BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEISCC03Organização, Sistemas e Métodos

Profa. Rachel de Camargo

AULA 2SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Introdução aos sistemas administrativos: Produtividade; Divisão do trabalho; Principais formas de organização do trabalho; Sistemas e seus aspectos.

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RECORDANDO ...

ORGANIZAÇÃO: Conjunto de pessoas, movidas por um objetivo

comum ou compartilhado, que estabelecem entre si relacionamentos de autoridade e responsabilidade.

Toda ORGANIZAÇÃO, independente de seu objetivo, mobiliza recursos: Humanos Financeiros Materiais Tecnológicos

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ORGANIZAÇÃO

PESSOAS

DINHEIRO

MATERIAL

TECNOLOGIA

RECORDANDO ...

ADMINISTRAÇÃO pode ser entendida como o trabalho de integrar e gerir recursos materiais, humanos, financeiros e tecnológicos em prol do objetivo organizacional.

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A medida de desempenho

de uma organizaçãoestá relacionada à sua

ADMINISTRAÇÃO.

PRODUTIVIDADE

Identificar o nível de produtividade de uma organização envolve entender algumas medidas de desempenho: EFICIÊNCIA – é eficiente a organização que integra e

gerencia suas atividades da maneira tecnicamente correta.

EFICÁCIA – é eficaz a organização que atinge seus objetivos no menor prazo possível.

EFETIVIDADE – é efetiva a organização que reúne as características de eficiência e eficácia em sua gestão.

ECONOMICIDADE – a economicidade, mais relacionada às organizações empresariais, é um critério que reúne a efetividade ao alcance da efetividade utilizado de forma racional os recursos disponíveis.

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PRODUTIVIDADE

Em busca da Economicidade as organizações vêm cada vez mais adotando práticas de Responsabilidade Social / Sustentabilidade ...

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VIVENCIANDO ... O QUE PODEMOS DIZER A RESPEITO DA

PRODUTIVIDADE DESSAS ORGANIZAÇÕES?

A turma deverá se dividir em 2 grupos. O grupo 1 estudará o Caso TAEQ Pão de Açúcar; O grupo 2 estudará o Caso Garantia de Origem Carrefour.

Ao final de 20 minutos cada grupo deverá apresentar à turma : Uma síntese sobre o caso; Os objetivos declarados X reais que motivaram a

organização no sentido de adotar a sustentabilidade / responsabilidade social;

Qual o impacto esperado das ações adotadas por essas empresas sobre a produtividade?

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FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO Segundo Henry Fayol, um dos precursores da

Administração Científica, cabe ao Administrador executar as seguintes funções:

Planejamento: significa definir as metas de uma organização, estabelecer uma estratégia geral para alcançá-las e desenvolver planos abrangentes para integrar e coordenar atividades.

Organização: abrange a determinação das tarefas que serão realizadas, quem irá executá-las, como agrupá-las, quem se reportará a quem e quem tomará as decisões.

Liderança: significa motivar e orientar os empregados, e comunicar-se e solucionar conflitos.

Controle: abrange monitorar desempenho, comparar os resultados com as metas e fazer correções. 8

Aqu

i se

conc

entr

a o

trab

alho

de

O&M

DIVISÃO DO TRABALHO

“Departamentalização é uma forma

sistematizada de agrupar atividades em frações organizacionais definidas seguindo um determinado critério,

visando à melhor adequação da

estrutura organizacional e sua dinâmica de ação”.

ARAUJO, 20069

PRESIDÊNCIA

FINANÇASPRODUÇÃO

RH

VENDAS

DEPARTAMENTALIZAÇÃO Existem várias formas de dividir o trabalho em uma organização. A

escolha do formato ideal é diretamente dependente do mercado em que se atua, da contingência vivida pelo negócio, da tecnologia empregada etc.

Algumas opções são:

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TIPO CARACTERÍSTICAS

Por área geográfica

Ideal para negócios de abrangência ampla, em que se torna imprescindível conhecer as peculiaridades de cada região. Embora prime pela descentralização das decisões, pode correr o risco de enfraquecer a cultura organizacional e estabelecer níveis distintos de serviço em cada uma das unidades.

Por clientes Faz sentido quando se atingem clientes diferenciados com produtos e serviços distintos. É uma tendência, por exemplo, em bancos e lojas de departamentos.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

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TIPO CARACTERÍSTICAS

Por produto / serviço

Em geral é escolhida por organizações que atuam em segmentos bem distintos, em que as dinâmicas de negócio para cada produto / serviço não se assemelham.

Por função Adotada pela maioria das organizações em nível mundial, prima pela divisão do trabalho por especialidade. É o mais antigo tipo de divisão do trabalho.

Por processo Tendência atual de departamentalização, consiste em dividir a execução do trabalho em partes menores, garantindo uma integração entre especialidades e tornando o negócio mais ágil.

VISÃO FUNCIONAL XVISÃO PROCESSUAL

A visão funcional (ou tradicional) do negócio prima por aproveitar ao máximo a especialização do trabalho. Garante ainda a padronização de atividades e processos, descentralizando tarefas e centralizando as decisões.

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Organização

Necessidades doCliente

Satisfaçãodo

Cliente

DepartamentoA

DepartamentoB

DepartamentoC

VISÃO FUNCIONAL XVISÃO PROCESSUAL

A visão processual do negócio garante maior agilidade às tomadas de decisão, uma vez que entende o ciclo produtivo como um sistema, concentrando-se na agregação de valor verificada em cada uma das etapas do processo produtivo.

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Organização

Departamentos

A B C D

Processos

1

2

ENTRADAS SAÍDAS

Fluxo de Agregação de Valor

VIVENCIANDO ... Apresentamos a seguir a estrutura organizacional da

EMBRAPA. Em seguida, assista ao vídeo institucional divulgado por ela e responda: Que tipo de departamentalização essa estrutura representa?

