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Aula XXAdministração

COMPRAS

O termo compra pode ser definido como a aquisição de um bem ou de um direito pelo qual se paga um preço estipulado.

O setor de Compras foi, por muito tempo, visto como um setor burocrático da organização, como uma área de apoio, simplesmente como uma executora de procedimentos operacionais, sem grandes resultados para a eficiência organizacional. Mas as organizações perceberam que a compra de produtos e de serviços representava um fator de sucesso para a competitividade, pois a boa execução do processo de compra podia proporcionar uma expressiva redução nos custos e, por conseguinte, melhoras expressivas nos lucros ou nos benefícios gerados.

O setor de Compras, então, passou a desempenhar uma atividade estratégica para os resultados da organização. A maioria das organizações possuem equipes próprias com funcionários especializados nesta área.

O objetivo principal do setor é conseguir comprar todos os produtos e serviços necessários para o funcionamento da organização, tendo como requisitos a melhor qualidade possível, a quantidade correta, a entrega no prazo estabelecido, com preço compatível com o mercado (ou menor, uma situação comum em licitações).

Para que estes objetivos sejam atingidos, deve-se buscar alcançar as seguintes metas fundamentais:

• Atender ao cronograma de produção, através do fornecimento contínuo de materiais;

• Coordenar o fluxo com economia para a organização e o mínimo de investimento em estoques, sem comprometer a segurança da produção;

• Comprar com prazos de pagamento superiores à velocidade das vendas, reduzindo a necessidade de capital imobilizado.

• Evitar multiplicidade de itens similares, desperdício, deterioração e obsolescência;

• Adquirir os materiais conforme especificações, a baixo custo e sem prejuízo à qualidade;

• Procurar as melhores condições e garantir competitividade e credibilidade para a organização, sempre mediante negociações justas;

• Analisar/avaliar os fornecedores e buscar parcerias de longo prazo, visando ao crescimento mútuo e formando cadeias de suprimento.

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Etapas do Processo

A lógica do processo de compras leva em conta:

• O que comprar? Estudo dos materiais. Depende da especificação/descrição, de acordo com as necessidades de quem solicitou.

• Quanto e quando comprar? Análise econônima, de custos e de preços. É influenciada pela demanda, disponibilidade financeira, capacidade de armazenamento e prazo de entrega.

• Onde comprar? Análise de fornecedores (cadastrados ou não), pesquisa de mercado.

• Como comprar? Análise administrativa. Seguindo as normas de compras da organização (política de compras), que geralmente define a competência para comprar, os tipos de aquisição, os formulários, as rotinas etc.

Para que a compra seja efetuada, deve-se: escolher os fornecedores aptos, negociar os preços e as condições de compra, estabelecer os contratos, elaborar as ordens de compra, proceder todos os passos para o correto recebimento dos produtos e serviços comprados e, por fim, pagar os produtos e serviços recebidos.

O fluxo sintético do processo de compras é o seguinte:

1. Preparação do processo: inclui o recebimento do pedido (requisição de compra) e dos diversos documentos necessários para a montagem do processo;

2. Planejamento de compra: indicação de fornecedores (do cadastro ou não) e elaboração das condições gerais e específicas para a contratação;

3. Seleção de Fornecedores: seleção para a concorrência, levando em conta a avaliação do desempenho de acordo com os critérios adotados;

4. Concorrência: expedição da consulta; recebimento e análise das propostas; negociações com os fornecedores;

5. Contratação: julgamento, negociação com o vencedor e adjudicação do pedido;

6. Controle de entrega: acompanhamento (follow up – seguimento) para assegurar que a entrega do material será feita dentro dos prazos estabelecidos e na quantidade e qualidade negociadas; recebimento e verificação do material; pagamento e encerramento do processo.

O Setor de Compras deve interagir intensamente com os demais departamentos da organização – recebendo e processando informações – bem como os alimentando de informações úteis às suas tomadas de decisão.

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Organização do setor de compras

Os princípios fundamentais de organização são:

• Autoridade para compra;

• Registro de compras, de preços, de estoques e de consumo; • Cadastro de fornecedores;

• Arquivos de especificações e catálogos.

