S IE -S BS - 127-2013
Adquisición de uniformes para los servidores de la S uperintendencia de Bancos y S eguros
388 456 ,00 exista
- S e solicita dar de baja la partida presupuestaria. • - Falta certificación presupuestaria (documento eS IGE F); No se
evidencia segunda copia de la oferta técnica. - Acta de declaración adjudicada o declarado desierto, está mal la
fecha. - No existe ficha técnica de muestra 2 (hoja N 87). - Dentro del formulario 3 se manifiesta que el proveedor se
compromete a tomar las medidas en 15 días calendario y eso no modificará el plazo de entrega y de no estar presente algún funcionario dentro del cronograma será responsable de ir a la fábrica para que se lo realice de forma individual.
- Anteriormente ya se realizó un contrato con la misma empresa en el 2011 teniendo un retraso en la entrega.
- E n la oferta no se especifica que estén los uniformes acorde a la resolución 94 donde se detalla sierra y costa.
- No se especifica cuantos sobres son, ya que se menciona que entregaron 10 muestras de telas (10'10cm). ,
- E n la apertura de las ofertas recibidas se menciona que Le Chateau contiene en el sobre un catálogo y diez muestras: sin embargo, en la carpeta no se evidencia. ,
- E n los documentos se encuentran 4 muestras para el finforme técnico pero no son de características solicitadas en los pliegos.
- Ficha técnica Fabrilana (sin fechas ni firma de responsabilidad) y sintofil (no actualizado) (sin firma de responsabilidad).
- E l Art 45 del R eglamento de la LOS NCP manifiesta que deben existir resoluciones de la calificación de participantes Cuando
comisión técnica. (no existen). - Certificado del patrimonio no está acreditado por • órgano
regulador en su lugar se encuentra impresiones del interS et. - No se encuentran anexos, folletos, catálogos y out que
contengan la descripción de los modelos materiales V: demás detalles ofertados.
- No se evidencia CUR de pago. - E l contrato se firmó el 19 de septiembre y la póliza deseguro
cubre desde el 23 de septiembre (es decir no emite lá póliza antes de firmar el contrato como lo manifiesta en la cláusula octava del contrato. .
- No se evidencian oficios LC-2013-299 LC-2013-306 por parte de la señora xlax, Gerente de Ventas en el que emite la lista del personal que no se tomó las medidas, verificando el plazo para la toma de medidas se otorga 15 días calendario desde la firma del contrato, por lo tanto el plazo vencía el 4 de octubre del 2013; sin embargo, tales oficio se enviaron con fechas 11, 18 y 23 de diciembre.
- No se encuentra en carpeta la factura por el valor total del contrato ni los CUR s posteriores con los que se pagan y Con los que se liquida la totalidad.
- No se evidenció la liquidación del contrato: - Acta entrega recepción se la reata el 10 de marzo y la factura
consta con fecha 10/03 por lo que recién en esa fecha se hace el pedido del 15%, correspondiente al segundo pago, más no al definitivo: es decir, existió una inadecuada administración en la forma de pago.
19
- Fechas de pliegos corregidas con lápiz. (Posterior autorización). - No se puede visualizar en el portal el informe para
convalidaciones. - No se encuentra acta suscrita por la comisión técnica, donde
los demás oferentes hayan convalidado errores.
SIE-SBS- Adquisición de 19 195,00
- En los pliegos se pide que en la oferta económica inicial se adjunte la impresión del portal y no se evidencia, en su lugar está una realizada por la empresa. 19-2014 proyectores - No existe el CUR de pago.
- No se evidencia informe de satisfacción del bien por parte del administrador del contrato para posteriormente proceder con la cancelación, tal como lo manifiesta la cláusula quinta del contrato.
- No se evidencia informe PROV-2014-119 del Administrador del contrato, donde consta 2 días de atraso.
Contratos menor cuantía
Procesos Concepto Valor
contratado USO
Observaciones
MC-SBS- 182-2012
Servicios de fumigación periódica edificios de la Intendencia y Hemisferio en Guayaquil
1 591,42
- Los pliegos subidos al portal no se encuentran firmados, mientras que los archivados en el expediente si están firmados, pero las fechas y horas del cronograma del proceso son diferentes.
- No se encuentran adjuntos los CUR ni facturas de los pagos mensuales efectuados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, así como el pago final. (liquidación contrato)
MC-SBS- 198-2012
Capacitación: Cursos de ofimática. Motivación y Relaciones Humanas para el personal de la SBS.
20 740,00
- Los pliegos subidos al portal no se encuentran finados, mientras que los archivados en el expediente si están, pero algunas fechas y horas del cronograma del proceso son diferentes.
- No se encuentra adjunto el CUR de pago de 10 370,00 USO por el anticipo del 50% del contrato, así como la factura y el CUR de pago por la liquidación del contrato.
MC-SBS- 175-2012
Mantenimiento de Equipos de Climatización del edificio de la Intendencia Regional de Portoviejo.
2 80000,
- El oficio de requerimiento del Intendente Regional archivado en el expediente es una copia simple.
- Los pliegos subidos al portal no se encuentran firmados, mientras que los archivados en el expediente si están, pero las fechas y horas del cronograma del proceso están corregidas con lápiz.
- No se encuentran adjuntos los CUR ni facturas de los pagos mensuales efectuados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, así como el pago final. (Liquidación contrato).
MC-SBS- 186-2012
Movilización Intendente de Portoviejo 3 600 00 ,
- Los pliegos subidos al portal no se encuentran firmados, mientras que los archivados en el expediente si están, pero las fechas y horas del cronograma del proceso están corregidas con lápiz.
- El Art. 5, letra b) de la Resolución SENRES-2008-00147, señala que se les entregará los correspondientes pasajes de ida y retorno en base a los boletos utilizados según las tarifas que regularmente aplican las compañ ías de transporte, más no señ ala de taxis, pues, estos a la fecha de la ejecución del contrato no emitían boletos, como dispone la norma.
- No se encuentran adjuntos los CUR ni facturas de los pagos mensuales efectuados de acuerdo a lo estipulado en el contrato, así como el pago final. (liquidación contrato)
20
. MCS ,S BS
-077- 2012
S ervicio de Capacitación en Marketing Digital y Construcción de Marca, Bolsa de Valores, Coaching Directivo, E strategias y Balance S cord Card, Gestión de E mpresas de la S alud, S ervicio al Cliente y Gobierno Corporativo y R esponsabilidad S ocial
49 135,00
- S e elaboró un acta de selección de proveedores donde NO se evidencia la invitación y la no aceptación.
- No se enlistan los profesionales a cargo de la capacitación. E n la ejecución se cambió el objeto del contrato, sin que exista un documento contractual similar.
MCS -para „ 5I3S -43/7"
2012
S ervicio de Capacitación el Curso de Oracle
Database 11G Advanced PL-S QL
28 858,15
, i S e amplió el plazo a petición del proveedor sin gire
justifique las causas que motivaron su incumplimiento, para lo que se firmó contrato complementario 147-2012
•MC-SBS - 139-2013
Adquisición de medicamentos e insumos médicos para la S uperintendencia de Bancos y S eguros.
14 359,97
- Los pliegos subidos al portal no se encuentran firmados. - Las fechas del cronograma del procelo son diferentes a
las que constan en los pliegos archivados en el expediente y se encuentran corregidas con lápiz.
- PLAZO: el contrato se firmó el 12-08-2013, con un plazo de 15 días calendario, contados a partir de la suscripción del mismo; es decir, hasta el 27-08-2013; sin embargo, el acta de entrega-recepción se firmó el 09-10-2013, existiendo 43 días transcurridos sin ninguna justificación; además, en el expediente no se encontró la Garantía Técnica, por concepto de caducidad, de los productos.
MCBS - S BS -092-
2013
Capacitación de los defensores del cliente de las Instituciones del S istema F inanciero en las ciudades de Quito y Guayaquil.
10 00000 ,
- Las fechas del cronograma del proceso que constan en los pliegos subidos al portal son diferentes a las que constan en los pliegos archivados en el expediente, así por ejemplo: la fecha de Apertura de Ofertas en el portal consta 02-05-2013, en el E xpediente 02 de abril de 2013, en la fecha estimada de Adjudicación en el portal consta 02-05-2013, en el expediente, 02 de abril de 2013; el contrato se firmó el 02-05-2013, con un plazo de 10 días a partir de la suscripción del mismo, es decir hasta el 12-05-2013; sin embargo, el acta de entrega recepción se firmó el 17-05-2013, existiendo 5 días de retraso sin ninguna justificación. 1
MC-S BS - 053-2012
S ervicio Odontológico para la Intendencia de Cuenca.
