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SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

MANUAL DE INDUCCIN A NOTARIOSNUEVOS Y FUNCIN NOTARIAL CONSULAR

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Manual de

Induccin a

Notarios y FuncinNotarial Consular


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Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaCalle 26 No. 13-49 Int. 201

www.supernotariado.gov.coe-mail: [email protected]

Bogot D.C. 2008

Manual de Induccin a Notariosy Funcin Notarial Consular.Resolucin No. 8423 de Noviembre 21 de 2008

Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de JusticiaRepblica de Colombia


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Direccin

Lida Beatriz Salazar MorenoSuperintendente de Notariado y Registro

Andrs Tapias TorresSuperintendente Delegada para el Notariado

Doris Amanda Rodrguez OrtegaSecretaria General

Mara Teresa Salamanca AcostaJefe Oficina Asesora Jurdica

Diego Andrs Triana TrujilloJefe Oficina Investigacin y Capacitacin

Julia Beatriz Gutirrez RodrguezCoordinadora Grupo de Divulgacin

Grupo de Trabajo

Concepcin Farfn Montao

Nancy lvarez Garzn

Miguel ngel Quintero Lizarazo


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Seor notario, la Superintendencia de Notariado y Registro,a travs de la Delegada para el Notariado, presenta estaherramienta de trabajo con el fin de que pueda tener unagua sencilla, til y productiva para el desarrollo de lafuncin pblica notarial, que empezar a ejercer a partir dela fecha. Actualizaremos la cartilla, en la medida en que la

legislacin notarial pueda ir cambiando, para facilitarle sudesempeo.

Es importante para el desarrollo armnico de las relacionesdel notario con los ciudadanos y a travs de esta gua laSuperintendencia aspira a consolidar el conocimiento quepueda usted tener y con ello contribuir a mejorar la prestacindel servicio pblico notarial.

Con el fin de divulgar lo que es el Notariado colombiano,sus funciones y responsabilidades, se ha diseado esta pu-blicacin de una forma didctica, que le permita consultarlarpidamente, para guiarlo hacia la norma aplicable a cadafuncin que va a desarrollar en su nuevo cargo.

Sea esta la oportunidad, seor notario, para impulsarlo a queavance siempre en la modernizacin y nueva tecnologa dela institucin notarial. Estamos prestos a recibir sus aportesque coadyuven al beneficio general, con el pleno recono-cimiento que debe existir sobre la dignidad, honestidad yprofesionalismo en el ejercicio de su cargo.

Lida Beatriz Salazar MorenoSuperintendente de Notariado y Registro

1. Introduccin


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2. Resolucin No. 8423 (Noviembre 21 de 2008)

Por la cual se adopta el Manual de Induccin

a Notarios y Funcin Notarial Consular.

LA SUPERINTENDENTEDE NOTARIDO Y REGISTRO

en ejercicio de sus facultades legales, en especial lasprevistas en el numeral 14 del artculo 12 y los numera-

les 1 y 3 del artculo 13 del Decreto 412 de 2007, y

Considerando:

Que a la Superintendencia Delegada para el Notariadole compete preparar los documentos tcnicos que sirvande base para orientar y mejorar la prestacin del serviciopblico notarial, la induccin a los nuevos Notarios y elasesoramiento en la funcin notarial a los nuevos Cn-sules de Colombia en el exterior.

Que en desarrollo de lo anterior, se prepar el Manualde Induccin a Notarios y la Funcin Notarial Consularpara coadyuvar en el desarrollo de la funcin fedanteque deben cumplir los Notarios y los Cnsules, y comoherramienta para la consulta frente a las responsabilida-des que el Estado les ha encomendado en el interior y

exterior del pas.


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Resuelve:

Artculo Primero:Adoptar el Manual de Induccin a Notariosy la Funcin Notarial Consular, que se divulgar a travs deuna cartilla editada y publicada por la Superintendencia deNotariado y Registro.

Publquese y Cmplase

Dada en Bogot D.C. Noviembre 21 de 2008

Lida Salazar MorenoSuperintendente de Notariado y Registro


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Tabla de Contenido

Introduccin....................................................... Resolucin........................................................ Quines somos? Superintendencia de

Notariado y Registro.....................................13 Funcin Notarial............................................19 Competencias funcionales del notario..........29 Aspectos administrativos..............................35

Obligaciones del Notario...............................39 Quin vigila a los notarios?.......................... Procedimiento para la entrega de la

Notara con verificacin de la SNR................ Funcin notarial consular............................... Casustica sobre temas consulares................

1.2.3.

4.5.6.7.8.9.

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3. Quinessomos?

Superintendencia de

Notariado y Registro

Naturaleza:

La Superintendencia de Notariado y Registro, es una entidaddescentralizada, tcnica, con personera jurdica, autonomaadministrativa, financiera y patrimonial.

Adscripcin:

La Superintendencia de Notariado y Registro, est adscritaal Ministerio del Interior y de Justicia.

Objetivo:

La Superintendencia deNotariado y Registro ejercela orientacin, inspeccin,vigilancia y control de laprestacin del servicio p-blico registral y orienta, ins-pecciona, vigila y controla elservicio pblico notarial.


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Misin:La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza laguarda de la fe pblica en Colombia mediante la prestacindel servicio pblico registral y la orientacin, inspeccin,vigilancia y control del servicio pblico notarial; soportadaen un sistema de informacin integral, con talento humano

competente y comprometido con los principios de oportunidady transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridadal ciudadano, usuario del servicio.

Visin:

En el ao 2011, la Superintendencia de Notariado y Registrohabr incorporado en todas sus oficinas las tecnologas parainterconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestacindel servicio pblico registral, as como en la orientacin y con-trol del servicio pblico notarial, con talento humano compe-tente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pblicaen Colombia y la satisfaccin de los usuarios del servicio.

Marco Normativo:

La Constitucin Poltica de Colombia, precepta como deberinalienable del Estado, asegurar la prestacin eficiente delos servicios pblicos, de los cuales hace parte el ServicioPblico Notarial. Artculos 131 y 365.

La competencia y facultades de la Superintendencia de No-tariado y Registro, en materia notarial, estn consagradasen el Estatuto del Notariado, Decreto Ley 960 de 1970, su


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Prestacindel Servicio

Registral

Decreto Reglamentario No. 2148 de 1983, Ley 29 de 1973,

Ley 734 de 2002, Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, porel cual se reestructura la Superintendencia de Notariado yRegistro, y dems normas complementarias.

Competencias:

Orientacin

Inspeccin

VigilanciaControl Orientacin

Inspeccin

Vigilancia

Control

Nuevas Competencias

Ley 975 de 2005 sobre Justicia y Paz, Decreto Reglamentario

3391 de 2006 (Justicia y Paz). Estatuto de Desarrollo Rural

Ley 1152 de 2007, traslado de funciones del INCODER a la

Superintendencia de Notariado y Registro (RUP). Ley 1182

de 2008, por medio de la cual se establece un proceso es-

pecial para el saneamiento de la titulacin de la propiedadinmueble y la Ley 1183 de 2008, por medio de la cual se

asignan unas funciones a los notarios.

Vigilanciadel Servicio

Notarial


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Objetivos Estratgicos2007 - 2011

Invertir en tecnologa,infraestructura fsica,desarrollo organiza-cional, capacitacine implementacin deun sistema integradode informacin.

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Mejoramiento conti-nuo de los procesosde la Superintenden-cia de Notariado yRegistro.

Mejorar estructurasalarial y desarrollarplanes de bienestarlaboral, para los ser-vidores pblicos de laSuperintendencia deNotariado y Registro.

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Promover investiga-cin y desarrollo paraofrecer nuevos ser-vicios.

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Hacer actualizacinnormativa y unifica-cin de criterios jur-dicos, aplicables en laSuperintendencia deNotariado y Registro.

6Garantizar la custodia,conservacin y seguri-dad de la informacin,para la guarda de la fepblica.

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Adoptados mediante Resolucin 8155 del 23 noviembre de2007.

Promover y desarrollaruna cultura de servicioal ciudadano, orienta-da al posicionamientode la imagen institu-cional.


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Valores Corporativos

Respeto:

Miramiento, consideracin, deferencia por el otro. Recono-

cimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno.Empata, amabilidad, cortesa y calidez en el trato con elotro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logrospropuestos para beneficio de los dems.

Confianza:

Esperanza firme que se tiene en una persona o cosa. Es

el resultado del juicio que se hace sobre una persona paraasumirla como veraz, competente o interesada en el bien-estar de uno mismo.

Compromiso:

Obligacin contrada, palabra dada, fe empeada. Palabraque se da uno mismo para hacer algo. Ser fiel a sus convic-

ciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones con-tradas. Disposicin para asumir como propios los objetivosestratgicos de la organizacin a la cual pertenece.

Integridad:

Es comportarse de manera consistente con sus valores ycreencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre con

la verdad. Ser coherente entre lo que se dice y se hace.Comportamiento probo, recto e intachable.


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Solidaridad:

Adhesin y apoyo a las causas o empresas de otros.


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4. FuncinNotarial

Qu es la

funcin notarial?

