Sugestões para controle dee-mails e recursos tecnológicos

MonitoramentoEletrônico

MonitoramentoEletrônico

Sugestões para controle do usode e-mails e recursos tecnológicos

em benefício da empresa e em favordo bem-estar dos empregados

MonitoramentoEletrônico

Federação do Comércio do Estado de São PauloConselho de Comércio Eletrônico

Apresentação

A Fecomercio (Federação do Comércio do Estadode São Paulo), por meio do Conselho de ComércioEletrônico, atenta aos problemas causados pelo usoinadequado de recursos tecnológicos, elaborou estacartilha, voltada principalmente para as micro e pe-quenas empresas.

O objetivo é mostrar aos empresários dos setoresde comércio e serviços e dos mais variados segmen-tos da economia como realizar um controle respon-sável dos meios eletrônicos. O empregador conhece-rá soluções de prevenção contra fraudes e poderáimpedir atitudes incorretas e ações ilegais que, dealguma forma, tenham conseqüências jurídicas e fi-nanceiras negativas. Ainda assim, saberá que issopode ser feito mantendo um ambiente de trabalhoagradável.

Com esse intuito, o Conselho de Comércio Eletrô-nico espera que as informações aqui apresentadaspossam ser úteis à atuação e ao desenvolvimento dasempresas.

Renato Opice BlumPresidente do Conselho de

Comércio Eletrônico

Introdução

Os sistemas eletrônicos e recursos tecnológicos- como e-mails, computadores, notebooks,softwares – utilizados atualmente são necessá-rios para que as empresas se mantenham numalto nível competitivo. Tornaram-se ferramen-tas básicas para agilizar negócios e mostrarconfiabilidade a clientes e parceiros. Mas, paraque isso ocorra, é muito importante que os fun-cionários possam fazer o melhor uso deles e,numa parceria com o empregador, desenvolvamplenamente suas atividades.

É interessante lembrar que tais equipamentos,normalmente, são de exclusiva propriedade dasempresas, que arcam com os seus custos de aqui-sição, aluguel e manutenção. Além disso, os em-pregadores são responsáveis pelos empregadosno exercício do trabalho, e, por isso, o uso dosrecursos tecnológicos deve ser feito de formacorreta, a partir dos interesses definidos pela em-presa e voltados, prioritariamente, aos objetivosprofissionais.

Recente decisão do Tribunal Superior do Tra-balho (TST), que condenou um empregado pelouso indevido do e-mail profissional, aponta atendência dos procedimentos a serem adotadospelos empresários e o modo de comportamen-to dos funcionários no ambiente de trabalho.

Nesta decisão, a empresa teve reconhecido seudireito de obter provas através do monitora-mento dos e-mails de um funcionário que en-viava fotos pornográficas aos colegas. O TST de-cidiu que “não houve violação à intimidade e àprivacidade do empregado e que a prova assimobtida é legal” (Agravo de Instrumento em Re-curso de Revista 613/2000 - fonte: www.tst.gov.br). 5

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A seguir, algumas questões que servirão comoorientação, sugestão e, principalmente, conhe-cimento de como atuar em um novo cenário emque as ferramentas tecnológicas são imprescin-díveis.

1• Por que o empresário deve sepreocupar com esse tema?

Este tema é sério porque o mau uso dos meiostecnológicos pode causar a perda de tempo dofuncionário com assuntos particulares; o conges-tionamento na rede devido ao excesso de ima-gens, fotos, filmes, etc., transmitidos e que nãoestão relacionados ao trabalho; o risco de divul-gação de informações confidenciais da emprega-dora; e a possibilidade de a empresa ser respon-sabilizada pelo uso indevido desses recursos.

2• A empresa pode monitoraros e-mails de seus empregados e oacesso à internet?

De acordo com a única decisão em SuperiorInstância (TST - AIRR 613/2000), o e-mailcorporativo – aquele que leva o nome da em-presa após o @ (ex: jose@fecomercio.com.br) -éde propriedade da empresa. O acesso à internetse dá por meio de tecnologia oferecida peloempregador, que tem o direito e o dever de con-trolar essa utilização de modo a preservar aempresa, o conjunto de empregados e, eventu-almente, terceiros que possam ser prejudicadospor ações indevidas.

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3• Por que o e-mail corporativopode ser considerado umapropriedade da empresa?

Porque, normalmente, é um recurso forneci-do pela empresa para uso profissional, no qualo empregado utiliza-se do computador, do pro-vedor e do próprio endereço eletrônico que lhefoi disponibilizado e custeado pelo empregador.Além disso, o e-mail pode ser uma ferramentaimprescindível para a realização de certas ativi-dades pelo funcionário, o que torna mais forteo argumento de que o recurso é de propriedadedo empresário.

4• O e-mail é um tipo decorrespondência, assim como as cartase os telegramas?

