CONFRA PJ-19

PROJETO / CLIENTE

CONFRA PJ-19 trata-se de um Evento de Confraternização de Conclusão do MBA em Gerenciamento de Projetos da Turma FGV PJ-19 – Recife organizado e fiscalizado por 8 membros da Equipe de Comissão de Formatura, é o próprio cliente e está em busca de fornecedores e parceiros para a sua realização com sucesso.

2

ESCOPO

Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Aquisições em Projetos, utilizando técnicas e padrões para as melhores práticas em Planejar, Conduzir, Administrar e Encerrar as Aquisições do Projeto cujo o Escopo é o Evento CONFRA PJ-19, elaborados pelos alunos da Fundação Getúlio Vargas da Turma PJ-19 da Cidade de Recife-PE.

Data do Evento: 19/12/2015Horário: 12hsLocal: Espaço Quintas D’AldeiaNúmero de Convidados: 45

3

OBJETIVOOBJETIVO

Alexandre AraújoGerente de Projeto

[email protected]

Arthur GalvãoTesoureiro

[email protected]

Bruno PascarettaSuprimentos

[email protected]

Felipe BottrelContratos de Fornecedores

[email protected]

EQUIPE DA COMISSÃO DE FORMATURASTAKEHOLDERS

mailto:[email protected]




Felipe LyraMembro da Comissão de Formatura

[email protected]

José Mateus LucenaMembro da Comissão de Formatura

[email protected]

Peterson StanglMembro da Comissão de Formatura

[email protected]

Thaís MarquartMembro da Comissão de Formatura

[email protected]

EQUIPE DA COMISSÃO DE FORMATURASTAKEHOLDERS







TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

Projeto

CONFRA PJ-19

Descrição

Confraternização de Conclusão do MBA em Gerenciamento de Projetos da Turma FGV PJ-19 – Recife para todos os alunos e familiares.

Justificativa

Como forma de comemorar a Conclusão dos 18 meses do Curso de Gerenciamento de Projeto da Fundação Getúlio Vargas, será organizada uma Festa de Confraternização para todos os alunos e familiares.

Objetivo S.M.A.R.T.

O objetivo principal do Projeto é uma Festa de Confraternização para todos os alunos da FGV e seus respectivos familiares. A festa acontecerá impreterivelmente no dia 19 de dezembro de 2015. O custo é de R$600,00 (seiscentos reais) para cada aluno do levar no máximo um acompanhante e filhos.

Requisitos

1. O Evento será no local Espaço Quintas D’Aldeia;2. O Evento desse dia 19/12/2015 começará às 12hs e encerrará às 22hs;3. No Evento terá participação de DJ (início, intervalo e final), bandas de rock e axé retrô, sorteios

surpresasomenagens para os alunos.4. Terá Buffet que incluirá petiscos, almoço, jantar, além de churrasco servidos de mesa em mesa e bebidas

(alcoólicas e não alcoólicas)

6

TERMO DE ABERTURA DE PROJETOTAP

TERMO DE ABERTURA DO PROJETO

Designação

Alexandre Araújo foi designado para ser o nosso Gerente de Projeto e é responsável por assegurar que os requerimentos dos alunos sejam satisfatórios e que todos os produtos e serviços cotados pela Equipe da Comissão de Formatura sejam entregues.

Milistones

Finalização da Preparação: 20/11/2015Evento da Confraternização: 19/12/2015Encerramento: 19/12/2015

Orçamento

O custo total do Projeto não ultrapassará de R$600,00 (seiscentos reais) para cada aluno

Riscos

Chuva inesperada no mês de dezembro até a presente data contendo altos índices pluviométricos

Data, Assinatura do Sponsor

_____________________________________

_____ / _____ / ___________

7

TERMO DE ABERTURA DE PROJETOTAP

CONFRA PJ-19

Gerenciamento do Projeto

BuffetEncerrament

o

Planejamento

Infraestrutura

Estimativa de Custos

Arrecadação

Controle de Qualidade

Convites

Local

Audiovisual

Iluminação

Churrasco

Bebidas

Petiscos

Transportes

Pagamentos

Limpeza

Avaliação do Evento

Ressaca do Churrasco

1.0 2.0

4.03.0

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

3.1

3.2

3.3

4.1

4.2

4.3

4.4

8

WBSP.G.A.