As atividades típicas na organização de um setor de Compras envolvem basicamente pesquisa, aquisição e gestão.

a) Pesquisa • Estudo do mercado • Estudo dos materiais • Análise econômica e de custos • Análise de materiais alternativos, de embalagens e de transportes • Investigação e/ou desenvolvimento das fontes de fornecimento • Criação de diretrizes e normas para as aquisições

b) Aquisição (ações de suprimento) • Conferência das requisições de compras • Cotação e decisão sobre compras • Negociação de contratos • Efetuar encomendas • Acompanhar o recebimento e o pagamento (diligenciamento, follow-up)

c) Gestão/Administração • Manutenção de estoques baixos • Transferência de materiais • Cuidados com excessos e obsolescência • Desenvolvimento e orientação dos compradores • Integração com outras áreas da organização • Intercâmbio de informações com áreas e fornecedores • Avaliação do desempenho dos fornecedores

Além de atividades típicas, há outras que são compartilhadas com demais setores:

• Determinação de fabricar ou de comprar • Padronização e normalização • Especificação e substituição de materiais • Testes de qualidade • Recebimento e controle de estoques • Programas de produção

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Centralização x Descentralização

Em quase todas as empresas mantém-se um departamento especializado pelas compras, ou então um comitê composto por pessoas de diversas áreas.

De modo geral, a centralização apresenta as seguintes vantagens:

• Visão do todo quanto à organização do serviço;

• Análise do mercado com eficácia, em virtude da especialização do pessoal no serviço de compras;

• Melhor controle das verbas e dos materiais em estoque;

• Redução dos preços pela aquisição em escala (compra em maior quantidade);

• Facilitação do relacionamento estratégico com fornecedores;

• Homogeneidade na qualidade dos materiais;

Caso seja adotado um comitê de compras, outras vantagens são agregadas:

• As decisões tornam-se mais técnicas;

• O nível de pressões sobre compras é mais baixo, melhorando as relações dos compradores com o pessoal interno e os vendedores;

• A coparticipação das áreas cria um ambiente favorável para melhor desempenho tanto do ponto de vista político, como profissional.

Apesar dessas vantagens, em certos tipos de compras é mais aconselhável a aquisição descentralizada. A empresa que possui unidades em diversos locais/regiões não deve necessariamente centralizar compras em um único local. Neste caso, pode-se regionalizar as compras visando a um atendimento mais rápido, a um custo menor de transporte ou mesmo ao atendimento de uma demanda específica da região.

Pontos importantes a serem considerados para a descentralização:

• Distância geográfica;

• Tempo necessário para a aquisição - flexibilidade proporcionada pelo menor tempo de tramitação do processo, provocando menos faltas no estoque.

• Facilidade de diálogo e relacionamento direto com os fornecedores – coordenação, agilidade e adequação da compra;

• Estoque menor e com uma variedade mais adequada, devido às peculiaridades regionais de qualidade e quantidade;

Fazer ou Comprar (make or buy)

Outra questão importante envolve a decisão entre produzir ou comprar.

Verticalização: é a estratégia que prevê que a empresa tentará produzir internamente tudo o que puder. Foi predominante nos primórdios da industrialização, quando as grandes empresas praticamente produziam tudo que usavam nos produtos finais, ou detinham o controle acionário de outras empresas que produziam os seus insumos. Exemplo: a Ford, no início do

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séc. XX, produzia o aço, o vidro, os pneus e outras dezenas de componentes para a fabricação dos seus automóveis.

Horizontalização: estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos serviços necessários e dos itens que compõem o produto final. É uma grande tendência, sendo utilizada pela maior parte das empresas modernas. Hoje em dia há uma grande expansão no setor de terceirização e de parcerias. Importante: geralmente não se terceiriza os processos fundamentais (finalísticos, core process), por questões de estratégia, tecnológica, qualidade do produto e responsabilidade final sobre ele.

Perfil do comprador

É necessário que as pessoas que trabalham nesta área estejam muito bem informadas e atualizadas, além possuírem conhecimentos técnicos e habilidades interpessoais, como poder de negociação, facilidade de trabalhar em equipe, boa comunicação, capacidade de gestão de conflitos e amplo conhecimento logístico.

O comprador moderno: vê a função como estratégica e geradora potencial de lucro; acredita que deve contribuir para os planos de longo prazo da organização; utiliza ferramentas de planejamento; possui metas bem definidas para atingir objetivos; é criativo e colabora com outras áreas da empresa.

Quanto aos conhecimentos técnicos, estes englobam logística, finanças, tecnologia, legislação e características dos produtos a serem comprados pela organização.

