Como utilizar a videoconferncia

na Conab

Superintendncia de Gesto da Tecnologia da InformaoSuperintendncia de Comunicao e Marketing

Gerncia de Capacitao e Desenvolvimento

Sobre a cartilha ..............................................................................................Videoconferncia .......................................................................................... O que videoconferncia? ................................................................... Tipos de videoconferncia ....................................................................

Agendamento de videoconferncias ................................................... Por que agendar? ...................................................................................... Como agendar uma videoconferncia? ..........................................

Sistema de videoconferncia da Conab .............................................. Kit de videoconferncia ......................................................................... Equipamento e perifricos de videoconferncia ......................... Rack mvel ........................................................................................ Cmera ................................................................................................ Codec .................................................................................................... Microfone .......................................................................................... Controle remoto ............................................................................. Televiso .............................................................................................

Estabelecendo uma videoconferncia ................................................. Conectar-se a uma videoconferncia .............................................. Discagem automtica ................................................................. Discagem manual ......................................................................... Desconectar-se de uma videoconferncia .....................................

Dicas importantes ........................................................................................ Aos multiplicadores ................................................................................. s reas demandantes ........................................................................... Aos participantes ...................................................................................... Aos superintendentes e gerentes ..................................................... Infraestrutura fsica ................................................................................. Comportamento dos presentes ......................................................... Resolvendo problemas ...........................................................................

Consideraes finais ....................................................................................

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Sumrio

Como utilizar a videoconferncia na Conab

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Sobre a cartilhaNo final de 2014, por meio da Diretoria de Poltica Agrcola e Infor-

maes (Dipai) da Companhia Nacional de Abastecimento (Conab), foi adquirida uma soluo de videoconferncia com o objetivo de atender crescente demanda da empresa por otimizao dos meios de comuni-cao internos e externos. Esta soluo visa, de forma econmica e gil, reunir os empregados da Conab em todo o Brasil.

de interesse da Conab a disseminao da plataforma de video-conferncia, principalmente como meio alternativo a viagens para reu-nies presenciais, tendo em vista a economia com passagens e dirias.

Esta cartilha, desenvolvida pela Superintendncia de Gesto da Tecnologia da Informao (Sutin), com apoio da Superintendncia de Marketing e Comunicao (Sumac) e da Gerncia de Capacitao e De-senvolvimento (Gecap), foi criada para orientar o uso da videoconfern-cia.

Ela rene conceitos, procedimentos e dicas rpidas para um uso eficiente do equipamento e uma participao adequada nas video-conferncias. A cartilha foi organizada com base em trs componentes importantes para o bom funcionamento da videoconferncia: o kit de videoconferncia, os multiplicadores de conhecimento e o usurio do equipamento.

Recomenda-se que antes de fazer a leitura desta Cartilha, o fun-cionrio da Conab observe a Norma do Sistema de Videoconferncia 10.302, que estabelece diretrizes e procedimentos para realizao de videoconferncias no mbito da Conab.

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Videoconferncia1) O que videoconferncia?

um meio de comunicao que transmite som e imagem entre participantes remotos. Geralmente usada para reunies tcnicas, ad-ministrativas ou para treinamento distncia. Possibilita a visualizao de apresentaes, documentos, slides, vdeos e outras aplicaes. Pode ser utilizada tambm para uma grande variedade de formatos de even-tos por exemplo, um pronunciamento do Presidente da Conab para todo o corpo funcional da empresa.

2) Tipos de videoconferncia

Costuma-se classificar as videoconferncias segundo a forma de conexo e interao entre os participantes, nas seguintes modalidades:

PontoaPonto: somente dois equipamentos interagem, por meio de discagem direta.

Multiponto: quando h a interao entre trs ou mais equipamentos. Um equipamento central, a Unidade de Controle Multiponto (MCU), localizado na Matriz, fica responsvel pela discagem.

Broadcasting: quando um ou mais equipamentos participam de uma videoconferncia e esta transmitida em tempo real para que outros interessados possam ver e escutar, passivamente, atravs do navegador do computador.