8000,00
- Las fechas, días y meses que constan en el cronograma del proceso de los pliegos archivados en el expediente no concuerdan con las de los pliegos subidos al portal, asi por ejemplo: en el Portal consta el año 2012, mes junio 'y diferentes días, en el expediente consta arlo 2012 mes de mayo no constan los días, con horas diferentes, los pliegos del portal no se encuentran firmados por el responsable. (Ing. Cinthia Aillón S alguero, Directora Nacional Administrativa).
•
MC-S BS - 101-2012
•
S ervicio Odontológico para la Intendencia de Portoviejo. 6 000,00
- Las fechas de control del proceso que constan en Ids pliegos archivados en el expediente se encuentran corregidas con lápiz y no concuerdan con las que constan en los pliegos subidos al portal; además, los pliegos subidos al portal no cuentan con firma de responsabilidad.
- PLAZO: E l contrato se firmó 20-08-2012, con un plazo de 180 días calendario, contados a partir de su firma, es decir hasta el 16-02-2013: sin embargo, el acta de entrega- recepción se firmó 19-03-2013, existiendo 31 días de retraso, sin ninguna justificación.
,
21
á
MC-S BS - 083-2012
Capacitaciones nueva Ley Orgánica de S eguridad S ocial, actualización de normativa laboral y seguridad social. Ley Orgánica del S istema Nacional de Contratación Pública y su R eglamento, Ley de Compras Públicas, Políticas Tributarias y Contables, Código Orgánico de Planificación y F inanzas Públicas, Fideicomiso y Titularización, Planificación y E jecución de Auditoría Interna para los servidores públicos de la S BS .
49 149,00
1
- Las fechas de control del proceso que constan en los pliegos archivados en el expediente no concuerdan con las del documento subido al portal. ,
- S e estableció en el archivo del expediente, 3 documentos de los cuales solo uno concuerda con el del poiál; además, los pliegos subidos al portal no están firmados. '
- PLAZO: E l contrato se firmó el 28-06-2012, con un plazo de 45 días, a partir de su firma; es decir, hasta el 12-08-2012; sin embargo, el acta de entrega-recepción se firMó el 06-11-2012, existiendo 85 días retraso sin ninguna justificación.
M' °B° 154-2012
Mantenimiento preventivo y correctivo del ascensor de la IR G
935,64
- La asignación de presupuesto no es clara, dos asignaciones en diferentes fechas y la partida presupuestaria tiene un valor menor que el que se propone en el oficio.
- E n el contrato no se aplican garantías - No se evidencia el registro CUR correspondiente al pago - No hay informes de cumplimiento del contrato.
MC-S BS - 140-2012
S emana Internacional de S eguridad S ocial
51 955.75
- Partida asignada no corresponde al servicio prestado de capacitación.
- No consta el registro CUR del anticipo. ' - No consta el registro CUR del total del pado
MC-S BS - 143-2012
Taller de motivación integral 28 800 , 00
- No hay el registro CUR del anticipo. - No hay el sustento de la póliza por buen uso de anticipo. - No hay el registro CUR de la cancelación del total del
evento.
MC-S BS - 069-2012
S ervicio de refrigerio para la intendencia de Portoviejo 17 000 00 ,
- No se evidencia el informe del cumplimiento del objeto del contrato, de al menos 5 condiciones que se debieron verificar.
- No se evidenció informe y autorización para la firma del contrato complementario suscrito 005-2013 y 018-2013.
- No se evidencia el acta de entrega y recepción del segundo contrato complementario.
- No evidencia ningún registro CUR .
Lo observado, evidencia deficiencias en los procesos precontractuales y contractuales
de los contratos ejecutados a través de subasta inversa y menor cuantía, debido a la
falta de revisión y supervisión en las diferentes fases de los procesos de adquisición
de bienes y servicios, mismos que estuvieron bajo la responsabilidad de los Directores
Nacionales Administrativos, con períodos de gestión del 1 de mayo de 2012 y el 27 de
junio de 2012; 23 de noviembre de 2012 y el 2 de abril de 2013; y 2 de abril de 2013y
el 7 de abril de 2014; y S ubdirectores de Compras Públicas, con períodos de gestión
entre eÍ 1 de mayo de 2012 y el 20 de marzo de 2013; 21 de marzo de 2013 el 30 de
junio de 2014; dando lugar a que se presenten diferencias entre la información
ingresada en el portal de compras públicas y la que contienen los expedientes, así: el
calendario del procedimiento que se encuentra en el expediente firmado, no coincide
22
con los que están subidos al portal, mismo que no tiene firma de responsabilidad; No
se puede establecer si cumplieron los plazos, ya que las carpetas no contienen el CUR
de pago del anticipo de los contratos ni el de la liquidación de los mismos; algunos no
cuentan con la renovación de las pólizas de buen uso del anticipo; no se evidenció los
informes y autorizaciones para las prórrogas de plazo suscritas por la máxima
autoridad; expedientes contienen copias simples; se suscribe el contrato a pesar de
que el proveedor no cumple con la experiencia; la asignación presupuestaria no es
clara; la partida presupuestaria asignada tiene un valor menor al solicitado; en algunos
contratos no se aplican las garantías; se elaboró una acta de selección de
proveedores, en la cual no se evidenció la aceptación y no aceptación; se amplía plazo
a petición del proveedor sin que justifique las causas que motivaron el incumplimiento;
sin embargo, se firmó un contrato complementario.
Lo comentado dio lugar a que no se cuente con información competente y pertinente y
que varias contrataciones se hayan ejecutado sin cumplir con los requisitos
establecidos para este tipo de procedimientos, a fin de asegurar que las adquisiciones
realizadas cumplieron con los objetivos institucionales; por lo que los Directoras
Nacionales Administrativos y S ubdirectores de Compras Públicas, incumplieron los
artículos: 233 de la Constitución de la R epública del E cuador; 12 Tiempos de control,
letras a) Control previo y b) Control Continuo, 40 R esponsabilidad por acción u
omisión, 45 números 6) y 7), 77 Máximas autoridades, titulares y responsables,
número 2 letras a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del E stado; 36 de
la Ley Orgánica de Contratación Pública; 13 y 31 de su R eglamento General, e
inobservaron la Norma de Control Interno 406-03 Contrataciones y los artículos 19 y
22 del R eglamento para la Adquisición de Bienes, E jecución de Obras, y Prestación de
S ervicios, incluidos los de consultoría, que realice la S uperintendencia de Bancos :y
S eguros, expedido con R esolución ADM-2012-10902 de 23 de abril de 2012.
Con oficios Al-2014-615, 616, 617, 619 y 628 de 16 de octubre de 2014, se
comunicaron los resultados parciales a los Directores Nacionales Administrativos y S ubdirectores de Compras Públicas, de conformidad con los artículos 90 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del E stado y 22 de su R eglamento, a fin de que
presenten sus puntos de vista.
23
E l S ubdirector de Compras Públicas, con período de gestión comprendido entre el 1
de mayo de 2012 y el 20 de marzo de 2013 en comunicación s/n de 22 de octubre de
2014, señaló:
"...E l artículo 13 del R eglamento General de la LOS NCP enumera taxativamente los documentos que deben ser considerados información relevante cuya enumeración es taxativa.- "Art. 13.- Información relevante.- Para efectos de publicidad de los procedimientos de contratación en el Portal www.compraspublicas.ctob.ec se entenderá como información relevante la siguiente: 1. Convocatoria.- 2. Pliegos.- 3. Proveedores invitados.- 4. Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratación.- 5. Ofertas presentadas por los oferentes, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos.- 6. R esolución de adjudicación.- 7. Contrato suscrito, con excepción de la información calificada como confidencial por la entidad contratante conforme a los pliegos.-8. Contratos complementarios, de haberse suscrito.- 9. Ordenes de cambio, de haberse emitido.- 10. Cronograma de ejecución de actividades contractuales.-11. Cronograma de pagos; y, 12. Actas de entrega recepción, o actos administrativos relacionados con la terminación del contrato.- 12-A.- E n general, cualquier otro documento de las fases preparatoria, pre contractual, contractual, de ejecución o de evaluación que defina el INCOP mediante resolución para la publicidad del ciclo transaccional de la contratación pública.".- Por consiguiente los documentos, que según el informe, no constan como incorporados, debieron ser previamente definidos por el INCOP (actual S E R COP) mediante resolución como información relevante...".