Embora existam elementos de disputa ligados ao processo de compras, a negociação não é uma competição na qual um perde e outro ganha. Uma boa negociação é baseada em credibilidade, confiança e ética, e ocorre quando todas as partes envolvidas saem ganhando.

Isto deixa claro que a habilidade técnica em negociar possui o mesmo grau de importância que a habilidade interpessoal (identificação do perfil próprio e do outro negociador).

Modalidades de compra

Não há como definir um modelo padrão para o setor de compras, mas encontra-se na literatura algumas características comuns inerentes a um sistema adequado de compras. São elas:

• Sistema de compras a três cotações: objetiva partir de um número mínimo de cotações para buscar e incentivar novos fornecedores. Uma pré-seleção qualificada dos concorrentes é essencial para evitar dispêndio de tempo.

• Sistema de preço objetivo: o conhecimento prévio do preço justo ajuda nas decisões do comprador, proporciona uma dupla verificação e mostra a realidade do mercado.

• Duas ou mais aprovações: no mínimo duas pessoas envolvidas em cada decisão da escolha de um fornecedor. Isso protege os interesses da empresa e também dá mais segurança e respaldo aos compradores.

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• Documentação escrita: documentos e contratos (em papel ou digitais) são necessários para registrar os acordos comerciais e para garantir os níveis de serviço acordados.

Há três situações de compra típicas:

• Nova compra – o comprador adquire um produto ou serviço pela primeira vez e precisa decidir sobre: especificações do produto; amplitude de preços; condições e prazos de entrega e pagamento; condições de serviço; quantidade necessária; fornecedores aprovados; etc.

• Recompra simples – reposição – o comprador encomenda sistematicamente o mesmo produto e o fornecedor é escolhido a partir de uma lista de fornecedores aprovados.

• Recompra modificada – o comprador altera as características, os preços, os prazos pretendidos para entrega etc. Os fornecedores habituais tomam medidas para proteger a conta, visto que esta situação constitui uma oportunidade de negócio para os seus concorrentes.

Quanto ao seu trâmite, a compra pode ser exercida, basicamente, por meio normal, ou em caráter de emergência.

Compra normal: procedimento adotado quando o prazo for compatível para obter as melhores condições comerciais e técnicas na aquisição de materiais.

Compra de emergência: acontece quando há falha na elaboração do planejamento, ou quando ocorrem imprevistos. Ela é dispendiosa, pois acarreta a passagem direta do processo de compra, sem verificação de concorrência e outras etapas, gerando um preço de aquisição elevado em relação aos da compra normal.

Muitas organizações adotam a compra por meio de contratos de longo prazo, ou Compras Contratadas, que pode ser considerado um avanço em relação à compra normal, pois advém de maior planejamento. Essa vigência de contrato por maior período equivale à compra de um grande lote e garante preços unitários mais baixos. Além disso, reduz a imobilização em estoques, em decorrência da redução dos níveis de segurança, havendo casos em que eles serão totalmente eliminados; simplifica os procedimentos de compras com a eliminação de coletas de preços, consultas, análise de propostas e emissão de autorização de fornecimento para cada pedido de reposição; amplia o poder de negociação e, consequentemente, as vantagens obtidas na compra, em decorrência das maiores quantidades envolvidas; reduz os atrasos nas entregas em face da programação. É muito utilizada na indústria, para fornecimento de matéria-prima e no comércio, para compras de mercadorias especiais, modelos exclusivos ou produtos novos ainda não lançados no mercado.

Quanto ao objetivo, há basicamente dois tipos de compra:

• Compra para investimento – bens e equipamentos que compõem o ativo da empresa (Recursos Patrimoniais).

• Compras para consumo – matérias-primas e materiais destinados à produção, incluindo-se a parcela de material de escritório. As compras para consumo podem ser subdivididas em:

• material produtivo – que integra o produto final • material improdutivo – não integra o produto

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Em função do local onde os materiais estão sendo adquiridos, ou de suas origens, a compra pode ser classificada como: Compras Locais e Compras por Importação.

Quanto à formalização, as compras podem ser:

• Compras Formais – aquisições de materiais em que é obrigatória a emissão de um documento de formalização de compra.

• Compras Informais – aquelas que, por seu pequeno valor, não justificam maior processamento burocrático.

