5 FACULDADE DE CINCIAS ECONMICAS DO TRINGULO MINEIRO CURSO DE ADMINISTRAO COM NFASE EM COMRCIO EXTERIOR

CLASSIFICAO E CODIFICAO DE MATERIAIS

UBERABA 2007

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CLASSIFICAO E CODIFICAO DE MATERIAIS

Trabalho apresentado disciplina de Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais, como avaliao parcial do bimestre. Professor: Bruno Ricardo Teixeira

UBERABA 2007

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Voc pode ser um admirador crtico ou um crtico admirvel; o importante nunca ser indiferente (John Gardner).

Adriana Barcelos Saldanha Carlos Antnio Francisco Barbosa Oliveira Filho Ronald da Silva Reis 3 Adm. Comrcio Exterior

8 RESUMO

O seguinte trabalho apresenta como feita a classificao e codificao de materiais, seja no estoque de uma empresa, ou de uma forma generalizada, com o cdigo de barras, por exemplo. O texto traz aspectos conceituais, exemplos prticos e expande-se tambm a outras formas de codificao usadas pelas empresas modernas. O tema exposto de forma progressiva, da teoria prtica.

9 SUMRIO

5 INTRODUO

Classificar um material veio da necessidade da diversificao do objeto a ser abordado. Desde os primrdios at o sculo atual faz-se necessrio o controle dos mesmos, visto que cada vez que se acumulavam materiais, estes precisavam de controle. Deste o principio, o controle dependia da organizao e planejamento. Com o cotidiano produtivo nasceu a idia de classificao. Com a globalizao tornou-se ainda mais importante o sistema de classificao e codificao de materiais, passando a ser ferramentas fundamentais para a existncia de procedimentos de armazenagem adequados e um controle eficiente dos estoques. Mas como feita essa classificao? Como funciona a codificao? Estas e outras so perguntas que iremos responder ao desenvolver deste trabalho, de uma forma bastante didtica e de fcil compreenso. Abordaremos desde seus conceitos, suas metodologias e usos at as mais modernas tcnicas e recursos usados para codificao de materiais.

6 CLASSIFICAO E CODIFICAO DE MATERIAIS

Um sistema de classificao e codificao de materiais fundamental para que existam procedimentos de armazenagem adequados, um controle eficiente dos estoques e uma operacionalizao correta do almoxarifado. Classificar um material significa agrup-lo segundo sua forma, dimenso, peso, tipo e uso. Em outras palavras, classificar um material significa orden-lo segundo critrios adotados, agrupando-os de acordo com as suas semelhanas. Classificar os bens dentro de suas peculiaridades e funes tem como finalidade facilitar o processo de posteriormente dar-lhes um cdigo que os identifique quanto aos seus tipos, usos, finalidades, datas de aquisio, propriedades e seqncia de aquisio. Por exemplo, com a codificao do bem passamos a ter, alm das informaes acima mencionadas, um registro que nos informar todo o seu histrico, tais como preo inicial, localizao, vida til esperada, valor depreciado, valor residual, manuteno realizada e previso de sua substituio. Codificar um material significa representar todas as informaes

necessrias, suficientes e desejadas por meio de nmeros e/ou letras, com base na classificao obtida do material. A tecnologia de computadores est revolucionando a identificao de materiais e acelerando o seu manuseio. A chave para a rpida identificao do produto, das quantidades e fornecedor o cdigo de barras lineares ou cdigo de distribuio. Esse cdigo pode ser lido com leitores ticos (scanners). Os fabricantes codificam esse smbolo em seus produtos e o computador no depsito decodifica a marca, convertendo-a em

7 informao utilizvel para a operao dos sistemas de movimentao interna, principalmente os automatizados.

1- Especificao ou classificao de materiais

Especificar um material descrever suas caractersticas com o fim de permitir sua perfeita identificao. Com a mesma abordagem, Viana (2002, p. 74), define:

a representao sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto, um material ou um processo, identificando-se, sempre que for apropriado, o procedimento por meio do qual se possa determinar se os requisitos estabelecidos so atendidos.

