Célia da Consolação Dias Análise do Domínio Organizacional na ...
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Célia da Consolação Dias Análise do Domínio Organizacional na Perspectiva Arquivística: Potencialidade no Uso da Metodologia DIRKS - Designing and Implementing Recordkeeping Systems Belo Horizonte Escola de Ciência da Informação da UFMG 2010
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Clia da Consolao Dias
Anlise do Domnio Organizacional na Perspectiva
Arquivstica:
Potencialidade no Uso da Metodologia DIRKS -
Designing and Implementing Recordkeeping Systems
Belo Horizonte
Escola de Cincia da Informao da UFMG
2010
Clia da Consolao Dias
Anlise do Domnio Organizacional na Perspectiva
Arquivstica:
Potencialidade no Uso da Metodologia DIRKS -
Designing and Implementing Recordkeeping Systems
Belo Horizonte
Escola de Cincia da Informao da UFMG
2010
Tese apresentada ao Programa de Ps-Graduao da Escola de Cincia da Informao da Universidade Federal de Minas Gerais, como requisito parcial obteno do ttulo de Doutor em Cincia da Informao.
rea de Concentrao: Organizao e Tratamento da Informao
Linha de Pesquisa: Organizao e Uso da Informao Orientadora: Prof. Dra. Ldia Alvarenga
;
Dias, Clia da Consolao
Anlise do domnio organizacional na perspectiva arquivstica : potencialidade
no uso da Metodologia DIRKS Designing and Implementing Redordkeeping
Systems / por Clia da Consolao Dias. 2010.
333 f. ; il.
Tese (doutorado) Universidade Federal de Minas Gerais, Escola de Cincia
da Informao, 2010.
Orientao: Profa. Dra. Ldia Alvarenga, Programa de Ps-graduao em
Cincia da Informao.
1. Anlise de domnio. 2. Gesto de documentos. 3. ISO 15489. 4. Metodologia
DIRKS. 5. Modelagem de Domnio Organizacional. 6. Domnio Organizaciona I.
Ttulo.
D541a
Dedicatria
A Paulo Lucas, Giovanna Rossato e Mria Rossato: pelo amor dedicado e pela
pacincia nestes 3 anos.
minha me, pela sua dedicao, generosidade e ensinamentos dirios.
Minha gratido grande mulher da minha vida.
Aos alunos do curso de arquivologia da UFMG cuja vontade de aprender e de
conhecer serve como estmulo para continuarmos nossa jornada!
Agradecimentos
A Deus que todo dia me d foras para continuar o meu aprendizado.
Emlia Barroso pelo convite para participar do projeto de Elaborao dos
Instrumentos de Gesto no Governo do Estado de Minas Gerais, que significou
um imensurvel aprendizado.
Meu agradecimento especial equipe da Diretoria de Gesto do Arquivo
Pblico Mineiro que me deu a oportunidade de trabalharmos juntas e de
aprendermos na implantao do Projeto de Elaborao dos Instrumentos de
Gesto no Governo do Estado de Minas Gerais.
Aos professores e funcionrios da ECI que sempre torceram pelo meu
sucesso. ficaram na torcida!
Ao projeto Reuni da UFMG pela oportunidade de ser bolsista do curso de
arquivologia, o que me permitiu a dedicao total redao da tese.
Aos professores da banca pelas contribuies.
Aos professores Cntia Loureno, Marlene de Oliveira e Maurcio Barcelos pela
ateno e apoio.
Ao Paulo Lucas pelas discusses durante a reviso do texto.
Agradecimento especial minha orientadora
Meu agradecimento professora Ldia Alvarenga que me deu tanto apoio nas
horas de dificuldades, tranquilizando-me, mostrando-me o caminho a seguir e
estimulando - me para a vida acadmica, sobretudo por demonstrar a sua
confiana em mim.
Pelas longas horas de orientao que foram verdadeiras aulas, pelos
conselhos como professora, como pesquisadora e como mestre. E, afinal,
porque em nossos encontros tambm rimos muitas vezes.
Simplesmente: Obrigada!
Clia
RESUMO
A presente pesquisa tem como objeto de estudo formulrios da Metodologia DIRKS Designing and Implementing Redordkeeping Systems, visando ao delineamento do domnio organizacional. Os pressupostos tericos desta pesquisa so: o levantamento dos elementos do domnio organizacional antecede sua estruturao e tem como objetivo subsidiar a implementao de um sistema de gesto de documentos; os elementos constantes do domnio organizacional so essenciais para nortear a construo de instrumentos necessrios gesto de documentos; o levantamento dos elementos do domnio organizacional, pela abordagem funcional proposta pela metodologia DIRKS, propicia sua contextualizao; a implementao da metodologia DIRKS fornece as garantias necessrias para validar os instrumentos de gesto de documentos. Este trabalho tem como objetivo mapear entidades presentes nos instrumentos de coleta de dados da Metodologia DIRKS, utilizados para a elaborao dos instrumentos de gesto. O referencial terico que deu suporte elaborao desta pesquisa aborda as temticas: anlise de domnio, arquivologia, a gesto de documentos, a norma ISO 15.489 e a Metodologia DIRKS, a representao e as ontologias. Para realizao desta pesquisa foram analisados 8 instrumentos de coleta de dados utilizados na implantao do projeto de elaborao dos instrumentos de gesto de documentos do governo do Estado de Minas Gerais. A metodologia desta tese formada por 12 etapas compreendeu desde a separao das entidades de cada formulrio at a elaborao de um novo agrupamento usando categorias, subcategorias e subdivises de subcategorias que partiram das categorias fundamentais de Ranganathan. Foi usado para diagramao do sistema categorial o software Protg . Obteve-se como resultado um sistema categorial que permitiu retratar o domnio organizacional. Os resultados foram analisados no contexto da gesto de documentos e permitiram conhecer uma proposta para o design da modelagem do domnio organizacional do ponto de vista arquivstico.
. Palavras-chave: Anlise de Domnio; Gesto de Documentos; ISO 15.489; Metodologia DIRKS; Modelagem de Domnio Organizacional; Domnio Organizacional
ABSTRACT
This research aims to study forms of Methodology DIRKS - Designing and Implementing Recordkeeping Systems, aimed at delineation of the organizational domain. The theoretical background of this research are: the lifting of the elements of the domain prior to its organizational structure and aims to support the implementation of a system of document management, the findings in the organizational domain are essential to guide the construction of instruments required to manage documents, an inventory of the organizational domain, the functional approach proposed by the DIRKS Methodology, provides its context, the implementation of the DIRKS Methodology provides the necessary guarantees to validate the management tools to archive documents. This paper aims to map entities present in the data collection instruments of the DIRKS Methodology used for the preparation of management tools. The theoretical framework that supported the development of this research addresses the issues: domain analysis, archives administration, records management, ISO 15489 and the DIRKS Methodology, representation and ontologies. To perform this research were analyzed 8 (eight) instruments to collect data used to implement the project of developing management tools for State Government of Minas Gerais. The methodology of this thesis consists of 12 (twelve )steps understood since the separation of the entities of each form up the drafting of a new pool using categories, subcategories of subcategories and subdivisions that have left the fundamental categories of Ranganathan. Was used for categorical system of diagramming software Protg. Was obtained as a result of a categorical system that allowed to portray the organizational domain. The results were analyzed in the context of records management and helped to understand a proposal for the design of modeling the domain of organizational point of view archives.
Key words: Domain Analysi, Records Management, ISO 15.489, DIRKS Methodology; Modeling organizational; Organizational Domain
9
"Aprendemos quando compartilhamos experincias."
