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Adequação ao eSocial e evolução na Gestão de Recursos Humanos SÃO PAULO, 15 DE ABRIL DE 2014
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Adequação ao eSocial e evolução na
Gestão de Recursos Humanos
SÃO PAULO, 15 DE ABRIL DE 2014
HOJE
FALAREMOS
SOBRE1. O QUE É eSOCIAL?
2. ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO eSOCIAL
3. IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
O QUE É eSOCIAL?
O QUE É eSOCIAL?
O eSocial é um projeto do Governo Federal para unificar a coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e
propiciar aos órgãos do governo o acesso às informações, em uma única base. A implantação está prevista inicialmente para 2014.
DEFINIÇÃO DO eSOCIAL
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Cenário proposto
Mesma fonte e mesma informação com
visões e formatos diferentes para
órgãos/entidades
Cenário atual
A mesma informação é enviada diversas
vezes a diferentes órgãos/ entidades
para atender a várias obrigações
RAIS
Folha de
Pagamento
GPS
Form. De
Seguro
GFIP
Arq.
eletrônicosPPP
Reg. do
Empregado
DIRF
CAGED
CAT
ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO
eSOCIAL
ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO eSOCIAL
Espera-se que cerca de 80% das obrigações acessórias sejam substituídas pelo eSocial.OBRIGAÇÕES DO eSOCIAL
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A Caixa Econômica Federal terá acesso às
informações do e-Social para emissão da guia de
recolhimento do FGTS.
O Ministério do Trabalho e Emprego terá acesso à
informações como salário família e salários
educação através do e-Social.
O RAIS terá suas informações disponibilizadas
diretamente no e-Social e não existirá como
obrigação acessória.
O programa deixará de ser utilizado para gerar a
GFIP uma vez que este será realizado pela Caixa
com as informações do e-Social.
A obrigação acessória, DIRF, não será mais
executada e as mesmas informações referentes a
ela serão retiradas do e-Social.
O Perfil Profissiografico Profissional terá suas
informações disponibilizadas nos arquivos do
e-Social, tornando a obrigação desnecessária.
O CAGED não deve mais ser realizado mas as
informações antes contidas nele estarão
disponíveis no ambiente do e-Social.
A Receita Federal emitirá a DARF a partir das
informações fornecidas pelos empregadores no
e-Social.
O empregador realiza o envio das informações
através de uma transmissão única para o ambiente
do e-Social.
INSS
Empregador
ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
OBJETIVOS DO ESOCIAL
• Unificar a captação das informações da folha pagamento – RAIS, DIRF, CAGED, SEFIP, MANAD etc.;
• Aumentar o controle e a disponibilização das informações, com redução da informalidade na relação de
emprego;
• Melhorar a distribuição da carga tributária sobre os contribuintes por meio de um vigoroso combate à
sonegação, com cruzamentos de dados e auditoria eletrônica. Além de combater as fraudes na
concessão de benefícios previdenciários e no seguro desemprego;
• Ampliar a base de arrecadação dos tributos incidentes sobre a remuneração, sem aumentar a carga
tributária.
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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
CRONOGRAMA ESTIMADO
DO eSOCIAL*
Porte da empresa Cadastro inicialEnvio da folha
mensal
Substituição da
GFIP
Lucro Real 31/10/2014 10/2014 01/2015
Produtor rural pessoa física e segurado especial 01/2015 A definir A definir
Lucro Presumido, empresas do Simples Nacional, micro
empreendedor individual (MEI)01/2015 A definir A definir
(*) Fonte: http://epocanegocios.globo.com/Informacao/Dilemas/noticia/2014/03/governo-adia-prazo-do-esocial-para-outubro-de-2014.html 8
ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
FUNCIONAMENTO DO
eSOCIAL
• A empresa fará a carga das
tabelas básicas
(estabelecimentos, cargos,
rubricas, lotações, horários, etc.)
e dos funcionários ativos em sua
base de dados
• A partir da carga dessas
informações, toda e qualquer
movimentação deve ser enviada
ao Governo, mantendo assim o
sistema do eSocial sempre
atualizado
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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
FUNCIONAMENTO DO
eSOCIAL
• Para cada informação recebida, o eSocial emitirá um
número de recibo (protocolo). Caso essa informação tenha
que ser retificada, deve-se informar o número
anteriormente enviado
• Mensalmente as empresas entrarão no sistema eSocial e
emitirão as GUIAS e DARF para recolhimentos
• Todo o processo de envio das informações será por meio
de arquivos com assinatura digital
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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
TEMPORALIDADE DO ENVIO
DE INFORMAÇÕES DO
eSOCIAL
Arquivos da folha de pagamento
Admissões, alterações, rescisões, CATs, afasta
mentos, ASO, etc.
