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Universidad Del mar

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

Integrantes:

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PRESENTACIÓN

Los eventos sociales son una forma en la que las instituciones o individuos

pueden recaudar fondos para apoyar los objetivos generales de una

organización. Los eventos para recaudar fondos se pueden realizar de distinta

manera en los que destacan las cenas de galas, subastas, exposiciones, torneos,

entre otros.

La organización que reciba los fondos puede ser una asociación civil, que es una

organización privada que dispone de personalidad jurídica y que no tiene afán

lucrativo. Estas asociaciones se componen de personas físicas que trabajan en

conjunto con un fin social, educativo, cultural o de otro tipo.

En el presente trabajo se pretende dar a conocer los lineamientos que se

seguirán para organizar la “1er exposición fotográfica”, con la finalidad de

recabar fondos en beneficio de asociaciones civiles. Este evento intenta apoyar a

HOPE A.C quien requiere de ingresos económicos para seguir fungiendo sus

actividades.

El evento será patrocinado por diferentes actores, y los organizadores se

encargarán de la realización del evento sin esperar la obtención de beneficios

económicos personales.

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Contenido

1. Caracterización del evento. ................................................................................................... 4

2. Tiempo de planeación……………………………………………………………………………………..4

3. Perfil del cliente ......................................................................................................................... 7

4. Número de asistentes ............................................................................................................. 7

5. Objetivos (General, específicos) .......................................................................................... 7

6. Requerimientos ......................................................................................................................... 8

7. Costos totales (presupuesto)................................................................................................ 8

8. Precio de venta al cliente ....................................................................................................... 9

9. Formatos de empresa ............................................................................................................. 9

10. Organigrama .......................................................................................................................... 10

12.Planos de montaje ................................................................................................................ 11

13. Invitaciones (códigos de vestimenta) ........................................................................... 11

14. Decoración.............................................................................................................................. 12

15. Directorio de proveedores ................................................................................................ 12

16. Programa (desarrollo del evento) .................................................................................. 12

17. Ceremonial y protocolo ..................................................................................................... 13

18. Medidas de seguridad........................................................................................................ 13

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1. Caracterización del evento

El evento a realizar consistirá en llevar a cabo una exposición fotográfica, la cual

tiene por objetivo recolectar fondos para una obra de beneficencia en favor de

HOPE A.C . Poco se sabe acerca de la beneficencia y los efectos que esta pueda

generar en determinado grupo de la sociedad, sería ideal que poco a poco se

vayan generando más eventos de esta categoría, favoreciendo a más y más

personas día con día.

La exposición no tendrá costo alguno, por lo que el público interesado puede

acceder realizando un donativo. Las fotografías expuestas estarán disponibles

para efectuar una compra, el precio de estas dependerá de lo que el artista

establezca al igual que el tamaño que esta tenga.

En la entrada se estarán brindando copas de vino espumoso, el cual será para

los asistentes a la exposición. Durante el evento se llevará a cabo una charla en

la cual se expresará el motivo del evento, al mismo tiempo se invitará a los

participantes a cooperar con la causa.

5

mayo Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

1 2 3 Establecer qué

clase de evento se

llevará a cabo para

recaudar fondos

para la beneficencia.

4 Contactar a los

fotógrafos que

deseen donar

algunas de sus

obras para la

recaudación de

fondos

5 6 Llevar a cabo

una reunión en la

que se establezca

el lugar, hora y

fecha de cuando

se llevará a cabo

la exposición

7

8 9 Gestionar

permisos 10 11 12 13 14

15 16 17 Establecer

contacto con los

patrocinadores

18 19 20 Realizar la

compra de los

materiales

necesarios para

llevar a cabo el

evento

21

22 23 24 25 26 27 28

29 30 Dar a

conocer el

evento por

diferentes

medios

31

2. Tiempo de planeación

6

junio

Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

1 2 3 4

5 6 7 8 9 10 11

12 13 Montar las

fotografías

para la

exhibición

14 15 Inauguración

de la galería

16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28

7

3. Perfil del cliente

El evento está enfocado a personas con gustos por la cultura, las manifestaciones

artísticas y vivencias culturales. El evento estará abierto al público en general, sin

embargo se emitirán invitaciones a personas que tengan poder adquisitivo y sean

posibles compradores.

Los asistentes a los que va enfocado el evento tienen el siguiente perfil:

Edad de 20 años en adelante

Nivel de estudios indistinto

Gusto por manifestaciones artísticas

4. Número de asistentes

De acuerdo a la capacidad del salón el número de participantes será de 60

invitados los cuales estarán dispersos por el área del salón.

Los visitantes serán atendidos en la recepción por una persona, quien será la

encargada de orientar a los invitados hacia la zona de exhibición. Un mesero será

el encargado de ofrecerles una copa de vino espumoso.

5. Objetivos (General, específicos)

Objetivo general:

Obtención de fondos económicos a través de donativos y venta de fotografías,

canalizando lo recaudado a la asociación civil Hope.

Objetivos específicos:

Recaudación de fondos para apoyar a niños de comunidades de bajos

recursos.

Dar a conocer las obras de los diferentes fotógrafos locales.

Generar una dinámica artística y cultural en Huatulco.

Promover la realización de este tipo de eventos dentro del destino.

