CADASTRAR MEMORANDO ELETRÔNICO

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SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO AMAZONAS CAMPUS MANAUS-CENTRO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO Procedimento: CADASTRAR MEMORANDO ELETRÔNICO. Em: 09/09/2015 ACESSANDO O SISTEMA: 1. Acessar o endereço: http://www.ifam.edu.br/sig/ 2. Clique no botão “ENTRAR NO SISTEMA3. Aparecerá a tela de autenticação, informe seu nome de usuário e senha, e em seguida clique no botão “ENTRAR” Av. Sete de Setembro nº. 1975, Centro, Manaus/AM – CEP 69020-120 – Fone (92) 3621 - 6740/6783

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Procedimento: CADASTRAR MEMORANDO ELETRÔNICO.

Em: 09/09/2015

ACESSANDO O SISTEMA:

1. Acessar o endereço: http://www.ifam.edu.br/sig/ 2. Clique no botão “ENTRAR NO SISTEMA”

3. Aparecerá a tela de autenticação, informe seu nome de usuário e senha, e em seguida clique no botão “ENTRAR”

Av. Sete de Setembro nº. 1975, Centro, Manaus/AM – CEP 69020-120 – Fone (92) 3621 -6740/6783

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MÓDULO DE MEMORANDOS

4. Para Cadastrar o Memorando, selecione a opção “PORTAL ADMIN” e depois na Aba “Comunicação” e na opção “MEMORANDO ELETRÔNICO”. E em seguida na opção “CADASTRAR MEMORANDO”.

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Ao selecionar a unidade, aparecerá abaixo o nome do responsável pelo referido departamento.

CADASTRANDO O MEMORANDO PASSO 01: INFORMAR UNIDADE DE DESTINO

5. O primeiro passo para criar um memorando é escolher o destinatário.

6. Pode escolher o destinatário através da caixa de texto, digite o nome ou parte do nome do Departamento (UORG) e selecione na lista a unidade desejada.

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Ao selecionar o responsável, o sistema mostrará o(s) departamento(s)/Unidade(s) que o referido servidor é responsável.

Pode ser selecionado a opção “COM CÓPIA”, a fim de acrescentar outra UORG(departamento) que também receberá o memorando. Caso ainda seja necessário acrescentar mais destinatário clique no botão “Adicionar Destinatário”.

Obs: o processo é o mesmo para todas formas de inserções de Departamentos/Unidades nesta janela

7. Outra forma de adicionar o destinatário, é fazer uma busca através do nome ou parte do nome do servidor.

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É possível remover os

destinatários inseridos.

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Se quiser receber um e-mail confirmando a leitura do Memorando, basta selecionar a opção “DESEJO RECEBER POR EMAIL UMA CONFIRMAÇÃO DA LEITURA DO MEMORANDO” .

Então, para finalizar a definição do(s) destinatário(s) clique em “CONTINUAR”

CADASTRANDO O MEMORANDO PASSO 02: INFORMAÇÕES DO MEMORANDO ELETRÔNICO

8. Aparecerá a tela solicitando as informações do memorando eletrônico, conforme imagem abaixo. Preencha os campos, então clique no botão ”CONTINUAR”

Título do Memorando: Identificação única do memorando; Assunto do Memorando: Não é necessário preencher; Assunto Detalhado: Informar o assunto referente ao memorando; Texto do Memorando: texto referente ao memorando; Arquivo: opcionalmente poderá ser anexado um arquivo.

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Local do texto do memorando

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Logo, o servidor irá aparecer na seção Servidores Adicionados. Após informar o servidor, Clique no botão “Enviar para Autenticação”. Então irá aparecer uma tela de confirmação informando que o memorando foi cadastrado e enviado para autenticação

com sucesso

Enquanto não for autenticado o memorando fica bloqueado, não podendo em hipótese nenhuma ser visualizado, nem editado e nem enviado.

Ao clicar no botão “Enviar para Autenticação”, o Memorando eletrônico irá para a caixa de entrada do autenticador informado.

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O botão “GRAVAR”, permite que seja cadastrado o memorando eletrônico deixando em aberto para edição, antes de enviar para Autenticação.

Apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem autenticar memorandos.

CADASTRANDO O MEMORANDO PASSO 03: INFORMAR O SERVIDOR RESPONSÁVEL POR AUTENTICAR O MEMORANDO

9. A próxima tela solicita que seja informado o servidor responsável para autenticar o Memorando, ou seja, assinar digitalmente o Memorando. Informe os campos informado no item “a”,”b” e ”c”, e então clique no botão “Adicionar Servidor”.

a. Assinatura do Servidor: Informe as iniciais do nome do servidor, então o sistema irá sugerir as opções disponíveis referentes ao termo digitado.

b. Unidade do Servidor: Selecione o departamento que o servidor está alocado;c. Função do Servidor na Assinatura: Selecionar o cargo que deve constar na

assinatura.

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É possível remover os servidores

já inseridos.

Obs: Se neste botão

aparecer “Enviar

Memorando”, será

autenticado automático e será enviado.

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já inseridos.

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Anote o número do Protocolo gerado para facilitar o acompanhamento do memorando eletrônico.

Tudo pronto! Autor: Diego de Paiva Aguiar

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