CONSOLIDAR E PUBLICARRESULTADOS

Como automatizar o processo da'última milha‘ nos relatóriosfinanceiros?

Rui Botelho

www.pwc.com.br

PwC

Principais desafios com a ‘últimamilha’ em finanças

2Junho de 2013

PwC

O que é a ‘última milha’ em finanças?

3junho 2013

1. Gerenciamento do processo de fechamento: ajudar as empresas a entender,gerenciar, automatizar e otimizar seus processos de fechamento financeiro

2.Gerenciamento da produção de relatórios e publicação dos resultados:auxiliar as empresas a gerenciar o desenvolvimento colaborativo dos reportes regulatóriose no preenchimento mais eficiente de suas publicações

3.Suporte de tecnologia: automatizar e integrar os principais passos do fechamento epublicação, para acelerar as reconciliações nos seus diversos níveis e minimizar o trabalhomanual de entrada e transformação de dados, reduzindo erros e maximizando a eficiênciano processo

Elevar a performance da função de finanças no processo de fechamento epublicação de resultados, focando em:

PwC

As companhias encaram uma pressão crescente para produzirinformações em tempo hábil e com maior qualidade. Essas pressõesrecaem sobre o ciclo de fechamento e publicação

4junho 2013

Pressões Externas

• Elevado nível de transparência da informação exigido pelos investidores

• Maior nível de detalhe solicitado pelos orgãos regulatórios (ex: CVM, Bacen, Susep)

• Redução dos prazos, imposta pelos reguladores, para a divulgação das informações ao mercado

Pressões Internas

• Maior necessidade dos negócios no suporte a decisões críticas com análise pontual e rigorosa

• Maiores responsabilidades além dos componentes tradicionais de relatórios corporativos,incluindo planejamento, orçamento e previsão e análise de rentabilidade

• Expectativa de entrega de visões sobre como interpretar dados para orientar a tomada dedecisão e a melhora da performance

• Demanda por automação e integração dentro dos sistemas já estabelecidos

Pressões de Custo

• Pressão crescente para fazer mais com menos recursos sem comprometer a precisão e controle

• Horas extras significativas e elevada rotatividade

PwC

Há alguns indicadores que sugerem a existência de oportunidadese desafios para melhorar o ciclo de fechamento e publicação

5junho 2013

• O prazo de fechamento contábil na maioria das vezes é superior a 5 dias• Divulgar resultados consolidados e notas explicativas demora mais de 30 dias• Informação é disponibilizada tarde demais para apoiar decisões operacionais e

de negócio

Velocidade

• Ajustes ou correções significativas registradas após o fechamento dos livros• Difícil identificação das transações entre partes relacionadas• Relatórios financeiros externos são diferentes dos relatórios gerenciais• Riscos de inconsistências na informação

Controle ePrecisão

Insuficientes

• Atividades manuais significativas e dependência de planilhas Excel• Sistemas distintos e ausência de um plano de contas único• Planos para implementar uma nova ferramenta de consolidação e

relatório• Fluxo por emails que reduz a visibilidade do processo, não controla as

versões da informação e difículta o gerenciamento e a auditoria do processo

Dependência deProcessosManuais

• Elevado tempo dedicado à coleta e preparação dos dados prejudicando otempo de análise

Apoio a Decisãonão Efetivo

PwC

E como está a hoje a preparação e usodas informações em finanças?

6Junho de 2013

PwC

As equipes de finanças ainda investem mais tempo na produção dainformação, no entanto há empresas que já conseguiram equilibraressas atividades com um maior suporte à análise

7junho 2013

Estudo sobre benchmark daperformance da função financeira2012

As equipes de finanças de alto desempenho gastam

25% a maisem análisedo que as equipes

comuns

17% a menosde tempoem coleta de dados

PwC

TecnologiaA tecnologia não faz diferença se os dados não estão corretos

8Maio de 2013

Equipes de altodesempenho adotamabordagem integradaaos processos,sistemas, dados deplanejamento erelatórios gerenciais,na qual a obtenção dedados corretos é oprimeiro passo.

60%

10%utilizam“Taxonomiapadrão”

dos participantesainda dependemde planilhasmanuais para

elaborar relatórios.

