Comunicação Escrita - regras

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    08-Jul-2015
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A COMUNICAO ESCRITAMas, se a escrita mudou, a carta no deixou de ser, por isso, um veculo muito eficiente de comunicao e transmisso de informaes. E continua a ser uma das imagens de marca de qualquer empresa. Da a importncia da escolha do papel, que h-de ser de boa qualidade, ou no logotipo, que deve ser sugestivo. Mas da, tambm, a importncia de uma redaco cuidada e bem apresentada, do princpio ao fim da carta, de modo a que no haja contradio entre a qualidade da embalagem e o sentido da mensagem. H uma regra bsica de cortesia: toda a carta assinada, e tem resposta. E esta deve ser dada num prazo razovel, mesmo que se limite a afirmar que a carta foi recebida. Outra regra de cortesia, nesta matria, a de que no se deve nunca abrir ou ler uma carta diante de outra pessoa. Ao faz-lo, estamos de algum modo a virar as costas a essa pessoa, interrompendo a comunicao que se tinha estabelecido com ela. Claro que, num escritrio, quando chega um fax ou um memorando com a indicao de urgncia, pode e deve verificar-se o seu contedo. bvio que, tratando-se de uma carta de apresentao ou recomendao, trazida pela pessoa que se recebe, obrigatrio abri-la de imediato e l-la com ateno.

A COMUNICAO ESCRITAESTRUTURA O timbre o cabealho que figura na parte superior da carta. Aparece geralmente impresso. Inclui o nome da organizao, a sua morada completa e os nmeros de telefone e de fax. No caso de no estar impresso, deve-se escrever sempre em maisculas e sem sublinhar. A data Geralmente escreve-se na parte superior direita e a sua parte final deve estar alinhada com a margem direita do texto da carta, a dois ou trs espaos abaixo da altura do timbre. Pode ser colocada tambm depois do texto, antes da despedida, alinhada esquerda. A data precedida do nome da localidade de onde se escreve e separada dele por uma vrgula. Embora se possa escrever a data com nmeros, mais esttico escrever-se o nome do ms com letras e o ano completo.

A COMUNICAO ESCRITAESTRUTURA O destinatrio O nome e a morada da empresa a que se dirige o documento devem ser escritas duas ou trs linhas abaixo da data, formando um pequeno bloco na parte esquerda da carta, a uns 2,5 cm da ltima linha do timbre. No caso de serem utilizados envelopes de janela deve figurar do lado direito. Quando se envia ao cuidado de um funcionrio da empresa, o nome deste deve ser escrito por baixo da morada, utilizando-se o tratamento completo, ou seja, Ex.mo. Senhor e o cargo. Se no se souber o nome do destinatrio, convm fazer referncia ao cargo que ocupa (Sr. Gerente, Sr. Director...). O registo e a referncia

Depois da morada e antes da saudao inicial, pode encontrar-se, direita ou esquerda, o registo ou referncia. Normalmente, a correspondncia da empresa tem um nmero progressivo de registo ou de referncia que facilita a sua procura e o arquivo. Quando se responde a uma carta que apresente uma referncia, a referncia do emissor deve ser relacionada com o nmero de registo e com a data da carta a que se responde.

A COMUNICAO ESCRITAESTRUTURA

O assunto A dois espaos abaixo da data encontra-se o assunto, com o qual se sintetiza o contedo global da carta. Geralmente encontra-se alinhado esquerda.

O cabealhoO cabealho necessrio nas cartas em que se estabelece uma primeira relao e em todas as cartas de carcter protocolar. Na saudao inicial no se deve escrever abreviaturas de qualquer tipo. As formas mais frequentes de saudao so: Excelentssimo Senhor, quando o destinatrio ocupa uma posio social de relevo, e Estimado Senhor, menos protocolar.

A COMUNICAO ESCRITAESTRUTURA O texto Comea-se a escrever a dois espaos do cabealho. a parte central da carta, onde se expe o contedo do documento, centrado na folha e devidamente distribudo por pargrafos. A redaco tem de ser clara e concisa, o que resultar numa maior facilidade de compreenso. Utilizar-se-o frases de comprimento reduzido e com um lxico oportuno. Os pargrafos no devero ser excessivamente compridos, tal como no se deve abusar das oraes subordinadas. Algumas vezes, para no se repetir frases ou termos habituais, estes tero de ser substitudos pelas respectivas abreviaturas. Por ltimo, a linguagem utilizada manter o tom certo, adequado seriedade que qualquer relao comercial minimamente sria exige.

A COMUNICAO ESCRITAESTRUTURA Despedida Qualquer carta comercial termina com a frase de despedida. Escreve-se a dois espaos por baixo do texto e sem ponto final, normalmente utiliza-se a vrgula. Tem de estar alinhada com os pargrafos. A despedida utilizada estar de acordo com o nvel de relao que se tenha com o destinatrio e com a saudao utilizada. No se usam abreviaturas. A frmula mais utilizada, se se conhecer previamente o destinatrio ou se se mantiver uma relao de amizade com ele, ser Cordialmente ou ento Saudaes cordiais. Se, pelo contrrio, no se conhecer o interlocutor ou se este for uma pessoa importante, utilizar-se-, entre outras, as expresses que se seguem: Atentamente; Cumprimentos respeitosos de; Sem mais assunto, cumprimentos de; Aproveitando a ocasio para o cumprimentar atentamente; Esperando resposta, cumprimenta-os; Com os melhores cumprimentos.