La S ubdirectora de Compras Públicas, con período de gestión comprendido entre el 21
de marzo de 2013 y el 30 de junio de 2014 en oficio S CP-2014-231 de 4 de noviembre
de 2014, señaló:
"...OBS E R VACIONE S .- 2. Procesos de contratos de subasta inversa electrónica y menor cuantía sin documentación relevante.- Conforme a las observaciones contenidas en el informe, se indica que hay deficiencias en aproximadamente 35 procesos, en las fases precontractuales y contractuales, determinando que en los expedientes no se cuenta con la información competente y pertinente y que varias de las contrataciones se ejecutaron sin cumplir con los requisitos establecidos en el procedimiento.- J US TIFICACIÓN GE NE R AL.- ...De acuerdo a lo establecido en el artículo 13 del R eglamento General a la Ley orgánica del S istema nacional de Contratación Pública, en concordancia con lo estipulado en la resolución INCOP No. 053-2011, no se establece como documentación relevante algunas de las por usted observadas, como por ejemplo el CUR de pago, entre otros.- Además, la S ubdirección de Compras Públicas, es la encargada de ejecutar el proceso precontractual dentro del portal de compras públicas y la elaboración del contrato y su suscripción, de ahí en adelante, le corresponde única y exclusivamente la ejecución del mismo al administrador del contrato, hasta el acta entrega recepción; esta última corresponde entregar al administrador del contrato a la S ubdirección de Compras Públicas, con la finalidad de concluir los procesos en el portal de compras públicas.- De
,conformidad al artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del
24
E stado en su literal a) señala a "Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales", al respecto, me permito indicar que para ello existe en la S uperintendencia de Bancos y S eguros el área de control previo, área que debería contar con la información completa, previo al pago de los procesos de acuerdo a la correspondiente forma de pago conforme lo vayan determinando los contratos.-De acuerdo a la disposición general tercera del reglamento para la adquisición de bienes, ejecución de obras, prestación de servicios, incluidos los de consultoría, que realice la S uperintendencia de Bancos y S eguros emitida mediante resolución ADM-2012-10902 de 23 de abril de 2012, hoy S uperintendencia de Bancos, corresponde mantener en la S ubdirección de Compras Pública la documentación original correspondiente a los procedimientos precontractuales que se realicen, así como los antecedentes de las compras efectuadas incluyendo las ofertas no consideradas; por lo cual claramente se determina cual es la documentación que debe constar en nuestros archivos como S ubdirección de Compras Públicas...".
R especto a la falta de los CUR de pago por anticipos otorgados como de
liquidaciones de contratos, copias de facturas, renovación de pólizas por buen uso
de anticipos, informes y autorizaciones para la prórroga de plazo suscritas por la
máxima autoridad, actas de selección de proveedores, documentos que justifiquen
ampliaciones de plazo debidamente motivados, etc. que no se encuentran
archivados en el expediente, señaló:
"... se informa que la documentación de este y de cualquier expediente, en la etapa de ejecución contractual es responsabilidad del administrador del contrato.- ...es así que la documentación observada por usted, debe reposar en el expediente con el que cuente el administrador del contrato, ya que es responsabilidad directa del administrador del contrato velar por el cabal y oportuno cumplimiento de las obligaciones de ella derivadas y una de ellas es la verificación del pago del anticipo para determinar los plazos del contrato, así como los pagos e informes de cumplimiento. La S ubdirección de Compras Públicas es la encargada de la ejecución precontractual de un proceso y de la elaboración del contrato.- E n cuanto a la renovación de pólizas, el CLIP y factura es responsabilidad del administrador del contrato.- ...en virtud de que a la fecha no se ha otorgado a la S ubdirección de Compras Públicas atribuciones relativas a las actividades que corresponden al Administrador del Contrato como la custodia de la documentación, y a la Dirección F inanciera, dichas áreas son quienes tienen la obligación de mantener la documentación completa de la etapa de ejecución contractual...".
S obre las diferencias entre las fechas del calendario del proceso que se encuentra
en los pliegos firmados pero con correcciones a lápiz y archivados en el expediente
y los pliegos subidos al portal de compras públicas, mismos que se encuentran sin
firmar, señaló:
a
25
"... los pliegos que se publican a través del portal de compras públicas se encuentran en formato Word por sugerencia verbal del S E R COP, en su momento INCOP, con el fin de que los oferentes puedan tomar la información i y trabajar directamente bajo dicha documentación ya que en formato pdf no se lo puede hacer, no obstante lo anterior, los pliegos están debidamente aprobados por el titular del área requirente mediante memorando que reposa en el expediente, y posteriormente dicho pliego es aprobado mediante resolución de inicio; sin embargo, se tomará en cuenta para los procesos venideros dicha sugerencia y se publicará la convocatoria debidamente suscrita por el ordenador del gasto.- E n cuanto al cambio de fechas en los pliegos con lápiz, es porque efectivamente la S ubdirección de Compras Públicas envía al área requirente para la correspondiente verificación y sumilla de los pliegos; y, al ordenador del gasto para la correspondiente suscripción de la resolución; sin embargo, la fecha que se había establecido no muchas veces llega a ser con la que se publica Y a que no siempre se recibe dentro del plazo estimado y las fechas ya no coinciden con las que se debe publicar en el portal de compras públicas. Así también me permito indicar que en la resolución de inicio del proceso, se autoriza a la S ubdirección de Compras Públicas a establecer las fechas definitivas en el portal de compras públicas, y estas son las que se publican.- ...también me permito indicare que una vez publicados los procesos en el portal de compras públicas, se notifica el cronograma al área requirente o a la Comisión Técnica, según corresponda, por lo cual las áreas involucradas tienen pleno conocimiento de las fechas definitivas del proceso precontractual; sin embargo, se está tomando en consideración dicha observación...".
La Directora Nacional F inanciera, con período de gestión comprendido entre el 21 de
agosto de 2012 y hasta el 30 de junio de 2014 en oficio DNF-2014-115 de 26 de
octubre de 2014, señaló:
"...1. S obre la observación realizada en el proceso de S ubasta inversa S IE -S BS -062-2012 para la adquisición de tabletas por el valor de US $ 5.090,76 según contrato firmado el 22 de junio de junio de 2012 con un plazo de 30 días, para que se verifique si en el comprobante de pago de retuvo el valor de la multa por US $ 86,54.- Adjunto al presente encontrará copia del Comprobante Único de R egistro (CUR ) No. 10454 de 7 de septiembre de 2012, en el cual se puede verificar que el área financiera ha realizado la retención de US $ 86,54 correspondiente a la multa por retraso de acuerdo al memorando No. S CP-2012-13169 de 30 de agosto de 2012, suscrito por el S ubdirector de Compras Públicas.- 2. E n lo relacionado a que los Comprobante Único de R egistro (CUR ), no se encuentran en los expedientes, corresponde a la S ubdirección de Compras solicitar al área F inanciera se remita una copia del comprobante una vez que se haya realizado el pago respectivo...".
Lo comentado por la S ubdirectora de Compras Pública, no modifica el criterio de
auditoría en razón de que la documentación relevante es para efectos de publicidad de
los procedimientos de contratación en el Portal, más no a la documentación
1/4.,
incompleta archivada en los expedientes proporcionados por la S ubdirección de
**Compras Públicas, y que para fines de revisión, análisis y control posterior si
constituyen documentos importantes.
26
Iii
Conclusión
Los Directores Nacionales Administrativos y S ubdirectores de Compras Públicas; en
los contratos ejecutados a través de subasta inversa y menor cuantía, no revisaron;ni
supervisaron los procesos que estuvieron bajo su responsabilidad, dando lugar a qu' e
se elaboren contratos sin cumplir con lo establecido en los pliegos y cláusulls
contractuales; lo que originó que no se cuente con información competente y
pertinente; y, que varias contrataciones se ejecuten sin cumplir con los requisitos
establecidos para este tipo de procedimientos a fin de asegurar que las adquisiciones
cumplieron con las necesidades y objetivos institucionales.
R ecomendaciones
A l Coordinador General Administrativo F inanciero
5. Dispondrá al Director Nacional Administrativo y S ubdirectora de Compras Públicas,
que previo a la elaboración de un contrato, presenten un informe debidamenile
motivado, en el cual determinen que el adjudicado cumple con todos los requisitos
establecidos en los pliegos.
