Como Implantar Os 5S - Sebrae

COMO IMPLANTAR OS 5S

Como implantar os 5s 2Sumrio

Qual a relao entre os 5S e a qualidade?.........................................................................3

Preveno x correo no final do trabalho..........................................................................3

O que so os 5S?................................................................................................................3

Como implantar cada um dos 5S?......................................................................................5

1s Seiri = Organizao ........................................................................................................5

2s Seiton = Arrumao........................................................................................................8

3s Seiso = Limpeza ...........................................................................................................12

4s Seiketsu = Padronizao..............................................................................................13

5s Shitsuke = Disciplina.....................................................................................................17

Como enfrentar possveis resistncias? ...........................................................................20

Que benefcios os 5S trazem para minha empresa?........................................................20

Ambiente de trabalho ........................................................................................................20

Eficincia - ganho de qualidade e produtividade ..............................................................20

Segurana..........................................................................................................................21

Melhoria no Clima .............................................................................................................21

Como realizar a manuteno dos 5S no dia-a-dia?..........................................................22

Mos a obra .................................................................................................................. 23

Bibliografia ......................................................................................................................26

Como implantar os 5s 3

Qual a relao entre os 5S e a qualidade?

O 5S e a qualidade esto intimamente ligados. Se a empresa agir de acordo com as regras preconizadas por este mtodo, certamente ter maiores chances de entregar um produto ou servio de qualidade aos seus clientes, satisfazendo plenamente suas necessidades.

Preveno x correo no final do trabalho

Os 5S pregam principalmente o rigor e a organizao das atividades e do ambiente de trabalho desde o incio do processo. Fazer com qualidade significa agir corretamente todos os dias e procurar se aperfeioar sempre. necessrio que as empresas se profissionalizem cada vez mais e se conscientizem da necessidade de ter qualidade no s no atendimento final aos seus clientes, mas em todos os seus processos. Isto traz maior produtividade e em conseqncia maior lucratividade. Quando corrigimos as coisas apenas no final do processo, as perdas so muito maiores, no s de esforo e recursos necessrios, mas tambm em tempo.

medida que voc procurar fazer as coisas certas desde o incio, inspecionando tudo o que acontece a cada momento e j for corrigindo as falhas no mesmo instante que as perceber, as chances do produto final deste trabalho sarem ruins so muito pequenas. Com isso, voc certamente entregar algo melhor ao seu cliente, nos prazos esperados, e ainda economizar tempo e recursos.

O que so os 5S?

Os 5S so conceitos derivados de 5 palavras japonesas. Apesar da aparente simplicidade este programa capaz de fazer verdadeiras revolues no ambiente de trabalho. Trata-se de cuidar da casa. Quando se fala em cuidar da casa, podemos pensar tanto no nosso lar, quanto em nossa empresa.

Muitas pessoas encontram uma srie de problemas no seu dia-a-dia, tais como:

ambiente de trabalho desorganizado e sujo;

dificuldades para encontrar as objetos que procuram;

falta de espao;

atrasos na entrega e recebimento dos trabalhos...

Mas, o que fazer para eliminar estes problemas?

Abaixo ser repassado o conceito de cada um dos 5S, de acordo com o Prof. Takashi Osada, o precursor do 5S.


Japons Portugus

Seiri Senso de organizao

Seiton Senso de arrumao

Seiso Senso de limpeza

Seiketsu Senso de padronizao

Shitsuke Senso de disciplina

Seiri = Organizao

Significa colocar as coisas no lugar, de acordo com as regras ou princpios especficos. Trata-se de distinguir o necessrio do desnecessrio, tomar decises difceis e implementar o gerenciamento pela estratificao, para livrar-se do desnecessrio.

Seiton = Arrumao

Significa colocar as coisas nos seus lugares, dispostos de forma correta, para que possam ser usada prontamente.

Aps a arrumao das coisas de uma maneira funcional, a perda de tempo com a procura de objetos no ser mais necessria.

Seiso = Limpeza

Significa acabar com o lixo, a sujeira e tudo o que for estranho, at tudo ficar limpo. Limpeza uma forma de inspeo.

Seiketsu - Padronizao

Significa manter a organizao, a arrumao e a limpeza constantemente. Como tal abrange tanto a limpeza pessoal quanto a limpeza do ambiente.

Shitsuke - Disciplina

Significa treinamento e capacidade de fazer o que se deseja, mesmo quando difcil.

Como implantar os 5s 5Trata-se de buscar com que as pessoas faam as coisas da maneira que elas devem ser feitas.

Como implantar cada um dos 5S?

1 s Seiri - Organizao

O conceito chave eliminar tudo o que for desnecessrio.

Normalmente as pessoas tem a tendncia de acumular papis e outros itens, na expectativa de um dia virem a utiliz-los, mas muitas vezes isto no se torna realidade. Como resultado disso, surgem armrios, prateleiras e at salas cheias de objetos que s ocupam espao. Estes objetos s se acumulam no fundo dos armrios e gavetas ou nas ltimas prateleiras.

Este o momento de analisar o que realmente deve ser guardado e o que pode ser descartado.

Comece pelas coisas simples

sua mesa, por exemplo: verifique se ela no tem papis, canetas, lpis, entre outras coisas que s estejam incomodando. No haja com a preconizao de que tudo o que est guardado importante, pois, por quantas vezes em nossas casas mesmo, quando paramos para fazer os descarte de coisas desnecessrias nos deparamos com uma quantidade no esperada. Mantenha somente aquilo que for necessrio para o seu trabalho dirio.

evite ficar fazendo vrias cpias de tudo. Muitos ainda tem a idia de que precisam imprimir todos os e-mails que enviam ou recebem. Bem, o objetivo do e-mail justamente agilizar o processo e retirar um pouco a necessidade de papis.

cuidado com os recadinhos. Com certeza os papeizinhos com adesivos foram uma grande inveno para que as pessoas deixem lembretes e recados, mas cuidado para no abusar. Evite a tentao de col-los por todo lado e quando deix-los como