A COMUNICAO ESCRITAESTRUTURA A assinatura Escreve-se geralmente na parte esquerda da folha e a uma distncia aproximada de dois espaos da despedida. Vem sempre acompanhada da especificao do cargo do remetente na empresa. Pode-se escrever inserindo, antes do nome do assinante, o do cargo que este ocupa na empresa. Deve escrever-se, por baixo da assinatura, o nome do assinante mquina. Quando o remetente no assina a carta, esta pode assinar-se por ordem (p.o.), por poder (p.p.) ou por delegao (p.d.) e deve incluir o nome da pessoa que a assina. Na correspondncia comercial tambm costuma figurar a referncia da pessoa que ditou a carta e a da pessoa que a escreveu.

A COMUNICAO ESCRITAQUALIDADE DA COMUNICAO VS QUANTIDADE

Nem sempre a grande quantidade de comunicao conduz a uma melhor compreenso. prefervel uma boa qualidade de comunicao do que enormes quantidades de comunicados, circulares, ordens de servio, relatrios extensos, etc. As grandes quantidades de comunicao apenas levam a que as pessoas no leiam e no se interessem pela informao necessria.

A COMUNICAO ESCRITAQUALIDADE DA COMUNICAO VS QUANTIDADE A) _ Informao tipo sinttica: simples e clara

DEVERES E OBRIGAES DOS FUNCIONRIOS

HORRIO DE TRABALHO9:00 12:30

HORAS DE TRABALHO DIRIO7 HORAS

DIAS DE TRABALHO SEMANAL5 DIAS

VENCIMENTO INICIAL90.000$00

FRIAS ANUAIS

22 DIAS TEIS

A COMUNICAO ESCRITAQUALIDADE DA COMUNICAO VS QUANTIDADE B) _ Informao tipo extensa: complicada, contraditria

CIRCULAR n..... ANO DE 2000 DEPARTAMENTO DE ASSUNTO : Deveres e obrigaes dos funcionrios CLASS CLASSIFICAO: 2.4.2.1 INTRODUCAO : Sendo do conhecimento desta chefia que os funcionrios destes servios, por vezes, descuidam as suas obrigaes funcionais, levando a que os servios se ressintam negativamente...(bl, bl...) Assim sendo, mais uma vez se faz lembrar a todos os funcionrios que o horrio de trabalho dever ser escrupulosamente cumprido para que no haja quebras no ritmo das tarefas que tero que ser executadas. Em face do que acima se refere recorda-se a todos os funcionrios que devem entrar s 9 horas da manh, hora que se nos afigura....(bl,bl,bl...) Cascais, ...... de de 2000 O chefe de Departamento

A COMUNICAO ESCRITALEGIBILIDADE Todos sabemos que muito frequente os tcnicos serem atrados por um tipo de linguagem to cheia de tecnicismo e complicada, nada acessvel ao cidado comum, que acaba por no ser entendida por ningum a no ser pelos prprios tcnicos do ramo. Servindo-nos de uma caricatura, veja-se o exemplo dos jovens mdicos que s vezes falam assim ao doente que se queixa de urna simples dor de barriga: O senhor tem um sndroma doloroso na fossa ilaca lateral direita pelo que deve permanecer inactivo e acamado. Realmente este tipo de linguagem, para o cidado comum e que para cmulo se sente indisposto, esta linguagem suficiente para o confundir ainda mais... No seria muito mais eficaz que o mdico informasse o doente nestes termos 0 senhor tem uma apendicite e precisa de ficar na cama.

A COMUNICAO ESCRITALEITURA E COMPREENSAO DOS TEXTOS A fase da compreenso dos textos fundamental, porque ningum consegue dar uma resposta a uma pergunta que no tenha sido bem compreendida. E quem diz responder diz igualmente formular um despacho sobre um assunto proposto. Do mesmo modo ningum consegue resumir e qualquer assunto exposto, desde que no compreendido o texto. Ento as primeiras regras sero: Ler uma vez o texto Ler uma segunda vez o texto Assinalar ou sublinhar as palavras chave realmente importante o momento da compreenso do texto escrito recebido. Na maioria das vezes, de depois de uma breve leitura em diagonal, somos impelidos, de imediato, para comear a escrever, sem reflectir, por vezes sem ter compreendido o texto, o que logicamente nos leva muitas vezes por caminhos errados.

A COMUNICAO ESCRITALEITURA E COMPREENSAO DOS TEXTOS Estas atitudes so muitas vezes justificadas pelo nervosismo de vermos um grande volume de trabalho nossa frente e termos a tentao fcil de despachar servio. prefervel demorar um pouco mais a ler os textos, digeri-los bem, e depois ento ordenar as respostas. O ideal, desde que se disponha de tempo para isso, seria resumir o texto que acabamos de ler, uma vez que essa uma actividade normal do nosso dia a dia. Ou no verdade que, emprica e naturalmente, resumimos o episdio da telenovela que vimos ontem, para hoje contarmos ou comentarmos com o amigo do lado? Estas actividades so de facto normais no nosso dia a dia. Mas ateno! Quando estamos a resumir oralmente, fazmo-lo empiricamente e com naturalidade, pois o nosso interlocutor est sempre em condies de pedir explicaes ou esclarecimentos adicionais. Resumir ser portanto distinguir entre o acessrio e o principa