Outros tipos:

• Compras Especulativas – Feitas para especular com possível alta de preços, sem uma necessidade sentida. É perigosa, pois além de comprometer o capital de giro, pode acarretar prejuízos para a empresa caso não ocorra a prevista alta de preços.

• Compras Antecipadas – Feitas para atender as reais necessidades de vendas da empresa para determinado período de tempo. O planejamento de compra é imprescindível nesta modalidade, que é a mais indicada, pois são realizadas obedecendo a um programa definido pela empresa.

Condições de Compra

Prazos: mesmo não sendo de responsabilidade do setor de compras a definição dos prazos necessários para que o material esteja no estoque, é de sua competência o esforço máximo para que os prazos sejam cumpridos.

Frete: representa parcela significativa do preço do produto, por isso deve ser analisado com cuidado. Duas condições frequentes são: FOB (Free on Board) – na qual o comprador assume todos os riscos e custos com o transporte da mercadoria assim que ela é colocada a bordo do meio de transporte; CIF (Cost, Insurance and Freight) – o fornecedor é responsável por todos os custos e riscos com a entrega da mercadoria, incluindo o seguro e o frete.

Embalagem: deve ser adequada para o transporte seguro do produto, sem excessos que tornem o preço abusivo.

Pagamento e desconto: faz parte de uma boa compra buscar melhores condições de pagamento. Pode-se conseguir descontos por quantidade, pagamento à vista, recompras etc.

Cadastro de fornecedores

Um dos processos primordiais do setor de Compras é o Cadastro de Fornecedores, quando então existem condições de escolher o fornecedor ou prováveis fornecedores de determinado produto. Através desse Cadastro é que se realiza a seleção dos fornecedores que atendam às condições básicas de uma boa aquisição: preço, prazo para entrega, prazo de execução, qualidade e condições de pagamento.

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O setor de Compras geralmente possui dois tipos de cadastro, um por fornecedor e outro por tipo de material:

• O Cadastro de Material possui fichas em que se identificam os fornecedores aprovados e dos quais se pode adquirir.

• O Cadastro de Fornecedor reúne fichas de diversos fornecedores (potenciais ou efetivos), contendo seus dados cadastrais e especificando os materiais que fabricam, ou que representam.

No caso de um fornecedor efetivo/habitual, o serviço de compras deverá manter uma documentação informativa sobre o comportamento desse fornecedor, a partir do momento em que ele passe a suprir normalmente a empresa. Tal documento deve permitir uma consulta rápida e objetiva, seja pelos compradores, seja pelos administradores da empresa, possibilitando a tomada das seguintes providências:

• Eliminação – agir com segurança no momento de eliminar um fornecedor, esclarecendo à empresa as razões devidamente documentadas de tal ação;

• Explicações – esclarecer a fornecedores idôneos as razões da preferência por outro fornecedor e solicitar que reforcem a qualidade do fornecimento;

• Controle – acompanhar as condições de fornecimento ao logo do tempo (os recebimentos, as devoluções, as alterações ou variações de preço e condições de pagamento, os cancelamentos e as alterações de prazos de entrega etc.)

• Orientação – fornecer subsídios ao comprador para reforçar sua posição na negociação de um novo pedido. Poderão ser impostas condições ao fornecedor para corrigir deficiências observadas em fornecimentos anteriores.

Classificação dos fornecedores

Podemos classificar como fornecedor toda empresa interessada em suprir as necessidades de outra quanto a serviços, produtos, matérias-primas, mão de obra etc.

Uma classificação básica e bastante genérica de fornecedores é:

• Monopolista: fabricantes de produtos exclusivos, também chamados de “apanhadores de pedidos”, pois não precisam se preocupar em vender.

• Habituais: aqueles que sempre são consultados em uma coleta de preços, pois possuem produtos padronizados e bastante comerciais. Dão maior atenção aos clientes, pois geralmente há grande concorrência.

• Especiais: prestam serviços ou cedem mão de obra ocasionalmente, quando é necessário um trabalho especializado ou equipamento/maquinário especial.

Esta classificação é bastante genérica e acadêmica, mas existem outras características que classificam um fornecedor:

• Se é um fabricante, revendedor, distribuidor, ou representante;

• Se o produto a ser adquirido é especial ou de linha normal;

• Se todo o processo de fabricação é realizado internamente, não dependendo de terceiros;

• Se existem lotes mínimos de fabricação ou independente das quantidades vendidas;

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• Grau de assistência técnica;

• Análise de capacidade de produção e qualidade dos produtos fornecidos anteriormente;

• Análise da procedência da matéria-prima e qualidade.

