Cartilha Nocoes Basicas de Arquivo

1 cartilha

noes bsicas de arquivo

cartilha

noes bsicas de arquivo

Organizao:Ana Lcia da Silva do CarmoJnia Terezinha Morais Ramos2015

4A Lei Nacional de Arquivos (8.159/1991) instituiu o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), que tem a finalidade de implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. O SINAR tem como rgo central o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Sendo assim, a Universidade Federal de Minas Gerais deve ser responsvel pela gesto e preservao de seus documentos de

arquivo, respeitando a legislao federal.

SINAR

ARQUIVO NACIONAL

RGOS DO PODER EXECUTIVO FEDERAL

UFMG

CONARQ

Voc sabia que a Universidade Federal de Minas Gerais faz parte do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)?

O que so os documentos de arquivo?

So todos os documentos gera-dos e recebidos pela Universida-de no decorrer de suas ativida-des de ensino, pesquisa e exten-so, assim como as atividades administrativas, no importando se o tipo de suporte o papel ou o meio digital.

- QUAL A FUNO DE UM ARQUIVO CENTRAL?

Como rgo central de um sistema de arquivos, ele deve ser responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos setoriais da instituio e pela custdia dos docu-mentos em fase permanente. O Arquivo Central tambm responsvel pelo planejamento e execuo das polticas de arquivo e de gesto documental.

Tendo em vista o conceito acima, tenha cuida-do: no misture seus documentos pessoais com os da instituio!Exemplos: materiais de estudo, revistas e livros que no so da instituio, assim como outros documentos fora do contexto das atividades institucionais.


5A Lei Nacional de Arquivos (8.159/1991) instituiu o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), que tem a finalidade de implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivo. O SINAR tem como rgo central o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

Sendo assim, a Universidade Federal de Minas Gerais deve ser responsvel pela gesto e preservao de seus documentos de

arquivo, respeitando a legislao federal.

SINAR

ARQUIVO NACIONAL

RGOS DO PODER EXECUTIVO FEDERAL

UFMG

CONARQ

Voc sabia que a Universidade Federal de Minas Gerais faz parte do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)?

O que so os documentos de arquivo?

So todos os documentos gera-dos e recebidos pela Universida-de no decorrer de suas ativida-des de ensino, pesquisa e exten-so, assim como as atividades administrativas, no importando se o tipo de suporte o papel ou o meio digital.

- QUAL A FUNO DE UM ARQUIVO CENTRAL?

Como rgo central de um sistema de arquivos, ele deve ser responsvel pela normalizao dos procedimentos tcnicos aplicados aos arquivos setoriais da instituio e pela custdia dos docu-mentos em fase permanente. O Arquivo Central tambm responsvel pelo planejamento e execuo das polticas de arquivo e de gesto documental.

Tendo em vista o conceito acima, tenha cuida-do: no misture seus documentos pessoais com os da instituio!Exemplos: materiais de estudo, revistas e livros que no so da instituio, assim como outros documentos fora do contexto das atividades institucionais.


6MAS O QUE GESTO DE

DOCUMENTOS? Gesto de documentos, segundo a Lei Nacional de Arquivos (8.159/91, art.3), o conjunto de procedimentos e opera-es tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamen-to em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou a seu reco-lhimento para guarda permanente.

-O QUE SO ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIRIOS E PERMANENTES?

Valor Administrativo o valor que um documento tem para a atividade administrati-va do rgo ou entida-de, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

Valor Legal o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Valor Fiscal o valor atribudo a documentos ou arqui-vos para comprovao de operaes financei-ras ou fiscais.

ARQUIVO CORRENTE

o conjunto de documentos de uso frequente, normal-mente mantidos com seus produtores, com valor administrativo, legal e fiscal.

ARQUIVO INTERMEDIRIO

o conjunto de docu-mentos de uso pouco frequente, originados dos arquivos correntes que aguardam sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.

ARQUIVO PERMANENTE

Trata-se de conjun-tos de documentos que no podem ser eliminados, por serem de guarda permanente.