Como implantar os 5s 6lembrete ou recado em nas coisas, retire-os to logo eles tenham cumprido sua funo. No deixe que bilhetes antigos permaneam colados no seu micro ou mesa, pois eles s lhe confundiro, alm de deixar uma aspecto de desorganizao no seu ambiente de trabalho. Procure organizar mais suas informaes em uma agenda ou caderno. Seja racional na utilizao de papeis para anotaes. Procure no utilizar uma folha de papel para cada recadinho que voc tem que anotar.

s distribua papis com informaes para aquelas pessoas que realmente precisam delas para o seu trabalho.

procure fazer com que todos tenham um arquivo comum, a fim de evitar vrios arquivos individuais em papel. Isto far com que todos saibam exatamente onde esto os documentos quando precisarem e evitar que algum diga que o documento x s fica com o senhor Y, atrasando o trabalho. Alm disso evitar que mais de uma pessoa arquive o mesmo tipo de documento.

elimine estantes, armrios, mesas e gaveteiros que s estejam ocupando espao. No se deixe dominar pela idia de quanto mais espao para guardar suas coisas, melhor. Deixe s o que for realmente necessrio, pois natural ocuparmos o espao que temos, mesmo que ele seja muito grande.

jogue fora as canetas velhas que voc no utiliza mais e que no funcionam. faa a transferncia de informaes, tais como telefones de agendas antigas para

uma nica agenda e descarte as velhas.

tenha apenas uma lixeira para cada pessoa ou uma lixeira comum.

evite ter mais de um calendrio sobre a mesa.

Para organizar bem voc deve analisar o que necessrio poupar e o que possvel descartar. O importante nesta etapa ter bom senso para eliminar o que voc no precisa mais, tomando cuidado, ao mesmo tempo para no jogar fora coisas que voc ainda precisar. Para fazer isso bem, analise a freqncia com que voc usa ou tem usado os itens em questo.

Procure no guardar itens provisoriamente, se voc no tiver certeza que vai utiliz-lo, pois normalmente

isto acaba sendo por tempo indeterminado.

Para itens que precisam de reparos, tais como ferramentas, telhados com falta de reparo, encanamentos gerando vazamentos etc.

Resumindo faa um diagnstico de onde est a sujeira, quais so suas causas, trace um plano de ao para

realizao da limpeza e eliminao das causas e, por fim, o implemente.

Se voc tiver uma loja, um supermercado, uma mercearia, enfim um comrcio, outras perguntas que podem ser feitas esto relacionadas ao custo-benefcio que voc tem com os produtos que esto sendo colocados venda. necessrio analisar


criticamente cada produto e a linha de produtos, verificando seu nvel de sada e preos de venda.

Verifique tudo o que voc tem em estoque: analise cada item ou srie de itens e verifique se existem casos em que voc pode traar alguma ao para vend-los mais rpido. Por vezes, o custo de manuteno de um determinado item em estoque mais caro do que procurar vend-lo a um menor custo. Quando no existe uma boa organizao, voc tende a perder tempo, recursos e em conseqncia, dinheiro.

Para cada produto ou linha de produtos, pergunte-se:

Este produto est realmente me trazendo lucro?

Compensa mant-lo disposio?

Ser que ele est no local adequado?

Ele est despertando a ateno dos clientes?

Ser que no o momento de revitalizar a linha de produtos com as quais estou trabalhando?

Ser que substituindo o produto X pelo produto Y terei mais lucro?

Para cada tipo de empresa e atividade podem ser estabelecidos critrios diferenciados para a organizao dos itens de acordo com sua utilizao.

De acordo com Takashi Osada, voc pode estabelecer o mtodo de estocagem das coisas, de acordo com seu Grau de Necessidade (Freqncia de uso). Para itens que voc no utiliza a mais de 1 ano, verifique se voc realmente

precisa guard-los.

Para itens que voc utiliza de uma maneira espordica (apenas uma vez nos ltimos 6-12 meses - estoc-los em local afastado), eles podem estar guardados, mas no precisam necessariamente estar guardados em lugares nobres de fcil acesso.

Para coisas que foram utilizadas apenas 1 vez nos ltimos 2-6 meses, ou coisas utilizadas mais de 1 vez por ms, estoc-las num local central. No podem estar distantes, mas tambm no precisam estar do seu lado.

Para itens com utilizao constante (semanal ou diria), coloque-os num lugar de fcil acesso, prximos ao local de trabalho.

Um outro ponto importante da organizao e descarte consiste em voc mobilizar as demais pessoas que trabalham contigo, conscientizando-as de que elas tambm devem aprender a fazer este trabalho, pois no adianta apenas um na empresa fazer o trabalho, enquanto os outros continuam fazendo errado.

Como implantar os 5s 8Para que a organizao funcione, lembre-se que necessrio que todos dentro da

empresa estejam envolvidos, principalmente a gerncia da empresa, pois o exemplo deve vir da hierarquia. Caso contrrio, os demais colaboradores podero

se acomodar, ao perceber que as regras no so vlidas para todos.

2 s Seiton Arrumao

O que devemos fazer depois de descartarmos tudo o que no precisamos?

o momento de fazer a definio do que guardar, quando guardar e como guardar.

Takashi Osada nos ensina algumas maneiras para fazermos isso de uma maneira eficiente e eficaz:

Defina um lugar para cada coisa. Para isso defina padres e critrios coerentes, pois a arrumao deve ser lgica inclusive para as outras pessoas que estaro trabalhando no mesmo ambiente. Caso contrrio muito tempo ser perdido na busca de objetos, sem necessidade.

Obedea regras de arrumao: no basta apenas definir regras, mas voc deve segu-las colocando as coisas no seu devido lugar.

muito comum nos deixarmos levar pela tentao de deixar as coisas onde esto depois de terminarmos uma atividade, para depois arrumarmos. Um exemplo clssico disso ocorre quando um voc precisa fazer a manuteno em algum maquinrio e deixa as ferramentas espalhadas.O problema que vamos nos acomodando e deixando para colocar as coisas em seus lugares depois e esse depois parece nunca chegar. Isto deve ser evitado, se quisermos ter as coisas em ordem.