John Dewey
http://www.amopoesias.com/frase-de-john_dewey--698.htmlhttp://www.amopoesias.com/frases-do-autor--john_dewey.html
10
LISTA DE ILUSTRAES
Figura 1 - Estrutura do Trabalho ............................................................................... 29
Figura 2 - Viso Geral do Captulo 2 - Fundamentao Terica ............................... 30
Figura 3 - Estgios e Atividades do Ciclo de Vida da Ontologia Methontology ......... 59
Figura 4 - Contexto do Processo para a Anlise de Domnio .................................... 66
Figura 5 - Relacionamentos de Funes com Entidades Coletivas, Recursos e
Funes Arquivsticas ............................................................................................... 96
Figura 6 - Representao Grfica das Etapas da Metodologia DIRKS ................... 126
Figura 7 - Explicao do Quadro com a Relao dos Formulrios Contendo os
Instrumentos de Coleta de Dados dos 3 Passos da Metodologia DIRKS ............... 141
Figura 8 - Situao 2 para Identificao dos Formulrios da Metodologia DIRKS
Anexo 4 ................................................................................................................... 143
Figura 9 - Situao 3 para Identificao dos Formulrios da Metodologia DIRKS
Anexo 7 ................................................................................................................... 144
Figura 10 - Representao do Sistema Categorial Proposto para o Domnio
Organizacional ........................................................................................................ 156
Figura 11 - Excerto do Formulrio Anexo 5(p) Mostrando as 2 Primeiras
Questes ................................................................................................................. 163
Figura 12 - Nova Organizao dos Campos do formulrio Anexo 5(p) ................... 164
Figura 13 - Complementao dos Campos do formulrio Anexo 5(p) ..................... 165
Figura 14 - Codificao das Entidades do Formulrio Anexo 5(p) .......................... 166
Figura 15 - Reunio Alfabtica das Entidades do Formulrio Anexo 5(p) ............... 167
Figura 16 - Identificao das Categorias Fundamentais ......................................... 168
Figura 17 - Exemplo de Agrupamento das Entidades para Formao das
Categorias Fundamentais ....................................................................................... 169
Figura 18 - Categorias Especficas das Categorias Fundamentais:
Personalidade, Energia, Espao e Tempo .............................................................. 170
Figura 19 - Exemplo de Agrupamento das Categorias Especficas ........................ 170
Figura 20 - Categoria Especfica: Atos Normativos ................................................. 171
Figura 21 - Formao das Subcategorias ............................................................... 172
Figura 22 - Exemplo de Extrao do Contedo das Entidades ............................... 174
11
Figura 23 - Viso Geral do Captulo 4 - Resultados ................................................ 177
Figura 24 - Viso Geral doSistema Categorial ........................................................ 191
Figura 25 Categoria Fundamental 1 PERSONALIDADE, Categorias
Especficas, Subcategorias e Entidades dos Formulrios DIRKS ........................... 193
Figura 26 - Categoria Especfica 1.1 ORGANIZAO, Subcategorias e
Entidades dos Formulrios DIRKS .......................................................................... 195
Figura 27 - Subcategoria 1.1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL e Entidades
dos Formulrios DIRKS ........................................................................................... 197
Figura 28 - Subcategoria 1.1.2 NOME DA UNIDADE ADMINISTRATIVA e as
Entidades dos Formulrios DIRKS .......................................................................... 199
Figura 29 - Subcategoria 1.1.3 RELACIONAMENTO ADMINISTRATIVO e
Entidades do Formulrio DIRKS ............................................................................. 200
Figura 30 - Subcategorias 1.1.4 CARACTERSTICA e HISTRIA e Entidades
dos Formulrios DIRKS ........................................................................................... 201
Figura 31 - Subcategoria 1.1.5 COMPETNCIA e a Entidade do Formulrio
DIRKS ..................................................................................................................... 202
Figura 32 - Subcategoria 1.1.6 STAKEHOLDERS e Entidades dos Formulrios
DIRKS ..................................................................................................................... 203
Figura 33 - Subcategoria 1.1.7 PESSOA, Diviso de Subcategorias e Entidades
dos Formulrios DIRKS ........................................................................................... 204
Figura 34 - Subcategoria 1.1.8 PRODUTO E SERVIO e Entidades dos
Formulrios DIRKS ................................................................................................. 205
Figura 35 - Categoria Especfica 1.2 INSTRUMENTOS DE APOIO e Entidades
dos Formulrios DIRKS ........................................................................................... 207
Figura 36 - Categoria Especfica 1.3 FONTE DE INFORMAO, Subcategorias
e Entidades dos Formulrios DIRKS ....................................................................... 209
Figura 37 - Subcategoria 1.3.1 DOCUMENTOS DO PROCESSO/DOSSI e
Elementos dos Formulrios DIRKS ......................................................................... 210
Figura 38 Subcategoria 1.3.2 FONTE DE INFORMAO LEGISLAO e
Elementos dos Formulrios DIRKS ......................................................................... 212
Figura 39 - Subcategoria 1.3.3 BIBLIOGRFICA e 1.3.4 FONTE DE
INFORMAO PESSOA e Entidades dos Formulrios DIRKS .............................. 213
12
Figura 40 - Categoria Especfica 1.4 ATO NORMATIVO, Subcategorias e
Entidades dos Formulrios DIRKS .......................................................................... 215
Figura 41 - Categoria Especfica 1.5 PROGRAMAS, PROJETOS com
Respectivas Subcategorias e Entidades dos Formulrios DIRKS ........................... 217
Figura 42 - Viso Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, Categorias
Especficas, Subcategorias, Diviso e Entidades dos Formulrios DIRKS ............. 219
Figura 43 - Categoria Especfica 2.1 FUNO, Subcategorias e Entidades dos
Formulrios DIRKS ................................................................................................. 220
Figura 44 - Categoria Especfica 2.2 ATIVIDADE, Subcategorias e Entidades
dos Formulrios DIRKS ........................................................................................... 223
Figura 45 - Categoria Especfica 2.3 TRANSAO, Subcategorias e Entidades
dos Formulrios DIRKS ........................................................................................... 224
Figura 46 - Categoria Especfica 2.4 PROCESSO, Subcategorias e Entidades
dos Formulrios DIRKS ........................................................................................... 225
Figura 47 - Categoria Fundamental 3 ESPAO, Subcategorias e Entidades dos
Formulrios DIRKS ................................................................................................. 227
Figura 48 - Categoria Especfica 3.1 ENDEREO e 3.2 TELEFONE,
Subcategorias e Entidades dos formulrios DIRKS ................................................ 228
Figura 49 - Categoria Especfica 3.3 ENDEREO ELETRNICO e 3.4
ENDEREO DO SITE e Entidades dos Formulrios DIRKS .................................. 229
Figura 50 - Categoria Fundamental 4 TEMPO, Categorias Especficas,
Subcategorias e Entidades dos Formulrios DIRKS ............................................... 231
Figura 51 - Categoria Especfica 4.1 CICLO DE VIDA, Subcategorias e
Entidades dos Formulrios DIRKS .......................................................................... 234
Figura 52 - Categoria Especfica 4.2 ATO NORMATIVO e Entidades dos
Formulrios DIRKS ................................................................................................. 235
Figura 53 - Categoria Especfica 4.3 DATA DO EVENTO e Entidades dos
Formulrios DIRKS ................................................................................................. 236
Figura 54 - Viso Geral da Categoria Fundamental 1 PERSONALIDADE,
Categorias Especficas, Subcategorias e Diviso de Subcategorias ...................... 329
Figura 55 - Viso Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, Categorias
Especficas, Subcategorias e Diviso ..................................................................... 330
13
Figura 56 - Viso Geral da Categoria Fundamental 4 ESPAO, Respectivas
Categorias Especficas e Subcategorias ................................................................. 331
Figura 57 - Viso Geral da categoria Fundamental 4TEMPO, Respectivas
Categorias Especficas e Subcategorias ................................................................. 332
LISTA DE GRFICO
Grfico 1 - Representatividade no Sistema Categorial ............................................ 240
14
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 - Definioes de Ontologia em Filosofia, Cincia da Computao e
Cincia da Informao .............................................................................................. 45
QUADRO 2 - Sntese da Etapa de Modelagem Conceitual na Construo das
Ontologias ................................................................................................................. 56
QUADRO 3 - Garantia da Literatura e Consenso ...................................................... 80
QUADRO 4 - Contribuies do Referencial Terico para a Anlise ........................ 129
QUADRO 5 - Instrumentos Auxiliares Coleta de Dados da Metodologia
DIRKS ..................................................................................................................... 140
QUADRO 6 - Instrumentos de Coleta de Dados Metodologia DIRKS Verso
Original e Verso Usada pelo APM: Passo A.......................................................... 145
QUADRO 7 - Instrumentos de Coleta de Dados Metodologia DIRKS Verso
Original e Verso Usada pelo APM: Passo B.......................................................... 146
QUADRO 8 - Instrumentos de Ccoleta de Dados Metodologia DIRKS Verso
Original e Verso Uusada pelo APM Passo C ........................................................ 146
QUADRO 9 - Categorias Especficas da Categoria Fundamental do Sistema
Categorial ................................................................................................................ 152
QUADRO 10 - Subcategorias das Categorias Especficas do Sistema
Categorial ................................................................................................................ 154
QUADRO 11 - Diviso de Subcategorias do Sistema Categorial ............................ 155
QUADRO 12 - Categorias Fundamentais PERSONALIDADE Categorias
Especficas, Subcategorias e Diviso de Subcategorias ......................................... 180
QUADRO 13 - Categorias Fundamentais ENERGIA, ESPAO, TEMPO ,
Categorias Especficas, Subcategorias e Diviso de Subcategorias ...................... 181
15
LISTA DE SIGLAS
AAB Associao dos Arquivistas Brasileiros
ABNT Associao Brasileira de Normas Tcnicas
ANA Arquivo Nacional da Austrlia
APM Arquivo Pblico Mineiro
AS Australian Standart
CEA Conselho Estadual de Educao
CIA Conselho Internacional de Arquivos
CNPq Conselho Nacional de Pesquisa
CPAD Comisso Permanente de Avaliao de Documentos de Arquivo
CRG Classification Research Group
DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems
DoD U.S Departament of Defense
FLPD Formulrio de Levantamento de Dados
ISDF International Standart Description Function
ISO International Standard Organization
KOS Knowledge Organization Systems - Sistema de Organizao
do Conhecimento
NARA National American Records Archives
NBR Norma brasileira
NOBRADE Norma Brasileira de Descrio ArquivstIca
RTO Ressources Terminologiques ou Ontologiques
SEC Secretaria de Estado de Cultura de Minas Gerais
SEPLAG Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto de Minas
Gerais
SKOS Simple Knowledge Organisation System - Sistema Simples de