La funcin notarial es un serviciopblico descentralizado por cola-boracin, ya que s prestacin ylas funciones inherentes a l, han

sido encomendadas de manerapermanente a particulares. Lasatribuciones de las que han sidoinvestidos los notarios implicansu sometimiento al rgimen jurdico fijado por el legisladory aparejan el control, inspeccin y vigilancia que ejerce elEstado.

Fe pblica:El artculo 1o. del Decreto Reglamentario 2148de 1983, describe la fe pblica o notarial que otorga plenaautenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y loexpresado por ste respecto de los hechos percibidos en elejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitosque la ley establece.

Normatividad:Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Regla-

mentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Ley 29de 1983, Sentencia C-741 de1998, C-181 de 1997 y demsnormas complementarias.


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Cmo se ejerce lasupervisin a las

notaras del pas?

La supervisin se realiza a travs de: Orientacin, vigilancia,

inspeccin y control.

Orientacin: Atiende y resuelve preventiva-mente las dificultades que se observen en laprestacin del servicio notarial, mediante ins-trucciones, circulares y conceptos proferidospor esta Entidad.

Vigilancia: El Estado observa la conducta delos particulares, sin interferencia directa ensus actividades. Vigila su conducta a partirde la informacin recibida por los diferentesmedios.

Inspeccin:Existe unacarga para el admi-nistrado. A travs de las visitas generales y/oespeciales o al requerir la entrega de la notara.

Para tal efecto, las visitas generales, cuentancon dos modalidades la extra-situ o anlisisde escritorio y la in situ tendiente a revisarde manera integral y general los aspectosadministrativos, financieros y jurdicos en elcrculo notarial.

Control:Es el grado ms alto de supervisin,

consiste en la facultad de imponer sancionesen el orden de la multa, suspensin y destitu-cin del cargo de notario.


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Beneficios

A la SNR:

Adelantar acciones preventivas y correctivasen el desarrollo de la funcin de orientacin,vigilancia, inspeccin y control.

Salvaguardar la fe pblica.Apoyar los fines esenciales del Estadodelegados a la Entidad por competenciamisional.

A los vigilados:

Identificar, orientar, atender y resolver pre-

ventiva y correctivamente las dificultadesque se observen en la prestacin del servicionotarial.Brindar confiabilidad al ciudadano.Evitar extralimitaciones y abuso de poder.Impulsar el ejercicio de la autoevaluacin yautocontrol en la prestacin del servicio.

A la comunidad:

Generar confianza.Garantizar un servicio pblico notarial efi-ciente, oportuno y transparenteInteractuar con la ciudadana.

Atender las quejas, peticiones y consultas.


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Ejercer la vigilancia, inspeccin y control delservicio pblico que dan los notarios.Conocer y fallar, en los trminos de la Ley 734

de 2002, y en primera instancia, los procesosdisciplinarios que se adelanten contra losnotarios, sin perjuicio del poder preferenteque podr ejercer la Procuradura Generalde la Nacin. La segunda instancia estara cargo del Superintendente de Notariado yRegistro.Programar y realizar las visitas de inspeccin afin de verificar el cumplimiento de las normaslegales que rigen la actividad notarial.

Superintendencia

Delegada para

el Notariado

Estructura administrativapara la supervisin

Direccin

de Gestin

Notarial

Atender los trmites previos y posterioresprevistos en la ley, para los actos de nombra-miento de los notarios, verificando que estoscumplan con los requisitos exigidos para elcargo y certificarlo as al nominador.Estudiar las solicitudes de permisos, licen-cias, modificaciones de horario y cambios

de local, presentadas al Superintendente porlos notarios.Llevar, mantener actualizado y propender porla modernizacin del archivo de las hojas devida de los notarios y sus diversas situacionesinstitucionales.Certificar con su firma el ejercicio del cargode notario.Realizar el reparto de minutas notariales delcrculo notarial de Bogot, D.C. Fuera del

crculo de Bogot corresponde a las Oficinasde Registro de Instrumentos Pblicos deciudades capitales.(ORIP).


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Direccin

Financiera

OficinaAsesora

Jurdica

Planear, ejecutar y controlar la poltica institu-

cional en las reas de tesorera, presupuesto ycontabilidad.Ejercer el control de los recursos del FondoCuenta Especial de Notariado, dados enadministracin a los distintos organismos decooperacin.Recaudar, verificar y controlar los recursos quede conformidad con las disposiciones legales,

deban consignar los notarios al Fondo CuentaEspecial de Notariado, y dar los avisos nece-sarios a la Superintendencia Delegada para elNotariado para lo de su competencia.

Fijar y unificar la posicin doctrinaria institucionalen las materias propias de las competencias de

la Superintendencia de Notariado y Registro, ydar la asesora jurdica a los funcionarios encar-gados de atenderlas.Estudiar y proyectar las providencias que debaproferir el Superintendente relacionadas con lavigilancia, inspeccin y control del servicio quesuministran los notarios en segunda instanciaen materia disciplinaria.Preparar instrucciones y directrices sobrematerias jurdicas y aplicacin de normas paraser impartidas a los notarios y registradores deinstrumentos pblicos.

Adelantar estudios jurdicos, relacionados conlos servicios de notariado y registro de instru-mentos pblicos, coordinar su difusin y anlisis,procurando que se tengan en cuenta para laregulacin de dichos servicios.


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Quin es el notario?Es un particular que se constituye en una institucin delEstado Social de Derecho y que representa honorabilidady confianza al ciudadano, por el desempeo de su funcinde dador de fe pblica.

Naturaleza de la funcindel notario

Es un servicio pblico, de carcter administrativo prestadopor particulares . Entre sus funciones tenemos: Imparcialidad.

Asesora a los ciudadanos que soliciten el servicio pbliconotarial. Ser consejero. Hacer las observaciones jurdicas pertinentes para prevenirnulidades o irregularidades que afecten los negocios jurdicoso los actos notariales sometidos a su consideracin.

De qu responde el notario:Responde de la regularidad formal de los instrumentos queautoriza, mas no de la veracidad de las declaraciones, ni dela capacidad legal de los comparecientes para celebrar elacto o negocio jurdico respectivo. Tambin responde de lafuncin fiscal, civil, penal y disciplinaria.

Artculos 6, 8 y 9 del Decreto Ley 960 de 1970, artculo117 del Decreto 2148 de 1983, Sentencia C-1508 de 2000,C-93 de 1998.


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Requisitos de ley paraser notario

Requisitos generales:

Para ser notario a cualquier ttulo, (interino, encargado,ad-hoc, o en propiedad cuando se provea por concursopblico), requiere ser nacional colombiano, ciudadano enejercicio, persona de excelente reputacin y tener ms detreinta aos de edad.

Articulo 132, Decreto Ley 960 de 1970.

Requisitos especficos:

Para ser notario de primera categora:

Para ser notario de los crculos de primera categora, ade-ms de los requisitos generales se exige por ley, en formaalternativa:

Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo denotario o de registrador de instrumentos pblicos porun trmino no menor de cuatro aos, o la judicatura oel profesorado universitario en Derecho, si quiera porseis aos, o la profesin por diez aos a lo menos.

No siendo abogado haberse desempeado coneficiencia en el cargo de notario o el de Registradorde Instrumentos Pblicos en un Crculo de dichacategora, por tiempo no menor de ocho aos, o enuno de inferior categora siquiera por doce aos.

Vase: Artculo 153 Decreto Ley 960 de 1970, Artculo 62del Decreto 2148 de 1983.


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Para ser notario de segunda categora:

Para ser notario de los crculos de segunda categora, ademsde los requisitos generales se exige por ley, dos alternativas:

Ser abogado titulado y haber sido notario por dos aoso ejercido la judicatura, o el profesorado universitario enDerecho, al menos por tres aos, o la profesin con buencrdito por trmino no menor de cinco aos o haber tenido

prctica notarial o registral por espacio de cuatro aos.No siendo abogado, haber ejercido el cargo en crculode igual o superior categora, durante seis aos o en unode inferior categora por un trmino no menor de nueveaos.

Vase: Artculo 154 Decreto Ley 960 de 1970.

Para ser Notario de tercera categora:

Adems de los requisitos generales se requiere alternativa-mente:

Ser abogado titulado.No siendo abogado, haber sido notario por tiempo noinferior a dos aos, o haber completado la enseanzasecundaria o normalista y tenido prctica judicial, notarial

o registral por espacio de tres aos, o tener experienciajudicial, notarial o registral por trmino no menor a cincoaos.

Vase: Artculo 155, Decreto Ley 960 de 1970.

La Ley 588 de 2000 reglament algunos aspectos en el ejer-cicio de la actividad notarial. Entre ellos el nombramiento delos notarios en propiedad, para este caso expresa el citadoDecreto que se har mediante concurso de mritos. A lafecha de publicacin de presente manual est culminando elconcurso pblico para el acceso a la carrera notarial.


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Nombramientos yresponsabilidades

de los notarios

Primera categora:

Los nombra el Presidente de la Repblica y toman posesinante el Ministro del Interior y de Justicia en el caso de Bogot.Los de fuera del Crculo de Bogot, luego de ser nombradospor el Presidente de la Repblica, toman posesin ante elGobernador del Departamento

Segunda y tercera categora:

Los nombra el Gobernador del respectivo departamento,toman posesin ante l o ante el alcalde municipal.