Ateno:

Para todas modalidades da videoconferncia deve-se fazer

a solicitao prvia do seu agendamento.

Como utilizar a videoconferncia na Conab

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Agendamento de videoconferncias1) Por que agendar?

O agendamento garantir maior transparncia e organizao, alm de orientar da melhor maneira as reas interessadas, de modo a aprimorar sua capacidade de utilizao e estimular uma cultura perma-nente de uso da videoconferncia.

Na Matriz, a MCU um equipamento central, que permite a co-nexo dos equipamentos quando um agendamento solicitado, sendo responsvel por gerenciar as chamadas de forma automtica.

Exemplo: a Matriz reserva um determinado horrio para uma videoconferncia com a participao de 15 Superinte-nedncias regionais (Suregs). A MCU realizar as discagens para todos equipamentos de videoconferncia, no horrio agendado, agilizando o incio da reunio.

Alm disso, vrias reunies podem acontecer simultaneamente, desde sejam equipamentos distintos agendados para o mesmo dia e horrio. Da a importncia de se fazer o agendamento prvio, evitando choques de horrios em um mesmo aparelho.

2) Como agendar uma videoconferncia?

A solicitao de agendamento na Matriz e Suregs deve ser de-mandada Sumac, pelo e-mail videoconferencia@conab.gov.br. As so-licitaes destinadas ao uso do equipamento no Centro de Desenvolvi-mento de Recursos Humanos (CDRH) devem ser encaminhadas para o e-mail gecap@conab.gov.br.

Dever ser anexado ao e-mail o formulrio AGENDAMENTO DE VIDEOCONFERNCIA, disponvel na Intranet.

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Ateno:

Antes de solicitar o agendamento da videoconferncia, a rea

demandante deve reservar a sala em que a reunio/treinamento ir

ocorrer*.

No deixe de ler o Captulo IV da Norma de Videoconferncia, que trata exclusivamente do processo de agendamento. Lembre-se que a leitura da Norma de responsabilidade de cada empregado da Conab.

*Na Matriz, a reserva do auditrio e da sala de reunies do 2o andar deve ser providenciada junto Superinten-dncia de Administrao (Supad). J a reserva da sala de reunies do 3o andar deve ser realizada junto Presi-dncia. A reserva de salas do CDRH deve ser feita junto Gecap.

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Sistema de videoconferncia da Conab

1) Kit de videoconferncia

O sistema de videoconferncia da Conab composto por um conjunto de kits de videoconferncia, sendo um em cada Sureg (exceto a Sureg DF que, devido proximidade fsica, dever utilizar os equipa-mentos localizados na Matriz e no CDRH), trs na Matriz e um no CDRH. Na Matriz ainda se localizam, no Datacenter, a MCU e o Gravador (sob demanda) das videoconferncias.

Cada kit composto por um Codec (receptor/transmissor de ima-gem e vdeo), uma cmera digital com controle remoto, um microfone, uma televiso com controle remoto e um nobreak.

Microfones secundrios, equipamento de TV adicional, caixa de som externa e computador podem ser conectados ao kit, desde que no influenciem ou atrapalhem na configurao original dos equipamen-tos.

Para se fazer essas configuraes adicionais, deve-se, primeira-mente, avisar e consultar as equipes tcnicas de TI da respectiva Sureg e da Gerncia de Administrao de Rede e Segurana da Informao (Ge-asi), da Sutin. Qualquer mudana na estrutura pode influenciar no fun-cionamento dos equipamentos e consequentemente provocar proble-mas tcnicos e falhas. Lembre-se que qualquer mudana sem consulta prvia de responsabilidade do empregado que efetuar a alterao.

O kit de videoconferncia deve ser mantido em uma sala ade-quada, com iluminao, energia e acesso rede de dados da Conab. Para garantir a mnima segurana do ambiente, importante que a sala no seja de acesso livre, sendo necessrio trava de segurana (fechadura) nos acessos a ela. Cabe a cada Sureg a ao/execuo das melhores prticas sugeridas.

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2) Equipamento e perifricos de videoconfer