Organizao do Conhecimento
SOC Sistemas de Organizao do Conhecimento
UNISIST United Nations International Scientific Information System -
Sistema mundial de informao cientfica
UNESCO Organizao das Naes Unidas para Educao, Cincia e
Cultura
SUMRIO
1 INTRODUO --------------------------------------------------------------------------------------- 20
1.1 Questes de Pesquisa e Pressupostos ---------------------------------------------- 23
1.2 Objetivo Geral ----------------------------------------------------------------------------------- 25
1.3 Objetivos Especficos ------------------------------------------------------------------------- 25
1.4 Justificativa -------------------------------------------------------------------------------------- 25
1.5 Estrutura do Trabalho ------------------------------------------------------------------------- 27
2 FUNDAMENTAO TERICA ----------------------------------------------------------------- 30
2.1 Representao de domnios ---------------------------------------------------------------- 31
2.1.1 A representao para a Cincia da Informao ---------------------------------- 35
2.1.2 Cincia da Informao e as Ontologias -------------------------------------------- 41
2.1.3 Aplicao da Ontologia aos Sistemas de Informao -------------------------- 47
2.1.4 Etapa de Modelagem em Ontologias ----------------------------------------------- 53
2.2 Anlise de Domnio ---------------------------------------------------------------------------- 62
2.2.1 Metodologias da Anlise de Domnio ----------------------------------------------- 71
2.3 Garantias para a Representao de Domnios ---------------------------------------- 76
2.4 Arquivologia, Arquivos, Documento, Contexto Arquivstico e Gesto de
Documentos Arquivsticos: Uma Viso Geral ----------------------------------------------- 83
2.4.1 Arquivos e Documentos ---------------------------------------------------------------- 89
2.4.2 Contexto Arquivstico -------------------------------------------------------------------- 95
2.4.3 Gesto de Documentos Arquivsticos ----------------------------------------------- 99
2.5 A Norma Internacional para Gesto de Documentos ------------------------------ 107
2.5.1 Apresentao da Norma ISO 15.489 --------------------------------------------- 109
2.5.2 Uso da Norma ISO 15.489 e da Metodologia DIRKS pela
Comunidade Arquivstica Internacional -------------------------------------------------- 118
2.6 Metodologia DIRKS - Designing and Implementing Recordkeeping
Systems --------------------------------------------------------------------------------------------- 121
2.6.1 Etapas da Metodologia DIRKS ----------------------------------------------------- 125
2.6.2 Metodologia DIRKS e sua Aplicao nas Secretarias de Estado de
MG ------------------------------------------------------------------------------------------------- 127
17
2.7. Contribuies do Referencial Terico Conceitual e Metodolgico s
Anlises deste Estudo --------------------------------------------------------------------------- 128
3 METODOLOGIA: PROCEDIMENTOS METODOLGICOS, OBJETO
EMPRICO, NATUREZA E ETAPAS DA PESQUISA ------------------------------------ 133
3.1 Objeto Emprico da Pesquisa ------------------------------------------------------------- 134
3.1.1 Passo A - Investigao Preliminar ------------------------------------------------- 134
3.1.2 Passo B - Anlise de Atividades --------------------------------------------------- 136
3.1.3 Passo C Identificao dos requisitos de arquivamento -------------------- 138
3.2 Instrumentos para a Coleta de Dados dos 3 Passos da Metodologia
DIRKS ------------------------------------------------------------------------------------------------ 139
3.3 Os Instrumentos de Coleta de Dados Usados na Pesquisa --------------------- 147
3.4 Natureza da Pesquisa ---------------------------------------------------------------------- 150
3.5 Descrio das Etapas da Pesquisa ----------------------------------------------------- 162
3.6 Protg ----------------------------------------------------------------------------------------- 175
4 RESULTADOS ------------------------------------------------------------------------------------- 177
4.1 Sistema categorial do domnio organizacional: etapa operacional ------------- 178
4.2 Apresentao do Sistema Categorial --------------------------------------------------- 179
4.2.1 Sistema Categorial do Domnio Organizacional e Entidades dos
Formulrios da Metodologia DIRKS ------------------------------------------------------ 182
4.3 Resultados Finais ---------------------------------------------------------------------------- 190
4.3.1 Personalidade --------------------------------------------------------------------------- 192
4.3.1.1 Organizao ------------------------------------------------------------------------ 194
4.3.1.2 Instrumentos de Apoio----------------------------------------------------------- 206
4.3.1.3 Fonte de Informao ------------------------------------------------------------- 208
4.3.1.4 Ato Normativo ---------------------------------------------------------------------- 214
4.3.1.5 Programas, Projetos ------------------------------------------------------------- 216
4.3.2 Energia ------------------------------------------------------------------------------------ 218
4.3.2.1 Funo ------------------------------------------------------------------------------- 220
4.3.2.2 Atividade ---------------------------------------------------------------------------- 222
4.3.2.3 Transao--------------------------------------------------------------------------- 224
4.3.2.4 Processo ---------------------------------------------------------------------------- 225
4.3.3 Espao ------------------------------------------------------------------------------------ 226
18
4.3.3.1 Endereo da Unidade e Telefone -------------------------------------------- 228
4.3.3.2 Endereo Eletrnico e Endereo do Site ---------------------------------- 229
4.3.4 Tempo ------------------------------------------------------------------------------------- 230
4.3.4.1 Ciclo de Vida ----------------------------------------------------------------------- 232
4.3.4.2 Data do Ato Normativo --------------------------------------------------------- 235
4.3.4.3 Data do Evento -------------------------------------------------------------------- 236
5 CONSIDERAES FINAIS E TRABALHOS FUTUROS ------------------------------ 238
5.1 Estudos Futuros ------------------------------------------------------------------------------ 243
REFERNCIAS -------------------------------------------------------------------------------------- 244
ANEXOS ----------------------------------------------------------------------------------------------- 260
Anexo 1 - Guia para Fontes Documentais ------------------------------------------------- 261
Anexo 2 - Guia de Entrevistas ----------------------------------------------------------------- 269
Anexo 3 - Sugestes de questes para Entrevista (verso traduzida) ------------- 274
Anexo 4 (1)(o) - Source identification form Acts for Parliament ---------------------- 280
Anexo 4(1)(p) - Formulrio de Identificao de Fontes Leis e Decretos
(verso traduzida) --------------------------------------------------------------------------------- 281
Anexo 4(2)(o) - Source IdentificationFform Statutory Rules(Regulations)
(verso original) ----------------------------------------------------------------------------------- 282
Anexo 4(2)(p) - Formulrio de Identificao de Fontes Normas Especficas
Regulamentos (verso portugus) -------------------------------------------------------- 285
Anexo 4 (3)(o) - Source Identification Form - Others Sources Including
Interviews (Verso Original) -------------------------------------------------------------------- 286
Anexo 4(3)(p)- Formulrio de Identificao de Fontes Outras Fontes
Incluindo Entrevistas(verso portugus) ---------------------------------------------------- 287
Anexo 5(o) - Organization Context Document (Verso Original) --------------------- 288
Anexo 5(p) - Levantamento do Contexto Organizacional (Verso Portugus) --- 295
Anexo 7(a)(o) - Function Source Document (Verso Original) ----------------------- 305
Anexo 7(a)(p) - Levantamento de Funo (Verso Portugus) ---------------------- 307
Anexo 7(b)(o) - Table 1 Analysis of Business Activity(Verso Original) ------------ 309
Anexo 7(b)(p) - Tabela 1 Anlise de Atividades (Verso Portugus e
Adaptada) ------------------------------------------------------------------------------------------- 310
Anexo 7(c)(o) - Analysis of Business Activity (Verso Original) ---------------------- 311
19
Anexo 7(c)(p) - Anlise da Atividade - Fluxo da Transao (Verso Portugus
e Adaptada) ---------------------------------------------------------------------------------------- 312
Anexo 7(d)(o) - Table 2 Identification of Recordkeeping Requirments(Verso
Original) ---------------------------------------------------------------------------------------------- 314
Anexo 7(d)(p) - Tabela 2 Identificao de Requisitos de Arquivamento
(Verso Portugus e Adaptada) -------------------------------------------------------------- 316
APNDICES ------------------------------------------------------------------------------------------ 319
Apndice 1 - Anlise dos Campos dos Formulrios - Excerto da Etapa ----------- 320
Apndice 2 - Complementao dos Campos dos Formulrios - Excerto da
Etapa ------------------------------------------------------------------------------------------------- 321
Apndice 3 - Codificao das Entidades dos Formulrios - Excerto da Etapa --- 322
Apndice 4 - Reunio Alfabtica das Entidades - Excerto da Etapa ---------------- 323
Apndice 5 - Identificao das Categorias Fundamentais - Excerto da Etapa -- 324
Apndice 6 - Agrupamento das Categorias Fundamentais - Excerto da Etapa - 325
Apndice 7 - Identificao das Categorias Especficas - Excerto da Etapa ------ 326
Apndice 8 - Formao das Subcategorias - Excerto da Etapa ---------------------- 327
Apndice 9 - Extrao do Contedo das Entidades - Excerto da Etapa ----------- 328
Apndice 10 - Viso Geral da Categoria Fundamental 1PERSONALIDADE,
Categorias especficas, Subcategorias e diviso de Subcategorias ---------------- 329
Apndice 11 - Viso Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA,
Categorias Especficas, Subcategorias e Diviso de Subcategoria ----------------- 330
Apndice 12 - Viso geral da Categoria Fundamental 3 ESPAO,
Respectivas Categorias Especficas e Subcategorias ---------------------------------- 331
Apndice 13 - Viso geral da categoria fundamental 4 TEMPO, respectivas
Categorias Especficas e Subcategorias --------------------------------------------------- 332
Apndice 14 - CD ROM com os Arquivos Contendo as Etapas da Modelagem
do Domnio Organizacional -------------------------------------------------------------------- 333
20
1 INTRODUO
A partir da cincia da informao este trabalho pretende esclarecer uma fase
importante na construo de linguagens documentrias, incluindo as
ontologias, que compreende o levantamento dos conceitos: a fase da
conceitualizao que tem como base a anlise de domnio. Essa etapa ser
analisada no do ponto de vista terminolgico visando a um sistema de
recuperao de informao bibliogrfica, mas do ponto de vista de um projeto
de gesto de documentos arquivsticos. Esse objeto de pesquisa compreende
abordagens de contextos muito especficos, mas que se tornam singulares,
quando aplicados aos campos da biblioteconomia, da arquivologia, da gesto
da informao e de documentos.
Os arquivos esto sendo produzidos pelo trabalho organizacional desde os
primrdios das organizaes. Observou-se que o aumento da participao das
atividades do Estado, no perodo entre as duas grandes guerras mundiais,
contribuiu para a exploso documental. Posteriormente, como consequncia
dessa participao do Estado, aponta-se tambm a evoluo tecnolgica como
elemento que contribuiu para o aumento da massa de documentos em papel,
em mdias eletrnicas e digitais, produzidos e recebidos no desenvolvimento
das suas atividades dirias. A gesto de documentos e a abordagem da teoria
das trs idades1 surgiu nos Estados Unidos decorrentes do aumento das
atividades do Governo Federal Americano e a partir dos estudos de T. R.
Schellenberg nos trabalhos da Comisso Hoover2.
