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Aeris Holding Costa Rica S.A. Manual de políticas para actividades en el AIJS
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AIJ
S
CCOONNTTAACCTTOOSS
CCoonnttaaccttoo TTeellééffoonnoo FFaaxx
Oficina Comercial 2437-2400/2437-2580 2437-2424
Oficina de Operaciones 2440-8257/2442-7131 2442-7646
Oficina de Calidad 2437-2484 2437-2424
Oficina de Identificaciones 2431-2251 2437-2491
Si tiene alguna duda o sugerencia puede escribirnos a la dirección electrónica:
TTAABBLLAA DDEE CCOONNTTEENNIIDDOOSS
CCOOLLOOCCAACCIIOONN DDEE BBAANNNNEERRSS ........................................................................................................................................................................ 44
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MMUUEESSTTRRAASS,, DDEEGGUUSSTTAACCIIOONNEESS YY EEXXHHIIBBIICCIIOONNEESS .......................................................................................................... 77
VVEESSTTIIMMEENNTTAA PPAARRAA PPEERRSSOONNAALL DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS EESSPPEECCIIAALLEESS ............................................................ 99
IINNGGRREESSOO YY SSAALLIIDDAA DDEE AACCTTIIVVOOSS,, PPRROODDUUCCTTOOSS YY OOTTRROOSS AARRTTÍÍCCUULLOOSS .................................. 1122
TTRRAABBAAJJOOSS DDEE CCOONNSSTTRRUUCCCCIIÓÓNN,, RREEMMOODDEELLAACCIIÓÓNN YY RREEPPAARRAACCIIOONNEESS .................................... 1144
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Código: MA-645
MANUAL DE POLÍTICAS PARA ACTIVIDADES EN EL AIJS
Versión: 25
Página: 4 de 15
Aprobado por: Dirección Comercial
Elaborado por: Jefe Comercial
Fecha de aprobación: 18-11-2015
Rige a partir de: 18-11-2015
POLITICA No.1
CCOOLLOOCCAACCIIOONN DDEE BBAANNNNEERRSS
1. JUSTIFICACIÓN
Las empresas e instituciones que realizan frecuentemente congresos, reuniones y
actividades de índole internacional con regularidad solicitan a Aeris permisos para la
colocación de banners con mensajes de bienvenida, en distintas áreas del aeropuerto.
Asimismo, las empresas que operan dentro de la terminal han incluido en sus planes de
mercadeo la exhibición de banners temporales con fines comerciales que incluyen
temas de promociones, nuevos productos y actividades especiales.
Dada la importancia de mantener el orden y proteger las estructuras del AIJS, ha
surgido la necesidad de velar en forma más estricta por la información que se coloca en
las áreas de tránsito de pasajeros, a fin de no interferir con la seguridad, las
operaciones normales y la apariencia del aeropuerto. Por otro lado, dado que AERIS
tiene un contrato para la explotación de la publicidad, existe la obligación de velar
porque los términos del contrato se respeten en todo momento y así evitar conflictos
relacionados con esta actividad.
Para este fin AERIS controlará por medio del Departamento Comercial (en adelante
“Comercial”), la colocación de este tipo de rótulos, según se describe a continuación.
2. CONTENIDO
Aerolíneas:
Aeris determinará la cantidad de banners que pueden estar instalados en un mismo
momento. En caso de que se instalen banners no autorizados, el Departamento de
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Operaciones será el responsable de retirarlos y de comunicar a las aerolíneas las
directrices relacionadas con esta política.
Subcontratistas Comerciales:
El Departamento Comercial atenderá las solicitudes para la colocación de banners de los
subcontratistas comerciales.
Empresas/Instituciones Externas:
El trámite deberán realizarlo por medio de su persona contacto con Aeris, el cual
deberá coordinar el ingreso y retiro del mismo. El funcionario de Aeris que funcione
como contacto o intermediario deberá informar a Operaciones y Comercial de la
solicitud y conseguir las aprobaciones de ambos departamentos.
3. CRITERIOS PARA APROBACIÓN
Los encargados de aprobar las solicitudes tomarán en cuenta:
la relevancia del evento o propósito de la actividad a comunicar.
la cantidad de solicitudes que se encuentren activas o en lista de espera.
las medidas no podrán exceder 1 metro de ancho x 2 metros de alto y deberán
contar con una estructura de soporte independiente, ya que no se permitirá
adherir materiales a las superficies del edificio. Esta estructura debe de estar
diseñada de tal forma que no permita que el banner se caiga.
Las solicitudes podrán enviarse por correo electrónico y deberán incluir un arte del
banner e información sobre el periodo y la ubicación del mismo. Las mismas serán
analizadas por el Director Comercial y el Director de Operaciones y se les responderá
por la misma vía.
Aeris se reserva el derecho de rechazar una solicitud en caso de no ajustarse a la
política.