Um outro exemplo muito apropriado de perda de tempo encontrado nas oficinas mecnicas. Muitas vezes os mecnicos passam a maior parte de seu tempo indo e voltando em busca de peas que esto praticamente escondidas em seus depsitos, sem uma organizao coerente de acordo com o volume de sada. As ferramentas

Como implantar os 5s 9tambm normalmente esto colocadas uma em cada lugar e sempre que se precisa de uma determinada chave aquela loucura, pois ela normalmente est no ltimo lugar a ser procurado.

Isto tem uma srie de reflexos que podem vir a prejudicar a sobrevivncia e desenvolvimento dos negcios, pois a partir do momento que as coisas comeam a sair mais lentas que o esperado, os prazos de entrega dos servios tendem a se

atrasar e em conseqncia os clientes podero ficar insatisfeitos e no voltar mais, ou caso voc trabalhe com clientes internos, no mnimo todo o processo de

produo se atrasar.

Lembre-se que por menores que sejam as distncias que se percorre em busca de objetos, ao se multiplic-las pelo nmero de vezes que se percorre aquele trajeto no dia e o tempo gasto, poderemos ter uma surpresa.

s vezes com uma mudana simples, trazendo o objeto que bastante utilizado para perto de onde atividade executada, o ganho de produtividade significativo.

Uma outra coisa que deve ser levada em considerao, alm da distncia e a forma como o objeto est disposto a dificuldade que as pessoas encontram para retir-lo do seu local.

Procure no deixar os itens que voc utiliza com mais freqncia nas prateleiras mais altas com difcil alcance.

Isto vlido no s na indstria, onde se precisa de agilidade na produo, mas tambm na rea comercial.

Muitos comerciantes, no se utilizando de um bom critrio, colocam os itens de maior sada em lugares que dificultam o acesso do cliente. Isto ruim, pois as pessoas esto exigindo cada vez mais comodidade e conforto ao realizarem suas compras querem comodidade e conforto. medida que elas encontram dificuldade para conseguir o item visado elas podem desistir da compra. Outro fator importante o peso das coisas.

Devemos nos lembrar que itens mais pesados devem ser colocados em locais de fcil acesso.

Sabe-se que difcil ter tudo ordenado com perfeio, pois existem uma srie de restries naturais no processo, tais como o prprio layout e a dificuldade que surge quando a empresa precisa comprar as prateleiras, armrios, mostrurios, etc., mas...

...o que importante saber aproveitar da melhor maneira possvel os recursos que a empresa tem disponvel e,

sempre que possvel, operar melhorias no processo.

Lembre-se que quando voc guarda as coisas de uma maneira desordenada, natural que o espao ocupado seja bem maior que o necessrio. Um exemplo prtico disso

Como implantar os 5s 10ocorre quando samos para uma viagem e tentamos colocar as roupas em uma mala. s vezes parece que nem mesmo duas malas sero suficientes para acomodar tudo o que queremos levar, mas quando paramos e organizamos as coisas de uma maneira coerente, colocando os objetos menores nos bolsos menores, dobrando bem as roupas, separando-as em categorias, tudo parece se ajustar melhor, e ao final podemos chegar concluso de que o espao suficiente.

Uma outra coisa que devemos considerar o formato do percurso que as pessoas tem que cumprir para chegar at os locais desejados.

Ambientes cheios de cantos e curvas normalmente estabelecem uma circulao mais complicada e fazem com que a pessoa demore mais para realiz-los, alm de exp-los ao risco de acidentes no meio do caminho. Isto parece ainda mais evidente, quando nos deparamos com objetos delicados, tais como em uma loja de eletrodomsticos ou cristais.

Linhas de produto/corredores retos, permitem que se ganhe tempo para se realizar o mesmo trajeto, alm

de evitarem estes riscos.

A nomenclatura e tipo das coisas tambm outro fator importante. No momento em que for guard-las, procure separ-las em categorias. Vamos pegar como exemplo uma confeco:

Exemplo:

tecidos: de algodo, linho, viscose, seda etc.

fios e linhas: de l, croch, brancas, pretas etc.

agulhas: para utilizao manual, para maquinrios etc.

botes: para trajes sociais, calas jeans, camisas plo, etc.

Voc tambm pode utilizar codificaes para cada item, mas procure fazer com que esta codificao seja lgica e que todos os envolvidos tenham acesso ao seu significado.

necessrio utilizar-se de todo o bom senso possvel neste momento. Cada coisa deve ser

organizada de uma maneira lgica.

Exemplo, caso voc trabalhe com uma loja de equipamentos eltricos: Reduza os estoques de itens que voc pode conseguir vender rapidamente, pois

voc ganhar espao.

Organize as prateleiras de uma maneira segura, de maneira que no represente perigo para voc e seus clientes. Ex: no deixar peas penduradas que possam cair a qualquer momento e materiais espalhados pelo cho. Cuide para no misturar

Como implantar os 5s 11materiais que no podem ser misturados ou deixar materiais inflamveis ou txicos sem os devidos cuidados.

Procure montar um layout1 flexvel que permita adaptaes s mudanas.

Em seu escritrio:

organize seus papis de acordo com o assunto e ordem de realizao.

organize seus armrios, deixando aqueles itens de maior utilidade diria ao seu fcil alcance.

organize as pastas de seu computador, seus disquetes e Cd roms com nomes e identificaes coerentes que lhe permitam encontrar rapidamente arquivos procurados.

Voc deve organizar as coisas de maneira que voc saiba onde encontr-las rapidamente, quando precisar.

Assim como na indstria, no comrcio a tendncia de reduo dos estoques, principalmente para aqueles itens que voc consegue com maior rapidez no mercado.