Responsabilidad en ejercicio de la funcin:

Decreto 960 de 1970, artculos 195. Decreto Reglamentario2148 de 1983 Arts. 116 y SS.

Civil: Responden de los daos yperjuicios que causen a los usuariosdel servicio, por culpa o dolo.Penal:Responden por las conduc-tas en las que puede incurrir el nota-rio por la prestacin del servicio.Disciplinariamente: Responden

por el incumplimiento de deberes,el abuso o extralimitacin de losderechos y funciones.


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Competencia territorialEl notario prestar sus servicios pblicos notariales, dentrode un crculo territorial, integrado por uno o varios municipiosde un mismo departamento. Debe residir obligatoriamenteen la cabecera municipal de uno de ellos y que correspondaa la sede de la notara.

La actuacin del notario por fuera de su respectivo crculo,viciar los actos o negocios jurdicos que se tramiten.

Vase: Artculo 2 y 99, numeral 1 del Decreto Ley 960 de1970.


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Autorizar escrituras pblicas. Actos de Fe. Registro Civil. Jurisdiccin Voluntaria. Remates. Conciliaciones.

Vase: Decreto 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Cdigo Civil, Cdigode Procedimiento Civil, Decreto 2168 de 1988, Decreto 902de 1988, Decreto 999 de 1988, Ley 54 de 1989, Ley 794

de 2003.

Decreto 890 de 2003, Resolucin 1519 de 2003, Instruc-cin Administrativa 14 de 2003, Ley 640 de 2001, Decreto1000 de 2007 y dems normas que las modifiquen y com-plementen.

Competencia delnotario en el proceso de

escrituracin

De las escrituras pblicas:

Escritura pblica: es un documento o instrumento quecontiene los actos jurdicos declarados por las personas

5. Competenciasfuncionales delnotario


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ante el notario con el lleno de los requisitos exigidos en la

ley para cada caso, que deben ser insertados en el protocolode la notara.

Actos escriturarios de competencia del notario:

El notario, dentro de su crculo notarial, tendr la compe-tencia para extender, otorgar y autorizar los actos jurdicosprescritos en el artculo 12 del Decreto Ley 960 de 1970, con-cordante con los artculos 8 y 9, del Decreto 960 de 1970.

Proceso de escrituracin:

El proceso de escrituracin que debe seguir el notario com-prende los pasos de recepcin, extensin, otorgamiento yautorizacin.

Vase artculo 14 del Decreto Ley 960 de 1970.

Recepcin:Acto mediante el cual las personasdeclaran el acto jurdico ante el notario.Extensin: Versin escrita del acto jurdico de-clarado ante el notario por los interesados.Otorgamiento:Aceptacin de las partes que

intervienen en la extensin del acto jurdico(firma de las partes).Autorizacin:Es la aprobacin (fe que imprimeel notario al instrumento), que da el notario alas declaraciones emitidas por las partes en eldocumento.

Vanse: Artculos 13 a 40 del Decreto 960 de 1970 y sus

normas concordantes.


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De los actos de fe

Otra de las competencias jurdicas quetiene el notario dentro de la prestacinde su servicio tiene que ver con losprocesos de fe de vida, los cuales se

encuentran descritos en el Decreto 960de 1970.

Autenticacin de firmas:Es la autorizacin o legaliza-cin de documentos por parte del funcionario competentepara revestirlos de ciertas formalidades y solemnidadessegn lo establecido por la ley. Es dar testimonio escritode que la firma puesta en un documento corresponde ala de la persona que la haya registrado ante l.Fe de vida o supervivencia: Es un acto escrito y testi-monial del notario, consistente en la certificacin sobrela existencia de la misma, bajo ciertas circunstancias de:fecha, hora, da, nombres y apellidos de acuerdo con eldocumento de identificacin y huella impresa.Declaraciones extraproceso y madres cabeza de

familia:Es un acto mediante el cual el notario recibede las personas, bajo la gravedad del juramento, decla-raciones con fines procesales. Igualmente, el notariorecibir esta misma clase de actos para efectos de la Ley861 del 2003, es decir las declaraciones de las madrescabeza de familia.

Vase: Artculos 73 a 78 del Decreto 960 de 1970, artculo

37 del Decreto 2148 de 1983, Decreto 1557 de 1989 con-cordante con el Decreto. 2282 de 1989.


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Jurisdiccin voluntariasta debe entenderse como la funcin que ejerce el Esta-do mediante las autoridades judiciales y administrativas apeticin de los particulares y que tiene por objeto completaro desarrollar relaciones jurdicas entre los particulares ydocumentar y tutelar sus derechos cuando entre ellas nomedie conflicto jurdico.

El notario tendr competencia para conocer de ciertos pro-cesos de jurisdiccin voluntaria, mencionados taxativamen-te en las diferentes normas del ordenamiento jurdico.

Matrimonio Civil:Contrato solemne por el cual un hombrey una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procreary auxiliarse mutuamente.

Vase: Decreto 2668 de 1988, 1556 de 1989, Ley 57 de1990, Instruccin Administrativa No.1 de enero 26 de 2005,Instruccin Administrativa No. 03 de enero 11 de 2006 ,Instruccin Administrativa No. 01-32 de junio 8 de 2001.

Sucesiones: Los notarios estn autorizados para liquidarsucesiones siempre que todos los herederos y el cnyuge

superviviente procedan de comn acuerdo.

Vase: Decretos 902 de 1988; 1729 de 1989; 2651 del1991.

Divorcio o cesacin de los efectos civiles del matrimo-

nio: Acto mediante el cual las personas deciden dar fin alos efectos civiles del matrimonio, se podr adelantar eltrmite ante el notario siempre y cuando las partes lo hagande comn acuerdo.

Vase: Ley 962 de 2005 y Decreto 4436 de 2005.


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Inventario solemne de bienes del menor: Proceso por

el cual las personas divorciadas que tienen en administra-cin bienes del menor realizan el inventario de sus bienesidentificando como requisito previo para poder contraernuevas nupcias.

Vase: Decreto 2817 de 2006, Instruccin AdministrativaNo. 13 de agosto 1 de 2005.

Igualmente la notara podr llevar otros procesos comoremates y conciliaciones que estn regulados a travs delas siguientes normas.

Decreto 890 de 2003, Instrucciones Administrativas Nme-ros, 5, 8 y 25 de 2004 y 10 del ao 2003.


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Registro del estado civilde las personas

Situacin jurdica mediante la cual, las personas naturalesse identifican e individualizan ante la familia y la sociedad,

determina igualmente su capacidad para ejercer ciertosderechos y obligaciones.

Con fundamento en la Resolucin nmero 1346 del 23 demarzo de 2007, proferida por el Registrador Nacional delEstado Civil y segn Circular 94 del 04 de junio de 2007de la Superintendencia de Notariado y Registro, el notariotiene la facultad para llevar el registro del estado civil de laspersonas.

Vase: Decreto ley 1260 de 1970, Decreto 2158 de 1970 ydems normas concordantes y complementarias.


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El local:

Debe tener las siguientes especificaciones:

Previa autorizacin de la Direccin de Gestin Notarial, unavez surtida la correspondiente inspeccin por parte de laSuperintendencia Delegada para el Notariado o por quiensta comisione, teniendo en cuenta:

Que la notara est ubicada en un lugar cntrico de lalocalidad.ptimas condiciones de ubicacin y comodidad.

En sitio de fcil acceso al pblico.Las mejores condiciones de presentacin.Debe poseer buena ventilacin e iluminacin.Bao de servicio al pblico.Las diferentes secciones de la notara, debern en-contrarse distribuidas dentro de un mismo inmueble,conservando su unidad locativa.Rampas.

Vase: Artculos 159 delDecreto Ley 960 de 1970;7 del Decreto 2148 de1983 y las dems normasque lo modifiquen o com-plementen. Instruccin

Administrativa No. 01-12de junio 8 de 2001.

6. Aspectosadministrativos


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Equipo de Oficina:

Consiste bsicamente en un mobiliario suficiente y en buenestado (sillas, mesas, escritorios), equipos de comunicacin(telfonos, fax, internet, correo electrnico), equipos decmputo.

Vase: Instruccin Administrativa No. 17 de 1993 (devolucinde muebles inservibles) y las dems normas que la modifi-

quen o complementen.

Sistema de Informacin Notarial-SIN:

Software utilizado en las notaras subsidiadas, el cual per-mite la estandarizacin de los procesos notariales, as comomejorar las herramientas de supervisin, control de legalidady de gestin de la notara.

El seor notario est obligado a utilizar el SIN para todos losservicios que se autoricen en ejercicio de su funcin notarialy a generar y enviar la informacin mensual requerida por laSuperintendencia.

Vanse: Circulares No. 10 del 19 de Enero de 2004; CircularNo. 46 del 21 de mayo de 2004; artculo 14 Ley 29 de 1973;

artculo 124 Decreto Reglamentario 2148 de 1983 y lasdems normas que lo modifiquen o complementen.

