CONFERÊNCIA NEGOCIAR NA ATUALIDADE · do Palácio seria apelativa em termos de comunicação da...

CONFERÊNCIA NEGOCIAR NA ATUALIDADE

AUTORA: Carolina Morgado; Clara Pires; Daniel Queiroz, Filipe Caldeira, Joana Morais; João Teles; Luis

Marreiros; Maria Inês Vitorino; Rita Oliveira; Tiago Afonso

DOCENTE: PROF. FERREIRA CASCÃO, PHD

ESCOLA SUPERIOR DE LISBOA, JANEIRO, 2012

CONFERÊNCIA NEGOCIAR NA ATUALIDADE LIDERANÇA E NEGOCIAÇÃO

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ÍNDICE

INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 3

1. PASSOS DA ORGANIZAÇÃO ...................................................................................................... 4

1.1 Plano de ação com todas as etapas da organização e desenvolvimento do evento: ............ 4

a) Data e Local da Conferência: ............................................................................................. 4

b) Plano de Organização, disposição e decoração do Local da Conferência ........................... 5

c) Patrocínios para o Coffe-Break e para o Kit Participante ................................................. 5

d) Elaboração da lista de Oradores e Moderador, confirmados e ‘Suplentes’ .......................... 5

e) Programa da Conferência ................................................................................................... 6

f) Criação de uma base de dados e de conta de email ............................................................. 6

g) Imagem Oficial e Design Gráfico do Evento ....................................................................... 6

h) Divulgação ........................................................................................................................... 6

i) Material de Apoio à Conferência ......................................................................................... 7

2. NO DIA DA CONFERÊNCIA ........................................................................................................ 8

3. ORADORES .................................................................................................................................... 9

4. MODERADOR .............................................................................................................................. 11

5. PATROCÍNIOS ............................................................................................................................... 11

6. COMUNICAÇÃO ......................................................................................................................... 13

6.1 Press Release ............................................................................................................................ 13

6.2 Convite ..................................................................................................................................... 14

6.3 Flyer .......................................................................................................................................... 14

6.1 Programa ................................................................................................................................. 15

7. CONFERÊNCIA ‘NEGOCIAR NA ATUALIDADE’ EM IMAGENS ........................................ 16

CONCLUSÃO ........................................................................................................................................ 18


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INTRODUÇÃO

No âmbito da Unidade Curricular Liderança e Negociação do mestrado em Gestão de

Marketing pelo IPAM Lisboa, foi lançado o desafio, pelo docente da unidade, o Professor Ferreira

Cascão, da organização de uma conferência sob a temática da própria unidade. Assim, a turma foi

divida em dois grupos, um ficou com a responsabilidade da organização da conferência sobre

‘Liderança’ e o outro, o grupo de trabalho do presente documento, ficou incumbido da organização

da conferência sobre a outra temática da unidade curricular, a ‘Negociação’.

Desde esse primeiro instante, pudemos constatar que para o sucesso de um evento, neste

caso de uma conferência, é preciso negociar, muito. A negociação teve início logo no primeiro

momento da definição dos temas das conferências, passando pela escolha das datas disponíveis par

a realização das mesmas, que não poderiam, de modo algum colidir com o mesmo tema ou data do

outro grupo de trabalho.

A partir daí, a negociação não teve mais fim, foi definido um plano estratégico de trabalho,

distribuídas tarefas, realizados convites a potenciais oradores, angariados patrocínios e apoios,

sem esquecer, a própria disposição da sala onde teria lugar a conferência e a sua decoração.

Também, o programa foi alvo de negociação, tendo em conta as disponibilidades dos oradores e a

linha de orientação que queríamos atribuir com a ordem das diferentes intervenções.

Ao longo do presente documento, serão, então, demonstradas as várias fases de trabalho e

como se chegou até ao dia da conferência ‘Negociar na Atualidade’.


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1. PASSOS DA ORGANIZAÇÃO

Perante o desafio que nos foi proposto, a organização de uma conferência sob a temática da

‘negociação’, tivemos que numa primeira fase estabelecer uma estratégia e subsequentes ações e

tarefas. Assim, as primeiras decisões e, claro respetivas negociações, levadas a cabo disseram

respeito: a) à Calendarização da conferência, b) à distribuição de tarefas e c) à definição do plano de

ação.