Lembre-se que a forma como voc arruma as mercadorias nos expositores super importante, pois pode fazer com que

o cliente encontre as coisas com facilidade ou no.

procure organizar as prateleiras e outros dispositivos de exposio de mercadorias de uma maneira coerente, que traga praticidade e comodidade aos clientes.

certifique-se que os cliente encontrem os preos facilmente e no deixe que as coisas fiquem misturadas. E natural que os clientes no momento de escolha misturem um pouco as coisas, mas voc deve estar sempre atento para retornar os objetos aos seus devidos lugares. Alm de facilitar a sua vida e a vida dos clientes, isto evitar mal-entendidos de preo ou tipos de produtos.

cuide com os anncios de promoes no ponto de venda, pois quando eles so mal feitos ou esto em demasia acabam poluindo o visual do ambiente, trazendo uma m impresso aos clientes.

Simplifique sua vida, utilizando as coisas de uma maneira racional. No a quantidade de recursos que normalmente define a qualidade do trabalho, mas sim

a forma como se utilizam estes recursos.

1 Layout: Distribuio fsica de elementos num determinado espao.


3 s Seiso Limpeza

Inspecione sempre a limpeza de seu ambiente.

Manter o ambiente sempre limpo no uma tarefa fcil, pois envolve todos dentro da empresa. O maior problema que muitas vezes as pessoas no se vem responsveis por este servio. Elas costumam alegar que existem outras pessoas que podem fazer este tipo de servio e a as coisas ficam complicadas. Existem determinados equipamentos e ferramentas que no so de fcil limpeza e s quem trabalha com eles pode fazer esse servio, pois eles tem restries tcnicas e qualquer coisa que for feita errada pode vir a danific-los. Um outro problema que, medida que no forem feitas as limpezas necessrias, o equipamento tende a ter uma vida til menor para a empresa e, mais do que isso, os custos com manuteno normalmente ficam maiores.

O primeiro passo ento tirar a mentalidade do isso no comigo, pois todos devem ser autores ou co-autores da limpeza dos equipamentos e materiais que

utilizam no seu trabalho.

A limpeza do ambiente vai alm disso, pois alm de ser importante para a reduo de custos para empresa e impresso visual, como manuteno e substituio de itens, tambm importante para a manuteno da sade das pessoas. A poeira e outros detritos do ambiente, normalmente so responsveis por diversos males sade. Sem contar no risco de acidentes gerado, quando so deixados lixos espalhados. Por exemplo, uma simples estopa usada jogada no cho pode fazer com que a pessoa tropece ou escorregue; uma tachinha pode furar o p de algum; um lquido qumico pode queimar sua pele ou de seu colega de trabalho, e assim por diante.

O gestor da empresa deve ter uma viso do todo, mas cada um deve se responsabilizar pela limpeza de seu espao de trabalho... de sua mesa, de suas gavetas, de seu armrios, de suas ferramentas, de sua mquina... enfim, dos instrumentos que lhe permitem ter mais produtividade.

Parece simples, mas deve se definir claramente o que deve ser limpo, como deve ser limpo, em que ordem deve ser limpo, quando deve ser limpo e por quem, comprometendo as pessoas envolvidas.

Como implantar os 5s 13Tente conscientizar as pessoas sobre a importncia de gerar a menor quantidade de lixo possvel na execuo de suas atividades e verifique se existem locais adequados para que elas joguem estes dejetos e se existem cestos de lixo em quantidade suficiente ou em demasia.

preciso nomear responsveis pela limpeza de cada setor ou rea, que possam acompanhar a evoluo deste processo e fazer as correes necessrias junto aos demais membros da equipe.

Tome cuidado para que as pessoas no entendam que a responsabilidade do grupo, e se esqueam que fazem parte do grupo e no fim ningum acabe fazendo nada.

De fato, todos devem fazer sua parte, pois caso contrrio comearo a surgir atritos entre aqueles que fazem

as coisas corretamente e os que no fazem.

Em alguns casos voc pode estabelecer lderes dentro das equipes que ficaro responsveis por comandar a limpeza em determinado perodo de tempo. E este lder pode ser substitudo periodicamente por outros membros da equipe, para que todos se sintam responsveis.

Lembre-se que se na indstria a sujeira j no bem-vinda, no comrcio isto no nada diferente, pois a impresso de asseio muito importante para os clientes. Principalmente quando falamos no nvel de exigncia desses clientes que est cada vez maior.

Os clientes atuais no aceitam mais mercadorias empoeiradas, produtos com aspecto estranho e ambientes desagradveis. A concorrncia est cada vez maior. Logo, se voc no oferecer o melhor ao seu cliente, ele buscar o mesmo produto ou servio em outro lugar.

4 s Seiketsu Padronizao

Uma vez feita a organizao e limpeza do ambiente, chegado o momento de estabelecer um padro.


Trata-se de definir o que correto e aceitvel dentro do ambiente de trabalho e quais os pontos

mnimos que devem ser seguidos.

O que sair fora deste padro dever ser analisado e tratado. Para isso importante ficar atento a tudo o que acontece.

Takashi Osada, diz que basta no partir do princpio de que tudo est em ordem, at que acontea alguma coisa errada, e perguntar constantemente se as coisas esto funcionando ou se h algum problema para identificar a maioria das anormalidades.

importante que as pessoas percebam rapidamente quando algo est errado e mais do que isso tenham como acertar o problema rapidamente ou ento encontrar

outra pessoa que possa fazer isso. Se cada uma for deixando os pequenos problemas se acumularem, os prejuzos s aumentaro.

Crie avisos que permitam que as pessoas tenham um controle visual sobre possveis anomalias e mesmo possam evit-las, tais como:

indicaes de onde e como as coisas devem ser armazenadas;

indicaes de onde as ferramentas e equipamentos devem ser guardados;

indicaes de perodos em que devem ser realizadas manutenes preventivas em maquinrios e equipamentos;

faixas e placas indicando zonas de perigo;

placas indicando o tipo de equipamentos de segurana que devem ser utilizados no local;

indicaes de prazos mdios para a realizao de um servio ou produo de itens;

indicaes de prazos de validade das coisas;

e outros.

Crie procedimentos fceis dizendo como as coisas devem ser limpas, para evitar que por exemplo algum use um produto de limpeza com soda, num produto que deve ser limpo apenas com gua. Isso num primeiro instante pode parecer muito simples, mas quantos erros so cometidos nas coisas mais simples e quanto prejuzo gerado com isso?


