Como tratar não conformidades? Metodologia e ferramentas

8/14/2019 Como tratar no conformidades? Metodologia e ferramentas

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Como Tratar No Conformidades do Sistema dos Sistemas Integrados de Gesto?

Metodologia e Ferramentas

Gerisval Alves Pessoa

1. INTRODUO

Nas auditorias internas e externas em sistemas de gesto da qualidade ou ambiental queparticipei, durante 20 anos, verifiquei certa dificuldade das organizaes demonstrarem aeficcia nos processos de ao corretiva e aes preventivas das no conformidadesreais e potenciais detectadas em seus sistemas.

A seguir apresento algumas orientaes que podem auxili-los na

implementao de aes que eliminem as causas de no conformidades reais epotenciais, de forma que evitem a sua repetio, tendo como base as oito etapas doPDCA para a soluo de problemas proposto por Campos (2004).

2. AO CORRETIVA E PREVENTIVA: METODOLOGIA E FERRAMENTAS

Para implementao de aes que eliminem as causas das noconformidades e evite a sua repetio, a NBR ISO 9001:2008 solicita que a organizaotenha um procedimento documentado que defina requisitos para:

a - Anlise crtica da no conformidade, incluindo reclamaes dos clientes.

Neste item importante que a organizao possua um critrio para aclassificao de suas no-conformidades de acordo com os seus efeitos, criticidade eimportncia. Para facilitar esta classificao a organizao pode criar uma matriz do tipo

C (criticidade) = E (efeito / severidade) + A (Abrangncia / Importncia)

Avaliao:

Efeito no Sistema:

1 - Desprezvel2 - Moderado3 - Catastrfico / Alta

Abrangncia:

1 - Pontual

2 - Em parte do Sistema3 - Em todo o Sistema

Por: Prof. Msc. Gerisval Alves Pessoa 1


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Classificao da No conformidade:

2 - Insignificante3 - 4: Moderada

5 - 6: Crtica

b - Determinao das causas da no conformidade

Neste item, a maioria das organizaes tem dificuldade em demonstrarcomo as causas da no conformidade foram determinadas, em funo do ciclo viciosodas no conformidades e da cultura nacional de atuao somente no efeito dosproblemas sociais e/ou gerenciais.

Ciclo vicioso das no conformidades / problemas:

- No conformidade / problema ocorre em funo da atuao de uma ou mais causas- Ao de correo somente para a remoo do sintoma (ao no efeito do problema /no conformidade)- As causas fundamentais da no conformidade no so investigadas- No so tomadas aes para bloquear as causas das no conformidades- As mesmas causas fundamentais atuam novamente- A no conformidade reincide.

Para mudar esta cultura necessrio que o lder exija anlise e no s otratamento de qualquer forma somente para se livrar da no conformidade.

Um forma simples para anlise e determinao das causas de uma noconformidade a aplicao do princpio dos 3 "GEN" (GENBA - ir ao local da ocorrnciada no conformidade; GENBUTSU - observar o equipamento, ferramenta, produto ouprocesso e GENSHO - entender o fenmeno) e do Mtodo dos 5 por qus (questionarsucessivamente por qu o fenmeno ocorre. Para cada resposta, devemos perguntar orespectivo por qu e assim sucessivamente. O resultado final a causa fundamental doproblema)

A seguir apresentamos uma sequncia lgica de ferramentas a seremutilizadas na determinao das causas de uma no conformidade quando as informaes

so qualitativas:

1 - Brainstorming com a equipe envolvida no processo que ocorreu a no conformidade2 - Uso do diagrama de afinidade para agrupar as causas semelhantes3 - Estruturao do diagrama de causa e efeito de acordo com os agrupamentos decausas definidos no diagrama de afinidades4 - Uso de uma matriz de priorizao/consenso das causas (F I A): F - Frequncia daocorrncia da causa; I - Impacto da causa na no conformidade; A - Autonomia naeliminao da causa.

Para votao de cada fator, atribui-se as seguintes notas:

1 - Baixo



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3 - Mdio5 - Alto

Pontuao = F x I x A

Sero consideradas as causas fundamentais as mais pontuadas

Podemos tambm, optar pela votao simples: 1 - Causa importante, 3 -causa muito importante e 5 - causa crtica.5 - Uso do mtodo dos 5 por qus para determinar a causa raiz

c - Avaliao da necessidade de aes para assegurar que no-conformidades noocorram novamente.

Esta avaliao pode ser feita considerando a criticidade e a abrangncia dano conformidade, bem como a eficcia da ao de correo.

d - Determinao e implementao de aes necessrias.

Faa um brainstorming para determinar as aes de bloqueio da causa raize elabore um plano de ao contendo no mnimo: o que (ao de bloqueio), quem(responsvel pela ao) e quando (prazo para implementao de cada ao). De acordocom a maturidade do sistema este planejamento pode ser feito utilizando o 5W2H.

e - Registro dos resultados de aes executadas.

Para monitorar a implementao das aes, podemos utilizar o relatrio dastrs geraes que pode ser complementar ao 5W2H:

- Previsto (plano - ontem)- Realizado - real - hoje- Resultado - hoje- Pontos problemticos - hoje- Novas aes - futuro

f - Anlise crtica da eficcia da ao corretiva executada.

Avaliar a pertinncia e a adequao das aes e a eficcia dos resultados.Sugerimos neste caso, um acompanhamento de no mnimo 60 dias dos resultadosobtidos com a implementao das aes corretivas para que a no conformidade sejaencerrada.

3. CONCLUSO

Estas dicas ajudaro aos gestores e Representantes da Direo (RD) aconduzirem os processos de ao corretiva e ao preventiva do sistema de gesto da

qualidade e/ou ambiental de forma mais eficaz, alm de proporcionar um roteiro lgicocom ferramentas simples que quaisquer empregados da organizao possam utiliz-las.



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REFERNCIAS

CAMPOS, V. Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. Belo

Horizonte: INDG Tecnologia e Servios Ltda, 2004

NBR ISO 9001:2008. Sistemas de gesto da qualidade: requisitos. Rio de Janeiro:ABNT, 2008

PESSOA, Gerisval A. Ferramentas de gesto. So Lus: FAMA, 2007

* Gerisval Alves Pessoa Mestre em Gesto Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista emEngenharia da Qualidade. Qumico Industrial. Professor de graduao e ps-graduao. Consultor e auditor

de Sistema de Gesto da Qualidade.


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