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Centro Executivo Platinum Tower - Av. Mauro Ramos, 1450 - 3º. Andar Conj. 301 - Centro - CEP 88030-000 | Florianópolis - SC (48)3031-5050www.adeptsys.com.br

Sistema de Gerenciamento para Agências de Publicidade.

2010

Dia-a-dia da Agência

PlanejamentoPlanejamento ProduçãoProdução FinanceiroFinanceiro

CriaçãoCriação

MídiaMídia

ClientesClientes FornecedoresFornecedores VeículosVeículos

TráfegoTráfego

GerênciaGerência

AtendimentoAtendimento

Esta explanação, terá como base uma Agência formada pelos setores de Atendimento; Planejamento; Tráfego, Criação; Produção; Mídia; Financeiro e Direção. Consideraremos também os Clientes; Fornecedores e Veículos que são as principais entidades externas com as quais as Agências se relacionam:

Agência

Mercado

Clique para avançar

Job Tráfego Planejam. Orçamento Finalização Autorização Faturamento Fechamento Avaliação Visitas Prospecção

Planejamento Produção Financeiro

Criação

Mídia


Tráfego

Gerência


Agência

1-ProspecçãoBasicamente, todo o fluxo de trabalho de uma agência se inicia pelo setor de Atendimento que, após o processo de prospecção, trará do Cliente um novo trabalho a ser desenvolvido, que conhecemos como Job. Para auxilio deste importante profissional o Publiway possui o módulo RP (Relações Publicas). Esta ferramenta administra uma base de informações para apoio ao processo de prospecção, facilitando o relacionamento da Agência com o seu mercado. Utilizando os recursos para envio de mala direta impressa ou digital e registrando diversas informações importantes, tais como, datas, nomes, histórico de ocorrências entre outras, o departamento de atendimento estará em constante contato com todo o seu universo de relacionamento. Incrementando, desta forma, o seu potencial de comunicação e, consequentemente, sua eficiência na manutenção e abertura de novos negócios.

Mercado

Prospecção

selecione para ir direto à etapa desejada



Criação

Mídia


Tráfego

Gerência


Agência

2-Visitas Desde o início do relacionamento com um Cliente, ainda que em fase de prospecção, o Atendimento deverá realizar uma ou mais reuniões para a definição do briefing e apresentar a evolução dos trabalhos. Com o auxilio do Publiway, no Cadastro de Visitas, sua agencia terá todos os importantes eventos desta natureza devidamente registrados. Tal recurso auxiliará na avaliação dos custos do relacionamento com o cliente, além de outras conclusões importantes apoiadas em relatórios.

Mercado

Visitas



Mercado


Criação

Mídia


Tráfego

Gerência


Agência

3-Entrada de JobNo momento adequado e tão esperado, o departamento de Atendimento lança o novo Job no Publiway. Nesta fase, será introduzida, no Controle de Jobs do sistema, uma série de informações que auxiliarão no desenvolvimento e acompanhamento dos trabalhos dentro e fora da agência, tais como: identificação da nova campanha, descrição do briefing, peças publicitárias sugeridas, verba disponível, principais datas de controle entre outras.

Job



Mercado


Gerência


Agência

4 - Tráfego - Distribuição das AtividadesA partir deste momento o Publiway poderá ser utilizado para a distribuição e apoio ao controle da execução das atividades. Através do Controle de Pauta todos os colaboradores da Agência conhecerão suas atividades pertinentes a cada Job cadastrado. O processo de distribuição pode ser executado a qualquer momento e auxiliará o responsável pela coordenação das atividades a monitorar os prazos de cada ação.