O professor Jean Carlo Gunther da Faculdade Metropolitana de Guaramirim (FAMEG), assim define a especificao:

a descrio minuciosa que possibilita o melhor entendimento entre o requisitante e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser solicitado. Especificar significa descrever pormenorizadamente o aspecto fsico de um material. No entanto, no conveniente que a especificao seja excessivamente pormenorizada e complexa, nem muito simplificada, a inteno criar-se um clima de compreenso entre quem compra e quem vende alguma coisa. A especificao correta de um material a base segura para uma padronizao perfeita e uma codificao eficiente. Portanto, sem o concurso de uma especificao o mais possvel exata, pouco ou nada poder ser conseguido na padronizao e na codificao.

Com efeito, a descrio deve ser concisa e objetiva, preferencialmente com a utilizao de termos tcnicos e usuais. Obedece a determinados critrios. a) A denominao no deve ser no singular; b) A denominao, preferencialmente, deve ser nica e referente ao material, especificamente, e no a embalagem, apresentao ou uso; c) As abreviaturas devem ser padronizadas.

8 Exemplo: a) Pedra de sabo errado, sabo em pedra certo; b) Fio de cobre com 5 milim. errado, fio e cobre com 5 mm. errado.

1.1- A estrutura e a formao da classificao

Normalmente, monta-se a classificao dos materiais por meio da seguinte estrutura: a) Nome bsico; b) Nome modificador ou termo complementar; c) Caractersticas fsicas; d) Elementos auxiliares quando for o caso: unidade metrolgica, medidas, caractersticas de fabricao, cuidados com relao ao manuseio e armazenagem dos materiais, embalagem.

Exemplo: a) Lmpada incandescente 220 V, 40 W; b) Parafuso em ao liga SAE 4140, ASTM-A-193 e 325.

A classificao dos itens composta de diversas etapas, quais sejam: catalogao, simplificao, especificao, normalizao e padronizao rumo codificao de todos os materiais que compem o estoque da empresa. Vejamos melhor a conceituao de "classificao", definindo melhor cada uma dessas etapas:

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Catalogao: significa o arrolamento de todos os itens existentes demodo a no omitir nenhum deles.

Vantagens da catalogao: a) A catalogao proporciona uma idia geral da coleo; b) Facilita a consulta por parte dos usurios; c) Facilita a aquisio de materiais; d) Possibilita a conferncia; e) Evita duplicidade de codificao.

Simplificao: significa a reduo da grande diversidade de itensempregados para uma mesma finalidade. Quando duas ou mais peas podem ser usadas para o mesmo fim, recomenda-se a escolha pelo uso de uma delas;

Especificao: significa a descrio detalhada de um item, como suasmedidas, formato, tamanho, peso etc. Quanto mais detalhada a especificao de um item, menos dvida se ter a respeito de sua composio e caractersticas, mais fcil ser a sua compra e inspeo no recebimento.

Normalizao: essa palavra deriva de normas, que so as prescriessobre o uso do material; portanto significa a maneira pela qual o material deve ser utilizado em suas diversas aplicaes;

Padronizao: significa estabelecer idnticos padres de peso,medidas e formatos para os materiais, de modo que no existam muitas variaes entre eles. Por exemplo, a padronizao evita que centenas de parafusos diferentes entrem em estoque.

10 1.2- As classificaes padronizadas

Por vezes, necessrio garantir a homogeneidade da descrio. Resultam, em conseqncia, padres de classificaes ou especificaes. Estes podem ser: a) Conforme amostra; b) Por padro e caractersticas fsicas; c) Por composio qumica; d) Por marca de fbrica; e) Conforme desenho.

Vantagens da Padronizao: a) Possibilita a simplificao de materiais; b) Facilita o processo de normalizao de materiais; c) Aumenta poder de negociao; d) Reduz custos de aquisio e controle; e) Reduz possibilidade de erros na especificao; f) Facilita a manuteno; g) Possibilita melhor programao de compras; h) Permite reutilizao e permutabilidade.