Os arquivos intermedirios podem ser transferidos para depsitos mais distantes de quem os produziu ou recebeu, por serem menos consultados ou para reduzir os gastos com espao fsico.

So documentos usados como fonte de pesquisa e informao com finalida-des diferentes dos objetivos para os quais foram origi-nalmente produzidos , que servem tambm como prova, para consulta da prpria administrao da Universidade e da comuni-dade externa.

PORTANTO, ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entida-de coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Para saber mais, consulte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponvel em: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf Acesso em: 13 mar. 2015.

7MAS O QUE GESTO DE

DOCUMENTOS? Gesto de documentos, segundo a Lei Nacional de Arquivos (8.159/91, art.3), o conjunto de procedimentos e opera-es tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamen-to em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou a seu reco-lhimento para guarda permanente.

-O QUE SO ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIRIOS E PERMANENTES?

Valor Administrativo o valor que um documento tem para a atividade administrati-va do rgo ou entida-de, na medida em que informa, fundamenta ou prova seus atos.

Valor Legal o valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou constituir um direito.

Valor Fiscal o valor atribudo a documentos ou arqui-vos para comprovao de operaes financei-ras ou fiscais.

ARQUIVO CORRENTE

o conjunto de documentos de uso frequente, normal-mente mantidos com seus produtores, com valor administrativo, legal e fiscal.

ARQUIVO INTERMEDIRIO

o conjunto de docu-mentos de uso pouco frequente, originados dos arquivos correntes que aguardam sua destinao final: eliminao ou guarda permanente.

ARQUIVO PERMANENTE

Trata-se de conjun-tos de documentos que no podem ser eliminados, por serem de guarda permanente.

Os arquivos intermedirios podem ser transferidos para depsitos mais distantes de quem os produziu ou recebeu, por serem menos consultados ou para reduzir os gastos com espao fsico.

So documentos usados como fonte de pesquisa e informao com finalida-des diferentes dos objetivos para os quais foram origi-nalmente produzidos , que servem tambm como prova, para consulta da prpria administrao da Universidade e da comuni-dade externa.

PORTANTO, ARQUIVO

Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entida-de coletiva, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

Para saber mais, consulte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. Disponvel em: http://www.arquivonacional.gov.br/Media/Dicion%20Term%20Arquiv.pdf Acesso em: 13 mar. 2015.

8A finalidade da gesto de documentos a produo, manuteno e utilizao dos documentos necess-rios ao desempenho e ao cumprimento das ativida-des de uma instituio. As atividades de gesto asseguram a acessibilidade aos documentos e o uso no momento em que se fizer necessrio. Ademais, garantem que sejam mantidos apenas pelo tempo previsto para sua guarda.

GESTO DE DOCUMENTOS

1 FASEProduo dos documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades de um rgo ou setor.

3 FASEDestinao final de documentos: envolve as atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais documentos devem ser eliminados e quais sero preservados permanentemente.

2 FASEManuteno e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos. Essa fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcni-cas para organizao, classificao e elaborao de instrumentos de recupera-o da informao (ndices).

Ser que posso eliminar documentos pblicos?

Os documentos pblicos s podem ser eliminados mediante avaliao, autorizao do Arquivo Nacional e publicao no Dirio Oficial da Unio.De outra forma, essa prtica constitui crime.

Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e adminis-trativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. (Lei 8.159/1991)

9A finalidade da gesto de documentos a produo, manuteno e utilizao dos documentos necess-rios ao desempenho e ao cumprimento das ativida-des de uma instituio. As atividades de gesto asseguram a acessibilidade aos documentos e o uso no momento em que se fizer necessrio. Ademais, garantem que sejam mantidos apenas pelo tempo previsto para sua guarda.

GESTO DE DOCUMENTOS

1 FASEProduo dos documentos: refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades de um rgo ou setor.

3 FASEDestinao final de documentos: envolve as atividades de avaliao, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais documentos devem ser eliminados e quais sero preservados permanentemente.

2 FASEManuteno e uso: refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos. Essa fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcni-cas para organizao, classificao e elaborao de instrumentos de recupera-o da informao (ndices).

