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Aprender para fazer & Fazer aprendendoPLANEJAMENTO, ORGANIZAO E EXECUO DE CERIMONIAL DE EVENTOS Professor: Augusto Cesar

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APRESENTAO

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LANEJAMENTO, ORGANIZAO E EXECUO DE CERIMONIAL DE EVENTOS o resultado de uma ampla pesquisa bibliogrfica de obras nacionais e estrangeiras aliada a muitos anos de experincia adquiridos como Chefe do Cerimonial da Universidade Federal Rural da Amaznia, como Subchefe e Mestre de

Cerimnias do Cerimonial da Governadoria do Estado do Par e como docente da Universidade do Estado do Par na disciplina de mesmo nome sem esquecer a atuao como cerimonialista (planejamento, organizao e execuo de cerimonial em eventos) em eventos no meio pblico e privado. Este trabalho deve ser visto como auxiliar no dia a dia de quem trabalha com eventos e tambm para aquelas pessoas que necessitam conhecer algumas regras de cerimonial e etiqueta para melhorar seu desempenho profissional. No queremos ser o dono da verdade, mas que o contedo que ora apresentamos, sirva de auxlio para a execuo de um bom cerimonial. Leia, pesquise, pergunte e tire suas prprias concluses. No se deve esquecer nunca que as regras de cerimonial procuram se adequar ao momento, a poca e ao lugar, com isto querendo dizer que o que bom para uma cerimnia no Rio Grande do Sul, poder no ser em um Estado da Regio Norte. Tenha bom senso, esta sim uma caracterstica que deve estar presente em todos aqueles que enveredam para a realizao de eventos. AGORA, TENHAM UMA BOA LEITURA.

Augusto Cesar

3 PERFIL PROFISSIONAL DE AUGUSTO CESAR DE LIMA SANTOS(91) 3279-4908 / 99828013 - augusto.santos@ufra.edu.br / ceringov@hotmail.com QUALIFICAES H 19 anos exero atividades ligadas cerimonial, protocolo e etiqueta em eventos institucionais, sociais, empresariais e universitrios. Trabalhei no planejamento, organizao, coordenao e execuo das solenidades de transmisso de cargo dos governadores Almir Gabriel e Simo Jatene. Trabalhei nas gestes dos governadores Almir Gabriel e Simo Jatene, no planejamento, organizao, coordenao e execuo das visitas dos presidentes Fernando Henrique Cardoso, Luiz Incio Lula da Silva e do Primeiro-Ministro de Portugal a poca Mrio Soares quando de suas visitas protocolares ao Estado do Par, de Embaixadores estrangeiros, de Ministros de Estado, de Chefes de Estado e de Governo alm da visita de presidentes de instituies nacionais e estrangeiras como BIRD, BID, Banco Mundial. Trabalhei no planejamento, organizao, coordenao e execuo das solenidades de outorga da Medalha da Ordem do Mrito Gro Par, na gesto do governador Almir Gabriel. Treinei e implantei o cerimonial das prefeituras municipais de Cana dos Carajs e Santarm, alm de treinar e reciclar a equipe do cerimonial da Prefeitura Municipal de Belm. O mesmo trabalho foi feito no cerimonial da SESPA e da SEDUC nas gestes dos governadores Almir Gabriel e Simo Jatene. Ministrei cursos sobre Etiqueta Empresarial, Atendimento ao Cliente, Planejamento e Organizao de Cerimonial em Eventos e Cerimonial Universitrio nas principais instituies da capital paraense tais como UFPA, UEPA, UFRA, ESMAC, Tribunal de Contas dos Municpios, Governadoria do Estado do Par, Casa Militar da Governadoria, Secretaria de Administrao do Estado, Secretaria de Sade do Estado, Secretaria de Educao, Escola de Governo do Par, Justia Federal no Par, Associao dos Municpios Araguaia-Tocantins, Companhia Vale do Rio Doce, Supermercados Formosa. Presto (ei) consultoria em Cerimonial e Eventos, Etiqueta Empresarial e Atendimento a Clientes para as instituies UFPA, UEPA, UNAMA, CESUPA, IESAM, ESAMAZ, ESMAC, Faculdade de Castanhal, Embrapa Amaznia Oriental, Prefeitura de Marituba, Justia Federal no Par, Tribunal de Contas do Estado do Par, Tribunal de Contas dos Municpios, Cmara Municipal de Belm, Cmara Municipal de Ananindeua, Faculdade do Par, Valeverde Feiras & Eventos, Associao Brasileira de Odontologia Seo do Par, Gazeta Mercantil, Empresas de Eventos sediadas na capital. Participei no planejamento, organizao, coordenao e execuo da inaugurao dos principais logradouros da cidade e do seu entorno como as pontes que compem a Ala Viria iniciando pela Fernando Henrique Cardoso e inaugurao da 13 turbina da Usina de Tucurui (as duas com a presena do presidente Fernando Henrique Cardoso), Inaugurao da Orla do Maarico (Salinas), Instituto de Segurana Pblica do Estado (IESP) em Marituba, Obras da Macro-drenagem da Bacia do Uma, Estdio Olmpico do Par (Mangueiro), Estao das Docas, Parque da Residncia, Instituto de Gemas So Jos Liberto, Terminal de Passageiros do Aeroporto Internacional de Belm, Complexo Feliz Luzitnia (Igreja de Santo Alexandre, Forte do Castelo e Casa das Onze Janelas), enquanto Chefe, Subchefe e Mestre de Cerimnias do Cerimonial da Governadoria do Estado nas gestes dos governadores Almir Gabriel e Simo Jatene. EXPERINCIA PROFISSIONAL Exero a funo de Chefe do Cerimonial da Universidade Federal Rural da Amaznia e da Universidade do Estado do Par. Sou professor da disciplina Etiqueta Empresarial e Planejamento, Organizao e Execuo de Cerimonial de Eventos para o curso de Secretariado Executivo Trilngue da Universidade do Estado do Par. Sou professor da disciplina Etiqueta Empresarial e Planejamento, Organizao e Execuo de Cerimonial de Eventos para o curso de Turismo da ESAMAZ. Sou scio da empresa Tribuna Assessoria em Eventos. Exerci a funo de Chefe (no exerccio), Subchefe e Mestre de Cerimnias da Governadoria do Estado do Par, nas gestes dos governadores Almir Gabriel e Simo Jatene. Exerci a chefia dos escritrios da SUDHEVEA (Superintendncia do Desenvolvimento da Borracha) em Ituber (BA), Maratayses e Vitria (ES). FORMAO ACADMICA Engenheiro Agrnomo, graduado pela Universidade Federal Rural da Amaznia. Ps-Graduao em Heveicultura pela Universidade Federal Rural da Amaznia. Concluinte do curso de MBA em Cerimonial, Protocolo, Etiqueta em Eventos Institucionais pelo Instituto de Estudos Superiores da Amaznia - IESAM. OUTRAS INFORMAES RELEVANTES Fao parte do membro do Comit Nacional do Cerimonial Pblico e membro fundador do Frum Nacional Permanente de Mestres de Cerimnias. Sou orientador de Trabalhos de Concluso de Curso (TCC) na Universidade do Estado do Par.

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UMA PRIMEIRA PALAVRA

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om o objetivo de facilitar o convvio entre as pessoas em determinadas ocasies e criar uma atmosfera agradvel, o Cerimonial se estabeleceu em nossa sociedade como conseqncia natural da prpria evoluo humana. nesta seara que o cerimonialista planta sua semente no trabalho dirio de organizar, planejar, assessorar, executar solenidades, cerimnias, visitas, eventos. uma atividade gratificante, sem dvida, mas que requer, principalmente, bom senso, planejamento, organizao, vivacidade. Trabalha-se muito, sem feriados ou finais de semana, com horrios rgidos para o incio das atividades e sem a menor possibilidade de garantir quando sero encerrados os servios.

Vocao. No se pode esquecer esta palavra quando se exerce esta profisso. Sacerdcio diro outros. Com as duas, tm-se um grande profissional, com certeza. No se pode esquecer isso nas tarefas do dia-a-dia, mesmo quando o tablado para ser montado chegar depois da entrada da autoridade principal do evento. Nestes momentos, o cerimonialista que exerce a profisso por vocao e faz do seu ofcio um sacerdcio, ter jogo de cintura suficiente para resolver com maestria o problema. Alis, administrar problemas e vaidades um dos ossos do ofcio. Outro: acostumar-se com a antiga prtica de se colocar a culpa no cerimonial em tudo que d errado. O cerimonialista deve ter sempre na sua agenda palavras como sensibilidade, honra, nobreza e dignidade, criatividade, elegncia de carter, cortesia, hospitalidade, postura interior, temperana, humildade, simplicidade, bom gosto. Ser cerimonialista requer doses dirias de preocupao com os detalhes. Cerimonial a arte de descobrir a beleza que vem de dentro. Das coisas e das pessoas. A profisso de cerimonialista vista como uma profisso que tem glamour, porm inclui o conhecimento e aplicao de tantos detalhes que a tornam exaustiva. Exige raciocnio rpido e uma formao cultural slida, com conhecimento e aplicao de outros idiomas e, principalmente, percepo para estabelecer respeito e criar um entendimento de consenso essencial. O Chefe do Cerimonial por sua vez, precisa ter habilidades gerenciais de um EMPRESRIO, o charme e a energia de um VENDEDOR e a sensibilidade e a sabedoria de um DIPLOMATA.

A IMPORTNCIA DO CERIMONIAL E DO CERIMONIALISTAvida feita de pequenos grandes detalhes. So esses preciosismos que fazem a diferena e marca, de forma indelvel, a personalidade das pessoas e/ou contribuem na construo de imagens pblicas, por um lado; por outro, distinguem posturas sociais e polticas de personagens e organizaes em suas relaes representativas, sejam elas agncias governamentais ou corporaes privadas. Da a necessidade de atentar para uma perfeita elaborao de rituais de cerimoniais logsticos numa sociedade onde a imagem pblica constitui um fator preponderante de prestgio, credibilidade e liderana. E o cerimonialista como no poderia deixar de ser o profissional responsvel por planejar solues e executar aes voltadas ao encontro de aspiraes polticas que contribuam na consolidao de cenrios institucionais favorveis, que permeiem intercmbios variados ou fortaleam processos interativos. Nesse sentido, o cerimonial passa a ser um elemento estratgico a servio da construo e consolidao de imagens pblicas, apoiadas na credibilidade e aceitao social das aes e realizaes desenvolvidas.

