Portal Compras MG – módulo Fornecedores

1 Veja o manual com passo a passo de como solicitar a inscrição de CREDENCIAMENTO no

Portal de Compras, disponível em “Cadastro de Fornecedores” -> “Orientações para Fornecedores”.

Como escolher o perfil necessário para acessar o aplicativo eFatura

• Acessar o portal de compras -> www.compras.mg.gov.br

• Acesse o módulo de Fornecedores. No menu “Cadastro de Fornecedores”, clique

em “Acesso ao Sistema – CAGEF”

• Realizar seu Login

• Solicitar Alteração de Dados. Se você não for Credenciado, solicite a Inscrição de Novos

Fornecedores1.

Portal Compras MG – módulo Fornecedores

• Na aba ‘Dados do Representante’ marque o perfil “Representar o fornecedor no sistema

eFatura - Emissor de Nota Fiscal”.

• Finalize a solicitação.

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• Confirme os dados digitados

• Visualize e imprima o documento “Procuração para credenciamento do representante do

fornecedor informado na solicitação” (é obrigatório que seja enviada no modelo emitido pelo sistema).

Portal Compras MG – módulo Fornecedores

• Confira os dados impressos na procuração – inclusive o perfil desejado.

• Reconheça firma da assinatura do sócio/procurador responsável pelo fornecedor1.

• Envie o documento para unidade credenciadora2. Ele pode ser enviado:

� Pessoalmente, ou,

� via CORREIOS.

1 Não é necessário o reconhecimento de firma da assinatura do representante. 2 Não é necessário o reconhecimento de firma da assinatura na identidade do representante.

eFatura

Orientações para utilização do aplicativo

Usuário: Fornecedor

Março/2010

SEPLAG - SEF

SUMÁRIO

ConteúdoConteúdo ............................................................................................................................ 2 Apresentação do Aplicativo eFatura – usuário: Fornecedor. ............................................ 3 Fluxo das Informações ...................................................................................................... 3

Fornecedor - Incluir Faturamento ................................................................................. 3 Fornecedor - Solicitar Aprovação do Faturamento ....................................................... 3 Estado - Aprovar Faturamento ..................................................................................... 4 Fornecedor - Alterar Faturamento ................................................................................. 4 Fornecedor - Emitir Nota Fiscal .................................................................................... 5 Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço ...................................................... 5

Acesso ao eFatura. ............................................................................................................. 7 Procedimentos para incluir e acompanhar Faturamentos – pelo Fornecedor .................... 7

Incluir Novo Faturamento ............................................................................................. 7 Faturamento com origem em NF-e ................................................................................ 8

Faturamento com origem em NF-e Avulsa .............................................................. 9 Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço ................ 9

Solicitar Aprovação do Faturamento ........................................................................... 10 Acompanhar aprovação do faturamento ...................................................................... 11 Alterar faturamento ...................................................................................................... 12 Emitir nota fiscal ......................................................................................................... 12 Acompanhar registro do recebimento .......................................................................... 13

Outros Procedimentos que podem ser executados pelo Fornecedor ............................... 14 Visualizar Faturamento ................................................................................................ 14 Editar Faturamento ...................................................................................................... 14 Cancelar Faturamento ................................................................................................ 14 Pesquisar Faturamentos ............................................................................................... 14 Exportar Faturamentos p/ Excel .................................................................................. 14 Exportar Faturamentos p/ PDF .................................................................................... 14 Copiar Faturamento ..................................................................................................... 15 Exportar Faturamento p/ PDF ...................................................................................... 15

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Apresentação do Aplicativo eFatura – usuário: Fornecedor.

O eFatura é um aplicativo que viabiliza o acompanhamento das atividades que fazem parte do processo de ‘Faturamento’.Ele é composto por 2 módulos. Um é utilizado pelos fornecedores de produtos e serviços para o estado de MG e o outro, pelos servidores que são responsáveis por verificar as compras e liberar o pagamento referente àquelas compras.

Fluxo das Informações

Um “Faturamento” do eFatura corresponde a uma nota fiscal de produtos e/ou serviços. As diversas atividades que compõem um processo completo de “Faturamento” são executadas de forma seqüencial; ora pelo fornecedor, ora pelo Estado – através de seus servidores públicos responsáveis pela aprovação da compra e pelo recebimento dos produtos.

Para saber quem deve agir e quando, foi criado um campo - “situação do Faturamento” - que possibilita a identificação de quem deve executar alguma atividade no momento.

A seguir, apresentamos uma descrição sumária de todas as atividades. Nos próximos tópicos, detalhamos um ‘passo a passo’ das atividades que são executadas pelo Fornecedor.

