Como criar a apresentao perfeita

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As apresentaes tm grande importncia na vida empresarial. E cri-las no precisa ser uma fonte de estresse. Uma gama de ferramentas em constante evoluo permite criar apresentaes instantneas a partir do zero tudo o que voc precisa de uma mensagem clara, que ser transmitida com o uso eficiente de recursos da apresentao.

1. O que voc quer dizer?

As apresentaes geralmente se dividem em dois tipos principais:

Informativas: o objetivo informar e apresentar os fatos da forma mais objetiva possvel.

Argumentativas: pretendem alterar o ponto de vista ou influenciar aes do pblico-alvo

Embora sua apresentao v ter basicamente as mesmas informaes se voc pretender informar ou persuadir, necessrio adotar uma das duas abordagens. Identificar qual abordagem seguir e adot-la at o fim vo tornar sua apresentao e os recursos visuais nela usados muito mais convincentes.

2. Escolha seus materiais

Considere quais recursos podem ter mais apelo para o pblico-alvo. Para quem no est acostumado, o uso da tecnologia flash pode distrair a ateno, enquanto um pblico mais jovem pode no gostar de recursos tradicionais.

Veja aqui alguns exemplos de ferramentas tradicionais:

Imagens: Desenhos, mapas, fotografias, ilustraes, etc.

Cartazes: Quadros portteis que incorporam vrios tipos de imagens

Objetos: Algo concreto que seja pertinente ao assunto da apresentao

Tabelas: Informaes organizadas de modo lgico e padronizado.

Grficos: Informaes mais precisas com comparaes visuais instantneas.

Bloco de cavalete: Nada supera este recurso que permite ir e vir entre as idias.

Quadros brancos/quadros interativos: Fceis de limpar quando voc quer prosseguir.

Folhas impressas: Devem servir como referncia para a apresentao verses impressas dos slides, observaes em geral, etc.

Veja aqui alguns recursos eletrnicos a serem considerados:

Apontadores a laser: Considere-os como extenso de sua mo, um dedo longo que pode apontar para qualquer lugar.

Fones sem fio: No mais necessrio ficar no palco com o antigo microfone porttil.

Retroprojetores: A maioria das salas de conferncia possui esse tipo de equipamento. Esse o equipamento padro nas apresentaes hoje em dia.

Transparncias: Criadas com a cpia de um documento ou uma imagem para uma folha especial de transparncia e mostradas na tela com um retroprojetor.

Filmes e udio: Nada ativa mais a imaginao que o som ou a imagem em movimento.

Tela de computador: Permite exibir verses digitais de slides, filmes, transparncias, tabelas, grficos, etc.

Softwares de apresentao: Aplicativos como o PowerPoint permitem que voc incorpore imagens, tabelas, grficos e tudo o mais que for necessrio para uma apresentao em minutos (alm disso, podem recomendar os melhores layouts e tamanhos de texto tambm).

3. Crie sua apresentao

Saber a mensagem a ser transmitida pelo recurso o nica forma de comear. O verdadeiro desafio criar o material de modo que ele faa isso de modo eficiente.

Considere a distncia para leituraO pblico deve conseguir enxergar seu material da ltima fila da sala, assim como de todos os ngulos.

Escolha imagens de impactoA Microsoft oferece clip-arts online, e empresas como a Getty Images fornecem artes por preos razoveis na Web.

Use as cores de forma inteligenteNo use mais de trs cores em um recurso e no esquea de selecionar combinaes contrastantes.

Como ocorre com outros elementos da apresentao, os recursos visuais exigem prtica e planejamento para serem usados de modo eficiente. Treine sua utilizao at conseguir passar tranqilamente de um para o outro. Voc deve ter familiaridade com os recursos, de forma que no seja necessrio l-los para comunicar sua idia.

Visite o site HP Pequenas e mdias empresas para obter informaes sobre impresses coloridas, PCs e notebooks para criar apresentaes empresariais mais eficientes.

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Segredos de grficos de sucesso

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O objetivo de um grfico condensar informaes importantes em um formato de grande impacto visual. H trs perguntas importantes que voc deve fazer a si mesmo ao criar um grfico:

1. O tipo de grfico adequado para meus dados?

2. Todos os elementos esto claramente identificados?

3. O design pode distrair ou confundir meu pblico?

Ser que usei o grfico certo?

Para garantir a eficincia de seu grfico, primeiro verifique se o formato escolhido apropriado para seus dados.

Grficos com colunas, barras ou fatias costumam ser as apostas mais seguras. Como as pessoas esto mais familiarizadas com esses tipos de grficos, eles so de mais fcil compreenso. Eles so timos para mostrar diferenas de tamanho ou crescimento.

Mas cuidado ao usar um grfico de pizza. O Microsoft Office Excel permite o uso de funes que so irrelevantes para esse tipo de grfico, como a plotagem de valores negativos. Os grficos em forma de pizza so teis para mostrar partes de um valor total, como uma previso oramentria, mas no para mostrar mudanas ou comparaes.

Ser que identifiquei claramente todos os elementos?

Para que seu pblico compreenda rapidamente seu grfico, todas as partes devem ser identificadas de modo claro e conciso.

O ttulo deve ser descritivo e conciso, de modo que o pblico no tenha que adivinhar de que se trata. Por exemplo, se voc estiver falando sobre o lucro da Empresa XYZ no ano de 2007, o ttulo no dever ser apenas Lucro. Voc dever dizer com todas as letras: Lucro anual da Empresa XYZ em 2007.