Crie mapas indicando onde esto os possveis problemas.

Em fbricas voc pode criar mapas indicando onde esto os problemas e quais so os seus objetivos de melhoria, indicando onde a empresa deve chegar.

Voc pode gerar quadros de qualidade, ou seja trace os objetivos de qualidade que sua empresa deve atingir em um determinado perodo de tempo, seja ela industrial ou comercial.

Vamos pegar o exemplo de uma oficina mecnica onde foi definido um objetivo de qualidade de 75% de satisfao para dezembro. Para acompanhar a evoluo desses ndices ms a ms, voc pode montar um grfico, como o exemplo a seguir:

Obs.: este apenas um exemplo ilustrativo; muitos outros grficos e relatrios podem ser montados.

Mas como conseguir estes dados?

Para mensurar os ndices de qualidade, voc pode criar um sistema de avaliao que permita aos clientes expressarem sua opinio sobre os servios prestados. Com estas avaliaes em mos, voc poder fazer o acompanhamento verificando como est a evoluo da qualidade dentro de sua empresa, identificando possveis problemas e ao mesmo tempo traando aes de melhoria que o levaro ao alcance de seus objetivos. Mas, lembre-se este acompanhamento deve ser constante e pode ser feito atravs de reunies dirias, semanais ou mensais junto sua equipe.

Lembre-se que as reunies devem ser planejadas e objetivas.

Evite fazer reunies longas que no levam a lugar algum e s fazem com que todos percam tempo. Antes de marcar uma reunio analise se ela realmente trar resultados.

Como implantar os 5s 16Organize as atividades dentro do tempo que voc tem disponvel.

Isso far com que voc administre melhor o seu tempo. Alm disso importante que voc saiba priorizar as atividades de acordo com sua urgncia e importncia. Caso contrrio voc poder passar o dia todo envolvido com tarefas desnecessrias que poderiam ser reduzidas, deixando os pontos realmente importantes e urgentes em segundo plano.

Mas, lembre-se nem tudo o que importante urgente e nem tudo o que urgente importante.

Logo, se voc um gestor, saiba delegar aquelas tarefas que poderiam ser perfeitamente realizadas por outras pessoas de sua equipe e que s consomem seu tempo. Concentre-se mais no planejamento e realizao de atividades que realmente causem impactos nos resultados de sua empresa.

Procure estabelecer tempos para a execuo das tarefas.

Por exemplo, a emisso de um documento para pagamento a fornecedor deve ser realizado e assinado em no mximo 48 horas. Procure no postergar o trabalho de hoje para amanh, pois o acmulo de atividades certamente lhe trar prejuzos no dia seguinte.

Estabelea padres para atendimento ao telefone.

Por exemplo: atenda no mximo at o 3. toque. Procure demonstrar s pessoas importncia de ser claro e objetivo ao atender ou fazer uma ligao, sem contudo, perder a cortesia. Isto reduzir no s os custos das ligaes, como melhorar o fluxo de informaes e ainda reduzir o tempo perdido.

Ao organizar seus arquivos e fichrios, coloque identificaes claras de seus contedos.

Por exemplo, se for utilizar pastas suspensas, coloque nas lapelas o nome do contedo de cada uma delas. Lembre-se que voc pode organiz-las de uma maneira que facilite sua vida no momento da procura de algum documento.

Por exemplo, voc pode organiz-las:

em ordem alfabtica.

se voc utilizar pastas de fichrios, coloque a identificao dos contedos nas lombadas.

Voc tambm pode utilizar cores para identificar as pastas de acordo com seus contedos. Ex: etiquetas vermelhas para pasta com documentos jurdicos, etiqueta azul para pasta com pagamentos realizados e assim por diante. Assim, aps algum tempo as pessoas j estaro bastante habituadas s cores e tudo ficar mais fcil no momento de procurar e guardar um documento.


5 s Shitsuke Disciplina

A disciplina uma palavra-chave quando se pensa em alcance de bons resultados.

Para promover a melhoria de determinados pontos fracos, necessrio ter algo mais que vontade, voc precisa ter disciplina e seguir as metas estabelecidas. Esta disciplina no deve ser vista como algo ruim que dificilmente poder se mantida. Ela deve ser vista como algo bom que trar resultados positivos para o trabalho.

A disciplina requer que todos caminhem juntos, atuando como uma equipe, em que um motive o outro

para o alcance dos objetivos comuns.

necessrio considerar que as pessoas tem sentimentos e esto sujeitas a falhas, ento sempre importante estar acompanhando a atividade de cada uma, verificando se elas esto cometendo erros por problemas ligados a cansao, falta de treinamento, desmotivao ou outras questes. Diagnosticando isso, ficar mais fcil corrigir pequenas falhas que ao final de um determinado perodo lhe tragam prejuzos.

Para que estas falhas sejam reduzidas ao mximo cada um deve saber qual seu papel dentro da organizao,

o que ele est produzindo e quem seu cliente.

Lembre-se que voc pode apontar os erros, informando como as coisas deveriam ser realizadas, mas procure no fazer isso de uma maneira punitiva. Ao contrrio, procure promover e ressaltar o que positivo que as pessoas certamente procuraro fazer desta maneira.

Como implantar os 5s 18 importante que as pessoas se comuniquem bem dentro da empresa, pois caso contrrio as pessoas

podem at ter disciplina, mas agir de maneira errada.

Isto pode ocorrer no porque a pessoa no tenha vontade de fazer as coisas de uma maneira correta, mas talvez ela no tenha entendido qual a forma correta. Conforme j comentamos, a comunicao escrita atravs de avisos deve ser bem feita, mas lembre-se da importncia da boa comunicao verbal. Ao passar uma mensagem interessante que voc se certifique que a pessoa entendeu o sentido real da mensagem que voc queria passar.

comum, principalmente nos dias de hoje, que todos se utilizem muito do e-mail para transmitir suas mensagens. Ele realmente um excelente instrumento, mas deve ser bem utilizado. O problema que normalmente as pessoas confiam excessivamente neste meio como o nico canal de comunicao e, por mais eficiente que ele seja, pode estar sujeito a falhas. Por exemplo, a caixa postal do destinatrio da mensagem pode estar lotada. Ou mesmo, por falta de tempo, talvez a pessoa no tenha lido seu e-mail. s vezes, dependendo da informao, melhor que voc v at as pessoas ou ligue, confirmando se ela recebeu e entendeu a informao.