Avisos:

Toda notara debe fijar los siguientes avisos, en un lugarvisible al pblico:

El que identifica la notara (parte externa).El de inscripcin en el RUT.El de horario de atencin al pblico. Mnimo 44


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horas semanales previamente autorizado por la

Superintendencia de Notariado y Registro.El de horario de consulta del protocolo y registrodel estado civil.El de tarifas notariales.El de la gratuidad en la inscripcin del registrocivil.Notaras de turno los das sbados.Cartelera para edictos .

Reparto de minutas (En Bogot se efecta porparte de la Superintendencia de Notariado y Re-gistro y en otras ciudades mediante las oficinasde registro de instrumentos pblicos).Toma de huellas.

Vase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006; Ley 29 de1973; Decreto Reglamentario 2148 de 1983; Instrucciones

Administrativas No. 01-12 de junio 8 de 2001; 01 y 02 de 2007y las dems normas que lo modifiquen o complementen.

Licencias y permisos

Permisos:

El tiempo o perodo hasta de tres (3) das solicitados por elnotario titular con causa que lo justifique, para no asistir ala oficina y poder ausentarse de la cabecera y en generalde su crculo notarial.

La concesin de tales permisos est a cargo del respectivoalcalde municipal, en el caso del notario de segunda y terceracategora, quien a la vez designar o nombrar a otro titularcomo notario encargado en reemplazo de aquel, y, comoconsecuencia, la primera autoridad poltica dar posesinal encargado.


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Los notarios de primera categora deben solicitar los permisos

y licencias a la Superintendencia de Notariado y Registro,quien debe emitir el acto administrativo correspondiente.

La entidad tambin atiende las licencias de notarios de pri-mera categora de los dems crculos.

El notario no podr hacer uso de permisos y licencias sinouna vez posesionado su reemplazo.

Licencias:

Estas se consideran a partir del cuarto da en adelante.

Ordinaria: Hasta por noventa das continuos o discon-tinuos en cada ao.Por maternidad, enfermedad o incapacidad fsica

temporal: El notario tiene la facultad de postular la per-sona que deba remplazarlo durante estas ausencias.Bajo su responsabilidad, el postulado deber cumplircon los requisitos generales exigidos para ejercer elcargo de notario. Debe usted conservar la copia de laprovidencia que los concedi, el acta de posesin delencargado, y la remisin a la Superintendencia de No-tariado y Registro.

Vase: Artculo 11, 105, 107, 112, 113; Decreto 2148 de1983, Artculo 188 Decreto Ley 960. Instruccin Administra-tiva 09/2007


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7. Obligacionesdel notario

Obligaciones personales:

Debe abrir una carpeta, que contenga la siguiente informa-cin y documentos.

Nombre del notario titular.Documento de identidad.Grado de escolaridad.Edad.Decreto de nombramiento.

Acta de posesin.Domicilio: El notario debe residir en la cabeceradel crculo notarial.

Afiliacin a los regmenes de salud, pensiones,cesantas, riesgos profesionales y dems pre-vistos por la Ley.Direccin electrnica y telfonos.

Vase: Artculo 157 del Decreto Ley 960 de 1970, artculo153 numeral 2 de la Ley 100 de 1993.

Obligaciones Patronales:

Vinculacin: Bajo su responsabili-dad, el notario podr crear los em-pleos que requiera para el eficaz fun-cionamiento de la oficina a su cargo,tendr especial cuidado en la selec-cin de los empleados, velar por su

capacitacin, por el buen desempeode sus funciones y cumplir las obli-gaciones que para sus subalternos lesealan las normas legales.


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La naturaleza del vnculo jurdico del personal subalterno de

las notaras, es de carcter particular y por tanto, las relacio-nes laborales que surgen entre el notario y sus empleados serigen por el Cdigo Sustantivo del Trabajo y por las normasespeciales que se dicten sobre la materia. El personal quelabora en la notara debe estar vinculado mediante contratode trabajo y tiene derecho a todas las prestaciones consa-gradas en el Cdigo Sustantivo del Trabajo y el Rgimende Seguridad Social Integral.

Vase: Ley 29 de 1973; Artculo 118 del Decreto 2148 de1983; Instruccin Administrativa No. 01-39 de junio 8 de 2001;Ley 100 de 1993; Decreto 412 de 2007; Ley 712 de 2001;Cdigo Sustantivo del Trabajo y el Rgimen de SeguridadSocial Integral y las dems normas que lo modifiquen ocomplementen.

Obligaciones con la Superintendencia

de Notariado y Registro:

El notario debe cumplir con las obligaciones para con elGrupo de Tesorera de la Superintendencia de Notariado

y Registro, consignando el valor fijado por la resolucin detarifas notariales vigente por concepto de recaudos, porcada escritura no exenta autorizada, teniendo en cuenta lasexcepciones que existen sobre la materia.

Vase: Artculos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-solucin de tarifas notariales vigente para cada ao.

Obligaciones con el Fondo Especial de la


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Superintendencia de Notariado y Registro.(Recaudos y Subsidios Notariales).

Adems del recaudo deber consignar el valor de los apor-tes, que se establece conforme al rango de escrituracinreportado en el ao inmediatamente anterior y el cual se fija

en la resolucin de tarifas notariales vigente.

Vase: Pargrafo 2 artculo 28, Decreto 1681 de 1996.

Aportes Especiales:

De los actos entre particulares y entidades exentas de losderechos notariales que se causen, el notario slo podrpercibir como remuneracin por sus servicios la tarifa esta-blecida en la resolucin anual emitida por la Superintendenciade Notariado y Registro.

De los actos entre particulares y entidades no exentas de

los derechos notariales que se causen, l notario slo podrpercibir como remuneracin por sus servicios la tarifa esta-blecida en la resolucin anual emitida por la Superintendenciade Notariado y Registro.

El aporte especial debe ser consignado y remitirse dentrode los cinco (5) das siguientes a aqul en que lo percibadel usuario.

Vase: Artculos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-solucin de tarifas vigente para cada ao.


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Obligaciones con la Direccin de Impuestos yAduanas Nacionales DIAN:

Inscripcin en el RUT:

El notario debe cumplir con los presupuestos legales esta-blecidos, mediante Decreto Reglamentario de cada ao, paratener la calidad de contribuyente declarante del Impuestosobre la renta, es responsable del impuesto sobre las ventasy agente retenedor se encuentra obligado a inscribirse enel RUT, que es el mecanismo para identificar, ubicar y clasi-ficar a los sujetos pasivos de obligaciones administradas ycontroladas por la DIAN.

Vase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006 y las demsnormas que lo modifiquen o complementen.

Declaraciones mensuales de retencin en la fuente:

En el archivo contable de la notara debe reposar copia delos recibos oficiales en los que consten las consignaciones delos dineros por concepto de retencin en la fuente. Este im-puesto debe ser cancelado dentro de los trminos que ordenala normatividad que regula la materia. Cuando no se hayan

efectuado retenciones, se debe presentar la declaracin enceros, atendiendo los plazos establecidos. (Ley 1066 de julio29 de 2006 Normalizacin de Cartera de la DIAN).

Vase: Artculos 365, 366, 375, 376, 398, 399, 400, 603 al606 del Estatuto Tributario; Decreto 2509 de 1985 artculos8 y 9; artculo 20 del Decreto 1189 de 1988, enajenacin odacin en pago de derechos sucesorales, sociales o litigiosos

que constituyan activos fijos para el enajenante y la Ley 1111de 2006 , Decretos Reglamentarios y las dems normas quelo modifiquen o complementen.


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Relacin de enajenacin de bienes:

Anualmente debe presentar una relacin de las enajena-ciones efectuadas, por el valor sealado por el GobiernoNacional.

Vase: Artculo 629 de Estatuto Tributario, Resolucin No.12804 proferida por la DIAN. La informacin tributaria debeser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de la

transaccin y las dems normas que lo modifiquen o com-plementen.

Declaracin bimestral impuesto al valor

agregado IVA:

En el archivo contable de la notara debe reposar una carpeta

con las copias de los recibos oficiales en los que constenlas consignaciones de los dineros por concepto del impuestosobre las ventas. Este documento debe contener el adhesivode la entidad financiera que recibi el pago, dentro de lostrminos ordenados por el Gobierno Nacional.

Vase: Artculo 5 del Decreto Reglamentario 1250 de 1992;artculos 17 y 18 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992

y Artculos 600 al 603 del Estatuto Tributario y las demsnormas que lo modifiquen o complementen.

Timbre nacional:

El notario est obligado al pago de este impuesto en el formu-lario de retencin en la fuente, en el rengln correspondientea otros conceptos.

Vase: Libro Cuarto del Estatuto Tributario (artculos 514 y si-guientes); Instruccin Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001y las dems normas que la modifiquen o complementen.


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Aporte especial a la Administracin de Justicia:

Del ingreso bruto de los derechos notariales, el notario debeconsignar el 10% para la Administracin de Justicia, a tra-vs de la DIAN, dentro de los primeros cinco das de cadames, conservando en una carpeta las copias de los pagosrespectivos.

Vase: Constitucin Poltica, artculo 131, inciso 1, Ley 6

de 1992, artculo 135, Decreto 1960 de 1993, InstruccinAdministrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demsnormas que lo modifiquen o complementen.

Impuesto de industria y comercio:

El notario debe realizar los pagos correspondientes a esteimpuesto, siempre y cuando el acuerdo municipal lo obli-

gue.

