Como trabalhar com o controle de cheques?

O Módulo controle de cheques permite controlar a situação dos cheques recebidos.

Para isso, é necessário seguir os seguintes passos:

1. Parametrização

1.1. Habilitar o módulo

Para habilitar o módulo controle de caixa é necessário ativar o módulo em parâmetros

do sistema.

Figura 1 - Tela Parâmetros do sistema

1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA.

2. Clique na opção parâmetros do sistema. A tela parâmetros do sistema é

exibida.

3. Clique no guia Financeiro

4. Marque a opção controle de cheque.

Ao confirmar a parametrização o sistema será necessário reconectar o sistema.

Caso não reconecte a operação o módulo não ficará disponível.

1.2. Opções do módulo

1. Utiliza controle de cheque - Marque essa opção como ativa para efetuar o controle de

depósito, compensação, devolução, reapresentação e substituição de cheques.

2. Compensar cheques automaticamente após recebimentos/transferências para contas

bancárias - Marque esta opção para que os cheques sejam compensados

automaticamente após o recebimento / transferência para contas bancárias.

3. Utilizar as regras do Banco Central para definição da data de crédito ao

receber/transferir cheques para contas bancárias - Marque esta opção para que a

definição da data de crédito ao receber / transferir cheques para contas bancárias esteja

de acordo com as regras utilizadas pelo Banco Central.

4. Número do próximo borderô - Insira o número do próximo borderô. O termo borderô é usado para denominar a relação de títulos de créditos que um cliente leva ao banco a fim de realizar uma operação de desconto ou cobrança. Nota: Posicione o mouse em cima desta opção e leia atentamente a mensagem apresentada:

Figura 2 - Tela Parâmetros do sistema

1.3. Configurar Impressão de cheques

Para configurar a impressão de cheques no SophiA é preciso acessar o Parâmetros do

sistema, aba Financeiro, aba Cheques. Esta configuração servirá para a utilização da

impressora Bematech, esta é a responsável pela impressão do cheque no recebimento

de títulos.

Figura 3 - Tela Parâmetros do sistema

1.4. Classificação de tarifas bancárias

Figura 4 - Tela Parâmetros do sistema

1. Clique no menu operações disponível na tela principal do SophiA.

2. Clique na opção parâmetros do sistema. A tela parâmetros do sistema é

exibida.

3. Clique na guia financeiro.

4. Clique na guia classificações.

5. No campo cheques, presente no subtítulo contas a pagar, selecione uma

classificação para os campos tarifas de custódia, tarifas de retirada da

custódia, tarifa de desconto e tarifas de retirada de desconto.

2. Situação do cheque

No Sophia é possível definir as seguintes situações para o cheque recebido:

1. Em compensação – Situação após realizar a transferência do cheque para

uma conta bancária ou realizar um depósito pelo contexto de cheques.

2. Compensado – Situação após compensar o cheque no contexto de cheques.

3. Em custódia – Situação após informar a custódia no contexto de cheques.

4. Descontado – Situação após informar o desconto antecipado no contexto de

cheques.

5. Devolvido – Situação após informar a devolução no contexto de cheques.

6. Substituído – Situação após informar a substituição no contexto de cheques.

3. Alterar a situação do cheque

A situação do cheque é alterada de acordo com a movimentação realizada no caixa

da escola. Esta situação pode variar do recebimento até a compensação do cheque

na conta bancária.

1. Na tela principal do sistema, clique para expandir o contexto finanças. Novos

contextos serão apresentados.

2. Selecione o contexto cheques. Observe que todos os cheques recebidos estão

listados na grade.

Nota: Por padrão o sistema apresenta apenas os cheques com o “bom para”

programado para a data atual. Para visualizar cheques de diferentes datas é

necessário efetuar um filtro no contexto.

Figura 5 - Alterar a data dos cheques a serem apresentados no contexto cheques

3. Observe que na grade do contexto está disponível a coluna situação que

permite visualizar a última operação realizada para o cheque.

Figura 6 - Operações do controle de cheques

3.1. Depositar/Reapresentar

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido ou

em custódia. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o cheque foi

depositado/transferido para uma conta bancária.

Figura 7 - Tela Depósito / Reapresentação de cheques

1. Selecione os cheques que precisa depositar.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação depositar/reapresentar. A tela depósito/

reapresentação de cheques é exibida.