A disciplina consiste tambm em cuidar para no partir de pressupostos que tudo est bem.

Por exemplo, imagine que voc um operrio que deve passar todos os dias para checar se a presso de uma determinada caldeira est de acordo com as condies normais. Aps alguns dias, semanas e meses passando por aquele lugar constatando que tudo est sempre bem, natural que voc pense que nada dar errado e que perda de tempo ficar checando sempre a mesma coisa. Mas, importantssimo lembrar que muitos acidentes ocorrem justamente quando tudo parece bem. Takashi Osada alerta que importante que a pessoa no se deixe levar pela idia que est tudo bem se esquecendo de checar se realmente os itens esto todos corretos. No podemos deixar de prestar ateno nos detalhes e sinais de falhas.

necessrio checar se as pessoas esto realmente fazendo as inspees que devem ser feitas, pois caso

contrrio os relatrios podem estar sendo gerados com inconsistncias e isso certamente trar prejuzos

para a empresa, mais cedo ou mais tarde.

Sempre dizem que a prtica leva perfeio. Sabemos que a perfeio praticamente impossvel, pois os trabalhos normalmente so realizados por seres humanos e, realizar sempre o mesmo trabalho num mesmo perodo de tempo, com a mesma qualidade, levando-se em considerao diferentes condies de clima organizacional e mesmo dificuldades pessoais muito difcil.

Como implantar os 5s 19Porm, importante lembrar que o treino leva

a melhorias constantes.

importante que voc no se acomode, pois, por melhor que voc esteja no desempenho de uma determinada atividade, sempre existe espao para melhorias.

Prova disso est no fato de que as pessoas se surpreendem quando acreditam ter superado seus prprios limites. Na verdade muito difcil saber quais so os limites de cada um.

Voc pode ser muito melhor do que pensa na realizao de um determinado trabalho, basta que para isto

voc continue persistindo, sempre.

Um exemplo da importncia do treinamento encontrado no corpo de bombeiros, e nas polcias especiais. Eles esto sempre treinando para lidar com situaes de emergncia. Muitas pessoas chegam a criticar, dizendo que isto perda de tempo. Mas imagine se eles tivessem que treinar em uma situao real, repleta de presso. Um erro pode ser fatal, pois muitas vezes a segurana de outros seres humanos est envolvida em suas aes.

Voc deve ter disciplina para manter a qualidade, a produtividade e a segurana do local de trabalho.

No basta apenas ter um destes itens. Eles esto integrados e, se um deles no estiver presente, o resultado final

da empresa pode no ser satisfatrio.

No adianta ter a melhor qualidade do mercado, se seus produtos nunca so entregues nos prazos e quantidades solicitadas pelos clientes. Da mesma forma, no adianta atender aos prazos, se a qualidade sai prejudicada. Se voc tiver estas duas coisas, mas no tiver segurana no ambiente de trabalho, as pessoas correm o risco de sofrer acidentes.

Voc pode estar pensando: mas existem clientes que no esto preocupados com a qualidade. Quando falamos em qualidade, estamos pensando no somente em objetos caros, de primeira linha, mas principalmente em produtos que atendam s necessidades do cliente.

Lembre-se, no adianta voc fazer uma campanha super bonita na empresa sobre a organizao, limpeza e

padronizao do ambiente e depois disso esquecer do assunto.

necessrio relembrar sempre, deste processo, pois as pessoas tem a tendncia de esquecerem das regras aps algum tempo. Isto far com que velhos problemas voltem a ocorrer.

Como implantar os 5s 20 necessrio lembrar que a disciplina deve existir em todos os ambientes de trabalho, seja num escritrio, na indstria ou no comrcio.

Como enfrentar possveis resistncias?

Todo processo de mudana difcil, principalmente quando se fala em hbitos e cultura.

Para evitar que isso ocorra no processo de implantao dos 5S.

converse com as pessoas envolvidas;

demonstre exemplos de outras empresas que j aplicaram o programa com sucesso; caso sua empresa seja grande, inicie o processo em uma das reas da empresa,

como piloto e depois analise os resultados obtidos e corrija problemas no percurso, antes de instalar nas demais reas;

estabelea um cronograma para realizao de cada uma das atividades;

comunique bem como funciona cada uma das partes do programa e qual o objetivo de cada uma delas - faa treinamento inicial;

procure criar lderes, ou seja comprometa as pessoas; marque um dia para a grande limpeza e faa dele uma acontecimento onde todos se

envolvam.

monitore constantemente o programa aps sua implantao.

No desista assim que surgirem os primeiros obstculos.

Que benefcios os 5S trazem para minha empresa?

Ambiente de trabalho

Eficincia - ganho de qualidade e produtividade

Quando voc trabalha em um ambiente organizado e limpo, onde seja fcil encontrar as coisas, pois elas se encontram onde deveriam estar, natural que tudo flua melhor. Voc sente at mais nimo para realizao das atividades, no mesmo?

Na empresa, como em nossa casa, o ideal que todos se sintam bem, e para que isso ocorra, todos devem fazer a sua parte.

Lembre-se que toda ao gera uma reao. Se voc sujar o ambiente, espalhar papis por todo lado, no organizar as coisas voc mesmo quem sofrer as conseqncias.


O trabalho em um ambiente agradvel normalmente gera maior produtividade, sem contar que as pessoas provavelmente se

empenharo em produzir algo com maior qualidade, pois tero maior motivao para isso.

Com os 5S voc tambm poder ganhar mais espao para que as pessoas realizem suas atividades.