Com exceção de fornecedores do tipo monopolista, é recomendando que o setor de Compras mantenha em seu cadastro um registro de no mínimo três fornecedores para cada tipo de material/serviço, como forma de não depender do fornecimento de apenas uma fonte, sem qualquer alternativa. Essa ação gera maior segurança no ciclo de reposição de material e no fornecimento do serviço; maior liberdade de negociação e consequentemente um potencial de redução de preço de compra; maiores oportunidades de os fornecedores se familiarizarem com as necessidades da empresa.

Existem algumas situações em que não há vantagens em trabalhar com mais de um fornecedor, são os casos dos Fornecedores Monopolistas, das situações de produtos patenteados ou de processo de fabricação exclusivo. Uma das alternativas bastante utilizadas são as alternâncias de fornecedores, reciclando-os a cada determinado período.

Podemos classificar a estratégia de compras baseada nos fornecedores da seguinte forma: single sourcing, multiple sourcing, global sourcing.

• Single sourcing – ocorre quando a organização opta por trabalhar com fornecedores exclusivos para um determinado produto ou vários produtos.

• Multiple sourcing – a organização faz a opção por trabalhar com vários fornecedores para um mesmo produto, com uma rede constituída de poucos fornecedores diretos (de primeiro nível) e uma base maior de fornecedores indiretos, que “fornecem para seus fornecedores” (de segundo e terceiro níveis).

• Global sourcing – a organização opta por trabalhar com fornecedores internacionais, podendo fazer um mix de global sourcing com single sourcing ou global sourcing com multiple sourcing.

Seleção e avaliação de fornecedores

Selecionar fornecedores é reunir um grupo que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões pré-estabelecidos como adequados.

São utilizados critérios políticos, técnicos e legais com o objetivo principal de encontrar fornecedores que possuam condições de oferecer os produtos necessários dentro das quantidades, dos padrões de qualidade requeridos, no tempo determinado, com preços menores e/ou competitivos e nas melhores condições de pagamento.

Além disso, espera-se que os fornecedores selecionados sejam confiáveis como uma fonte de abastecimento contínua e ininterrupta.

Etapas da seleção e avaliação

1. Levantamento e Pesquisa de Mercado

Estabelecida a necessidade da aquisição para determinado material, é necessário levantar e pesquisar fornecedores em potencial. O levantamento poderá ser realizado através dos

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seguintes instrumentos: cadastro de fornecedores já existente, edital de convocação; guias comerciais e industriais; catálogos de fornecedores; revistas especializadas; etc.

2. Análise e Classificação

O comprador funciona como interface entre o provável fornecedor e a empresa, ou seja, coleta dados e informações cadastrais, visita às instalações, recebe amostra do produto a ser fornecido e faz avaliações de acordo com as exigências da empresa. Alguns dos parâmetros de avaliação seriam: quanto ao preço; quanto à qualidade; quanto às condições de pagamento; quanto às condições de embalagem e transporte.

3. Avaliação de Desempenho

Esta etapa é efetuada após o preenchimento de todos os quesitos, a aprovação e o cadastramento. Nela, dá-se início ao fornecimento normal e faz-se o acompanhamento do fornecedor quanto ao cumprimento dos prazos de entrega estabelecidos; à manutenção dos padrões de qualidade estabelecidos; à política de preços determinada; à assistência técnica.

Pode-se classificar um bom fornecedor quando ele é honesto e justo em seus relacionamentos com os clientes, tem estrutura e experiência suficiente e tem condições de satisfazer as especificações do comprador.

Fatores considerados para escolha de fornecedores

• Habilidade técnica – O fornecedor tem a habilidade técnica para produzir ou fornecer o produto desejado? Tem um programa de desenvolvimento e melhoria para o produto? Pode auxiliar na melhoria dos produtos?

• Capacidade de produção – a produção deve ser capaz de satisfazer às especificações do produto de forma consistente, gerando o menor número possível de defeitos.

• Confiabilidade - boa reputação e financeiramente sólido. Uma atmosfera de mútua confiança e a garantia de que o fornecedor tem solidez financeira para permanecer no negócio.