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5Num mundo em que o tempo real reflete, cada vez mais, o fator diferencial da organizao que pensa no futuro e age no presente, o ritual do cerimonial constitui, portanto, um elemento singular do cotidiano institucional, funcionando como aspecto de excelncia no funcionamento dessas estruturas. Nesse sentido, a informao privilegia um novo padro de como as organizaes devem funcionar nas economias globais, ao aproximar culturas distintas, que muitas vezes encontram-se aliceradas em rituais religiosos rgidos, mas que transacionam entre si. O cerimonial no s contribui para ordenar precedncias entre autoridades nas suas relaes de importncia em solenidades oficiais, como serve para regular intercmbio entre diferentes agncias governamentais e organizaes privadas. O cerimonial funciona ainda como instrumento de regulao para estabelecer as posturas e condutas mais adequadas nas relaes comerciais entre delegaes de pases estrangeiros, na promoo de programas culturais e na realizao de competies esportivas regionais, nacionais e internacionais. O cerimonial tambm se encontra presente no cotidiano de nossas vidas impondo rituais nas relaes em famlia, trabalho, particulares e sociais, por exemplo. Na atualidade, portanto, o cerimonial assume um papel de extrema relevncia ao traduzir glamour e agregar distino, prestgio e poder s nossas relaes com agentes de governo e com os segmentos organizados da sociedade. A partir da precedncia se informa a todos que naquele acontecimento encontram-se autoridades e personalidades mais importantes e que so distinguidas atravs da hierarquia do rito do cerimonial. H tambm a disposio pblica de diferentes smbolos nacionais e corporativos que exibidos obrigatoriamente a partir de uma ordem de precedncia, seja normativa, histrica ou isonmica. Outros cuidados importantes no planejamento de uma solenidade residem na disposio de uma mesa de honra ou na organizao de uma sesso de trabalho em um congresso, seminrio ou grupo de trabalho interno. Como se exibir retratos numa galeria de honra de dirigentes, quem falar primeiro quem discursar por ltimo, como se dispor assinaturas por sua precedncia em documentos de protocolos de intenes ou ainda como apresentar talheres, louas e cristais a uma mesa. Apresentar-se bem em pblico, com distino e discrio, faz parte de um extenso cardpio de procedimentos, que demonstra educao esmerada, bom nvel cultural e amplo domnio de regras de etiqueta. Assim, pessoas e organizaes, que buscam transmitir sempre uma imagem pblica singular, devem apoiar-se na orientao de profissionais especialistas em cerimoniais apropriados, que dominem informaes tcnicas corretas sobre a adoo de procedimentos em diferentes circunstncias. O cenrio do cerimonialismo rico em circunstncias e detalhes, que fazem de um acontecimento ser sucesso ou desastre. Em cerimonial no se improvisa, quando muito permitida uma nova interpretao para aquele ato, tomando-se sempre o aspecto tcnico como bom e fiel conselheiro. Outro aspecto a ser considerado no espao de ao do cerimonial que essa atividade vem se expandindo largamente, se considerarmos que o mundo do tempo real impe novas formas de se relacionar, por um lado; enquanto, por outro, expe imagens e conceitos pblicos diante de cenrios competitivos permanentes, onde somente os que melhor se apresentarem tero a oportunidade de conquistar parcelas interessantes de um certo mercado ou consolidar uma posio de empatia junto a um grupo de interesse. No devemos esquecer tambm que o cerimonial uma forma objetiva de comunicao dirigida, onde a inteno constitui um elemento-chave na elaborao de estratgias ajustadas aos objetivos institucionais e corporativos das agncias governamentais e/ou organizaes privadas. A essa reflexo acrescentamos o significado estratgico que o cerimonial oferece com seu cardpio de solues queles personagens que desejam obter prestgio, espao e poder em relao com a sociedade, quer seja no campo poltico-partidrio, no polticoprofissional, o reconhecimento social ou mesmo atender a um carter de sua vaidade pessoal. O xito de um evento depende, em grande parte, de sensibilidade e do sentido de profissionalismo como conduzido em todas as suas etapas. Necessariamente todas! No se concebe, portanto, amadorismos, empirismos,

6improvisaes e as sistematizaes ao longo das etapas de concepo, implementao e realizao do evento. Um planejamento criterioso e objetivo de um acontecimento, portanto, pode significar reverter uma tendncia desfavorvel e incmoda credibilidade pessoal ou institucional, agregando-lhe valor e prestgio responsivo s suas atitudes pblicas ou particulares. O cerimonial envolve no s o relacionado com nossas aspiraes mais amplas, mas tambm o nosso cotidiano mais ntimo. Aquele do dia-a-dia que tem incio quando acordamos, levantamos, fazemos as higienizaes pessoais, tomamos o desjejum, executamos as primeiras decises no lar, samos para o trabalho, desenvolvemos nossas atividades profissionais, almoamos s ou acompanhado, prosseguimos em nossos compromissos de trabalho ou os sociais, assim por diante. Concretamente, no se pode exercer a cidadania em sua plenitude, se no temos todo um cuidado com os atos que praticamos rotineiramente. Somos, rigorosamente, fruto de vrios momentos em que nos vimos obrigados a incorporar rituais de cerimoniais ao carter de nossas pessoalidades, ou ainda por convenincias circunstanciais. A Bblia contm uma passagem que diz: Diga-me com quem andas que direi que s. E o cerimonial apresenta essa propriedade: dizer publicamente qual seu carter, qual o seu nvel cultural, como voc age em seus diferentes momentos. O cerimonial est cada vez mais permeando nossas vidas, nossas formas de agir, de decidir, sob a vigilncia de uma sociedade atenta e fiscalizadora. Dentro dessa tica de raciocnio, enfatizamos nossa posio sobre a importncia da presena do cerimonial em nossas relaes particulares e naquelas praticadas nas extenses da convivncia social harmnicas. Em todos os momentos de nossas vidas h sempre um rito a ser cumprido e quando ele no observado, certamente cometemos equvocos ou infringimos regras sociais institudas. Incorporamos a essa viso a necessidade de se observar o processo de evoluo da cultura, tanto no tempo histrico, como na sua dinmica de mudanas e incorporao de valores sociais, tenham eles razes antropolgicas, econmicas, polticas ou religiosas. Pois, so os bons costumes uma fonte valiosa de valores que o tempo poder determinar como elemento de incorporao ao rito social, um padro de comportamento cultural de uma sociedade. Acrescenta-se ainda que o rito do cerimonial evolui a partir da incorporao das regras de etiqueta a um procedimento de conduta social. As regras de etiqueta, portanto, constituem a base para estudo e formatao do rito do cerimonial. So essas regras de etiqueta que, num primeiro momento, abastecem com informaes culturais as interpretaes que iro ser aplicadas como base metodolgica para se estabelecer o conjunto de cerimnias que usa numa corte ou numa estrutura institucional de governo. Esses elementos culturais constituem-se, assim, nas formas cerimoniosas de trato entre particulares em suas diferentes maneiras de se relacionarem durante as solenidades pblicas, acontecimentos sociais ou encontros privados. A etiqueta fornece a base do argumento tcnico-poltico para a interpretao e aplicao do rito do cerimonial. Ela compreende dados como regras, normas, estilos e uma boa base de bom senso e lgica na formatao das posturas cerimoniais. No Brasil, as normas do cerimonial pblico e a ordem geral de precedncia esto definidas pelo Decreto Presidencial 70.274, de 09.03.72, que regula todas as presenas de autoridades federais em solenidades pblicas ou particulares. A partir dessa norma federal todas as demais manifestaes solenes realizadas em territrio brasileiro devem observar as interpretaes nela contida e promover seus ajustes, bem como executar pelo princpio da isonomia suas prprias regras normalizadoras. Isto vlido tanto para agentes de Poderes distintos ou nveis estruturais de governos federal, estadual e municipal -, como em aplicaes em outras esferas privadas, aonde se venha a estabelecer um formato prprio de cerimonial pblico. Dvidas que possam suscitar interpretaes diferenciadas cabe, como determina esta lei, ao cerimonialista a deciso de se aplicar um dado procedimento. Isso quer dizer que em cerimonial no existem improvisaes. O

7cerimonialista tem sempre a soluo tcnica, poltica e profissional que a solenidade requer. Ser profissional dessa atividade impe, obrigatoriamente, o domnio de informaes tcnicas precisas, bom senso, sensibilidade poltica, nvel cultural abrangente e segurana na conduo da solenidade. O ritual do cerimonialismo constitui um elemento fundamental para se entender uma cultura. O formato do cerimonial estabelece uma srie de procedimentos que permite estudar ou interpretar procedimentos sobre posturas praticadas numa sociedade. Concretamente, podemos afirmar que o cerimonial revela a intimidade de um povo. Ele o retrato dessa sociedade. No importa o grau de simplicidade ou de complexidade existente. Se essa comunidade, tenha ou no uma fundamentao religiosa. Nenhum grupo social organizado sobrevive sem estar alicerado num rito de cerimonial. Esta assertiva vlida para todas as organizaes sociais, quer sejam estudadas num tempo histrico distante, quer o tempo estejam no presente, ou ainda esse tempo funcione num futuro qualquer. O culto ao cerimonial est sim permanentemente vivo nas organizaes sociais, como fundamentao de sua prpria existncia. Atravs das normas institudas no cerimonial processa-se uma ordem de precedncia pela qual se percebe quem mais importante nessa sociedade. Quem manda em quem e quem obedece a quem. Tambm os valores antropolgicos, econmicos, polticos e religiosos esto presentes no ordenamento desses princpios normalizadores dos ritos. No caso brasileiro, o Presidente da Repblica a pessoa mais importante que h. Nenhuma solenidade, qual o Presidente confirme presena, tem incio sem que chegue ao local dessa ocorrncia e sem que tome o lugar que lhe reservado protocolarmente. Ele sempre preside os atos a que comparece. Tambm nenhuma autoridade se faz representar, quando da presena do Presidente da Repblica a um acontecimento. Salvo em casos especiais, disciplinados em regulamentos especficos. A partir dessa norma, todos os cerimoniais so ordenados, tomando por valor de aplicao o princpio de isonomia. Esse critrio aplica-se aos Poderes da Repblica e s instncias de Governo - federal, estadual e municipal. Nada acontece, portanto, de uma forma aleatria. E sim com base numa fundamentao tcnica e criteriosa, onde cada momento, cada deciso ou postura tenha uma sustentao de valor agregado. A organizao dos cerimoniais pblicos nas organizaes privadas normalizada tomando-se por argumento o que o decreto federal 70.274, que disciplina as normas do cerimonial pblico e ordem geral de precedncia, estabelece na sua seqncia interpretativa. Contudo, o Comit Nacional do Cerimonial Pblico - CNCP inicia um debate para se promover alguns ajustes no texto normativo. Um dos questionamentos norma instituda prende-se ao fato que a sociedade civil constitui a base da organizao social, alm da introduo de situaes protocolares no existentes poca da aprovao do decreto. O que equivale intuir que o cerimonial uma atividade dinmica, porm fundamentado em valores e tradies. O cerimonial naturalmente agrega valor a um ato solene, alm de traduzir glamour. A leitura social desses aspectos atribui uma maior ou menor importncia ao acontecimento. Por exemplo, quem prestigiou ou deixou de marcar presena nesse fato. Aparentemente, um aspecto circunstancial, porm de grande relevncia, quer pela leitura da expressividade, seletividade dos convidados ou mesmo massivo. Um casamento pode ser marcante na vida de um casal ou um simples registro no tempo. Um show marca indelevelmente a imagem de um artista ou, quando vaiado, incorpora uma mancha difcil de apagar no seu currculo de apresentao. Um poltico que no atrai pblico em suas apresentaes tem vida pblica curta ou nunca ter chances em pleitos majoritrios. Ningum consegue se destacar como liderana empresarial, sem que alicerce um discurso consistente e posturas socialmente desejadas. Os cuidados com o cerimonial contribuem ainda com argumentos slidos na formulao de imagens pblicas positivas e na construo de conceitos sociais desejados. A credibilidade , necessariamente, um elemento imprescindvel na obteno de respeito e de reconhecimento. O desejo de se destacar, tanto pode ser um valor de vaidade pessoal, como fazer parte de uma ampla e elaborada estratgia de comunicao e marketing. Da a importncia que vem assumindo o estudo do marketing de relacionamento, uma abordagem de relaes pblicas no esforo de conciliar interesses, interagir

