CARTILHA DE ORIENTAÇÕES PARA ELABORAÇÃO DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ·...
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MINISTÉRIO DA DEFESA EXÉRCITO BRASILEIRO ARQUIVO HISTÓRICO DO EXÉRCITO (REAL ARCHIVO MILITAR / 1808) CARTILHA DE ORIENTAÇÕES PARA ELABORAÇÃO DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS Atualizada em FEV 2018
Transcript of CARTILHA DE ORIENTAÇÕES PARA ELABORAÇÃO DA LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ·...
MINISTÉRIO DA DEFESA
EXÉRCITO BRASILEIRO
ARQUIVO HISTÓRICO DO EXÉRCITO
(REAL ARCHIVO MILITAR / 1808)
CARTILHA DE
ORIENTAÇÕES PARA
ELABORAÇÃO DA
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO
DE DOCUMENTOS
Atualizada em FEV 2018
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ÍNDICE
1 – Informações sobre o processo de elaboração da listagem de eliminação de documentos 4
2. Informações sobre as tabelas de temporalidade 5
3. Orientações para preenchimento do campo “observações/justificativas” das listagens 10
4. Principais incorreções ocorridas no processo de avaliação de documentos 18
5. Sobre a eliminação dos documentos propostos na Listagem de Eliminação de Documentos 21
6. Caso esquemático 22
7. Atenção para os seguintes códigos de classificação de documentos 24
8. Documentos a serem remetidos ao AHEx juntamente com a LED 25
9. Considerações finais 26
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ORIENTAÇÕES PARA O PROCESSO DE ELABORAÇÃO DA LISTAGEM DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS DAS UNIDADES
O Arquivo Histórico do Exército (AHEx), visando o aperfeiçoamento da gestão de
documentos no âmbito do Exército e a racionalização das atividades relacionadas, apresenta e
sugere esta cartilha como instrumento facilitador para o uso das Subcomissões Permanentes
de Avaliação de Documentos (SCPAD) no processo de elaboração da listagem de eliminação
de documentos públicos das Organizações Militares.
Assim, a cartilha sugere procedimentos a serem observados, com base nas Instruções
Gerais para Avaliação de Documentos do Exército (EB10-IG-01.012), 2ª Edição, 2016,
aprovada pela Portaria Nº 1.676, de 14 de dezembro de 2016 (que apresentou significativas
atualizações em relação à edição anterior) e nas Instruções de Preenchimento da Listagem de
Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do Sistema Gestão de
Documentos de Arquivos (SIGA), instrumento complementar à Resolução nº 40, de 9 de
dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).
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1. INFORMAÇÕES SOBRE O PROCESSO DE ELABORAÇÃO DA LISTAGEM DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
a. PERÍODO DO PROCESSO
O Calendário Anual de Atividades (Anexo A da IG 01.012, 2ª Edição) define os
prazos previstos para as várias atividades relativas ao processo. É importante ressaltar que os prazos e atividades previstas estão definidos conforme o
nível de cada SCPAD (C1;C2;B;A).
O Presidente da SCPAD, ao ser designado, deve atentar para organizar o cronograma
de trabalho da SCPAD, observando os prazos previstos no Anexo A da IG 01.012, 2ª Edição.
Uma importante mudança que houve no processo é que as LED deverão ser
encaminhadas diretamente ao AHEx. (Inciso X do Art 12 da IG 01.012, 2ª Edição)
b. DESIGNAÇÃO DA EQUIPE
A composição da SCPAD, as datas de reuniões e os assuntos tratados por essa
subcomissão devem ser publicados em BI da OM.
Lembrete: um integrante da Seção de Inteligência da OM deverá ser designado
para compor a SCPAD. (Inc VI Art 11 IG 01-012, 2ª edição)
Lembrete: É importante que os membros da SCPAD sejam designados anualmente
até 15 de fevereiro do ano do processo, conforme Calendário Anual de Atividades –
Anexo A, de modo a permitir que os mesmos tenham o contato necessário com a
legislação, possam sanar as dúvidas e planejem os trabalhos visando à elaboração da
Listagem de Eliminação de Documentos da OM bem como a gestão documental da
OM no tocante a destinação da documentação avaliada.
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c. COMPOSIÇÃO DA SCPAD
As SCPAD serão compostas por oficiais e praças em número mínimo de 6 (seis)
integrantes, preferencialmente de carreira, até 15 de fevereiro de A.
d. LEGISLAÇÕES:
As legislações principais que norteiam os procedimentos para a elaboração da
Listagem de Eliminação de Documentos são:
Instruções Gerais para Avaliação de Documentos do Exército (EB10-IG-
01.012, 2ª edição - 2016));
Resolução Nº 40, de 9 de dezembro de 2014;
Instruções de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos
Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA; e
Portaria Nº 018-SEF, DE 20 de dezembro de 2013, que aprova as Normas para
Prestação de Contas dos Recursos Utilizados pelas Unidades Gestoras do Exército Brasileiro
(EB90-N-08.002), 2ª Edição, 2013.
