Cesar Del Pozo

7/26/2019 Cesar Del Pozo

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Proyecto de Digitalizacin del

Archivo Histrico de las

Compaias

SUPERINTENDENCIA DE

COMPAAS DEL ECUADOR

VII REUNIN DE RESPONSABLES DE SISTEMAS

DE INFORMACINSan Pedro Sula, Honduras, del 6 al 8 de Julio 2005


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Agenda:

Antecedentes

Introduccin

Objetivos Contenido del Archivo

Proceso de depuracin del Archivo

Proceso de digitalizacin del Archivo

Implementacin del Proyecto

Sistemas desarrollados

Conclusiones


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Antecedentes

La Superintendencia de Compaas del Ecuador es

una institucin autnoma, cuyas funciones principales

son apoyar y supervisar a los sectores empresarial y

de Mercado de Valores.

Con el fin de contar con un mecanismo ms eficiente

para el manejo del Archivo Fsico, se decidi iniciar el

Proyecto de Digitalizacin.

Para ello, mediante Resolucin No.04.001 seexpidieron los lineamientos a seguir con el fin de

lograr en primer trmino, la depuracin de los

documentos contenidos en el Archivo.


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Introduccin

Pasos a realizar en el proceso de digitalizacin:

DEPURACION DEL ARCHIVO FISICO .

DIGITALIZACION .

ACCESO ELECTRONICO .


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Objetivos:

FACIL ACCESO Y CONSULTA DEL

DOCUMENTO

RESGUARDO Y PROTECCION DEL

DOCUMENTO ORIGINAL

OPTIMIZACION DEL ESPACIO FISICO

SIMULTANEIDAD EN LA CONSULTA


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Contenido del Archivo El Archivo de Cias Activas a Nivel Nacional es

de 48.000 que contiene ms de 1.500.000documentos y 6.000.000 de pginas.

El expediente fsico de cada compaa estadividido en tres secciones: general, jurdica yeconmica.

General oficios de nombramientos de administradores

y representantes legales, transferencias deacciones, cesiones de participaciones, etc.,

Jurdica escrituras, resoluciones, extractos,

publicaciones, de los actos jurdicos realizadospor la compaa.

Econmica Estados financieros, las nominas de

accionistas, los informes de auditora externa,


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Proceso de depuracin

Este proceso consiste en contrastar los documentosque conforman el expediente fsico de cada compaa,con el listado de documentos que de acuerdo anuestra Base de Datos, deberan estar en dicho

expediente.

Esto nos permite asegurar que nicamente losdocumentos previamente verificados llegarn a laetapa de digitalizacin.

Adems nos permite comparar la informacincontenida en los documentos fsicos con la que estalmacenada en nuestra Base de Datos. Con estologramos depurar tambin la informacin de la Basede Datos.


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Para hacer esta depuracin, realizamos un anlisis dela informacin contenida en nuestra Base de Datos y apartir de ella, generamos un listado de todos losdocumentos que segn esta, deberan conformar elarchivo fsico, y los separamos en las tres secciones:

general, jurdica y econmica.

BASE DEDATOS

LISTADO DE DOCUMENTOS A DEPURAR


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Para realizar esta depuracin, desarrollamos una

Aplicacin Web que permite a un grupo de

funcionarios realizar efectivamente la comparacin del

expediente fsico de cada una de las compaas,

contra el listado previamente generado.


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Proceso de digitalizacin

Una vez depurado, cada uno de los expedientes de

las compaas pasa al proceso de digitalizacin.

Para esto, era necesario contar con una aplicacinque permita digitalizar los documentos y almacenarlos

de forma segura, de tal manera que fuera sencillo

poder consultarlos posteriormente.

Se evaluaron distintas alternativas con el fin de

seleccionar la mejor opcin para la Superintendenciade Compaas. Tenamos que decidir entre adquirir un

software comercial, y desarrollar una aplicacin que

se adapte a nuestras necesidades y que est hecha a

la medida. Cada alternativa tiene ventajas y

desventajas.


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Ventajas de un software comercial:

Presta muchas funcionalidades a la hora de digitalizarlos documentos, aunque algunas son innecesarias.

Est probado en el mercado.

Desventajas de un software comercial:

La integracin con los recursos tecnolgicos de la

Superintendencia (Bases de Datos, Sistemas, etc.)requiere de mucho esfuerzo.

No se dispone del cdigo fuente y cualquier cambioimplica solicitar al propietario del producto que realicedichos cambios, lo cual genera dependencia.

Es costoso puesto que implica licenciamiento.


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Ventajas de un software a la medida:

Es menos costoso debido a que no se requiererealizar ningn licenciamiento.

Fcilmente integrable con los recursos tecnolgicos dela institucin.

Se dispone del cdigo fuente, lo que facilita realizarfuturos cambios.

Desventajas de un software a la medida:

No tendra todas las funcionalidades (muchas de ellasinnecesarias) que tiene el software comercial.

Podra presentar errores al no estar previamenteprobado.