A legenda dever conter cdigos em cores ou smbolos para distinguir os dados que estiverem sendo mostrados.

Ser que o design ou a paleta de cores utilizada pode distrair meu pblico?

possvel aprimorar os dados com grficos de dados e uma paleta de cores agradvel e, ao mesmo tempo, legvel. Um grfico de dados apresenta os dados como uma combinao de elementos visuais e textuais, como sinalizadores e barras de progresso. Alm disso, voc pode aprimorar a apresentao aplicando formas que destaquem os dados.

Evite cores muito fortes, que possam causar distrao. Use cores de fcil percepo, como azul, verde ou preto.

No caminho do sucesso com grficos: algumas dicas finais

D uma olhada mais de longe para ver se o grfico est explicando exatamente a idia que voc quer passar. Por exemplo, se os nmeros das vendas esto mostrando um aumento de apenas 1% (o que no parece ser muita coisa) e o eixo Y est definido como padro, fazendo com que o aumento no aparea na imagem ampliada, voc pode criar um efeito visual que mostre os nmeros como maiores do que eles so na realidade.

Voc pode criar um grfico claro com dados complexos; para isso, basta adicionar um segundo eixo.

Atentando para os fatores que afetam a eficincia de seus grficos, voc pode criar com facilidade elementos extras visualmente agradveis para sua apresentao. Na verdade, isso bem fcil. Voc pode usar esses recursos constantemente. Saiba mais sobre como

HYPERLINK "http://www.hp.com/sbso/expert/IT_colorBW.html" imprimir grficos ntidos e bem definidos.

7 dicas simples para a bateria do notebook durar mais

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Imagine que voc est comfortavelmente sentado num avio durante um voo. Seu notebook est na sua frente e voc est trabalhando em uma apresentao para uma reunio importante. A tecnologia mvel realmente fascinante. De repente, a bateria acaba e todo o seu trabalho bruscamente interrompido.

Infelizmente, essa uma situao freqente para muitos usurios de notebooks. verdade que as baterias de notebooks se tornam mais eficientes a cada ano, mas ns dependemos cada vez mais dos notebooks para atividades dirias no computador. No desanime. Existem medidas simples sua disposio, sem mencionar as mais recentes inovaes, que permitem que as baterias durem mais para que voc possa continuar trabalhando.

1. Desativar ou desconectar

Os dispositivos perifricos podem consumir bateria, mesmo quando no esto ativos. Portanto, remova, desative ou desligue as unidades de disco externas, os DVDs, os dispositivos USB, as placas sem fio e outros acessrios quando eles no forem necessrios.

A desinstalao de programas ativados na inicializao e pouco usados no Windows XP ou sua desativao no Windows Vista tambm podem ajudar a reduzir a energia necessria para carregar ou executar o PC sempre que ele reiniciado.

2. Reduza a luminosidade da tela

Uma das maiores fontes de consumo de energia do notebook a tela. A maioria dos notebooks empresariais da HP equipada com sensores de luz ambiente, que escurecem a tela automaticamente quando h mais claridade. Dessa forma, voc no fora os olhos e ainda pode economizar o equivalente a uma hora extra de execuo. Se voc precisar ajustar manualmente o brilho de seu notebook da HP, mantenha a tecla Fn pressionada e pressione as teclas F7 e F8.

3. Administre o uso de energia

O utilitrio de gerenciamento de energia de seu notebook permite que voc defina quando o computador deve entrar no modo de hibernao do Windows XP ou no novo e mais eficiente modo de suspenso do Windows Vista. Esses recursos de economia de energia podem ser uma maneira eficaz de reduzir o consumo de energia de seu notebook.

4. Fique frio

As baterias do notebook devem ser usadas e guardadas em temperatura ambiente. Temperaturas extremas podem prejudicar a bateria, causando perda irreversvel de capacidade com o tempo. Portanto, diminua a exposio da bateria a condies extremas, como luz do sol direta ou interior abafado de um carro.

5. Carregue

Voc sabia que as baterias novas devem ser totalmente descarregadas e recarregadas quando utilizadas nas primeiras vezes? Esse procedimento informa a "memria" da bateria sobre o volume de carga que ela capaz de absorver. Se a bateria no for ser usada por mais de duas semanas, remova-a do notebook.

Os novos notebooks empresariais so fornecidos com a tecnologia HP Fast Charge, que carrega at 90% das baterias em apenas 90 minutos, garantindo que voc esteja sempre pronto para dar a partida.

6. Manuteno da bateria

O HP Battery Check uma ferramenta simples e inteligente que testa a sade da bateria e verifica se ela est funcionando bem. Usurios do Windows XP podem baixar e instalar o utilitrio, e usurios do Windows Vista podem ativar a ferramenta no menu Ajuda e Suporte.

Pode ser que o diagnstico solicite que voc calibre a bateria do notebook para que o medidor exiba com preciso o nvel de carga. Se a bateria deixar de funcionar corretamente, o que normal aps algum tempo e uso contnuo, o HP Battery Check avisar que voc precisa substituir a bateria.

7. Tenha uma bateria sobressalente

Se voc um profissional ocupado com grande necessidade de mobilidade, recomendvel ter uma bateria secundria ou extra. Duas opes so a HP Extended Life (bateria de ampliao de autonomia da HP), que fornece at cinco horas extras de vida til com a praticidade de poder ser carregada enquanto ainda est acoplada; e a HP Ultra Capacity (bateria de ultracapacidade da HP), que estende a durao da bateria de um notebook empresarial da HP em at 10 horas.