Tabela de Temporalidade e Destinação Final Aprovação
Classificação, Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-
Meio da Administração Pública. (Tabela CONARQ)
Resolução nº 14-CONARQ, de 24 OUT 01 (DOU nº
28, de 8 FEV 02), alterada pela Resolução nº 35, de
11 DEZ 12 (DOU nº 239, de 12 DEZ 12).
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade
referentes à Subclasse 080 - Pessoal Militar.
Resolução nº 21, de 4 AGO 04 (DOU nº 152, de 9
AGO 04).
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo das
Atividades-Fim do Ministério da Defesa.
Portaria nº 154-AN, de 18 OUT 13 (DOU nº 204, de
21 OUT 13).
As legislações acima referenciadas podem ser encontradas no site do AHEx para
downloads.
Lembrete: A composição da SCPAD é fator importante no resultado final do
trabalho. É interessante que a SCPAD seja composta por militares que já tenham
experiência acerca da administração.
Lembrete: A TBTEx é uma legislação REVOGADA e não deve ser utilizada como referência para
classificar documentos. (Msg Rede Cmdo da SGEx de 17 JUN 14).
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e. CRONOGRAMA DA AVALIAÇÃO PELA SCPAD
O Art 17 da IG 01-012, 2ª edição, define o período mínimo obrigatório de 5 (cinco)
anos de arquivamento do exemplar original, independente do prazo de guarda previsto na
fase corrente de arquivamento nas tabelas de temporalidade.
Dessa forma, o documento será avaliado pela SCPAD, após passado o ANO
PRODUÇÃO DO DOCUMENTO e no mínimo os 5 (cinco) anos de arquivamento
obrigatório previsto pela IG 01-012, 2ª edição.
Exemplo:
Ano de
Produção
Arquivamento mínino obrigatório previsto pela IG
Avaliação
pela
SCPAD
2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017
2. INFORMAÇÕES SOBRE AS TABELAS DE TEMPORALIDADE
a. SOBRE OS PRAZOS DE GUARDA:
O prazo de guarda é o tempo necessário para arquivamento de um documento, sendo
igual ao somatório dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária (se houver),
contado a partir da data de elaboração do documento.
(Exemplo ilustrativo da tabela de temporalidade CONARQ)
ASSUNTO PRAZO DE GUARDA
DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES FASE
CORRENTE FASE
INTERMEDIÁRIA
030.1 Cadastro
de Fornecedores 5 anos - Eliminação
033.11 Compra
(inclusive
compra por
importação)
Até
aprovação
das contas
5 anos após aprovação
das contas Eliminação
(Exemplo ilustrativo da tabela de temporalidade Subclasse 80 – Pessoal Militar)
ASSUNTO PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIÁRIA
080.21 guia de
remessa de
material de
identificação
5 anos 5 anos Eliminação
084.1 Sindicância 5 anos 47 anos Eliminação
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O documento que não tenha cumprido todo seu prazo de guarda, seja ele a Fase
Corrente ou a Fase Intermediária (quando existir), estabelecido nas tabelas de temporalidade
não poderá ser inserido na Listagem de Eliminação de Documentos da OM.
b. SOBRE A DESTINAÇÃO FINAL: (Exemplo ilustrativo)
ASSUNTO PRAZO DE GUARDA DESTINAÇÃO
FINAL OBSERVAÇÕES FASE
CORRENTE
FASE
INTERMEDIÁRIA
(assunto D) X anos X anos Eliminação xxxxx
(assunto E) X anos X anos Guarda
Permanente xxxxx
O “Assunto” cuja destinação final nas tabelas de temporalidade é a “Guarda
Permanente”, NÃO DEVERÁ ser inserido na Listagem de Eliminação de Documentos da
OM. A indicação de guarda permanente no campo “Destinação Final” das tabelas de
temporalidades define que determinado documento classificado naquele “Assunto” não pode
ser eliminado.
O documento classificado em um determinado “Assunto” cuja destinação final nas
tabelas de temporalidade é a “Eliminação”, poderá ser inserido na Listagem de Eliminação
de Documentos da OM, desde que, tenha cumprido todo seu prazo de guarda previsto nas
tabelas de temporalidade.
Lembrete (1): Em alguns códigos nas tabelas de temporalidade, a Fase Corrente ou a Fase
Intermediária pode apresentar uma CONDIÇÃO (“enquanto vigora”; ou “até a
homologação da aposentadoria”; ou “até a alienação” e outras mais) que deve ser avaliada
pela SCPAD se tal condição foi cumprida pelo documento que está sendo proposto para ser
eliminado. (ver também como lançar notas explicativas no campo observação/justificativa
da listagem de eliminação para tais casos no tópico 3 da presente cartilha)
Lembrete (2): O Art 17 da IG 01-012, 2ª edição, define o período mínimo obrigatório de
5 (cinco) anos de arquivamento do exemplar original, independente do prazo de guarda
previsto na fase corrente de arquivamento nas tabelas de temporalidade.
Lembrete: Se na Listagem de Eliminação de Documentos da OM for lançado um conjunto
documental cuja destinação final para o referido conjunto seja a Guarda Permanente, indica
que houve equívoco da SCPAD em propor a eliminação do documento.
