como fazer 02 - como classificar e ordenar documentos de arquivo

8/14/2019 como fazer 02 - como classificar e ordenar documentos de arquivo

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COMO CLASSIFICAR E ORDENARDOCUMENTOS DE ARQUIVO

Janice Gonalves

Reedio com correo

So Paulo1998

COMO FAZER 2 - COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO


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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULOMRIO COVAS

GOVERNADOR

SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA

MARCOS MENDONASECRETRIO

DEPARTAMENTO DE MUSEUS E ARQUIVOSMARILDA SUYAMA TEGG

DIRETORA

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADOFAUSTO COUTO SOBRINHO

DIRETOR

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADO DE SO PAULOR. Voluntrios da Ptria, 596 - SantanaCEP: 02010-000 So Paulo - SP - Brasil

Fones / Fax: (011) 6221-1924 / 6221-4785

COMO CLASSIFICAR E ORDENARDOCUMENTOS DE ARQUIVO

Janice GonalvesOficina realizada no dia 08 de novembro de 1997 pela AAB/SP Associao dos Arquivistas Brasileiros / Ncleo Re-gional de So Paulo, como resultado do Projeto ComoFazer.

t

volume 2

So Paulo1998



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ASSOCIAO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROSNCLEO REGIONAL DE SO PAULO - AA B/ SPDiretoria:

Ana Maria de Almeida Camargo (Diretora)Silvana Goulart Frana Guimares (Vice-Diretora)Rita de Cssia Martinez Lo Schiavo (Secretria)

Joo Martins Rodrigues Neto (Tesoureiro)Comisso de cursos:Viviane Tessitore (Coord.)Ana Clia Navarro de AndradeMaria Anglica Campos ResendeSimone Silva Fernandes

DIVISO DE ARQUIVO DO ESTADOCoordenao editorial: Lauro vila PereiraEditora responsvel: Slnia Nunes MartinsReviso: Beatriz Cavalcanti de Arruda

Tereza Regina Leme de Barros Cordido

Equipe tcnica: Adriana Cristina ZambriniAndr Oliva Teixeira MendesAntonio Pedro Leme de BarrosDbora de Castro Arajo

CO-EDIOIMESP - Imprensa Oficial do Estado de So Paulo

AGRADECIMENTOSFUNDUNESP - Fundao para o Desenvolvimento da UNESP

Gonalves, Janice.Como classificar e ordenar documentos de arquivo / Janice Gonalves.

So Paulo: Arquivo do Estado, 1998.37 p. : il. ; 23 cm. -- (Projeto como fazer; v. 2)

ISBN 85-86726-05-2

1.Arquivstica - Classificao. 2. Ordenao - Arquivstica I.Arquivo do Estado (So Paulo). II. Ttulo. III. Srie

CDD - 025.717CDU - 930.251

Sumrio

Apresentao ........................................................ 7

Introduo ............................................................ 9

Classificao e ordenao de documentos................ 11

Classificao, identificao dos documentose anlise documental............................................ 15

Bibliografia comentada........................................... 37



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Apresentao

A instalao do Arquivo do Estado de So Paulo em prdio

prprio, na rua Voluntrios da Ptria, 596, Santana, Capital, comdependncias apropriadas para abrigar seu rico acervo e pessoaltcnico em nmero suficiente para o desenvolvimento de suasatividades, permitiu-lhe assumir uma feio muito mais dinmica,passando a assumir o papel de relevo que lhe cabe historicamentena administrao pblica e entre seus congneres.

Essa nova fase da instituio manifesta-se, entre outros as-pectos, pela ampliao da gama dos servios prestados na reacultural, dentre os quais destaca-se a publicao sistemtica deinstrumentos de pesquisa, e de manuais tcnicos que auxiliem noprocesso de formao e aperfeioamento dos profissionais da reade arquivos.

O Arquivo do Estado tem-se valido, para esse trabalho, devaliosas parcerias, cabendo especial relevo s mantidas com aImprensa Oficial do Estado I.O. e a Associao dos ArquivistasBrasileiros AAB Ncleo Regional de So Paulo. A primeira de-las vem possibilitando o desenvolvimento de um extenso programade publicaes (vinte e trs previstas apenas para este ano), e asegunda tem resultado numa assessoria permanente tanto for-mal, quanto informal na rea da Arquivstica, eis que a AAB/SPcongrega especialistas de renome internacional nesse campo de

atuao.A presente publicao , pois, o resultado do esforo conju-

gado das trs instituies e integra o Projeto Como Fazer, elabo-rado pela Comisso de Cursos da AAB/SP. Orientado, como o pr-prio nome indica, para aspectos prticos do dia a dia dos profissio-nais da rea, esse projeto prev uma srie de outras publicaes,sempre de autoria de professores com larga experincia na organi-zao de arquivos.

A direo e o corpo tcnico do Arquivo do Estado sentem-segratificados pelos excelentes frutos j colhidos desse profcuo rela-cionamento, contando que o mesmo se perpetue e se intensifique,em benefcio da comunidade arquivstica e da cultura em nossoEstado.

Dr. Fausto Couto Sobrinho

Diretor Tcnico do Arquivo do Estado


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Introduo

O Projeto Como Fazercompreende uma srie de oficinas

de trabalho que abordam temas especficos em profundidade, tan-

to em seu aspecto terico, quanto metodolgico e operacional, ca-

pacitando o aluno a planejar e realizar as atividades inerentes ao

aspecto da Arquivstica em foco. Visa o aperfeioamento tcnico

de profissionais que j atuam na rea e que possuem, no mnimo, o

nvel mdio completo, bem como conhecimentos arquivsticos bsi-

cos. Como uma de suas marcas caractersticas, para cada Oficina elaborado um Manual, de responsabilidade do Professor.

Janice Gonalves, autora deste Como classificar e orde-

nar documentos de arquivo, mestre em Histria Social pela Uni-

versidade de So Paulo, especialista em Arquivos Pblicos e,

atualmente, superintendente da Fundao Pr-Memria de

Indaiatuba.

Comisso de Cursos da AAB/SP

CLASSIFICAO E ORDENAODE DOCUMENTOS

O TEMA E O MANUAL

O presente manual aborda privilegiadamente dois procedimentos

tcnicos arquivsticos de fundamental importncia: a classificao e a orde-nao. As reflexes aqui contidas so, como de esperar, produto do contatocom a bibliografia da rea arquivstica, do convvio com profissionais da reae da experincia com o processamento tcnico de documentos de arquivo.Dai decorre que as posies assumidas no manual, em relao s diversasquestes abordadas, sejam, em muitos aspectos, amplamente compartilha-das, enquanto que em outros, no.

As questes tratadas esto integradas ao tecido vivo do debatearquivstico e, portanto, sujeitas a questionamentos de maior ou menor pro-fundidade. Entendo que as divergncias mais significativas esto indicadas,mas, considerado o prprio perfil de um manual, no so objeto de longasexplanaes: apenas pontuam o texto, sugerindo ao leitor pausas de refle-

xo para que ele matize, repense e reelabore a argumentao apresentada.Assim, procurei fazer com que o manual, de forma breve e compacta, cum-prisse sua vocao, reunindo informaes e apresentando discusses tc-nicas essenciais sobre o tema - servindo, enfim, como ferramenta de traba-lho dos profissionais da rea arquivstica -, sem ser confundido, porm, como mero arrolamento de regras estticas.