1.1 Plano de ação com todas as etapas da organização e desenvolvimento do evento:

a) Data e Local da Conferência:

Um dos primeiros momentos de trabalho teve como objetivo a definição da Data e Local da

conferência. A data foi definida de acordo com as diretrizes do Professor Ferreira Cascão e em

Negociação com o outro grupo de trabalho, que teve como meta a organização de uma conferência

sobre o tema ‘Liderança’. Assim, ficou definido, desde o primeiro momento de trabalho, que a data

da conferência seria o dia 11 de Dezembro de 2012, tendo como hora prevista de início, as 20h00.

Em relação ao local, foi equacionado, numa primeira instância o Palácio Quintela (estando

sob tutela do IADE, instituição de ensino pertencente à rede Talent Universities), pela sua

localização e imponência arquitetónica, mas, sobretudo, histórica e cultural. Porém se a localização

do Palácio seria apelativa em termos de comunicação da conferência, poderia ser igualmente um

inconveniente se os participantes se deslocassem em viatura própria. Esse motivo e o facto de os

encontrarmos no IPAM levou com que tomássemos a decisão que o local da conferência, não

poderia ser outro para além do Auditório do IPAM, por ser a nossa instituição de ensino, por grande

parte dos participantes já aí se encontrarem e, finalmente, porque o nosso público-alvo seriam os

estudantes e profissionais de Marketing e ex-finalistas IPAM.


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b) Plano de Organização, disposição e decoração do Local da Conferência

De acordo com o número esperado de convidados para a conferência foi analisada e

negociada entre os vários elementos da organização a planta da sala para distribuir de forma

equitativa o número de cadeiras e sua disposição, as mesas para os oradores e o lugar sentado para

o moderador. Tendo-se, ainda, debatido o melhor local para a realização do coffee break e da receção

aos convidados.

c) Patrocínios para o Coffe-Break e para o Kit Participante

Foi feita uma pesquisa sobre potenciais patrocinadores do evento, quer para o coffee-break

quer para as ofertas e brindes – ‘Kit Participante’ - a distribuir pelos participantes do evento.

Após envio de carta formal de patrocínio e contacto com os potenciais patrocinadores,

foram angariados apoios para os seguintes pontos:

Decoração;

Canetas;

Porta-chaves;

Águas;

Sumo;

Galão;

d) Elaboração da lista de Oradores e Moderador, confirmados e ‘Suplentes’

Após a definição do tema principal da conferência – Negociar na Atualidade – foi realizado

um levantamento de potenciais oradores que se enquadrassem no tema, quer pelo seu percurso

profissional quer pela sua experiência académica. Após esse levantamento, foram feitas várias

diligências para angariar os oradores finais, tendo sido, igualmente, realizada uma lista para

eventuais oradores “suplentes”, no caso de respostas negativas.


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e) Programa da Conferência

Para a realização do Programa da Conferência, tornou-se essencial a análise e definição do

melhor tempo que cada orador teria para expor as suas ideias, assim como a hora ideal para

realização do coffee-break, que mais do que um momento de convívio entre os participantes e

oradores, objetivou-se que fosse um momento de potencial networking.

f) Criação de uma base de dados e de conta de email

Foram criadas bases de dados de a)oradores a convidar, b)potenciais patrocinadores,

c)Jornalistas e d) dos participantes confirmados. Foi criado, ainda, uma conta de email própria para

o evento e a partir da qual pudéssemos enviar toda a comunicação e convites oficiais.

g) Imagem Oficial e Design Gráfico do Evento

Tivemos uma equipa dentro do grupo que se ocupou exclusivamente do design da

conferência: programa, convites, flyers, logótipo e ainda criação e dinamização da página oficial da

Conferência no Facebook.

h) Divulgação

Foram utilizados vários meios de divulgação da conferência, tais como:

Facebook: criação de evento, divulgação do programa, convite à participação

da conferência realizado à comunidade criada na página oficial do Evento (a

confirmação dos convidados foi feita através da conta de e-mail que

publicamos na página e referida anteriormente). A dinamização realizada na

página do Facebook gerou um ‘tráfego’ na página bastante positivo,

resultando numa divulgação positiva do evento junto do nosso público-alvo.