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c. SOBRE O CAMPO “OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A...” nas tabelas de
temporalidade
1) Procedimento para o campo quando este NÃO encontra-se desenvolvido:
(foi utilizado como exemplo o código 069 da Tabela CONARQ. O exposto neste exemplo
aplica-se às demais tabelas de temporalidade para casos idênticos):
Existem nas tabelas de temporalidade subclasse/grupo/subgrupo que ainda não foram
desenvolvidos (são os descritores “outros assuntos referente a...”) e que são recursos para
inclusão de novos “assuntos” que não foram lançados anteriormente no Código de
Classificação de Documentos de Arquivo e nas tabelas de temporalidade.
Lembrete (1): A SCPAD não deve utilizar estes campos para propor a eliminação de
documentos em suas listagens de eliminação.
Lembrete (2): A inclusão de assuntos e documentos que devam ou que necessitem ser
inseridos nas tabelas referenciadas no art. 15 destas IG é uma atribuição da CPADEx e se
dará por proposta à SSIGA/MD (Inciso III do Art 9º das IG 01.012, 2ª Edição).
Lembrete (3): Tais assuntos, após sugestão da SCPAD, deverão ser encaminhados via canal
de comando à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos para a análise da
Subcomissão do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Ministério da Defesa
(SSIGA/MD), que submeterá à aprovação do Arquivo Nacional para posterior inclusão.
2)Procedimento para o campo “OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A...” quando este, JÁ
encontra-se desenvolvido, como no exemplo abaixo:
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(foi utilizado como exemplo o grupo 089 da tabela Pessoal Militar – Subclasse 080. O
exposto neste exemplo aplica-se as demais tabelas de temporalidade para casos idênticos)
Existem campos nas tabelas de temporalidade já desenvolvidos. Neste caso usa-se o
procedimento padrão para classificação do documento que será proposto para eliminação.
Como exemplo, pode ser citado o grupo “089 – Outros Assuntos Referentes a Pessoal
Militar”, que já possui os subgrupos 089.1; 089.2; 089.3 e 089.4 e seus respectivos
assuntos já desenvolvidos e com possibilidade de enquadramento de documentos para
serem propostos para eliminação, desde que, tenham cumprido o prazo de guarda.
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d. SOBRE CAMPOS ENQUADRANTES E QUE NÃO POSSUEM TEMPO DE GUARDA
E DESTINAÇÃO FINAL DEFINIDOS:
Existem nas tabelas de temporalidade, “campos” (Classe, Subclasse, Grupos e
Subgrupos) que são “chamadas” de determinado assunto que não possuem prazo de guarda e
destinação final. Delimitam apenas um determinado assunto e são desenvolvidos (abaixo
dessa “chamada”) em grupos ou subgrupos conforme o caso, que possuem prazos de guarda e
destinação final.
Nas listagens de Eliminação de Documentos das OM, tais “chamadas” não podem
“enquadrar diretamente” um documento proposto para ser eliminado.
Estes campos podem ser lançados nas Listagens (sem enquadrar documento) para
efeito de organização da Listagem.
Exemplos utilizando a tabela CONARQ:
Exemplo de lançamento na Listagem de Eliminação de Documentos:
CÓDIGO
(referente a
classificação)
ASSUNTO
(descritor do
código)
DATAS-
LIMITE
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES /
JUSTIFICATIVAS
QUANT
CX
Nº
FOLHAS
ESPECIFICA-
ÇÃO
900 Assuntos
Diversos (aqui a SCPAD não deve enquadrar conjuntos documentais)
910 Solenidades,
Comemorações,
Homenagens
2009
1
-
Caixa
Não são documentos
referentes a: Planejamento,
Programação, Discurso,
Palestras e Trabalhos
apresentados por Técnicos do
Órgão.
Lembrete:A subclasse 090 e a Classe 900 (exemplo acima), são códigos na tabela de temporalidade
que não possuem definidos temporalidade (prazo de guarda) e destinação final para estes . Tais
códigos podem ser lançados na Listagem de Eliminação para efeito de organização. Não se deve
enquadrar conjuntos documentais nesta chamada.
3. ORIENTAÇÕES PARA PREENCHIMENTO DO CAMPO “OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVAS” NAS LISTAGENS DE ELIMINAÇÃO
DE DOCUMENTOS DAS UNIDADES
O Arquivo Nacional, após análise da minuta da Listagem de Eliminação de Documentos enviada pelo AHEx em 2015 àquela
Instituição Arquivística, apresentou orientações que devem ser observadas para efeito de aprovação da Listagem de Eliminação de
Documentos. Tais orientações se referem às notas explicativas a serem lançadas no campo “Observações/Justificativas” nas Listagens de
Eliminação de Documentos.
Nesse campo “Observações/Justificativas” das Listagens de Eliminação de Documentos, faz-se necessário lançar notas explicativas
úteis ao esclarecimento das informações referentes aos conjuntos documentais a serem eliminados. Tal situação visa atender às Instruções
de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA, instrumento complementar à
Resolução nº40, de 9 de dezembro de 2014,do Conselho Nacional de Arquivos, sendo condição necessária para efeito de aprovação da
Listagem da Força junto ao Arquivo Nacional.