CLASSIFICAO E ORDENAO:UMA PRIMEIRA APROXIMAO

Classificao ou arranjo? I

No meio arquivstico brasileiro, foi

consagrada a distino entre classificaoe arranjo. De acordo com tal distino, aclassificao corresponderia s operaestcnicas destinadas a organizar a documen-tao de cartercorrente, a partir anlisedas funes e atividades do organismo pro-dutor de arquivos. Por seu turno, o arran-

jo englobaria as operaes tcnicas desti-nadas a organizar a documentao decarterpermanente.

Tanto a classificao

quanto a ordenao esto a ser-vio da organizao dos docu-mentos. Do ponto de vistaarquivstico, convm que ambasestejam articuladas, para que aorganizao possa resultar efici-ente.


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Classificao ou arranjo? II

Em ambos os casos, po-rm, o procedimento bsico o mesmo: definir grandes clas-ses abstratas quecorrespondam, de forma coe-rente e articulada, s funese atividades do organismo amquesto, no perodo recobertopela documentao a ser or-

ganizada.

inegvel que as condiesem que o tratamento tcnicoda documentao feito, emum e outro caso, so bastan-te diferentes; no entanto,pode-se considerar o trabalhotcnico a ser realizado subs-tancialmente diverso, a pontode merecer outra denomina-o?

O objetivo da classificao , basicamente, dar visibilidade sfunes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando cla-ras as ligaes entre os documentos. Podemos entender que a classifi-cao , antes de tudo, lgica: a partir da anlise do organismo produtorde documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas,que dizern respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas con-figuradas ou no em estruturas especficas, como departamentos, divis6es

etc.). Exemplo: uma classe Adminis-trao de Finanas, subdividida emquatro outras: Controle orgament6riogeral, Receita, Despesa, Movi-mentao bancria. Outro exemplo:uma classe Departamento Financei-ro, subdividida em duas: Contabili-dade e Tesouraria. Nas subclasses,sero inseridas as sries tipolgicas:notas de empenho e comprovantesde pagamento, ligados s atividadesde despesa controladas pela rea deContabilidade; extratos bancrios, fo-lhas de conciliao bancria, registrodirio de caixa e bancos, todos liga-dos s atividades de controle da mo-vimentao bancria, de modo geral.

A classificao geralmentetraduzida em esquema no qual a hi-erarquia entre as classes esubclasses aparece representada es-pacialmente. Esse esquema cha-mado plano de classificao.

Quanto ordenao, seuobjetivo bsico facilitar e agilizar aconsulta aos documentos, pois, mes-

mo no que se refere a uma mesma atividade, e em relao a um mesmotipo documental, os documentos atingern um volume significativo. Aadoo de um ou mais critrios de ordenao para uma srie documen-tal permite evitar, em princpio, que, para a localizao de um nico docu-mento, seja necessria a consulta de dezenas ou centenas de outros.

O procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os ti-pos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera so-bretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e

por qu foram produzidos). J a ordenao aborda os tipos documentaisespecialmente do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas.

Utilizando o exemplo dado anteriormente: cabe ordenao definira melhor maneira de dispor fisicamente as notas de empenho (numerica-mente?), os extratos bancrios (cronologicamente?) e todos os demais ti-pos documentais.

POSSVEL CLASSIFICAR SEM ORDENAR?Certamente, possvel classificar sem ordenar, mas no recomen-

dvel (pois a organizao dos documentos ficar incompleta). Documentosorganizados atravs de um plano de classificao que no estiverem orde-nados por nenhum critrio sero mais dificilmente manipulados (o acesso aeles ser mais difcil).

POSSVEL ORDENAR SEM CLASSIFICAR?

Grosso modo, no Brasil, na maior parte dos organismos acumula-dores/ produtores de arquivos, pouco freqente que a organizao dosdocumentos esteja a cargo de um profissional que conhea e aplique aoseu trabalho os princpios tcnicos arquivsticos. Assim, muito raro encon-trar, nestes organismos, documentos classificados de acordo com a estrutu-ra ou com as funes que os geraram. Mais comumente, a organizao dosdocumentos de arquivo costuma ser resumida sua ordenao - aps se-rem separados por tipo ou espcie, so ordenados cronologicamente, alfa-beticamente ou numericamente.

No entanto, tal organizao no suficiente para informar sobre osvnculos da documentao com o seu organismo produtor. A natureza des-tes vnculos fica verdadeiramente clara atravs do plano de classificao.

Assim, exatamente em funo de sua complementaridade que aclassificao e a ordenao esto sendo aqui consideradas de forma con-junta.

Sem a classificao, fica nebulosa a caracterstica que torna os do-cumentos de arquivo peculiares e diferenciados em relao aos demaisdocumentos: a organicidade. Nenhum documento de arquivo pode serplenamente compreendido isoladamente e fora dos quadros gerais desua produo - ou, expresso de outra forma, sem o estabelecimento deseus vnculos orgnicos. Por conseqncia, a classificao torna-se condi-o para a compreenso plena dos documentos de arquivo tanto a pers-pectiva de quem os organiza como de quem os consulta. De outro lado, oacesso bem sucedido documentao est associado, entre outros fato-


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res, sua localizao rpida e precisa, algo que depende da convenien-te ordenao dos documentos.

Buscar alcanar boa qualidade tcnica na organizao de docu-mentos de arquivo implica entender a necessidade de realizao conjun-ta - embora no necessariamente simultnea - dos procedimentos declassificao e de ordenao.

Plano de Classificao ou Quadro do Arranjo?

Como decorrncia da distino tradicional de classificao e ar-ranjo , os esquemas ou quadros gerais que os expressam costu-mam ser denominados diferentemente: plano de classificao (paraos documentos de cartercorrente) e quadro de arranjo (para osdocumentos de carterpermanente).Ambos, porm, tm a finalidade do traduzir visualmente as relaeshierrquicas e orgnicas entre as classes definidas para a organiza-o da documentao. Vale destacar que, no caso de documenta-o de carter permanente, as classes ganham nomes especficos:

grupos, subgrupos a sries.

CLASSIFICAO, IDENTIFICAO DOSDOCUMENTOS E ANLISE DOCUMENTAL

A NECESSIDADE DE IDENTIFICAO DOS DOCUMENTOSE A IMPORTNCIA

DA ANLISE DOCUMENTAL

A identificao dos documentos de arquivo o primeiro passo parasua organizao e guarda adequadas. Na identificao, fundamental quetenhamos como referncia os elementos caractersticos dos documentos.

Situao-problema:documentos desorganizados encontrados em depsito

A situao-problema (1)Suponhamos que um volume imenso de docu-mentos seja encontrado em depsito de umadeterminada Prefeitura Municipal. As condi-

es em que se encontram no so animado-ras: amarrados, em sacos plsticos ou soltos,

e aparentemente sem nenhuma ordem.Sero documentos de arquivo?

Como podemos ter certeza?

A situao-problema (2)Tentando identificar os documentos encontrados,constatamos a existncia de balancetes mensais,

guias de arrecadao de taxas, folhas de pagamen-to e livros-razo, todos originais, e todos gerados

pela Prefeitura Municipal.

Procedimentos possveis

Bem, um encaminhamentopossvel e recomendvel

para a situao seria, pri-meiramente, identificar osdocumentos.

Nessa tarefa, conviria apro-ximar os documentos se-gundo as espcies e, so-bretudo, segundo os tiposdocumentais. Pois os tiposdocumentais esto intima-

mente relacionados satividades que os geraram,e oferecem pistas significa-tivas, conseqentemente,sobre suas condies de

O que podemos concluir?