CONFRA PJ-19


BuffetEncerrament

o

Planejamento

Infraestrutura


Arrecadação


Convites

Local

Audiovisual

Iluminação

Churrasco

Bebidas

Petiscos

Transportes

Pagamentos

Limpeza



Pacotes Make

Pacotes Buy

1.0 2.0 4.03.0

1.1

1.2

1.3

1.4

2.1

2.2

2.3

2.4

2.5

3.1

3.2

3.3

4.1

4.2

4.3

4.4

9

CRITÉRIOS MAKE OR BUY (ANÁLISE)P.G.A.

CódItem WBS

Pacote de Trabalho

Make or

BuyCritério Justificativa

1 2.2 Local BuyNecessidade de

fornecimento especializado

Disponibilidade de locais apropriados para o tipo desse

evento

2 2.3Audiovisua

lBuy

Problemas Legais ou de Segurança da

Informação

Existência de Empresas com Know-how para a tipologia desse evento

somados ao histórico

3 2.4 Iluminação BuyCapacidade

(quantidade e qualidade) da equipe

Nossa Equipe não teria capacidade técnica para montar e controlar a

iluminação

4 2.5Transporte

sBuy Restrições de Custo

Contratar Empresa especializada para atender os traslados dos convidados no dia do evento

5 3.1 Churrasco BuyO Core Business da

Empresa

Buffet de Churrascos do mercado de alto nível com melhor preço e

serviços

6 3.2 Bebidas BuyCompartilhamento de

riscos

Transferência dos Riscos relacionados a bebida do Evento,

fornecido pelo Buffet

7 3.3 Petiscos BuyRestrições de

SubcontrataçãoEsse pacote de trabalho será

fornecido pelo Buffet

8 4.2 Limpeza BuyExistência de fornecedores

confiáveis

Como se trata de um único dia de evento, contratou-se uma empresa

especializada para esse tipo de serviço

10

CRITÉRIOS MAKE OR BUY (JUSTIFICATIVA)P.G.A.

Concor

Item WBS

Item a ser

Contratado

Vendor ListCronogra

ma(2015)

Orçamento

DocumentosCritério Make or

Buy

RFP-01

2.2 Local

Espaço para eventos em Recife ou

RMR

Até 25/08R$

5.000,00Minuta / e-mailCarta Convite

2

RFP-02

2.3Audiovis

ual

Fornecedor A

Fornecedor B

Até 25/08R$

5.000,00

Minuta / e-mailCarta Convite

1,2,3,7,8,9

RFP-03

2.4 Iluminação Fornecedor AFornecedor BFornecedor C

Até 25/08R$


1,2,3,7,8,9

RFP-04

2.5Transporte

s

Fornecedor DFornecedor EFornecedor F

Até 20/11R$


4,7,8

RFP-05

3.1 ChurrascoFornecedor GFornecedor H

Até 16/10Consultar Mercado


1,2,7,8,9,10

RFP-06

3.2 BebidasFornecedor GFornecedor HFornecedor I



2,7,9

RFP-07

3.3 PetiscosFornecedor GFornecedor H



1,2,7,8,9,10

RFP-08

4.2 LimpezaFornecedor JFornecedor LFornecedor M

Até 20/11 R$ 500,00Minuta / e-mailCarta Convite

2,7

11

MAPA DE AQUISIÇÕESP.G.A.

4.2

4.3

4.4

5.1

5.2

5.3

5.4

5.5

5.6

5.7

5.8

5.9

1.1

1.3

1.4

2.2

2.3

2.4

2.5

CONFRA PJ-19


BuffetEncerrament

o

Planejamento

Infraestrutura


Arrecadação


Convites

Local

Audiovisual

Iluminação

Churrasco

Bebidas

Petiscos

Transportes

Pagamentos

Limpeza



Pacotes Make

Pacotes Buy

1.0 2.0 4.03.0

1.2

2.1 3.1

3.2

3.3

4.1

Suprimentos

Análise M/B

Mapa de Aquisições

Aluguel do Espaço

Contratação Audiovisual

Contratação Iluminação

Contratação Transportes

Contratação Churrasco

5.0

12

WBS REVISADAP.G.A.