1.3- Tipos de Classificao Segue alguns exemplos de tipos de classificao generalista (antes de especificaes): Por natureza: caractersticas fsico-qumicas a) produtos de ao: barras, chapas, etc.;

11 b) produtos de petrleo: combustveis, graxas, leos, etc.; c) madeiras: compensados,tbuas, toras, etc.; d) produtos qumicos: cidos, acetatos, nitratos, etc. Por funo: o que o material faz a) combustveis: gasolina, lcool, etc.; b) materiais de fixao e ligao: pregos, parafusos, porcas, etc.; c) solventes: lcool, querosene, gua, etc.; d) rolamentos: de esfera, de rolos cnicos, de agulhas, etc. Aplicao por equipamento: a) centrfuga para bombas; b) peas para motores e gasolinas. Aplicao por setor genrico: a) materiais para escritrio; b) materiais para laboratrio Aplicao por setor especfico: a) materiais para CPD; b) materiais para forjaria. Fiscal: a) produto acabado; b) matria-prima; c) produto em processo; d) insumos para produo; e) materiais para embalagem. Valor de estoque: Mtodo ABC a) A: materiais com alto valor de estoque; b) B: materiais com mdio valor de estoque; c) C: materiais com baixo valor de estoque.

12 Dificuldade de armazenagem: a) umidade; b) inflamveis; c) explosivos; d) pesado; e) leve; f) temperatura; g) volteis; h) oxidveis; i) txicos; j) radioativos; k) corrosivos; l) combustveis. A classificao uma estrutura hierrquica que possibilita a busca de itens partir de tributos que os caracterizam e diferenciam dos demais. Pra isso importante seu detalhamento.

2- A codificao

Uma vez definida uma boa classificao dos materiais, parti-se para a codificao dos mesmos. Representam-se todas as informaes necessrias, suficientes e desejadas por meio de nmeros e/ou letras com base em toda a classificao obtida do material. Os materiais, atravs do cadastramento, podem ser organizados em classes ou categorias. Esta diviso dar origem ao sistema de codificao, que servir como um meio rpido e eficiente de recuperar o conjunto de especificaes que caracteriza cada material. Nesta assertiva, quando qualquer caracterstica for relevante na

13 diferenciao de dois materiais, implica dizer que estes so distintos no tratamento a ser dispensado e que, portanto, devem ter cdigos diferentes. Em resumo, o cdigo ser a melhor forma de comunicao para a apresentao das caractersticas de um dado material. Os sistemas de codificao mais usados so: a) O Alfabtico; b) O Numrico; c) O Alfanumrico (Decimal).

2.1- O sistema Alfabtico

Utiliza o conjunto de algarismos do alfabeto para a diferenciao de um conjunto de materiais. Por exemplo, RM pode significar rgua de madeira. RMA poder significar rgua de madeira de 30 cm. RMB poder significar rgua de madeira de 50 cm e assim por diante. Tem como principais restries: a possibilidade de erros de transcrio e o reduzido nmero de variaes que podem ser obtidas a partir da combinao das letras. Alm do fato da difcil memorizao de um nmero elevado de cdigos e do agrupamento de novos materiais similares a outros j cadastrados e que venham a ser inseridos posteriormente na relao geral de patrimnio. Est caindo em uso.

2.2- O sistema Alfanumrico

Uma combinao de letras e nmeros e permite um nmero de itens superior ao sistema alfabtico. Normalmente so divididos em grupos e classes.

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Ex:

Modelo de sapato:

SM 40 B

S M 40 B

Significa Sapato Significa marrom Significa Tamanho Significa Sola de Borracha

Modelo de celular:

NK3320P

NK

- Significa Nokia

3320 -Significa modelo 3320 P - Significa que da cor preta

2.3- O sistema numrico ou decimal

Este sistema o mais utilizado pelas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidade de itens em estoque e informaes incomensurveis. Suponhamos que um empresa utilize a classificao abaixo para especificar os tipos de materiais em estoque: 01 - Matria-prima 02 - leos, combustveis e lubrificantes 03 - Produtos em processo 04 - Produtos acabados 05 - Material de escritrio

15 06 - Material de limpeza

Podemos perceber que todos os materiais esto classificados sob ttulos gerais, de acordo com suas caractersticas. Cada um dos ttulos da classificao geral submetido a uma nova diviso que individualiza os materiais. Por exemplo: 05 Material de escritrio 01 lpis 02 canetas esferogrficas 03 blocos pautados 04 papel carta