Em um local de trabalho repleto de falhas, onde ningum se preocupe em seguir os passos dos 5S vistos at agora, a tendncia que todos passem a agir errado e certamente surgiro frases do tipo:

isto sempre foi feito assim, e deu certo.

se ningum age corretamente, por que eu vou agir?

meu chefe no est nem a pra mim.

fazendo ou no fazendo eu vou ganhar a mesma coisa no final do ms.

Evite isto e tente corrigir vcios, pois sempre existe espao para a implementao de melhorias.

Segurana

Os cuidados com segurana so fundamentais.

A preveno, deve ser a palavra de ordem.

Em um ambiente em que as pessoas utilizam os equipamentos de proteo individual corretamente os riscos so reduzidos drasticamente. O erro que muitos fazem disso uma obrigao apenas quando so auditados ou esto sendo supervisionados por seus superiores, pois no conhecem os reais benefcios que estes equipamentos trazem para sua integridade fsica.

As ferramentas de trabalho tambm devem ser utilizadas da maneira especificada, pois muitas coisas que aparentemente no trazem risco, quando no so bem utilizadas e cuidadas podem representar perigo. Ex.: se uma mquina no recebe a lubrificao correta, se a correia do motor no trocada dentro dos prazos, se os fios de luz no so inspecionados etc., sua empresa pode se tornar um verdadeiro campo minado onde tudo pode trazer risco a voc, seus colegas de trabalho ou funcionrios.

Com os 5S todo mundo poder trabalhar melhor sem riscos ou com riscos muito menores, pois como j comentamos quando as coisas so organizadas e

dispostas da maneira correta as pessoas no tero que se expor a carregar pesos em demasia por longas

distncias, encontraro os objetos onde eles devem estar, no correro riscos de acidentar-se nos

cantos das coisas ou escorregar em coisas jogadas pelo cho.

Como implantar os 5s 22Alm disso, aps a limpeza e organizao do ambiente, o espao para circulao das pessoas dever aumentar, reduzindo o risco de acidentes.

Melhoria no clima

Percepo dos clientes e impacto nos resultados

Aps a realizao dos 5S voc ver como os resultados tendero a ser melhores, no s para a realizao do trabalho em si, mas para os prprios resultados de sua empresa.

Com a aplicao dos 5S, tanto os membro da equipe de trabalho quanto clientes passaro a ver sua empresa com outros olhos, pois certamente eles recebero o servio mais de acordo com suas expectativas e desejos. Em conseqncia disso, novos clientes podero surgir e sua empresa poder aumentar o faturamento. Alem disso, lembre-se que quando voc utiliza os recursos de uma maneira mais racional, os custos tendem a diminuir. Voc notar que mesmo as pessoas tendero a se relacionar melhor entre si, pois tero um trabalho com menores chances de problemas.

Como realizar a manuteno dos 5S no dia-a-dia?

Na verdade, o 5S mais do que um programa a ser implementado e depois esquecido. Trata-se de um processo que exige manuteno e monitoramento constante. Esses princpios devem ser repassados constantemente de pessoa para pessoa. uma questo cultural que deve ser trabalhada constantemente. Ao instalar os 5S estabelea objetivos e verifique se eles esto sendo atingidos, superados ou se so necessrias aes corretivas.

A importncia do treinamento

O treinamento que muitas vezes deixado de lado por muitas empresas fundamental para que as

coisas saiam como voc e seus clientes gostariam.

J falamos que a prtica constante e a repetio levam melhoria contnua, mas lembre que as pessoas s faro certo se realmente souberem como devem fazer, quando devem fazer, porque esto fazendo e para quem esto fazendo. Quando passamos as informaes pela metade natural que comecem a surgir erros no processo, simplesmente porque as pessoas no entenderam o que se esperava delas.

O treinamento nos 5S no deve ser apenas um dia de curso, em que as pessoas ficam ouvindo um instrutor dizendo

como funciona e para que serve cada um dos componentes desse processo. O treinamento deve ser algo continuo

que realmente avalie os pontos fortes e fracos das pessoas no dia-a-dia, mostrando a cada um qual seria a melhor maneira.

Como implantar os 5s 23Veja que mesmo um processo de limpeza, quando no bem entendido pode gerar problemas, conforme conversamos anteriormente. Agora imagine quais so os reflexos de pessoas despreparadas atendendo o cliente final.

Pessoas que no conseguem atender aos clientes a tempo porque no encontram as coisas, porque no conhecem os produtos que vendem, porque no entendem

seus processos de trabalho, porque no se preocupam com a limpeza do ambiente, normalmente no trazem lucro para a empresa.

Uma outra coisa importante voc analisar se as pessoas tem perfil para as funes que esto exercendo. No adianta treinar algum se esta pessoa no tem as habilidades necessrias para desenvolver o trabalho, pois voc estar gastando tempo e dinheiro. Isto no quer dizer que as pessoas sejam ruins. Trata-se apenas de colocar cada um em um lugar onde ela possa desempenhar melhor o seu potencial.

Desta forma, fundamental que voc faa um bom recrutamento e seleo das pessoas que faro parte de sua equipe.

Mos obra

Abaixo, colocamos numa tabela algumas dicas para implantao e acompanhamento dos 5S. Nela elencamos alguns dos principais itens e aes que fazem parte do trabalho a ser realizado.

Esta tabela poder ser complementada com outros itens, de acordo com a sua realidade. O importante que voc faa uma anlise de sua situao atual e atribua notas de 1 a 10 para cada um dos quesitos. Procure ser o mais sincero possvel em sua avaliao.

Assim voc poder visualizar, de uma maneira organizada, quais so os pontos fortes de sua empresa, e quais so aqueles que precisam de aes imediatas de melhoria.

Para itens com nota inferior a 7, trace um plano de ao e no se esquea de cumpri-lo. Procure no deixar as coisas importantes e urgentes para resolver depois e lembre-se do senso de disciplina que vimos anteriormente.

Como implantar os 5s 24Tabela Critrios de Avaliao dos 5Ss

Nvel 1 Nvel 2 Nvel 3 Nvel 4 Nvel 5

1. Promoo dos

5Ss no local de

trabalho

Tem grficos e

planos para

promoo dos

5Ss e est

trabalhando no

treinamento dos

5Ss.