Contratação Petiscos

Contratação Limpeza

Evento de Risco Resposta ao RiscoMomento da Resposta ao

Risco

Chuva inesperada nessa época do ano contendo altos índices pluviométricos, causaria uma elevação no custo para a locação de toldos e tablados (pisos de compensado)

• Disponibilidade de reservas adicionais em caixa para a locação de toldos e tablados (pisos de compensado) levando em conta a mitigação para a chuva inesperada.

PLAN

ESP

PQ

CONT

Local do Evento com problemas de alvará de Funcionamento

• Conter no Contrato de Locação, informando que em caso de invalidação no alvará de funcionamento, implicará a Contratada em ressarcir todo o valor pago com acréscimos de 20% antecedentes as 24 horas da data da realização do evento;

• Possuir um Plano Emergencial de pelo menos 2 locais que supra a necessidade para a data da realização do evento.

PLAN

ESP

PQ

CONT

Ausência de algum Profissional contratado para as funções atributas no dia do Evento

• Cotar e selecionar deixando em stand-by possíveis Profissionais com experiência nas funções atributas e que trabalhem com serviços esporádicos suprindo o possível risco.

PLAN

ESP

PQ

CONT

Problema com o Grupo Gerador

• Exigir da contratada que acrescente na cláusula contratual um segundo grupo gerador com a mesma potência para assegurar a energia elétrica do dia do evento e que haja visita de um técnico antecedentes as 24 horas da data da realização do evento e que o mesmo esteja presente durante a realização da festividade.

PLAN

ESP

PQ

CONT

RESPOSTAS AOS RISCOS DE UMA AQUISIÇÃO• PLAN – Planejamento do Projeto• ESP - Especificações• PQ – Escolha da (pré-qualificação) das empresas convidadas a participar do Processo de Seleção• CONT – Em cláusulas contratuais que protejam os principais objetivos do projeto e os direitos daí correntes

13

REGISTRO DE RISCOS [R.R.]P.G.A.

1. Objetivo

Este documento visa orientar a contratação do serviço de fornecimento e operação de equipamentos audiovisuais para a festa de confraternização da turma PJ-19, chamada CONFRA PJ-19.

2. Escopo

Deverão ser fornecidos e operados durante o evento os seguintes equipamentos:

• Telão com projetor digital;• Mesa de som digital de 8 canais;• Sistema de iluminação por LED;• Luz estroboscópica;• 02 unidades de grupos geradores a diesel, de mesma potência (kVA)

com capacidade de sustentar toda a carga, cada um.

3. Logística

Todo transporte da mobilização dos equipamentos será responsabilidade da CONTRATADA.

4. Visita Técnica

Deverá ser realizada visita técnica a ser agendada pelo CONTRATANTE para assegurar o correto dimensionamento dos equipamentos.

14

DECLARAÇÃO DE TRABALHO [D.T.]P.G.A.

Linha 2 — Item WBS 2.3: Audiovisual (Contratação de Equipamentos e Serviços)

5. Suporte da CONTRATADA

A CONTRATADA terá que disponibilizar a visita de um técnico, antecedente as 24 horas da data da realização do evento e que o mesmo esteja presente durante a realização da festividade.

6. Obrigações da CONTRATADA

Os equipamentos deverão ser entregues com 24 horas de antecedência e deverão ser realizados testes para verificar o funcionamento adequado dos equipamentos. Os testes deverão ser realizados pela CONTRATADA com a presença da CONTRATANTE. Somente após a validação dos testes os equipamentos serão considerados entregues.

A CONTRATADA deverá ser pessoa jurídica estabelecida e ter sua situação fiscal regular. Cópia do Contrato Social da empresa deverá ser apresentada com a proposta. Todos os membros da equipe da CONTRATADA que estarão presentes ao evento deverão ter situação trabalhista regular, o que deverá ser comprovado mediante apresentação da documentação pertinente que deverá estar anexa a proposta.