Dessa forma, o exemplo de preenchimento do quadro descritivo dos documentos abaixo, com conjuntos documentais relativos à
tabela de temporalidade (CONARQ) facilitará o trabalho das SCPAD OM por ocasião de confecção das listagens de eliminação de
documentos.
Exemplo de preenchimento do quadro descritivo dos documentos, com conjuntos documentais relativos às atividades-meio da
Administração Pública Federal: (retirado das Instruções de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e
Entidades Integrantes do SIGA )
Código
(referente à
classificação)
Assunto
(Descritor do código) Datas-limite
Unidade de Arquivamento Observações / justificativas
Quantificação Especificação
024.2 Férias 2000 6 Caixa
024.52 Reembolso de despesas –
Locomoção 2001 6 Processo Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União.
029.21 Missões fora da sede. Viagens a
serviço. No País 2000-2002 25 Caixa
Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União. Os
relatórios técnicos de viagem encontram-se classificados no
assunto correspondente e arquivados nos departamentos.
033.13 Doação de material permanente 1995-1997 70 Processo Não envolve o pagamento de despesas pendentes
034.2 Desaparecimento de material
permanente 1995 1 Processo Concluído em 02/07/1996
034.5 Recolhimento de material ao 2001-2008 1 Caixa Não são documentos referentes a produtos e insumos
12
depósito químicos e outras substâncias entorpecentes.
042.5 Acidentes. Infrações. Multas 1995 1 Processo
Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União.
Acidentes de trânsito sem vítimas. Conclusão em
05/03/1997.
049.13 Prevenção de incêndio 1995-1997 9 Processo Não são documentos referentes a constituição de brigadas
de incêndio, planos, projetos e relatórios.
052.22 Despesa 1995-1997 1.041 Processo Contas aprovadas pelo Tribunal de Contas da União.
063.2 Protocolo: Recepção,
Tramitação e Expedição de
Documentos
1997
2
Caixa
920 Congressos. Conferências.
Seminários
1995-1997
26
Caixa
Não são documentos referentes a: planejamento,
programação, discursos, palestras e trabalhos apresentados
por profissionais do órgão ou entidade.
MENSURAÇÃO TOTAL: 220,8 metros lineares
DATAS-LIMITES GERAIS: 1995-2008
Nota: a) Existem casos nas tabelas de temporalidade, que um código (no exemplo acima, iluminado de amarelo – 049.13 e 920 – ver tabela) enquadra
assuntos diferentes (mais de um assunto), que possuem prazos de guarda e destinação final diferentes, de modo que, ao lançar na Listagem de
Eliminação de Documentos, um conjunto documental que se enquadre ao exemplo citado, a SCPAD (OM) deverá lançar no campo
“Observação/Justificativa” da listagem de eliminação, nota explicativa que não se trata de documentos referentes àqueles outros assuntos também
enquadrados pelo mesmo código. Exemplo ilustrativo (código 920 apresentado na tabela de temporalidade CONARQ):
13
b) A Tabela referente a Pessoal Militar (Subclasse 080) possui muitos casos parecidos com o exemplo supracitado na letra a). O campo
“Observação/Justificativa” da Listagem de Eliminação da OM deverá constar nota explicativa adequada ao conjunto documental que a SCPAD (OM)
deseja encaminhar para eliminação:
(Exemplo ilustrativo utilizando assuntos da tabela Pessoal Militar – Subclasse 080)
(Exemplo ilustrativo de lançamento na Listagem de Eliminação da OM. Será utilizado o exemplo de códigos e assuntos do quadro acima) CÓDIGO
(referente à
classificação)
ASSUNTO (Descritor do código) DATAS-
LIMITE
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES /
JUSTIFICATIVAS QNT CX Nº
FOLHAS
ESPECIFI-
CAÇÃO
085.5
Férias(*)
2009 - 50 Envelope
Não são documentos
referentes a: planejamento,
solicitação, concessão,
cancelamento e publicação.
085.61 Remuneração na Ativa 2009 1 - Caixa
Não são documentos
referentes a Fichas Financeiras
e Folhas de Pagamento
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Obs: (*) O que poderá ser classificado neste código e assunto “enquadrante” (085.5 Férias), e que possibilitam eliminação após 5
anos de prazo de guarda?
Expedientes diversos (partes, MDO, memorando, ou outros) que apenas tratem superficialmente o assunto e que, a juízo da SCPAD, não
comprometam direitos. Um exemplo de documento que pode ser classificado em 085.5: memorando da Seção de Pessoal que determina às
SU darem entrada com os seus respectivos plano de férias, para consolidação do plano de férias do Btl.
15
c) A Tabela de temporalidade referente a Atividade-Meio (Tabela CONARQ) apresenta ainda, notas no campo “observações” , além dos apresentados
no exemplo de quadro descritivo dos documentos, devendo a SCPAD OM atentar para lançar a nota explicativa, conforme o caso.