8emoes, aproximarem pessoas e/ou organizaes, como contribuir na eliminao de obstculos, tornando as relaes mais iguais. Portanto, o cerimonial um instrumento singular muito valioso para releg-lo a um plano secundrio na estratgia comunicacional das estruturas das agncias de governo e das organizaes privadas ou ainda no projeto de afirmao de imagens pblicas pessoais. A solenidade um fato jornalstico por excelncia, se bem explorado. Voc e sua instituio podem ser notcia de destaque, caso adicione ao fato bons temperos, excelentes molhos e aromas irresistveis. O alimento com sabor inigualvel e sempre mais intensamente consumido. Os chefs reconhecidos em sua capacidade criadora e os restaurantes renomados circulam com naturalidade pelo noticirio. E o noticirio jornalstico agrega notoriedade, prestgio e credibilidade. Num mundo de velocidades e alta competitividade nunca se despreze a oportunidade de ser notcia de destaque no veculo de prestgio. Desde que no venha s-lo por um ngulo de abordagem pejorativo. Quem se torna notcia constitui-se numa fonte e/ou referncia sobre aquilo que est sendo tratado. Por essa circunstncia, adquire-se confiana nesse contedo de discurso. Nossa nfase sobre a importncia que o cerimonial assume nos diferentes momentos da vida social, apia-se na sua presena obrigatria, por um instrumento estratgico de comunicao que permeia todas formas de relaes na sociedade, atribuindo-lhes visibilidade e transparncia nas aes. Por que as corporaes modernas preocupam-se em incorporar ao seu universo organizacional Cdigos de Conduta tica? Por que essas mesmas estruturas se vem brigadas a revelar seus comprometimentos com aes que interferem com o equilbrio no meio ambiente? Por que dispensar ateno especial ao cliente? Retornamos, ento, questo do marketing de relacionamento e a necessidade de prticas responsivas nas posturas pblicas e nas atitudes sociais. Planejar e programar eventos, portanto, contribuem nesse esforo geral, para consolidar posies e conquistar espaos num mundo em permanente transformao. As pessoas gostam e curtem tudo aquilo que glamoroso, que se apresenta com certo toque de sutileza no agir. Acrescentamos certa dose de elegncia nas formalidades de formatos dos rituais. A composio desses momentos funciona como imagens sociais a serem seguidas, copiadas. Mostram retratos de tendncias num tempo qualquer dessa prpria sociedade. At mesmo como oferta de novos cones. cones esses que molda o perfil da sociedade num dado tempo histrico. Voltemos ao cerimonial que funciona tambm como instrumento de registro de formalidades. Uma instituio cultua suas tradies atravs de relatos e registros de suas rotinas. Assim, uma instituio pode ser mais rica em valores do que outra que foi capaz anotar e guardar passagens com certo significado, para serem relatadas num futuro. O mesmo se diz que uma nao pobre de valores institucionais e culturais, quando seus dirigentes e cidados no tiveram a percepo de histria. E destruram momentos do seu passado. So naes que tm poucos relatos a fazer para seus filhos, j que boa parte da sua vida foi destruda. De onde vem o orgulho nacional, se no do culto aos valores e tradies? O brasileiro ao escolher torcer por um clube esportivo cultua e orgulha-se das conquistas que essa agremiao fez ao longo dos tempos. Uma organizao empresarial admirada por um conjunto de empreendimentos e realizaes promovidas ao longo de sua trajetria de existncia. Temos aqui dois cenrios distintos, porm ambos encontram-se fundamentados no orgulho a uma identidade. Funcionam como cones de seus aficionados e devotos. Assim, o reconhecimento pblico e o crdito de confiana funcionam como o argumento de aceitao social e de prestgio institucional desses valores adquiridos. Todo esse patrimnio, conquistado ao longo do tempo, transmitido atravs de relatos feitos ao longo dos tempos. Sem a adoo de medidas eficazes preservativas desse patrimnio, est-se destruindo a histria institucional e a cultura da entidade. E o rito do cerimonial atua estrategicamente para institucionalizar feitos e realizaes no mbito das organizaes, agregando-lhes valores culturais e prestgios polticos. Num mundo de competies acirradas e busca de melhores solues de oportunidades no se pode relegar a um plano secundrio um instrumento to poderoso de propagao e projeo da imagem pblica positiva da organizao. O cerimonial , portanto, um instrumento

9estratgico poderosssimo de comunicao institucional a servio de solues objetivas do marketing corporativo. As agncias governamentais e as organizaes corporativas que abdicarem desse apoio certamente tero que investir recursos financeiros mais substanciais com resultados nem sempre os mais expressivos. Outra abordagem a ser particularmente considerada no cerimonial a arte no receber. Ser, antes de qualquer coisa, um singular anfitrio. Esse aspecto incorpora ao perfil pessoal reconhecimento e destaque a quem recebe com finesse e glamour. Incorporar agentes e executivos com esse perfil agrega prestgio entidade a que esteja vinculado. Podemos ainda ressaltar que posturas dessa natureza conferem a seus detentores uma carteira de relaes importantes que lhe permite abrir portas e iniciar conversaes com vistas a encaminhamento de solues e superao de impasses, atravs de negociaes saudveis s organizaes. Como proceder a ordem de precedncia nas organizaes privadas? possvel a estrutura privada adotar normas de cerimonial prprias? Claro que sim. E deve adot-las, para mostrar publicamente suas posturas rituais. No caso das organizaes privadas, no h um procedimento rgido a ser cumprido. Entretanto, os critrios adotados no cerimonial pblico so o caminho natural para a implantao de normas organizacionais. Por exemplo, o presidente do Conselho de Administrao e seus membros tm precedncia sobre a diretoria executiva dessa empresa.

UM POUCO DE HISTRIA E TIPIFICAO DO CERIMONIAL

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origem do cerimonial remonta poca em que o homem passa a viver comunitariamente, constituindo o que chamamos de grupo social ou sociedade (Perodo Neoltico/ Pedra Polida entre 10.000 e 3600 a.C.). J nesses grupos, se verifica uma hierarquia e pr-requisitos prprios de cada posio ocupada pelos indivduos. Encontramos, assim, regras de comportamento humano, leis, estatutos, cnones, diretrizes de vida devidamente formalizadas. o perodo em que surgem os primeiros sistemas de vida comunitria.

Na Antigidade Oriental ou Idade Antiga, quando os homens adotam os agrupamentos por povos, naes, raas e lnguas, desenvolvem-se a prtica das cerimnias. Das civilizaes orientais, ou mais propriamente do Egito Antigo, nos vem os primeiros rituais com caractersticas de cerimonial. Ali o poder concentrava-se nas mos do Fara, que dirigia o pas como um verdadeiro deus. As cerimnias incluam tanto a vida do governante quanto a da Corte, indo at as honras pstumas. O cerimonial civil se confundia com o cerimonial religioso, ambos rigorosos em todos os detalhes. At o prprio banho matinal do Fara, com gua sagrada, simbolizava um novo nascimento dirio e era realizado por dois sacerdotes com mscaras de deuses. O cerimonial se seguia com a ida do Fara ao Templo, j simbolicamente investido com os poderes dessas duas divindades, para romper o lacre de argila da porta do Templo de RA, representando a abertura do cu. Os representantes do Fara, caracterizados como diplomatas, tinham prerrogativas, privilgios e imunidades. Na China, sculo VII a.C. encontramos o Livro de Etiqueta e Cerimonial (I LI), O Cerimonial da Dinastia Chou (Chou Li) e Notas sobre Cerimonial (LiChi), que retratam as principais cerimnias da sociedade chinesa. O Hi-Chi continha ensinamentos de Confcio e comentrios sobre cerimonial de trs dinastias: a dinastia Hsia, que valorizava a lealdade, a dinastia Yin, que valorizava a realidade e a dinastia Chou, que valorizava o ornamento. O primeiro desses livros, o ILi, foi traduzido para o ingls e publicado em Londres em 1917. Esse trabalho detalha e valorizam aes e gestos, criando sensibilidade em tudo que se relaciona honra, nobreza e dignidade, princpios da cultura chinesa h mais de 3000 anos. No eram simples regras vazias, pois continham um profundo sentido tico. Embora estivessem descritos em detalhes nesse livro os torneios de arqueiros, os valores maiores

para os chineses eram o autocontrole, a perfeio dos movimentos e o conhecimento das regras do cerimonial da competio, em vez da prpria competio.

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Sem dvida, os chineses foram os grandes mestres do cerimonial e enalteceram o respeito mtuo. Tinham grande considerao e respeito pela hierarquia, ao ritual e a vestimenta. Eles observavam um rigoroso cerimonial em vrios aspectos da vida como: casamento, maioridade do jovem aos 20 anos (o qual recebia o Chapu), maioridade da jovem aos 15 anos (a qual era penteada adequadamente), banquetes. Consideravam que a expresso do sentimento, controlada pelo protocolo, disciplinava as paixes, e sua falta poderia liberar a arrogncia e a crueldade, comprometendo o convvio. Deveria assim, haver ordem, oriunda dos costumes e no das leis. A hierarquia era modelo de comportamento e a cortesia formava a sabedoria que, por sua vez, conduzia ao poder. A desordem era considerada como conseqncia da desobedincia das regras do cerimonial. Dessa forma, tudo deveria ser realizado com normas pr-estabelecidas e rgidas. Na Antiguidade Ocidental, Grcia e Roma Antiga, o cerimonial estava intimamente ligado s crenas da poca. O funeral, o repasto e o casamento possuam regras bsicas de cerimonial. Para o funeral, na firme crena de que o homem continuava vivendo mesmo sepultado, enterravam-se com ele objetos necessrios continuidade da vida: deixava-se alimento e derramavam-se vinho sobre o tmulo. Mas no bastava sepultar o corpo. Era necessrio seguir ritos tradicionais e pronunciar frmulas determinadas. O repasto era o ato religioso presidido por um determinado deus. Era iniciado e finalizado por oraes. Antes de comer e beber espalhava-se alimentos e bebidas no altar. Desse modo, a refeio era compartilhada pelo homem e pelo deus que presidia o ato. A unio conjugal tinha tambm imenso valor e nela intervinha a religio. A cerimnia, composta de ritos de grande significao, era presidida por um deus domstico, embora tambm fossem invocados os deuses do Olimpo. Na Idade Mdia, o cerimonial foi acrescido de grande ostentao e teve destaque nas Cortes feudais, no s na Itlia, como na ustria, Espanha e Frana, especialmente nos combates entre cavalheiros. As regras a serem seguidas pelos reis e suas Cortes, desde o seu despertar, foram compiladas pela Corte austraca com grande refinamento e seguidas por outras Cortes europias, especialmente nas monarquias dos sculos XV e XVII. Na poca dos reis de nome Luiz, na Frana, a etiqueta foi ainda mais apurada a partir do cerimonial de vestir do rei e da rainha. Nesse perodo, as luvas foram objeto de rigorosas normas, alteradas com o decorrer dos tempos, mas algumas conservadas at hoje. Nos imprio chins e otomano do sculo XV, ocorriam freqentes atritos, pois estes povos consideravam os Estados europeus inferiores e seus representantes como vassalos ou devedores de tributos. Ao se defrontarem com o imperador, eles teriam de se prostrar para prestar-lhe submisso. Nos Palcios da Turquia, era grande o rigor do cerimonial, inclusive no harm do Sulto, com as mulheres divididas em categorias e dirigidas pela me do Sulto. interessante lembrar ainda que, em certas cerimnias antigas realizadas em pases do continente asitico, foi adotada a postura (por ocasio