Tendo sido, por isso, o nosso meio de divulgação do evento com maior

impacto e com maior representatividade, tal como se poderá verificar pelo

gráfico, em baixo, apresentado (a imagem foi retirada da página da

conferencia no dia 11/12/12 às 23.30h, logo após a realização da


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conferência):

Linkedin: envio do convite para a conferência;

Envio de convite através dos E-mails pessoais dos vários elementos da

organização;

IPAM: Notícia da Conferência na Newsletter do IPAM e envio de convite

através da Base de dados do IPAM para empresas;

Distribuição de flyers pelas universidades de Lisboa, especificamente nos

núcleos de Gestão e Marketing

Imprensa: abordagem e divulgação do evento junto dos mass media.

i) Material de Apoio à Conferência

Para além dos bens angariados através de Patrocínios, foi também realizada um coleta entre

todos os elementos do grupo de trabalho de forma a se poder levar a cabo o Coffee-Break (que

acreditamos ser essencial para o sucesso de uma conferência como a que foi realizada), flores para

a decoração, ofertas para os oradores (garrafa de vinho tinto para os senhores, e um ramo de flores

para a senhora), bloco de notas, impressão da publicidade e da identificação dos colaboradores do

evento.


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2. NO DIA DA CONFERÊNCIA

No dia da conferência, organizou-se e decorou-se o Auditório do IPAM (local da conferência)

de acordo com o previamente planificado. Foram, igualmente organizados e verificados os restantes

recursos necessários para as apresentações (data-shows, microfones, etc) e para os debates.

No dia da conferência, foi realizada uma última confirmação das presenças dos oradores e

moderadores para uma eventual substituição e reformulação do Programa. Foi definido quais os

elementos da organização a acompanhar e a coordenar as ‘Hospedeiras do Evento’ na receção dos

participantes, bem como quais os elementos que iriam prestar apoio dentro da sala de conferências

aos oradores e ao moderador.

Para além da receção dos participantes e respetiva entrega do Kit do Participante, às

‘Hospedeiras’ contratadas foi, também, incumbida a tarefa de distribuição da documentação a todos

os participantes e membros da comunicação social.

Foi, ainda, acordado entre os vários elementos do grupo de trabalho que o Dress code seria

formal, incutindo ao evento maior profissionalismo, seriedade e credibilidade.

O evento foi fotografado e filmado por dois elementos do grupo que se predispuseram a esse

serviço.

Por fim, é essencial referir que o papel do moderador foi importante para uma efetiva

gestão do tempo, tendo, ainda, acrescentado maior valor ao evento, não o deixando cair na

monotonia. Ao longo da conferência foi dado in-puts ao moderador para que o coffee-breack,

inicialmente agendado para meio da conferência, fosse antes realizado no final. Para fechar a

conferência foi sugerido ao moderador para terminar com uma última questão a ser respondida

por cada um dos oradores: Numa só frase, o que seria para cada um deles a ‘negociação’.


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3. ORADORES

Dr. Carlos Oliveira, Ex Diretor Multinacional e Formador

Carlos Oliveira, natural de Lisboa, 50 anos. Relativamente ao percurso profissional, de

1990 a 2005 foi Técnico de vendas; Supervisor de vendas; Responsável negócio Região Açores,

Key Account; Key Account Manager, cargos desempenhados na Nestlé Portugal S.A. De 2005 a

2007 tomou o cargo de Chefe Nacional de vendas, Canal Horeca na empresa Scagel

(Ultracongelados). De 2007 a 2011 desempenhou a função de Diretor Comercial na empresa

Credicontrolo: Criou a marca “ ClientCare”, responsável pela área comercial e marketing –

Fidelização de Clientes. Quanto à formação mais relevante na área Negociação: Curso Marketing

Executivos – Universidade Católica; Marketing e Negociação comercial; Negociação e técnicas de

venda; Key Account Management; Formação Internacional: Managing and Trade Concentration;