Alguns outros exemplos de observações da Tabela de Temporalidade CONARQ:
“ Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente”;
“Os documentos referentes a material não adquirido deverão ser eliminados após 1 ano”;
“Para veículos não adquiridos eliminar após 1 ano”
Exemplos de lançamentos na Listagem de Eliminação de Documentos utilizando os exemplos acima:
CÓDIGO
(referente à
classificação)
ASSUNTO (Descritor do código) DATAS-
LIMITE
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES /
JUSTIFICATIVAS QNT CX Nº
FOLHAS
ESPECIFICA-
ÇÃO
012.12 Entrevistas. Noticiários. Reportagens.
Editoriais 2009 2 - Caixa
Os documentos não
tratam de informações
que refletem a política da
Força
033.1 Material Permanente
033.11 Compra (inclusive compra por importação) 2009 - 25 Pasta
Documentação referente a
material não adquirido
(as transações não foram
efetivadas) *
042 Veículos
042.1 Aquisição
042.11 Compra (inclusive compra por importação) 2009 - 15 Envelope
Os veículos não foram
adquiridos
(as transações não foram
efetivadas) *
16
Obs: * Nos casos de transações efetivadas, os conjuntos documentais devem cumprir os prazos de guarda estabelecidos na tabela de
temporalidade para os mesmos, quais sejam: Fase Corrente: Até aprovação de contas; Fase Intermediária: 5 anos após aprovação de
contas.
d) Para os casos em que a Fase Corrente não estipula um prazo fixo (em anos) e sim uma condição (enquanto vigora, enquanto o servidor
permanecer, até homologação da aposentadoria, etc), deverá ser lançado no campo “Observações/Justificativas” nota explicativa adequada
àquele conjunto documental:
Exemplo ilustrativo da Tabela de temporalidade retirado aleatoriamente para efeito didático:
Exemplo de lançamento na Listagem de Eliminação de Documentos para os conjuntos documentais acima exemplificado:
CÓDIGO
(referente à
classificação)
ASSUNTO (Descritor do código) DATAS-
LIMITE
UNIDADE DE ARQUIVAMENTO OBSERVAÇÕES /
JUSTIFICATIVAS QNT CX Nº
FOLHAS
ESPECIFICA-
ÇÃO
012.11 Credenciamento de Jornalistas 2008 1 - Caixa Deixou de vigorar
desde o ano de 2009
026.194 Ocupação de Próprios da União 2001 - 30 Pasta Desocupação ocorreu
em 2009
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e) Para os casos em que os conjuntos documentais exijam aprovação de contas (situação definida na tabela de temporalidade), a SCPAD
OM deverá remeter juntamente com suas listagens, documentação comprobatória (extrato de DOU com aprovação das contas ou certidão
emitida pelo TCU por solicitação do Órgão ou extrato da página do sítio eletrônico do TCU) que conste a publicação da aprovação das
contas de sua OM do referido exercício financeiro dos conjuntos documentais propostos para eliminação.
Obs: existe disponibilizado no site do AHEx uma ferramenta de apoio (memento para acesso ao Àcordão de aprovação de contas pelo TCU)
18
4. PRINCIPAIS INCORREÇÕES VERIFICADAS NO
PROCESSO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS 2015/2016
INCORREÇÃO OBSERVAÇÃO
(1) Assunto incompatível com a tabela de temporalidade;
Esta incorreção ocorre ao lançar na Listagem
de Eliminação de Documentos da OM (LED)
um “Assunto” (descritor do código) diferente
do “Assunto” apresentado nas tabelas de
temporalidade para aquele código lançado
(deve ser lançado exatamente igual à tabela
de temporalidade).
Lembrete: não confundir o “Assunto” previsto na tabela de temporalidade, que deve ser lançado na listagem
de eliminação de documentos, com o assunto que vem lançado no corpo do documento que foi classificado.
Ex. lançamento incorreto na LED: 060.2 – Nota para Boletim sobre apresentação de militares
Ex. lançamento correto na LED: 060.2 – Publicação de Matérias nos Boletins Administrativo, de Pessoal e de
Serviço;
(2) Conjunto documental deixou de cumprir prazos de guarda
previstos na tabela de temporalidade (fase corrente ou fase
intermediária);
Esta incorreção ocorre ao lançar na Listagem
de Eliminação de Documentos da OM um
conjunto documental que já cumpriu a fase
corrente, mas não cumpriu ainda o prazo de
guarda da fase intermediária; ou que não
cumpriu ainda o prazo de guarda da fase
corrente.
Lembrete: O documento para ser proposto para eliminação só poderá ser inserido na LED após ter cumprido
todo seu prazo de guarda e que a tabela de de temporalidade aponte a “Eliminação” como destinação final do
mesmo.
(3) Conjunto documental de Guarda Permanente proposto
para eliminação;
Esta incorreção ocorre ao lançar na Listagem
de Eliminação de Documentos da OM, um
conjunto documental para ser eliminado, cuja
destinação final prevista nas tabelas de
temporalidade é a guarda permanente;
Lembrete: A SCPAD ao classificar um documento em um código/Assunto que a tabela de temporalidade
define a destinação final “guarda permanente” não pode propor aquele documento para eliminação.