11da visita de uma tribo a outra), de os embaixadores mostrarem as mos, girando-as para que o anfitrio observasse as palmas e os dorsos. Essa atitude obrigatria significava a demonstrao de que o visitante chegava desarmado e vinha em misso de paz. O anfitrio tambm mostrava as mos e os braos para provar que no tinha armas. Desse gesto originou-se o aperto de mos, comportamento social de grande importncia em todas as reunies nos dias atuais. No devem ser desprezadas, ainda, as contribuies advindas do Cerimonial da Santa S (Igreja Catlica), no qual a apresentao de credenciais dadas pelos embaixadores no Vaticano se iniciava com uma visita, recebida no local de sua hospedagem, de um Camareiro Secreto e outro Honorrio, ambos de capa e espada, seguindo da, outros atos de grande pompa. Com as alteraes introduzidas por Joo XXIII, os camareiros de capa e espada foram substitudos por Gentilhomens de Sua Santidade e vrios outros rituais foram alterados ou suprimidos, tendo seus passos sido adequados atualidade. Mesmo assim, o Cerimonial da Santa S ainda considerado bastante rigoroso. Conforme destaca o Professor Marclio Reinaux, a Bblia insere, em alguns de seus livros, aspectos que indicam o uso rigoroso do cerimonial em diferentes ocasies. Da mesma forma, podemos encontrar na premissa de Cristo: A quem honra, honra, as normas relativas ordem de precedncia. A afirmativa Da a Csar o que de Csar, e a Deus o que de Deus, mesmo tratando de tributos, nos alerta para o lugar de honra que deveria ser dado a Csar na Terra, que no mundo romano tinha a maior precedncia. Das grandes festividades medievais s recepes palacianas requintadas do perodo absolutista e da monarquia representativa, o cerimonial se desenvolveu e se aperfeioou e chegou ao Brasil, inicialmente atravs da Coroa Portuguesa (at o perodo da Independncia), e posteriormente atravs da Inglaterra e da Frana.

HISTRIA DO CERIMONIAL NO BRASIL

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Cerimonial se define atravs de um percurso histrico desde seu aparecimento, h 40.000 anos at os dias de hoje. O Cerimonial surge e se faz presente em todas as manifestaes de arte e literatura da histria.

No Brasil, o cerimonial pblico se processou em trs etapas. Na poca colonial, as condies privilegiadas em que se instaurou o ciclo do acar em Pernambuco, regio de maior produo agrcola e industrial do mundo, permitindo que as normas do cerimonial se sobrepusessem s leis e aos tribunais. No segundo perodo, o do imprio, vigorou o protocolo francs como em todas as cortes europias, com as influncias austro-alems que trouxeram as duas esposas de Dom Pedro I, dona Leopoldina de Beauharnais de Lorraine e dona Amlia de Leuchtenberg. Nas cortes europias, o francs era a lngua usual e tambm na sociedade carioca, falado inclusive nas lojas mais elegantes, nos teatros, nas confeitarias e nos lares cariocas da alta sociedade, principalmente na hora do ch, erigindo-se em traos de distino e refinamento cultural. A terceira etapa da histria de nosso cerimonial marca a ruptura violenta entre o Imprio e a Repblica. A Corte era centro do cerimonial de estado, imperial e corteso; a Marinha era o padro do cerimonial militar, aristocrtico e de razes britnicas; a igreja catlica, o centro do cerimonial religioso. A Repblica aboliu a Corte e entrou em conflito com a Marinha que culminou no massacre da Escola Naval e na sublevao da Armada. Os Presidentes militares e civis tinham origem numa burguesia provinciana e poucos sabiam de cerimonial. A nica instituio que herdara o cerimonial Imperial era o Ministrio das Relaes Exteriores ou Negcios Estrangeiros e, a partir da, por dcadas e dcadas, o Itamaraty exerceu o monoplio do

12cerimonial diplomtico e palaciano. Desde ento, as vrias personalidades diplomticas oriundas da monarquia introduziam regras e precedentes britnicos. No retrospecto histrico do cerimonial, notria a distncia entre o alto poder supremo representada pelos sacerdotes, juzes e reis em relao ao pblico que no tem acesso a esse territrio de poder. E por isso que muitas pessoas julgam que o cerimonial um fenmeno de alta sociedade, de grupos fechados, de privilgio de origem fidalga. Ainda hoje, isso muito bem representado pela sociedade aristocrtica carioca em relao nova sociedade emergente, considerada sem bero. A atual sociedade produto de toda essa evoluo histrica, muito bem explicada pelo Embaixador Augusto Estelita Lins. Hoje, o cerimonial, principalmente o cerimonial social, enfoque do presente trabalho, atende a todas as classes sociais, sendo necessria a, sua, presena no planejamento, organizao e execuo de qualquer tipo de evento, no de nvel simples, elegante, requintado e de gala.

EVENTO UM INSTRUMENTO DE RELACIONAMENTO NA ANTIGUIDADE E NA IDADE MDIA

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ntes mesmo que se falasse em eventos, o homem percebeu que tinha algumas possibilidades que poderiam ser utilizadas em benefcio prprio a convivncia com seus pares e parceiros, o dilogo e a capacidade de deslocamento pelos mais diversos motivos. Era a origem dos eventos.

Considerando o evento em seu conceito atual, podemos registrar como primeiro evento os Jogos Olmpicos da Era Antiga, realizados em 776 a.C., em Olmpia. Era um evento com carter religioso, realizado de quatro em quatro anos, com fora para suspender at os combates blicos que aconteciam na poca. O sucesso dos encontros foi to grande que outras cidades gregas, como Corinto, comearam a utilizar o mesmo esquema, visando oferecer atraes a seus habitantes. Os Jogos Olmpicos tiveram sucesso durante mil anos; foram suspensos ao final do sculo XVIII e retornaram em 1896, sendo Atenas a sede da primeira verso da Era Moderna. As Olimpadas atualmente representam uma fonte de recursos para o pas promotor, incrementando o turismo, o transporte, a hotelaria e o setor de prestao de servios, como a comunicao, a segurana, o setor mdico-hospitalar, dentre outros. Semelhante ao Carnaval de hoje em dia, teve sua origem na Antiguidade, em 500 a.C. as Festas Saturnlias, que objetivavam no s o lazer, como tambm representaes de anseios, esperanas e folclore das regies. O primeiro evento com carter informativo aconteceu em 377 a.C. em Corinto, e foi denominado Congresso, embora com as caractersticas de uma Assemblia reunio de todos os delegados das cidades gregas, que elegeram Felipe, o generalssimo da Grcia nas lutas contra a Prsia. Em 56 a.C foi registrado o ltimo evento da Antiguidade, a Conferncia de Luca, tambm com as caractersticas de uma Assemblia da atualidade. O evento objetivava reconciliar dois rivais Pompeu e Crasso, sob a coordenao de Csar e foi realizado no norte da Itlia, em Luca. Com o objetivo da Conferncia atingido, Csar fortaleceu o poder do Triunvirato e terminou derrubando o Senado. necessrio que se ressalte que a Antiguidade contribuiu para o embrio dos eventos de hoje, com a difuso do esprito de hospitalidade, de organizao, da necessidade da infra-estrutura logstica e da segurana nas estradas. Com o declnio da Era Antiga, surge a Idade Mdia e o Cristianismo, com menor importncia para o setor de eventos. A falta de segurana nas estradas impossibilitou o deslocamento das pessoas, e estagnou o segmento de eventos de um lado, mas por outro lado impulsionou o surgimento de mapas das estradas, roteiros, divulgao sobre regies e impresses sobre locais. O Guia de Estradas, de Charles Estiene e, Of Traves, de Francis Bacon, destacam-se neste campo. Dois tipos de eventos de grande importncia na atualidade marcaram essa poca os de carter religioso conclios e representaes teatrais e os de carter comercial feiras. A insegurana das cidades no atingia esses eventos, pois o pblico dos conclios eram os membros do clero, considerados autoridade mxima e, por

13isso, livres de atentados; e o pblico das feiras eram os mercadores que pagavam tributos ao clero para garantir sua segurana. O conclio nome que se d at hoje reunio eclesistica era a reunio de membros do clero com o objetivo de estudar, debater e discutir temas relacionados doutrina e aos dogmas da Igreja Catlica. Eram eventos utilizados como forma de fora, de poder. As representaes teatrais que deram origem ao teatro atual foram produzidas visando quebrar a monotonia dos rituais da missa, alguns muito longos e cansativos. A encenao de uma passagem dava vida cena e facilitava a compreenso do pblico assistente. Com o passar do tempo, o teatro religioso foi ganhando fama e atraindo pessoas e as Igrejas tornaram-se pequenas para sua apresentao. Da, a encenao em ruas, praas pblicas e finalmente em anfiteatros. As feiras foram os eventos mais importantes da Idade Mdia e tinham o mesmo conceito das atuais eram a exposio de produtos cultivados ou manufaturados pelos expositores, visando a conquista de clientes. Com conceitos primitivos, montagem no to adequada, os eventos j eram o alvo dos povos da Antiguidade e da Idade Mdia, como forma de relacionamento, de entrosamento, de lazer e, mais do que tudo, como uma positiva e rentvel forma de negcios.

EVENTO O AVANO DA ERA INDUSTRIALIdade Mdia caracterizou-se por dois tipos de eventos os de carter religioso e os de carter comercial. Neste ltimo setor, as feiras tiveram o seu destaque no setor e tinham o mesmo conceito das atuais era a exposio de produtos cultivados ou manufaturados pelos expositores, visando conquista de clientes. A troca e a venda dos produtos so originrias dessa poca, e todas as sanes e proibies eram suspensas, visando o incremento dos negcios durante a sua realizao. A feira mais antiga data de 427, na regio de Champagne, Frana, famosa pelas realizaes e pelas riquezas geradas. O apogeu da Frana quanto s feiras foi at o Reinado de Felipe IV, com a retrao dessa atividade, pela cobrana de altos impostos e taxas.