As bases tericas da arquivologia so essenciais para se trabalhar os
processos da gesto documental e que fundamentam todas as aes
arquivsticas. O princpio da provenincia ressalta que os documentos de uma
1 A teoria das 3 idades ser abordada na seo 2.4.4 referente Gesto de Documentos.
2 A Comisso Hoover de Reorganizao do Poder Executivo foi criada em 1947 nos Estados Unidos com o objetivo de estudar a organizao e o
funcionamento dos departamentos de administrao americano.. As recomendaes finais dessa comisso ressultaram em melhorias e
economia sensveis nas operaes do governo.
21
mesma origem no podem ser misturados aos de outra e o princpio da ordem
original prescreve que os documentos devem ser mantidos na mesma ordem
em que foram acumulados, ao longo da atividade. O princpio da provenincia
o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo, isto , que
estes so resultado, produto das atividades desenvolvidas por uma pessoa ou
instituio mostrando a ordem que os documentos foram acumulados ao longo
do tempo. Os princpios arquivsticos fornecem as bases tericas para nortear
a implementao de aes, tanto para orientar a elaborao dos instrumentos
de gesto de documentos de arquivo, quanto para utiliz-los na atividade de
classificao e de avaliao, enfim de todas as operaes realizadas pelo
arquivista. (Couture & Rousseau, 1998). Nesse sentido, a implantao do
processo de gesto de documentos permitir o acesso s informaes, a
racionalizao dos procedimentos organizacionais, a transparncia das aes
do governo e o exerccio pleno da cidadania e da democracia.
Um grande desafio, tanto para a administrao pblica quanto para as
empresas privadas, tem sido sensibilizar os administradores sobre a
importncia das aes da gesto de documentos e a existncia de
instrumentos prprios e legtimos para a implementao dessas aes nas
empresas. Existem na literatura relatos de perdas de informaes e de
documentos, por parte das empresas, tanto em papel, quanto nos formatos
digitais. Isto tem ocorrido, entre outras causas, devido ausncia de uma
poltica de gesto de documentos e da inexistncia dos instrumentos
necessrios para a organizao, para o registro dos prazos de guarda, bem
como para as decises em relao destinao final. Ressalta-se que as
empresas tm muito mais chance de serem bem sucedidas se elas possurem
um bom programa de gesto de documentos que esteja fundamentado na
realidade organizacional, que oriente o trabalho de sensibilizao das equipes
internas, em todos os nveis hierrquicos, passando pelos processos de
avaliao, tratamento e acesso de documentos em papel ou em quaisquer
suportes.
22
Um dos primeiros passos para a implementao da gesto de documentos
arquivsticos o conhecimento da realidade do rgo na qual os documentos
so gerados e /ou tramitam, do contexto organizacional, enfim de seus objetos
de naturezas diversas. Alm dos aspectos citados, outros como as relaes da
organizao com os diversos ambientes aos quais ela se vincula e sua
estrutura funcional, tambm podem ser mencionados. Todas essas instncias
costumam ser identificadas atravs da anlise dos objetivos, da misso, dos
processos, e competncias organizacionais - pontos j preconizados pela
arquivologia.
Da mesma forma, o princpio da provenincia e a noo de fundos3 se aplicam
s atividades da gesto de documentos e elaborao dos instrumentos
responsveis pela organizao e avaliao dos documentos, na fase corrente e
durante toda a sua vida e, posteriormente, em sua fase de guarda permanente.
Nesse sentido, o conhecimento da instituio produtora de documento o
ponto de partida para o entendimento e para a construo dos instrumentos de
gesto de documentos e, tambm, para a identificao dos fundos. A presente
pesquisa possibilitar conhecer os elementos do domnio arquivstico sob os
aspectos referentes s variveis do ambiente regulatrio, social, poltico, das
atividades do negcio e do universo documental entrelaado nas funes,
atividades e retratado nos seus processos organizacionais, tal como proposto
em uma metodologia especfica. Para que isso ocorra, parte-se da anlise de
domnio.
A anlise de domnio um processo de levantamento das informaes para a
identificao dos objetos, aes e relaes constantes do mesmo.
Posteriormente todos esses elementos podem ser organizados e
representados para torn-los disponveis para determinada aplicao. A anlise
de domnio, nessa pesquisa, voltada para um estudo da elaborao dos
instrumentos de gesto dos documentos cujos fundamentos tericos so
3 Estas temticas sero discutidas na seo 2.4 desta tese.
23
norteados pelos princpios da provenincia, da ordem original e a preocupao
com os fundos arquivsticos.
O objeto emprico deste estudo compreendeu um conjunto de formulrios
utilizados nos trs primeiros passos da Metodologia DIRKS4 implementada nas
Secretarias de Estado do Governo de Minas Gerais. O Manual DIRKS -
Designing and Implementing Recordkeeping Systems originou-se do trabalho
cooperativo entre as instituies arquivsticas australianas e o Arquivo Nacional
da Austrlia, tendo como base a norma australiana, AS 4390-1996, e a ISO
15.489, estabelecendo-se uma metodologia para o planejamento e a
implementao de um sistema de gesto de documentos.
1.1 Questes de Pesquisa e Pressupostos
A questo principal desta pesquisa : Quais so as entidades que os
instrumentos de coleta de dados da Metodologia DIRKS identificam como
sendo os elementos fundamentais para a modelagem do domnio
organizacional?
Outras questes que sero investigadas neste estudo so: Como as entidades
podem ser modeladas representando este domnio? De que natureza so
essas entidades?
Pretende-se analisar apenas as primeiras etapas da Metodologia DIRKS
passveis de permitir a prospeco do domnio organizacional, bem como
fornecer elementos necessrios para a criao dos instrumentos de gesto de
documentos. Os principais pressupostos desta pesquisa so:
1. A Metodologia DIRKS, fruto de um trabalho de prospeco meticuloso,
em nvel internacional, que contribuiu para a elaborao de uma norma
4 Designing and implementing recordkeeping systems. A Metodologia DIRKS ser apresentada adiante no captulo 2
24
tambm internacional, constitui-se em uma fonte consistente para o
levantamento de entidades de um domnio organizacional;
2. Os elementos (objetos) constantes do domnio organizacional norteiam a
construo de instrumentos necessrios gesto de documentos;
3. O levantamento dos elementos de uma organizaco, pela abordagem
funcional, apresentada nos formulrios da Metodologia DIRKS, pode
contribuir para a anlise e modelagem de um domnio organizacional.
.
1.2 Objetivo Geral
Mapear as entidades que os instrumentos de coleta de dados da Metodologia
DIRKS disponibilizam, visando a uma modelagem de um domnio
organizacional.
1.3 Objetivos Especficos
1. Analisar os formulrios da Metodologia DIRKS quanto aos elementos do
domnio organizacional neles constantes;
2. Criar um sistema categorial com as entidades presentes nos formulrios
da Metodologia DIRKS que representam o domnio organizacional;
3. Modelar um domnio-padro;
4. Discutir os resultados no que se refere prospeco e modelagem de
um domnio organizacional, visando gesto de documentos.
Por domnio-padro entende-se, nesta tese, o conjunto de elementos aplicveis
a diferentes organizaes.
1.4 Justificativa
O estudo da realidade de um domnio organizacional, tal como aqui
considerado, uma etapa para fundamentar as estruturas de representao do
conhecimento na cincia da informao em geral e, especificamente, na
arquivologia.
A escolha do objeto emprico, j indicado anteriormente e focalizado nesta
pesquisa, justifica-se pela participao da autora deste estudo como membro
26
da equipe do Projeto de Elaborao dos Instrumentos de Gesto de
Documentos: Plano de Classificao de Documentos e Tabela de
Temporalidade e Destinao para as Atividades Finalsticas5 do Poder
Executivo do Estado de Minas Gerais implemementado no perodo de 2007 a
2009. Ressalta-se que a metodologia adotada para a implementao do
projeto oriunda da norma australiana AS 4390-1996 e aprovada pela norma
internacional ISO 15.489. Alm disto, no h registro no pas de um projeto
com o porte do que foi desenvolvido pelo Governo de Minas Gerais. Este
projeto envolveu, simultaneamente, vinte rgos da administrao pblica na
elaborao dos instrumentos de gesto de documentos. 6
O que motivou o Arquivo Pblico Mineiro a escolher a Metodologia DIRKS, foi a
facilidade de compreenso das atividades de cada etapa prevista no Manual
DIRKS. Ressalta-se que tal motivao considerou que as pessoas no
precisavam ter, necessariamente, uma formao ou experincia com as
atividades de tratamento da informao arquivstica. Tal preocupao ocorreu
porque a operacionalizao das etapas da implantao Metodologia DIRKS
ficou sob a responsabilidade de uma equipe formada por funcionrios de cada
rgo participante7.
Alm disto, a Metodologia DIRKS resultado de estudos e projetos
envolvendo, tanto a comunidade arquivstica quanto a comunidade acadmica,
o que a caracteriza como portadora de uma dimenso cientfica. Em
comparao com as iniciativas de gerenciamento arquivstico de documentos
eletrnicos em outros pases, Rondinelli (2005) afirma que
enquanto no plano internacional os estudos e projetos originam-se da
comunidade arquivstica, envolvendo tanto o segmento acadmico
quanto as instituies de arquivo, no Brasil as aes partem do Poder
5 As atividades finalsticas quelas referentes ao negcio de cada organizao.
6 Em relao ao conhecimento do uso da Metodologia DIRKS por outras instituies no Brasil foram feitas 2 consultas, por e-mail, nos dias 18 e
20/08/09 respectivamente: 1) Rosely Rondinelli autora do livro Gerenciamento Arquivstico de Documentos Eletrnicos e 2) Claudia Lacombe
Rocha (Coordenao-Geral de Gesto de Documentos/ Gesto de Documentos Digitais) do Arquivo Nacional. A resposta obtida de ambas foi que
desconhecem o uso da Metodologia DIRKS em qualquer instituio no Brasil at o momento
7 A equipe de cada rgo que implantou as atividades dos 3 primeiros Passos da Metodologia DIRKS foi coordenada pela Comisso Permanente
de Arquivos e Documentos - CPAD
27
Executivo Federal e no envolvem uma parceria efetiva com os
arquivistas. (RONDINELLI, 2005, p.123).