Fornecedor - Incluir Faturamento

O ‘Faturamento’ é iniciado pelo Fornecedor.

A cada fornecimento de mercadorias e/ou serviços para o Estado, o fornecedor registra um ‘novo faturamento’ no eFatura incluindo as informações da nota fiscal no aplicativo. Esse “Faturamento” recebe um número identificador e tem a situação = “em criação”Enquanto a situação for = “em criação”, as atividades são executadas pelo Fornecedor. Esse Faturamento pode ser alterado ou excluído.

Situação final = “em criação”Próxima atividade: Fornecedor - Solicitar Aprovação do Faturamento

Fornecedor - Solicitar Aprovação do Faturamento

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Ao solicitar esta aprovação o fornecedor disponibiliza a minuta da NF para que o servidor responsável pela aquisição do bem ou serviço verifique a conformidade das informações nela contida com o processo de compra que a originou.

Situação inicial = “em criação”Responsável pela atividade = Fornecedor

Quando o Faturamento estiver com todas as informações, o Fornecedor deverá solicitar a aprovação do mesmo.

Situação final = “a aprovar”Próxima atividade: Estado - Aprovar Faturamento

Estado - Aprovar Faturamento

Situação inicial = “a aprovar” ou “corrigir recebedor”Responsável pela atividade = Estado - Servidor aprovador

A unidade aprovadora deverá, de posse do processo físico, verificar se o Faturamento enviado para aprovação está de acordo com as condições pactuadas em relação esse, com o empenho correspondente e deverá adiciona os dados do empenho e da unidade recebedora ao Faturamento ( almoxarifado).

Se aprovar:Situação final = “aprovado” Próxima atividade = Fornecedor - Emitir Nota Fiscal

Se não aprovar:Situação final = “a corrigir” Próxima atividade = Fornecedor - Alterar Faturamento

Se reprovar:Situação final = “reprovado” O Faturamento é interrompido. Fica como histórico para consulta

Situação final = “NF emitida” Os faturamentos de NF-e’s que já foram autorizadas pela SEF, quando aprovados passam para situação = “NF emitida”.O mesmo acontece com o faturamento que retorna para correção do órgão recebedor. Ao ser corrigido, retorna para situação = “NF emitida”.Próxima atividade = Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço

Fornecedor - Alterar Faturamento

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Situação inicial = “a corrigir”Responsável pela atividade = Fornecedor

Após fazer as alterações necessárias, solicitar a aprovação.

Situação final = “a aprovar” Próxima atividade = Estado - Aprovar Faturamento

Fornecedor - Emitir Nota Fiscal

Situação inicial = “aprovado”Responsável pela atividade = Fornecedor

Após a aprovação, o fornecedor deverá emitir a nota fiscal, registrar a emissão no eFatura e enviar a mercadoria.

Situação final = “NF emitida”Próxima atividade = Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço

Nos casos de Nota Fiscal eletrônica ( nacional e avulsa) o DANFE deverá ser emitido pelo fornecedor e deverá acompanhar a mercadoria.

Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço

Situação inicial = “NF emitida”Responsável pela atividade = Servidor recebedor ( responsável pelo almoxarifado, responsável pela recepção técnica do produto, quando for o caso).

Assim que a mercadoria ou o serviço for recebido pelo comprador, esse recebimento deve ser registrado no eFatura.

Situação final = “realizado” O Faturamento chegou ao final do fluxo e está apto para ser liberado para o pagamento.

Situação final = “corrigir recebedor” Próxima atividade = Aprovar Faturamento

Situação final = “devolvido” O Faturamento é interrompido. Fica disponível para consulta

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Incluir Faturamento

Solicitar Aprovação

em criação

AprovarFaturamento

a aprovar

RecebimentoProduto/Serviço

NF emitida

‘realizado’

‘devolvido’

a corrigir

AlterarFaturamento

‘reprovado’

NF emitida

EmitirNF

aprovado

CorrigirRecebedor

Fornecedor Estado

a aprovar

Faturamento - Fluxo das Informações

Acesso ao eFatura.

O aplicativo apresenta uma tela de ‘login’ para 2 perfis. Selecionar o perfil FORNECEDOR.

Os funcionários ( CPF do representante do Fornecedor) e o Fornecedor (CNPJ do Fornecedor) que irão utilizar o eFatura devem estar credenciados e com a liberação do perfil “Emissor de Nota Fiscal” no CAGEF – Cadastro Geral de Fornecedores.