6. Dispondrá a la Directora F inanciera, que previo a la cancelación de anticipos y
liquidaciones de los contratos, proceda siempre y cuando éstos hayan cumplido
con lo que se evidencia en las cláusulas contractuales y en los documentos
habilitantes presentados.
A l Director Nacional Administrativo
7. Dispondrá a la S ubdirectora de Compras Públicas, como responsable del sistema
de compras públicas, ingrese la información al Portal de Compras Públicas
conforme a los documentos habilitantes, mismos que deben tener firma de
responsabilidad.
8. Instruirá a los administradores de los contratos designados, la responsabilidad de
velar:por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligacioneá
contractuales, presentando informes desde su inicio hasta la culminación con el
acta de entrega recepción, lo que permitirá tomar acciones oportunas.
27
e
Proceso de contratación MC-S BS -054-2012
E n la documentación del proceso consta el memorando DNDI-2012-297, de 23 de
marzo de 2012, suscrito por la Directora Nacional del Talento Humano, en el cual
solicitó la incorporación en el PAC 2012 el proceso denominado "S ervicio de
sistematización de banco de preguntas, impresión, calificación y logística para la torna
de pruebas de conocimientos y competencias técnicas", por 35 000,00 US D
considerando la postulación de 6 199 candidatos.
La Directora Nacional del Talento Humano con memorando DNTH-2012-543, de 18 de
mayo de 2012, dirigido al S ubdirector de Compras Públicas, adjuntó lás
especificaciones técnicas para el proceso de contratación; y, recomendó invitar a la
empresa con R UC 1792284066001.
E n las especificaciones técnicas que la Directora Nacional de Talento Humano entregó
al S ubdirector de Compras Públicas, consta la siguiente información:
E n él número 3.2. CONDICIONE S GE NE R ALE S , S oporte en sitio, suministros,
señala:
"... toma de 3.500 pruebas de 20 preguntas cada una...".
E n el número 4.1. PR ODUCTOS , consta:
"... 3.500 pruebas de conocimientos y competencias técnicas embaladas y etiquetadas...".
E n el número 7. PR E S UPUE S TO R E FE R E NCIAL, establece:
"... E n caso de superar el número previsto para la sistematización de banco de preguntas..., el costo por cada evaluación adicional será de US $ 7,50 (S iete dólares de los E stados Unidos de Norteamérica) más IVA...".
La Diregtora Nacional Administrativa, con R esolución S CP-2012-027, de 23 de mayo
de 2012, autorizó el inicio del proceso y aprobó los pliegos de servicios bajo la
modalidad de menor cuantía MC-S BS -054-2012 para el "servicio de sistematización dé
banco de preguntas, impresión, calificación y logística para la toma de pruebas dé
conocimientos y competencias técnicas"; invitó al proveedor sugerido por la Directorá - Nacional del Talento Humano/ y, encargó a la misma la evaluación de las ofertas
presentédal.
28
La empresa con R UC 1792284066001, el 4 de junio de 2012, presentó la oferta con la
siguiente información:
- Formulario 1, letra h) E ntiende que las cantidades indicadas en el Formulario de
Oferta (formulario 3) son fijas y no podrán variar por ningún concepto.
Formulario 3, E specificación Ofertada:
a... Una vez ingresado todo el banco de preguntas se generará un total de 3500 pruebas de conocimientos con un total de 20 preguntas cada una..."; y, Productos E ntregables: u... 3.500 Pruebas de conocimientos y competencias técnicas...".
La referida empresa, en el formulario 4 de su propuesta describió cinco ítems: (ingreáo
de banco de preguntas; generación aleatoria de pruebas; impresión, ensobrado,
etiquetado, embalaje y transporte; sede y material para evaluación; y, calificación), sin
establecer la valoración individual.
La Directora Nacional Administrativa, con R esolución S CP-2012-046, de 6 de junio de
2012, adjudicó a la empresa con R UC 1792284066001, el contrato por treinta y cinco
mil dólares 35 000,00 US D y un plazo de sesenta días contados a partir de la entrega
del anticipo.
E l S ubdirector de Contratación Pública en memorando S CP-2012-800 de 15 de junio
de 2012, adjuntó el contrato 42-2012 para la firma del S uperintendente de Bancos y
S eguros; documento contractual en el que se incluyó como fecha de suscripción el 14
de junio de 2012, así como las siguientes obligaciones:
"... C láusula Tercera: Los términos del Contrato deben interpretarse en un sentido literal.- C láusula Cuarta, número 4.8.5.1.- Productos: .- Hasta 3.500 Pruebas de conocimientos y competencias técnicas.- C láusula Quinta, DE S CR IPCIÓN: S IS TE MATIZACIÓN DE BANCO DE PR E GUNTAS , IMPR E S IÓN, CALIFICACIÓN, Y LOGÍS TICA PAR A LA TOMA DE PR UE BAS DE CONOCIMIE NTOS Y COMPE TE NCIAS TÉ CNICAS , CANTIDAD: HAS TA 3.500; TOTAL: $35.000,00.-C láusula Octava: E l plazo para la ejecución y entrega del contrato es de sesenta (60) días, contados a partir de la entrega del anticipo. No obstante los plazos intermedios para la entrega de productos serán los siguientes: .- a) Producto 1: A los ocho (8) días calendario a la fecha de entrega del listado de postulantes que rendirán las pruebas.- b) Producto 2: A los quince (15) días calendario posteriores a la fecha de entrega del listado de postulantes que rendirán las pruebas.- c) Producto 3: A los ocho (8) días calendario posteriores a la fecha de culminación de aplicación de las pruebas.- C láusula Décima Quinta: designa al titular de la Dirección Nacional del Talento Humano; en calidad de Administrador del Contrato, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones del contrato...".
29
E l S ubdirector de Compras Públicas con memorando S CP-2012-835, de 20 de junio
de 2012, envió al Director Nacional F inanciero el contrato 42-2012 con las garantías
de buen uso del anticipo y de cumplimiento del contrato, con vigencia desde el 13 de
junio de 2012 hasta el 12 de agosto de 2012, sin considerar que la vigencia del
contrato fue hasta el 26 de agosto de 2012.
E l Gerente General de la empresa con R UC 1792284066001, en comunicación de 25
de junio de 2012, informó que se imprimieron 2 124 exámenes y que la empresa
cumplió con el servicio estipulado en la oferta, por lo que solicitaron el pago
correspondiente de treinta y cinco mil dólares (35 000,00 US D) más IVA, situación
discordante con el documento elaborado en la misma fecha por el proveedor en el qúe
señaló 2557 exámenes distribuidos de la manera siguiente: 937 evaluaciones abiertas
y rendidas, 1 173 evaluaciones cerradas por ausencia de los postulantes y 447
evaluaciones cerradas por partidas declaradas desiertas.
E l 28 de junio de 2012, con CUR 32236370 se procedió a cancelar el anticipo del
contrato 42-2012, por 17 500,00 US D.
La Directora Nacional del Talento Humano en memorando DNTH-2012-825 de 28 de
junio de 2012, señaló:
a... Una vez efectuado el proceso de recepción y verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas ofertadas por la Corporación DFL ... se establece que la consultora ha cumplido con los requerimientos establecidos ... que según el plazo establecido con el contrato le correspondía entregar.- ... considerando que los servicios se han recibido a total satisfacción y en los tiempós establecidos en el contrato, solicito a usted proceda con el trámite correspondiente para la firma del acta entrega recepción del contrato 42-2012...".
E l S ubdirector de Compras Públicas en memorando S CP-2012-900 de 28 de junio de
2012, adjuntó el acta de entrega recepción del contrato 42-2012 a la Directora
Nacional de Talento Humano para su legalización.
La empresa con R UC 1792284066001 emitió la factura 001-001-0000121 de 28 de
junio de 2012, con la firma de la Directora Nacional del Talento Humano, en el casillero
de "R ecibí Conforme" producto del contrato 42-2012, misma que no fue pagada, sin existir
una explicación.
30
E l S ubdirector de Compras Públicas en memorando S CP-2012-1113 de 25 de julio de
2012, solicitó a la Dirección Nacional F inanciera proceder con el pago de la factura
134 de la empresa con R UC 1792284066001, en aplicación al contrato 42-2012,
comprobante de venta que no contenía firma en el casillero "R ecibí Conforme"; situación
generada por la renuncia de la Directora Nacional del Talento Humano el 28 de junio
de 2012.