O Comit de

promoo dos

5Ss se rene

regularmente e

est ciente dos

problemas.

Planos do comit

implementados

com participao

total.

Problemas

explicados e

planos para

melhorias; planos

dentro do

cronograma.

Os resultados so

visveis e todos os

objetivos esto sendo alcanados.

2. Limpeza (dos equipamentos

principais)

Tem planos de

limpeza com

definio das

responsabilidades

individuais e

mapas e j treinou todo o pessoal.

Limpeza de peas

lubrificadas e dos

equipamentos

concluda.

Limpeza dos

equipamentos

perifricos

concluda.

Limpeza dos

equipamentos

principais

concluda.

Capaz de detectar

possveis

problemas, assim

como rudos

anormais, nveis

de temperatura,

vibraes, etc.

3. Tratamento das

causas

Treinamento

concludo e todos

so capazes de

identificar as

causas da sujeira.

Tem mapas das

causas e planos

para tratar delas.

50% ou mais do

plano de

implementao

concludos.

80% ou mais do

plano de

implementao

concludos.

Trabalhando para

modificar

(melhorar) o equipamento e

planejar toda a implementao,

possibilitando a

execuo rpida

da limpeza.

4. Locais de difcil

limpeza

Treinamento

concludo; todos

so capazes de

identificar os

locais de difcil

limpeza.

Tem mapas das

causas e planos

para tratar delas.

50% ou mais do

plano de

implementao

concludos.

80% ou mais do

plano de

implementao

concludos.

Capaz de

aprimorar o

equipamento de

limpeza, capas,

etc, e planejar toda a

implementao,

possibilitando a

execuo rpida

da limpeza.

5. Pegar e guardar

em 30 segundos

Capaz de

distinguir o

necessrio do

desnecessrio.

Tem locais

claramente

definidos para

todas as coisas.

Locais de

armazenamento

claramente

identificados.

Os objetos esto guardados em

local de fcil

acesso.

Pode pegar e

guardar coisas em

30 segundos, para

maior eficincia.

6. Segurana Sabe onde

verificar o

equipamento e o

que verificar.

Capaz de fazer as

verificaes de

segurana em

todos os

equipamentos.

Capaz de

identificar

problemas e

formular planos.

Todos os planos

de segurana

concludos.

Treinado em

segurana e

capaz de

aperfeio-la, a

fim de criar um


local de trabalho

mais seguro.

7. Controles

visuais (1): indicar a direo dos

fluxos

Treinamento

concludo e sabe a

quantidade

necessria.

50-70% das

tubulaes

pintadas e com

etiquetas.

70-99% das

tubulaes

pintadas e com

etiquetas.

Todas as

tubulaes

pintadas e com

etiquetas.

Tem fichas de

controle do

equipamento e

mapas. Inspees

regulares para

garantir a

concluso do

trabalho sem erros

e com segurana.

8. Controles

visuais (2): instrues nas

vlvulas

Treinamento

concludo e sabe a

quantidade de

cada tipo de

etiqueta

necessria.

50-70% das

vlvulas com

etiquetas.

70-99% das

vlvulas com

etiquetas.

Todas as vlvulas

com etiquetas e

verificadas pelo

menos duas vezes

por dia.

Tem fichas de

controle do

equipamento e

mapas. Inspees

regulares para

garantir a

concluso do

trabalho sem erros

e com segurana.

9. Controles

visuais (3): fios e cabos

Treinamento

concludo,

incluindo aspectos

de segurana, e

sabe a quantidade

disponvel de cada

coisa.

Todos os fios e

cabos codificados

por cor.

Todos os fios e

cabos medidos e

conservados.

Tem fichas de

controle e

manuteno para

os fios e cabos

que retornaram ao

estoque ou esto

em uso.

Todos os fios e

cabos

conservados e,

portanto, nas

melhores

condies o tempo

todo.

10. Controles

visuais (4): equipamento

contra-incndio

Treinamento

concludo e sabe a

quantidade

disponvel de cada

coisa.

70% claramente

sinalizados e

responsveis

designados.

100% claramente

sinalizados e

responsveis

designados.

Tem fichas de

controle do

equipamento e

inspees

regulares.

Tem croquis e

todos sabem

como utilizar os

equipamentos.

Capaz de revezar

responsabilidades,

alterar marcaes

e conservar as

coisas nas

melhores

condies.

11. Controles

visuais (5): indicadores de

temperatura

Treinamento

concludo e sabe a

quantidade

disponvel de cada

equipamento.

50-70% do

equipamento com

etiquetas.

70-99% dos

equipamentos

com etiquetas.

Todos os

equipamentos

com indicadores e

verificao diria

dos indicadores.

Tem fichas de

controle do

equipamento e

observa a

descolorao de

etiquetas.

Melhorias

concludas e

preveno de


problemas.

12. Controles

visuais (6): sinais indicando que est

OK

Treinamento

concludo, tem um

plano de ao e

sabe o que

precisa de

ateno.

50-70% do

equipamento com

etiquetas.

70-99% dos

equipamentos

com etiquetas.

Todos os

equipamentos

com etiquetas.

Tem fichas de

controle do

equipamento,

conduz inspees

regulares e faz a

preveno de

problemas.

13. Controles

visuais (7): ventuinhas

Treinamento

concludo e os

locais que

precisam de fita

identificados.

50-70% dos locais

com fitas

adesivas.

70-99% dos locais

com fitas.

Todos os locais

com fitas.

Tem fichas de

controle do

equipamento,

verifica

diariamente as

ventuinhas e faz a

preveno de

problemas.

Bibliografia Sugerida

HIRANO, Hiroyuki. 5S na prtica; So Paulo: IMAM, 1994.

TAKASHI, Osada. House Keeping 5S; So Paulo: IMAM, 1992.

Como Implantar Os 5S - Sebrae

Documents

Transcript of Como Implantar Os 5S - Sebrae