O credenciamento para o eFatura é comum ao credenciamento já realizado no modulo Fornecedores para participarem das compras sendo necessário apenas solicitar através da solicitação de credenciamento do CAGEF a inclusão do perfil de “Emissor de Nota Fiscal”

Procedimentos para incluir e acompanhar Faturamentos – pelo Fornecedor

Incluir Novo Faturamento

⇒ Na tela inicial• clicar em “Novo Faturamento”

⇒ Na tela seguinte

• informar o Órgão comprador (obrigatório), a Unidade Aprovadora (obrigatório) e o número do processo de compra.Obs.: Nos campos onde consta um “*”, o preenchimento é obrigatório.

• Selecionar o tipo de FaturamentoNessa seleção, o fornecedor vai informar o tipo da nota que deu origem ao faturamento que está sendo incluído.

a) Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Notas Fiscais controladas pela receita estadual. O fornecedor é cadastrado na SEF e já utiliza esse tipo de nota para as suas operações.

b) Nota Fiscal eletrônica Avulsa (NF-e avulsa).Notas Fiscais controladas/emitidas pela receita estadual. O fornecedor, possui Inscrição Estadual e não tem autorização para

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utilizar NF-e, mas nas vendas para o estado de Minas Gerais, utiliza NF-e avulsa (que será emitida pelo eFatura).

c) Nota Fiscal de Produtos/ServiçoNotas Fiscais ‘físicas’, que têm a utilização controlada pela Receita Estadual. Elas podem registrar operações de Produtos e/ou Serviços.

d) Nota Fiscal de ServiçoNotas Fiscais ‘físicas’, que têm a utilização controlada pela Prefeitura. Registram operações de Serviços.

⇒ As próximas telas apresentadas vão depender do tipo de Faturamento selecionado.

Faturamento com origem em NF-e

Para tipo de faturamento = “NF-e”, o próximo passo será informar o local onde está armazenado o arquivo “XML” da NF-e que dá origem àquele faturamento.

Ao registrar um faturamento que tem origem em NF-e, o Fornecedor pode adotar 2 tipos de procedimento:

• Informar um “XML” de NF-e que já foi transmitida e autorizada pela SEF;

Ou

• Informar um “XML” de NF-e que já está pronta, mas ainda não foi transmitida para a SEF autorizar;

A vantagem de informar uma NF-e que ainda não foi transmitida é que, caso haja alguma divergência em relação ao empenho, ela poderá ser alterada. Mas haverá mais procedimentos a serem seguidos, pois, após a aprovação, a NF-e deve ser autorizada e o ‘XML’ gerado deve substituir o anterior. O eFatura trata as 2 formas e é o Fornecedor que faz a opção de qual procedimento vais adotar.

Outra particularidade dos arquivos ‘xml’s das NF-e’s, é que eles podem ter uma NF-e única ou um ‘lote’ de NF-e’s. O eFatura também está preparado para tratar os 2 tipos de arquivos.

⇒ Após informar o local onde se encontra o arquivo, clique em “Carregar arquivos”.

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Se o arquivo “XML” informado for de um lote de NF-e’s, será apresentada uma tela para o fornecedor selecionar qual a NF-e que irá gerar o novo faturamento.

⇒ Na parte inferior da tela, clicar em “Gravar” para armazenar o novo Faturamento. Nesse momento é criado um identificador (Id) para o Faturamento.

Faturamento com origem em NF-e Avulsa

Para tipo de faturamento = “NF-e Avulsa”, o próximo passo será informar todos os dados que irão compor a nota fiscal.

IMPORTANTE!

A responsabilidade sobre as informações prestadas é do Fornecedor.

Para preenchimento dos campos, o fornecedor deverá observar a

legislação. O aplicativo não faz verificações em relação às obrigações

fiscais. Ele obriga o preenchimento de alguns campos e faz algumas

consistências básicas de validade de preenchimento.

⇒ O fornecedor deverá acessar as abas apresentadas pelo aplicativo (Identificação, Remetente, Destinatário, Local de retirada, Local de entrega, Produtos/Serviços, Cobrança, Transporte e Informações complementares) e preencher os campos que irão gerar a NF-e avulsa.

⇒ Na parte inferior da tela, clicar em “Gravar” para armazenar o novo Faturamento. Nesse momento é criado um identificador (Id) para o Faturamento.

Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço

Para tipo de faturamento = “NF de Produto/Serviço” ou “NF de Serviço”, o próximo passo será informar todos os dados que constam na nota fiscal.