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Despus del proceso de evaluacin, se decididesarrollar un software a la medida.

Se desarroll un primer prototipo y se lo fuemejorando con el fin de que ofrezca mejoresprestaciones a la hora de digitalizar los documentos.

Con este software, el funcionario encargado dedigitalizar, ingresa el nmero del expediente de cadacompaa y tiene en su pantalla el listado de todos los

documentos previamente verificados en el proceso dedepuracin y que deben ser digitalizados.

Luego hace doble clic sobre cada documento y sepresenta una interfaz que le permite digitalizarlo.Luego mejora la imagen para que refleje de manerafiel los detalles del original y finalmente lo graba en

nuestra Base de Datos Sybase.


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BASE DE

DATOS

Documentos

digitalizados

Listado de documentos

a digitalizar

Interfaz de digitalizacin


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Una vez que se desarrollaron al interior de la

Institucin, los programas tanto para la depuracin

cuanto para la digitalizacin del Archivo, tena que

implantarse el proyecto a nivel nacional.

La Superintendencia de Compaas del Ecuador tiene

siete oficinas en las siguientes ciudades: Quito

(Matriz), Guayaquil, Cuenca, Portoviejo, Ambato,

Machala y Loja.

En cada una de estas oficinas se tiene un Archivo

conformado por los expedientes de las compaas que

estn sujetas a su control. La suma de todos estos

Archivos dan como resultado el Archivo Total de la

Superintendencia de Compaas.


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Para el proceso de depuracin del Archivo, los

funcionarios de todas las oficinas utilizaron la

Aplicacin Web desarrollada por la Divisin de

Informtica de la Superintendencia y alojada en un

servidor central en Quito.

Para el proceso de digitalizacin, se instal un

Servidor de Base de Datos en cada una de estas

oficinas. De esta manera, los documentos

digitalizados en cada oficina se almacenan en la Basede Datos de esa oficina, esto mejora el tiempo de

respuesta del Sistema, toda vez que si se hubiera

pretendido almacenar directamente en el Servidor

Central en Quito, el Sistema se hubiera vuelto

extremadamente lento e ineficiente, esto en funcin

del tamao de los documentos digitalizados.


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El Sistema de Digitalizacin fue instalado en cada unade las oficinas de la Superintendencia a nivel nacional.

Todas las oficinas de la Superintendencia estnconectadas a travs de enlaces dedicados, estospermiten que desde cualquiera de ellas se puedaconectar con el Servidor Central ubicado en Quito.

Para aprovechar esta infraestructura, se desarrollotro programa que transmite durante las noches(tiempo en que se usan menos los enlaces de

comunicacin), al servidor central en Quito, todos losdocumentos digitalizados durante el da en cada unade las oficinas. As tenemos una Base de Datos queconsolida todos los documentos digitalizados a nivelnacional y que es respaldada diariamente, asegurandola integridad de la informacin.


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Generalmente, los funcionarios de una oficina

consultan los documentos digitalizados

correspondientes al Archivo de esa oficina. Por lo

tanto, para realizar estas consultas el Sistema accede

nicamente a la Base de Datos local, lo cual es ptimo

en funcin del tiempo de respuesta.

Sin embargo, si algn funcionario desea consultar un

documento digitalizado que est almacenado en otraoficina, el Sistema se conecta a la Base de Datos de

esa oficina y extrae el documento correspondiente.


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BASE DE

DATOS

QUITO GUAYAQUIL

Listado de documentos

a digitalizar

Digitalizar

En las noches los documentos

se transmiten al servidor central

de Quito

Guardar

BASE DE

DATOS

GuardarDigitalizar

ConsultarConsultar

Consultar


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Una vez que los documentos han sido digitalizados,

los funcionarios autorizados pueden consultarlos. Para

ello, utilizan una Aplicacin Web que permite

ubicarlos, extraerlos de la base de datos y

presentarlos en el visor Adobe Reader, esto debido aque los documentos estn almacenados en formato

pdf.

Utilizamos el formato pdf porque es un estndar de la

industria y porque ya existe un visor que presta todaslas funcionalidades para la exploracin de los

documentos digitalizados.


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Sistema de depuracin del Archivo.


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Sistema de digitalizacin del Archivo.


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Sistema de consulta del Archivo.


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Sistema de consulta del Archivo.


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Conclusiones

La conversin de los archivos fsicos en archivos digitales es

muy beneficioso para las instituciones. La tecnologa actual

nos brinda todos los recursos necesarios para realizar esta

conversin.

Los archivos digitales brindan varias ventajas a las

Instituciones, entre ellas, facilidad y simultaneidad de

consulta, proteccin de los documentos originales, rapidez,

etc.

Antes de iniciar un proyecto de digitalizacin se debe hacerun anlisis completo de los problemas que se debern

afrontar en su implementacin.

Los proyectos de digitalizacin implican un gran esfuerzo de

coordinacin y planificacin. Adems involucran varios

recursos: humanos, hardware, software, comunicaciones,

etc.

Cesar Del Pozo

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