La Directora Nacional del Talento Humano en los pliegos y especificaciones técnicas
determinó 3 500 pruebas con el presupuesto de treinta y cinco mil dólares (35 000,00
US D). E n calidad de Administradora de Contrato incumplió con la aplicación de los
plazos, ya que el 25 de junio de 2012, fecha anterior a la vigencia del instrumento
contractual suscribió un documento con la denominación "Acta de E ntrega R ecepción"
elaborado en hojas membretadas de Corporación DFL, en la que constó que el
proveedor entregó 2 557 exámenes impresos distribuidos de la siguiente manera: 937
evaluaciones abiertas y rendidas por los postulantes, 1 173 evaluaciones cerradas por
inasistencia y 447 evaluaciones cerradas por cargos declarados desiertos; sin
presentar objeción respecto a la cantidad efectiva de pruebas tomadas por la
contratista, aduciendo que en el contrato se estableció hasta 3 500 pruebas de
conocimientos y competencias técnicas; número estimado de postulantes.
La Directora Nacional de Talento Humano en memorando MCH-NS -2012-001 de 28
de junio de 2012, suscrito en conjunto con la E xperto en R ecursos Humanos 1,
comunicaron al S ubdirector de Contratación Pública sobre la suscripción del acta de
entrega recepción del contrato 42-2012, adjuntando la siguiente información: 447
pruebas no administradas por partidas vacantes declaradas desiertas, 961 pruebas
abiertas y 1 132 pruebas cerradas, obteniendo un total de 2 540 pruebas entregadas
por el proveedor, información diferente a la señalada en los documentos de 25 de junio
de 2012.
La ausencia de control previo y concurrente en las etapas del proceso de contratación
por parte de la Directora Nacional del Talento Humano, la Directora Nacional
Administrativa y el S ubdirector de Contratación Pública, con períodos de gestión del 1
de mayo de 2012 y el 28 de junio de 2012; 1 de mayo de 2012 y el 27 de junio de
2012; y, 1 de mayo de 2012 y el 20 de marzo de 2013; ocasionaron que se elabore un
contrato sobre la base de un número incierto de pruebas a ser tomadas y se pague por
un número inferior al inicialmente requerido. E n los pliegos y especificaciones técnicas
31
se estableció como producto entregable 3 500 pruebas por 35 000,00 US D y según
documentos suscritos con el proveedor no concuerdan el número de pruebas
realmente abiertas, tomadas, calificadas e informadas de 2 540; condición generada
por no priorizar en la relación contractual la valoración individual por cada
componente, dando lugar a que se pague la totalidad del valor del contrato
indistintamente del número de pruebas efectivamente generadas y tomadas.
E l Gerente de la empresa con R UC 1792284066001 en oficio DFL-2014-097 de 13 de
octubre de 2014, en respuesta a oficio Al-2014-586 de 6 de octubre de 2014, señaló:
"... Corporación DFL ... generó, imprimió, ensobró, etiquetó, embaló y transportó 2557 pruebas, de las cuales se rindieron 937 a los que obviamente se evaluó y calificó; el resto de evaluaciones se entregaron en sobres individuales cerrados...".
La Directora Nacional de Talento Humano, con período de actuación entre el 1 de
mayo de 2012 y el 28 de junio de 2012, en oficios MC-Al-2014-001 y MC-Al-2014-002
de 15 y 20 de octubre; y, MC-Al-2014-004 4 de noviembre de 2014 respectivamente,
manifestó:
a... ello no supone que necesariamente DE B1AN tomarse 3500 pruebas, forzando con ello una situación técnica y fácticamente imposible, ... , razón por la cual no cabe exigir en forma por demás simple, se haya producido la "toma de 3500 pruebas". E n resumen ... no podía forzar la toma de 3500 pruebas: pues ello dependía de una variable ajena al control de la Institución y específicamente de la Administración del Contrato, consistente en el número de aspirantes que superen el procedimiento de verificación de postulaciones y apelaciones...". "... Y es que precisamente se esperaba recibir ese producto sin tener una certeza absoluta respecto al número específico y determinado de pruebas, en razón de que, tal como se indicó anteriormente, esto dependía de una variable indeterminada e indeterminable, ... , se estableció como producto 2, el "S ervicio de Toma de pruebas de conocimientos y competencias técnicas», s in especificar cuántas debían ser tomadas,...". a... para atender dicha necesidad institucional y con un instrumento contractual debidamente suscrito, no esperemos a verificar que el anticipo ya esté entregado para entonces recién comenzar la ejecución efectiva de esté contrato...".
Lo manifestado por el Gerente de la empresa proveedora y por la Directora Nacional
del Talento Humano, no modifica el comentario del equipo de control ya que ratifican
que la contratación se realizó por un número indeterminado de pruebas.
La Directora Nacional del Talento Humano, la Directora Nacional Administrativa y el
S ubdirector de Compras Públicas, en ejercicio de sus funciones durante el período
32
examinado, incumplieron los artículos: 233 de la Constitución de la R epública del
E cuadOr; 12 Tiempos de control, letras a) Control previo y b) Control Continuo, 40
R esponsabilidad por acción u omisión, 45 números 6) y 7), 77 Máximas autoridades,
titulares y responsables, número 2 letras a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del E stado; 4, 5, 36 y 99 de la Ley Orgánica del S istema de Contratación
Pública; 13 y 31 de su R eglamento General, e inobservaron las Normas de Confrol
Interno 401-03 S upervisión y 406-03 Contrataciones y el artículo 22 del R eglamento
para la Adquisición de Bienes, ejecución de Obras, y Prestación de S ervicios, incluid6s
los de consultoría, que realice la S uperintendencia de Bancos y S eguros, expedido
con R esolución ADM-2012-10902 de 23 de abril de 2012.
Con oficios Al-2014-617, 624 y 628 de 16 de octubre de 2014, se comunicaron los
resultados parciales a la, Directora Nacional Administrativa, Directora Nacional del
Talento Humano y S ubdirector de Compras Públicas respectivamente, de conformidad
con los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del E stado y 22 de
su R eglamento, a fin de que presenten sus puntos de vista, obteniéndose corno
respuesta las aseveraciones manifestadas en oficios MC-AI-2014-001, MC-Al-2014-
002 y MC-Al-2014-004 de 15 y 20 de octubre y 4 de noviembre de 2014
respectivamente, señalados en párrafos anteriores.
E l S ubdirector de Compras Públicas, con período de actuación entre el 1 de mayo de
2012 y el 20 de marzo de 2013, con comunicación de 20 de octubre de 2014, señaló:
"E n lo que respecta a mi accionar como S ubdirector de Compras Públicas, la observación no está completa porque no enuncia que paso con "el pago de la factura 134 de corporación DFL con relación al contrato 42-2012, comprobante de venta que no contenía firma en el casillero "R ecibí Conforme".- E n el supuesto que existiere dicho error, le recuerdo que en la Dirección Nacional F inanciera existe el personal experimentado de control previo al devengado que revisan los documentos y que deduzco hubiesen devuelto la factura para su rectificación. Por favor pedir informe a dichos servidores a los cuales no veó incluidos en este informe."
Conclusiones
La ausencia de control previo y concurrente en las etapas del proceso de
contratación por parle de la Directora Nacional del Talento Humano, Directorá
Nacional Administrativa y S ubdirector de Contratación Pública ocasionaron que se
elabore un contrato a base de un número incierto de pruebas a ser tomadas.
33
E n los pliegos y especificaciones técnicas se estableció como producto entregable
3 500 pruebas por 35 000100 US O, no se priorizó en la relación contractual la
valoración individual por cada componente, dando lugar a que se pague la
totalidad del valor del contrato indistintamente del número de pruebas
efectivamente generadas y tomadas.
R ecomendación
Al Coordinador General Administrativo F inanciero
9. Dispondrá al Director Nacional Administrativo y S ubdirectora de Compras Públicas,
elaboren los contratos, en sujeción a lo establecido en los pliegos aprobados por la
máxima autoridad o servidor competente y se adecuarán a los modelos
obligatorios emitidos por el S ervicio Nacional de Contratación Pública S E R COP,
determinando de forma precisa el servicio que se requiera, a fin de preservar los
recursos institucionales y se responsabilizarán por el cumplimiento irrestricto de las
cláusulas contractuales.
Proceso de contratación MCBS -S BS -140-2013
E l Director Nacional Administrativo, con memorando DNA-2013-400 de 27 de junio de
2013, remitió a la S ubdirectora de Compras Públicas S ubrogante, los términos de
referencia para la contratación por menor cuantía del servicio de mantenimiento de los
sistemas de aire acondicionado, calefacción, ventilación y extracción de olores del
edificio de la S uperintendencia de Bancos y S eguros, a la vez que solicita iniciar la
contratación con un presupuesto referencial de 33 600,00 US O, con un plazo de
ejecución de 15 días a partir de la suscripción del contrato.