Especificamente em relao experincia australiana a autora afirma que
igualmente no Brasil quanto na Austrlia as iniciativas partiram do Governo
Federal. Entretanto, nesta ltima levaram-se em conta os estudos da
Universidade de Pittsburgh, EUA, e foram lideradas pela maior instituio
arquivstica do pas, o Arquivo Nacional da Austrlia, que se encarregou de
disseminar a metodologia a todas as instituies pblicas australianas.
Do ponto de vista arquivstico, domnios organizacionais compreendem as
instituies de carter pblico ou privado produtoras e acumuladoras de
documentos no decorrer de suas funes e atividades. De acordo com o
Conselho Internacional de Arquivos: a informao contextual relaciona os
documentos de arquivo com o ambiente administrativo e funcional (atividades,
processos) em que foram produzidos e com outros documentos de arquivo
CIA (2005, p.12). Da a importncia, nesta pesquisa, de se analisar uma
ferramenta passvel de delinear domnios e contextos organizacionais.
1.5 Estrutura do Trabalho
Este trabalho foi organizado da seguinte forma: o Captulo 1 apresenta uma
viso geral deste estudo, mostrando o problema de pesquisa, seus
pressupostos, objetivos e justificativa para a realizao do estudo. Os
fundamentos conceituais e terico-metodolgicos do estudo esto no Captulo
2.
O Capitulo 3 apresenta a metodologia desta tese: objeto emprico, natureza da
pesquisa. Nessa parte discutem-se os passos e os instrumentos de coleta de
dados da Metodologia DIRKS, que foram implementados nas Secretarias de
Estado de Minas Gerais. Alm disto, sero apresentados os instrumentos de
28
coleta de dados usados nesta pesquisa; a descrio das etapas da pesquisa e
por ltimo a apresentao da ferramenta Protg usada para a criao de
ontologias e que, neste estudo, possibilitou a visualizao do sistema categorial
aqui proposto.
O Captulo 4 contm os resultados da pesquisa com a apresentao do
sistema categorial proposto, assim como as discusses sobre as anlises
elaboradas.
No Captulo 5 esto registradas as consideraes finais e as potencialidades
de trabalhos futuros. Em seguida, a relao das referncias utilizadas para a
construo do referencial terico-metodolgico deste trabalho, assim como o
conjunto de anexos e apndices. Os Anexos contm os formulrios da
Metodologia DIRKS usados na anlise dos dados desta pesquisa. H dois
grupos de Apndices: o primeiro grupo refere-se aos excertos de cada etapa
da pesquisa realizada; o segundo grupo apresenta a viso geral de cada
categoria fundamental, as categorias especficas, subcategorias e diviso de
subcategorias. as subcategorias e suas divises.
A FIG.1 detalha a forma de organizao desta tese mostrando sua estrutura
em captulos e divises:
Figura 1 - Estrutura do Trabalho Fonte: Elaborado pela autora
2 FUNDAMENTAO TERICA
Este captulo apresenta os caminhos que foram trilhados para fundamentar o
estudo sob os aspectos conceituais, tericos e metodolgicos, considerando-se
as questes importantes a serem respondidas nesta pesquisa. Estes caminhos
representam as temticas, princpios e teorias, na perspectiva da cincia da
informao e da arquivologia, que contribuiram para o desenvolvimento da
presente pesquisa, conforme indicado na FIG.2.
Figura 2 - Viso Geral do Captulo 2 - Fundamentao Terica Fonte: Elaborado pela autora
31
2.1 Representao de domnios
Como o objetivo desta tese a modelagem de um domnio organizacional,
torna-se necessria uma introduo ao conceito de representao. A
representao tem sido estudada na cincia da informao visando os
instrumentos terminolgicos8, contudo percebeu-se que para a delimitao do
escopo de uma rea, os estudos de domnio so imprescindveis. Nesta tese,
entretanto, a anlise de domnio no tem como foco somente as ferramentas
terminolgicas, mas a prpria gesto arquivstica. Neste captulo ser discutida
a representao de domnios comeando pela apresentao da definio de
modelos e a discusso sobre modelizao do conhecimento
A palavra representao tem sua origem no latim nas palavras repraesentatio
e repraesentare. A representao pode ser uma tentativa de espelhar um
mundo, de mostrar como o mundo visto por aquele que o representa. Aquele
que o representa ao olhar para o mundo o faz com uma carga de significados,
fruto do pensamento, que est inserido em um determinado contexto. O
contexto ou o propsito da informao, conforme mencionado anteriormente,
refere-se ao campo do conhecimento ou domnio que relevante para agrupar,
significar e usar as informaes para descrever um mundo, uma determinada
realidade ou os objetos desta realidade.
A interao com o ambiente organizacional e o impacto causado pelo uso das
informaes oriundas do ambiente interno e externo tem levado as
organizaes a se preocuparem com o processo de gerenciamento das
informaes geradas e recebidas para agregar valor quelas j existentes, com
vistas sua aplicao e reutilizao. Um dos grandes desafios para os
profissionais que projetam os sistemas de informao a modelagem destes
8 Podem ser citados como exemplos de instrumentos terminolgicos os glossrios, dicionrios tcnico-cientficos. estes instrumentos podem ser
includos nos chamados produto terminolgico. Resultado de uma atividade terminolgica, como, por exemplo, uma ficha, um arquivo, uma base
de dados, umglossrio, um lxico, um vocabulrio, uma norma, um comunicado terminolgico, etc. PAVEL & NOLET (2002, p.141)
32
sistemas, o entendimento do modelo organizacional, as necessidades dos
usurios e o entendimento do prprio domnio do conhecimento que est sendo
modelado. Em relao a este ltimo ponto ressalta-se que os documentos e
informaes de arquivo so produtos e resultados desse domnio, logo
precisam ser tratados dessa forma no processo de modelagem.
Um modelo abstrao da realidade. Sayo (2001) afirma que a abstrao
uma ferramenta importante na aquisio de conhecimento. De acordo com o
autor, a abstrao nos auxilia na seleo das inmeras formas, estruturas,
comportamentos e fenmenos que fazem parte do universo e que so
utilizados para caracterizar o objeto de investigao. Dessa forma, um modelo
uma criao cultural, um mentefato, destinado a representar uma realidade,
ou alguns dos seus aspectos, a fim de torn-los descritveis qualitativa e
quantitativamente e, algumas vezes, observveis. (SAYO, 2001, p.83). A
representao da realidade mais aproximada possvel tem sido o desafio para
aqueles que se incumbem dessa tarefa. Entretanto, observa-se que o homem
consegue apenas representaes simplificadas da realidade, da forma como
ele consegue compreend-la e retrat-la. Almeida (2007) afirma que o mundo
complexo e modelos so produzidos para que a compreenso humana possa
apreend-lo em partes, visto que no consegue abrang-lo em sua totalidade.
Sayo (2001) afirma que os modelos possuem algumas caractersticas tais
como: mapeamento, nesse caso os modelos so representaes dos originais;
reduo, so modelados apenas os aspectos relevantes para quem os modela;
e, por ltimo pragmatismo, os modelos no so substituies dos originais e
cumprem sua funo em perodos de tempo limitados.
Um modelo organizacional uma representao explcita orientada, focada e
simplificada da organizao (GANDON, 2001). O principal objetivo obter uma
viso da organizao (ALMEIDA, 2006).
Campos (2004), em seu estudo sobre a modelizao de domnios de
conhecimento,
33
discute a problemtica representacional comparando os mecanismos de
abstrao, presentes nas teorias da cincia da informao, da terminologia e
da computao, que permitem a representao de conhecimento em domnios
diversos. A autora discute os aportes tericos das trs reas para fazer uma
proposta de ncleo comum de conceitos que ela considera imprescindveis ao
ato de modelar o conhecimento.
Le Moigne9, citado por Campos (2004, p.22), afirma que o processo de
conhecer equivale construo de modelos do mundo/domnio a ser
construdo, que permitem descrever e fornecer explicaes sobre os
fenmenos. O autor ainda enfatiza a necessidade de se pensar no s na
diversidade de modelos, mas nos princpios do ato de modelar.
Pode-se afirmar que o ato de modelar representar por meio de um modelo.
Como apontou Campos (2004), h que se deslocar para o campo da
representao. Neste sentido, ela busca respaldo em Davis et al10 (1992) que
afirmam que o conceito de representao pode ser melhor entendido se ligado
aos papis que podero desempenhar. Davis et al (1992), ento, apresentam 5
papis ligados ao conceito de representao. So eles:
1. Uma representao de conhecimento um mecanismo usado para se
raciocinar sobre o mundo, em vez de agir diretamente sobre ele;
2. Uma representao de conhecimento uma resposta pergunta Em
que termos devo pensar sobre o mundo?, isto , um conjunto de
compromissos ontolgicos. Uma vez que toda representao uma
aproximao imperfeita da realidade, ao selecionarmos uma
representao, estamos tomando um conjunto de decises sobre como
e o que ver no mundo. Assim, o comprometimento ontolgico11 feito por
9 LE MOIGNE, Jean-Louis. A teoria do sistema geral: teoria da modelizao.Lisboa : Instituto Piaget, 1977 10 DAVIS, H. et al. Towards in integrated environment with open hypermedia systems. In: ACM CONFERENCE ON HYPERTEXT, 1992, Milan, Italy. Proceedings... Milan, Italy, 1992. 11 Os objetos com os quais uma teoria est ontologicamente comprometida so precisamente aqueles objetos cuja existncia assumida, de forma explcita ou implcita, pela teoria; tais objectos formam a ontologia (ou melhor, uma das ontologias) da teoria: um conjunto de entidades a
inexistncia das quais teria como consequncia a falsidade da teoria. Branquinho, 2004)
34
uma representao pode ser uma de suas mais importantes
contribuies;
3. Uma representao de conhecimento uma teoria fragmentada de
raciocnio que especifica que inferncias so vlidas e quais so
recomendadas;
4. Uma representao de conhecimento um meio de computao
pragmaticamente eficiente. Na realidade, esta questo aborda a
utilidade prtica da representao;
5. Uma representao de conhecimento um meio de expresso, ou seja,
uma linguagem na qual se pode dizer coisas sobre o mundo.