Ser que posso eliminar documentos pblicos?

Os documentos pblicos s podem ser eliminados mediante avaliao, autorizao do Arquivo Nacional e publicao no Dirio Oficial da Unio.De outra forma, essa prtica constitui crime.

Art. 25 - Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e adminis-trativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. (Lei 8.159/1991)

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A eliminao passo a passo:

Em relao eliminao h dois conceitos importantes:

1A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) um grupo multidisciplinar responsvel por orientar e realizar a anlise, a avaliao e a seleo dos documentos institucionais. Pode ser formada por servidores responsveis ou conhecedores da docu-mentao a ser avaliada, assim como por arquivistas, gestores e membros do corpo docente. tambm importante a participao de um historiador e de um representante da rea jurdica. Devem ser criadas CPADs Setoriais para realizao das atividades nas unidades, que, posteriormente, sero validadas pela CPAD Central.

A eliminao de documentos pelos rgos e entidades integrantes do SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo) dever ocorrer depois de concludo o processo de avaliao e seleo conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos (CPAD) e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resoluo n 40, de 9 de dezem-bro de 2014, que substitui a Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).O registro dos documentos que devem ser eliminados ser feito, obrigatoriamente, por meio do preenchimento da Listagem de Eliminao de Documentos.

Aps a aprovao da listagem de eliminao de documentos pelo rgo competente, o Arquivo Nacional, autoridade arquivstica no que se refere s IFES (Instituies Federais de Ensino Superior) e a outros rgo federais, ser publicado o edital de cincia de elimi-nao de documentos no Dirio Oficial da Unio (DOU), como forma de tornar pblico esse ato.

Os interessados tero de 30 a 45 dias para solicitar a no elimina-o dos documentos. As solicitaes sero analisadas pela CPAD.

CONSTITUIR UMA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS (CPAD)

2 ELABORAO DAS LISTAGENS DE ELIMINAO

3 EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Caso no haja nenhuma manifestao contrria eliminao, a CPAD deve emitir e assinar o Termo de Eliminao de Documentos, tambm publicado no D.O.U. e providenciar a eliminao.

4 PUBLICAO DO TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

AVALIAO o processo de anlise de documentos de arquivo que estabelece quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesqui-sa e em que momento pode-ro ser eliminados ou desti-nados guarda intermediria ou permanente.

AMOSTRAGEM o processo que possibilita a preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinada a eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar, relevantes para pesquisa.

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A eliminao passo a passo:

Em relao eliminao h dois conceitos importantes:

1A Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (CPAD) um grupo multidisciplinar responsvel por orientar e realizar a anlise, a avaliao e a seleo dos documentos institucionais. Pode ser formada por servidores responsveis ou conhecedores da docu-mentao a ser avaliada, assim como por arquivistas, gestores e membros do corpo docente. tambm importante a participao de um historiador e de um representante da rea jurdica. Devem ser criadas CPADs Setoriais para realizao das atividades nas unidades, que, posteriormente, sero validadas pela CPAD Central.

A eliminao de documentos pelos rgos e entidades integrantes do SIGA (Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo) dever ocorrer depois de concludo o processo de avaliao e seleo conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos (CPAD) e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resoluo n 40, de 9 de dezem-bro de 2014, que substitui a Resoluo n 7, de 20 de maio de 1997, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).O registro dos documentos que devem ser eliminados ser feito, obrigatoriamente, por meio do preenchimento da Listagem de Eliminao de Documentos.

Aps a aprovao da listagem de eliminao de documentos pelo rgo competente, o Arquivo Nacional, autoridade arquivstica no que se refere s IFES (Instituies Federais de Ensino Superior) e a outros rgo federais, ser publicado o edital de cincia de elimi-nao de documentos no Dirio Oficial da Unio (DOU), como forma de tornar pblico esse ato.

Os interessados tero de 30 a 45 dias para solicitar a no elimina-o dos documentos. As solicitaes sero analisadas pela CPAD.