4. Selecione uma conta bancária para o depósito.

5. Selecione a opção “data do depósito diferente da data do bom para do

cheque? ”, caso a data do depósito for diferente da data definida

anteriormente como bom para.

6. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

7. A mensagem Depósito realizado com sucesso, é exibida. Clique no botão

ok.

8. A mensagem Deseja imprimir o borderô dos cheques depositados?, é

exibida. Clique no botão sim para visualizar o relatório borderô.

Nota: O relatório borderô é um documento que lista os cheques que foram

transferidos para uma conta bancária. Ele pode ser emitido ao realizar as

operações depositar/reapresentar, custodiar e descontar.

3.2. Compensar

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for em

compensação. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o valor do cheque

foi creditado na conta bancária.

Figura 8 - Tela Compensação

1. Selecione os cheques que precisa compensar.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação compensar. A tela compensação é exibida.

4. Selecione a opção “data da compensação diferente da data do bom para

do cheque? ”, caso a data da compensação for diferente da data definida

anteriormente como bom para.

5. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

6. A mensagem Compensação realizada com sucesso!, é exibida. Clique no

botão ok.

3.3. Devolver

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for em

compensação ou compensado. Ao clicar nesta operação o sistema entende que o

cheque foi devolvido por algum motivo.

Figura 9 - Tela Devolução

1. Selecione os cheques que foram devolvidos pela instituição financeira.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação devolver. A tela devolução é exibida.

4. Selecione o código do motivo da devolução ou selecione o campo motivos

de devolução.

Nota: Os campos são preenchidos automaticamente ao definir uma das opções.

5. Selecione um caixa da escola no campo caixa creditado.

6. Preencha a data da devolução.

7. Digite uma observação caso seja necessário.

8. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

9. A mensagem Devolução realizada com sucesso!, é exibida. Clique no

botão ok.

Mesmo com a situação devolvido o cheque pode ser reapresentado, basta

seguir os passos da operação depositar/reapresentar. Porém, esta operação

só poderá ser realizada uma única vez. Caso o cheque seja devolvido

novamente, o usurário terá que substituir a forma de recebimento.

3.4. Substituir

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido ou

devolvido. Ao clicar nesta operação o sistema entende a forma de recebimento será

substituída.

Nota: Ao substituir a forma de recebimento, um novo título será criado na ficha

financeira do aluno/empresa com o mesmo valor. Esta operação ocorre devido a

necessidade de manter o histórico do cheque no sistema.

Figura 10 - Tela Substituir

1. Selecione os cheques que precisa substituir.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação substituir. A tela substituir é exibida.

4. Selecione uma nova data de vencimento para o título.

5. Clique no botão confirmar para efetivar a operação. A tela recebimento de

título é exibida para que o usuário possa definir a nova forma de recebimento.

Nota: Como um novo título é criado na ficha financeira do aluno/empresa,

mesmo que o usuário clique no botão cancelar da tela recebimento de título,

o recebimento poderá ser realizado posteriormente.

3.5. Custodiar

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido. Ao

clicar nesta operação o sistema entende que o cheque ficará guardado com instituição

financeira até a data do depósito.

Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por guardar estes

cheques, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para a

operação custodiar.

Figura 11 - Tela Custódia de cheques

1. Selecione os cheques que precisa custodiar.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação custodiar. A tela custódia de cheques é exibida.

4. No campo data da custódia, selecione a data em que os cheques foram

custodiados.

5. Selecione a conta bancária vinculada a instituição financeira que ficará com

os cheques.

6. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques

selecionados.

7. Marque o campo gerar tarifa de custódia caso a instituição financeira gere

uma taxa por guardar estes cheques.

8. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação

custodiar.

9. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela

instituição financeira por cheque.

10. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques

selecionados.

11. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os

campos valor por cheque e qt. de Cheque.

12. Marque a opção depositar automaticamente na data do cheque caso

queira que a situação do cheque fique em compensação.

Nota: Apesar de visualizar a situação do cheque como em compensação, no

histórico do cheque é possível visualizar a operação custodiar. A data do

depósito é a mesma do bom para.

13. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

14. A mensagem Custódia realizada com sucesso!, é exibida. Clique no botão

ok.

3.6. Retirar de custodia

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for em custódia.

Ao clicar nesta operação o cheque que estava guardando com a instituição financeira,

retorna para a unidade.

Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por retirar o cheque de

custódia, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para

realizar esta operação.