Dividido ao fato de um escritrio ter diversos tipos de materiais, esta classificao torna-se necessria e chamada de classificao individualizadora. Porm ainda no suficiente e recebe mais uma codificao: Por exemplo: 05 Material de escritrio 02 canetas esferogrficas 01 marca alfa, escrita fina, cor azul 02 marca gama, escrita fina, cor preta

Esta nova classificao chama-se codificao definidora. Dessa forma se quisermos nos referir a caneta esferogrfica da marca alfa com escrita fina e da cor azul, basta solicitar o item 05-02-01 Outro exemplo de codificao numrica:

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Figura 1: Scanner de parte de um catlogo de livros de uma biblioteca.

A figura acima mostra um sistema de codificao de uma biblioteca baseado no sistema numrico, composto por trs algarismos significativos. O sistema numrico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes variaes, sendo uma delas o sistema americano Supply Classification, que ser tratado no tpico seguinte.

17 2.3.1- Classificao numrica com base no Federal Supply Classification

Figura 2 Classificao numrica baseada no Supply Classification

Grupo e Classe (NC) (4 algarismos), subclasse quando existir a diviso (SC) (2 algarismos) e nmero de identificao (NI) (5 algarismos).

Exemplo: Codificar como o dcimo primeiro item da subclasse Papis para Copiadoras o Papel xerogrfico opaco, liso, branco, gramatura 75g/m2, formato A4 (210 x 297 mm). Acondicionado em pacote com 500 folhas. U/C - UN.

a) (NC) 7530 (Papelaria e Formulrios) b) (SC) 33 (Papis para Copiadoras) c) (NI) 011-06

18 Logo, o Nmero de Estoque do Papel para Copiadora ser: 7530.33.011-06

Codificao no Federal Supply Classification numrica, composta de duas partes:

1. 2.

Parte Significativa Grupos, Classes e Subclasses Gr, NC, SC Parte No Significativa nmero de identificao NI.

2.3.1.1- Parte Significativa

composta por quatro algarismos, onde os dois primeiros identificam o grupo e os dois ltimos, em conjunto com os primeiros, identificam a classe a que pertence o bem.

Grupo __ XXXX Classe

Ex.:

Grupo 75 Artigos de Escritrio e para uso Escolar

Classes: 7510 Artigos de Escritrio e para Uso Escolar; 7520 Utenslios de Escritrio e para Uso Escolar e 7530 - Papelaria e Formulrios Com a identificao do Grupo, Classe e Subclasse no se conseguem a individualidade de um item de material, portanto, torna-se necessrio criar em outro agrupamento de nmeros no significativos.

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2.3.1.2- Parte no Significativa

composta por cinco algarismos, e denominada Nmero de Identificao, onde ele seqencial e vinculado ao universo de itens da organizao. Portanto a codificao no Federal Supply Classification uniformemente composta de 11 algarismos dispostos no sistema 4-2-5, com um trao depois do 4., 6. e 9. algarismos, para facilitar a leitura e visualizao.

Ex.:

XXXX - XX - XXX - XX

7530 - 33 011 06

2.4- Sistema de Codificao digital

Com o advento da informtica hoje, so diversas as maneiras de manipulao de dados atravs dos sistemas de bancos de dados para uma melhor organizao e controle dos materiais dentro de uma organizao, sejam pela insero atravs de teclado, leitura ptica, tarjas, sensores de marca e cdigo de barras. Em 8 de novembro de 1983 eis que surge a EAN BRASIL entidade nomeada pela EAN International, e designada pelo governo federal atravs da Lei 90.595 para administrar o Cdigo Nacional de Produtos no mbito do territrio brasileiro. Por outro lado, a EAN International (European Article Numbering Association) entidade criada em 1977, com sede em Bruxelas, projetada inicialmente nas idias entre parceiros comerciais europeus, que manifestaram o desejo de criarem um sistema semelhante ao UCC (Unifom Code Council), que era uma entidade j