Transmissão digital - protocolo de entregaEmpregadores
Periódicos
Não periódicos
Anuais
Informe de Rendimentos
DIRF
RAIS
Periódicos
GFIP (SEFIP)
CAGED
Não periódicos
CAT (Com. Ac. Trab)
GRRF(recol. Recis. FGTS)
PPP (Perifl Profis. Prev)
Seguro Desemprego
Sob demanda
PPP
MANAD
Não Exaustivo
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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
PRINCIPAIS EVENTOS NÃO
PERIÓDICOS
• Admissão do trabalhador
• Trabalhador sem vínculo
• Alteração cadastral do trabalhador
• Alteração contratual do trabalhador
• Afastamentos temporários e atestados médicos (CRM e nome)
• CAT
• ASO e exames relacionados ao atestado
• Alterações referentes a atividades desempenhadas, riscos
ocupacionais e medidas preventivas (EPI, EPC)
• Aviso prévio
• Desligamento e reintegração
• Estabilidade
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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
IMPACTOS E RISCOS DO
eSOCIAL NAS ROTINAS
• Admissão x ASO x Cargos e Salários
• Rescisão x ASO x APT x API
• Riscos de trabalho e previdência x insalubridade/ periculosidade
• NF Terceiro x EFD x eSocial x ECD
• Contabilizações manuais da Folha
• Dependentes legais
• Assistência médica e odontológica
• Retiradas, Prolabore, JCP, IRPF, etc.
• Descrições dos cargos e das funções
Legenda
•ASO -> Atestado de Saúde Ocupacional
•APT-> Aviso prévio trabalhado
•API -> Aviso prévio indenizado
•EFD -> Escrituração Fiscal Digital
•ECD -> Escrituração Contábil Digita13
ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL
• Após a transmissão do eSocial, as informações constantes no arquivo poderão ser cruzadas automaticamente, assim como
já acontece com a entrega dos demais SPEDs
• Com a fiscalização crescente e o cruzamento de dados eletrônicos, as empresas precisam aprimorar seus controles de
forma a estarem aptas a cumprir as novas exigências do Fisco
• Valores isentos de diárias, indenizações, ajuda de custo e abono de férias são alguns exemplos das informações constantes
no eSocial que poderão ser cruzadas com outras declarações transmitidas (DIRF, DIPJ, além dos demais módulos do
SPED)
• Tenha certeza das informações que vai transmitir, garanta o compliance
CRUZAMENTO DE
INFORMAÇÕES DO eSOCIAL
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
IMPACTO NAS
ORGANIZAÇÕES
Legislação
A princípio, o governo não prevê alteração na legislação trabalhista, previdenciária e tributária. Contudo, as organizações devem avaliar se estão de acordo com a legislação. Caso não estejam, deverão reavaliar as regras, bem como os prazos legais, e praticá-los.
Processos
As organizações devem identificar quais são os processos considerados críticos e redefini-los, de forma a atender as exigências do eSocial.
Também devem ser reavaliados os prazos legais e a qualidade das informações prestadas.
Sistemas
É necessário avaliar a aderência das aplicações utilizadas nos processos de trabalho de cada área da organização e solicitar aos fornecedores o atendimento das exigências. Integrações entre as áreas de Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Contabilidade, Financeiro, Faturamento,Compras, Jurídico e Fiscal.
Infraestrutura
Pode ser necessário adquirir novas ferramentas de trabalho ou atualizar as atuais aplicações.
PessoasAs organizações precisam capacitar os profissionais e conscientizá-los da importância do projeto.
Comunicação.
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
Nossa experiência em projetos de eSocial mostra que 3 a cada 4 processos necessitam de adequação em
função das obrigatoriedades do eSocial. Podemos destacar como principais:
• Processo de admissão
• Processos de SESMT (Ex: ASO, controle de afastamentos, acidentes de trabalho, EPIs, entre outros)
• Processos de Prestação de Serviço com cessão de mão de obra
• Movimentações
IMPACTO NAS
ORGANIZAÇÕES
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Além dos processos listados acima, há necessidade de
adoção de um novo processo, responsável por garantir a
atualização e integridade das informações para o eSocial;
IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
MITOS E VERDADES SOBRE
O eSOCIAL
“O eSocial abrange diversas áreas
da empresa (DP, SESMT, Fiscal, TI...)”