Vase: Decreto Ley 1421 de 1993 (Estatuto Orgnico deBogot, Distrito Capital) y las dems normas que lo modifi-quen o complementen.

Aspectos Contables

Libros de contabilidad notarial:

El notario debe llevar un libro de contabilidad que refleje losmovimientos de ingresos, egresos y saldo lquido, el cualestar foliado y registrado ante la Direccin de Impuestos y

Aduanas Nacionales.

Vanse: Decreto 1347 de 1970; Instruccin AdministrativaNo. 01-26 de junio 8 de 2001 y las dems normas que lomodifiquen o complementen


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Comprobantes de ingreso:

El notario debe archivar en una carpeta los comprobantesque respalden los ingresos.

Vase. Artculos 615 y 617 del Estatuto Tributario; InstruccinAdministrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demsnormas que lo modifiquen o complementen.

Vase: Artculo 629 de Estatuto Tributario y Resolucin No.12804 proferida por la DIAN. La informacin tributaria debeser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de latransaccin.

Informe estadstico notarial:

El notario debe reportar a la Superintendencia de Notariado

y Registro dentro de los quince (15) primeros das de cadames, todos los aspectos relacionados con los impuestos,recaudos, aportes, pago de nmina y prestaciones socia-les de empleados, gastos de funcionamiento de la notara,escrituracin, registro civil y dems actos en el Informeestadstico notarial.

Vase: Artculo 123 del Decreto 2148 de 1983; InstruccinAdministrativa No. 03 de febrero 27 de 2003; InstruccinAdministrativa No. 16 de junio 6 de 2003; Instruccin Admi-nistrativa No. 22 de noviembre 1 de 2005.

Cuenta nica notarial

El notario abrir en un banco la Cuenta nica notarial la cualquedar a nombre de la notara. All consignar los valorescon destino al pago de registro mercantil y el registro de

instrumentos pblicos, a la Administracin de Justicia, a lascuentas o fondos especiales del Notariado, a la Direccinde Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN), a la Superin-


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tendencia de Notariado y Registro y los dems organismos

pblicos que deban recibir ingresos provenientes de losrecaudos efectuados, y en ningn momento podr usarsepara hacer pagos o transferencias a terceros distintos a losya mencionados.

Vase: Artculo 64 de la Ley 863 de 2003, y la InstruccinAdministrativa No. 01 de enero 2 de 2004.


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8.Quinvigila a losnotarios?

La Superintendencia de Notariado y Registro a travs de laSuperintendencia Delegada para el Notariado.

Vase: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Reglamentario2148 de 1983, Ley 734 de 2002 y Decreto 412 de 2007.

Responsabilidad

disciplinaria del notario

El notario en calidad de particular que ejerce funcionespblicas est sujeto al cumplimiento de las disposicioneslegales establecidas en el Cdigo Disciplinario nico, quecontiene un captulo especial del rgimen aplicable a losparticulares y al notario.

De las Faltas:

. Gravsimas: Son las que es-tn taxativamente sealadasen el citado Cdigo.. Graves. Leves: Son los deberesy prohibiciones que estnsealados no slo en el C-digo nico Disciplinario sino

tambin en el Decreto Ley960 de 1970 y dems normascomplementarias.


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De las Sanciones:

. Destitucin

. Suspensin

. Multa

La Superintendencia de Notariado y Registro, a travs de laSuperintendencia Delegada para el Notariado, de acuerdocon la facultad de control, sin perjuicio del poder preferentede la Procuradura General de la Nacin, es el ente encar-

gado de adelantar los procesos disciplinarios.

Vase: Libro III, Ttulo II, artculo 58 y siguientes de la Ley734 de 2002.Decreto 412 del 2007, artculo 24.


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9. Procedimiento para la entrega

de la notaracon verificacin

de la SNREn qu casos:

Por muerte de notario. Por renuncia. Por suspensin.

Por destitucin.Quin la hace:

Entrega personal del notario saliente al sucesor. Su apoderado, curador, heredero, cnyuge oalbacea y por urgencia la recibe otro notario o elalcalde.

Siempre debe ser practicada por funcionarios de la vigilancianotarial o delegado de la misma.

A quin se debe entregar:

Sucesor en primer trmino. Por comisin a quien se delegue: Registradorde Instrumentos Pblicos, Personero Municipal ofuncionario de la Superintendencia de Notariado yRegistro.


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Aspectos a entregar:

Cumplimiento de las obligaciones patronales ysituacin laboral de los empleados.Cumplimiento de obligaciones frente a laSuperintendencia de Notariado y Registro.(Aportes y Recaudos).Cumplimiento de las obligaciones fiscales oimpuestos que sealen las asambleas departa-

mentales o concejos municipales.

Retencin en la Fuente.IVA.ICA. (Bogot).Informacin Tributaria Especial.

Aporte del 10% Administracin deJusticia.

Archivos de la Notara: (D. 960/70 Art. 106.)

Libro de protocolo: Inventario pormenorizadoque incluya tomos, nmero de escrituras y uni-dades por tomo. Totalizando tomos.Libro de relacin.ndice anual: Inventario indicando tomo, ao,

nombre del primer otorgante y nombre del ltimootorgante.Libro de actas de visita.

Otros archivos

Actas que se suscriban en ejercicio de la funcin notarial yque no deban ser protocolizadas segn la ley.

Libros de actas de reparto del ao en que seentrega.


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Registro Civil: Registros de nacimientos, ma-

trimonios y defunciones por ao, tomo, serialinicial, serial final y libro, los cuales debernestar empastados; libro de varios y/o tomo, ao,nmero de libros, observaciones, folio inicial, fo-lio final; ndices de los registros de nacimientos,matrimonios y defunciones y libro de visitas.

De lo enunciado anteriormente se levantar el acta respec-

tiva, suscrita por los intervinientes, donde se plasmarn lasconstancias del notario saliente y entrante, con la firma delfuncionario comisionado para la verificacin de la entregapor parte de la Superintendencia de Notariado y Registro

Vase: Decreto 960 de 1970, artculos 116,117,118,119 y120, Decreto 2148 de 1983, artculos 55, 56 y 57; Ley 29 de1973; artculos 16 y 17; Instruccin Administrativa 02 y 03

de 2002.


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10. Funcinnotarialconsular

El Decreto 110 de 2004, por medio del cual se modifica laestructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en suartculo 24 establece funciones para la Direccin de AsuntosConsulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.Esta Direccin es la encargada de orientar y evaluar lasactividades de los consulados de Colombia, en el numeral6 del citado artculo, establece: dirigir y supervisar a losconsulados de la Repblica, en el proceso de expedicin depasaportes, otorgamiento de visas y funciones notariales,asignadas al personal consular. (negrillas y subrayadofuera del texto).

Con fundamento en la norma citada, esta SuperintendenciaDelegada para el Notariado, orienta al personal consular enla funcin notarial. Por tal razn en este captulo, daremosa conocer a los cnsuleso dems funcionarios que

ejercern esta funcin enel exterior, las normas y losprocedimientos en el ejer-cicio de la prestacin delservicio pblico notarial enel exterior. Esto como apoyoa la gua consular que dirijedirectamente el Ministerio de

Relaciones Exteriores.


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Normas generales querigen la funcin notarial:

Decreto Ley 960 de 1970, su Reglamentario 2148 de1983, 1260 de 1970, 2158 de 1970, 1873 de 1971, 231de 1985, 999 de 1989, 902 de 1988, 2668 de 1988,

1534,1555,1556,1557,1712,1729,1900,2275, y 3047 de1989, Ley 75 de 1968, 54 de 1989. La Resolucin de tarifasnotariales 8850 de 2007 y es actualizada ao a ao porla Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdoal incremento que establece el Banco de la Repblica deacuerdo al IPC.

Los cnsules colombianos tienen algunas funciones queejercen los notarios en el pas. Daremos a usted seor cnsuluna gua sencilla y didctica, que le permita apoyarse jurdi-camente en el desarrollo de sus funciones notariales.

Escritura pblica

La escritura pblica es el documento escrito que contiene

declaraciones de actos jurdicos, emitidas ante el notarioo cnsul, con los requisitos de ley y que se incorporan alprotocolo.

Perfeccionamiento de la escritura pblica:

La elaboracin de la escritura pblica tiene unas etapasconsecutivas que son:

1. Recepcin: Es percibir las declaraciones que hacen anteel cnsul los interesados.


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2. Extensin: Es la versin escrita de lo declarado.3. Otorgamiento: Es el asentimiento expreso del ciudadanoal instrumento extendido.4. Autorizacin:Con su firma, el cnsul aprueba que se hanllenado los requisitos pertinentes y que las declaraciones hansido emitidas realmente por los interesados.

El ciudadano puede presentar ante el cnsul,el texto escrito de lo que se va a convertir en

escritura, que se llama minuta, o expresar verbal-mente el objeto de sus declaraciones para queel cnsul efecte la versin escrita en papel deseguridad que posee el consulado respectivo.

Antes de firmar el texto el Cnsul y el ciudadanoque solicita el servicio de la escritura pblica,deben efectuar las correcciones que estimenpertinentes. Asmismo es necesario el original

de los comprobantes fiscales vigentes.