• Serviço pós-venda – se o produto tem natureza técnica, ou necessitará de peças de reposição ou apoio técnico, o fornecedor deve ter um bom serviço de atendimento pós-venda.

• Localização – algumas vezes é desejável que o fornecedor esteja próximo ao comprador, ou pelo menos que mantenha um estoque local. Uma localização próxima auxilia na redução dos tempos de entrega e significa que os produtos em falta podem ser entregues rapidamente.

• Preço – deve ser capaz de oferecer preços competitivos. Isso não significa necessariamente o menor preço.

• Outras considerações – algumas vezes, outros fatores, tais como termos de crédito, negócio recíproco e disposição do fornecedor devem ser considerados.

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Slides – Compras

Compras

• Aquisição de um bem ou de um direito pelo qual se paga um preço estipulado.‒Visão antiga = setor burocrático, operacional‒Visão moderna = setor estratégico

oCompetitividadeoRedução de custosoParceriaso Integração

1

Compras

• Objetivo do setor de compras:‒comprar todos os produtos e serviços necessários para a

produção e o funcionamento da organização.

• Atributos:‒melhor qualidade possível‒quantidade correta‒no prazo estabelecido‒com preço compatível com o mercado

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Compras• Metas do setor de compras:

‒Atender o cronograma de produção;‒Mínimo de investimento em estoques, sem comprometer a segurança

da produção;‒Prazos de pagamento superiores à velocidade das vendas, reduzindo a

necessidade de capital de giro.‒Evitar multiplicidade de itens similares, desperdício, deterioração e

obsolescência;‒Atender às especificações a baixo custo;‒Procurar as melhores condições, sempre mediante negociações justas;‒Analisar/avaliar os fornecedores e buscar parcerias de longo prazo,

visando ao crescimento mútuo e formando cadeias de suprimento (supply chain).

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Compras

• Lógica de compras:

‒O que comprar?

‒Quanto?

‒Quando?

‒Onde?

‒Como?

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Etapas do Processo

1. Preparação - recebimento da Requisição de Compras2. Planejamento - manutenção do cadastro de fornecedores +

definição de critérios de compra3. Seleção - consulta aos fornecedores + recebimento das

propostas4. Concorrência - análise das propostas + escolha + negociação5. Contratação - emissão do contrato6. Controle da entrega - acompanhamento do pedido (follow-up)

+ recebimento do material + aprovação para pagamento

5

Organização do setor de Compras

• Princípios fundamentais de organização:‒Autoridade para compra;‒Registro de compras, de preços, de estoques e de consumo;‒Cadastro de fornecedores;‒Arquivos de produtos e de especificações técnicas

(catálogos).

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Organização do setor de Compras

• Atividades típicas: pesquisa, aquisição e gestão.• Pesquisa

‒Estudo do mercado‒Estudo dos materiais‒Análise econômica e de custos‒Análise de embalagens e transporte‒Investigação das fontes de fornecimento ‒Desenvolvimento de fontes de fornecimento‒Criação de diretrizes e normas para as aquisições

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Organização do setor de Compras

• Aquisição (ações de suprimento)‒Conferência das requisições de compras‒Cotação e decisão sobre compras‒Negociação de contratos‒Efetuar encomendas‒Acompanhar o recebimento e o pagamento

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Organização do setor de Compras

• Gestão/Administração‒Manutenção de estoques baixos‒Transferência de materiais‒Cuidados com excessos e obsolescência‒Desenvolvimento e orientação dos compradores‒Integração com outras áreas da organização‒Intercâmbio de informações com áreas e fornecedores‒Avaliação do desempenho dos fornecedores

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Organização do setor de Compras

• Atividades compartilhadas com outros setores:‒Determinação de fabricar ou comprar‒Padronização e normalização‒Especificação e substituição de materiais‒Testes de qualidade‒Recebimento e controle de estoques‒Programas de produção

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Centralização x Descentralização

• Centralização‒Área de compras‒Comitê

• Descentralização‒ Unidades com autonomia

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Centralização x Descentralização• Vantagens Centralização

‒ Visão do todo quanto à organização do serviço;‒ Análise do mercado com eficácia - especialização;‒ Melhor aproveitamento e controle das verbas;‒ Redução dos preços médios pela aquisição em escala;‒ Facilitação do relacionamento estratégico com fornecedores;‒ Homogeneidade na qualidade dos materiais;

• Comitê‒ Decisões tornam-se mais técnicas;‒ O nível de pressões sobre compras é mais baixo;‒ A coparticipação das áreas cria um ambiente favorável tanto do ponto de vista

político, como profissional.