“O maior desafio é transformar informações em
processos corporativos”
“Alguns processos que hoje atendem a legislação
podem se tornar inadequados na implantação do
eSocial”
“As validações que o eSocial irá realizar ao
receber os eventos não garantem integralmente
sua qualidade”
“O eSocial é um projeto do DP”
“O maior desafio é ajustar o sistema”
“Não há necessidade de revisar os processos,
pois a legislação permanece a mesma”
“O recebimento do protocolo de transmissão
sem erros garante que não há riscos de
autuação”
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2 2
3
4
3
4
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
PRINCIPAIS DESAFIOS
ENVOLVIDOS
• Transformar informações de folha, fiscais, de medicina e de processos
judiciais em processos corporativos
• Revisão de processos não controlados por sistema
• Conscientizar a alta gestão da empresa
• Alinhamento com as diretorias envolvidas
• Integração entre as áreas
• Equalizar os conflitos de papéis
• Qualificar as informação antes de enviar
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
O QUE MUDA COM O
eSOCIAL?
• Novas informações de empregadores e trabalhadores
serão exigidas;
• As admissões deverão ser transmitidas para o
ambiente do eSocial até o final do dia anterior ao início
do vínculo;
• As informações de ASO deverão ser transmitidas na
sua emissão
(admissão, desligamento, periódico, retorno ao
trabalho e mudança de função);
• Eventos não periódicos deverão ser comunicados na
sua ocorrência;
• Deverá ser criado um procedimento de monitoria do
envio e retorno das informações ao eSocial, a fim de
garantir a consistência dos dados. 20
IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
Processos:
• Admissão e movimentação sem ASO
• Informações das tabelas de cargos (Ex: CBO e descrição de atividades)
• Equiparação salarial
• Movimentações informais X Riscos de acidentes de trabalho
• Necessidade de adoção de processo de atualização de informações para o
e-Social
PRINCIPAIS RISCOS
Processos
Base de Dados (Cadastros)
Sistemas
SLAs do Governo X SLAs Internos
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
Cadastros:
• É necessário saneamento de informações cadastrais de pessoas (Ex:
documentação, endereço, dependentes e tipo de admissão)
• É necessária adequação de valores inseridos nas tabelas de eventos,
funcionários, em especial a tabela de natureza das rubricas que devem ser
relacionadas com os valores indicados no eSocial
• É necessário realizar o preenchimento das tabelas iniciais do eSocial (ex:
Cadastro de Empregadores)
• Campos descritivos que passarão a ser códigos
• De-para de códigos existentes nos sistemas e diferentes no eSocial
PRINCIPAIS RISCOS
Processos
Base de Dados (Cadastros)
Sistemas
SLAs do Governo X SLAs Internos
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
Sistemas:
• Atenção com relação a possibilidade de truncamento ou perda de
informações no momento de atualizações do patch do sistema
• Sistemas distintos para cada departamento com pouca ou nenhuma
integração (Ex: RH, SESMT, Fiscal, Contábil)
• Prazo para alterações no sistema sem oficialização dos leiautes pelo
Governo
PRINCIPAIS RISCOS
Processos
Base de Dados (Cadastros)
Sistemas
SLAs do Governo X SLAs Internos
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
SLA eSocial x SLA Processos internos:
• Atenção com os prazos exigidos pelo governo, principalmente para os
casos de Admissão, CAT, Desligamento, entre outros
PRINCIPAIS RISCOS
Processos
Base de Dados (Cadastros)
Sistemas
SLAs do Governo X SLAs Internos
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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES
O RISCO OCULTO
A transmissão dos eventos com sucesso não garante que as empresas
estejam adequadas às exigências legais
Informações transmitidas com baixa qualidade• Ex: descrições de cargos / descrição de funções
Envio de eventos fora dos prazos legais• Ex: admissão até a data de início, desligamento sem aviso prévio trabalhado D+10
Eventos não transmitidos, pois não foram registrados no sistema• Ex: exames periódicos / condições diferenciadas de trabalho
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