PlanejamentoPlanejamento ProduçãoProdução

CriaçãoCriação

MídiaMídia

FinanceiroFinanceiro

TráfegoTráfego

Tráfego



Mercado

Produção Financeiro

Criação

Mídia


Tráfego

Gerência


Agência

5-PlanejamentoApós o cadastramento inicial do Job , o Planejamento, auxiliado pelo Atendimento, traçará a estratégia de atuação para que os objetivos do cliente sejam atingidos. Neste ponto, o Publiway poderá contribuir com sua base histórica, Jobs, Pautas, Orçamentos, Autorizações, Tabelas e outros, apoiando com todas as informações de todos os trabalhos já realizados para este e outros clientes.

PlanejamentoPlanejamento

Planejam.



Mercado

Financeiro

Tráfego


Gerência


Agência

6 - OrçamentoO passo seguinte será a montagem da proposta para o Cliente, neste momento, dependendo do planejado, deverão ser envolvidos também os setores de Criação, Produção e Mídia que executarão os trabalhos iniciais e levantarão o custo de cada etapa do processo. Durante o trabalho de levantamento das informações para montagem da proposta, o Publiway apoiará ainda em diversos outros pontos, agilizando e dando qualidade a todo o processo, tais como: • Automatização da elaboração do orçamento de criação e de produção, apoiados nas tabelas de serviço da Agência e de fornecedores já cadastradas no sistema, além do recurso que monta, gera PDF e envia por e-mail as solicitações de orçamento de fornecedores.• Automatização da elaboração do orçamento de mídia e plano de mídia, atribuindo um grande ganho de tempo e de qualidade pela utilização das tabelas dos veículos e montagem automática das PI (pedidos de inserção), calculando o GRP (pontos de audiência bruta), além de disponibilizar outras informações de grande importância.


CriaçãoCriação

MídiaMídia

Orçamento




Criação

Mídia


Tráfego

Gerência


Agência

7-FinalizaçãoMunido de todos os documentos gerados, estratégia, orçamentos e outros, o Atendimento fará a defesa do planejado junto ao Cliente. Após a defesa o Atendimento deverá repassar ao controle de Job do Publiway as considerações necessárias para que seja iniciado o processo de finalização do Job. Neste ponto, o planejamento é ajustado e são disparadas todas as atividades que levarão à finalização de todos os itens autorizados pelo cliente. Novamente no controle de Pauta serão relacionadas todas as atividades com seus respectivos responsáveis e, desta forma, o Publiway se encarregará de alertar a cada colaborador de seus compromissos com os detalhes necessários a execução dos trabalhos e prazos a serem cumpridos. De forma simples e interativa o colaborador poderá informar ao sistema a situação de seu trabalho, permitindo um controle eficiente dos prazos de criação, produção e mídia. Este recurso possibilitará que o Trafego acompanhe a evolução dos trabalhos e interfira se julgar necessário.

Mercado

Finalização



Financeiro

FornecedoresFornecedores VeículosVeículos

Gerência


Agência

Mercado


CriaçãoCriação

MídiaMídia

TráfegoTráfego

ClientesClientes

Finalização

7-FinalizaçãoMunido de todos os documentos gerados, estratégia, orçamentos e outros, o Atendimento fará a defesa do planejado junto ao Cliente. Após a defesa o Atendimento deverá repassar ao controle de Job do Publiway as considerações necessárias para que seja iniciado o processo de finalização do Job. Neste ponto, o planejamento é ajustado e são disparadas todas as atividades que levarão à finalização de todos os itens autorizados pelo cliente. Novamente no controle de Pauta serão relacionadas todas as atividades com seus respectivos responsáveis e, desta forma, o Publiway se encarregará de alertar a cada colaborador de seus compromissos com os detalhes necessários a execução dos trabalhos e prazos a serem cumpridos. De forma simples e interativa o colaborador poderá informar ao sistema a situação de seu trabalho, permitindo um controle eficiente dos prazos de criação, produção e mídia. Este recurso possibilitará que o Trafego acompanhe a evolução dos trabalhos e interfira se julgar necessário.