Deverão ser observadas todas as normas de SST na entrega, montagem, operação e desmobilização. 15



7. Obrigações da CONTRATANTE

A CONTRATANTE se responsabiliza por fornecer ponto de energia e local para a montagem dos equipamentos. A CONTRATANTE também fornecerá alimentação para a equipe.

8. Prazos

O Evento será realizado no dia 19/12/2015 e terá duração de 10 horas, a partir das 12:00 (os equipamentos deverão ser entregues e montados com 24 horas de antecedência);A desmobilização ocorrerá na manhã seguinte após o Evento

9. Local

O local de entrega dos equipamentos é Espaço Quintas D’Aldeia.

O fornecedor deverá se identificar com o segurança na portaria de serviços e deixar os materiais na área da Quadra Poliesportiva.

10. Forma de Pagamento

Fica desde já acordado que o pagamento será realizado pela CONTRATANTE ao final da prestação do serviço, mas apenas após avaliação interna, que ocorrerá na manhã seguinte ao evento. Qualquer prejuízo ou dano diretamente causado pela qualidade da prestação do serviço será motivo de desconto no valor final, a ser negociado.

16



2.3.1

2.3.2

2.3.3

2.3.4 2.3.5

AUDIOVISUAL

Entrega de Equipamen

tos


Inspeção e Testes

Montagem de

Equipamentos

Recebimento Equipamento

2.3.1.1

2.3

Operação da Festa

Encerramento

2.3.6

Recebimento Equipamento

2.3.1.2

Armazenamento

2.3.1.3

Montagem do Som

2.3.2.1

Montagem da

Iluminação

2.3.2.2

Montagem do Gerador

2.3.2.3

Planejamento do Projeto

2.3.3.1

Acompanhamento dos Prazos

2.3.3.2

Acompanhamento do R.H.

2.3.3.3

Reunião Inicial (Kick-Off Meeting)

2.3.3.4

Teste de Som

2.3.4.1

Teste da Iluminação

2.3.4.2

Teste do Gerador

2.3.4.3

Operador da

Iluminação

2.3.5.1

Operador da Som

2.3.5.2

Operador do Gerador

2.3.5.3

Desmontagem

2.3.6.1

Avaliação

2.3.6.2

Recebimento da Fatura

2.3.6.3

17

WBS DO CONTRATOP.G.A.


Estarão expressos na D.T. apenas os critérios eliminatórios, pois o não atendimento desses itens inviabilizará o Projeto. Esses critérios são inegociáveis.

Para evitar perda de tempo, portanto, esses critérios constam na D.T. como pontos obrigatórios.

18

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃOP.G.A.


Serão considerados motivos de inabilitação os seguintes pontos:

• A não comprovação da situação regular da empresa;

• A não comprovação da situação regular de seus empregados;

• A não realização de testes com 24 horas de antecedência;

• A indisponibilidade de fornecimento na data solicitada;

• A indisponibilidade de transporte dos equipamentos.

19

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO - ELIMINATÓRIOSP.G.A.


Serão pontuados com suas respectivas relevâncias na avaliação das propostas:

• Oferta acima dos requisitos (opcionais, serviços agregados e

tecnologia);

• Preço e / ou condições de pagamento;

• Especificação técnica dos equipamentos;

• Idade e condições físicas dos equipamentos;

• Serviços extras ofertados.

20

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO - CLASSIFICATÓRIOSP.G.A.


Optamos pela NÃO DIVULGAÇÃO, que podem implicar nas seguintes DESVANTAGENS, são eles:

• Possibilidades dos convidados em fazer colusão [cumplicidade

para prejudicar terceiro(s)];

• Possibilidade de desistência de algum convidado no momento

de fazer alguma proposta, caso não consiga atender

plenamente algum critério;

• Possibilidade de gerar dúvidas e questionamento dos

convidados;

• Possibilidade de “engessar” as propostas.

*Obs.: O resultado final será comunicado através de e-mail a todos os fornecedores, se vitoriosa ou derrotada na concorrência.

21

DIVULGAÇÃO DOS CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃOP.G.A.