Otros aspectos importantes que debe contener la escri-

tura pblica:

En el encabezamiento:

Nmero de la escritura, asignada en orden su-cesivo y anotado en letras y nmeros.La fecha, sealando da, mes y ao.Lugar, indicando pas nombre del cnsul.

Comparecencia:

Nombres y apellidos completos de los otorgan-tes.Documento de identidad.Domicilio.Edad, slo si otorga un menor adulto o el adop-


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tante o el adoptado. En los dems casos se

indicar que es mayor de edad.Estado civil, sealando la situacin de los inmue-bles respecto de la sociedad conyugal, teniendoen cuenta el estado civil de los otorgantes.Representacin, si actan en nombre de otro seindicar la clase de aqulla.Tratndose de inmuebles si el bien est afectadoa vivienda familiar o a patrimonio de familia.

Estipulaciones:

Declaraciones: Redactadas con toda claridad yprecisin para que se acomoden a la esencia delcontrato y a los propsitos de las partes .Identificacin del objeto del acto o negocio. Si se

trata de inmuebles, por su ubicacin, nomencla-tura, linderos (utilizar sistema mtrico decimal ennmeros y letras) y cdula catastral.Ttulo de adquisicin. Respecto de bienes inmue-bles se indicar los datos de registro y si carecede ttulo inscrito, la fuente de la que deriva suderecho.Valor del bien, fijado en moneda colombiana,

y si est referido en moneda extranjera ,indicando su equivalencia conforme a lasnormas vigentes sobre el particular.Su formade pago.Lugar y fecha de cumplimiento de las obliga-ciones.Expresin de la situacin jurdica del bien en re-lacin con gravmenes, limitaciones de dominio

y medidas cautelares.


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Algunos actos que se elevan a escritura

pblica:

Compraventa, donacin, hipoteca, cancelacin de hipote-ca, comunidad, venta de derechos herenciales, usufructo,propiedad horizontal, patrimonio de familia, afectacin avivienda familiar, capitulaciones matrimoniales, liquidacinde la sociedad conyugal, liquidacin de la sociedad pa-trimonial de hecho, testamentos, sucesiones, englobe ,desenglobe, actualizacin de linderos de inmuebles, actosy contratos comerciales , entre ellos: constitucin de socie-dad, escisin, empresa unipersonal, sociedad annima porsuscripcin sucesiva de acciones, fiducia mercantil, leasinginmobiliario, etc.

Protocolizacin:

Seor cnsul, a medida que usted va autorizando las escri-turas pblicas, debe ir organizando y llevando de maneraordenada su protocolo de escrituracin que consiste en elarchivo fundamental de su consulado, y se forma con todaslas escrituras que se otorguen ante usted, y con las actua-ciones y documentos que se insertan en el mismo. Tendrvigencia desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre decada ao y constar del nmero de tomos que sea necesarioformar, procurando que no exceda de 1000 el nmero dehojas de cada tomo. Al final de cada tomo el Cnsul asentaruna nota de clausura con la firma y la fecha .( artculo 107del decreto 960 de 1970).

Adicionalmente el ciudadano puede acudir al consulado,con el fin de guardar en el archivo del protocolo documentospblicos y privados. Por ejemplo un proceso de sucesin


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adelantado ante un juzgado, de resolucin de adjudicacin

de un predio del Incoder, un documento privado que contengaobligaciones. Tenga presente: protocolizar por mandato dela ley, por orden de un juez o por espontnea voluntad, esincorporar en el protocolo, sin que el documento adquiera unvalor probatorio distinto del que en s mismo represente.Conjuntamente con el protocolo de escrituracin debe ir ustedllevando el libro de relacin e ndice segn lo establece los

artculos 106 al 111 del Decreto Ley 960 de 1970.

Poderes:

Representacin para trmites consulares:

El artculo 28 del decreto ley 960 de 1970, establece ()en caso de representacin, el representante dir la clase derepresentacin que ejerce y presentar para su protocoliza-cin los documentos que la acrediten. ()

Clases:

Poder especial:este debe estar elaborado de forma escritaindicando detalladamente el acto para el cual se confiere, yla descripcin del inmueble si se trata de negocios o actos deenajenacin, el cual debe estar identificado plenamente porsus linderos, matrcula inmobiliaria, nomenclatura, nombrey lugar de ubicacin. ( ejemplos: cobro de cheques, compra-ventas, asuntos legales, sucesiones y otras actuaciones).

Poder General:En el cual se sealarn los varios actos ocontratos para los cuales se confieren. Debe ser por escri-tura pblica.


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Si el poder es presentado ante usted para hacerlo valer en

otro pas o en Colombia, se autenticar ante su despacho, ydebe ser avalado por el Ministerio de Relaciones Exterioresen Colombia.

Actos de fe:

Autenticaciones y reconocimientos de firmas:

Autenticaciones:proceden para documentos privados queno contengan expresamente obligaciones. Es un testimonio

fidedigno y no le confiere al documento mayor fuerza de laque por s tenga.

Reconocimiento: Se aplica para documentos privados quecontengan obligaciones, da plena autenticidad y fecha ciertaal documento privado.

El ciudadano debe presentar

ante usted seor cnsul, losdocumentos que pretenda au-tenticar o reconocer.

En los casos que dispone la leyde presentacin personal, elinteresado debe acudir directa-mente a su despacho.

Todos los trmites anteriores de-ben ser firmados por usted.


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Fe de vida:

Corresponde a la solicitud que debe formularse ante el cn-sul, para que este certifique sobre la supervivencia de unindividuo. Con tal objeto es preciso identificar personalmentey en debida forma al interesado, anotando el documento quelo identifica, nombres y apellidos completos, el da y hora

de la diligencia, y har estampar la huella dactilar del com-pareciente (Art. 78, Decreto Ley 960 de 1970. modificadopor el 37 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983).

Declaraciones extraproceso:

Corresponde al testimonio espontneo rendido con el fin deconstituir prueba con fines extraprocesales, identificndosey expresando con claridad los hechos respecto de los cualestenga conocimiento. Este testimonio no ser tramitado bajo

juramento.

Testimonios especiales:

En el ejercicio de sus funciones puede percibir y documen-tar en forma directa, los hechos ocurridos en su presenciarelacionados con su actividad. Se destacan las actas y laescritura pblica de comparendo (Artculos 95 y 96 del De-creto Ley 960 de 1970.).


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Cobro de derechosnotariales en el extranjero

Seor cnsul, la Superintendencia de Notariado y Registro,tiene la facultad por ley cada ao de actualizar las tarifas

notariales, para el 2008 se expidi la Resolucin 8850 del2007, que determin las tarifas, y all un captulo para el cobrode tarifas en el exterior a travs de su consulado.

Cada ao usted debe estar actualizado para saber el cobroa efectuar con relacin a la funcin notarial que ejerce ensu respectivo consulado, de conformidad con la resolucino acto administrativo que profiera la Superintendencia deNotariado y Registro.


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11. Casustica sobre temas

consularesLa Superintendencia de Notariado y Registro, a travs de laOficina Asesora Jurdica, emite conceptos relacionados con

la funcin notarial que ejerce usted como cnsul.

Dejamos a su consideracin los que consideramos de vitalimportancia para el desarrollo de sus funciones consularesen el exterior.

Los temas :

Inquietudes en materianotarial formuladas porlos cnsules de Colom-bia. Temas: escritura-cin, derechos notariales,capitulaciones y otros.(18 de abril de 2005).Registro civiles (11 demayo de 2006).

Unin marital de hecho. (27 de febrero de2006).Posibilidad de celebracin de matrimonios civilesante cnsul colombiano. (Expedido por el Jefede la Oficina Jurdica del Ministerio de Relacio-nes Exteriores de Colombia, 17 de octubre de2002).

Esta Superintendencia Delegada para el Notariado, estaratenta a cualquier inquietud jurdica que sea de su intersdurante la induccin o posterior a ella, para coadyuvar en elbuen desarrollo de su funcin notarial en el exterior.


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Consultas

Inquietudes en materia notarial formuladas por

los cnsules de Colombia en el exterior.

Abril 18 de 2005

La Oficina Asesora Jurdica de la Superintendencia de Nota-riado y Registro respondi consulta de la doctora CandelariaPalacio Baldovino, directora de Asuntos Consulares y Co-munidades Colombianas en el Exterior (E), del Ministerio deRelaciones Exteriores, sobre inquietudes en materia notarialformuladas por los Cnsules de Colombia en el Exterior.

Consultas y respuestas:

1. Una escritura pblica necesariamente debe hacerse

en papel notarial o se puede transcribir el texto en una

hoja en blanco?

El artculo 20 del D.L. 960 de 1970 dispone: Las escriturasoriginales o matrices se escribirn en papel autorizado por

el Estado y al final de cada instrumento, antes de firmarse,se indicarn los nmeros distintivos de las hojas empleadas,si los tuvieren.

Anteriormente se utilizaba el papel sellado, que actualmentese conoce como Papel Notarial.

La ley 39 de 1981 dispuso en su artculo 3 que el servicionotarial utilizar en sus actuaciones un papel de seguridadcuya caracterstica determinar la Superintendencia deNotariado y Registro, de modo tal que garantice la correctaconservacin de los archivos.