Estamos diante de um con-junto de documentos de

arquivo relacionados ad-ministrao de finanas da

Prefeitura Municipal!!


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produo.


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A situao-problema (3)

Ao lado daqueles documentos, encontramoscpias de folhas de controle de freqncia dealunos, assinadas por professores de escolas

rurais mantidas pelo Governo do Estado, masque apresentam carimbo de recebimento daCmara Municipal.

Numa situao como a apresentada acima, a espcie, o tipo, aforma, o formato e o prprio contedo do documento so muito importan-tes para a sua identificao e para a sua caracterizao como documen-to de arquivo. E todos estes elementos ajudam a esclarecer um outro,ainda mais fundamental, que o contexto de produo do documento.

MAS, AFINAL, O QUE UM DOCUMENTO?

Pensemos em trs pessoas com perfis profissionais distintos -um porteiro, um motorista de txi e um historiador. Se solicitssemos atodos que mencionassem a1guns documentos, ao acaso, que tipo derespostas obteramos?

bem provvel que, como a maior parte das pessoas, o porteiroe o motorista de txi citassem: cdulas de identidade; certides de nasci-mento, de casamento ou de bito; certificados de reservista; carteiras detrabalho etc. Fundamentando suas respostas, poderamos perceber aassociao de documento quilo que de alguma forma medeia as rela-es dos indivduos com a esfera pblica.

O que podemos concluir?

Muito provavelmente,estamos diante de docu-

mentos de arquivo daCrnara Municipal (envia-

dos a ela por algurna razoa ser investigada, mas quecertamente se relaciona

questo do ensino no mbi-to do Municpio).

No senso comum, o documento costuma ser entendido como tudo aquiloque possa, registrar (e atestar) o cumprimento de deveres do indivduo,enquanto cidado, ou mesmo servir como garantia de direitos; e, emgeral, documento tambm costuma estar identificado a documento escri-to.

Por seu lado, um historiador, hoje, tender a dar uma definio maisampla de documento, abrangendo tanto a esfera pblica da vida dos indi-vduos como a esfera privada, e contemplando registros nos mais variadossuportes, formas e formatos.

Assim, uma camiseta poder ser considerada um documento de cul-tura material, informando sobre a indstria de malhas ou sobre moda; umaboneca poder informar sobre prticas ldicas infantis ou sobre a socieda-de de consumo; um disco poder informar sobre a indstria fonogrfica, aproduo musical ou os padres estticos vigentes numa determinada po-ca. Aquilo que para a maior parte das pesso-as, no seu dia-a-dia, no documento, podesertransformado em documento por um his-toriador, em funo de seu interesse por cer-tos temas de pesquisa. Para poder realizartal transformao, o historiador passa a de-tectar, nestes materiais, mais do que o seumero valor primrio - para ele, a camiseta no apenas algo para vestir, a boneca no apenas algo para brincar, o disco no ape-nas algo para ouvir. Ao valor primrio destesmateriais - aquele valor que fez com que fos-sem produzidos, o valor que lhes foi atribudoprimeiramente, primariamente - o historiadoracrescenta um segundo valor, um valor se-cundrio.

sabido que os historiadores - eosespecialistas em documentos, emgeral - de-moraram a adotar esta viso to ampla de do-cumento. Mas curioso observar que, hojecomo no sculo XIX, na viso do senso co-mum ou de profissionais, a definio de documento ainda continua ligada idia de prova, enquanto demonstrao ou evidncia.

Para um historiador, praticamente tudo poder vir a ser considerado do-cumento, desde que fornea informao sobre algum problema sujeito investigao histrica.

Valores primriosesecundrios

Em Arquivstica, a discus-soem torno dos valores

primrios a secundrios dadocumentao est intima-mente associada questoda avaliao de documen-tos - isto , da determina-o de valores (sejam elesadministrativos, jurdico-legais ou histrico- cultu-

rais) que permitam estabe-lecer a destinao ser dadaa ales (eliminao, guardatemporria ou guarda per-manente). Os valores pri-

mrios so tambm chama-dos de valoresimediatos, eos valores secundrios,

mediatos.


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Por mais heterodoxos que sejam os documentos dos quais lancemo, atualmente, o historiador sempre recorrer a eles para fundamen-tar suas interpretaes: ao citar os documentos consultados em sua pes-quisa, no s estar declarando, indiretamente, que eles possibilitaramsuas interpretaes, como assegurando que tais interpretaes no somero fruto de sua criatividade e imaginao (os documentos demonstra-riam, evidenciariam, em alguma medida, a consistncia de suas refle-xes). Certamente, as grandes inovaes tecnolgicas do sculo XX e apossibilidade de registrar informaes numa multiplicidade de materiais,dimenses e circunstncias contriburam enormemente para ampliar anoo de documento. E, assim, cruzando reflexes historiogrficas einovaes tecnolgicas, poderemos compreender melhor a tendncia deos profissionais dos documentos (arquivistas, muselogos, bibliotecri-os e documentalistas em geral) adotarem uma definio de documentoque contemple toda esta diversidade - entendendo-o, muito simplesmen-te, como todo registro material de informao.

Os elementos caractersticos dos documentos:suporte, forma, formato, gnero,

espcie, tipo, contexto de produo

Por mais variados que sejam, os documentos costumam apre-sentar elementos caractersticos comuns: suporte, forma, formato, gne-ro, espcie, tipo e contexto de produo. Para maior clareza, convmexaminar as definies tcnicas:

definio tcnica exemplos

SuporteMaterial sobre o qualas informaes so

registradas.

fita magntica, filme de nitrato,papel

Forma

Estgio depreparao e detransmisso de

documentos.

original, cpia, minuta,rascunho

Formato

Configurao fsicade um suporte, de

acordo com anatureza e o modo

como foiconfeccionado.

caderno, cartaz, diapositivo,folha, livro, mapa, planta, rolo

de filme

Gnero

Configurao queassume um

documento de acordocom o sistema designos utilizado na

comunicao de seucontedo.

documentao audiovisual,documentao fonogrfica,documentao iconogrfica,

documentao textual

Espcie

Configurao queassume um

documento de acordocom a disposio e a

natureza dasinformaes nele

contidas.

boletim, certido, declarao,relatrio

Tipo

Configurao queassume uma espcie

documental, deacordo com a

atividade que a gerou.

boletim de ocorrncia, boletimde freqncia e rendimento

escolar, certido denascimento, certido de bito,

declarao de bens,declarao de imposto de

renda, relatrio de atividades,relatrio de fiscalizaoObs.: as definies acima relacionadas so as mesmas que se encontram em Dicionriode Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.


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Se o organismo produtor de arquivo for uma entidade (pessoajurdica), muito provavelmente estas fontes estaro no prprio arquivo,correspondendo a documentos relacionados criao e instalao daentidade e aos principais momentos de reformulao ou redirecionamentoadministrativo. No caso de instituies pblicas, as informaes sobresua criao e sobre suas principais transformaes estruturais deveroestar contidas na legislao, podendo ser complementadas atravs daconsulta de relatrios de atividades (indicando em que medida as dispo-sies legais se efetivaram) e atas de reunies das instncias internasde poder. No caso de instituies particulares, ao invs da legislao,outros documentos de constituio so, freqentemente, mais decisivos(estatutos sociais, por exemplo), mas o estudo da estrutura e do funcio-namento do organismo tambm costuma se apoiar em atas de reuniese relatrios de atividades, ou outros documentos correlatos (planos demetas, projetos institucionais etc.).