20 existente nos Estados Unidos, e que administrava o sistema de codificao universal de produtos UPC utilizando cdigos de barras, nos Estados Unidos e no Canad. A EAN Brasil foi designada pela EAN Internacional para cuidar do sistema de numerao no Brasil e prestar assistncia s empresas afiliadas; essas alianas possibilitaram um melhor intercambio e maior colaborao com suportes entre parceiros comerciais em todo mundo. Inicialmente utilizada nas empresas de comercio varejista e atacadista, a tecnologia do sistema utilizando barras, permitia maior e um melhor controle nos registros de vendas movimentao, registros de inventrios e controle de estoque nas organizaes, o que garantiam mais confiabilidade e rapidez alm de uma melhor produtividade e qualidade. Hoje milhares de organizaes pelo mundo, utilizam o sistema EAN atravs de uma rede internacional de Organizaes de Numerao, atendendo as empresas em mais de cem paises. Ele permite s companhias um sistema eficiente de comunicao integrando parceiros comerciais em toda cadeia de produo, quer sejam fabricantes, atacadistas, distribuidores ou consumidores finais. Esse sistema identifica corretamente as informaes obtidas e de forma decisiva, grava e transfere, prevendo todo o necessrio para o conhecimento e identificao das comunicaes.

2.4.1- Composio do EAN

!

Possui um sistema para numerar itens (produtos e servios), permitindo que sejam identificados;

!

Um sistema para representar informaes suplementares (nmero de batch, data, medidas, etc.);

21 ! Cdigos de barras padronizados para representar qualquer tipo de informao que possa ser lida por computadores; ! Um conjunto de mensagens EANCOM para transaes pelo intercmbio Eletrnico de Documentos (EDI)

2.4.2- Benefcios do sistema EAN/ICC

! ! ! !

Padro utilizado internacionalmente em mais de 100 paises; Cada identificao de mercadoria nica no mundo; Decodificao rpida do smbolo, gerando informaes instantneas; Linguagem comum no intercmbio de informaes entre parceiros comerciais;

2.4.3- Vantagens do sistema

! !

Conhecimento exato do comportamento de cada produto no mercado; Estabelecimento fornecedores; de uma linguagem comum com os clientes e

! ! ! ! ! !

Controles de inventrios e de estoques, expedio de mercadorias; Eficincia nos pontos de venda; Atende s rpidas mudanas dos hbitos de consumo; Melhora no atendimento ao cliente; Obteno rpida e confivel de informaes para negociaes; Passagem rpida pelo check-out;

22 ! ! Eliminao de erros de digitao; Preos corretos nas gndolas;

2.5- Cdigo de Barra

a representao simblica de um conjunto de nmeros ou letras impressos de uma forma que possam ser interpretados por leitores pticos atravs de um sistema de escaneamento de imagem; o preto retm a luz e o branco a reflete, dessa forma o leitor captura os sinais e interpreta a seqncia de nmeros representada pelas barras. So a representaes grficas de um determinado valor ou uma seqncia de dados informativa. Os cdigos de barras se dividem em dois grupos: a) Os cdigos de barras numricos (somente nmeros) e; b) Os cdigos de barras alfanumricos (letras e nmeros).

Sendo os cdigos de barras alfanumricos capazes de representar nmeros, letras e caracteres de funo especial, os cdigos de barras so diferenciados entre si pelas regras de simbologia. Cada simbologia trata como os dados sero codificados e este tratamento inclui: a) Preciso: Tratamento simples ou dois a dois; b) Regras de caracteres de Start e Stop; c) Verificao de paridades; d) Clculo de dgito verificador; e) Relao grfica entre os elementos.

23 Essa diferenciao d origem ento as principais simbologias de cdigo de barras: 2 de 5 Intercalado: Cdigo de barras numrico, utilizado para diversas finalidades entre elas em boletos bancrios e relgio de ponto.

3 de 9: Cdigo de barras alfanumrico, utilizado para diversas finalidades.

128: Cdigo de barras numrico ou alfanumrico, utilizado para diversas finalidades logsticas. O cdigo 128 se divide em 3 grupos: 128 A e 128 B: Cdigo de barras alfanumrico. 128 C: Cdigo de barras numrico.

