Como navegar no mar de informações para atender as...
Transcript of Como navegar no mar de informações para atender as...
Como navegar no mar de informações para
atender as demandas de um escritório
jurídico e seus clientes
case Escritório Veirano
Cristina Lerina
Patrícia Rocha
Eusebia Diniz
Simone Bispo
eDOC 2015 Rio de Janeiro
13/08/2015
Fundado em 1972, Veirano Advogados é um escritório com atuação em todas
as áreas de prática do direito empresarial. Com presença no Rio de Janeiro,
São Paulo, Rio Grande do Sul e Brasília, representamos empresas no Brasil e
internacionalmente com o suporte de uma rede de parceiros presentes em
mais de 120 países.
Veirano Advogados
Profissionais
SÓCIOS DE CAPITAL
SÓCIOS DE RENDA E CONSULTORES
COLABORADORES ESTAGIÁRIOS
248
196
132
49
Veirano Advogados
Biblioteca Apresentação
Nossa Biblioteca tem por objetivo reunir o acervo
bibliográfico, proporcionando a preservação,
disseminação da informação, suporte às pesquisas, de
forma a colaborar no desenvolvimento dos trabalhos
dos advogados e estagiários.
Biblioteca
Produtos e Serviços
Gestão de Referência (Atendimento e Pesquisa)
• Treinamento de Usuários
• Atendimento ao Usuário (por e-mail, presencial e telefone)
• Consulta ao Catálogo On-line
• Consulta Local ao Material Bibliográfico
• Serviço de Pesquisa Jurídica e Orientação Bibliográfica
Gestão do Controle de Empréstimo
• Empréstimo, Renovação, Devolução, Reserva e
Cobrança de Publicações
• Empréstimo entre Bibliotecas de VA
• Intercâmbio com outras Bibliotecas Jurídicas
Gestão de Atualização e Desenvolvimento
de Coleção
• Seleção e Aquisição de Livros
• Seleção, Renovação e Aquisição de Periódicos
• Gerenciamento dos Produtos Jurídicos em Formato
Eletrônico (Acervo Digital)
Gestão do Tratamento da Informação
• Cadastro e Indexação da produção intelectual do Veirano
(divulgada na mídia)
• Classificação e Catalogação de Livros
• Preparo dos Fascículos de Periódicos
• Indexação de Artigos, Pareceres e Jurisp. Comentada
• Distribuição de Periódicos para as unidades
Gestão de Disseminação Seletiva da Informação
• Sumários Correntes de Periódicos
• Gestão dos Recortes nos DO’s em nome dos advogados
• Circulação de DO’s e Periódicos
• Novidades no Acervo de Livros e Periódicos
• Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Gestão Administrativa das Bibliotecas VA
• Gestão e Automação das Bibliotecas
• Definição de Políticas e Padronização de
Procedimentos
• Gestão Financeira e Orçamentária
• Suporte e Integração entre as Bibliotecas
• Gerenciamento de Dados Estatísticos
Obs.: 80% dos produtos e serviços estão sob responsabilidade da Biblioteca RJ.
Biblioteca
Automação
A Biblioteca utiliza, desde 2004, o sistema de automação INFORMA (Modo
Novo) para gerenciamento da maioria de nossas rotinas.
Todas as atividades e processos foram desenvolvidas de forma padronizada de
acordo com:
Manuais de Entradas de Dados
Normas do CCAA2
Normas da ABNT
Classificação Decimal Universal – CDU
Classificação Decimal de Direito (Dóris)
Vocabulário Controlado na área jurídica
Biblioteca
Acervo
Obras de Referência (dicionários e códigos): 713 exemplares
Livros: 18.000 exemplares
Artigos de Revistas: 101.000 registros
Periódicos: 277 títulos, sendo 154 com acesso digital
Fascículos (boletins, diários e revistas): 54.000 registros
Coleções Especiais: formada por Normas Técnicas, Minutário, Relatórios
Anuais e Publicações Diversas
Biblioteca
Produtos e Serviços
Serviços oferecidos pelas Bibliotecas do Veirano aos
usuários:
Atendimento e Treinamento aos Usuários
Pesquisa Jurídica e Bibliográfica
Acervo on-line
Pesquisa em Bases de Dados (Acervo Digital)
Sumários Correntes
Circulação de Publicações
Conferência e Distribuição para os advs. dos
Recortes dos DO’s
Empréstimo de Material Bibliográfico
Empréstimo entre Bibliotecas
Cotações e Aquisição de Livros
Acessibilidade à Publicações (Digitalização)
Minutário
Clipping da Biblioteca
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Serviço criado pela Biblioteca, no qual são acompanhadas notícias e legislação
em diversas mídias (jornais, revistas, diários oficiais, sites e outros), tendo a
missão de manter os usuários atualizados com informações relevantes para as
áreas de atuação do escritório.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Histórico
A Biblioteca atenta a necessidade dos advogados,
procurou captar, organizar e disseminar a informação
veiculada na imprensa.