Se o organismo produtor de arquivo for uma pessoa fsica, asfontes privilegiadas para a realizao do estudo sero os documentosque concentram informaes gerais sobre sua vida. Tambm aqui, hgrande probabilidade de que estas fontes componham o prprio arquivoa ser organizado: currculos (muito teis, por serem simultaneamente sin-tticos e abrangentes), dirios (timos para esclarecem dvidas maispontuais), relatos de carter memorialstico etc.

Caso a consulta a todos estes documentos no seja suficiente ouainda, por alguma razo, tais documentos no mais existam ou no se-jam encontrados - ser necessrio localizar outras fontes de informao:amigos e parentes do titular do arquivo, ou antigos diretores e funcion-rios da entidade (que estejam dispostos a fornecer depoimentos); estu-dos e trabalhos que tratem, direta ou indiretamente, da entidade ou dapessoa que produziu o arquivo etc.

A localizao e a consulta destas fontes de informao devem,em princpio, resultar na reunio substancial de dados que, sistematiza-dos permitiro compreender o contexto geral de produo dos documen-

tos.Na sistematizao dos dados levantados, ser importante, para a

organizao dos documentos de arquivo, detectar com clareza as fun-es primordiais assumidas pelo organismo produtor. O conjunto defunes detectadas envolver necessariamente, atividades que devecumprir de forma direta (atividades-fim), bem como atividades que lheservem como suporte (atividades-meio).

Grosso modo, uma escola ter como funo primordial servir comoespao de exerccio de prticas pedaggicas que permitam o ensino-

No exemplo dado anteriormente - dos documentos reunidos deforma desordenada no depsito de uma Prefeitura Municipal -, a impor-tncia da anlise dos elementos caractersticos dos documentos j foidestacada. No entanto, preciso salientar que, ao menos no caso dosdocumentos de arquivo, um destes elementos ainda mais determinantena organizao da documentao: o contexto de produo, ou seja, ascircunstncias que fizeram com que o documento existisse e tivesse umsuporte, uma forma e um formato especficos, configurando um determi-nado tipo documental.

Diferentemente do que ocorre com os demais elementos caracte-rsticos dos documentos, o contexto de produo no pode ser percebi-do apenas atravs da anlise minuciosa do documento que tivermos emmos - embora a anlise sempre fornea indicaes preciosas a esterespeito. Como, ento, tal contexto pode ser reconstrudo, por parte dequem est incumbido de organizar a documentao?

O CONTEXTO DE PRODUO DOS DOCUMENTOS DEARQUIVO E A IMPORTNCIA DO ESTUDO DA ESTRUTURA

E DO FUNCIONAMENTO

DO ORGANISMO PRODUTORNa histria das sociedades, as etapas da existncia de pessoas e

entidades - nascimento/criao e implantao, crescimento/desenvolvi-mento, morte/desativao - foram e so, costumeiramente, objeto deregistro, nos mais variados suportes. Tais registros, intimamente relacio-nados s diversas atividades exercidas, ao longo do tempo, por pessoase entidades - ou, mais precisamente, por pessoas fsicas ou jurdicas -do origem a arquivos. O documento de arquivo , assim, o documentoque um determinado organismo - seja ele pessoa fsica ou jurdica - pro-duz no exerccio de suas funes e atividades (produo que podesignificar tanto a elaborao do documento pelo prprio organismo, comoa recepo e guarda). Conseqentemente, compreender o contexto de

produo de um documento de arquivo exige conhecer a histria do or-ganismo produtor, abordando-a, principalmente, na perspectiva das fun-es e atividades por ele desenvolvidas - na perspectiva da estrutura efuncionamento do organismo produtor.

Que procedimentos devem ser adotados para estudar a estruturae funcionamento do organismo produtor de arquivo, no decorrer de suahistria?

Antes de tudo, preciso localizar as fontes de informao privile-giadas para a realizao do estudo.


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aprendizagem. J uma livraria ter como funo primordial o comrciode publicaes (especialmente, livros e revistas). Embora as funes pri-mordiais de ambas sejam distintas e, igualmente, suas atividades-fim, muito provvel que existam atividades-meio semelhantes (controle definanas, controle de materiais, manuteno das instalaes fsicas,contratao de pessoal etc.).

ELABORAR PLANOS DE CLASSIFICAODE DOCUMENTOS DE ARQUIVO

Ao estabelecer as classes do plano de classificao, devemosseguir um critrio funcional (classes correspondendo estritamente a fun-es) ou estrutural (classes correspondendo a estruturas - setores,divises, departamentos)?

A questo talvez parea equivocada - uma falsa questo -, uma

vez que as estruturas presentes em um determinado organismo produtorde arquivo (neste caso, obrigatoriamente uma entidade) devem, em prin-cpio, guardar correspondncia com funes por ele assumidas e desen-volvidas.

No entanto, a questo se sustenta, e no de fcil resoluo,pois a opo por um ou outro critrio poder interferir na coerncia inter-na do plano de classificao.

Quem se habitua a estudar, numa perspectiva propriamentearquivstica, a histria de organismos produtores de arquivo,freqentemente se depara com situaes em que algumas funes sologo traduzidas em unidades administrativas claramente definidas, aopasso que outras, apesar de importantes e exercidas com regularidade,

tardam ou nunca chegam a ter uma correspondncia estrutural. Comoproceder? Elaborar um plano de classificao em parte funcional, emparte, estrutural?

A opo pela classificao estrutural , tradicionalmente, maisaceita e adotada. Apresenta, porm, inconvenientes - quando no hestruturas que digam respeito totalidade das funes e atividades doorganismo; quando, eventualmente, as estruturas existentes so confu-sas, misturando indevidamente funes; quando as estruturas sofremalteraes constantes.

Definir atividades-fim e atividades-meio e relacion-las a funes mais

abrangentes j significa reunir elementos para a classificao dos documen-tos. A reunio lgica de funes e atividades, com a percepo de suamaior ou menor autonomia ou subordinao interna, permitir a elabo-rao do plano de classificao.

De modo geral, e salvaguardadas as excees de praxe, entendoque a opo pela classificao estritamente funcional, apesar de me-nos freqente e tecnicamente mais complexa, costuma atender melhoras exigncias da classificao arquivstica. No entanto, cabe ao profis-sional de arquivo examinar cada situao e decidir pelo que se apresen-tar como tecnicamente mais correto.

Convm ainda salientar que, para elaborar planos de classifica-o de boa qualidade tcnica, no basta proceder ao levantamento exaus-tivo de funes, atividades-fim e atividades-meio, nem apenas optar, apsmuita reflexo, pelo critrio funcional ou estrutural. Se o plano esboadoresultar em um nmero muito grande de classes, tender a ser utilizadocom certa dificuldade - quantas classes tero que ser examinadas paraque o melhor local do documento seja encontrado? Por outro lado, seresultar em um nmero reduzido de classes para urna documentaomuito variada e volumosa, possvel que se torne insatisfatrio. O mes-mo poder acontecer no caso de classes muito especificamente ligadasa determinados documentos, de tal modo que no permitam a inclusode outros que venham a ser produzidos. A elaborao do plano nopode estar desconectada da preocupao com sua aplicao.

Classificao funcional, estrutural ou por assunto

Aquesto da opo preferencial pela classificao funcional ou estrutural polmica e parece muito longe de qualquer consenso. Como elementocomplicador, ambas as classificaes so, com freqncia, associadas clas-sificao por assunto .No mbito arquivstico, o emprego do termo assunto gera inmeras confu-ses, sendo ora entendido como funo, ora como tema. Seria convenienteque o uso do termo assunto fosse evitado, pois se refere, mais propriamente,aocontedo estritode um documento. Assim, um relatrio sobre as atividadesde alunos e professores de uma escola municipal nas comemoraes do Diada Brasilidade estar associado funo desenvolvimento de atividades pe-

daggicas (ou outra similar), mas poder ser remetido a assuntos ou temasdiversos (ensino, civismo, nacionalismo etc.).