Trade Marketing e Gestão de Categorias; Path to Purchase; Customer Management Best Practises;

Advanced Marketing and Sales; Managing and Coaching People e ainda Formação Pedagógica de

Formadores – Citeforma

Dr. Luís Brites, Administração da Newhotel

Luís Mira Brites, natural de Estoril / Cascais, 47 anos de idade. Economista e MBA pelo

ISEG. Iniciou a sua carreira profissional na banca (BPI e Interbanco) onde exerceu funções

comerciais e operacionais. Posteriormente com a liberalização do mercado das telecomunicações

esteve no arranque da SONAE.com, mais concretamente da Novis. A experiência numa

multinacional global foi adquirida na GE Financial Insurance onde exerceu funções de Direção

Comercial. Atualmente e depois da entrada no mundo da hotelaria e turismo como Diretor Geral

do Grupo Belver, integra o Conselho de Administração da NewHotel Software, empresa

produtora do ERP (PMS - property management system) para a hotelaria com maior presença a

nível nacional e com clientes em mais de 25 países.


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Dra. Mariana Tavares, Diretora executiva da Make-a-wish

Licenciada em Gestão de Empresas pela Universidade Católica, pós graduação em finanças

pela Universidade Nova de Lisboa e frequência do mestrado em saúde e envelhecimento pela

Faculdade de Ciências Médicas. Após a licenciatura exerceu funções de gestão de fundos de

investimento na Caixagest durante dois anos. Entre 1995 e 2005 assumiu diversas

responsabilidades no grupo Manuel F. Monteiro, grupo que detinha várias marcas de têxtil como

a Lacoste, a Brooksfield, a Helvética, entre outras, onde foi Diretora da área de retalho e

Controller do grupo. Em 2007 frequentou uma pós graduação em finanças na Universidade Nova

assumindo a Direção financeira desse grupo, função que ocupou durante 3 anos. Em 2009 optou

por um ano sabático começando no final desse ano o mestrado em saúde e envelhecimento,

acumulando com diversos trabalhos de consultoria na área de retalho em empresas como

Boticário e o grupo Brodheim. No final de 2010 assumiu a Direcção executiva da fundação –

Make-A-Wish Portugal.

Dr. Eduardo Macdonald Correia, Presidente da AITEC OEIRAS e Administrador do

Tagus Park

Dr. Eduardo Macdonald Correia, Presidente da AITEC OEIRAS e Administrador do Tagus Park

Presidente da AITEC OEIRAS – Agência de Internacionalização e Desenvolvimento de Oeiras e

Administrador do Tagus Park. Professor da Escola de Gestão do ISCTE onde tem desenvolvido

uma serie de programas educativos, tem vários livros publicados, entre os quais “Gestão de

Clientes no Século XXI” e “Novas Tecnologias – Presente e Futuro”. É coordenador do Programa

Televisivo “Inovar é Fazer”. Fundador de um Partido Politico. Enquanto aluno passou pelo ISCTE,

pela Univivesidade Nova, Universidade de Strathclyde, Universidade de Glasgow e Harvard.


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4. MODERADOR

João Gomes de Almeida

Copywriter na BAR;

Ouro nos Cannes Young Lions Portugal em PR e prata em Marketing;

Prata em Jovens Criativos no Festival do Clube de Criativos de Portugal;

Finalista em Nuevos Talentos no El Ojo Iberoamica de la Publicidad, em Buenos;

5. PATROCÍNIOS

Antes de nos dirigirmos às várias entidades que selecionámos como potenciais ‘sponsors’,

de acordo com a temática da conferência, foi realizada uma carta tipo de pedido de patrocínio, tendo,

esta sido adaptada caso a caso, como segue exemplo abaixo:

“Estimada Sonae,

Vimos pelo presente expor e solicitar vosso mais prestigiante apoio para a Conferência “Negociar na Atualidade”, a ter lugar no IPAM Lisboa no próximo dia 11 de Dezembro de 2012.

É uma conferência inteiramente organizada pelos alunos do Mestrado em Gestão de Marketing e que visa não só dar a oportunidade de se apreender novos conhecimentos sobre a temática “Negociar” mas igualmente ser uma oportunidade para Networking para os alunos que estão a entrar no mercado profissional e para os próprios profissionais.