1
E n el numeral 10 de los pliegos que forman parte integrante del contrato, se estableció
que, el proveedor debió presentar al S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales 'y
S ervicios, un cronograma de capacitación para el personal de mantenimiento de lá
S uperintendencia de Bancos, crear una ficha de control para el mantenimientio
periódico del sistema, una memoria técnica y estado de funcionamiento para su
aprobación; y, un reporte técnico y evaluación del pronóstico del funcionamiento del
sistema en óptimas condiciones; no obstante, en la documentación revisada no sé
encontró la información que permita evidenciar el cumplimiento de estos productos
adicionales estipulados en los mismos.
34
Con fecha 12 de agosto de 2013, se suscribió el contrato 095-2013 en el que se
estableció el plazo de ejecución del contrato en 15 días a partir de la entrega del
anticipo, procediéndose a la entrega de 20 953,49 US D, con CUR 13476 de 23 de
agosto de 2013.
La S ubdirectora de Compras Públicas (S ), con memorando S CP-2013-1548 de 19 de
agosto de 2013, envió a la Directora Nacional F inanciera la póliza N° BU-118986 de
S eguros Confianza de buen uso del anticipo por 20 953,50 US D con período .91e
vigencia desde el 12 de agosto hasta el 11 de septiembre de 2013.
E l Administrador del Contrato y el Contratista, con fecha 11 de septiembre de 2013,
suscribieron el acta de entrega recepción, en la cual se declaró que el objeto materia
del contrato se encontraba cumplido a satisfacción de la S uperintendencia de Bancos
y S eguros, dentro del plazo establecido, por lo que no existió motivo de sanción y/o
multa alguna; sin embargo, en el expediente no se evidenció el informe final que debió
presentar el contratista, hasta tres días hábiles posteriores a la entrega del último
mantenimiento.
E l S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios y el Administrador del
Contrato, con períodos de gestión entre el 2 de abril de 2013 y el 11 de abril de 2014;
y 2 de abril de 2013 y el 7 de abril de 2014, respectivamente como responsables de
mantener el expediente del proceso de contratación en el que debía constar
documentos referentes a los hechos y aspectos relevantes de sus etapas y no
realizaron un control y seguimiento del contrato ejecutado a través del proceso de
menor cuantía para el servicio de mantenimiento de los sistemas de aire
acondicionado, calefacción, ventilación y extracción de olores del edificio de la
S uperintendencia de Bancos y S eguros; dando lugar a que en el expediente y en los
archivos de la S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales no cuenten con la
documentación que respalde que el contratista cumplió con los productos adicionales
estipulados en los pliegos, que permita determinar oportunamente la calidad del
producto y servicio ejecutado; y, su verificación posterior.
E l S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervidos y el Administrador del
Contrato, incumplieron los artículos: 233 de la Constitución de la R epública del
E cuador; 12 Tiempos de control, letras a) Control previo y b) Control Continuo, 40
35
R esponsabilidad por acción u omisión, 45 números 6) y 7), 77 Máximas autoridades,
titulares y responsables, número 2 letras a) y b) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del E stado; 4, 5, 36, 51, 85 y 99 de la Ley Orgánica del S istema de
Contratación Pública; 13 y 31 de su R eglamento General, e inobservaron las Normas
de Control Interno 401-03 S upervisión y 600 S eguimiento.
Con oficios Al-2014-616, 619 y 631 de 16 de octubre de 2014 y Al-201-027 de 16 de
enero de 2015, se comunicaron los resultados parciales a la S ubdirectora de Compras
Públicas (S ), S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios,
Administrador del Contrato y Contratista, respectivamente, de conformidad con los
artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del E stado y 22 de su
R eglamento, a fin de que presenten sus puntos de vista.
La S ubdirectora de Compras Públicas (S ), con período de gestión comprendido entre
el 21 de marzo de 2013 y el 30 de junio de 2014, en respuesta a la comunicación de
los resultados provisionales, con oficio S CP-2014-231 de 4 de noviembre de 2014,
señaló:
"...E n cuanto a la observación sobre la documentación que debía ser presentada en la oferta, al respecto, me permito indicar que la calificación y la verificación de la documentación solicitada en los pliegos que fueron parle del análisis de la oferta, correspondía al titular de la S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios conforme se desprende de la disposición emitida en el artículo quinto de la resolución S CP-2013-209 de 12 de julio de 2013, suscrita por el Director Nacional Administrativo en calidad de ordenador de gasto, en la cual señala "Disponer a la S ubdirección de Gestión de R ecursos materiales y S ervicios, proceda al análisis y evaluación de la oferta técnica y económica presentada" (ver anexo).
Lo señalado por la S ubdirectora de Compras Públicas (S ), justifica lo comentado por
Auditoría, en razón que de acuerdo a la resolución S CP-2013-209, son responsables
de la verificación de los documentos solicitados en los pliegos y que fueron parte del
análisis de la oferta la S ubdirección de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios y el
Administrador del Contrato.
E l Contratista, en respuesta a la comunicación de los resultados provisionales y al
requerimiento del J efe de E quipo, con oficio Al-2015-004 de 10 de enero de 2015,
mediante correo electrónico de fecha 16 de enero de 2015, envió copias del
memorando S CP-2013-1757 de 23 de septiembre de 2013, en el cual la S ubdirectora
de Compras Públicas (S ) remitió a la Directora Nacional F inanciera el memorando
36
DNA-2013-557 de 16 de septiembre de 2013, suscrito por el Director Nacional
Administrativo y el Administrador del Contrato al que adjuntó copia del acta ide
entrega-recepción definitiva y los siguientes documentos: R eporte del Trati'ájo
realizado, Cronograma de Capacitación de los S istemas de AC y E xtractores del
edificio de la S BS y la F icha .de Control para Mantenimiento de E quipos de AC y
E xtractores en los que se hace constar que el último mantenimiento realizado fue el i11
de septiembre de 2013, documentos que no entregaron los responsables del control y
seguimiento del proceso.
Conclusión
E l S ubdirector de Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios y el Administrador del
Contrato, como responsables de mantener un expediente del proceso de contratación,
en los que debieron constar documentos referentes a los hechos y aspectos
relevantes de sus etapas, no realizaron un control y seguimiento del contrato; dando
lugar a que en el expediente y en los archivos de la S ubdirección de Gestión de
R ecursos Materiales no cuenten con la documentación que respalde el cumplimiento
de los productos adicionales estipulados en los pliegos, que permita determinar
oportunamente la calidad del producto y servicio ejecutado y su verificación posteriOr;
información que entregó el contratista a los auditores.
R ecomendación
Al Coordinador Nacional Administrativo F inanciero
10. Dispondrá al Director Nacional Administrativo conjuntamente con el S ubdirector de
Gestión de R ecursos Materiales y S ervicios y los Administradores de Contratos,
realicen la supervisión, seguimiento y control a los contratos de bienes y servicios
de menor cuantía; a fin de verificar el cumplimiento de las obligaciones
contractuales, considerando los recursos asignados y que en los archivos y
expedientes cuenten con información relevante de las etapas de contratación, qu'e
permitan la toma de medidas oportunas, en caso de que se requiera.
37
Proceso MC-S BS -224-2012
La Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público, con memorando INS FPU-D2-
2012-1012 de 4 de octubre de 2012, solicitó incorporar en el PAC 2012, la edición, de
un libro que recoja las exposiciones realizadas en el evento 1 Foro Internacional S obre
R egulación el Impacto del S ector F inanciero Público en el Desarrollo S ocio-
E conómico, por 10 000,00 US D, con cargo al presupuesto asignado al proyecto
PN-INIF-2012-06.
La Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público y la Coordinadora General ,de
Imagen Corporativa y Comunicación, con memorando INS FPU-D2-CGICC-2012-
01193 de 8 de noviembre de 2012, adjuntaron los términos de referencia con las
especificaciones para el proceso de contratación denominado "S ervicios de diseño,
diagramación e impresión de 300 ejemplares correspondientes al Libro del 1 Foro
Internacional de R egulación e Impacto del S ector F inanciero Público en el Desarrollo
S ocio-E conómico", a la vez que sugirieron al proveedor con R UC 0913437026001,
domiciliado en la ciudad de Guayaquil.