Eliminatórios Empresa A Empresa B

1. Empresa regular?

2. Funcionários regulares?

3. Testes (24horas)?

4. Atende a data?

5. Possui transporte?

Classificatórios Peso

Empresa A Empresa B

1. Preço 4

2. Especificação 2

3. Qualidade 3

4. Extras 1

Total: 10

22

SISTEMA DE PONTUAÇÃOP.G.A.


1. Preço:

Índice = 3 x (menor preço / preço proposta)

2. Especificação

Índice = 0 Não apresentou 1 Apresentou com deficiência 2 Atende ao escopo 3 Apresenta ganhos

3. Qualidade

Índice = 0 Não comprovou 1 Equipamentos danificados e/ou mais de 5 anos de uso 2 Equipamentos com menos de 5 anos de uso e poucos danos 3 Equipamentos com menos de 1 ano de uso e sem danos visíveis

4. Extras

Índice = 0 Não apresentou 1 Serviços extras irrelevantes 2 Melhoram a qualidade do serviço 3 Melhoram a qualidade do serviço e do evento

*Obs.: Os índices de 0 a 3 deverão ser ponderados de acordo com os pesos estabelecidos na planilha de pontuação.

23

SISTEMA DE PONTUAÇÃOP.G.A.


Devido à simplicidade do evento, os convites serão enviados por e-mail aos concorrentes. Será gerada R.F.P. (Request For Proposal) Solicitação de Proposta, no qual a decisão de escolha não será apenas pelo preço final e sim pelo melhor custo / benefício, contendo os seguintes documentos:

• Carta Convite (através de e-mail);• Declaração de Trabalho (D.T.);• Minuta / Modelo de Contrato;• Mapa do Local

O Termo de Visita Técnica será entregue na ocasião da visita e deve ser assinado por CONTRATANTE e PROPONENTE.

24

DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO ADOTADOSP.G.A.


Linha 2 – Item 2.3Contratação de Equipamentos e Serviço Audiovisual

Devido à simplicidade do evento, os convites serão enviados por e-mail através de um sistema de Mala Direta, devido:

• Alguns de nossos fornecedores são conhecidos;• Prática de Mercado;• Menor custo;• Rapidez;• Praticidade;• Boa abrangência, haja vista que é bem direcionada e

exclusiva.

25

DOCUMENTOS DE AQUISIÇÃO — MEIO ADOTADO PARA ENVIO DO CONVITE

P.G.A.Linha 2 — Item WBS 2.3: Audiovisual (Contratação de Equipamentos e Serviços)

O Tipo do nosso CONTRATO é PF (PREÇO FIXO OU GLOBAL) de CONCORRÊNCIA PRIVADA, no qual será elaborado um contrato de prestação de serviços devido a natureza do escopo, que inclui, além do fornecimento dos equipamentos, equipe especializada para operá-los.

26

CONTRATOP.G.A.


Divulgação dos documentos de

aquisição (R.F.P.)

Receber Propostas

Avaliar critérios

eliminatórios

Equalizar propostas

Avaliar critérios

classificatórios

Propostas finalistas

Negociação

Declaração do Vencedor

Divulgação interna

Divulgação Proponentes

(e-mail)

Assinatura de Contrato

27

FLUXOGRAMA DA CONDUÇÃO DO CONTRATOPROCESSOS DE EXECUÇÃO


Acordamos as seguintes ATITUDES: • Comprometimento da contratada ao Contrato;• Transparência da Contratante ao Contrato.

Com relação a FISCALIZAÇÃO, serão tomadas algumas medidas para ter sucesso no controle da aquisição e garantia na prestação adequada do serviço:

• Será gerado um Controle de Qualidade dos equipamentos ofertados, que será verificado na entrega dos equipamentos;

• Serão executados testes com 24 horas de antecedência;• Será elaborada uma matriz de riscos;• Será elaborada uma matriz de responsabilidades;• Será realizada reunião de partida para identificar os riscos, as

responsabilidades e validar o escopo;• Será realizada avaliação final, após a prestação do serviço.