Segundo nossa legislação, correspondência é“toda comunicação de pessoa a pessoa¸ por meiode carta, através de via postal ou por telegrama”(art. 47, Lei 6.538/78). Sobre a questão, o extintoTribunal de Alçada Criminal de São Paulo deci-diu que e-mail não pode ser considerado corres-pondência para fins penais (Mandado de Segu-rança nº 360504/8).

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5• Os e-mails pessoais acessadosdo computador da empresa podem sermonitorados?

Não se recomenda o monitoramento de e-mails pessoais, nos termos da decisão preferidaem Superior Instância: “Os sacrossantos direi-tos do cidadão à privacidade e ao sigilo de cor-respondência constitucionalmente asseguradosconcernem à comunicação estritamente pesso-al, ainda que virtual (e-mail particular). Assim,apenas o e-mail pessoal ou particular do em-pregado, socorrendo-se de provedor próprio,desfruta da proteção constitucional e legal deinviolabilidade (gn) (TST – 1º Turma – RR 613/2000-013-10-00 – 10/06/05).

6• Qual o primeiro passo paraimplantar o monitoramentoeletrônico?

A empresa pode criar um regulamento de se-gurança interno, o qual deve dispor sobre nor-mas de uso dos recursos tecnológicos.

7• É preciso avisar aos funcionáriosantes de a empresa implantar omonitoramento?

É aconselhável que a empresa dê ciência aosfuncionários de que o monitoramento será rea-lizado. O regulamento de segurança deve serapresentado aos empregados e constar, porexemplo, de vinculação numa das cláusulas decontrato de trabalho. Pode até ser objeto de con-venção coletiva. Sugere-se também a realizaçãode palestras em que os funcionários assinem lis-ta de presença. É conveniente que haja sempreavisos ostensivos sobre essas regras, indepen-dentemente da forma escolhida.

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8• E o que a lei prevê?No caso específico do monitoramento do uso

de e-mails e do acesso à Internet, não há nenhu-ma legislação específica sobre o assunto. Masalguns dispositivos genéricos podem esclarecera questão. O Código Civil, por exemplo, prevêque aquele que causar prejuízos a alguém é obri-gado a indenizá-lo. Estabelece, ainda, que oempregador é responsável pelos atos praticadospor seus funcionários no exercício do seu traba-lho (art. 932, III).

Outra lei importante: o Estatuto da Criança edo Adolescente prevê que o empregador tam-bém pode ser responsabilizado por fornecer osmeios (computador, acesso à internet, etc) pe-los quais seu funcionário pratica pedofilia, setinha conhecimento, mas não fez nada para im-pedir isso (art. 241, § 1º, III).

A CLT concede ao empregador o “poder dedireção” das atividades funcionais de seu em-pregado, o que significa dizer que ele poderáfiscalizá-lo, repreendê-lo e estabelecer normasde procedimento dentro de sua empresa (art. 2º).

E não é só. O empresário tem a segurança tam-bém de que o empregado poderá ser penalmentepunido se, através do acesso à internet ou usode e-mail, divulgar informações confidenciaisda empresa ou, ainda, praticar atos que desleal-mente gerem vantagens aos concorrentes (art.154, CP).

Essa questão foi abordada numa recente deci-são do Tribunal Regional do Trabalho da 5ª Re-gião, em que ficou configurada a justa causa deum empregado, que entrou no diretório infor-matizado do sistema de computação do empre-

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gador, imprimiu documento de propriedadeempresarial e recusou-se a entregar tal impres-são ao seu superior (TRT/SP - 5ª Turma - Re-curso Ordinário nº 01974.2002.201.02.00.2).

9• O empresário realmente pode serresponsabilizado por atos praticadospor seus funcionários na web?

Sim. O empresário é responsável pelas conse-qüências de atos ilícitos praticados por seus fun-cionários a partir de recursos da empresa e quevenham a prejudicar outras empresas ou pes-soas. Além disso, o empregador é obrigado amanter o controle da disciplina em ambiente detrabalho.

10• O empregado pode serdispensado por justa causa pelo mauuso dos equipamentos eletrônicos?

Depende. Além dos motivos para demissãopor justa causa já previstos na CLT, a implanta-ção de um regulamento de segurança poderáfornecer ao empregador uma garantia de quaisprocedimentos poderão ser considerados corre-tos pela empresa. No caso do uso indevido pelofuncionário, o empresário deve registrar previ-amente as advertências feitas a ele. Dessa for-ma, poderá caracterizar e documentar o motivopara a eventual dispensa por justa causa, se ofuncionário não mudar de conduta. Mas é claroque, dependendo da gravidade do ato pratica-do pelo funcionário (pedofilia pela internet, porexemplo), não é necessária a aplicação de vári-as advertências.

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11• Quais são as ferramentastecnológicas mais usadasque permitem o monitoramento?