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Em 1211, a Inglaterra interessa-se pelo evento e lana a Feira de Stourbridge, concesso dada pelo Rei John. Nos sculos XV e XVI as feiras, na Frana, no alcanaram a antiga repercusso, mas outros pases comearam a se interessar por esse evento lucrativo. A Alemanha lanou, em 1628 a Feira de Leipzig, famosa at hoje. O declnio da Idade Mdia trouxe de volta a segurana nas estradas e a possibilidade dos deslocamentos. Com isso, surgiram as viagens dos artesos que expunham seus produtos (embrio das feiras), dos poetas e msicos, que faziam apresentaes individuais ou em grupos (embrio dos shows) e dos artistas que exibiam todo o tipo de trabalho pintura, escultura (incio das exposies). Data dessa poca, tambm, a troca de conhecimentos entre os viajantes (princpio dos cursos e treinamentos). As viagens cada vez mais constantes motivaram no s a preocupao com a segurana nas estradas, mas tambm o surgimento de locais para hospedagem albergues, estalagens (embrio dos hotis) e a melhoria dos meios de transporte carruagens com conforto e segurana. Esses tpicos deram um incremento ao aparecimento cada vez maior do turismo. O surgimento da Revoluo Industrial alterou completamente o quadro dos eventos a economia manual foi substituda pela mecanizada, o vapor e outras fontes de energia, como a combusto, substituram o trabalho humano e animal, aconteceu revoluo nos transportes e meios de comunicao. Toda essa evoluo demandava estudos e pesquisas e foi eminente o aparecimento dos eventos tcnicos, ligados s cincias exatas e sociais; e cientficos, ligados a rea da sade e da natureza. Dependendo do objetivo do encontro foram surgindo os mais diferentes tipos de evento mesa-redonda, debate, seminrio, frum, painel. O primeiro congresso cientfico de que se tem conhecimento foi na rea da medicina e aconteceu em Roma, em 1681. Quanto aos eventos tcnicos, destaca-se o Congresso de Viena, que aconteceu em 1815, aps a derrota de Napoleo. As concluses desse Congresso so base da diplomacia internacional; a partir da estabeleceu-se a precedncia entre os diplomatas. O Congresso durou meses e estudou, tambm, a redistribuio dos territrios da era ps Napoleo.

14Entre a Primeira e Segunda Guerra Mundial registrou-se um declnio no setor destacando-se, somente, a Conferncia da Paz, em 1919, em Paris, na qual foram decididos os termos de paz para a Primeira Guerra Mundial. Aps o perodo das duas Guerras surgiram s grandes feiras, com destaque especial para a Alemanha e as exposies, sobressaindo-se nesse campo a Frana, todas implantadas em recintos adequados, com infraestrutura de apoio logstico e operacional e capacidade para alojar milhares de pessoas e veculos, em seus auditrios e estacionamentos. Os macros ou megaeventos comeam a se sobressair cada vez mais, e o destaque da atualidade, junto com as Olimpadas, a Copa do Mundo competio esportiva no segmento do futebol entre vrios pases, envolvendo o aspecto poltico, econmico e social. A primeira Copa do Mundo foi sediada no Uruguai em 1930 e a ltima, em 2002 com a Coria e o Japo sediando os jogos. O Brasil, atualmente (2003) pentacampeo nessa modalidade de esporte. Os avanos do Sculo XX meios de transporte (automvel, seguido pelo avio), comunicao (rdio, televiso e no final do sculo a comunicao eletrnica) foram a mola propulsora do desenvolvimento dos eventos, transformando-os em uma fonte econmica e social capaz de gerar empregos e movimentar a economia. E o que espera o setor para o Sculo XXI? E o que apresentaremos no prximo artigo, com os nmeros provando uma realidade muitas vezes desprezada pelos empresrios o profissionalismo no segmento dos eventos.

OS EVENTOS NO BRASIL

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xistem poucos registros de eventos realizados no Brasil antes da chegada da Famlia Real, em 1808. Tem-se conhecimento de algumas feiras, no estilo das realizadas na Idade Mdia, em locais abertos e com a exposio das mercadorias. Eram ligadas a acontecimentos religiosos e, por isso, ocorriam geralmente aos domingos, com destaque para a exibio de personagens tpicos os poetas, o contador de histrias, o malabarista, o cego contador de casos ou cantor, o engolidor de fogo. O Rio de Janeiro se sobressaiu nesse campo. Em 1840 aconteceu ainda no Rio de Janeiro, o primeiro evento realizado em espao especial o Baile de Carnaval, realizado Hotel Itlia; era o incio dos bailes de carnaval que, atualmente, so apresentados tambm em espaos abertos e contribuem para a difuso do Brasil internacionalmente. Quanto aos eventos cientficos e tcnicos, o Brasil no possua nenhuma experincia e, para adquiri-la comeou a participar das grandes feiras internacionais, como a Exposio Universal da Anturpia (1886), Exposio Universal de Paris (1889) e Exposio Universal Colombiana de Chicago (1893). Nos moldes atuais, a primeira feira a realizar-se no Brasil foi a Exposio Nacional, no Pavilho de Feiras da Praia Vermelha. Em 1922, aconteceu a Exposio Internacional do Centenrio da Independncia, no Palcio das Festas, Rio de Janeiro, tornando esse Estado o precursor dos eventos no Brasil e sendo essa Exposio o marco decisivo para a era atual dos eventos. A partir da dcada de 20, o Brasil recebeu um incremento nos locais para eventos, principalmente os hotis, com destaque para o Copacabana Palace (1923); o Parque Balnerio e o Atlntico Hotel, estes dois ltimos em Santos, SP; o Quitandinha Hotel (Petrpolis, RJ), e o Grande Hotel Arax (MG), entre outros. Cabe lembrar que nessa poca os hotis eram destinados ao turismo de lazer e os eventos no se constituam em seus objetivos comerciais; entretanto no podemos desprezar o pioneirismo desses espaos e sua viso de futuro, que somente concretizou-se quatro dcadas depois. O turismo de negcios e, conseqentemente, o evento como produto da comunicao direta s reconhecida pelo empresariado no Brasil a partir de meados da dcada de 60, com a criao da Alcntara Machado Feiras e Promoes, pioneira no setor. O investimento no setor inicia-se e surgem as primeiras entidades de classe, objetivando consolidar o segmento em 1977, a Associao Brasileira das Empresas de Eventos (nome atual) ABEOC; a Associao Brasileira de Centros de Convenes, Exposies e Feiras ABRACCEF e, em 1983, o So Paulo Conventions and Visitors Bureau, entidade com o objetivo de captar eventos para o Estado de So Paulo, incrementando o turismo de eventos. Embora os eventos ainda no tenham sido reconhecidos como a ferramenta da comunicao dirigida de maior retorno para os empresrios, o Brasil investiu nos ltimos anos e espera-se para o Sculo XXI um incremento, tanto em quantidade e qualidade dos eventos como em investimento. Seguem alguns nmeros da ABEOC que so representativos:

15 O nmero de eventos cada vez maior, com um incremento mdio anual de 7%; O Brasil realiza 50 mil eventos por ano, no considerando os mini ou micro eventos, geralmente acontecimentos internos das organizaes, sem registro oficial em rgos competentes, que somados atingem cerca de 320 mil eventos/ ano; Os eventos geram negcios superiores a R$ 30 bilhes; A bienal internacional do livro recebe 1.500.000 visitante /ano, em mdia; A FENASOFT recebe 1.000.000 visitantes/ ano; A UD recebe 600.000 visitantes/ ano. A diviso por espao para a realizao de eventos pode ser compreendida da seguinte forma: 51% - Centros de Convenes 22% - Hotis 15% - Universidades 12% - Outros. De conformidade com a sua tipologia, os congressos representam a vanguarda, no Brasil. Em relao aos pases das Amricas, o Brasil ocupa a terceira posio no setor, vindo aps os Estados Unidos e o Canad, e em relao s cidades americanas destacam-se o Rio de Janeiro e So Paulo, entre as dez primeiras classificadas.

AS ORIGENS DO CERIMONIAL

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base e a origem do cerimonial se encontram, porm, na etiqueta que prodigalizada pelo povo mais humilde, da parte de cada um, em proveito dos parentes de sangue e de adoo, dos vizinhos ou mesmo de viajantes e mendicantes, no exerccio das trs misses fundamentais de cerimonial que consistem em promover a cortesia, a solidariedade e a hospitalidade.

O exerccio destas metas pode comear por atos to simples e modestos como saudar com um bom-dia, oferecer uma xcara de caf, um biscoito ou um prato de arroz com feijo. Nas classes mais abastadas ou sofisticadas, esses atos fundamentais podem assumir uma feio to artificial e de tal grau de requinte que apenas mascaram e dissimulam que no fundo existe uma total falta de carinho e real interesse pelos seus semelhantes, a no ser o de obter lucro financeiro e vantagens corporativas. Na base do povo, entretanto, onde quase todos so de algumas formas carentes, indefesos e desesperanados, a cordialidade, a solidariedade e a hospitalidade envolvem uma questo de sobrevivncia diria. Com este contorno quase pico, nos pequenos gestos de linguagem simblica e nas poas e sinceras palavras, que se encontram a essncia e a sntese do cerimonial.

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CERIMONIAL: UNIDADE FIM OU UNIDADE MEIO?

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elson Speers1 entende que inserida em um universo, uma pessoa fsica ou jurdica, para conviver com o outro, dever dizer do respeito que tem pelo espao dele.

Para que isso seja dito, h todo um processo de comunicao a ser desenvolvido. Caberia ao Cerimonial desenvolver este processo, que ser efetuado em funo daquele que est inserido no universo. Nelson entende que cerimonial uma UNIDADE MEIO. Quem deve comunicar, dizer ao outro, a pessoa fsica ou jurdica. Esta recorre ao cerimonial para faz-lo. Num todo, a comunicao da pessoa fsica ou do titular da pessoa jurdica que a representa nesse todo, em um ato. So estes que tm que conviver no universo. O cerimonial meramente um instrumento para a execuo da indispensvel comunicao. Ele que sabe como faz-la. Ele uma unidade meio. E assim, quem o representa o seu chefe, o Chefe do Cerimonial. Todos os demais que compem a equipe so colaboradores.

Destaque-se entre estes o Mestre de Cerimnias. Ele totalmente dirigido, guiado, orientado pelo Chefe do Cerimonial a quem serve, mas falar sempre em nome da pessoa fsica ou jurdica inserida no universo. Observar esse raciocnio evitar confuses, das quais a mais comprometedora ser quando o Mestre de Cerimnias falar na primeira pessoa, em seu prprio nome, deixando a entidade ou a pessoa fsica que representa inteiramente sem comunicao com o outro ou os outros com que convive. Ela, pessoa, est sendo excluda do verdadeiro e indispensvel respeito ao espao alheio. incua. Ao ocorrer tal coisa em um ato, em uma cerimnia, ela estar sendo comprometedora ou pelo menos

O REFINAMENTO DO CERIMONIAL NA EUROPAa Frana, dois casamentos de reis com princesas italianas, Henrique II com Catarina de Mdicis e Henrique IV com Maria de Mdicis, transformam o cerimonial. Alm de se meterem na poltica, causando inclusive as invases francesas no Brasil devido perseguio contra os protestantes, elas introduzem na corte francesa a alegria, os divertimentos, os trajes, a culinria, o uso de talheres, os servios seguidos de pratos diversos em ordem, as taas de cada bebida, a conversao graciosa. A partir de Maria de Mdicis, a corte est preparada com Luiz XIII para o grande reinado de Luiz XIV, no qual o cerimonial atingiu o mximo de refinamento.

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A corte de Luiz XIV, no s se faz notvel por reunir a nata da cultura e da poltica do reino. Nela, cada ato da vida diria, por menor ou mais ntimo que seja, possui um cerimonial. Num texto relativo ao rveil du roil (o despertar do rei) se aprende que, alguns minutos antes do despertar, comeam a chegar aos aposentos do rei em Varsailles, os nobres encarregados de cada tarefa: cumprimentar o rei, retirar as cobertas, ajuda-lo a se despir, a usar o urinol, a limpar-se, a lavar o rosto, a vesti-lo, a perfum-lo. Tudo era previsto e realizado com todas as mincias, e assim continuava durante todo o dia. Embora com menos esplendor, esse cerimonial prossegue nas Cortes de Luiz XV e Luiz XVI, servindo seus excessos para insuflar a reao popular na Revoluo Francesa. Da em diante, em todos os pases se manifesta a tendncia de simplificar o cerimonial e de desbast-lo dos brilhos faiscantes e dos exageros de cenrio e coreografia. No entanto, durante o imprio de Napoleo I, o rigor do cerimonial foi utilizado pelo monarca para acentuar sua posio de precedncia e de superioridade sobre os demais soberanos.