28

CONTROLE DE AQUISIÇÃO CONTRATUALATITUDES E FISCALIZAÇÃO

CONDUZIR AS AQUISIÇÕES


Relatórios de Controle:

Como se trata de um único dia de evento, todo o nosso Controle de Qualidade será feito um dia antes do Evento um formato de Check-list

1. Controle de QualidadeConferência de Equipamentos

Cód. Descrição Sim ou Não

1 Telão com projetor digital

2 Mesa de som digital de 8 canais

3 Sistema de iluminação por LED

4 Luz estroboscópica

5 02 grupos geradores a diesel 29

MONITORAÇÃO E CONTROLE


CONTROLE DE AQUISIÇÃO CONTRATUAL


2. Matriz de Riscos

Cód.

Descrição Probabilidade

Gravidade

Total

Ação Observações

1 Chuva

2 Falta de energia

3Quebra equipamento

4Reclamação de vizinhos• Probabilidade: 0 a 3

• Gravidade: 0 a 3• Total: Probabilidade x Gravidade• Ação: Ignorar, Mitigar, Eliminar

*Obs.: Para as ações de Mitigar e Eliminar, deve-se descrever a ação proposta 30





3. Matriz de Responsabilidade:

Cód.

Descrição Contratante

Contratada

Clube

1 Descarga e montagem

S E O

2 Operação equipamentos

S E O

3 Adequação do espaço E O S

• S = Supervisionar• E = Executar• O = Observar

31





4. Controle de Horas e Avaliação Final:

Cód.

DescriçãoDescriçã

oRegistros

1 Horário de início 13:00 Atraso? Registrar aqui.

2 Horário de Término 23:00 Tempo extra? Registrar

3Houve alguma falha de equipamentos?

Sim ou Não

Se sim, registrar

4 Houve falha na operação?Sim ou

NãoSe sim, registrar

5Houve reclamação dos convidados?

Sim ou Não

Se sim, registrar

6Houve falha por parte do CONTRATANTE?

Sim ou Não

Se sim, registrar

32




Emitir O.S.

Realizar Reunião de

K.O.Elaborar Matriz de

Riscos e de Responsabilid

adesCheck-list de

Licenças e Documentaçõe

s

Check-list de Equipamentos

Realizar Testes

Registrar horário de

Início

Monitorar Execução

Registrar Horário de

Fim

Desmobilização

Avaliação Final

Pagamento

Reunião de lições

aprendidas

Encerramento do Contrato

33



CONTROLE DE AQUISIÇÃO CONTRATUAL — FLUXOGRAMA

Realizar Avaliação

Final

Identificar Danos ou Prejuízos

Aplicar Penalidades

Efetuar Pagamento

Realizar Reunião de

lições Aprendidas

Comunicar o

Encerramento do

Contrato

34

FINALIZAÇÃO


ENCERRAMENTO DO CONTRATO — FLUXOGRAMA

OBJETIVOESCOPOSTAKEHOLDERSTAP

1. PLANEJAR O GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES [P.G.A.]1.1 - Montar a WBS1.2 - Analisar critérios MAKE or BUY (Definindo Pacotes que serão contratados)1.3 - Mapa das Aquisições (M.A.) 1.4 – Planejamento de cada Aquisição

1.4.1 – WBS da Revisada1.4.2 – Registro de Risco (R.R.)

1.4.2.1 – Eventos de Risco 1.4.2.2 – Resposta de Risco 1.4.2.3 – Análise de Risco (Resposta)

1.4.3 - Declaração de Trabalho (D.T.)1.4.4 – Critérios de Avaliação

1.4.4.1 – Eliminatórios (Qualificativo)1.4.4.2 – Classificatórios (Quantificativo)1.4.4.3 – Divulgação dos Critérios Classificatórios1.4.4.4 – Sistema de Pontuação1.4.4.5 – Meio Adotado para o Envio da Carta Convite

1.4.5 – Documentos de Aquisição (R.F.P. / R.F.Q.)1.4.6 – Contrato

2. CONDUZIR AS AQUISIÇÕES [PROCESSOS DE EXECUÇÃO]3. CONTROLAR AS AQUISIÇÕES [MONITORAÇÃO E CONTROLE]4. ENCERRAR AS AQUISIÇÕES [FINALIZAÇÃO]

35

SUMÁRIO DO PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES EM PROJETO

P.G.A.

CONFRA PJ-19

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