CONSTITUIR UMA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS (CPAD)

2 ELABORAO DAS LISTAGENS DE ELIMINAO

3 EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

Caso no haja nenhuma manifestao contrria eliminao, a CPAD deve emitir e assinar o Termo de Eliminao de Documentos, tambm publicado no D.O.U. e providenciar a eliminao.

4 PUBLICAO DO TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS

AVALIAO o processo de anlise de documentos de arquivo que estabelece quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesqui-sa e em que momento pode-ro ser eliminados ou desti-nados guarda intermediria ou permanente.

AMOSTRAGEM o processo que possibilita a preservao de parcela de documentos do conjunto documental destinada a eliminao, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar, relevantes para pesquisa.

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Caso no haja manifestao de eventuais interessados, os docu-mentos sero eliminados por procedimento mecnico de desfrag-mentao e encaminhados para a reciclagem.

Um sistema de gesto de documentos incom-pleto ou falho pode acarretar perda, adultera-o ou no validade da fora probante dos documentos arquivsticos digitais.

Preservar significa manter imutvel e intacto, entretanto, no ambiente digital, preservar significa, na maioria dos casos, mudar, recriar, renovar: mudar formatos, renovar mdias, hardware e software.

5 ELIMINAO DOS DOCUMENTOS

O processo de digitalizao produz cpias eletrnicas dos documentos. Mesmo digitalizados, os documentos originalmente produzidos em papel no podem ser eliminados antes do prazo previsto em lei.

A digitalizao um recurso que pode ser utilizado para facilitar o acesso e serve para a preservao do docu-mento original, mas no autoriza a eliminao de documentos produzi-dos em suportes tradicionais.

A gesto de documentos nica: aplica-se a documentos em formato digital e no digital.- Resoluo do Conarq n. 20, de 16 de julho de 2004

A Digitalizao a soluo para diminuir o acmulo de papel?

Documento Digitalizado:

a imagem produzida por um scanner, cuja origem o documento em formato papel. O arquivo gerado armazenado em meio digital.

Documento Digital:

o documento produ-zido e tramitado somente em meio digital. Apresenta unidade lgica inter-pretvel por computa-dor e armazenado em suporte apropriado.

Exemplos: Correio eletrnico, pginas da internet (sites), base de dados e outros.

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Caso no haja manifestao de eventuais interessados, os docu-mentos sero eliminados por procedimento mecnico de desfrag-mentao e encaminhados para a reciclagem.

Um sistema de gesto de documentos incom-pleto ou falho pode acarretar perda, adultera-o ou no validade da fora probante dos documentos arquivsticos digitais.

Preservar significa manter imutvel e intacto, entretanto, no ambiente digital, preservar significa, na maioria dos casos, mudar, recriar, renovar: mudar formatos, renovar mdias, hardware e software.

5 ELIMINAO DOS DOCUMENTOS

O processo de digitalizao produz cpias eletrnicas dos documentos. Mesmo digitalizados, os documentos originalmente produzidos em papel no podem ser eliminados antes do prazo previsto em lei.

A digitalizao um recurso que pode ser utilizado para facilitar o acesso e serve para a preservao do docu-mento original, mas no autoriza a eliminao de documentos produzi-dos em suportes tradicionais.

A gesto de documentos nica: aplica-se a documentos em formato digital e no digital.- Resoluo do Conarq n. 20, de 16 de julho de 2004

A Digitalizao a soluo para diminuir o acmulo de papel?

Documento Digitalizado:

a imagem produzida por um scanner, cuja origem o documento em formato papel. O arquivo gerado armazenado em meio digital.

Documento Digital:

o documento produ-zido e tramitado somente em meio digital. Apresenta unidade lgica inter-pretvel por computa-dor e armazenado em suporte apropriado.

Exemplos: Correio eletrnico, pginas da internet (sites), base de dados e outros.

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DICAS DE PRESERVAO

Evite utilizar grampos e clipes metlicos, assim como elstico, pois, com o tempo, eles oxidam e grudam nos documentos danificando-os.

No coma prximo a documentos! Os resduos de alimentos mancham e atraem insetos e outras pragas.