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NELSON SPEERS professor, autor do livro Cerimonial para Relaes Pblicas e Consultor do CNCP

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A CHEGADA DO CERIMONIAL NO BRASILcerimonial brasileiro se inicia no dia do descobrimento de nossa terra. Os portugueses haviam estabelecido regras para serem cumpridas quando da descoberta de novas terras, com a finalidade de marcar historicamente sua presena e assegurar a posse para a coroa. Nesses solenes atos de posse, associavamse ritos religiosos com a presena de clricos. No Brasil, poucos dias depois da chegada, celebra-se, ento, uma missa onde se associam como assistentes os indgenas, e nada mais surrealistas se pode imaginar do que aquela cerimnia onde o pblico est nu em plo, enquanto os atores usam pesadas roupas inadequadas ao clima.

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O cerimonial brasileiro se apresenta em trs grandes perodos: a colnia, a corte e a repblica. No primeiro, o cerimonial obedece aos costumes da metrpole portuguesa e o seu cerimonial profundamente enraizado nas estruturas sociais luso-espanholas em harmonia com os ritos e liturgias catlicos. O grande cerimonial de corte foi trazido por Dom Joo VI que, tendo criado as primeiras instituies de ensino superior e militar, tambm poderia ser considerado o iniciador dos cerimoniais, hoje chamado de universitrio e militar. As Cortes da poca tinham como padro o cerimonial de Versailles com variaes e tradies locais, porm a lngua oficial das Cortes era o francs, que assim permaneceu durante todo o imprio marcando a cultura carioca, onde o francs era usado no comrcio de mais alto nvel e nos cafs das senhoras. Quando a repblica dissolveu a corte e elevou ao poder personalidades de formao militar ou polticos muito educados, porm provincianos, provocou-se um vcuo no cerimonial nacional. Uma instituio havia permanecido, contudo, intocada: o Ministrio dos Negcios Estrangeiros, o Itamaraty. O fato de t-lo chefiado por muitos anos um monarquista e baro do imprio, garantiu a continuidade de rigorosas prticas protocolares que, desde o imprio e por gosto do prprio imperador, vinham j sofrendo modificaes devidas ao protocolo britnico. Essas duas correntes francesa e inglesa continuam a ser determinantes em todas as questes de cerimonial brasileiro. Saliente-se que o Brasil o nico pas do continente com mais de 500 anos de cerimonial ininterrupto.

O CERIMONIAL NO BRASIL

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o Brasil de nossos dias, pode-se dizer que o cerimonial apresenta uma tipificao prpria podendo ser classificado em: CERIMONIAL PBLICO, que compreende o cerimonial ligado ao poder pblico e engloba o Cerimonial da Presidncia da Repblica, do Judicirio, Castrense (militares), Diplomtico, Legislativo e Cerimonial do Executivo (dos estados e municpios). Para que seja caracterizado como cerimonial oficial e pblico, necessrio que ocorram duas situaes: 1. A primeira condio que se cumpra um ato oficial, pois sem o carter oficial no existe cerimonial pblico. Exemplifica-se: o batizado do filho do governador, do prefeito ou do presidente da instituio no constitui ato de cerimonial oficial e institucional, enquanto numa monarquia crist o batizado do primognito do rei se realiza em cerimnia oficial em virtude de uma relao oficial e pblica que a sucesso hereditria (manuteno do regime e da dinastia). Por conseguinte, um cerimonial montado sem nenhum carter oficial se torna uma cerimnia vazia, gratuita, to somente hedonista. 2. Como segunda situao para que exista cerimonial oficial e pblico, necessrio que os atores (tanto os protagonistas como os coadjuvantes) do ato estejam atuando enquanto autoridades, dispostas em ordem de precedncia, o mesmo acontecendo com os atuantes que devem estar cumprindo tarefas inerentes ao cumprimento dos deveres de ofcio.

18 CERIMONIAL PRIVADO, que se refere ao desenvolvida no servio de relaes pblicas dasempresas particulares, rgos da iniciativa privada e mesmo instituies sociais (igrejas, escolas, sindicatos, hospitais) que com as normas consuetudinrias da sociedade, aliadas base legal do Cerimonial Pblico, criou e desenvolveu formas especficas de cerimonial, como: cerimonial religioso, cerimonial de Corte, empresarial, artstico, corporativo, esportivo, religioso e cerimonial universitrio, dentre outros.Constelao do cerimonialJudicirio

Artstico

Universitrio

Diplomtico

Corporativo

Executivo

Oficial

CERIMONIAL

No oficial

Castrense(militar)

Empresarial

Legislativo

Esportivo

Religioso

CONCEITOS DE CERIMONIAL E PROTOCOLOCERIMONIAL o conjunto de normas que se estabelece com a finalidade de ordenar corretamente o desenvolvimento de qualquer ato pblico ou no, que necessite, pelas suas caractersticas e importncia, de formalidade ou formalizao. Diz-se tambm que o cerimonial a ARTE DE ADMINISTRAR A VAIDADE ALHEIA. O PROTOCOLO codifica as regras que regem o Cerimonial e cujo objetivo dar a cada um dos participantes, as prerrogativas, privilgios e imunidades a que tem direito.

FUNES DO CERIMONIALDistinguem-se, no cerimonial, diferentes funes: A funo ritual a mais importante, pois, alm dos gestos e preceitos, horrios, privilgios e smbolos do poder, incluem o disciplinamento das precedncias. A funo semiolgica trata da linguagem formal a serem utilizadas, as formas de tratamento e cortesia, de redao e expresso oficial e diplomtica. A funo legislativa codifica as regras e preceitos em normas referentes ao protocolo e ao cerimonial. A funo gratuita trata da frivolidade, da festividade, da atividade ldica, dos prazeres que podem descaracterizar a etiqueta. A funo pedaggica enfoca os aspectos relacionados civilizao e cultura.

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UMA CERIMNIA EM UM RGO PBLICO E NA EMPRESA PRIVADA... Serve para atrair a ateno do pblico e da imprensa para a instituio, divulgando seus servios e projetos; um excelente instrumento de marketing da instituio; Quando bem planejada e executada, cria um conceito positivo para a instituio que o promove, tornando-a conhecida da comunidade; Integra a instituio comunidade e/ou a seu pblico; Corrige e esclarece concepes errneas sobre suas atividades, polticas e objetivos; Busca apoio para programas e projetos a serem implantados.

ETAPAS DE UMA CERIMNIAO ANTES: corresponde ao PLANEJAMENTO e a ORGANIZAO - Depois de conhecida a temtica do evento, confeccionar o projeto e organizar a parte operacional e financeira. Esto envolvidos nesta etapa, alm do Mestre de Cerimnias, a equipe de apoio da instituio ou rgo pblico. O DURANTE: corresponde a ADMINISTRAO, COORDENAO, CONTROLE E EXECUO do evento ou cerimnia - o dia D. O Mestre de Cerimnias deve estar no mnimo 1 hora antes no local do evento para fazer a checagem final. Nesta etapa, esto envolvidos tanto a equipe de apoio como o Mestre de Cerimnias, cabendo a este uma responsabilidade maior, pois ter que conduzir a cerimnia atrs de uma tribuna.

O CERIMONIAL COMO ATIVIDADE ADMINISTRATIVA

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odo evento transmite uma gama variada de informaes alm daquelas oralmente expressas. A recepo, o local, a forma de tratamento e a conduo dos trabalhos conferem ao acontecimento maior ou menor distino.

Cada evento um acontecimento nico e especial. Este trabalho tem por objetivo servir como uma ferramenta norteadora para aqueles que estejam envolvidos na realizao de eventos, sem a pretenso de esgotar o assunto. Pelo contrrio, foi concebido para orientar e permitir as adaptaes necessrias.

A ORGANIZAO DE EVENTOS: PLANEJAMENTO E LOGSTICAsucesso de um evento est intimamente ligado ao grau de elaborao de seu planejamento e organizao. Quanto maior for o empenho dos organizadores nesta etapa, maiores sero as possibilidades de se atingir os objetivos e metas esperadas. Isto faz com que a previso detalhada das principais variveis relacionadas ao evento, abordadas no planejamento, seja um instrumento valioso para os organizadores e um guia seguro para o desenvolvimento da atividade e sua posterior avaliao.

O

Um evento caracteriza-se por ser uma atividade momentnea em que no h possibilidade de ser refeita. As mudanas feitas de ltima hora demonstram falta de organizao, comprometem e sempre so percebidas pelos participantes. Por sua transparncia e dinmica prpria, os eventos acabam refletindo a imagem de seus organizadores. Dessa forma, os que acontecem na sua instituio reproduzem para os participantes o conceito e o grau de organizao da prpria instituio, o que torna imprescindvel o zelo no momento de sua elaborao.

20Administrativamente, qualquer evento ou cerimnia para que tenha o alcance que se espera, necessariamente divide-se nas seguintes etapas:

PLANEJAMENTOompreende o ato de prever aes e recursos que envolvem os eventos que sero realizados. Segundo o Professor Marclio Reinaux, para uma cerimnia se desenvolver na mais perfeita ordem necessrio, em primeiro lugar, que seja feito um minucioso planejamento. Nada deve ser feito de improviso. Falhas so prejudiciais e acarretam srios problemas posteriores.

C

A expresso errar humano deve ser banida das reas do cerimonial, para que no seja justificativa de qualquer falha que se venha a cometer. O cerimonial no deve falhar, e s o planejamento poder contribuir para que tudo corra bem. Prevenir melhor que remediar tem sido um bom exemplo a ser seguido. O Mestre de Cerimnias deve prever todos os fatores possveis que podero influir na concretizao da cerimnia. Fazendo isto, ele estar preparado no momento em que tal fato ocorrer: Ex - outro local para realizao do evento, mais cadeiras, guarda-chuva, recursos audiovisuais extras, extenso eltrica, etc. As primeiras decises a serem tomadas para a realizao de um evento devem contemplar alguns prrequisitos necessrios, como: a definio dos objetivos da equipe que ir coordenar e colaborar com o evento, o pblico a que se destina a data e o local, alm dos principais recursos que sero utilizados para a sua execuo. Essas definies devem constar de um projeto, o primeiro passo para a realizao do evento. o documento que ir formalizar a inteno da instituio em realiz-lo. As etapas do planejamento so bem simples e devem ser as mais objetivas e claras possveis.

ORGANIZAOCompreende o ato de dispor de maneira adequada os recursos materiais, financeiros e humanos necessrios ao desenvolvimento do evento ou cerimnia. A etapa seguinte elaborao a aprovao do projeto do evento consiste na sistematizao das fases da organizao. Nesse momento, so previstas em detalhes todas as providncias necessrias para o xito do evento. A organizao de um evento pode ser percebida no comportamento de seus organizadores. Gesticulao em excesso, correria ou alterao da voz so sinais de que o evento pode estar fugindo do controle.