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De la norma transcrita se infiere que a esta Entidad le

corresponde simplemente determinar las caractersticasde seguridad del papel a utilizar en el otorgamiento de lasescrituras pblicas.

La Superintendencia de Notariado y Registro autoriz alColegio de Notarios de Colombia y a la Asociacin deNotarios Interinos para que contrataran la adquisicin, im-presin y distribucin del papel de seguridad sujeto a las

caractersticas de seguridad previamente determinadaspor esta Entidad; papel requerido para el otorgamiento delas escrituras pblicas, cuya distribucin o provisin podaefectuarse por conducto de los Colegios Seccionales o atravs de determinados notarios directamente a las notarasque solicitaran y sufragaran la cantidad de papel a utilizaren sus despahos.

Mediante Resolucin No. 1288 del 21 de abril de 1990, laSuperintendencia instruy respecto a las caractersticas delpapel de seguridad, sealando a los notarios que establecencontroles que permitan determinar las entradas, consumos,hojas anuladas y existencia de papel de seguridad.

2. Cmo se efectuara el cobro de derechos cuando

se trata de escrituras de cuanta determinada y cules

son los documentos que se deben exigir, por ejemplo,para constituir una hipoteca o venta de inmueble, o

una sociedad?

El inciso 3. del artculo 251 del C.P.C. seala: Documentopblico es el otorgado por funcionario pblico en ejerciciode su cargo o con su intervencin. Cuando consiste en unescrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario,es instrumento pblico; cuando es otorgado por un notario oquien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivoprotocolo, se denomina escritura pblica.


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La escritura pblica en trminos del artculo 13 del decreto ley

960 de 1970, es: El instrumento que contiene declaracionesen actos jurdicos, emitidas ante el notario, con los requisitosprevistos en la ley y que se incorpora al protocolo.

La forma externa que debe revestir todo negocio jurdicoformal es la escritura pblica, y su elaboracin requiere deun proceso, que en orden cronolgico el primer paso es elde la rogacin, o requerimiento que deben hacer las partes

al notario o cnsul para obtener de ste la prestacin desus servicios.

Luego procede la recepcin, que consiste en percibir lasdeclaraciones que hacen ante el notario o cnsul los intere-sados; la extensin, que es la versin escrita de lo declarado;el otorgamiento, entendido como el asentimiento expreso queaqullos prestan al instrumento extendido, y la autorizacin,

consistente en la fe que imprime el notario o cnsul a ste,en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, yque las declaraciones han sido realmente emitidas por losinteresados.

Ahora bien, en lo que respecta a la redaccin de las declara-ciones, stas pueden hacerse por el notario o por el cnsul, oser presentadas a stos por las partes, redactadas por ellas

o sus asesores, (artculos 6, 15 Y 17 del decreto ley 960 de1970). En los dos casos, el notario o el cnsul, dentro delcontrol de legalidad que ejercen, deben velar porque stas seacomoden a la finalidad de los comparecientes, a las normaslegales, a la clara expresin idiomtica, pudiendo sugerir lascorrecciones que juzguen necesarias.

La actividad notarial tiene como funcin, la de dar fe pbli-ca notarial siendo un servicio pblico que presta el notariocomo delegatario del Estado a fin de que cumpla esta gestinprivada.


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Tenemos entonces que las escrituras pblicas son docu-

mentos pblicos, de las cuales toda persona tiene derechoa obtener copias autnticas.

Las normas vigentes relacionadas con el otorgamiento de unaescritura pblica, estn consagradas en el decreto ley 960de 1970, su decreto reglamentario 2148 de 1983 y demsdisposiciones, como por ejemplo tener en cuenta los CdigosCivil, Comercial, decretos 902 de 1988, el 999 de 1988, 2668

de 1988, 1712 de 1989 y 1729 de 1989, entre otros.

En el otorgamiento de escrituras pblicas, es necesario queel cnsul, quien ejerce funciones de notario en el exterior,observe lo dispuesto en el Ttulo II, Captulo I, artculos 12al 41 del decreto ley 960 de 1970.

El artculo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: El notario

no autorizar el instrumento cuando llegue a la conclusin deque el acto que contiene sera nulo por incapacidad absolutade alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamenteprohibido en la ley.

De los dems vicios que afecten el acto objeto del contratoadvertir a los comparecientes y si stos insistieren, lo auto-rizar, dejando constancia de ello en el instrumento.

A su turno, el artculo 2. Ibidem, seala que el notario ejer-cer sus funciones a solicitud de los interesados, quienestienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipuladopara el reparto.

De otra parte, el artculo 37 del decreto ley 960 de 1970 es-tablece: Extendida la escritura ser leida en su totalidad porel notario, o por los otorgantes, o por la persona designadapor stos, quienes podrn aclarar, modificar o corregir lo queles pareciere y al estar conformes, expresarn su asentimien-to. De lo ocurrido se dejar testimonio escrito en el propio


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instrumento y la firma de los otorgantes demuestra suaprobacin. (subrayo)

y el artculo 40 Ibidem, seala: El notario autorizar elinstrumento una vez cumplidos todos los requisitos forma-les del caso, y presentados los comprobantes pertinentes,suscribindolo con firma autgrafa en ltimo lugar.

Los nicos casos en que el notario se debe abstener de

autorizar el instrumento son los sealados por los artculos10 y 143 del decreto 2148 de 1983.

La identificacin de los comparecientes, se har con losdocumentos legales pertinentes, dejando testimonios decules son estos.

En la escritura se consignarn el nombre, apellidos, estado

civil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso derepresentacin se expresar, adems su carcter y losdatos de las personas naturales representadas como sicomparecieran directamente, o de las personas jurdicas talcomo corresponde segn la ley o los estatutos, indicandosu domicilio y naturaleza.

Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobre

l, deber indicar la situacin jurdica del bien respecto de lasociedad conyugal, caso de ser o haber sido casado.

Los inmuebles que sean objeto de enajenacin, gravamen olimitacin se identificarn por su cdula o registro catastralsi lo tuvieren; por su nomenclatura, por el paraje o localidaddonde estn ubicados y por sus linderos. Siempre que se ex-prese la cabida se emplear el sistema numrico decimal.

El precio o la estimacin del valor de los bienes o derechosobjeto de las declaraciones se expresarn en moneda co-lombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a mone-


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das extranjeras, se establecer su equivalencia en moneda

nacional segn las normas vigentes sobre el particular.

Respecto al cobro de los derechos notariales de las escri-turas pblicas, se encuentra en estudio por parte de estaEntidad con el Ministerio de Relaciones Exteriores, toda vezque dicho Ministerio asign unas tarifas fijas por concepto.

3. Existen notaras que desatienden las solicitudes de

registro, por ejemplo de reconocimiento de hijos a travsde escrituras pblicas otorgadas en el exterior, porque

la madre no ha expresado su consentimiento personal-

mente ante la notara o a travs de la misma escritura.

En cuanto al reconocimiento de hijo extramatrimonial, elartculo 10 de la Ley 75 de 1968, expresa: El reconocimientoes irrevocable y puede hacerse:

1) En el acta de nacimiento firmndola por quienreconoce;2) Por escritura pblica;3) Por testamento;4) Por manifestacin expresa y directa hecha anteun juez...

Ntese de la norma anteriormente transcrita, que en ningunode sus apartes expresa que para efectuar el reconocimientode hijo extra matrimonial se necesite de la presencia de lamadre o del hijo.

El procedimiento a seguir es efectuar el reconocimiento poruno de los medios sealados en el artculo 1. de la ley 75de 1968, y una vez reconocida la persona, el notario debedar aplicacin a lo preceptuado por el artculo 60 del decretoley 1260 de 1970, es decir, una vez efectuado el trmite delegalizacin de la escritura pblica y recibida sta, el funcio-nario encargado de llevar el registro civil procede a sustituir


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el folio con anotaciones de recproca referencia y adems,

debe hacer la notificacin de que trata el artculo 4. de laley en mencin, el cual dispone: El reconocimiento no creaderechos a favor de quien lo hace sino una vez que ha sidonotificado y aceptado de la manera indicada en el ttulo 11del Libro 1. del Cdigo Civil, para la legitimacin.

Y el artculo 240 del Cdigo Civil, expresa: Cuando la le-gitimacin no se produce Ipso Jure, el instrumento pblico

de legitimacin deber notificarse a la persona que se tratede legitimar....

Artculo 243 ibdem, seala: La persona que acepte orepudie, deber declararlo por instrumento pblico dentrode los noventa das subsiguientes a la notificacin. Trans-currido este plazo, se entender que acepta, a menos deprobarse que estuvo imposibilitada de hacer la declaracin

en tiempo hbil.

As las cosas, el notario o el funcionario encargado de llevarel registro civil, debe permitir que se efecte el reconoci-miento, haciendo la correspondiente notificacin a la madredel menor o al interesado, segn el caso.

En el evento de que el notario se abstenga de aceptar la

escritura pblica contentiva de reconocimiento de hijo extramatrimonial, puede formular la correspondiente queja anteel Director de Vigilancia de esta Entidad, para los fines aque haya lugar.