Existem softwares que realizam o monito-ramento eletrônico, capazes de registrar os sitesvisitados pelos empregados, impedir o acesso aoutros e classificar automaticamente cada pala-vra que passa pelos e-mails da rede da empre-sa. É possível saber o tempo gasto em cada site,além do número e do conteúdo das mensagenseletrônicas recebidas e enviadas. Existem algunsrecursos que não custam caro e podem até mes-mo ser encontrados gratuitamente na internet.

12• Como manter um ambiente detrabalho agradável e não constrangero funcionário?

É importante que as empresas garantam a li-berdade do funcionário de utilizar alguns recur-sos mesmo para questões particulares. As fer-ramentas de controle permitem verificar de queforma isso está sendo feito, por exemplo, a par-tir da pesquisa do conteúdo de mensagens par-ticulares e tempo gasto em sites não voltadospara uso profissional. Alguns intervalos no tra-balho servem para que o funcionário relaxe eretome as atividades com mais disposição, o queaumenta seu rendimento e se torna um fatorfavorável para a empresa. Assim, a utilizaçãodo e-mail e da internet para fins particulares nãodeve ser negada por completo, desde que sejamoderada e em observância da lei, da moral edos bons costumes.

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Regulamento de SegurançaComo já dito, avaliamos que é aconselhável que

as empresas elaborem um regulamento internoem que estejam previstas as formas de controle emonitoramento dos meios eletrônicos. Com ele,sua empresa terá mais facilidade de implantaros procedimentos e poderá contar também coma ciência e a colaboração de cada funcionário,fazendo do monitoramento uma solução útil paraa segurança de ambas as partes.

Seguem algumas sugestões para a elaboraçãode um Regulamento de Segurança:

1- Dispor sobre a propriedade da empresa emrelação aos seus equipamentos;

2- Esclarecer que os recursos da empresa fo-ram fornecidos para maximizar os resultados,devendo ser utilizados de forma adequada sobas penas da Lei;

3- Esclarecer que os recursos só podem ser uti-lizados para fins profissionais, com eventuaisexceções expressamente definidas, se houver;

4- Dispor que o regulamento é cumprimentoobrigatório para alcançar um nível de seguran-ça tanto para a empresa quanto para o empre-gado.

5- Tratar, caso haja necessidade, de eventuaiscategorias hierárquicas internas, delimitando autilização dos equipamentos em relação a cadafuncionário, especificamente;

6- Informar que a empresa pode delimitar orecebimento e envio de arquivos;

7- Esclarecer que não deve haver caráter pes-soal com os recursos oferecidos;

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8 – Deixar claro que todos os códigos e senhasfornecidos aos funcionários para utilização dosequipamentos são estritamente confidenciais,devendo o funcionário tomar todas as cautelasna sua guarda;

9 – Informar ao funcionário de que ele respon-derá no caso de transgressões ao regulamento.

Ao final do texto, é aconselhável constar umadeclaração de ciência e do dever de respeito aoRegulamento de Segurança e à legislação vigen-te. A falta de cumprimento das regras poderáimplicar penalidades dispostas no artigo 482, daConsolidação das Leis Trabalhistas, que trata daruptura do contrato de trabalho por justa causa.

E, como não poderia deixar de ser, é impres-cindível que a empresa interessada em implan-tar o regulamento de segurança consulte o seudepartamento jurídico, de modo a garantir avalidade dos instrumentos e conferir aos envol-vidos na relação de trabalho maior transparên-cia quanto à responsabilidade de cada um.

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ConclusãoAs medidas preventivas apresentadas aqui vi-

sam impedir a responsabilização da empresapor danos causados pela utilização inadequadados meios eletrônicos, sem que o relacionamentoentre o empresário e seus funcionários sejadesgastado desnecessariamente. É preciso en-tender que o empresário tem condições de im-plantar mecanismos para se proteger de surpre-sas desagradáveis causadas pela eventual máconduta de seus funcionários, evitando, comisso, demissões abusivas ou futuras acusaçõesde violação de correspondência e de intimida-de. Por outro lado, as informações apresenta-das possibilitam que os funcionários saibamcomo utilizar os recursos tecnológicos da em-presa, principalmente, com bom senso.

Expediente

Monitoramento Eletrônico

Sugestões para controle do uso de e-mails erecursos tecnológicos em benefício da empresa e em

favor do bem-estar dos empregados

Presidente do Conselho de ComércioEletrônico: Renato Opice Blum

Assessoria Jurídica:Lílian Santezi e Sarina Manata

Colaboração Jurídica: Rony VainzofProjeto Gráfico: MAVERPITA

Federação do Comércio doEstado de São Paulo

R. Dr. Plínio Barreto, 285, Bela VistaCEP: 01313-020 - Tel: (11) 3254-1700

Presidente: Abram SzajmanDiretor-Executivo: Antonio Carlos Borges

1a edição - Set. 2005