A diferença entre as 2 notas é que na 1ª (NF de Produto/Serviço) há campos para informar dados de Produtos e Serviços de notas cujo

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leiaute e utilização são controlados pela receita estadual. Nelas constam tributos estaduais e municipais.Para as NF’s de Serviço só há tributos municipais. O leiaute e a utilização são controlados pela Prefeitura.

Ao registrar um faturamento que tem origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço, o Fornecedor pode adotar 2 tipos de procedimento para gerar o faturamento:

• Antes de emitir a nota, registrar no eFatura um ‘espelho’ da nota;

Ou

• Registrar no eFatura uma nota fiscal já emitida;

A vantagem de informar o ‘espelho’ é que, caso haja alguma divergência em relação ao empenho, os dados poderão ser alterados e a nota será emitida corretamente. No caso de erro em nota já emitida, ela deverá ser cancelada e haverá a emissão de uma nova nota. O eFatura trata as 2 formas e é o Fornecedor que faz a opção de qual procedimento vais adotar.

⇒ O fornecedor deverá acessar as abas apresentadas pelo aplicativo e preencher os campos de acordo com a nota fiscal que dá origem ao faturamento. Na NF de Produto/Serviço, as abas são as seguinte: Identificação, Remetente, Destinatário, Local de retirada, Local de entrega, Produtos/Serviços, Cobrança, Transporte e Informações complementares.Para as NF’s de Serviço, as abas são: : Identificação, Remetente, Destinatário, Serviços e Cobrança.

⇒ Na parte inferior da tela, clicar em “Gravar” para armazenar o novo Faturamento. Nesse momento é criado um identificador (Id) para o Faturamento.

Situação final = “em criação”Próxima atividade: Solicitar Aprovação do Faturamento

Solicitar Aprovação do Faturamento

⇒ Na tela inicial, selecionar o faturamento, através dos ícones de “Visualizar Faturamento” ou “Editar Faturamento”;

⇒ Clicar em “Solicitar Aprovação”.

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O faturamento será disponibilizado para a unidade de compra responsável pela aprovação do Faturamento. O eFatura notifica, via e-mail, o responsável pela unidade. O faturamento será verificado e o fornecedor deve aguardar o registro de Aprovação do faturamento pelo Estado.

Situação final = “a aprovar”Próxima atividade: Acompanhar aprovação do faturamento.

Acompanhar aprovação do faturamento

O fornecedor pode acompanhar a fase de aprovação do faturamento pelo eFatura. Na tela inicial, verifique a situação do faturamento. Enquanto for “a aprovar”, significa que a verificação ainda não foi finalizada. Assim que finalizar a verificação, o comprador irá registrar o resultado e o faturamento terá a situação igual à ‘reprovado’ ou ‘a corrigir’ ou ‘aprovado’ ou ‘NF emitida’.

IMPORTANTE!

A aprovação do Faturamento não implica no reconhecimento da

legitimidade da nota fiscal que lhe deu origem. O Fornecedor deve

emitir seus documentos fiscais de acordo com as determinações da

legislação. O comprador verifica somente se as informações da nota

conferem com o empenho respectivo.

Os próximos passos dependem da situação do Faturamento:

a) Aprovado Próxima atividade: Emitir Nota Fiscal

b) A corrigir Próxima atividade: Alterar Faturamento

c) Reprovado Fim do fluxo. O “Faturamento” será armazenado no aplicativo e não poderá mais ser alterado.

d) NF emitida Próxima atividade: Acompanhar registro de recebimento.

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Alterar faturamento

Quando a situação do faturamento for “a corrigir”, o fornecedor deverá alterá-lo. A alteração a ser feita depende da nota fiscal que deu origem ao faturamento. Após a alteração, a aprovação deverá ser solicitada novamente.

Faturamento com origem em NF-e - O arquivo XML que corresponde a NF-e deverá ser substituído.

Faturamento com origem em NF-e Avulsa - Os campos que irão gerar a NF-e avulsa e que estão com erro deverão ser corrigidos.

Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço – Se a nota ainda não foi emitida, corrigir os campos errados. Se a nota já foi emitida, substituir o número da nova nota e alterar os dados que foram informados com erro.

⇒ Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de “Editar Faturamento”;

⇒ Fazer alterações e gravar o faturamento;

Próxima atividade: Solicitar aprovação do faturamento.

Emitir nota fiscalQuando a situação do faturamento for “aprovado”, o fornecedor deverá emitir ou confirmar a emissão da nota fiscal. O procedimento a seguir depende da nota fiscal que deu origem ao faturamento.

Faturamento com origem em NF-e - O arquivo ‘XML’ que corresponde a NF-e deverá ser substituído pelo ‘XML’ que contém a autorização da SEF.