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Assim, convm buscar, para as classes a serem criadas, um n-vel de generalidade ideal, que proporcione ao menos trs qualidades aoplano de classificao:

Estas trs qualidades, reunidas, devero permitir que o plano declassificao seja aplicado sem grandes dificuldades, bem como possibi-litar a necessria adaptao a situaes no previstas nos levantamen-tos efetuados para sua elaborao (como o surgimento de novasatividades, ou a incorporao de novos documentos a classes anterior-mente definidas).

Por fim, interessante verificar se o plano de classificao, umavez elaborado, est livre de algumas deficincias tcnicas: ele fetivamenteespelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtorde arquivo? mesmo que no tenhamos nenhuma informao sobre esteorganismo, ser possvel identificar o seu perfil, por meio do exame dasdiversas classes do plano? a hierarquizao das classes foi bem realiza-da? e as classes definidas - no se sobrepem, em alguma medida?

Alguns exemplos de planos de classificao

Seguem, adiante, dois exemplos de planos de classificao, nos para evitar que as consideraes aqui tecidas paream excessiva-mente abstratas, como para permitir, de imediato, que sejam melhor ava-liadas e ponderadas. No so, portanto, apresentados corno modelos,mas como referncias para reflexo.

Exemplo 1: Plano de classificao adotado para os fundos pblicos doArquivo Pblico e Histrico de Ribeiro Preto (identificado como Quadrode Classificao dos Documentos do Poder Pblico Municipal). So dis-criminados abaixo apenas os grupos e subgrupos.

Fonte:ARQUIVO PBLICO E HISTRICO DE RIBEIRO PRETO. Guia doArquivoPblico e Histrico de Ribeiro Preto. Ribeiro Preto (SP): O Arquivo, 1996.

Exemplo 2: Plano de classificao adotado para o arquivo do Sindicatodos Jornalistas Profissionais no Estado de So Paulo (identificado comoQuadro de arranjo do Fundo Sede do SJPESP). So discriminadosabaixo apenas os grupos e subgrupos.

Simplicidade Flexibilidade Expansibilidade

Administrao

MaterialPatrimnioPessoalProtocolo

TransporteManutenoAgriculturaCultura

EquipamentosEventos

Desenvolvimento Urbano e Rural

HabitaoMeio AmbienteObras ParticularesObras PblicasUso e Ocupao do Solo

Educao

Educao InfantilEnsino FundamentalEnsino SuperiorMerenda Escolar

Esportes

Finanas

ContabilidadeOramentoTesourariaTributao

RepresentaoAssessoria JurdicaEleiesPublicidade

Sade

Assistncia Mdico-OdontolgicaVigilncia Sanitria

Servios Municipais

Abastecimentogua e EsgotosCemitrioRecursos EnergticosLimpeza Pblica

SeguranaTelecomunicaesTrnsitoTransportes


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vezes opta-se por atribuir a elas nmeros que sigam as convenes domtodo decimal ou do mtodo duplex1 .

A ORDENAO: SOBRE QUAIS DOCUMENTOS RECAI?

No presente manual, a ordenao est sendo entendida comotecnicamente muito menos complexa que a classificao: trata-se deestabelecer um ou mais critrios que determinem a disposio fsica de

um dado conjunto de documentos - e no um conjunto qualquer, masuma srie, isto , o conjunto de unidades de um mesmo tipo documen-tal. Em princpio, se a classificao precedeu a ordenao, os diversostipos documentais devero ser facilmente visualizveis, pois estaro (oudeveriam estar) contidos no plano, identificveis sempre como as meno-res subdivises no interior de cada grande classe.

Se, portanto, os documentos a serem ordenados so tipos docu-mentais, o que deve ser considerado no estabelecimento de critrios parasua ordenao?

ORDENAO: A IMPORTNCIADE CONSIDERAR OS TIPOS

DE BUSCA

1 Para que possa ser aplicado o mtodo decimal, o plano no pode ter mais de 10classes, e suas subdivises seguintes tambm devem estar limitadas a dez. Assim, sen-do 100 a primeira classe, as subclasses imediatas correspondero s dezenas existen-tes entre a primeira e a classe seguinte, 200 (ou seja, 110, 120, 130 etc.); por sua vez, assubdivises da classe 110 sero as dez que existem entre 110 e 120 (ou seja, 111, 112,113 etc.), e assim por diante. No mtodo duplex, no h limite mximo para classes esubclasses; as divises entre classes e subclasses so indicadas por traos (ou, emoutras verses, por pontos): sendo 1 a primeira classe, as divises imediatas sero 1-1,1-2, 1-3 etc.; as divises de 1-1 sero 1-1-1, 1-1-2, e assim sucessivamente.

Para definir como devem ser ordenados os documentos, deve-mos considerar os tipos de busca a que estaro sujeitos: como os docu-mentos podero ser procurados? ou, de forma mais precisa: como osdocumentos podero ser mais freqentemente procurados?

As respostas tendero a variar, para uma mesma documentao,caso ela esteja em sua fase corrente ou permanente. De uma forma oude outra, entretanto, as respostas dependero da percepo, por partedo arquivista, das necessidades dos usurios principais dos documen-tos. Deste modo, se uma determinada empresa rene correspondncia

Fonte:LO SCHIAVO, Rita de Cssia Martinez. Roteiro para organizao de arquivosde entidades de classe. So Paulo, 1997. Dissertao de mestrado apresentada FFLCH/USP.

As classes e subclasses de um plano de classificao podem sernumeradas seqencialmente ou receber um cdigo alfabtico, numri-co, ou alfanumrico, definido por quem o elaborou. Para que a hierar-quia entre as classes e suas divises se torne mais perceptvel, muitas

AdministraoTomada de deciso

Assemblia

Reunio de diretoria

Reunio do Conselho de Base

Suporte s atividades-fim

Recursos financeiros

Recursos humanos

Recursos patrimoniais

Recursos informacionais

Recursos documentais

Escolha de dirigentes

Assistncia JurdicaAcompanhamento de processos trabalhistas

Homologao

Pedidos de Aposentadoria

Assistncia SadeAtendimento ambulatorial

Convnios

Assistncia SocialAuxlio-funeral

Auxlio-natalidade

Bolsas de estudo

Campanhas

Convnios

Financiamento de casa prpriaFundo-desemprego

Fundo de greve

ComunicaoBoletim do Sindicato

Caf Jornal

Jornal Unidade

Liberdade Sindical

Mural

CulturaBiblioteca

Cineclube

Conferncias

Cursos

Palestras

Prmios

Defesa de Condies de TrabalhoAcompanhamento de casos individuais

Acompanhamento de casos coletivos

Campanhas especficas / gestes

Campanhas salariais

Organizao das redaes

Defesa do Exerccio ProfissionalCampanhas

Denncias junto DRT (Delegacia Regional do

Trabalho)