Planejamento Financeiro

Gerência

Atendimento

Agência

Tráfego

Mercado

ClientesClientes

Planejamento ProduçãoProdução

CriaçãoCriação

MídiaMídia


8-AutorizaçãoCom a aprovação do Cliente o Departamento de Criação dará prosseguimento a elaboração das peças criativas e o Departamento de Produção, via Publiway, gerará ainda as autorizações de produção com todas as informações necessárias à execução dos itens a serem produzidos, incluindo dados de entrega, faturamento e outros. Com mais alguns cliques, estas autorizações serão encaminhadas para os fornecedores por e-mail, em PDF, ou impressas para apresentação. De forma similar, o Mídia utilizará o Publiway, com suas tabelas de veículos, para o desenvolvimento do plano de mídia, e a partir deste, gerará automaticamente as Autorizações de Mídia ou PI (Pedidos de Inserção) para cada veículo e praça de exibição programada, dando velocidade e confiabilidade a mais esta trabalhosa etapa.

Autorização



Planejamento

Gerência

Atendimento

Agência

Tráfego

Mercado

ProduçãoProdução

CriaçãoCriação

MídiaMídia


9-FaturamentoEm paralelo ao processo de geração das Autorizações, o Publiway registra automaticamente no Módulo Financeiro todas as contas a pagar e receber relacionadas. Utilizando-se de um mecanismo que vincula os dados dos clientes, fornecedores e informações específicas do trabalho executado, o Publiway preenche automaticamente todas as informações pertinentes a estes documentos, facilitando a geração dos boletos de cobrança , notas fiscais e o respectivo processo de controle das contas a receber e a pagar. Esta integração com o Departamento Financeiro, elimina falhas no processo de cobrança, principalmente de comissões junto aos fornecedores e veículos . O Publiway ainda apoiará o departamento financeiro em todas as suas atividades tais como controle de contas, Controle de fluxo de caixa, controle das contas a receber e a pagar com seus respectivos processos de quitação, Emissão de Boletos,Notas Fiscais, lançamentos, conciliação bancária e outros.

FinanceiroFinanceiro

ClientesClientes

Faturamento



FornecedoresFornecedores

Planejamento

Gerência

Agência

Tráfego

Mercado

VeículosVeículos

10-FechamentoApós a execução de todas as atividades para a conclusão do JOB, é realizado no Publiway o controle da chegada de notas dos serviços autorizados bem como a confirmação da execução das autorizações de criação, produção e mídia. O próximo passo é a elaboração do relatório final do job, apoiado nas informações armazenadas pelo sistema, para que seja entregue ao cliente, podendo também ser disponibilizado via internet pelo Cliente Web.

Financeiro

ClientesClientes

AtendimentoAtendimento ProduçãoProdução

CriaçãoCriação

MídiaMídia

PlanejamentoPlanejamento

Fechamento


ClientesClientes


FornecedoresFornecedores

Planejamento

Agência

Tráfego

Mercado

VeículosVeículos

11-Avaliação do JobAtividade nem sempre executada em grande parte das Agencias, por falta de dados disponíveis ou de difícil cruzamento, a avaliação do job conta com grande apoio do Publiway, que possibilita a extração de um grande número de relatórios a qualquer momento. Esta facilidade para levantar dados relacionados a cada etapa do JOB, tais como sua rentabilidade, condução das pautas, orçamentos, ranking de clientes, tempo gasto em cada atividade e muito mais, dará subsídios para que toda a estrutura avalie sua eficiência, viabilizando a prática de uma gestão consistente e, consequentemente, eficiente.


CriaçãoCriação

MídiaMídia

PlanejamentoPlanejamento FinanceiroFinanceiro

TráfegoTráfego

GerênciaGerência

Avaliação


Planejamento

Agência

Tráfego

Mercado


CriaçãoCriação

MídiaMídia

PlanejamentoPlanejamento FinanceiroFinanceiro

TráfegoTráfego

GerênciaGerência



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