⇒ Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de “Editar Faturamento”;

⇒ Substituir o arquivo ‘XML’ e gravar;

⇒ Clicar em “NF-e emitida” para confirmar que a NF-e já foi autorizada pela SEF.

Faturamento com origem em NF-e Avulsa

⇒ Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de “Editar Faturamento”;

⇒ Clicar em “Emitir NF-e avulsa” para enviar a nota para emissão na SEF.⇒ Aguardar que o estado do faturamento mude para NF emitida.

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⇒ Gerar o DAnfe clicando no Botão “gerar DAnfe”

Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço – O fornecedor deve confirmar a emissão da nota fiscal

⇒ Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de “Visualizar Faturamento”;

⇒ Clicar em “Confirmar emissão de NF”;Próxima atividade: Acompanhar registro de recebimento.

OBS: Como objetivo de complementar as informações necessárias a fase recomenda-se aos fornecedores informar os dados bancários no qual deverão ser depositados os valores empenhados.

Acompanhar registro do recebimento

O fornecedor pode acompanhar a fase de registro do recebimento do Produto/Serviço pelo eFatura. Na tela inicial, verifique a situação do faturamento. Enquanto for “ NF emitida”, significa que o recebimento ainda não foi finalizado. Assim que o Produto/Serviço for entregue, o recebedor irá registrar o resultado e o faturamento terá a situação igual à ‘corrigir recebedor’ ou ‘devolvido’ ou ‘realizado’.

a) Corrigir recebedor Significa que a unidade recebedora registrada no Faturamento está errado e que o aprovador deve fazer o acerto. O fornecedor pode continuar a acompanhar o registro do recebimento. A próxima situação do faturamento, após o acerto do aprovador, será “NF emitida”.

b) Devolvido Fluxo interrompido. O Faturamento será armazenado no aplicativo e não poderá mais ser alterado.

c) Realizado Fim do fluxo. O faturamento está apto para ser liberado para o pagamento.

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Outros Procedimentos que podem ser executados pelo Fornecedor

Visualizar FaturamentoNa tela inicial do eFatura, clicar no ícone de “Visualizar Faturamento”.Será apresentada uma tela com informações do Faturamento selecionado e opções para iniciar outros procedimentos de consulta/alteração do faturamento.

Editar FaturamentoNa tela inicial do eFatura, clicar no ícone de “Editar Faturamento”.Será apresentada uma tela que permite a alteração das informações do Faturamento selecionado e opções para iniciar outros procedimentos de consulta/alteração do faturamento.

Cancelar Faturamento Na tela inicial do eFatura, selecionar um Faturamento e clicar no ícone de “Visualizar Faturamento” ou no de “Editar Faturamento”. Selecionar a opção “Cancelar Faturamento”. A situação do mesmo passará para “cancelado”. O “Faturamento” será armazenado no aplicativo e não poderá mais ser alterado.

Pesquisar FaturamentosO eFatura disponibiliza uma pesquisa por “filtro” na tela inicial. Preencher os dados a serem filtrados e teclar na opção “Aplicar filtro”. O resultado da pesquisa é apresentado na própria tela, na parte inferior.

Exportar Faturamentos p/ ExcelNa parte inferior da tela inicial do eFatura, teclar na função “Exportar p/Excel”. Os faturamentos atuais serão exportados para um arquivo Excel.

Exportar Faturamentos p/ PDFNa parte inferior da tela inicial do eFatura, teclar na função “Exportar p/PDF”. Será gerado um relatório com a listagem dos faturamentos atuais, em PDF.

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Copiar FaturamentoEssa função deve ser utilizada para agilizar a digitação das informações de notas fiscais.

Exemplo: Um fornecimento mensal de um determinado produto. Todo mês o fornecedor emite uma nota física para um mesmo órgão público. A única alteração que terá, de um mês para outro, será a data. Assim, o fornecedor copia o faturamento do mês anterior e altera a data de emissão da nota.

Na tela inicial do eFatura, clicar no ícone de “Copiar Faturamento”.Será apresentada uma tela para informar o Órgão comprador (obrigatório), a Unidade Aprovadora (obrigatório) e o número do processo de compra. Após preencher os campos, teclar a opção de “Gravar”. Será criado um novo faturamento (novo identificador) com as informações do faturamento copiado.

Exportar Faturamento p/ PDFNa tela inicial do eFatura, selecionar um Faturamento e clicar no ícone de “Exportar para PDF”. Será gerado um relatório com o Detalhamento do faturamento, em PDF.

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