4. En otros casos no se registran escrituras que contie-

nen cambios de nombre, porque el interesado no hace

el trmite personalmente ante la notara, por lo que no

vale la solicitud que hace el Ministerio una vez realizado

el procedimiento de legalizacin.

Ante todo es necesario aclarar, que para el otorgamien-to de la escritura pblica de cambio de nombre, el cn-


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sul debe velar porque se cumplan todos los requisitos

generales exigidos para cualquier escritura, como son:utilizar el papel notarial, numerarla, fecharla, consignarel nombre del cnsul y lugar de la autorizacin, iden-tificacin de los comparecientes, y lo contemplado enel artculo 3. del decreto 999 de 1988.

El artculo 3 del decreto ley 1260 de 1970, expresa:Toda persona tiene derecho a su individual idad, y por

consiguiente, al nombre que por ley le corresponde.El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y

en su caso, el seudnimo... (subrayado fuera deltexto)

El artculo 3o. del decreto 999 de 1988, dispone: Slo po-drn solicitar la rectificacin o correccin de un registroo suscribir la respectiva escritura pblica, las personas

a las cuales se refiere ste, por s o por medio de susrepresentantes legales o sus herederos.

El artculo 6 del decreto 999 de 1988, seala. El ar-tculo 94 del decreto ley 1260 de 1970, quedar as:El propio inscrito podr disponer, por una sola vez,mediante escritura pblica, la modificacin del registro,para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre

todo con el fin de fijar su identidad personalEl artculo 2. del decreto 1555, expresa: Los represen-tantes legales de los menores de edad o de los hijosadoptivos, podrn cambiar el nombre de stos antenotario, con sujecin al procedimiento indicado en elartculo 6. del decreto ley 999 de 1988, y sin perjuiciode que cuando lleguen a la mayora de edad, los ins-critos pueden por otra vez, modificar su nombre.

Al igual que en la inquietud nmero 3, si el notario seabstiene de aceptar la escritura pblica contentiva de


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cambio de nombre, puede formular la correspondiente

queja ante el Director de Vigilancia de esta Entidad, paralos fines a que haya lugar.

5. Las tarifas diferenciales de las escrituras de cam-

bio de nombre en Colombia y en el exterior, hacen

que las personas otorguen un poder especial, ante el

consulado, para que un apoderado realice el trmite

de suscribir la escritura en una notara en Colombia,

razn por la cual es necesario saber cmo deben ser

otorgados estos poderes para que no sean rechazados

por las notaras en Colombia.

Los poderes conferidos para la gestin de negocios,se rigen por las normas establecidas en el Cdigo Civilacerca del mandato; es as como el artculo 2142 del

C.C. contempla el contrato en s mismo y el artculo 2156Ibdem consagra dos clases de mandato, el general si seda para todos los negocios del mandante, y el especialsi comprende uno o ms negocios especialmente deter-minados.

El artculo 2149 del CC describe los medios idneos parael otorgamiento del poder as: El encargo que es objeto

del mandato puede hacerse por escritura pblica o pri-vada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modointeligible y an por la aquiescencia tcita de una personaa la gestin de sus negocios por otra.

La norma prev dos modalidades para el otorgamientodel poder: una por escrito, a veces solemne (escriturapblica), y otra verbal.

Caso diferente es en tratndose de poderes para actuaren procesos, cuando son generales o especiales para va-


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rios procesos, porque en estos casos necesitan haberse

otorgado por escritura pblica. Art. 65 del C. de P. C.

Los poderes otorgados en el exterior, se rigen por la leycolombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no asen su aspecto formal. Su procedimiento se encuentraestablecido en los artculos 65 y 259 del C. de P. C. enconcordancia con el artculo 480 del C. de Co.

Ahora bien, cuando el respectivo poder se otorgue pordocumento privado, pero no ante funcionario de otropas, sino ante cnsul colombiano, es importante queen relacin con dicho documento proceda el funcionarioconsular a dejar la constancia expresa de haber sidopresentado personalmente por quien lo suscribe o exigirla diligencia de reconocimiento de contenido y firma.

Estos requisitos estn expresamente previstos en elartculo 14 del decreto 2148 de 1983. Pero adems sedebe velar porque se cumplan los requisitos exigidosen el artculo 15 del mismo decreto, sustituido por elartculo 1.. del Decreto 231 1985 que expresa: Quienotorgue poder especial para enajenar, gravar o limitarun bien inmueble, lo identificar con el nmero de lamatrcula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar

de ubicacin.Respecto a su consulta, el poder otorgado para efectuarescritura pblica de cambio de nombre, deber ser dadopor los representantes legales, si el inscrito es menorde edad, o por el propio inscrito cuando es mayor deedad. En ste deber consignarse el nombre de la ofi-cina donde se encuentra el registro civil de nacimiento,si es posible el nmero de folio o indicativo serial, elnombre del inscrito, y el nombre con el cual se va a fijarla identidad.


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6. Al momento de hacer un registro de matrimonio

en el Consulado, es posible hacer en este registro ladiligencia de legitimacin de los hijos nacidos antes de

ese matrimonio, as el nacimiento de stos no haya sido

registrado en Colombia?

El artculo 236 del C.C., dispone: Son tambin hijos legti-mos los concebidos fuera del matrimonio y legitimados porel que posteriormente contraen sus padres, segn las reglas

y bajo las condiciones que van a expresarse.

El artculo 237, ibdem, seala: El matrimonio posteriorlegitima ipso jure a los hijos concebidos antes y nacidosen l...

Artculo 238, El matrimonio de los padres legitima tambinipso jure a los que uno y otro hayan reconocido como hijos

naturales de ambos, con los requisitos legales.

El artculo 239 de la misma normatividad, expresa: Fuerade los casos de los dos artculos anteriores, el matrimonioposterior no produce ipso jure la legitimidad de los hijos. Paraque ella se produzca es necesario que los padres designenen el acta del matrimonio o en escritura pblica, los hijos aquienes confieren este beneficio, ya estn vivos o muertos

(negrilla fuera de texto)De la norma anterior se desprende que, al momento deefectuar la inscripcin del matrimonio en el registro civil, en lacasilla correspondiente los padres pueden decir los nombresde los hijos que legitiman. Si el nacimiento de stos, no hasido inscrito, los pueden identificar con el nombre correctoy fecha de nacimiento. La nota de legitimacin debe sersuscrita por ambos padres.

Si no se efectu la legitimacin en el registro civil de ma-trimonio, podrn legitimar al hijo otorgando una escritura


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pblica, la cual deber efectuarse conjuntamente por ambos

padres.

7. Si una pareja hace capitulaciones matrimoniales

ante un notario local y no ante el consulado, y luego del

matrimonio pretende registrar ese contrato en el consu-

lado, es factible aceptar ese registro, o necesariamente

las capitulaciones se deben otorgar ante un consulado

colombiano?

Las capitulaciones matrimoniales son un contrato median-te el cual la pareja que se dispone a contraer matrimoniopacta el rgimen econmico que los va a regir durante elmatrimonio.

Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuer-dos que celebran los futuros esposos antes de contraer

matrimonio, relativas a los bienes que aportan a l, y alas donaciones y concesiones que se quieran hacer eluno al otro. artculo 1771 del Cdigo Civil Colombiano.

Las capitulaciones son irrevocables desde el da de la ce-lebracin del matrimonio, y una vez celebrado no podrnalterarse, ni siquiera con el consentimiento de las personasque intervinieron en su otorgamiento.

El notario o el cnsul ante quien se extiende la escritura con-tentiva de capitulaciones, har saber a los comparecientesque deben establecer y describir los bienes que aportan almatrimonio, con expresin de su valor y una razn circuns-tancial de las deudas de cada uno, de conformidad con lodispuesto por el artculo 1780 del C. C.

Segn lo dispuesto por el artculo 1780 del C. C. Las ca-pitulaciones matrimoniales designarn los bienes que losesposos aportan al matrimonio, con expresin de su valory una razn circunstanciada de las deudas de cada uno...;


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con sta no se da transferencia de bienes, y por lo tanto

no hay lugar a inscripcin en la Oficina de Registro deInstrumentos Pblicos a que corresponda cada inmue-ble, ni a exigir paz y salvo alguno, pero s son objetode registro en el Libro de Varios, de conformidad con lodispuesto en el artculo 1. del decreto 2158 de 1970.

El artculo 180 del C.C. expresa: Por el hecho delmatrimonio se contrae sociedad de bienes entre los

cnyuges, segn las reglas del ttulo 22, libro IV, delCdigo Civil.

Los que se hayan casado en pas extranjero y se do-miciliaren en Colombia, se presumirn separados debienes, a menos que de conformidad a las leyes bajocuyo imperio se casaron se hallen sometidos a un rgi-men patrimonial diferente.

El artculo 259 del C. de P.C., establece: Los documen-tos pblicos otorgados en pas extranjero por funcionariode ste o con su intervencin, debern presentarsedebidamente autenticados por el cnsul o agente diplo-mtico de la Repblica, y en su defecto por el de unanacin amiga, lo cual hace presumir que se otorgaronconforme a la ley del respectivo pas...

Como el objeto primordial de las capitulaciones matrimo-niales est encaminado a

cartilla-notarios 2

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