50%dos participantespossuemrepositóriode dados

PwC

Quanto mais rapidamente as equipes de finanças conseguirempreparar as informações-chave, mais tempo elas terão paraanalisar as implicações e preparar comunicados ao mercado

9Maio de 2013

Porcentagem de tempo despendido em coleta de dados x análise

3648

4050

6452

6050

Mediana QuartilSuperior

Mediana QuartilSuperior

Análise Coleta de dados

Fonte: Estudo de benchmark da performance da função financeira 2012

Dias úteis para fechamento e reporte à diretoria

9 911

13

0

2

4

6

8

10

12

14

FTSE 100 FTSE 250

Fonte: Estudo de benchmark da performance da função financeira 2012

2010 2011

PwC

Situação comum nas empresas, grande parte do tempo é gasto comas processos e atividades manuais para o ciclo da ‘última milha’

10junho 2013

Fontes de dadosFontes de dados RelatóriosRelatórios

ERP

Legados

GLPlanilhas

ReportsGerenciais

Atividades deProdução

Revisão eAprovação

ReportsRegulatórios

• Uso extensivo de MS-Word e MS-Excel, compartilhado via e-mail• Problemas de consistência de dados• Dificuldades em Colaboração• Falta de controles internos e trilha de Auditoria• Risco elevado de inconsistências e segurança da informação• Processos manuais repetidos em todos os períodos de fechamento

PwC

Um ciclo de fechamento e publicação eficiente cria uma base paraavaliar o desempenho, apoia as decisões de negócios e atende asexigências dos órgãos regulatórios

11junho 2013

• Melhora no gerenciamento e controle

• Padronização dos processos para eliminarcomplexidades e inconsistências desnecessárias

• Rapidez no fechamento ao sequenciarapropriadamente tarefas e por eliminargargalos, duplicidade de esforços e atividadessem valor agregado

• Foco no uso e otimização da tecnologia

• Alinhar o processo com as necessidades dosstakeholders para prover apoio efetivo àtomada de decisão

• Um ciclo melhorado permite que os recursosdisponíveis foquem no apoio à decisão e aocumprimento dos requerimentos regulatórios.

• Inversão de papéis: Maior tempo dedicado àanálise e menor tempo à coleta de informações

• Estruturação das informações para apoiaras decisões do negócio

• Responder às exigências regulatórias ereduzir os custos globais de compliance

• Aumentar a confiança na divulgação dasdemonstrações financeiras

• Redução do custo do ciclo de fechamento,consolidação e relatórios

Características de um ciclo de sucesso Benefícios no negócio

PwC

Alternativas tecnológicas

12Junho de 2013

PwC

Framework de Fechamento e Publicação

junho 2013Slide 2

Lançamentos transacionaise fechamento dos módulos

Fechamento corporativo econsolidação

Análises e relatórios

Entradas manuais / ProvisõesEntradas manuais / Provisões

Reconciliações / análise das contasReconciliações / análise das contas

Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)

Modelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativasModelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativas

Ferramentas de ConsolidaçãoFerramentas de Consolidação

Preparação do fluxo de caixaPreparação do fluxo de caixa

Otimização do ERPOtimização do ERP

Partes relacionadasPartes relacionadas

Ferramentas de Relatórios gerenciaisFerramentas de Relatórios gerenciais

Questionamentos do CFOQuestionamentos do CFO

Notas explicativas / relatórios / CVMNotas explicativas / relatórios / CVM

Desenho do plano de contasDesenho do plano de contas

Ajustes de consolidaçãoAjustes de consolidação

Procedimentos e políticasProcedimentos e políticas

PwC

Framework de Fechamento e Publicação

junho 2013Slide 2

Lançamentos transacionaise fechamento dos módulos

Fechamento corporativo econsolidação

Análises e relatórios

Entradas manuais / ProvisõesEntradas manuais / Provisões

Reconciliações / análise das contasReconciliações / análise das contas

Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)Ferramentas de gerenciamento do ciclo(Checklist, monitoramento, comunicação e gerenciamento)

Modelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativasModelo de entrega do fechamento contábil e divulgação das notas explicativas

Ferramentas de ConsolidaçãoFerramentas de Consolidação

Preparação do fluxo de caixaPreparação do fluxo de caixa

Otimização do ERPOtimização do ERP

Partes relacionadasPartes relacionadas

Ferramentas de Relatórios gerenciaisFerramentas de Relatórios gerenciais

Questionamentos do CFOQuestionamentos do CFO

Notas explicativas / relatórios / CVMNotas explicativas / relatórios / CVM

Desenho do plano de contasDesenho do plano de contas

Ajustes de consolidaçãoAjustes de consolidação

Procedimentos e políticasProcedimentos e políticas

PwC

Existem diversas soluções tecnológicas no mercado que podemajudar a enfrentar os desafios da ‘última milha’