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Centralização x Descentralização• Descentralização

‒Unidades independentes em diversos locais/regiões‒Aquisição mais rápida‒Menor custo de transporte‒Facilidade de contato com fornecedores‒Peculiaridades regionais

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Fazer ou Comprar

• Make or Buy

‒Verticalização: estratégia que prevê que a empresa tentará produzir internamente tudo o que puder.

‒Horizontalização: estratégia de comprar de terceiros o máximo possível dos serviços necessários e dos itens que compõem o produto final.

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Perfil do Comprador• O comprador moderno:

‒vê a função como estratégica e geradora potencial de lucro/economia;

‒acredita que deve contribuir para os planos de longo prazo da organização;

‒Possui conhecimentos técnicos e utiliza ferramentas de planejamento;

‒possui metas bem definidas para atingir objetivos;‒é criativo;‒colabora com outras áreas da empresa.

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Negociação

Elementos característicos de disputaX

Necessidades mútuas a serem atendidas

• Negociação ganha-ganha‒Baseada em credibilidade, confiança e ética‒Habilidades técnicas + habilidades interpessoais

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Organização do setor de Compras

• Características de um sistema adequado de compras:‒Sistema de compras a três cotações

oSegurança e justiça no preçooBusca e incentiva novos fornecedores.

‒Sistema de preço objetivooConhecimento prévio do preço justooDupla verificação – mostra realidade do mercado

‒Duas ou mais aprovações‒Documentação escrita (em papel ou digitais)

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Modalidades de compra• Três situações de compra típicas:

‒Nova Compra‒Recompra Simples‒Recompra Modificada

• Quanto ao trâmite: normal; de emergência; contratadas• Quanto ao objetivo: para investimento; para consumo• Quanto à origem/ local de aquisição: locais; importadas• Quanto à formalização: formais e informais• Outros tipos: antecipadas e especulativas

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Condições de Compra

• Prazos: acompanhamento para que os prazos sejam cumpridos.• Frete: representa parcela significativa do preço do produto, por

isso deve ser analisado com cuidado. ‒FOB (Free on Board) ‒CIF (Cost, Insurance and Freight)

• Embalagem: deve ser adequada para o transporte seguro do produto, sem excessos que tornem o preço abusivo.

• Pagamento e desconto: faz parte de uma boa compra buscar melhores condições de pagamento (descontos por quantidade, pagamento à vista, recompras, etc.)

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Cadastro de Fornecedores• O setor de Compras geralmente possui dois tipos de

cadastro:‒Cadastro de Material - fichas de materiais com os

respectivos fornecedores aprovados e dos quais se pode adquirir.

‒Cadastro de Fornecedor - fichas de diversos fornecedores (potenciais ou efetivos), contendo seus dados cadastrais e especificando os materiais que fabricam, ou que representam.

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Cadastro de Fornecedores

• Fornecedor habitual/efetivo‒Documentação informativa sobre o desempenho;

oFornece subsídios para:§ Explicações§ Controle§Orientações§ Eliminação

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Classificação de Fornecedores

• Monopolistas

• Habituais

• Especiais

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Classificação de Fornecedores

• Manter no cadastro diferentes fornecedores para cada material (mínimo 3):‒Forma de não depender do fornecimento de apenas uma

fonte;‒Gera maior segurança no ciclo de reposição de material e no

fornecimento do serviço;‒Maior liberdade de negociação‒Maior potencial de redução de preço de compra;‒Maiores oportunidades de os fornecedores se familiarizarem

com as necessidades da empresa.

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Classificação de Fornecedores• Estratégia de compras baseada nos fornecedores:

‒Single sourcing – fornecedor exclusivo

‒Multiple sourcing – vários fornecedores para um mesmo produto

‒Global sourcing – fornecedores internacionais

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Seleção e Avaliação de Fornecedores

• Selecionar: reunir um grupo que preencha todos os requisitos básicos e suficientes, dentro das normas e padrões pré-estabelecidos como adequados;

• Etapas:‒Levantamento e Pesquisa de Mercado‒Análise e Classificação‒Avaliação de Desempenho

oHabilidade técnica; Capacidade de produção; Confiabilidade; Serviço pós-venda; Localização; Preço, etc.

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