A EMBRAPA utilizou, em sua opinião, a melhor forma de departamentalização, levando em consideração seu tipo de atividade?

Você teria alguma sugestão, em termos de estrutura organizacional, para melhorar a capacidade de resposta ao mercado por parte da EMBRAPA? Exemplifique.

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EMBRAPA: ESTRUTURA

15

EMBRAPA: INSTITUCIONAL

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DESENHANDO A ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Uma vez escolhido o tipo de departamentalização mais adequado ao negócio, é preciso representar a estrutura organizacional.

Existem diversas formas de representação gráfica. A estrutura organizacional nos diz muito sobre a cultura da empresa, sobre o modo como as decisões são tomadas e até mesmo sobre que valores e crenças norteiam aquele negócio em especial.

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EFICIÊNCIA OU FLEXIBILIDADE?

Muito embora existam diversas formas de representar uma estrutura organizacional, nos concentraremos em estudar as mais populares:

18MECANICISTA

ORGÂNICA

MECANICISTA X ORGÂNICA

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MECANICISTA ORGÂNICA

•Rígida e estritamente controlada, a estrutura Mecanicista valoriza a especialização do trabalho e a visão funcional do negócio.•As decisões são

centralizadas e a hierarquia supervalorizada.•Dificulta a interação entre

os diversos departamentos, tornando a comunicação difícil e burocratizada.•É a opção encontrada por

empresas que desejam padronização, e onde a criatividade não é considerada importante.

•Fluida e flexível, a estrutura orgânica não valoriza a hierarquia, prevendo interação constante entre as diversas áreas funcionais.•Prevê decisões

compartilhadas, times heterogêneos e estimula a comunicação e a criatividade no negócio.•É a opção encontrada por

empresas de pequeno porte que desejam estabelecer seu diferencial através da inovação, ou da resposta rápida às constantes mudanças de mercado.

ESTRUTURA MATRICIAL

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ESTRUTURA MATRICIAL

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MATRICIAL

•A fim de suprir as necessidades de um mundo globalizado, onde projetos são constantes e os processos precisam funcionar de forma a não representar “surpresas” para a organização, a estrutura matricial alinha elementos mecanicistas e orgânicos, sendo assim a estrutura mais representativa de um olhar processual sobre o negócio.•É adotada por empresas de consultoria, serviços e projetos, e

apresenta-se como tendência para organizações de grande porte que necessitam flexibilizar suas ações e responder mais rapidamente às demandas de mercado.

PROJETOSX

PROCESSOS

TEORIA DOS SISTEMAS

“Um sistema pode ser entendido como um conjunto de partes, interagentes e interdependentes que,

conjuntamente, forma um todo unitário executando determinada função.”

Rebouças, Sistemas de Informação Gerencial

Função básica de um sistema:

Converter seus insumos (materiais, energia, trabalho, informações retiradas de seu ambiente) em produtos (bens, serviços, informações) de natureza qualitativa diferente de seus insumos.

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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DE UM SISTEMA

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Entrada

Feedback

SaídaProcesso

ONDE ...

Objetivo – O propósito geral da existência do sistema; sua razão de ser; sua missão.

Entrada – A energia e insumos transformados pelo sistema.

Processos – atividades ordenadas, executadas a partir de um conjunto de entradas (inputs) e que resultarão em saídas (outputs) de maior valor agregado.

Saída – O produto ou serviço resultante do processo de transformação do sistema.

Feedback – Informações sistemáticas sobre algum aspecto do sistema, que possam ser utilizadas para avaliar e monitorá-lo, de modo a melhorar seu desempenho.

Controle – As atividades e processos usados para avaliar as entradas, processamentos e saídas, de modo a permitir as ações corretivas.

Ambiente – Conjunto de características e situações que influenciam e são influenciadas pelo comportamento do sistema.

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Mapear, modelar, analisar e melhorar

processos é o trabalho do Analista de O&M

CARACTERÍSTICAS DOS SISTEMAS

Sinergia - as partes de um sistema podem interagir para gerar algo maior, o que as partes não conseguiriam fazer ou atingir se trabalhando isoladamente.

Homeostase - busca do equilíbrio; se alguma parte vai mal, outras que estão melhor podem manter o equilíbrio.

Entropia - tendência dos sistemas de perderem sua energia, sua vitalidade e dissolver-se no caos, ao longo do tempo.

Entropia negativa - tendência do sistema de desenvolver ordem e energia ao longo do tempo; de manter-se em funcionamento.

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CLASSIFICANDO OS SISTEMAS

Quanto ao ambiente Abertos x Fechados

Quanto a complexidade Simples x Complexos

Quanto a mudança Estáveis x Dinâmicos

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Quanto a adaptação Adaptáveis x Não

Adaptáveis

Quanto a duração Permanentes x

Temporários

A empresa pode ser considerada, na maioria dos casos, como um sistema

aberto, adaptável,permanente, complexo e bastante

dinâmico.

VIVENCIANDO ... Utilizando a representação gráfica de sistemas

desenhe e descreva cada um dos componentes sistêmicos das situações abaixo apresentadas:

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PEPSICO BRASIL

Funcionamento do departamento de produção.

SUPERMERCADOS RONDELLI

Funcionamento da rotina de Caixa.

LUMINÁRIAS PREMIER

Funcionamento da empresa: negócio de médio porte cuja missão é comprar luminárias importadas para revender aos lojistas da região sudeste.

SADIA

Funcionamento do setor responsável pela definição das rotas dos caminhões, que está ligado ao departamento de Logística.