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6. Requerimientos

1. Lugar donde se llevará a cabo el evento.

2. Fotografías

3. Paneles de exhibición.

4. Patrocinadores

5. Equipo de luz y sonido

6. Recursos humanos

7. Mobiliario

8. Promoción y publicidad del evento

9. Gestionar permisos para realizar el evento

10. Material de papelería

7. Costos totales (presupuesto)

N. Art. Descripción Cantidad Precio unitario Importe

1 Botellas de vino espumoso 6 $ 200.00 $ 1200.00

2 Meseros 2 $250.00 $ 500.00

3 Renta del salón 60 $ 3000.00 $1,800.00

4 Renta de copas y charolas 60 y 2 $ 450.00

5 Paneles 15 $ 600.00 $ 9000.00

$12,950.00

PRESUPUESTO

Fecha de presupuesto:

9

8. Precio de venta al cliente

No habrá un costo para ingresar a la exposición, será de carácter gratuito. Estará

abierta la opción de que los asistentes efectúen un donativo que consideren

adecuado, de esta manera se pretende incitar a que apoyen al objetivo del evento.

Por otra parte, el costo de las fotografías estará definido de acuerdo al artista que

las haya donado y al tamaño de la fotografía.

9. Formatos de empresa

PRESUPUESTO

Nombre del proveedor

Nombre del cliente

No. Art. Descripción Cantidad Precio Importe

Total

10

Director de

galería

Voluntariadopersonal

operativo

Departamento de

seguridad

Departamento de

proyectos

Departamento de

promoción

10. Organigrama

11. Presupuesto

Las ganancias obtenidas por la venta de las fotografías serán del 100%, no se

descontará la inversión realizada debido a que todos los materiales a utilizar serán

patrocinados por diversos actores.

11

12. Planos de montaje

La parte central del salón será destinada para ubicar los paneles donde se

ubicarán la fotografías (1). En las paredes del salón se pretende ubicar otras

fotografías de mayor tamaño (2).

13. Invitaciones (códigos de vestimenta)

1

2

12

La invitación será enviada a personas distinguidas, sin embargo el evento está

abierto al público en general.

14. Decoración

El salón donde se exhibirán las fotografías estará acondicionado con luces, las

cuales contrastarán con los colores de las fotografías. La decoración del salón

estará a cargo de un especialista. El estilo minimalista es el que se pretende llevar

a cabo en la decoración del salón, caracterizándose por la utilización de pocos

elementos, emitiendo una imagen pulcra y sencilla.

15. Directorio de proveedores

Nombre de la empresa

Dirección Servicios Teléfono/ página web.

Estudio Foto Conejo

Guamuchil 2008, Sector H, la Crucecita, Santa María Huatulco.

Diseño de fotografías, elaboración de videos, renta de fotógrafos.

Teléfono: 01 958 587 0009 Página: http://www.tuugo.com.mx/Companies/foto-conejo.

Sam`s club Oaxaca

Av. Universidad 601, col. Exhacienda Candiani. Oaxaca, Oaxaca de Juárez.

Venta de productos vinícolas.

Tel: (01 951) 506 00 99 Página: https://www.sams.com.mx

Casa Reyes Banquetes

Boulevard Bahía, Manzana 5 Lote 144, Sector T Bahías de Huatulco Oaxaca

Renta de mobiliario, loza, cristalería, lonas y renta de meseros

Tel: 019 5 58 3 41 54 / 019 58 58 7 17 79 Página: www.casareyes.com.mx

16. Programa (desarrollo del evento)

HORA ACTIVIDAD RESPONSABLE

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17. Ceremonial y protocolo

Protocolo para invitados

De acuerdo a la regla del centro métrico el presentador estará en el centro

del lugar, el presentador será el encargado de dar la bienvenida a los

invitados.

A la derecha de este se ubicará el representante de la Asociación Civil

HOPE. a quién se les donará los fondos recaudados.

Los patrocinadores del evento formarán parte de la mesa del presídium

ubicando a cada uno de manera alternada.

Los invitados deben dar una respuesta a la invitación enviada.

La vestimenta requerida es de tipo cóctel.

No se permitirá el acceso de cámaras fotográficas.

Protocolo para personal

Saludar, presentar y conversar con los invitados.

El personal de recepción saludará de mano

El personal deberá hablar con cortesía y amabilidad.

El personal debe brindar una despedida cortés.

Dirigirse a los invitados de acuerdo a su cargo.

18. Medidas de seguridad

Debido a que el evento de exposición fotográfica cuenta con material de

fotógrafos locales y foráneos, se requiere de medidas de seguridad para resguardo

6:00 pm Recepción de los invitados Edecanes

6:10 pm Servicio de bebidas de cortesía Mesero

6:30 pm Inauguración del evento Organizador del evento

7:00 pm Observación del material fotográfico Invitados

7:40 pm Agradecimiento y despedida Organizador del evento

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y protección del material fotográfico, existen lineamientos de seguridad que

deberán ser llevados a cabo durante la exposición:

Dispositivos de seguridad

La galería cuenta con circuito cerrado de cámaras de vigilancia las 24 horas..

Se cuentan con sistema de alarma silenciosa conectada con los cuerpos de

seguridad.

Sistemas detectores de humo.

Extintores a base de polvo de clase D

Generadores eléctricos de emergencia.

Salidas de emergencia

Cordones delimitadores.

Personal de seguridad dentro de la galería.

Detector de metal en las puertas

Botiquín de primeros auxilios

Señalamientos de seguridad.

Caja de seguridad.

Medidas de seguridad

Se contará con personal de seguridad.

No se podrán tocar las fotografías expuestas.

Se deben respetar los cordones que delimitan la distancia de las fotografías.

En caso de cualquier percance el personal de seguridad indicará las salidas

de emergencia.

Se prohíbe el acceso a personas bajo efecto de alguna sustancia.