E n los términos de referencia remitidos por la Intendenta Nacional del S ector
F inanciero Público y la Coordinadora General de Imagen Corporativa y Comunicación
consta la siguiente información:
"...E n el número 5. INFOR MACION QUE DIS PONE LA E NTIDAD, La S BS entregará a la imprenta los textos definidos de las ponencias en un archivo único en formato Word. La incorporación de fotos para el proceso de diseño• y diagramación, se realizará en conjunto con la contraparte técnica de :la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación.- E n el númeto 7. PLAZO DE E J E CUCIÓN, E l diseño y diagramación de los textos se realizarán en un término máximo de 10 días calendario a partir de la fecha de suscripción del contrato.- La entrega de los ejemplares impresos se realizará en un tiempo máximo de 20 días calendario, a partir de la fecha de aprobación del arte final por parte de la INS FPU y la CGIC.- E n el número 9. FOR MAS ¡ Y CONDICIONE S DE PAGO, 50% a la suscripción del contrato.- 50% a la entrega y recepción de los ejemplares impresos, previa conformidad de la Intendencia Nacional del S ector F inanciero Público y de la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación...".
Con R esolución S BS -2012-1158 de 20 de noviembre de 2012, se autorizó el inicio del
proceso y la aprobación de los pliegos del servicio bajo la modalidad de menor cuantía
MC-S BS -224-2012, para el S ervicio de Diseño, Diagramación e Impresión de 300
38
E jemplares Correspondientes al Libro del "I Foro Internacional de R egulación e
Impacto del S ector F inanciero Público en el Desarrollo S ocio-E conómico", en los
mismos que se ratifica y aprueban los puntos antes señalados en los términos de
referencia, además en el número 3.3 Participantes S E CCIÓN III CONDICIONE S
GE NE R ALE S de los pliegos establece:
"...La invitación se enviará a un artesano, profesional, micro o pequeña empresa, domiciliados en el cantón donde surtirá efecto la contratación, habilitado en el R egistro Único de Proveedores, R UP; en la categoría correspondiente...".
E l S ubdirector de Compras Públicas, con memorando S CP-2012-2082 de 29 de
noviembre de 2012, menciona que la oferta del proveedor con R UC 0913437026061,
invitado al proceso, fue recibida el 29 de noviembre de 2012 y solicita a la Intendenta
Nacional del S ector F inanciero Público y a la Coordinadora de Imagen Corporativa y
Comunicación el informe de calificación; el mismo que se remite con memorando
INS PU-CGICC-2012-1298 de 30 de noviembre de 2012, en el que manifiesta que el
proveedor cumple con todos los parámetros y especificaciones de los pliegos por lo
que recomienda la adjudicación del mismo.
La Directora Nacional Administrativa, con R esolución S CP-2012-132 de 30 de
noviembre de 2012, adjudicó al proveedor con R UC 0913437026001, el proceso
solicitado por 10 000,00 US D, más IVA, con un plazo de ejecución para el diseño y
diagramación de los textos de 10 días calendario, a partir de la fecha de suscripción
del contrato y la entrega de los ejemplares impresos de 20 días calendario, a partir de
la fecha de aprobación del arte final por parte de la Intendencia Nacional del S ector
. F inanciero Público y la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación.
E l S ubdirector de Compras Públicas, con memorando S CP-2012-2137 de 5 dé
diciembre de 2012, adjuntó el contrato 162-2012 para la firma del S uperintendente de
Bancos y S eguros; en el que se estableció un plazo de ejecución para el diseño y
diagramación de los textos de 5 días calendario a partir de la fecha de suscripción del
contrato y la entrega de los ejemplares impresos de siete 7 días calendario, a partir de
la fecha de aprobación del arte final por parte de la Intendencia Nacional del S ector
F inanciero Público y la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación,
dicho documento contractual se suscribió con fecha 5 de diciembre de 2012.
39
La Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público, con memorando INS FPU-D2-
2012-01332 de 7 de diciembre de 2012, señaló:
"...Una vez efectuado el proceso de recepción y verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas ofertadas, informo que, el señor ... ha cumplido a conformidad con todos los requerimientos establecidos por la S uperintendencia de Bancos y S eguros ... y, ha entregado a satisfacción los 300 ejemplares para lo que fue contratado...".
E l S ubdirector de Compras Públicas, con memorando S CP-2012-2163 de 7 de
diciembre de 2012, solicitó a la Directora Nacional F inanciera, proceder al pago
respectivo de la factura 2944 del proveedor con R UC 0913437026001.
E n el expediente de contratación no consta el documento con el cual el proveedor
entregó el diseño y diagramación de los textos a la S uperintendencia de Bancos y
S eguros, no se evidenció la aprobación del arte final por parte de la Intendenta
Nacional del S ector F inanciero Público y la Coordinadora General de Imagen
Corporativa y Comunicación, así como un acto administrativo debidamente motivado
en el cual la máxima autoridad o un servidor autorizado señale que no existió a nivel
local y provincial, micro y pequeñas empresas que brinden el servicio requerido y
proceder a invitar a proveedores de otra circunscripción territorial o del país;
ocasionando que se suscriba un contrato de forma directa con un proveedor
domiciliado en otra circunscripción territorial de donde se debió ejecutar el trabajo, sin
que exista una justificación motivada; y, que además no se pueda verificar si el trabajo
entregado se sujetó a los requerimientos de la E ntidad.
E l S ubdirector de Compras Públicas y la Coordinadora de Imagen Corporativa y
Comunicación, con períodos de gestión comprendidos entre 1 de mayo de 2012 y el
20 de marzo de 2013; 1 de mayo de 2012 y el 30 de junio de 2014, respectivamente,
en ejercicio de sus funciones, incumplieron los artículos: 233 de la Constitución de la
R epública del E cuador; 12 Tiempos de control, letras a) Control previo y b) Control
Continuo, 40 R esponsabilidad por acción u omisión, 45 números 6) y 7), 77 Máximas
autoridades, titulares y responsables, número 2 letras a) y b) de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del E stado; 4, 5, 36, 52, 85 y 99 de la Ley Orgánica del S istema
de Contratación Pública; 13 y 31 de su R eglamento General, e inobservaron las
Normas de Control Interno 401-03 S upervisión, 600 S eguimiento; y, el artículo 15 de la
R esolución del S ervicio Nacional de Contratación Pública INCOP-039-2010 publicada
40
en R egistro Oficial 169 de 12 de abril de 2010 Disposiciones para los procesos de
Cotización y Menor Cuantía.
La Coordinadora de Imagen Corporativa y Comunicación en calidad de Administradora
del Contrato incumplió con la aplicación de los plazos en el contrato, en cuya C láusula
Novena: PLAZOS , señala:
"...9.01. E l plazo para la ejecución del servicio es: -E l diseño y diagramación de los textos se realizará en un tiempo máximo de cinco días calendario a partir de la fecha de suscripción del contrato ... -La entrega de los ejemplares impresos se realizará en un tiempo máximo de siete días calendario, a partir de la feóha de aprobación del arte final por parte de la Intendencia Nacional del S ector F inanciero Público y la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación...".
Con oficios Al-2014-613, 621 y 628 de 16 de octubre de 2014, se comunicaron los
resultados parciales a la Coordinadora de Imagen Corporativa y Comunicación,
Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público y S ubdirector de Compras Públicas,
respectivamente, de conformidad con los artículos 90 de la Ley Orgánica de: la
Contraloría General del E stado y 22 de su R eglamento, a fin de que presenten sus
puntos de vista.
La Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público, con período de gestión
comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y el 7 de diciembre de 2012 con
comunicación s/n de 22 de octubre de 2014, señaló:
a... La Intendencia Nacional del S ector F inanciero Publico no tiene entre sus funciones la edición y publicación, atribuciones que corresponde al área ;de Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación, a la cual 'se entregó el material y siguió los procesos respectivos, culminando con la edición propuesta.- E n el numeral 16.01 de la C láusula 16zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA8 del contrato 162-2012 del
proceso de compras públicas de menor cuantía, MC-SBS-224-2012 se designa a la , Coordinadora General de Imagen Corporativa y Comunicación de . la
Superintendencia de Bancos y Seguros como zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBAadministradora del contrato
referido, estipulando sus obligaciones y responsabilidades respecto a su ejecución.- Por lo tanto, legalmente era competencia de el/la administrador del contrato, velar por el cumplimiento de los términos contractuales; así corno, manejar de manera cabal el expediente del proceso, lo que implicaba recopilar el acta de entrega-recepción, factura del proveedor y toda la documentación habilitante del proceso de adquisición, para luego remitirlo a los departamentos de Compras Públicas y Financiero, para el posterior pago al proveedor. Aquello
no formaba parte de mis competencias y responsabilidades como Intendenta Nacional.- Respecto a su observación "no consta el documento con el que- el
proveedor entrego el diseño y diagramación de los textos a la Superintendencia de Bancos y Seguros", cabe contrastado con lo que se estipulo en el numeral 2 zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
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(Metodología de trabajo) de la C láusula Quinta (E specificaciones técnicas) del contrato: .- "E l diseñ o y diagramación correrá a cargo de la imprenta; dicho proceso será revisado y coordinado por la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación de la S BS ..." (La negrilla me pertenece).- Dado que la administradora del contrato era también titular de esta Coordinación, se colige que solo dicha funcionaria puede saber por qué si o no se incorporó al expediente e! documento entregado por el proveedor con el diseño y diagramación. No correspondería que se consulte a mi persona sobre el particular, puesto que mis funciones en la entonces S uperintendencia de Bancos y S eguros no se relacionaban con asuntos técnicos de diseño gráfico e imagen corporativa.- R especto a su observación tampoco se evidencio la aprobación del arte final por parte de la Intendencia Nacional del S ector F inanciero Público y la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación", cabe citar la otra parte del numeral 2 de la C láusula 5", que señala: .- Previo a la impresión de los ejemplares, las artes finales deberán contar con la aprobación de las autoridades de la Intendencia Nacional del S ector F inanciero Publico (INS FPV) y Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación (CGIC)".- E n todo caso, la aprobación era competencia de la Coordinación de Imagen, lo que le concernía también a la administradora del Contrato, del área de CGIC.-F inalmente, el objeto contractual se cumplió, lo cual file corroborado legalmente mediante la suscripción del acta de entrega-recepción, suscrita por la licenciada Alexandre Arre gui como administradora del contrato, economista... como técnico designado que no participo en cl proceso, y por el señor... en calidad de proveedor Cabe indicar que la economista ..., cuyas iniciales constan en el acta, era la encargada de seguir el proceso.- E s práctica común en toda institución pública, que luego de que se suscriba el acta de entrega-recepción, el administrador del contrato deba recopilar toda la documentación habilitante, remitirla a Compras Públicas y en especial, al Departamento F inanciero para el pago respectivo. Por lo tanto, el hecho de que un documento conste en un expediente, es fundamental responsabilidad del Administrador del Contrato..."
La Coordinadora General de Imagen Corporativa y Comunicación con comunicación
s/n de 24 de octubre de 2014, remite una copia del memorando CGICC-2014-379 de
23 de octubre de 2014, dirigido al Diseñador Gráfico de la Institución en el que señaló:
"...solicito a usted como responsable de Diseño Gráfico y del tema en particular tomar las correctivas del caso a fin de brindar la información que requiera los encargados de dicho examen especial".
La Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público del período de gestión
comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y el 7 de diciembre de 2013, con oficio
E GF-004-2014 de 28 de octubre de 2014, luego de la lectura del borrador de informe
señaló:
"...Me permito muy atentamente adjuntar un ejemplar original en físico del libro denominado "I FOR O INTE R NACIONAL DE R E GULACIÓN E IMPACTO DE L
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S E CTOR FINANCIE R O PÚBLICO E N E L DE S AR R OLLO S OCIO — E CONÓMICO", memoria del evento llevado a cabo el 14, 15 y 16 de marzo de 2012...".
La Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público del período de gestión
comprendido entre el 1 de mayo de 2012 y el 7 de diciembre de 2013, con oficio
E GF-005-2014 de 5 de noviembre de 2014, luego de la lectura del borrador de
informe, señaló:
La Coordinación, en comunicación continua con la INS FPU, ejecutó las acciones correspondientes, y por lo tanto es conocedora del cumplimiento estricto de las especificaciones, sin lo cual el área de Compras Públicas y la Dirección F inanciera no procederían con desembolso alguno, dada su conocida rigurosidad en estos procesos.- IV. E n el numeral 16.01 de la C láusula 16° del contrato 162-2012 correspondiente al proceso de compras públicas de menor cuantía signado con el número MC-S BS -224-2012, se designo (sic) a la Licenciada..., Coordinadora General de Imagen Corporativa y Comunicación de la S uperintendencia de Bancos y S eguros como administradora del referido contrato, persona con quien el contratista debía canalizar y coordinar, todas y cada una de las obligaciones contractuales...".- V. R especto a su observación" ...no consta el documento con el que el proveedor entregó el diseño y diagramación de los textos a la S uperintendencia de Bancos y S eguros...';.- Dado que la administradora del contrato era también titular de esta Coordinación, se colige que solo dicha funcionaria puede saber por qué si o no se incorporó al expediente el documento entregado por el proveedor con el diseño y diagramación. No correspondería que se consulte a mi persona sobre el particular, puesto que mis funciones en la entonces S uperintendencia de Bancos y S eguros no se relacionaban con asuntos técnicos de diseño gráfico e imagen corporativa.-...siendo un elemento indispensable, debió existir y aprobarse el arte, ya que el libro se imprimió, como consta a todos y a usted le fuera entregado mediante oficio No. E GF-004-2014, de 28 de octubre de 2014...Los dos técnicos de la CGICC, recibieron los diseños, corrigieron los estilos y enviaron el archivo respectivo a Dupre Artes Gráficas. Acaso no evidencia una aprobación? ...".-VI. R especto a su observación "no se evidenció la aprobación del arte final por parte de la Intendencia Nacional del S ector F inanciero Público y la Coordinación General de Imagen Corporativa y Comunicación.-VIII. R especto a su observación 'no se pueda verificar si el trabajo entregado se sujetó a los requerimientos de la E ntidad", cabe señalar.-Mediante oficio No. E GF-004-2014, de 28 de octubre de 2014, entregado en su despacho el 29 de octubre de 2014, se remitió un ejemplar original en físico del libro '? FOR O INTE R NACIONAL DE R E GULACIÓN E IMPACTO DE L S E CTOR F INANCIE R O PÚBLICO E N E L DE S AR R OLLO S OCIO-E CONÓMICO.-Además consta el acta entrega — recepción firmada por los funcionarios correspondientes en la ciudad de Quito, el mismo día que entregué mi renuncia en la ciudad de Guayaquil al cargo de Intendencia Nacional del S ector F inanciero Público, el 7 de diciembre del 2012.- Adicionalmente, me permito enviar a usted copia de los oficios a través de los cuales se entregaron ejemplares del libro, tanto al señor Presidente de la R epública, como a personalidades y autoridades a nivel nacional, información que reposa en la S uperintendencia de Bancos del E cuador, ver Anexo 10...".
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Lo señalado por la Intendenta Nacional del S ector F inanciero Público en los párrafos
precedentes, de acuerdo a los documentos que adjunta, justifica su actuación puesito
que las funciones de diseño, diagramación y publicación de publicaciones
Institucionales estaban a cargo de la Coordinadora General de Imagen Corporativa, y
Comunicación; y que además era la Administradora del Contrato y por lo tanto
responsable de cumplir y hacer cumplir cada una de las cláusulas contractuales.
Conclusiones
La ausencia de control previo y concurrente en el proceso precontractual y
contractual por parte del S ubdirector de Compras Públicas, responsable de ía
elaboración de los contratos de menor cuantía, ocasionó que se suscriba un
contrato de forma directa con un proveedor domiciliado en otra circunscripción
territorial de donde se debió ejecutar el trabajo, sin que exista una justificación
motivada.
La administradora del contrato, como responsable de velar por el cabal
cumplimiento de las cláusulas contractuales, no observó que los plazOs
establecidos en el contrato se cumplan y no justificó la aprobación de las artes
finales que estaban bajo su responsabilidad.
R ecomendación
Al Coordinador General Administrativo F inanciero
11. Dispondrá al Director Nacional Administrativo conjuntamente con la S ubdirector-e
de Compras Públicas, que luego de verificar que no existen proveedores qué
cumplan los requisitos señalados, se seleccione a un proveedor que cumpla esal
mismas condiciones de la provincia; y, si no existen proveedores en esa condicióri,
se aplicará el ámbito de selección a favor de micro y pequeños proveedores a nivel
naciona zyxwvutsrqponmlkjihgfedcbaZYXWVUTSRQPONMLKJIHGFEDCBA
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