O evento vai proporcionar o reforço da notoriedade da marca Continente/Continente HORECA pertencente à Sonae, junto de um público-alvo jovem mas exigente. Um público que é sem dúvida um excelente embaixador da vossa marca.

Nesse sentido, acreditamos que será sem dúvida uma mais-valia para a vossa empresa poder marcar presença como Sponsor da Conferência “Negociar na Atualidade”.

O apoio pretendido baseia-se na disponibilização de comida e bebidas para o coffee-break e/ou artigos de festa (pratos e copos descartáveis brancos, guardanapos brancos, palitos).

Na expetativa de um breve feedback. Ficamos ao vosso inteiro dispor para o esclarecimento de qualquer questão ou pedido de informação adicional.

Com os nossos melhores cumprimentos,

O grupo de alunos do Mestrado de Gestão de Marketing do IPAM.”

No seguimento da carta de pedido de patrocínio enviada a várias empresas e posteriores


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‘follow-ups’, pudemos contar com os seguintes apoios:

Parmalat: oferta de packs de ‘Galão Alentejano’ da linha da Compal e, ainda, packs de

sumo ‘Santal’;

MEO / PT: oferta de material de merchandising da marca, fitas/porta-chaves,

esferográficas e blocos de notas;

Serra da Estrela: oferta de packs de água da mesma marca;

O Pormenor, loja de decoração: oferta e empréstimo de material para a confeção e

decoração do coffee-break;

Para além dos apoios acima mencionados, não teria sido possível organizar a Conferência

‘Negociar na Atualidade’ sem o total apoio do IPAM, que para além de nos terem prestado o seu

auxílio sempre que recorremos aos seus serviços, ainda nos concedeu o uso gratuito do Auditório,

local onde foi realizada a conferência.

Ilustração 1 – Sponsors


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6. COMUNICAÇÃO

6.1 Press Release

Ilustração 2 - Press release


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6.2 Convite

Ilustração 3 - Convite

6.3 Flyer

Ilustração 4 - Flyer


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6.4 Programa

Ilustração 5 - Programa Conferência 'Negociar na Atualidade'


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6.5 Report entregue aos Patrocinadores:

Ver Anexo I – Conferência Negociar na Atualidade.

7. CONFERÊNCIA ‘NEGOCIAR NA ATUALIDADE’ EM IMAGENS


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CONCLUSÃO

De acordo com o Infopédia1 ‘Negociação’ é:

1- Ato ou efeito de negociar ou comercializar; ato ou efeito de comprar, vender ou

trocar; negócio;

2- Contrato; ajuste;

3- Conversações entre parceiros sociais com o objetivo de se chegar a um acordo;

4- Conversações diplomáticas entre representantes de Estados para se definir soluções

para um dado problema, estabelecer um acordo ou ajustar um tratado;

5- Do latim negotiatiōne-, «negócio; negociação»;

No fundo, negociação acontece quando pretendemos algo que uma terceira parte dispõe ou

poderá ter um papel relevante para a concretização de um dado objetivo. Sendo, assim, negociar

pressupõe sempre mais do que uma parte envolvida, interesses e objetivos, que poderão ou não

ser partilhados por todas as partes envolvidas, mas, tendo em conta esses objetivos, se pretende

chegar a um acordo comum, preferencialmente benéfico e/ou vantajoso para todas as partes em

processo de negociação.

Tendo sido esta a principal, entre tantas outras, conclusão que os vários participantes da

conferência levaram para casa. Para além da crucial preparação, isto é, qualquer processo negocial,

do mais simples ao mais complexo, é necessário saber-se quais os objetivos para a mesma, quem

são as partes envolvidas e os seus interesses e se é possível ou não ceder, cedência, esta que,

muitas das vezes, é, igualmente, crucial para se realizarem negociações positivas.

1 Infopédia: http://www.infopedia.pt/pesquisa-global/negocia%C3%A7%C3%A3o

http://www.infopedia.pt/pesquisa-global/negocia%C3%A7%C3%A3o

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