Dizer coisas sobre o mundo que est sendo representado, raciocinar sobre o
mundo e tomar decises sobre como e o que deve ou no ser representado
so desafios para o processo de modelagem em qualquer domnio.
Especificamente no domnio organizacional, busca-se a modelagem das
informaes registradas nos documentos e do conhecimento existente nas
organizaes. Ao se pensar na modelagem do domnio organizacional, do
ponto de vista da arquivologia tal como focado neste estudo, busca-se o
respaldo da etapa de identificao e definio dos conceitos especficos.
O processo de representao busca estabelecer a correspondncia
sistemtica entre o domnio-alvo e a modelizao do domnio e a captura ou re-
apresentao, atravs da mdia do domnio modelado, o objeto, o dado ou a
informao no domnio alvo. Blair,12(1990 citado por, JACOB &SHAW, 1998
p.147).
12 BLAIR, David C. Language and representation in information retrieval. Amsterdam: Elsevier, 1990.
35
2.1.1 A representao para a Cincia da Informao
A representao objeto de estudo em diversas reas do conhecimento, na
filosofia, na psicologia, na cincia da informao, na inteligncia artificial.
Neste ltimo campo, uma das preocupaes com a inteligncia e as
estratgias que as pessoas usam para resolver problemas, questes
associadas memria, aos aspectos cognitivos. Algumas das pesquisas na
dcada de 1970 tinham o foco no desenvolvimento de estudos que permitissem
construir uma inteligncia artificial tendo como referncia a inteligncia
humana.
H duas linhas principais de pesquisa em representao do conhecimento. Uma linha, representada por McCarthy procura desenvolver a lgica para que esta se aproxime tanto quanto possvel da capacidade humana de raciocinar e representar conhecimento. A outra linha, cujo principal defensor Minsky, rejeita a lgica como processo de representao de conhecimento e procura imitar as estruturas da mente humana. (MATTOS, 2003, p.14)
Os autores acima (McCarthy e Minsky), citados por Mattos (2003), defendem
que os elementos envolvidos na representao do conhecimento so a lgica
e a imitao das estruturas da mente. O primeiro defendido por McCarthy e o
segundo por Minsky. Para a inteligncia artificial, a representao do
conhecimento pode ser definida como uma combinao de estrutura de dados
e de procedimentos de interpretao, que usados de maneira correta em um
programa, levaro a um comportamento que simule o conhecimento dos seres
humanos Barr13 (1981, citado por MATTOS, 2003, p.14).
Na filosofia medieval a representao est relacionada com a forma, conforme
afirma Lagerlund (2004). Tal discusso envolve se o processo est vinculado a
uma representao mental da coisa representada ou no, se causado pela
coisa representada ou se a prpria coisa. Assim:
13 BARR, E.F.; The Handbook of Artificial Intelligence. Los Altos, Califrnia,vol.I II, 1981.
36
1) A representao mental e a coisa representada tm a mesma forma;
2) A representao mental semelhante ou parecida com a coisa representada;
3) A representao mental causada pela coisa representada
4) A representao mental significa a coisa representada. (LAGERLUND, 2004).
Lagerlund (2004) lembra, ainda, que estes pontos no so independentes uns
dos outros e os itens 1 e 2, citados acima podem ser relacionados, assim como
os itens 3 e 4.
Diversos autores desde Brentano no sculo 19, at outros nos tempos atuais
como Vickery (1986), Jacob & Shaw (1998) e Alvarenga (2003), em seus
estudos, relacionam a representao com a cincia cognitiva. Alm desta
relao entre representao e a cincia cognitiva, Brentano (1973) enfatiza que
o representado no tem a ver com imagem da coisa representada.
Mey14 (1982, citado por Jacob & Shaw 1998 p.147) relaciona a representao
com a cincia cognitiva dizendo que esta a cincia da representao. O
sujeito busca relacionar, atravs de recursos da linguagem, os conceitos do
objeto representado que so formados na mente de cada um. Sob esse
carter de associao com a cincia cognitiva, Alvarenga (2003) apresenta as
fases de percepo, identificao, interpretao, reflexo e codificao como
etapas usadas quando conhecemos ou somos expostos a uma coisa nova,
utilizando-se dos sentidos da emoo, da razo e da linguagem para a
construo do sentido e dos conceitos sobre esta coisa.
Para a cincia da informao, a representao sempre fez parte do trabalho de
permitir o acesso s informaes das diversas colees presentes nas
bibliotecas, arquivos e museus que esto disponveis em mdia impressa,
eletrnica ou outro suporte do contexto digital que as organizaes possuem e
precisam manusear no dia-a-dia das suas atividades. Permitir o acesso
14
MEY, Marc de. The cognitive paradgigm: na integrated understanding of scientific development Chicago : University of Chicago, 1992
37
significa disponibilizar os dados extrados dos diversos tipos de documentos e
possibilitar ao usurio identificar os seus elementos fsicos e de contedo, para
permitir que as pessoas sejam conduzidas at o material desejado para
satisfazer a sua consulta. J a descrio do contedo ou descrio temtica
a extrao do contedo do documento. A anlise de assunto o processo de
ler um documento para extrair conceitos que traduzam a essncia de seu
contedo. (DIAS & NAVES, 2007, p.9). Os autores alertam, tambm, para a
falta de consenso terminolgico e a variedade de expresses para nomear esta
atividade na cincia da informao, tais como: anlise conceitual, anlise
temtica e anlise de informao.
Para que os objetivos da organizao da informao sejam alcanados,
preciso realizar tanto a descrio fsica quanto a de contedo dos objetos
informacionais. Estes dois processos foram abordados por Brascher & Caf
(2008) no estudo que mostra a contribuio das autoras sobre a discusso em
torno do conceito de organizao da informao e a organizao do
conhecimento. Segundo as autoras:
A descrio de contedo tem por objeto o primeiro dos trs elementos da informao propostos por Fogl o conhecimento. A descrio fsica, por sua vez, direciona-se ao terceiro elemento - o suporte da informao. O segundo elemento a linguagem permeia os dois tipos de descrio. (BRASCHER & CAF, 2008, p.6)
Brascher & Caf (2008) fazem distino entre a representao conceitual e a
representao do conhecimento. A representao conceitual tem a ver com a
forma como o autor apresenta as suas idias no texto e com os usurios dos
sistemas de informao. J a representao do conhecimento vai alm daquilo
que expresso pelo autor, mas considera os elementos do domnio que est
em anlise, buscando mostrar uma viso sobre a realidade que se pretende
representar. Segundo elas, essas representaes so vistas como estruturas
que so utilizadas para construir ou representar o mundo, de maneira que o
conhecimento possa ser usado em diferentes aplicaes, de forma manual ou
de forma inteligente" Davis et al. (1992, citado por CAMPOS, 2004, p.22).
38
A representao do conhecimento reflete um modelo de abstrao do mundo
real, construdo para determinada finalidade. (BRASCHER & CAF, 2008,
p.6). Essa abordagem da representao como um modelo do mundo real
tambm apontado por Chandrasekaram & Josephson (1999). Os autores
afirmam que
O vocabulrio de representao fornece um conjunto de termos com os quais se descreve os fatos em alguns domnios, enquanto o corpo de conhecimento usando esse vocabulrio uma coleo de fatos sobre um domnio (CHANDRASEKARAM & JOSEPHSON, 1999, p.20).
A Organizao do Conhecimento/Representao do Conhecimento (OC/RC)
compreende a anlise da realidade que se deseja representar, a identificao
dos conceitos e as relaes entre eles para a construo de um modelo ou a
prpria modelagem.
J a Organizao da Informao e a Recuperao da Informao (OI/RI)
compreendem tanto a organizao dos objetos em colees, como aparecem
em bibliotecas, museus e arquivos, como a produo dos instrumentos para
recuperar as informaes retiradas desses objetos, atravs da descrio fsica
e de contedo. Assim, as autoras afirmam que
Esses dois processos produzem, conseqentemente, dois tipos distintos de representao: a representao da informao, compreendida como o conjunto de atributos que representa determinado objeto informacional e que obtido pelos processos de descrio fsica e de contedo, e a representao do conhecimento, que se constitui numa estrutura conceitual que representa modelos de mundo... (BRASCHER & CAF, 2008, p.7)
A representao, no mbito da cincia da informao, visa a promover o
acesso ao contedo dos documentos para uso e posterior gerao de novos
conhecimentos. (Miranda, 1999)
Saracevic, em seu artigo de 1996, relata os problemas que surgiram ao longo
dos tempos em funo do crescimento acelerado dos registros informacionais.
39
O autor discute os esforos em torno do desafio de prover o acesso a uma
massa to grande de informao, visto que este elemento considerado como
fundamental para o desenvolvimento das atividades nas organizaes como
um todo. Saracevic (1996), revela ainda, que estudiosos como Wersig &
Nevelling (1975) mostraram que a cincia da informao ganhou importncia
devido aos problemas identificados por Vanevar Bush com a exploso da
informao e a necessidade de usar a tecnologia da informao para permitir o
acesso s informaes. Assim:
Atualmente, transmitir o conhecimento para aqueles que dele necessitam uma responsabilidade social, e essa responsabilidade social parece ser o verdadeiro fundamento da CI. Problemas informacionais existem h longo tempo, sempre estiveram mais ou menos presentes, mas sua importncia real ou percebida mudou e essa mudana foi responsvel pelo surgimento da CI, e no apenas dela. Wersig & Nevelling
15 (1975, citado por Saracevic, 1996).