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EAN 8: Cdigo de barras numrico para identificao de itens comerciais, regido pela rgo internacional de logstica GS1 (antiga EAN). Muito utilizado quando em embalagens pequenas com pouca rea disponvel, fornecido pela EAN atravs do pagamento de uma taxa.

EAN 13: Cdigo de barras numrico para identificao de itens comerciais; tambm regido pela GS1. Este cdigo o comumente utilizado em produtos vendido no varejo como em supermercados. A diferena do EAN-8 que o EAN-13 vem com numerao de identificao da empresa. Estrutura de codificao: 3 dgitos fornecidos pela EAN: Pas

4 ou 5 dgitos fornecidos pela EAN Brasil: Empresa 4 ou 5 dgitos fornecidos pela EAN Brasil: Produto 1 dgito obtido pelo clculo algoritmo: Dgito de controle

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EAN 14: Cdigo de barras numrico para identificao de itens comerciais; tambm regido pelo rgo internacional de logstica GS1. Este cdigo o comumente utilizado em fardos e caixas de papelo, tem-se um dgito que identifica a quantidade de produtos ou embalagens de vendas.

EAN 128: Cdigo de barras alfanumrico utilizado para troca de dados entre parceiros comerciais, cujas regras so regidas pelo rgo internacional de logstica GS1, identifica numero de lote, serie, data de fabricao, validade, textos livres e outros dados.

26 UPC A: Cdigo de barras numrico para identificao de itens comerciais em produtos do mercado americano.

ISBN: Cdigo de barras numrico para identificao de obras literrias.

27 CONSIDERAES FINAIS

Todo sistema de estoque bem estruturado necessita de uma forma de codificao para uma melhor alocao desses materiais. A forma como feita varia de acordo com a necessidade da empresa e do volume de informaes que se deseja obter de um sistema de codificao. Antes disso, claro, imprescindvel que se classifiquem os mesmos de maneira correta, de forma que isso torne a codificao eficiente. preciso que as empresas mantenham um bando de dados atualizado, de forma que acompanhe toda a movimentao de materiais em seu estoque. Isso feito atualmente atravs de softwares que facilitam e otimizam o controle. O importante mesmo que cada empresa se adeque da maneira que lhe for mais conveniente, priorizando uma gesto eficiente de seus estoques, auxiliando na tomada de decises e, principalmente, reduzindo os custos. O gestor de

materiais pode ordenar, adequadamente, os seus conhecimentos sobre os materiais e as suas caractersticas utilizando uma sistemtica que resulte em uma lgica para a diferenciao destes e do tratamento que deve ser dispensado a cada um. Cabe ao gestor o contnuo acompanhamento desse material, bem como o de seus similares, verificando todos os eventos relativos a estes (entradas e sadas), isoladamente ou em conjunto, enquanto pertencentes organizao.

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REFERNCIAS

DIAS, Marco Aurlio. Adiministrao de materiais: Uma abordagem logstica. 4. ed. So Paulo: Atlas, 1993. 400 p. MARTINS, Petronio Garcia e ALT, Paulo Renato Campos. Administrao de Materiais e Recursos Patrimoniais. 2 ed. So Paulo: Saraiva 2006. MANUAL de gerenciamento de patrimnio, materiais e servios. Disponvel em: http://66.102.1.104/scholar?hl=ptBR&lr=&q=cache:Nw_nOAy8LDoJ:www.sad.mt.gov.br/uploads/manuel%2520de%25 20gerenciamento.......doc+compreender+codifica%C3%A7%C3%A3o+de+materiais. Acesso em 18 de Agosto de 2007. NOES bsicas de Almoxarifado. Disponvel em: http://www.gn2004fabac1.kit.net/nocoesbasicasdealmoxarifadoi.doc. Acesso em 18 de Agosto de 2007. CATLOGO Geral de Materiais e Servios. Disponvel em: http://www.saeb.ba.gov.br/downloads/cartilha_do_catalogo_e_banco_de_precos_ver sao_final.pdf. Acessado em 18 de Agosto de 2007.