Figura 12 - Tela Retirada de custódia da conta bancária

1. Selecione os cheques que precisa retirar de custódia.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação retirar de custodia. A tela Retirada de custódia da conta

bancária é exibida.

4. No campo data, selecione a data em que os cheques retornaram da instituição

financeira.

5. Selecione um caixa escola no campo caixa.

6. Marque o campo gerar tarifa de retirada de custódia caso a instituição

financeira gere uma taxa por cheques retirado de custódia.

7. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação retirar

de custodiar.

8. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela

instituição financeira por cheque.

9. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques

selecionados.

10. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os

campos valor por cheque e qt. de Cheques.

11. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

12. A mensagem Retirada de custódia realizada com sucesso!, é exibida.

Clique no botão ok.

3.7. Descontar

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for recebido. Ao

clicar nesta operação o sistema entende que o cheque ficará que o cheque será

antecipado junto a instituição financeira.

Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por antecipar estes

cheques, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para a

operação descontar.

Figura 13 - Tela Desconto de cheques

1. Selecione os cheques que precisa descontar.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação descontar. A tela desconto de cheques é exibida.

4. No campo qt. do desconto é apresentado a quantidade de cheques

selecionados.

5. Selecione a conta bancária vinculada a instituição financeira que ficará com

os cheques.

6. No campo data do desconto, selecione a data em que os cheques foram

descontados.

7. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques

selecionados.

8. Marque o campo gerar tarifa de desconto caso a instituição financeira gere

uma taxa por descontar estes cheques.

9. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação

descontar.

10. No campo valor da tarifa, preencha o valor da taxa cobrada pela instituição

financeira por cheque.

11. No campo valor recebido é apresentado o valor creditado pela instituição

financeira.

12. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

13. A mensagem Desconto realizado com sucesso!, é exibida. Clique no botão

ok.

3.8. Retirar do desconto

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for descontado.

Ao clicar nesta operação o cheque que estava descontado com a instituição

financeira, retorna para a unidade.

Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por entregar o cheque a

unidade, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para

realizar esta operação.

Figura 14 - Tela Retirar cheques do desconto

1. Selecione os cheques que precisa retirar do desconto antecipado.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação retirar de custodia. A tela Retirar cheques do desconto

é exibida.

4. No campo conta bancária é apresentada a conta bancária vinculada a

instituição financeira.

5. Selecione um caixa escola no campo caixa creditado.

6. No campo data da retirada, selecione a data em que os cheques retornaram

da instituição financeira.

7. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques

selecionados.

8. Marque o campo gerar tarifa de retirada de desconto caso a instituição

financeira gere uma taxa por cheques retirados do desconto antecipado.

9. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação retirar

do desconto.

10. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques

selecionados.

11. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela

instituição financeira por cheque.

12. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os

campos valor por cheque e qt. de Cheques.

13. No campo valor recebido é apresentado o valor que retornou para o caixa

escola.

Nota: O valor que retorna para o caixa escola é menor que o valor do cheque

devido as tarifas pagas. Ao devolver o cheque para o aluno, o sistema identifica

o prejuízo pela subtração do valor recibo da instituição financeira pelo valor

devolvido ao cliente.

14. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

15. A mensagem Operação de retirada de desconto realizada com sucesso!,

é exibida. Clique no botão ok.

3.9. Devolver descontado

Esta operação só pode ser realizada quando a situação do cheque for descontado.

Ao clicar nesta operação o sistema entende que o cheque foi devolvido por algum

motivo. Como ele foi descontado, a instituição financeira devolve o cheque para a

unidade.

Nota: Como a instituição financeira pode cobrar uma taxa por entregar o cheque a

unidade, é obrigatório ter a classificação definida em parâmetros do sistema para

realizar esta operação.

Figura 15 - Tela Devolução de cheque descontado

1. Selecione os cheques que foram devolvidos pela instituição financeira.

2. Clique com o botão direito sobre os cheques selecionados. As operações do

cheque serão apresentadas.

3. Clique na operação devolver descontado. A tela devolução de cheques

descontados é exibida.

4. No campo conta bancária é apresentada a conta bancária vinculada a

instituição financeira.

5. Selecione um caixa escola no campo caixa creditado.

6. No campo data da retirada, selecione a data em que os cheques retornaram

da instituição financeira.