(4) A SCPAD de OM deixou de enviar documentação
comprobatória que justifique a eliminação do conjunto
documental de natureza contábil e financeira (extrato de DOU
com aprovação das contas; ou certidão emitida pelo TCU por
solicitação do Órgão; ou extrato da página do sítio eletrônico do
TCU);
Para propor eliminação de um conjunto
documental classificado em um
“Código/Assunto” que trata de documentos
que dependem de aprovação de contas é
necessário anexar à Listagem de Eliminação
de Documentos da OM a documentação
comprobatória (extrato da página do sítio
eletrônico do Tribunal de Contas da União
(TCU) ou da
19
certidão emitida pelo TCU ou da
publicação do Acórdão do TCU no DOU
que comprove a aprovação de contas por
parte do TCU) da aprovação das contas da
referida Unidade daquele exercício
financeiro.
Lembrete 1 :Tal situação atende ao previsto na “Letra c)”, do “Nº 1” (Orientações Gerais) das Instruções
Gerais de Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do
SIGA sendo esta formalidade uma exigência do Arquivo Nacional.
Lembrete 2: A SCPAD da OM ao propor a eliminação de conjuntos documentais que exijam aprovação de
Contas pelo TCU deve verificar se as condições e prazos de guarda previstos no Art. 18 da Portaria nº 018 -SEF,
de 20 dez 2013, que aprova as Normas para Prestação de Contas dos Recursos Utilizados pelas Unidades
Gestoras do Exército Brasileiro (EB90-N-08.002), 2ª Edição, 2013, foram rigorosamente cumpridos.
(5) A SCPAD de OM deixou de citar documentação
comprobatória e/ou observação (notas explicativas) no campo
“Observações e/ou Justificativas” que justifique a eliminação
do conjunto documental
Alguns conjuntos documentais necessitam de
notas explicativas complementares conforme
já abordado no item 3 da presente cartilha de
orientações.
Lembrete: Tal formalidade é uma exigência do Arquivo Nacional prevista nas Instruções Gerais de
Preenchimento da Listagem de Eliminação de Documentos pelos Órgãos e Entidades Integrantes do SIGA.
(6) A SCPAD de OM classificou documentos em
Grupo/Subgrupo que não possui prazo de guarda e destinação
final;
Existem nas tabelas de temporalidade,
códigos que não possuem prazo de guarda
e destinação final. Apenas organizam as
tabelas por assuntos enquadrantes. (item
abordado na letra D do Nº 2 da presente
cartilha de orientações.)
(7) O conjunto documental deixou de cumprir o prazo mínimo
previsto de arquivamento obrigatório conforme IG 01-012, 2ª
Edição (Art 17);
Alguns assuntos (descritores do código) são
apresentados na tabela de temporalidade do
CONARQ com fase corrente inferior a 5
(cinco) anos, o que confunde algumas
SCPAD que deixam de observar o previsto
no Art 17 da IG 01-012, 2ª Edição, que prevê
o período mínimo de 5 (cinco) anos de
arquivamento obrigatório, independente do
período previsto na tabela de temporalidade
do CONARQ.
(8) A SCPAD da OM deixou de especificar data-limite ao
conjunto documental;
Sem a data-limite especificada na listagem,
não há como verificar se o conjunto
documental cumpriu, ou não, o seu prazo
de guarda. A partir da análise da data-
limite, que define o ano da produção dos
documentos, pode-se verificar se foi
cumprido o prazo de guarda previsto nas
tabelas de temporalidade.
20
(9) A SCPAD da OM deixou de especificar unidade de
arquivamento na Listagem de Eliminação de Documentos
(Qnt Cx, Nº folhas, especificação);
A SCPAD da OM ao não especificar as
unidades de arquivamento, impossibilita a
mensuração total do acervo a ser
consolidado em listagem da Força.
(10) Listagem de eliminação de documentos produzida baseada
em legislação revogada;
A IG 11-03 e TBTEx são legislações
revogadas.
Lembrete: A atual IG em vigor é a IG
01.012, 2ª Edição, 2016
(11) A SCPAD da OM deixou de lançar a mensuração total do
acervo;
O não lançamento da mensuração total do
acervo pela SCPAD impossibilita a
mensuração total do acervo a ser consolidado
na Listagem da Força..
(12) Número insuficiente de membros que compõem as
SCPAD;
O previsto pela IG 01-012, 2ª Edição é um
número mínimo de 6 (seis) Integrantes.
(13) Falta de assinatura e/ou rubrica de membros da SCPAD;
As listagens, conforme previsto na IG 01-
012, 2ª Edição devem ter as assinaturas dos
membros que compõem a SCPAD.
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5. SOBRE A ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS PROPOSTOS NA LISTAGEM DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Cada OM tomará conhecimento do Edital de Ciência Eliminação de Documentos (Anexo F
das IG 01-012, 2ª Edição) através do Boletim do Exército publicado pela Secretaria Geral do
Exército (SGEx), que conterá uma transcrição do referido edital que fora publicado em DOU.
A Listagem de Eliminação de Documentos estará disponível para consulta no sítio da internet
e intranet da SGEx e do AHEx, conforme modelo apresentado nas IG 01-012, 2ª Edição (Anexo E),
quando então cada OM deverá verificar os conjuntos documentais de sua Unidade que foram
consolidados na Listagem de Eliminação de Documentos do Exército.
