COMO ANEXAR DOCUMENTAÇÃO DE ESTAGIÁRIOS NO SEI

1º Passo: Encontrar o Processo do (a) estagiário (a ) no SEI.

Se o processo não estiver aberto na Unidade ou se não estiver em

Acompanhamento Especial, o responsável deverá clicar no ícone “Pesquisa”,

conforme figura abaixo:

Ao clicar em “Pesquisa”, aparecerá a seguinte tela:

No campo “Especificação / Descrição” colocar a matrícula do (a) estagiário

(a) OU o nome do estagiário. O processo abrirá imediatamente (caso só haja um

registro com a mesma matrícula ou nome) ou aparecerão abaixo opções de

processos em que a matrícula ou o nome do (a) estagiário (a) foi mencionado.

Com o número do processo em que este estagiário foi citado, é possível

clicar diretamente no ícone junto ao número do Assentamento Individual do

estagiário ou copiar este número no Menu “Pesquisa”, no canto direito superior da

tela, e encontrar diretamente o processo do (a) estagiário (a). Ao apertar a tecla

“ENTER”, o processo abrirá, conforme tela abaixo:

2º Passo: Reabrir Processo do (a) estagiário (a) no SEI.

Ícone reabrir processo.

Você encontrará o processo do (a) estagiário (a) com toda a

documentação física digitalizada e todos os documentos que tramitaram via SEI.

Se o processo estiver concluído, clicar no ícone “Reabrir Processo”, conforme

figura acima . Com o processo reaberto, aparecem as seguintes opções para

o usuário:

3º Passo: Incluir a documentação solicitada no SEI.

Com todas as opções para alterar o processo do estagiário você deverá

clicar em cima do número do processo e posteriormente na figura “Incluir

Documento” . Ao clicar neste ícone, aparecerá a seguinte tela:

Se o usuário, em algum momento, já utilizou o Tipo de Documento

“Externo”, esta opção estará descrita, conforme figura acima. Se o usuário nunca

inseriu um documento externo, deverá clicar no ícone “Exibir todos os Tipos” .

Ao clicar neste botão, aparecerão todas as opções de inclusão de documentos no

SEI. O usuário deverá procurar a opção “Externo” (é a primeira opção da lista) e

clicar sobre a opção.

Ao clicar em “Externo” abrirá a seguinte tela:

Você deverá preencher as seguintes opções, conforme abaixo.

No “Tipo de Documento”, escolher o Item “Documentação”. A “Data do

Documento” corresponde ao dia em que o documento é anexado. O “Número /

Nome na Árvore” corresponde ao nome do Documento que vai aparecer na

árvore do processo. Como se trata de documento digitalizado, o “Formato” deve

ser “Digitalizado nesta Unidade” e o “Tipo de Conferência” vai como

“Documento original” . O “Remetente” corresponde ao setor que está

enviando/anexando a documentação. Nos “Interessados”, colocar “Serviço de

Gestão de Estagiários (DAP-SGE)”. Na “Classificação por Assuntos” colocar o

código “92.10.02 – Estágio não-obrigatório. Estágio obriga tório com ônus.

Estágio obrigatório sem ônus” . Não é necessário preencher o campo

“Observações”. Não é possível modificar o “Nível de Acesso”, portanto, esse item

não deve ser alterado. Por fim, o item “Escolher Ficheiro” permitirá que o setor

escolha o documento a ser anexado na rede do seu computador. Após a escolha

do documento, clicar em “Confirmar Dados”.

Ao confirmar os dados, o documento anexado aparecerá na árvore do

processo, conforme os dados preenchidos, e estará disponível para visualização

(abaixo, o documento colocado foi meramente exemplificativo. Não considerar).

ATENÇÃO!! Para cada documento/arquivo colocado, este processo

deverá ser realizado. Caso seja de interesse do setor remetente, é possível enviar

toda a documentação do (a) estagiário (a) em um documento único. Basta

digitalizar toda a documentação de uma só vez e enviar num único arquivo em

PDF.

4º Passo: Autenticar a documentação solicitada no S EI.

Todo documento anexado como documento externo deve ser

autenticado pelo setor remetente. Para autenticar o documento, basta clicar em

cima do documento na árvore do processo e clicar no botão “Autenticar

Documento” .

Ao clicar no botão “Autenticar Documento” aparecerá a tela abaixo.

Basta escolher o “Cargo / Função” do usuário que está autenticando os

documentos e colocar a “Senha” de autenticação, que corresponde à senha de

login do usuário no sistema SEI.

Ao colocar a senha, este ícone aparecerá ao lado do documento.

Isto significa que ele está autenticado.

Pronto! Se você anexou toda a documentação, o procedimento de

inclusão de documento foi realizado com sucesso. Agora, basta enviar o processo

para o Serviço de Gestão de Estagiários. Ver Passo 6.

O nome do assinante aparecerá de forma

automática.

5º Passo: Excluir Documentação

Se você anexou um documento de forma errada, é possível excluí-lo

enquanto este documento não foi enviado e visualizado por outro setor. Para

excluir o documento, basta clicar sobre o documento e, posteriormente, no ícone

“Excluir” . Após, você deve confirmar a exclusão. Uma vez excluído, o

documento é retirado automaticamente da árvore do processo. Basta incluir

novamente a documentação correta.

6º Passo: Enviar o Processo

Se toda a documentação está anexada, você só precisa enviar o

processo para o Serviço de Gestão de Estagiários (SGE) verificar e atualizar os

dados dos estagiários. Para enviar, basta clicar sobre o número do processo e,

posteriormente no ícone “Enviar Processo” .

A seguinte tela aparecerá. Nesta tela, basta clicar sobre o ícone

“Selecionar Unidades” , escolher o setor “Serviço de Gestão de Estagiários

(DAP-SGE) e apertar em “Transportar” para Selecionar a Unidade.

Não é necessário enviar e-mail de notificação!

Não colocar em Retorno Programado!

Por fim, clicar em “Enviar” no canto direito superior da tela.

Pronto! Você atualizou a documentação do (a) estagiário (a).