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POLITICA No.2
EENNCCUUEESSTTAASS YY EESSTTUUDDIIOOSS
1. CONTENIDO
Todo trabajo de investigación incluyendo aplicación de encuestas, investigación de
mercado por cualquier método, entrega de información y otro similar, que involucre el
contacto con pasajeros, deberá pasar por un proceso de análisis y aprobación por parte
del Departamento de Calidad de Aeris Holding Costa Rica S.A.
Todas las solicitudes deberán dirigirse al Jefe de Calidad con copia al Director del
Departamento Comercial.
Para mayor información consultar el procedimiento establecido por el Departamento de
Calidad.
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POLITICA No.3
MMUUEESSTTRRAASS,, DDEEGGUUSSTTAACCIIOONNEESS YY EEXXHHIIBBIICCIIOONNEESS
1. JUSTIFICACIÓN
Como parte de las actividades de mercadeo y promoción de cada uno de los
subcontratistas comerciales que operan en el AIJS, periódicamente se realizan
degustaciones, exhibiciones y entrega de muestras de productos a los pasajeros.
Con el fin de que los subcontratistas comerciales puedan cumplir con los objetivos
propuestos y que los pasajeros disfruten y aprovechen su paso por el aeropuerto, el
Departamento Comercial coordinará conjuntamente con los encargados que designe
cada empresa la planeación y autorización de todos los detalles de este tipo de
actividades.
2. CONTENIDO
Las degustaciones y entrega de muestras de productos se podrán realizar de forma
permanente o por un periodo corto, pero en cualquiera de los casos deberán enviar para
aprobación de Aeris la propuesta completa especificando el periodo de inicio y fin, el
tipo de productos y el material de apoyo (banners y decoración).
Las degustaciones y entrega de muestras podrán realizarse dentro o fuera de las
instalaciones de cada tienda, dependiendo de la estrategia comercial definida y en el
caso de alimentos y bebidas solamente podrán entregarse en cada puesto, por lo que se
prohíbe la distribución de productos en cualquier otra área del aeropuerto, no
autorizada previamente.
Todas las degustaciones de bebidas calientes o frías y de otros productos con esta
consistencia se servirán en vasos de 2 onzas o menos solamente, y las muestras de
productos sólidos no podrán superar los 3 cm2.
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Para los productos como perfumes, cosméticos y cualquier otro se autorizan la entrega
de muestras en los tamaños y empaques establecidos por la casa productora.
Las exhibiciones de pintura en carretas típicas, pintura en madera o vidrio, sesiones de
maquillaje y cualquier actividad similar también deberán ser comunicadas a Aeris
previamente.
Todo el material de apoyo para promocionar estas actividades tales como banners
(Aplica la Política No. 1) y decoración de puestos o locales deberá ser autorizada
previamente por Aeris.
3. RESPONSABLES
La autorización de las degustaciones, exhibiciones y entrega de muestras de productos
estará a cargo de las gerencias comerciales o de la Dirección Comercial.
Las solicitudes deberán enviarse a la dirección [email protected] , y se les responderá
por esta misma vía.
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POLITICA No.4
VVEESSTTIIMMEENNTTAA PPAARRAA PPEERRSSOONNAALL DDEE AACCTTIIVVIIDDAADDEESS EESSPPEECCIIAALLEESS
1. JUSTIFICACIÓN
La excelencia en el contacto con los pasajeros y sobre todo la imagen que como
costarricenses deseamos plasmar en los recuerdos de quienes visitan nuestro país, se ha
convertido en un objetivo primordial para Aeris como operador del AIJS.
Con ese fin, se han establecido una serie de estándares que aplican para quienes tienen
contacto con los pasajeros por medio de las siguientes actividades:
Encuestadores. Personal subcontratado para realizar encuestas, estudios de
mercado, u otro similar.
Promotores/Impulsadores. Personal facilitado por las empresas proveedoras de
los subcontratistas comerciales para dar a conocer nuevos servicios y productos,
por medio de actividades tales como degustaciones, entrega de muestras y
promociones.
Edecanes. Personal subcontratado para la asistencia y logística durante eventos
especiales.
2. CONTENIDO
La vestimenta y aspecto físico, tanto de hombres como mujeres deberá ser impecable
mientras labore en la Terminal de pasajeros.
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Vestimenta:
En el caso del personal que no utiliza uniforme, deberá sujetarse a las siguientes
disposiciones:
Se permitirá el uso de prendas de mezclilla, siempre y cuando el color sea
uniforme (no desteñido) y que se encuentren en perfecto estado (sin
mechas o huecos).
El uso de zapatos deportivos (tenis) y sandalias no está permitido.
Para camisas estilo informal, se permitirá solamente el uso de las
camisetas tipo polo en colores lisos.
El uso de escotes pronunciados no está permitido, así como tampoco las
prendas transparentes, ajustadas o de tirantes.
El largo de las enaguas no podrá exceder los 5 centímetros por encima de
la rodilla.
Los pantalones deberán sujetarse a la cintura y las faldas deben usarse
por dentro.
Debe evitarse el uso excesivo de bisutería.
Queda totalmente prohibido el uso de piercings o la exposición de
tatuajes.
Aspecto físico
Evitar el uso excesivo de maquillaje.