Lembrete : Nesta oportunidade a OM confrontará a Listagem de Eliminação de Documentos da
OM com a Listagem de Eliminação de Documentos do Exército. Os documentos da Listagem de
Eliminação Documentos da OM que não foram incluídos na Listagem de Eliminação de
Documentos do Exército, deverão ser reavaliados para o processo do ano seguinte.
Decorrido o prazo de 45 dias após a publicação no DOU, no qual se poderá solicitar
vistas dos documentos, a CPADEx por intermédio da SGEx autorizará as SCPAD das OM a
eliminarem aqueles anteriormente homologados com a publicação em BE da Autorização para
Eliminação de Documentos.
A partir de então, a SCPAD confecciona o Termo de Eliminação de Documentos
conforme previsto no Anexo G das IG 01-012, 2ª Edição e fará a eliminação dos documentos que
foram homologados.
Fluxograma Ilustrativo:
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Obs: No tocante à fragmentação manual, citada no Anexo G da IG 01-012, 2016, atentar para a
segurança orgânica quando do descarte dos mesmos.
6. CASO ESQUEMÁTICO:
A SCPAD de uma OM realizará a avaliação dos documentos da Seção de Relação
Públicas produzidos no ano de 2009. Após a análise, os conjuntos documentais foram reunidos
por assuntos e classificados conforme abaixo:
Código: 993 – AGRADECIMENTOS, CONVITES, FELICITAÇÕES, PÊSAMES.
Código: 012.1 – RELAÇÕES COM A IMPRENSA
Código: 060.2 - PUBLICAÇÃO DE MATÉRIAS NOS BOLETINS ADMINISTRATIVO, DE PESSOAL E DE
SERVIÇO
Verifiquemos estes códigos na tabela de Temporalidade:
* 50 (cinqüenta) ofícios expedidos, onde o Cmt OM parabeniza outras Unidades por seus aniversários
comemorativos;
* 35 (trinta e cinco) ofícios recebidos, parabenizando a Unidade por seu aniversário comemorativo;
* 60 (sessenta) radiogramas recebidos, parabenizando a Unidade por seu aniversário comemorativo;
* 50 (cinqüenta) cartões-convites de outras Instituições convidando o Cmt OM para participar de
eventos;
Total de folhas: 195 folhas
* 8 (oito) ofícios recebidos, da imprensa local, solicitando autorização para cobrir evento na Unidade
alusivo a datas comemorativas;
* 8 (oito) ofícios expedidos, que tratavam junto à imprensa local de autorização para cobrir evento
militar (formatura comemorativa alusiva ao dia do Exército e dia do Soldado);
Total de folhas: 16 folhas
* 15 (quinze) Notas para Boletim Interno, versando sobre a cobertura de eventos da Unidade (horário,
equipes, etc);
Total de folhas: 15 folhas
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Façamos agora os seguintes questionamentos:
Os documentos selecionados cumpriram o prazo de guarda da tabela (lembrando dos 5
anos previstos pela IG 01-012)? R: SIM.
A destinação final que a tabela indica para os códigos/assuntos que os documentos foram
classificados é a “Eliminação”? R: SIM.
Façamos então o lançamento dos conjuntos documentais na Listagem de Eliminação de
Documentos (LED):
CÓDIGO
(referente à
classificação)
ASSUNTO
(Descritor do
código)
DATAS-
LIMITE
UNIDADE DE
ARQUIVAMENTO
OBSERVAÇÕES /
JUSTIFICATIVAS
QNT
CX
Nº
FOLHAS
ESPECIFICA-
ÇÃO
000 Administração
Geral
012 Comunicação
Social
012.1 Relações com a
Imprensa
2009 - 16 Envelope
060 Documentação e
Informação
060.2 Publicação de
Matérias nos
Boletins
Administrativos,
de Pessoal e de
Serviço
2009
-
15
Envelope
900 Assuntos
Diversos
990 Assuntos
Transitórios
993 Agradecimentos,
Convites e
Felicitações,
Pêsames
2009 - 195 Pasta
Lembrete: Os conjuntos documentais devem ser lançados na Listagem de Eliminação de
Documentos em ORDEM CRESCENTE de seus respectivos códigos.
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7. ATENÇÃO PARA OS SEGUINTES CÓDIGOS DE CLASSIFICAÇÃO DE
DOCUMENTOS:
a. Subgrupos: 082.52; 082.53; 082.54 e 082.55 (Tabela 080 – Pessoal Militar)
Por ocasião da verificação da minuta enviada ao Arquivo Nacional para avaliação, os
conjuntos documentais nesses códigos classificados, não foram aprovados para eliminação
por aquela Instituição Arquivística.
Estes assuntos encontram-se classificados tanto na tabela 080 (Pessoal Militar) quanto na
tabela (Atividade-Fim do MD – Grupo 514 e seus subgrupos) e, ademais, possuem prazo de
guarda e destinação final diferentes. Oportunamente tal impasse será encaminhado a CPADEx
para apreciação e normatização de procedimentos.
Desta forma, recomenda-se aguardar decisão ulterior quanto a estes conjuntos
documentais e não lançá-los na Listagem de Eliminação de Documentos da OM.