ADMINISTRAOConsiste no gerenciamento da cerimnia com a necessria distribuio das tarefas. Aqui vale lembrar o ditado popular Manda quem pode, obedece quem tem juzo. Ele ilustra o que representa a administrao para o cerimonial, pois, nesta, o comando e a expedio de ordens so fundamentais. importante que o Chefe do Cerimonial desenvolva uma administrao democrtica, na qual a participao dos envolvidos seja o ponto principal.

COORDENAO indispensvel para o sucesso do evento, pois este envolve diversos grupos ou setores que devem trabalhar sintonizados: montagem, recepo, vdeo e som, alimentao, acompanhamento aos participantes. O perfeito entrosamento desses grupos que d a sincronia necessria ao xito da cerimnia.

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LOCAL DO EVENTODEFINIO DO LOCAL

NECESSIDADE DO EVENTO

CARACTERSTICA DO PBLICO

CONFORTO DOS PARTICIPANTES

FACILIDADE DE ACESSO

ESTACIONAMENTO

ESPAOS DE APOIO

Saiba dimensionar o seu evento. Espaos vazios demais sugerem fracasso, ao passo que espaos lotados podem gerar desconforto e demonstrar a inadequao do espao para o tipo de evento.

PARTICIPANTESA seleo dos participantes deve ser cuidadosa e obedecer ao critrio de afinidade com o tipo de evento a ser realizado. Inicialmente deve-se elaborar um mailing list2 dos participantes que contenha: nome, cargo, instituio que representa, endereo completo, telefone, fax, e-mail para confirmao, se for o caso.

ESTRATGIA DE COMUNICAOCONFECO DO MATERIAL DE DIVULGAO

DEFINIO DAS MENSAGENS E PEAS A SEREM PRODUZIDAS

DISTRIBUIO DO MATERIAL

PARTICIPANTES

CONVIDADOS ESPECIAIS E AUTORIDADES

A estratgia de comunicao a ser definida e executada depende dos objetivos e da amplitude dos eventos. Ela pode ser local, nacional e internacional e deve abranger os vrios segmentos de pblicos. O contato inicial com os participantes ocorre conforme o tipo de evento a ser realizado: vrios meses antes do evento, se for o caso de um congresso ou seminrio ou mesmo uma semana antes do evento, se for o caso de uma sesso solene. Se o participante precisar ser estimulado a comparecer ao evento, o material de divulgao deve despertar o seu interesse. Os veculos de comunicao mais indicados para o pblico potencial so: convite, carta-convite, cartazes, folders explicativos, jornal do evento e mala direta. Os instrumentos de comunicao para os participantes precisam ter uma identidade visual definida, a fim de garantir a unidade das vrias peas de comunicao que podero ser produzidas. A imprensa tambm um pblico especial que deve receber ateno durante os eventos, considerando seu grande potencial como formadora de opinio. Antes do evento, a mdia deve ser informada a respeito dos objetivos

2

MAILING LIST relao de nomes e endereos para envio de correspondncia, publicaes e material informativo.

22e atividades propostas. O melhor instrumento para isso o press release3, que deve ser enviado para as redaes dos veculos de comunicao selecionados. Durante o evento, pode-se distribuir aos jornalistas um kit de imprensa contendo informaes completas a respeito do acontecimento. Sugere-se que sejam convidados os principais jornalistas que fazem a cobertura de temas relacionados ao propsito do evento.

PROGRAMAO DAS ATIVIDADESCom base na definio do projeto, preciso detalhar todas as atividades que sero desenvolvidas durante o evento, assim como prever os horrios de incio e de trmino das mesmas e os recursos humanos e materiais necessrios. Em alguns eventos preciso contar com a participao de palestrantes, expositores ou moderadores. Nesses casos, deve-se tomar uma srie de providncias extras: Contatar os palestrantes selecionados para checar seu interesse em participar do evento e sua disponibilidade em relao data e horrios estabelecidos; Enviar ofcio para formalizar o convite, aps a concordncia do palestrante; Receber a confirmao por escrito do palestrante; Incluir o palestrante definitivamente na programao do evento; Entrar em contato para definir o tipo de recurso audiovisual necessrio, solicitar resumo do currculo e enviar o programa oficial do evento; Verificar com o palestrante a possibilidade de distribuir resumo da palestra aos participantes; Enviar passagem, reservar hotel e alimentao, conforme o caso; Definir se haver pagamento dos palestrantes.

TRANSPORTEDe acordo com o tipo de evento, preciso montar estrutura especial para o transporte dos convidados e participantes. Conforme o nmero de convidados que forem utilizar o servio de transporte, pode-se solicitar micronibus ou carros da prpria instituio. Se essa alternativa no for suficiente, deve-se contratar empresa especializada. Convm providenciar a recepo, no aeroporto, para alguns convidados especiais que vm de outros estados ou pases.

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PRESS RELEASE texto informativo distribudo imprensa como sugesto para a divulgao de um determinado evento. Quando aceito, o evento divulgado gratuitamente entre as notcias.

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RECURSOS AUDIOVISUAISTESTAR TODOS OS EQUIPAMENTOS ANTES DO EVENTO

CONTRATAO DE SERVIOS DE TERCEIROS

DEFINIR QUAIS RECURSOS AUDIOVISUAIS SERO UTILIZADOS

DEFINIR RECURSOS DE SONORIZAO

DEFINIR SUPORTE DE ILUMINAO ESPECIAL

PREVER TRADUO SIMULTNEA

Aps o estabelecimento da programao, preciso definir todos os equipamentos que sero utilizados e providenciar a reserva com as reas responsveis ou propor o aluguel do material. So considerados recursos audiovisuais os equipamentos que auxiliam o palestrante durante a apresentao, como: retroprojetor, projetor multimdia, vdeo, projetor de slides, flip chart4, quadro branco entre outros. So recursos de sonorizao: microfones, msica ambiente, gravao, etc. A traduo simultnea indicada para eventos em que o palestrante ou os participantes no domine o idioma portugus. preciso estar atento necessidade de solicitar a permisso dos tradutores para quaisquer reprodues dos contedos traduzidos. Todos os equipamentos devem ser testados antes do evento. As falhas so bastante comuns e derivam de problemas com os prprios equipamentos ou problemas no fornecimento de energia. aconselhvel que todo organizador tenha uma alternativa planejada para o caso de ocorrer falha no momento do evento.

RECURSOS HUMANOSA realizao de um evento envolve muitas pessoas e reas da instituio. O trabalho de cada equipe deve ser definido e todas precisam atuar em sintonia para que o resultado final seja satisfatrio. Neste caso, a falha de qualquer membro de uma equipe pode comprometer todo andamento do evento. A formao dos grupos de trabalho deve se iniciar pela definio das tarefas e atividades de cada um deles. Grupo de apoio administrativo Responsvel pela secretaria do evento: envio de ofcios, convites e programas. Confirmao de presena dos participantes e convidados especiais. Definio, em conjunto com os outros grupos, dos materiais necessrios e providncias para sua aquisio externa. Elaborao do mailing dos participantes. Controle oramentrio. Grupo de apoio operacional Responsvel pela execuo de tarefas especficas durante o evento, como: limpeza, segurana, tcnica, engenharia, copa, servio de intrprete.

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FLIP CHART trata-se de recurso grfico composto por um conjunto de folhas de papel ou bloco colocado sobre um cavalete. As folhas so conectadas no topo para que possam ser viradas

Grupo de apoio recepo

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Responsvel pela recepo de autoridades convidadas, dos participantes e acompanhamento de todo evento. A recepo deve ficar a cargo de recepcionistas especializados. Dependendo do evento, os recepcionistas podero atuar na secretaria do evento, realizando inscries, distribuindo material e fornecendo informaes. O dimensionamento da quantidade de pessoas envolvidas em cada um dos grupos de apoio depende diretamente do tamanho do evento a ser realizado. Antes do evento importante que os organizadores se renam com cada grupo de apoio para que as atividades sejam esclarecidas e, se for o caso, para realizar treinamento especfico isto recomendado, principalmente, para o grupo de recepo e secretaria.

HOSPEDAGEM E ALIMENTAOEm casos especficos, para convidados especiais, possvel oferecer hospedagem e alimentao aos mesmos. preciso definir o nmero de convidados e o perodo de permanncia.

EXECUOEsta fase compreende o desenvolvimento do prprio evento, desde a abertura at o encerramento. importante que a equipe organizadora acompanhe e monitore todas as atividades planejadas. Durante o evento podem ocorrer situaes que no foram previstas no planejamento. Nesses casos, a equipe organizadora deve ter controle sobre a situao e resolver questes inesperadas com bom senso e rapidez.

TREINAMENTO DE PESSOALDefinir o local de atuao e os responsveis pelas equipes de apoio e detalhar as atividades que sero executadas. Simular situaes que possam ocorrer durante o evento para treinamento das equipes envolvidas.

AUTORIZAO DAS ATIVIDADES preciso definir, para a equipe de apoio, quem so os responsveis pelo evento e qual o limite de responsabilidade e autonomia de deciso de cada componente da equipe organizadora. tarefa. Em casos imprevistos, a deciso deve ser tomada com rapidez pelo responsvel direto pela atividade ou

MONITORAMENTO DAS ATIVIDADESEmbora a delegao das funes esteja definida, importante que o responsvel controle permanentemente todas as aes planejadas, observe os horrios de incio e trmino das atividades e o fornecimento de informaes.

AVALIAODurante o evento importante que sejam desenvolvidas algumas tcnicas de avaliao das atividades realizadas. A equipe organizadora deve decidir qual o momento mais apropriado e quais os instrumentos que sero adotados (questionrio, clipping5, depoimentos dos participantes, etc.).

RELATRIO FINALPara que o evento esteja completo, ao seu final, imprescindvel que seja elaborado um relatrio de avaliao. Neste documento, que no precisa ser extenso, deve constar um breve resumo das atividades planejadas e seus posteriores desdobramentos. A elaborao deste relatrio permite aos organizadores a

CLIPPING conjunto de recortes de jornais e revistas sobre determinado assunto. Os recortes so reunidos em um livro ou arquivo.5

25possibilidade de identificar os aspectos positivos a serem reforados em outra oportunidade e tambm os aspectos negativos e pontos fracos que merecem aprimoramento. O planejamento contempla, na medida do possvel, todas as variveis que envolvam a realizao do evento. No entanto, possvel que algumas aes, no momento de sua execuo, exijam adaptaes para se tornarem realizveis. Na avaliao final pode-se perceber qual foi a amplitude do planejamento e sua adequao nas questes relativas a recursos humanos, apoio logstico e oramento. Os principais resultados devem ser disponibilizados para as reas envolvidas, a fim de que sejam realizadas avaliaes individuais por reas especficas.

PS-EVENTOConcludo o evento, recomendvel agradecer s pessoas e/ou instituies que colaboraram para a sua realizao.