7. No campo valor dos cheques é apresentado o valor somado dos cheques

selecionados.

8. Marque o campo gerar tarifa de retirada de desconto caso a instituição

financeira gere uma taxa por cheques retirados do desconto antecipado.

9. Defina o vencimento do título a pagar que será gerado pela operação retirar

do desconto.

10. No campo qt. de cheques é apresentado a quantidade de cheques

selecionados.

11. No campo valor por cheque, preencha o valor da taxa cobrada pela

instituição financeira por cheque.

12. No campo valor total é apresentado o valor total a pagar multiplicando os

campos valor por cheque e qt. de Cheques.

13. No campo valor recebido é apresentado o valor que retornou para o caixa

escola.

Nota: O valor que retorna para o caixa escola é menor que o valor do cheque

devido as tarifas pagas. Ao devolver o cheque para o aluno, o sistema identifica

o prejuízo pela subtração do valor recibo da instituição financeira pelo valor

devolvido ao cliente.

14. Selecione o código do motivo da devolução ou selecione o campo motivos

de devolução.

Nota: Os campos são preenchidos automaticamente ao definir uma das opções.

15. Digite uma observação caso seja necessário.

16. Clique no botão confirmar para efetivar a operação.

17. A mensagem Operação de devolução de desconto realizada com

sucesso!, é exibida. Clique no botão ok.

4. Alterar informações do cheque e excluir a última

movimentação realizada

O sistema permite alterar informações do cheque que foram preenchidas durante o

recebimento como o nome do responsável e a data do bom para. Na mesma tela é

possível excluir as últimas movimentações realizadas pelo cheque.

Figura 16 - Tela Dados do cheque

Para isso, é necessário seguir os passos:

1. Na tela principal do sistema, clique para expandir o contexto finanças. Novos

contextos serão apresentados.

2. Selecione o contexto cheques. Observe que todos os cheques recebidos estão

listados na grade.

Nota: Por padrão o sistema apresenta apenas os cheques com o “bom para”

programado para a data atual. Para visualizar cheques de diferentes datas é

necessário efetuar um filtro no contexto.

3. Selecione o cheque que precisa realizar as alterações.

4. Clique com o botão direito sobre o cheque selecionado. As operações do

cheque serão apresentadas.

5. Clique na opção abrir. A tela dados do cheque é exibida.

6. No campo dados do título é apresentado as informações do título recebido.

7. No campo dados do cheque é apresentado as informações do cheque

preenchido durante o recebimento.

Nota: Os dados do cheque podem ser alterados. Após a alteração é necessário

clicar no botão gravar.

8. No campo movimentações do cheque é apresentado todas as

movimentações já realizadas para o cheque.

8.1. Clique no botão alterar a data de movimentação do cheque para

alterar a data de compensação.

Nota: Esta operação só pode ser realizada para a movimentação de

compensação.

8.2. Clique no botão imprimir histórico de movimentações do cheque

para visualizar um relatório listando todas as movimentações até o

momento.

8.3. Clique no botão excluir a última movimentação para excluir a

última operação realizada para o cheque.

5. Relatório de cheques

O sistema disponibiliza alguns relatórios para consulta. São eles:

5.1. Borderô

Este relatório permite reemitir um borderô.

1. Clique no menu relatórios disponível na tela principal do SophiA. A tela

relatórios é exibida.

2. Clique para expandir a pasta financeiros.

3. Clique para expandir a pasta cheques.

4. Selecione a opção borderô.

5. Clique no botão visualizar.

5.2. Devolvidos

Este relatório permite visualizar os cheques que foram devolvidos dentro de um

período selecionado pelo usuário.

1. Clique no menu relatórios disponível na tela principal do SophiA. A tela

relatórios é exibida.

2. Clique para expandir a pasta financeiros.

3. Clique para expandir a pasta cheques.

4. Selecione a opção devolvidos.

5. Selecione a data a ser considerada pelo sistema.

6. Clique no botão visualizar.

5.3. Pré-datados

Este relatório permite visualizar os cheques pré-datados com o bom-para dentro de

um período selecionado pelo usuário.

1. Clique no menu relatórios disponível na tela principal do SophiA. A tela

relatórios é exibida.

2. Clique para expandir a pasta financeiros.

3. Clique para expandir a pasta cheques.

4. Selecione a opção pré-datados.

5. Selecione a data a ser considerada pelo sistema.

6. Clique no botão visualizar.