Segundo Jacob & Shaw (1998), o problema da representao na cincia da
informao no to simples quanto parece. Para os autores, a linguagem
utilizada o ponto envolvido na representao. Jacob & Shaw (1998)
salientam que:
A efetiva recuperao de documentos depende da representao lingstica usada para descrever os documentos e o problema de descrio de documentos para recuperao em primeiro lugar e acima de tudo, um problema de como a linguagem utilizada. (JACOB & SHAW, 1998, p.146)
Como afirmado anteriormente, o desafio tem sido a recuperao da informao
e, como levantado por Mooers16, uma das questes surgidas em torno deste
ponto : como descrever intelectualmente a informao? Ou como apontado
por Vickery (1986, p.145), em todos os estudos onde a representao do
conhecimento estudada, a preocupao tem sido em torno da deciso de
como o conhecimento pode ser representado e que as representaes podem
ser manipuladas.
15 WERSIG, G., NEVELlNG, U. The phenomena of interest to information science. Information Scientist, v.9, p. 127-140, 1975. 16 MOOERS, Calvin N. Zatocoding applied to mechanical organization of knowledge. American Documentation, v.2, n.1, p.20-32, 1951
40
A preocupao com a descrio do contedo tem sido cada vez mais urgente
dado o carter da quantidade de registros, agora em meio eletrnico,
disponvel em todo o mundo.
As formas de representao/organizao dos domnios de conhecimentos, neste caso, vo implicar diretamente os processos de transferncia da informao, que hoje esto diretamente ligados
recuperao em meios eletrnicos. (CAMPOS & GOMES, 2003)
O resultado de tal preocupao pode ser verificado na construo dos
instrumentos das linguagens documentrias que, em funo da evoluo da
tecnologia e dos sistemas de informao, tornam evidentes a necessidade de
um processo cada vez mais refinado para a busca e a recuperao de
informaes.
O conjunto de procedimentos para expressar o contedo dos documentos
formado por termos e suas relaes, dentro de um domnio especfico ou de
uma determinada rea do conhecimento. Uma linguagem prpria e com
especificidades caracterstica de cada campo do conhecimento ou de um
domnio. Nesse sentido, a medicina, a engenharia, a arquitetura e o domnio
organizacional, por exemplo, tem, cada um, seu prprio vocabulrio. Este
vocabulrio especializado o suporte para a construo das linguagens
documentrias em cada rea. Para Sales (2007, p.96) as linguagens de
especialidade possuem terminologias prprias (terminologias no sentido de
conjuntos de termos especficos de um determinado domnio), que no so de
conhecimento geral. A existncia de um vocabulrio vinculado a certo domnio
requer garantias de validao pela prpria rea dos termos utilizados. Essas
garantias sero discutidas na seo 2.3.
O tema ontologia ser discutido na seo 2.1.2 relacionado cincia da
computao, especificamente inteligncia artificial, engenharia de software
e cincia da informao.
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2.1.2 Cincia da Informao e as Ontologias
As tecnologias da informao tm dado a sua contribuio cincia da
informao para otimizar os processos de organizao do conhecimento, o
tratamento, a representao e a recuperao das informaes.
Antes de discutir a relao entre a cincia da informao e a ontologia, so
apresentadas algumas consideraes iniciais sobre a representao e a
estruturao do conhecimento. Para a cincia da informao, a representao
do conhecimento um processo fundamental para a organizao do
conhecimento em um determinado domnio. Campos & Gomes (2003),
afirmam ser a representao de um domnio de saber, configurada como
princpio norteador para a organizao de documentos e a informao. Dessa
forma, os instrumentos de representao, compreendidos pela linguagem
documentria17, so fundamentais para a cincia da informao com o intuito
de sistematizar e possibilitar a recuperao da informao.
Todos os instrumentos de controle de vocabulrio e de organizao dos
conceitos tm como objetivo principal estruturar os conceitos para a
recuperao da informao e, por este motivo, tem sido objeto de estudos
especficos na cincia da informao. A nova verso da norma ANSI/NISO
Z39.19-2005 apresenta os tipos de instrumentos que fazem parte do chamado
controle de vocabulrio, usados para a descrio de contedo. Nesse processo
de descrio do contedo, termos e conceitos so elementos constituintes para
a elaborao dos instrumentos para controle de vocabulrio e, so
considerados de extrema importncia para a cincia da informao. Para
facilitar o entendimento, segue a definio de termo e conceito.
A palavra termo compreende a:
17 Como exemplos de linguagens documentrias podem ser citados as listas de cabealho de assunto, os tesauros e as taxonomias ..
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designao de um conceito definido numa lngua especializada, por uma expresso lingstica. (ISO 704). Se assumirmos que existe uma relao de identidade entre conceito e termo, podemos usar estas expresses de modo intercambivel, visto que o termo denota o conceito e sua forma fsica visvel e manipulvel. (ANSI/NISO Z39.19, 2005)
Para apresentar a palavra conceito foram selecionadas as definies presentes
no site do BITI18 e da norma ANSI/NISO Z39.19-2005. No site do BITI, a
definio aponta para o conceito como uma unidade do conhecimento e aborda
as propriedades atribudas a um objeto expressas atravs de signos
lingsticos, conforme indicado a seguir:
Unidade do conhecimento constitudo por caractersticas que refletem as propriedades significativas relevantes atribudas a um objeto ou a uma classe de objetos e expresso comumente por signos lingsticos. O conceito pode ser chamado de objeto formal. Os objetos formais 'planeta' e 'ponte' no existem fisicamente como tais; so apenas constructos mentais. Entre os objetos de uma lado e os signos lingsticos de outro, no h relao direta. A relao feita via conceitos (ISO 704) (BITI)
Para a norma ANSI/NISO Z39.19-2005, o conceito uma unidade do
pensamento que combinada com as caractersticas de um objeto que pode ser
real, abstrato, concreto ou imaginrio.
Com esses fundamentos conceituais o levantamento e a organizao dos
conceitos so etapas importantes para a cincia da informao, considerados
tanto do ponto de vista do profissional indexador, quanto do usurio. So eles
que permitem ao profissional da informao traduzir, em formato de termo, as
caractersticas do objeto representado. Por outro lado, esses conceitos
convertidos em termos conduzem os indexadores/classificadores aos
instrumentos de linguagem documentria. Para os usurios, estes conceitos
so usados como estratgias de busca para recuperar a informao desejada.
Em ambas as situaes os instrumentos de linguagem documentria podem
ser utilizados em qualquer campo do conhecimento.
18 Biblioteconomia, Informao & Tecnologia da Informao sob a coordenao de coordenao de Hagar Espanha Gomes
43
Nesse contexto, qual a relao das linguagens documentrias com as
ontologias? Para Chandrasekaram & Josephson (1999, p.21), estas ajudam a
clarear a estrutura do conhecimento. Em um domnio as ontologias podem ser
vistas como o corao de qualquer sistema de representao do
conhecimento. Assim como para as linguagens documentrias, os conceitos,
os termos e suas relaes formam a estruturao conceitual, a base de
qualquer ferramenta conceitual, estes elementos so fundamentais, tambm,
para as ontologias que, possuem outras variveis em seu processo de
desenvolvimento.
De acordo com Barchini; Alvarez; Herrera (2007), as ontologias so
ferramentas conceituais e tcnicas que permitem especificar, estruturar e
comunicar o conhecimento de um determinado domnio. Essa afirmativa pode
ser complementada por Millikan (1998), que refora a importncia do
entendimento da estrutura do domnio por quem o estuda. Segundo a autora,
a base ontolgica dada por quem estuda a estrutura de um determinado
domnio, por aqueles que so especialistas e logo detm conhecimento das
teorias da rea. (MILLIKAN, 1998)
A estruturao conceitual, possibilitada pela construo das linguagens
documentrias e pelos estudos realizados por pesquisadores dos sistemas de
organizao do conhecimento, tm nas ontologias elementos que descrevem o
prprio ser, recursos da linguagem formal que permitem inferncias
necessrias gesto do conhecimento, dados importantes ao entendimento do
prprio domnio estruturado e que esto presentes nas teorias desse domnio.
Por ser uma rea de estudo muito recente na cincia da informao, com
muitas pesquisas em andamento, e observa-se a necessidade de um
aprofundamento nas questes que vo aparecendo medida que os estudos
avanam, nota-se que os conceitos e teorias prprias ainda esto em
desenvolvimento e que sero necessrios muitos outros estudos para que a
temtica alcance a maturidade neste campo de conhecimento.
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Apesar das diferentes abordagens de estudos sobre ontologia na filosofia e na
cincia da informao, importante ressaltar que a representao do
conhecimento, anlise de contedo de um conceito e as suas relaes fazem
parte, do objeto de estudo neste ltimo campo do conhecimento. Os estudos
sobre ontologias representam a oportunidade de aprofundar as pesquisas
aplicadas aos sistemas de informao na cincia da informao. Neste sentido,
destaca-se o interesse dos pesquisadores desta rea pelas ontologias como
ferramenta que possibilita a estruturao e a representao dos campos de um
domnio, o que otimiza a recuperao da informao e a gerao de
conhecimento.
O QUADRO 1, apresentado em seguida, mostra o conceito de ontologia do
ponto de vista da filosofia, da cincia da computao e da cincia da
informao.
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QUADRO 1 - Definioes de Ontologia em Filosofia, Cincia da Computao e Cincia da Informao
Filosofia Filosofia sob a anlise da cincia da . computao
Cincia da computao Cincia da informao
Sistema de categorias
Existncia: existe apenas as coisas temporais, aquelas relacionadas ao um certo perodo de tempo ao conceito existncia;
A obra de Aristteles Categorias. Apresenta dez categorias bsicas para classificar tudo o que existe. Ou seja, as categorias de Aristteles revelam sua viso ontolgica do mundo.
Como as ontologias de sistemas de informao, a ontologia filosfica considera o esquema conceitual e de conhecimento da esfera sob investigao Zuninga (2001);
Ontologia um "catlogo de tipos de coisas"
em que se supe existir um domnio, na perspectiva de uma pessoa que usa uma determinada linguagem Sowa (1999).