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b. ATAS DE INSPEÇÃO DE SAÚDE x INSPEÇÕES PERIÓDICAS DE SAÚDE
(Subclasse 087.12 ou 026.23?)
A Tabela Subclasse 080 (Pessoal Militar), possui classificação para atas de inspeção de saúde
no código 087.12 (Assistência – Médica – Pericial), com prazo de guarda superior ao prazo de
guarda estabelecido na Tabela CONARQ no código 026.23 (Inspeções periódicas de saúde).
Sendo assim, as Atas de Inspeção de Saúde de PESSOAL MILITAR deverão ser
classificadas no código 087.12, conforme os prazos estabelecidos na Tabela Subclasse 080 e,
nos casos de inspeções periódicas de saúde de FUNCIONÁRIOS CIVIS, deverão ser
classificados no código 026.23.
Verifica-se que as Atas de Inspeção de Saúde de Militares possuem um prazo de guarda previsto
de 130 anos, enquanto a tabela CONARQ define o prazo de guarda para inspeções periódicas de
saúde de 5 anos apenas. Ocorre que no Código de Classificação de Documentos de Arquivo o
código 020.5 ASSENTAMENTOS INDIVIDUAIS. CADASTRO (tabela de temporalidade da
atividade-meio) trás a seguinte definição: "- Incluem-se documentos referentes à vida funcional
do servidor," e possui prazo de guarda de 100 anos.
Considerando a definição acima e o entendimento que a ata de inspeção de saúde de servidor
civil seja um documento que compõe a pasta de assentamentos individuais do servidor, verifica-
se um conflito atinente aos prazos de guarda entre os dois conjuntos documentais.
Desta forma, recomenda-se que as Atas de Inspeção de Saúde de Funcionários Civis da Força
não sejam propostas para eliminação até um posicionamento da CPADEx quanto ao assunto.
8. DOS DOCUMENTOS A SEREM REMETIDOS AO AHEx JUNTAMENTE COM A
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS:
Conforme o exposto no inciso X do Art 10 da IG 01.012, 2016, as OM devem:
“X - remeter a “Listagem de Eliminação de Documentos” da OM, diretamente ao AHEx,
acompanhada dos documentos a seguir relacionados:
a) cópia da página do BI que publicou o ato que constituiu a SCPAD da OM, contendo a relação
dos membros dessa subcomissão. Quando houver alteração na composição da SCPAD, a OM
deverá encaminhar nova cópia da página do BI que publicou o ato que alterou a composição dos
membros da SCPAD;
b) ata da reunião da SCPAD da OM que propõe a eliminação dos documentos registrados na
“Listagem de Eliminação de Documentos” da OM; e
c) extrato da página do sítio eletrônico do Tribunal de Contas da União (TCU) ou da certidão
emitida pelo TCU ou da publicação do Acórdão do TCU no DOU que comprove a aprovação de
contas por parte do TCU, para os documentos que dependem de aprovação de contas para serem
eliminados.”
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9. CONSIDERAÇÕES FINAIS
As orientações contidas nesta cartilha serão um instrumento facilitador para que as
SCPAD elaborem suas Listagens de Eliminação de Documentos. Entretanto é importante o
estudo preliminar das IG 01-012, 2ª Edição e das tabelas de temporalidades, facilitando assim o
entendimento das presentes orientações.
Outro recurso que poderá ser utilizado pelas OM é o envio, em tempo oportuno, de minutas
das listagens de eliminação de documentos ao AHEx, de modo que as correções e orientações
possam acontecer nas próprias Listagens de Eliminação (minuta), facilitando às OM, a correção
de suas Listagens em momento oportuno do processo. No processo 2015 e 2016 algumas OM
que utilizaram deste recurso tiveram suas listagens com 100% de consolidação na Listagem da
Força após as correções necessárias.
As Listagens de Eliminação de Documentos enviadas a este Arquivo, deverão estar em
formato digitalizado ou por meio físico, com as assinaturas de todos os membros. As minutas
(caso a OM queira utilizar este recurso antes de remeter definitivamente sua listagem), deverão
estar EM FORMATO EDITÁVEL (“.doc” ou compatível).
No site do AHEx encontra-se disponibilizado além desta ferramenta de apoio, o memento de
acesso ao Acordão de aprovação de contas pelo TCU, que é um dos documento que deve
acompanhar as Listagens de Eliminação de Documentos (LED) da OM quando a OM venha a
propor em sua LED a eliminação de documentos de natureza contábil e financeira. Outra
importante ferramenta de apoio disponibilizada no site do AHEx é a Listagem de Eliminação de
Documentos Simulada que simula uma listagem de eliminação que contém todos os conjuntos
documentais passíveis de eliminação das tabelas de temporalidade relativo a Pessoal Militar (Tabela
Subclasse 080) e tabela de temporalidade relativo a atividade-meio.
Em caso de dúvidas quanto ao processo de elaboração da Listagem de Eliminação de
Documentos colocamo- nos à disposição para esclarecimentos necessários por telefone (21 2519-
5356) ou mensagem de correio eletrônico ([email protected]).