Na década de 90 iniciamos a “clipagem” de notícias e
legislação de forma simples através de circulação de
memorandos impressos e posteriormente por e-mail.
Com passar dos anos, em parceria
com a área de TI do escritório,
começamos disponibilizar os
clippings de notícias e legislação
em nossa Intranet.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Histórico
Com a expansão dos meios de comunicação, maior
veiculação da informação pela internet e a urgência
pela customização, ficou claro a necessidade de uma
ferramenta de gerenciamento de clipping.
Que ao mesmo tempo fosse informativa,
retroativa e que proporcionasse a
recuperação rápida da informação,
facilitando o dia-a-dia do advogado e da
própria Biblioteca.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Novo Clipping da Biblioteca
Em nova parceria com a TI, desenvolvemos um sistema que reuniu notícias e
legislação em um único lugar, proporcionando mais rapidez, acessibilidade, eficácia na distribuição e maior conteúdo informativo.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Novo Clipping da Biblioteca
O sistema de clipping foi desenvolvido para ser acessado por Extranet e
Intranet do escritório, sendo estruturado em dois módulos:
Módulo de Gerenciamento de Dados (Admin) – acesso restrito aos
responsáveis pela inclusão, administração e divulgação das informações
selecionadas.
Módulo do Usuário – acesso personalizado do leitor as notícias e
legislação de interesse, bem como matérias sobre Veirano e
concorrentes.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Gerenciamento de Dados
Neste módulo são contempladas as rotinas de alimentação e gestão do
sistema:
Inserção de notícias e legislação
Gestão de acompanhamentos solicitados por advogados (Alertas)
Aprovação e conferência das matérias e normas
Administração e seleção das notícias e legislação que serão enviadas
Montagem e envio do clipping
Administração de assinaturas
Relatórios e estatísticas
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Usuário
O sistema permite realizar pesquisas de assuntos, fatos e normas no momento
em que o usuário precisa.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Módulo de Usuário - Alguns Benefícios
Monitoramento de publicações sobre o Veirano e concorrentes na mídia;
Elaboração de Alertas para envio a clientes;
Acompanhamentos de temas específicos e por nome do clientes;
Página do usuário personalizada;
Acesso de qualquer lugar;
Administração da Assinatura;
Recebimento diário do clipping em um único e-mail;
Banco de dados;
Busca por conteúdo e pesquisa retroativa;
Envio da íntegra ou pesquisa por e-mail (com comentários),
impressão/pdf;
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Fontes
Usuários
252 Fontes Consultadas*
Diários
Oficiais Jornais
Sites Revistas
Nac. Estrang. Nac. Estrang.
30 12 136 20 41 13
* Com exceção das revistas as fontes são consultadas diariamente.
Inicialmente, consultávamos cerca
de 30 fontes, hoje são mais de
250, como jornais e revistas de
grande circulação, tribunais e sites.
Somos aproximadamente 620 colaboradores no
escritório e todos recebem o Clipping diariamente.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Estatística / Resultado
Nos últimos seis meses foram
divulgadas no Clipping cerca de
35 mil notícias e 1700 normas
federais e estaduais.
Biblioteca
Clipping da Biblioteca e Monitoramento da Informação
Frases de Reconhecimento
De: Paulo, advogado
Queria deixar registrado que esse novo
formato do clipping de notícias ficou
realmente muito bom. Está de 1ª linha.
Parabéns a vocês pela iniciativa. De: João, advogado
Cristina,
Apenas para você ver como o clipping
diário de mercado de capitais que
recebemos de vocês é importante: graças
ao clipping que vocês nos enviaram hoje,
conseguimos fazer uma boa ação
promocional com nosso cliente xxxxx.
Muito obrigado por nos enviar o clipping
todo santo dia!
De: Sergio, advogado
Obrigado, Cristina !
Graças a Você sou um cara de
conteúdo : )
De: Camila,
Olá, agradeço o envio dos clippings
do Veirano. Recebo outros e tenho
que parabenizá-los pela qualidade
do material.
De: Gilberto,
Obrigado Cristina, pelos clippings de excelente
qualidade.
De: Carla, advogada
Veja como faz sucesso o clipping...