Pareceres sobre registro profissional

Fiscalizao da Aplicao do Cdigo de ticaSindicncias

Formao ProfissionalCampanhas

Cursos

Formao SindicalConferncias

Congressos

Cursos

Debates

Publicaes

LazerIRecreaoBaile da Imprensa

Colnia de Frias

ShowsRelaes SindicaisCampanhas

Congressos

Debates

Entidades

Relaes SociaisCampanhas

Congressos

Debates

Entidades

SindicalizaoAdmisso / demisso de scios

Campanhas

Sindicncias


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Srie e tipodocumental I

No h consensoarquivstico quanto ssries: seriam apenastipolgicas? no pode-riam ser funcionais outemticas? Destaco,como apoio para a re-flexo, que a palavra

srie est fortementeassociada a dois signi-ficados: seqnciae

conjunto. Costumamformar uma srie os

elementos que, mesmono sendo rigorosa-

mente iguais, apresen-tam entre si mais se-

melhanas do que dife-renas, o que permite

sua reunio (dandoorigem a um conjunto).

com clientes e fornecedores de todo o pas, e se h interesse da empre-sa em realizar projetos regionais, provavelmente haver tambm interes-se em buscar as diversas cartas em funo da situao geogrfica deseus destinatrios e emitentes; tambm, muito provavelmente, no interi-or desta ordenao geogrfica haver interesse em agrupar as cartaspelos fornecedores e clientes da empresa (ordenao alfabtica dosnomes) e, finalmente, de ordenar cronologicamente as cartas trocadas

com cada um deles.

Portanto, mais de um critrio de ordenaopoder ser adotado para os documentos, deacordo com a convenincia do seu usurio prin-cipal - no caso citado, a prpria entidade pro-dutora do arquivo. Assim, os interesses do usu-rio principal, ao consultar a documentao,tm que ser conhecidos por aquele que orga-niza os documentos.

Porm, nem sempre a forma de ordenaoque seria supostamente mais adequada aosinteresses imediatos do usurio se revela amais adequada organizao dos documen-

tos, tomados na inteireza de seu ciclo vital. Porexemplo: as prefeituras municipais costumamproduzir, anualmente, milhares de processos,a partir de requerimentos diversos encaminha-dos a elas pelos cidados. Tais processos cos-tumam ter origem em um nico rgo, emboratramitem por vrios; freqentemente, o rgono qual os requerimentos foram protocoladose autuados rene os processos em ordem nu-mrica seqencial, a cada ano, e, tambmfreqentemente, pelo nmero que so solici-tados. Aparentemente, a ordenao mais con-

veniente seria a cronolgica e numrica (porano e, no interior do ano, por nmero de pro-cesso). Mas, seria mesmo?

Srie e tipodocumental - Il

Ao serem reunidos,os elementos de

uma srie usualmen-te obedecem a umacerta disposio su-

cessiva, seja elatemporal ou espacial/ fsica. Ora, numa

perspectivaarquivstica, no oconjunto de docu-

mentos de um mes-mo tipo documental(passvel de disposi-o fsica sucessiva,a partir de critrios

comuns) o mais coe-rentemente identifi-

cado a umasrie?

Se atentarmos para as consultas feitas a es-tes processos, verificaremos que as solicitaesdos documentos se fazem em funo do tipo derequerimento, antes de tudo, e depois pelo reque-rente, sendo que o nmero do processo o nicomecanismo disponvel de busca. Se pensarmosainda que esta documentao ter que ser avalia-da, estando sujeita a eliminao, torna-se clara a

maior convenincia de tais processos estarem agru-pados segundo o tipo de requerimento (de apro-vao de plantas, de parcelamento de taxa de as-falto, de reviso de IPTU, de habite-se, de con-cesso de alvar de funcionamento etc.).

A que concluses podemos chegar, nestecaso?

Em primeiro lugar, que a ordenao adotadapela unidade de origem insatisfatria, por no sedar sobre os tipos documentais, propriamente: umprocesso de requerimento de aprovao de plantade construo bastante diferente de um proces-so de reviso de IPTU, relacionando-se a reas,funes e atividades administrativas distintas. Em segundo lugar, que osdocumentos, mesmo separados por tipos e talvez ordenados por ano epor requerente, ainda tero o nmero como um mecanismo de buscaimportante (mesmo se a administrao no o utilizar, o nmero possivel-mente ser a nica informao que o requerente dispor sobre o proces-so). Assim, se o nmero do processo no for considerado na ordenaodireta dos documentos, dever ao menos ser considerado na elaboraode instrumento paralelo de busca (uma listagem, por exemplo).

AS DIVERSAS FORMAS DE ORDENAO

A adoo de uma determinada forma de ordenao est longe deser uma obviedade. Alm de ter de considerar os interesses dos usuriose a prpria perspectiva de avaliao e eliminao de documentos, o ar-quivista deve verificar se a ordenao adotada no cria dificuldades paraos funcionrios que ficaro diretamente incumbidos dela. Por tudo isso,deve-se optar, tanto quanto possvel, por formas simples de ordenao.

A ordenao feita com base nos elementos informativos contidosnos documentos. De forma geral (e sempre dependendo do tipo docu-


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mental em questo), os elementos informativos mais comumente toma-dos como referncia para a ordenao so:

a) Nmero do documento(atribudo pelo emissor ou pelo receptor);b) Data;c) Local de procedncia;d) Nome do emissor ou do destinatrio;e) Objeto ou tema especfico do documento.

Se os documentos a serem ordenados forem relatrios anuais deatividades da entidade, mais provavelmente sero consultados de acor-do com a data, e, portanto, ordenados cronologicamente. Se forem rela-trios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles e diri-gidos ao superior, os documentos podero ser ordenados cronologica-mente e alfabeticamente: divididos em meses, e dentro de cada ms, pornome de funcionrio (caso, para a entidade, seja importante acompa-nhar sistematicamente as atividades de cada funcionrio, a ordenaopoder ser invertida: alfabeticamente, por nome de funcionrio, sendoos relatrios de cada um ordenados cronologicamente). Se forem plan-tas de construes residenciais aprovadas no municpio, podero ser

ordenadas cronologicamente e alfabeticamente (pelo nome do projetista/construtor, pelo nome do proprietrio ou por ambos os nomes, definindo-se apenas o elemento informativo que deve preceder ao outro). Se foremportarias e resolues, devero ser procuradas pelo nmero (ordenaonumrica simples); podero ainda ser procuradas conforme o seu as-sunto ou tema estrito, o que exigir a confeco de um vocabulrio con-trolado que preveja os temas mais regulares ou provveis e os transfor-me em descritores (ento, as portarias sero reunidas conforme essesdescritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dosdescritores)2. Neste ltimo exemplo, caberia verificar o tipo de buscamais importante; se o nvel de importncia fosse praticamente equivalen-te, seria conveniente a elaborao de um ndice remissivo (temtico, se a

ordenao fosse numrica; numrico, se a ordenao obedecesse a cri-trio temtico).Os exemplos poderiam ser multiplicados, a partir da considera-

o de diferentes tipos documentais. J so suficientes, entretanto,2Os procedimentos para elaborao deste vocabulrio controlado seriam os mesmosadotados pela biblioteconomia a as disciplinas ligadas documentao em geral. Nocaso citado, a necessidade de informao estaria exigindo o conhecimento e aindexao do contedo estrito de cada documento - um grau de detalhamento queno pode ser alcanado pela classificao, tal como tratada neste manual, e pela abor-dagem essencialmente tipolgica da documentao.

para reforar o que foi dito anteriormente, quanto adoo de um nicocritrio de ordenao para um mesmo tipo documental: maisfreqentemente, necessrio combinar dois ou trs critrios, de modoque a ordenao garanta a agilidade necessria consulta. Alm disso,nota-se que nem sempre a ordenao final ser suficiente para dar contade todos os tipos de buscas - da a necessidade de elaborar ndicesremissivos que contemplem as buscas no atendidas pela ordenaoadotada.