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El largo de las uñas debe ser moderado, igual que el tono del esmalte.
Los hombres deben presentarse afeitados y usar el cabello corto.
Tanto hombres como mujeres deben prestar especial cuidado en el
arreglo del cabello.
Esta política se aplica para todos los días de la semana sin excepción.
Nota: En lo referente a la actitud y comportamiento de los empleados, se
aplicarán los estándares establecidos en el MA-633 Manual de Estándares para
Servicios Comerciales en el AIJS.
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POLITICA No.5
IINNGGRREESSOO YY SSAALLIIDDAA DDEE AACCTTIIVVOOSS,, PPRROODDUUCCTTOOSS YY OOTTRROOSS AARRTTÍÍCCUULLOOSS
1. JUSTIFICACIÓN
Debido a la necesidad de ingresar y retirar artículos a las instalaciones del AIJS para
diferentes propósitos y cumplir con el debido proceso de revisión en los puestos de
seguridad, se establecen los siguientes lineamientos.
2. CONTENIDO
Los subcontratistas comerciales, clientes, operadores, proveedores, constructores o
personal de Aeris que requieran hacer ingreso de productos, herramientas, materiales,
insumos, equipos, etc.; deberá completar y presentar el formulario que para tal fin
estime conveniente a cada departamento de Aeris, el cual deberá ser firmado por las
personas autorizadas por cada director de área para tal fin. Este registro de firmas
deberá ser notificado por la Dirección de Operaciones a la Policía Aeroportuaria.
Este procedimiento aplica para los trámites a realizar de lunes a viernes de las 08:00 a
17:00 hrs. Para los fines de semana o las horas no hábiles y situaciones de emergencia
los subcontratistas deberán comunicarse al Departamento de Operaciones en rampa
(Oficial de Comunicaciones en turno) para realizar el trámite.
3. FORMULARIO
El formulario a utilizar se denominará Permiso de Ingreso o Retiro de Artículos y debe
contener como mínimo información que sirva para:
1. El Permiso de Ingreso o Salida de artículos, relativos a las operaciones de los
subcontratistas comerciales, para herramientas y materiales de procesos de
construcción o remodelación y para actividades propias de Aeris
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2. En el caso de de ingreso de herramientas y equipos se deberá indicar el
número de permiso de trabajo aprobado por Operaciones, estando vigilantes
que se autorizará herramientas que sean acorde a los proyectos.
3. En la sección de Observaciones se colocarán las anotaciones que se consideren
relevantes comunicar o referenciar este permiso de ingreso o retiro.
4. El permiso de Ingreso o Salida deberá ser completado por el interesado y
enviarlo al Departamento Comercial o responsable para la aprobación
respectiva.
5. En el rubro de Descripción y Características se deberá detallar el artículo o
herramientas e indicar el número de activo si lo tiene.
Notas: Este formulario no aplica para ingreso de mercadería ya que se deberá respetar
los horarios y directrices establecidos por el Departamento de Operaciones para esta
actividad y los controles de seguridad que se requieren. No obstante, si el
Subcontratista Comercial requiere ingresar de emergencia alguna mercadería hará la
solicitud al Departamento Comercial.
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POLITICA No.6
TTRRAABBAAJJOOSS DDEE CCOONNSSTTRRUUCCCCIIÓÓNN,, RREEMMOODDEELLAACCIIÓÓNN YY RREEPPAARRAACCIIOONNEESS
1. JUSTIFICACIÓN
Todos los subcontratistas comerciales que requieran realizar algún trabajo en la
infraestructura del AIJS, construcción de nuevos locales, ampliaciones o remodelaciones
en los espacios asignados, reparaciones de equipo o mobiliario, deberán seguir lo
descrito a continuación.
2. CONTENIDO
Para poder realizar cualquier trabajo de los descritos anteriormente deberá existir
previamente tramitado ante el Departamento Comercial una Solicitud de Permiso de
Trabajo. El solicitante deberá llenar el formulario F-133 Solicitud de permiso de
trabajo y enviarlo al Departamento Comercial, como mínimo con 48 horas de
anticipación al inicio de los trabajos.
Simultáneamente el solicitante deberá enviar la solicitud de los permisos de ingreso del
personal al Departamento de Identificaciones, haciendo referencia al permiso de
trabajo aprobado.
El Departamento Comercial tramitará internamente la Solicitud de Permiso de Trabajo y
una vez que haya sido aprobada y publicada en la red de Aeris, la empresa solicitante
podrá retirar los permisos de ingreso del personal y realizar el ingreso de materiales y
equipo para iniciar los trabajos.
La empresa solicitante deberá tener siempre una copia del permiso aprobado para
mostrarlo al personal de Aeris que lo solicite y deberá acatar las medidas de seguridad
establecidas por Aeris. En caso de requerir una renovación deberá solicitarla con 48
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horas de anticipación al Departamento Comercial, previo a la fecha de vencimiento
autorizada en el permiso.
Nota: En caso de que la reparación sea mínima o de emergencia, se tramitará una
Solicitud de Permiso de Trabajo extraordinaria.