Ontologia" como um sistema particular de categorias que versa sobre certa viso do mundo. Por outro lado, em seu uso mais prevalecente na IA, uma ontologia referida como um artefato de engenharia, constitudo de um vocabulrio especfico usado para descrever certa realidade e um conjunto de pressupostos explcitos relacionados com o significado pretendido para as palavras do vocabulrio." Guarino (1998, p.2).
para os sistemas de Inteligncia Artificial o que existe o que pode ser representado Gruber (2008)
Envolve a utilizao de categorias semnticas, de conceitos significativos em um determinado domnio (que pode ser to amplo quanto o universo de conhecimento), juntamente com uma definio ou uma nota de escopo para cada conceito, e mecanismos para a exibio de suas relaes com outros conceitos.Vickery (1997)
Fonte: Compilado pela autora a partir dos autores Zuninga (2001; Sowa (1999).; Guarino (1998); Gruber (2008) e Vickery (1997)
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O processo de levantamento dos elementos da realidade, que pertence a um
domnio especfico, apontado por Smith (2003). Ao pensar nestes
componentes, questes como quais os objetos, as coisas que existem ou no
e que fazem parte de um domnio especfico poderiam ser levantadas. Para
reforar este pensamento Smith (2003) afirma que:
Ontologia um campo da filosofia que estuda os constituintes da realidade. Uma ontologia de um determinado domnio descreve os componentes da realidade dentro de um domnio de uma forma sistemtica, assim como as relaes entre estes componentes e as relaes destes com os componentes de outros domnios. Expresses como domnio, constituinte, realidade e relao so elas prprias, expresses ontolgicas, assim como, tambm, os termos caracterstica, objeto, entidade, item, bem como, ser e existncia eles prprias (SMITH, p. 313, 2003).
Para Smith (2000), a ontologia a cincia do que existe, os tipos e as
estruturas dos objetos, propriedades, eventos, processos e relaes em toda
rea da realidade. Em seu trabalho, o autor afirma que Aristteles chamava a
ontologia de filosofia primeira e que esta se preocupava com o ser como um
todo. Assim, afirma Oliveira (s.d), estudar algo enquanto um ser estudar algo
sobre o qual possvel fazer predicaes verdadeiras. A filosofia primeira de
Aristteles no estuda um tipo particular de ser; estuda tudo, todo o ser,
precisamente enquanto tal. Pode-se dizer, ento, que os aspectos filosficos
compreendem a essncia da existncia ou da realidade. Tal preocupao,
tambm, colocada por Smith ( 2000, p.2):
Isto mostra a descrio da realidade em termos de classificao de entidades que exaustiva no sentido de que pode servir como uma resposta para cada questo como: quais as classes de entidades so necessrias para uma completa descrio e explicao de todos os acontecimentos do universo? Ou quais as classes de entidades so necessrias para dar uma dimenso do o que torna verdade todas as verdades? Ou quais as classes de entidades so necessrias para facilitar a elaborao de predicados sobre o futuro?
Outra pergunta que se poderia formular : quais categorias so necessrias
para explicar um mundo ou uma parte do mundo, que representa certo
domnio? Ao se pensar em tais categorias, na verdade, h um exerccio de se
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pensar ou de se buscar explicaes nas frases, nas palavras que tornam essas
frases verdadeiras, e que so aceitas, para explicar determinados fatos19 .
Ressalta-se que o processo de pensar as categorias necessrias para explicar
o mundo, um determinado domnio ou o levantamento dos elementos da
realidade, conforme apontado anteriormente por Smith (2003), e a definio
semntica dos conceitos, relaes e atributos (Almeida, 2006), associado
definio de uma dada linguagem, est implcito na construo das ontologias
e em sua aplicao aos sistemas de informao.
As discusses acerca das ontologias aplicadas aos sistemas de informao e a
viso de diversos autores sobre as possibilidades de usos desta ferramenta
sero apresentadas em seguida na seo 2.1.3 Aplicao da ontologia aos
sistemas de informao.
2.1.3 Aplicao da Ontologia aos Sistemas de Informao
Essa seo discute como o termo ontologia aplicado na inteligncia artificial,
pela engenharia de software e pela cincia da informao, associado aos
diversos estudos realizados por essas reas do conhecimento para os
sistemas de informao. Esta parte compreende a identificao de alguns
elementos apontados pelos autores nas definies, nas caractersticas e nas
aplicaes de ontologia, dentre outros aspectos que sero apresentados a
seguir:
19 A noo de compromisso ontolgico foi introduzida por Quine (Willard Van Orman Quine (1908-2000) Para ele saber se algo existe necessrio, verificar as teorias da rea e identificar os conceitos existentes, quantos conceitos, quais so aqueles significativos, tipos de classes
de coisas que existem , enfim, ter um comprometimento com estas variveis para que seja possvel entender os esquemas conceituais
desenvolvidos.
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A cincia do que existe, os tipos e as estruturas dos objetos,
propriedades, eventos, processos e relaes em toda rea da realidade;
Envolve atividades de anlise conceitual e modelagem do domnio;
Adoo de uma abordagem altamente interdisciplinar;
Descrio formal de um programa, dos conceitos e relaes que podem
existir para um agente ou para uma comunidade de agentes.
O entendimento do uso das ontologias, aqui apresentado, compreende a viso
de autores como Moreira; Alvarenga; Oliveira (2004), Dahlberg (1978c); Smith
(2000); Guarino & Giaretta (1995); Guarino (1998); Gruber (1992); Zuninga
(2001) e Guarino (1999).
Os estudos em ontologia tm sido desenvolvidos desde a dcada de 1980, na
cincia da computao, mais especificamente na inteligncia artificial e, em
geral, foram relacionados a projetos para organizao de grandes bases de
conhecimento e posteriormente, para a criao de bases de conhecimento
compartilhveis e reutilizveis. (MOREIRA; ALVARENGA; OLIVEIRA, 2004).
Mais recentemente, o tema ontologia aplicado aos sistemas de informao e
toda a sua potencialidade de pesquisa e de uso, tem sido objeto de diversos
estudos na cincia da informao.
Os estudiosos, desse campo do conhecimento, entendem que pesquisas em
ontologias podem oferecer contribuies para desenvolver a temtica aplicada
aos sistemas de informao, a recuperao da informao e a gesto do
conhecimento. Com isto, observou-se que a cincia da informao, por sua
caracterstica de fazer interseo com outros campos do saber, tem buscado
suporte terico em estudos realizados em outras cincias que tambm fazem
pesquisas aplicadas aos sistemas de informao. Para o desenvolvimento
desses estudos, a cincia da informao tem usado as pesquisas realizadas na
cincia da computao (IA) e engenharia de software como referncia para o
desenvolvimento de suas pesquisas. Eventos tcnicos tm sido desenvolvidos
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com o objetivo de aproximar as comunidades cientficas, na tentativa de
possibilitar o compartilhamento do conhecimento gerado nesse campo e
oriundo de diversos esforos de estudos.
Para Guarino e Giaretta (1995), a ontologia como disciplina da filosofia lida
com a natureza e a organizao da realidade. Nesse sentido, Guarino (1998)
afirma que o termo ontologia apenas um nome, que em alguns casos,
envolve atividades de anlise conceitual e modelagem do domnio. Para o
autor, existe uma diversidade de pesquisas e as aplicaes tm sido
reconhecidas por muitas reas do conhecimento. Do ponto de vista das
aplicaes voltadas aos sistemas de informao, o autor discute as suas
peculiaridades levando em conta os aspectos metodolgicos e da sua
arquitetura e, assim, ele afirma que:
A principal peculiaridade a adoo de uma abordagem altamente interdisciplinar, onde filosofia e lingstica desempenham um papel fundamental na anlise da estrutura de uma dada realidade em um alto nvel de generalidade e na formulao de um vocabulrio claro e rigoroso. Sobre a arquitetura, o aspecto mais interessante o papel central que uma ontologia pode ocupar em um sistema de informao. (GUARINO, 1998, p.3)
Para Gruber (1992), na cincia da computao o termo ontologia uma
especificao de uma conceitualizao. Segundo o autor, o termo
emprestado da filosofia onde uma ontologia uma explicao sistemtica da
existncia. J no contexto do compartilhamento do conhecimento, o uso do
termo ontologia bem diferente daquele adotado e amplamente discutido na
filosofia. Em seu trabalho sobre ontologia, Gruber (1992) mostra que para os
estudiosos da rea de inteligncia artificial (IA) a abordagem diferente, isto :
uma ontologia uma descrio (como uma descrio formal de um programa)
dos conceitos e relaes que podem existir para um agente ou para uma
comunidade de agentes.
O termo ontologia foi adotado pelos pesquisadores da rea de inteligncia
artificial. Smith (2000) e Gruber (2008) afirmam que estes estudiosos
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reconheceram a aplicabilidade do trabalho da lgica matemtica e
argumentaram que eles poderiam criar uma nova ontologia, um modelo
computacional, capaz de automatizar certos tipos de raciocnio. Gruber (2008)
afirma que Hayes em seu The Second Naive Physics Manifesto20 aponta que a
comunidade de IA passou a usar o termo ontologia com dois significados:
primeiro para se referir a uma teoria de um mundo modelado e,depois como
um componente de um sistema de conhecimento.
Guarino (1998), tambm, afirma que em IA,
Uma ontologia refere-se a um artefato de engenharia, constitudo por um vocabulrio especfico usado para descrever uma determinada realidade, mais um conjunto de pressupostos explcitos quanto ao significado do vocabulrio destinados s palavras. (GUARINO, 1998, p.3).
Gruber (1993, 2008) trata a ontologia como uma especificao explcita de
uma conceitualizao, entretanto, ressalta que os termos especificao e
conceitualizao causaram muitas discusses. Ele afirma que os pontos
principais dessa definio so os elementos: os conceitos, os relacionamentos,
um vocabulrio representado pelas classes e as relaes e significados que
favoream o