Outra concluso a que se pode chegar, a partir do que foi exami-nado at agora, que as modalidades de ordenao usualmente consi-deradas principais - numrica simples, cronolgica, numrico-cronolgi-ca, alfabtica, geogrfica e temtica - formam, a rigor, duas grandes ca-tegorias: uma, das que tomam como referncia elementos informativoscompostos por algarismos, e outra, das que tomarn como referncia ele-mentos informativos compostos por letras3. Como a habilidade de lidarcom seqncias numricas crescentes e a de lidar com a seqncia dasletras do alfabeto so amplamente compartilhadas pelas pessoas, raroque a aplicao de alguma das modalidades de ordenao acima referi-das se depare com dificuldades de porte.

No obstante, a ordenao alfabtica, em especial, pode gerar

dvidas em algumas situaes especficas, sobretudo quando tiveremde ser ordenados nomes de pessoas fsicas e jurdicas. Nestes casos,so seguidas as regras clssicas de alfabetao:1) Nomes de pessoas fsicas so registrados de forma invertida, comentrada pelo nome de famlia;2) Nomes de famlia compostos por substantivo mais adjetivo, ou unidospor hfen, so considerados no seu conjunto;3) Nomes de famlia que designam entidades religiosas (santos ou san-tas) tambm so considerados integralmente;4) Prenomes ou nomes de empresas abreviados devem ter precedncia;5) Artigos e preposies devem ser desconsiderados;6) Nomes que designam grau de parentesco, (Filho, Neto, Sobrinho) so

considerados apenas quando o nome de famlia no for suficiente pararealizar a ordenao;7) Nomes espanhis tm entrada pelo penltimo nome de famlia;8) Nomes orientais no so invertidos;9) Ttulos (Prof., Dr., Ministro etc.) so desconsiderados;

3Para definies tcnicas dos tipos de ordenao anteriormente referidos, consultar:Dicionrio de Terminologia Arquivstica, op. cit.


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COMO FAZER 2 COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO


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10) Nomes de entidades so registrados tal como se apresentam;11) Eventos (como congressos, reunies, seminrios) tm entrada peloseu nome, sendo o nmero de sua edio considerado apenas quando onome do evento no for suficiente para realizar a ordenao 4.

CLASSIFICAO E ORDENAO NOSARQUIVOS CORRENTES E PERMANENTES

Feita, ento, a abordagem genrica da classificao e da ordena-o arquivsticas, cabe tratar um pouco mais de perto das especificidadesque apresentam, em arquivos de perfil institucional, nas fases; corrente epermanente.

CLASSIFICAO E ORDENAONOS ARQUIVOSCORRENTES: RELAES COMOPROTOCOLO

E A EXPEDIODE DOCUMENTOS

Os documentos de arquivo de uma entidade so produzidos paracumprirem uma determinada finalidade e, para isso, usualmente, trami-tam. Ao tramitarem, os documentos circulam de uma entidade para ou-tra, ou de um setor para outro da mesma entidade, at finalmente serarquivados. Todos os documentos que tramitam no interior de uma enti-dade foram elaborados diretamente por ela ou foram a ela encaminha-dos. Assim, os documentos de arquivo guardam relaes estreitas com oprotocolo e a expedio da documentao.

A expedio pode ser centralizada ou no. muito comum queas vrias unidades administrativas de um rgo expeam documentos. Aexpedio descentralizada costuma obrigar a uma multiplicidade de con-troles e registros do que expedido, e freqentemente acompanhadada criao de pequenos arquivos em setores e sees (sendo arquiva-das, basicamente, as cpias de tudo o que expedido). Neste caso, apulverizao da organizao dos documentos de arquivo favorece a fal-ta de unidade de procedimentos tcnicos, e tambm dificulta a adoode um plano de classificao unificado.

4As informaes sobre as regras de alfabetao, bem como as modalidades de ordena-o, foram em grande medida adaptadas de PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria eprtica, 28 ed. Rio de Janeiro: FGV, 1991. esp. p. 33-62.

Similarmente, nem sempre h um setor ou servio de protocolocentralizado - s vezes, nem mesmo formalmente estruturado. No entan-to, de uma forma ou de outra, todo organismo deve providenciar a reali-zao de algumas das atividades essenciais de um servio de protocolo- receber, identificar, registrar e distribuir os documentos na entidade.Seria desejvel ainda que, a estas atividades bsicas, fosse acrescenta-da a de classificar os documentos.

Qual a importncia de classificar os documentos, nos locais de

expedio e de protocolo?A classificao o procedimento mais determinante na organiza-

o dos documentos de arquivo: no que se refere especificamente fase corrente, os documentos podem ser classificados durante a prpriatramitao, o que j os prepara para a integrao aos demais docu-mentos, quando tiverem de ser arquivados. Mais que isso: a classifica-o dos documentos na sua entrada ou sada do rgo auxilia na atuali-zao do plano de classificao, pois novos tipos documentais, no pre-vistos no plano, que forem recebidos ou expedidos tero necessaria-mente que ser incorporados a ele. Neste sentido, se adotado em todasas unidades que lidam com os documentos - seja protocolando-os, expe-dindo-os ou arquivando-os -, o plano de classificao ser um instrumen-

to fundamental para a realizaro da gesto de documentos.

O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREMCLASSIFICADOS E ORDENADOS

NOS ARQUIVOS CORRENTES

Na fase corrente, o plano de classificao deve abranger todosos tipos documentais produzidos/acumulados pela entidade, pois todoseles devem ser objeto de organizao, estando, portanto, sujeitos clas-sificao e ordenao. Sendo assim, o plano de classificao ser tam-bm extremamente til elaborao dos planos de destinao e dastabelas de temporalidade, essenciais no processo de avaliao de docu-mentos de arquivo.


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CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOSCORRENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA

A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntescostuma exigir rapidez e preciso na sua localizao, e um arquivamentoque permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca,entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um do-

cumento especfico, cuja data, local de produo e emitente so conhe-cidos), at a tipolgico-cronolgica (ex.: todos os contratos de trabalhodo ltimo exerccio), ou mesmo temtica, no sentido de se referir aocontedo estrito do documento (ex.: todos os documentos que versamsobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou departamento etc.).

Como j foi mencionado anteriormente, os tipos de busca influen-ciam enormemente a adoo desta ou daquela modalidade de ordena-o. Mas, como tambm j foi salientado, muito embora a ordenaoatribuda aos documentos, na fase corrente, deva atendersatisfatoriamente s demandas de seus usurios (essencialmente, osfuncionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser adequada, igual-mente, s necessidades do processo de avaliao.

VNCULOS DA CLASSIFICAO E DA ORDENAOCOM O PROCESSO DE AVALIAO

Do que foi dito, conclui-se que, na fase corrente, tanto a classifi-cao como a ordenao a serem adotadas devem ter no horizonte oprocesso de avaliao. Os estudos que precedem a classificao dosdocumentos so decisivos para a compreenso da estrutura e do funcio-namento do organismo gerador de arquivo, fornecendo condies para adiscusso dos valores administrativos, jurdico-legais e histrico-cultu-rais da documentao (e, conseqentemente, de sua destinao). A clas-sificao, em si - desde que periodicamente atualizada -, possibilita o

levantamento sistemtico de toda a produo documental do organismo,sem o qual a tarefa de elaborao dos planos de destinao e das tabe-las de temporalidade torna-se extremamente rdua.