15

Segundo essa análise, as seguintes ferramentaspossuem uma posição relevante no quadrante delíderes do Gartner:

Gartner Magic Quadrant para CorporatePerformance Management

BPC

Hyperion

Cognos

junho 2013

PwC

Alternativas tecnológicas para auxiliar no processo da ‘últimamilha’ em finanças e alguns benefícios

16junho 2013

PwC

Ferramentas para gerenciamento do fechamento e principaiscaracterísticas desse tipo de sistema

17junho 2013

Oracle Financial Closing Mgr SAP Financial Closing Cockpit

Envio de dados diretopara as áreas

Agendamento deatividades

Dashboards demonitoração

Lista de tarefas

Monitoramento dostatus de fechamento

Melhoria contínua dociclo de fechamento

PwC

Ferramentas para consolidação financeira e principaiscaracterísticas desse tipo de sistema

18junho 2013

CognosController

HFM

BPC

Relatórios Intercompany Conversão de moedasPrincípios contábeis

IFRS, BRGAAP

Controle do processo Relatórios automáticos Integração Pacote Office

Eliminações equivalênciapatrimonial

Participaçãominoritários Trilha de auditoria

PwC

Ferramentas para gerenciamento de publicações e principaiscaracterísticas desse tipo de sistema

19junho 2013

CognosDisclosure

Mgmt

DisclosureMgmt

DisclosureMgmt

Taxonomia xbrl

Integração pacote officeGerenciamento do

processo

Tags de texto Mapeamento das tags

Relatórios

Import/export de taxonomiasFormatação dos dados Cálculos

PwC

Como funciona uma aplicação de publicação?

Consolidações

Aplicação de Publicação

##V##V

##V##V

M$8.201

Fontes de dados

M$8.2012013-M$8.2012013-M$8.2422013-M$8.242

M$8.242M$8.242

M$8.242M$8.242

M$8.201M$8.242M$8.242

Report

M$8.201M$8.242M$8.242

2013

OLAP

Relacional

ERP

Planilhas

Relatórios

PwC

A taxonomia XBRL pode ser gerada automaticamente

21junho 2013

Consolidações

OLAP

ERP

Aplicação de Publicação

##V

##V

2013-M$8.242

M$8.242

M$8.242

M$8.242

2013

M$8.242Tags de XBRLTags de XBRL

2013

Relacional

Planilhas

Fontes de dados Relatórios

PwC

Os ajustes para IFRS também podem ser gerados

22junho 2013

Relatórios

Consolidações

OLAP

ERP

Aplicação de Publicação

##V

##V

2014-M$8.730

M$8.730 M$8.730

M$8.430

2014

M$8.730

2014Ajustes de IFRSAjustes de IFRS

IFRSIFRS

GAAPGAAP

M$8.430

M$8.430

2009

M$8.730

2014

Relacional

Fontes de dados

Planilhas

PwC

Próximos desafios

23Junho de 2013

PwC

A empresa pode começar a fazer uma análise sobre seu processo defechamento e publicação de resultados, e tomar ações paramelhorar o ciclo da última milha

24junho 2013

PwC

As ferramentas podem automatizar outros relatórios e criar umavisão integrada de reporting na organização

25junho 2013

Regulatório Controladoria

Investidores

Tesouraria Impostos

• Presentations

• Press Release

• WebCommunications

• SchedulePreparation &Reporting

• Tax Compliance

• Solvency II• COREP/FINREP• Basel III• XBRL Mandates

• Internal & ExternalReporting

• Board Books• GAAP vs IFRS

• Global CashManagement

• Global DebtManagementVárias aplicações, profissionais e recursos se

envolvem na produção de uma quantidadeenorme de relatórios na empresa. Essa realidadepode trazer uma oportunidade de integrar oambiente de produção de relatórios comsignificativa redução de tempo, investimento erisco para a organização

PwC 26junho 2013

Obrigado!

Rui BotelhoDiretor – Advisory Consulting - PwCRui.botelho@br.pwc.com11 3674-2745