Racionalizao de papis:Evite fazer muitas cpias, ou seja, imprima somente o necessrio! Exemplo: evite fazer cpias de e-mails, documentos que j esto em rede e procure racionalizar a emisso de vias de corres-pondncias.

Esteja atento redao oficial, pois a forma como se produzem e se nomeiam os documentos interfere em sua organizao, preservao e destinao.

Exemplo: Se for emitir uma correspondncia interna UFMG (unidades, departamentos, reitoria, etc) utilize o MEMORANDO. Caso seja uma correspondncia externa UFMG (para outros rgos do poder pblico ou privado) utilize o OFCIO.

E lembre-se que datar e assinar os documentos essencial para que tenham respaldo jurdico e fiscal.

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DICAS DE PRESERVAO

Evite utilizar grampos e clipes metlicos, assim como elstico, pois, com o tempo, eles oxidam e grudam nos documentos danificando-os.

No coma prximo a documentos! Os resduos de alimentos mancham e atraem insetos e outras pragas.

Racionalizao de papis:Evite fazer muitas cpias, ou seja, imprima somente o necessrio! Exemplo: evite fazer cpias de e-mails, documentos que j esto em rede e procure racionalizar a emisso de vias de corres-pondncias.

Esteja atento redao oficial, pois a forma como se produzem e se nomeiam os documentos interfere em sua organizao, preservao e destinao.

Exemplo: Se for emitir uma correspondncia interna UFMG (unidades, departamentos, reitoria, etc) utilize o MEMORANDO. Caso seja uma correspondncia externa UFMG (para outros rgos do poder pblico ou privado) utilize o OFCIO.

E lembre-se que datar e assinar os documentos essencial para que tenham respaldo jurdico e fiscal.

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A ausncia de gesto de arquivos acarreta um ciclo vicioso de danos ao patrimnio pblico documental.

Desorganizao, ineficincia e ilegali-dade administrativa.

Formao de massas documentais acumuladas.

Multiplicao de instalaes, mobili-rio e equipamentos inadequados.

Intensificao da obsolescncia tecnolgica.

Aumento de custos e de riscos institucionais.

Passividade e ineficincia dos servios. Desmotivao do corpo administrativo Aumento da burocratizao e compro-

metimento das normas. Destruio ou apropriao pessoal do

patrimnio pblico documental.

Ineficincia

Ilegalidade Desorganizao

Para saber mais, consulte:www.ufmg.br/diarq

REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: curso de capacitao para os integrantes do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da administrao pblica federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 98 p.

BRASIL. Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em: . Acesso em: 18 jul.2014.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Disponvel em:

. Acesso em: 17 abril. 2015. GONALVES, Dirlei Maria Kafer (org.) Curso de capacitao em gesto documental. MDULO I Nvel Bsico. Disponvel em:. Acesso em: 17 abril. 2015.

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A ausncia de gesto de arquivos acarreta um ciclo vicioso de danos ao patrimnio pblico documental.

Desorganizao, ineficincia e ilegali-dade administrativa.

Formao de massas documentais acumuladas.

Multiplicao de instalaes, mobili-rio e equipamentos inadequados.

Intensificao da obsolescncia tecnolgica.

Aumento de custos e de riscos institucionais.

Passividade e ineficincia dos servios. Desmotivao do corpo administrativo Aumento da burocratizao e compro-

metimento das normas. Destruio ou apropriao pessoal do

patrimnio pblico documental.

Ineficincia

Ilegalidade Desorganizao

Para saber mais, consulte:www.ufmg.br/diarq

REFERNCIAS

ARQUIVO NACIONAL. Gesto de documentos: curso de capacitao para os integrantes do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA, da administrao pblica federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. 98 p.

BRASIL. Lei n. 8159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Disponvel em: . Acesso em: 18 jul.2014.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Classificao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-meio da administrao pblica. Disponvel em:

. Acesso em: 17 abril. 2015. GONALVES, Dirlei Maria Kafer (org.) Curso de capacitao em gesto documental. MDULO I Nvel Bsico. Disponvel em:. Acesso em: 17 abril. 2015.

20www.ufmg.br/diarq

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