Resta destacar ainda que a prpria avaliao dos documentosdever determinar, em princpio, transformaes significativas na sua clas-sificao e ordenao (que, na fase permanente, tero que ser repensa-das e readequadas).

OS ARQUIVOS PERMANENTES E SUAS RELAESCOM OS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIRIOS

Teoricamente, o arquivo permanente de uma entidade o seuarquivo corrente transformado pelas eliminaes efetuadas no processode avaliao e pelas mudanas observadas nos valores primrios e se-cundrios de seus documentos. Pois, em princpio, os documentos de

carter permanente invertem a relao estabelecida, na fase corrente,entre valor primrio e valor secundrio: enquanto os documentos corren-tes costumam apresentar alto valor primrio e baixo valor secundrio, de se esperar que os documentos de carter permanente possuam bai-xo valor primrio e alto valor secundrio.

Seguindo o mesmo raciocnio, os arquivos intermedirios nadamais seriam do que os arquivos correntes a meio caminho desta transfor-mao.

O UNIVERSO DOS DOCUMENTOS A SEREMCLASSIFICADOS E ORDENADOSNOS ARQUIVOS PERMANENTES

Para organizar os documentos de arquivo de carter permanen-te, necessrio, primeiramente, estudar a histria, a estrutura e o funci-onamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao paraos documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi men-cionado, costuma ser denominada arranjo). Ou seja: em suas linhasgerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos pro-cedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase cor-rente.

Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fasecorrente, de acordo com as diferentes estruturas/atividades ou funes/atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase per-

manente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificaoadotada, sobretudo em funo das eliminaes realizadas na passagemdos documentos correntes para o arquivo intermedirio (transferncia) edos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para oarquivo permanente (recolhimento).


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CLASSIFICAO E ORDENAO NOS ARQUIVOSPERMANENTES: RELAES COM OS TIPOS DE BUSCA

Se a classificao tem que ser reformulada, na fase permanente,o mesmo deve ocorrer, em alguma medida, com a ordenao, caso asdemandas dos usurios dos documentos de carter permanente sejampouco compatveis com as necessidades dos usurios dos documentos

na sua fase corrente.Nos arquivos permanentes de carter privado, a quaseindiferenciao dos usurios - pois a abertura consulta pblica maisrara, neste caso - provavelmente no exigir alteraes na ordenao.J nos arquivos permanentes pblicos, o acesso dos cidados docu-mentao deve ser garantido, o que faz com que os usurios passem ater um perfil bastante diferenciado: praticamente saem de cena os funci-onrios da administrao e passam a predominar os pesquisadores (ama-dores ou profissionais). Assim, os tipos de busca tendero a se diferenci-ar bastante, do que era observado na fase corrente.

No entanto, no caso de existirem novas demandas de busca, osarquivistas dos arquivos permanentes sero sempre obrigados a optar

pela alterao da ordenao dos documentos?Vivendo um ritmo menos frentico de busca dos documentos, taisarquivistas, ao invs de se dedicarem a modificar a ordenao dos docu-mentos, podero optar por elaborar instrumentos de pesquisa que aten-dam s necessidades dos usurios. Os mecanismos de elaborao des-tes instrumentos so domnio da descrio arquivstica, outro momentofundamental da organizao de documentos de arquivo.

Ao se dedicarem classificao e ordenao arquivsticas, osprofissionais da rea certamente encontraro situaes no previstasnos exemplos e comentrios deste manual - e, frente a situaes diferen-tes, diferentes encaminhamentos devero ser dados. Porm, algum novoproblema ou desafio pode ser enfrentado com instrumentos e ferramen-

tas completamente novos? No estamos sempre nos servindo de infor-maes e experincias j adquiridas, que adaptamos e transformamosconstantemente?

Longe da pretenso de fornecer respostas a toda a sorte de per-guntas, esteve na base da elaborao deste manual apenas a intenode fornecer os materiais de informao e reflexo necessrios realiza-o tecnicamente qualificada dos procedimentos arquivsticos de classi-ficao e ordenao. S o fazer de seus leitores poder demonstrar emque grau esta inteno se tornou realidade.

BIBLIOGRAFIA COMENTADA

BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento docu-mental. So Paulo: T.A.Queiroz, 1991. Neste livro, Helosa Bellotto - umadas mais importantes arquivistas do pais - rene textos que, em suamaioria, foram anteriormente apresentados em encontros ou publicadosem revistas especializadas, aqui fundidos, revisados e/ou ampliados.

Captulos mais diretamente relacionados ao tema do manual: Identifica-o de fundos, Sistemtica do arranjo, A ordenao interna dos fun-dos.

DICIONARIO de Terminologia Arquivstica. S. Paulo: AAB-SP, Secreta-ria de Estado da Cultura, 1996. uma verso revista e ampliada do dici-onrio publicado pela AAB-Ncleo Regional de So Paulo em 1990. Emseus verbetes, assinala a1gumas concepes inovadoras e polmicas,em relao s terminologias usualmente empregadas no pas. Na defini-o de suas prprias coordenadoras, o dicionrio o fruto do amadure-cimento das discusses terminolgicas que, entre 1991 e 1996, envol-veram os profissionais de arquivo - sobretudo os profissionais que parti-

ciparam mais diretamente do projeto deste dicionrio, entre os quais seinclui a autora do presente manual.

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivistica general: teoria y prctica.5a. ed. actualizada y aumentada. Sevilla: Diputacin Provincial de Sevi-lla, 1991. Manual da conhecida arquivista espanhola, abordando questesarquivsticas fundamentais. Boa introduo para aqueles interessadosem conhecer as peculiaridades do debate arquivstico na Espanha, nos em relao classificao e ordenao.

PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. 2a ed. Rio de Janeiro:Fundao Getlio Vargas, 1991. Verso revista e ampliada do trabalhoTeoria e prtica de arquivo, publicado em 1972, e que, por sua vez, jera verso do trabalho O papel da arquivstica na documentao,pu-blicado em 1969. , h quase trs dcadas, obra de referncia funda-mental na parca bibliografia arquivstica brasileira. Muito embora as refle-xes contidas no presente manual guardem, hoje, uma certa distnciadeste trabalho de Marilena Leite Paes, certo que so, em grande medi-da, fruto da sua leitura e releitura constantes.


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SCHELLENBERG, TR. Arquivos modernos: princpios e tcnicas. Trad.Nilza Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundao Getlio Vargas, 1973.Obra de leitura obrigatria, do arquivista americano que influenciou deci-sivamente as discusses arquivsticas no Brasil.

TESSITORE, Viviane. Arranjo: estrutura ou funo? Arquivo: boletimhistrico e informativo, So Paulo, 10(l): 19-28, jan.-jun. 1989. Impor-

tante reflexo sobre as implicaes da classificao (arranjo) funcionalou estrutural dos documentos de arquivo. No texto, h um balano dasposies de vrios arquivistas sobre a questo, tais como Schellenberg,Michel Duchein, Vicenta Corts Alonso, Antonia Heredia Herrera, MarilenaLeite Paes e Helosa Bellotto.

VAZQUEZ, Manuel. Introduccin a la Archivologa: guia de estudio.Mercedes (Bs.As): Asociacin Bonaerense de Archiveros, 1994. Manualque rene as posies fundamentais deste arquivista argentino. Maisdiretamente relacionado ao tema do presente manual: captulo 3, Eldocumento de archivo.


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como fazer 02 - como classificar e ordenar documentos de arquivo

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