CONTROLEA organizao de um evento implica a realizao de diferentes e numerosas atividades. Dessa forma, recomenda-se que os organizadores elaborem um check list completo, contendo todas as tarefas a serem executadas, com a descrio de cada passo, setor ou pessoa responsvel e o prazo final para execuo. Esse instrumento permite um controle maior das aes a serem operacionalizadas. Cada evento requer a realizao de um check list prprio, que obedea exigncias especficas. Para facilitar a diviso de tarefas, o check list pode ser dividido em duas etapas: pr-evento, para as aes que devem ser realizadas antes do evento; e ao trmino do evento. Atravs do controle, que na prtica compreende o check-list, a equipe do cerimonial verifica se os recursos alocados esto dispostos de maneira correta, se no h falha a ser corrigida. O controle compreende tambm o perodo da ps-realizao, quando se descreve, atravs de relatrio, os acontecimentos relacionados realizao do evento, com a finalidade de melhorar uma ao futura. Quanto maior um check-list, menor a possibilidade de insucesso do evento. Todas as tarefas prescritas devero ter ao lado o responsvel pela concretizao da mesma. Com todas as tarefas previstas no check-list realizadas muito antes do incio do evento, sobra tempo e mo-de-obra para resolver os problemas que sempre surgem durante o mesmo. Por exemplo:CHECK-LIST PARA UM JANTAR/COQUETELI) LOCAL E DATA PARA O EVENTO Confirmao por escrito Contratao de servios buffet Contratao de msicos Contratao da decorao Contratao de manobristas Contratao de porteiros Contratao de recepcionistas Convites Programa oficial Presentes para homenageados II) DECORAO Do Salo 1. Setas indicativas 2. Som 3. Iluminao 4. Arranjos florais 5. Cestos de lixo 6. Cinzeiros 7. Mesas de apoio 8. Livro de ouro DO PALCO 1. Painis ou faixas 2. Iluminao 3. Tribuna para oradores 4. Som do microfone

CHECK-LIST PARA UM CONGRESSO/FRUMI) PARTE TCNICA/CIENTFICA Comisso organizadora Fixar data e local Chamadas para trabalhos Confeco Expedio Cartazes Confeco Expedio Inscrio de trabalhos Aprovao de trabalhos Comunicao para os autores Recebimento de originais Convites oficiais Confirmao de convites Programa definitivo Confeco Expedio Editorao da coetnea Impresso da coetnea Entrega da coletnea Formao de mesa Palestra de abertura Sesses tcnicas Visitas tcnicas

CHECK-LIST PARA UMA CONVENOI) PROVIDNCIAS PRELIMINARES DE ADMINISTRAO Informar oficialmente a realizao Solicitar aos responsveis o nmero de participantes Determinar perodo Preparar lista de participantes Elaborar programa Redigir convite/programa/orientao Enviar aos gerentes programa detalhado Solicitar adiantamento de despesas Dividir os participantes por grupos Enviar aos participantes pasta com material Contratar hotel Enviar ao final carta de agradecimento II) PREPARAO DO MATERIAL PARA CONVENO Encomendar pastas Montar pastas Arranjar e preparar filmes Preparar crachs Arranjar bandeiras do Brasil e do Estado da Conveno Definir e arranjar equipamentos udio visuais Contratar alimentao Disponibilizar ou no cigarros, charutos, etc Arranjar abridores de garrafa, cinzeiros, guardanapos

265. gua para orador 6. Arranjos florais 7. Espao para msico III) ESTACIONAMENTO Contratao de empresa especializada Policiamento nas redondezas Segurana dos automveis IV) RECEPO Recepcionistas Uniformes/Trajes Mesas de apoio Controle Crachs V) IMPRENSA Jornalistas Convidados Kit de imprensa Press releases Fotos VI) REGISTRO DE EVENTO Equipe de fotografia Equipe de filmagem VII) PRIMEIROS SOCORROS Caixa de Pronto - Socorro Nome de Mdicos de Planto Nome de Hospitais de Emergncia VIII) PESSOAL DE SERVIO Chefia Recepcionistas Segurana interna/externa Manobristas Porteiros Eletricista Encarregado do som Encarregado da iluminao Plantonista dos sanitrios Encarregada de chapelaria IX) DIVERSOS Checar Sanitrios papel toalha/sabonete/etc Checar chapelaria tickets Telefone e fichas Balco de informaes Guarda - chaves Crachs II) SECRETARIA Lista pr - inscritos Crachs Montagem de pastas Material de escritrio Carimbos Fichas para inscrio no local Programa Envio do material Montagem da secretaria III) SERVIOS DE TERCEIROS Vender patrocnio Verificao do local Contrato Audiovisual Projetor Retroprojetor Vdeo Gravao Computadores, impressoras Telefones, fax Recepcionistas Segurana Caf, gua, etc Refeies Coquetel Jantar Hospedagem Traslados Passeio turstico Decorao Fotgrafo Faixas Pastas/blocos Crachs Certificados IV) PS EVENTO Despacho da sobra do material Pagamento de servios Relao final de inscries Faturamento Cartas de agradecimento Arranjar quadro-negro, giz, flip-charter, etc Preparar material para decorao III) PREPARAO DE ASSUNTOS A SEREM TRATADOS Determinar os assuntos Determinar os fins a serem atingidos Determinar tnica principal da conveno Criar slogan para conveno Preparar tema do discurso de apresentao Preparar discurso de despedida IV) PROVIDNCIAS DE ADMINISTRAO A SEREMTOMADAS NO LOCAL

Pedir oramentos do hotel Reserva dos apartamentos Informar ao hotel a data e horrio de chegada dos convencionais Prever possibilidade de uso da piscina, sauna e outras facilidades do hotel Acertar jantar de encerramento Escolher e preparar sala de demonstrao Determinar sequncia de lugares dos participantes na mesa Contratar fotgrafo Decorar salas de trabalho da conveno Informar e convidar imprensa Determinar os horrios das refeies Levantar preferncias alimentares dos convencionais Prepara lisa de distribuio dos apartamentos Informar lista de participantes ao hotel Distribuir as pastas nas salas de trabalho Entregar crachs Realizar atividades de integrao, lazer e convivncia social conforme programa Escolher quem far a recepo no local de chegada No esquecer a foto do grupo de convencionais Emitir relatrio ao final Realizar debates internos sobre a conveno

Outro exemplo de check list:ATIVIDADES GERAIS Reservar o local Definir a programao Definir lista de convidados Relacionar convidados especiais Elaborar e expedir convites Solicitar apoio do servio mdico Solicitar guarda de honra Recepcionistas para informaes Recepcionistas para o local do evento Apoio para receptivo de autoridades Tradutor Intrprete Assessoria de imprensa Operador tcnico (som/luz) Apoio de copa Apoio de limpeza Apoio de segurana Apoio de manuteno Mestre de Cerimnias Apoio de contnuo Solicitar banda de msica da PM/BM/Guarda MunicipalSESSO SOLENE LANAMENTOS VISITAS OFICIAIS INAUGURAO CONGRESSO

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27MATERIAL GRFICO Ficha de inscrio para os participantes Folhetos Programa Pasta Certificado de participao Cartaz Credencial para estacionamento Crach de identificao MATERIAL PARA A IMPRENSA Solicitar divulgao na imprensa Preparar press-kit Fotos Montar sala de imprensa PROGRAMAO VISUAL Placas de sinalizao Faixas e banners Painis fotogrficos DIVULGAO Mala direta Cartazes Imprensa local e internacional Mapa de distribuio do material de divulgao RECURSOS FSICOS Local para o evento Local para a secretaria Local para o coffee-break Local para informaes Estacionamento Copa/cozinha RECURSOS HUMANOS Coordenadores de rea Recepcionistas para a secretaria RECURSOS MATERIAIS Projetor de slides Retroprojetor Vdeo e televiso Projetor multimdia Tela para projeo de imagens Microfones com e sem fio Amplificadores Aparelho/sistema de som Gravao Equipamento de traduo simultnea Computadores Impressoras Rdios comunicadores Mquinas copiadoras Laser point Notebook Questionrio de avaliao Papel Telefone Fax Mastro Bandeiras Stands Praticvel para imprensa Material de copa Decorao floral Guarda-chuva Tapetes TribunaSESSO SOLENE LANAMENTOS VISITAS OFICIAIS INAUGURAO CONGRESSO

x xSESSO SOLENE

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x xVISITAS OFICIAIS

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x x x xVISITAS OFICIAIS

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x SESSO SOLENE

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VISITAS OFICIAIS

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x VISITAS OFICIAIS

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x LANAMENTOS

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28CERIMONIAL Mesa para receptivo Livro de presena Lista de confirmaes Reserva de lugares Mapa de distribuio de autoridades nos lugares Nominatas Mapa de composio da mesa oficial Roteiro do locutor Colocao de bandeiras Hino Nacional PS-EVENTO Relatrio final Prestao de contas Ofcios de agradecimento s reas envolvidas Registro fotogrfico em vdeo e em jornal Impresso dos anais Emisso de certificadosSESSO SOLENE LANAMENTOS VISITAS OFICIAIS INAUGURAO CONGRESSO

x x x x x x x xSESSO SOLENE

x x x x x x x x x LANAMENTOS

x x x x xVISITAS OFICIAIS

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Depois de todas estas etapas, s resta agora a realizao do evento ou cerimnia. No se deve esquecer que quem se esmera no planejamento, descansa na execuo.

NA PREPARAO E ORGANIZAO DE UM EVENTO OU CERIMNIA, NS... Divulgamos o show: Corresponde ao planejamento do evento a idia inicial, o esboo do mesmo. Armamos o circo: Aqui se entra na fase de organizao a fase de distribuio das etapas e tarefas Apresentamos o show: a execuo do evento propriamente dita o Dia D. Desarmamos o circo: Encerrado o evento, recolher todo o material e equipamentos utilizados. Enrolamos a lona: Ao final do evento devem ser expedidas correspondncias de agradecimento s entidades ou pessoas que patrocinaram e apoiaram o evento - confeco do relatrio final. E no esquecer: a. Somos os primeiros a chegar e os ltimos a sair. b. O evento, independente do seu tamanho, objetivo ou forma de realizao, tem a caracterstica da versatilidade, sendo necessrios criatividade, planejamento, controle e muito bom senso. c. O evento deve promover a Instituio e no a Comisso Organizadora. d. O sucesso do evento certamente garantir o reconhecimento dos organizadores.

29e. Boas relaes com a imprensa garantiro uma boa divulgao do evento. f. O momento, o ambiente ou a presena de pessoas importantes deve ser aproveitado para abrilhantar ou colaborar para o sucesso do evento.

g. Destacar a participao e reconhecer a contribuio das pessoas que integraram a equipe para o sucesso do evento, alm de justo, simptico, e garantir adeso s futuras atividades.

TIPOS DE MESAS PARA REUNIES FORMAISMESA IMPERIAL OU CLSSICA

Modelo francs

Conversao secundria (passiva)

PRESIDNCIAS Conversao ativa - cabeceira da mesa -

Conversao secundria (passiva)

D prioridade localiz ao das janelas, que em princpio, dete rmina a localizao da cabeceira. No caso de no haver janelas, importante a entrada do pessoal de servio. O anfitrio senta-se, no centro da mesa, de costas para a parede e olhando a janela. As cabeceiras esto situadas no meio das bandas largas. As cabe ceiras estando prximas favorecem a conversao entre os convidados de maior hierarquia. O anfitrio se sentar na cabeceira principal e a segunda presidncia corresponder dona da casa. Em alguns casos, os anfitries podem cede r uma das cabe ceiras, colocando nela o convidado de honra. Quando estiver presente um Chefe de Estado, ele sempre ocupar a presidncia. a distribuio mais ade quada para reunies (jantares, almoos) oficiais e p