Adequação ao eSocial e evolução na Gestão de Recursos Humanos

SÃO PAULO, 15 DE ABRIL DE 2014

HOJE FALAREMOS SOBRE1. O QUE É eSOCIAL?2. ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO eSOCIAL3. IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

O QUE É eSOCIAL?

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O QUE É eSOCIAL?

O eSocial é um projeto do Governo Federal para unificar a coleta de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais e propiciar aos órgãos do governo o acesso às informações, em uma única base. A implantação está prevista inicialmente para 2014.

DEFINIÇÃO DO eSOCIAL

Cenário propostoMesma fonte e mesma informação com visões e formatos diferentes para órgãos/entidades

Cenário atualA mesma informação é enviada diversas vezes a diferentes órgãos/ entidades para atender a várias obrigações

RAIS

Folha de Pagamento

GPS

Form. De Seguro

GFIP

Arq. eletrônicosPPP

Reg. do Empregado

DIRF

CAGED

CAT

ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO eSOCIAL

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO DO eSOCIAL

Espera-se que cerca de 80% das obrigações acessórias sejam substituídas pelo eSocial.OBRIGAÇÕES DO eSOCIAL

A Caixa Econômica Federal terá acesso às informações do e-Social para emissão da guia de recolhimento do FGTS.

O Ministério do Trabalho e Emprego terá acesso à informações como salário família e salários educação através do e-Social.

O RAIS terá suas informações disponibilizadas diretamente no e-Social e não existirá como obrigação acessória.

O programa deixará de ser utilizado para gerar a GFIP uma vez que este será realizado pela Caixa com as informações do e-Social.

A obrigação acessória, DIRF, não será mais executada e as mesmas informações referentes a ela serão retiradas do e-Social.

O Perfil Profissiografico Profissional terá suas informações disponibilizadas nos arquivos do e-Social, tornando a obrigação desnecessária.

O CAGED não deve mais ser realizado mas as informações antes contidas nele estarão

disponíveis no ambiente do e-Social.

A Receita Federal emitirá a DARF a partir das informações fornecidas pelos empregadores no e-Social.

O empregador realiza o envio das informações através de uma transmissão única para o ambiente

do e-Social.

INSS

Empregador

ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

OBJETIVOS DO ESOCIAL

• Unificar a captação das informações da folha pagamento – RAIS, DIRF, CAGED, SEFIP, MANAD etc.;

• Aumentar o controle e a disponibilização das informações, com redução da informalidade na relação de

emprego;

• Melhorar a distribuição da carga tributária sobre os contribuintes por meio de um vigoroso combate à

sonegação, com cruzamentos de dados e auditoria eletrônica. Além de combater as fraudes na

concessão de benefícios previdenciários e no seguro desemprego;

• Ampliar a base de arrecadação dos tributos incidentes sobre a remuneração, sem aumentar a carga

tributária.

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

CRONOGRAMA ESTIMADO DO eSOCIAL*

Porte da empresa Cadastro inicial Envio da folha mensal

Substituição da GFIP

Lucro Real 31/10/2014 10/2014 01/2015

Produtor rural pessoa física e segurado especial 01/2015 A definir A definir

Lucro Presumido, empresas do Simples Nacional, micro empreendedor individual (MEI) 01/2015 A definir A definir

(*) Fonte: http://epocanegocios.globo.com/Informacao/Dilemas/noticia/2014/03/governo-adia-prazo-do-esocial-para-outubro-de-2014.html

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

FUNCIONAMENTO DO eSOCIAL

• A empresa fará a carga das tabelas básicas (estabelecimentos, cargos, rubricas, lotações, horários, etc.) e dos funcionários ativos em sua base de dados

• A partir da carga dessas informações, toda e qualquer movimentação deve ser enviada ao Governo, mantendo assim o sistema do eSocial sempre atualizado

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

FUNCIONAMENTO DO eSOCIAL

• Para cada informação recebida, o eSocial emitirá um número de recibo (protocolo). Caso essa informação tenha que ser retificada, deve-se informar o número anteriormente enviado

• Mensalmente as empresas entrarão no sistema eSocial e emitirão as GUIAS e DARF para recolhimentos

• Todo o processo de envio das informações será por meio de arquivos com assinatura digital

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

TEMPORALIDADE DO ENVIO DE INFORMAÇÕES DO eSOCIAL

Arquivos da folha de pagamento

Admissões, alterações, rescisões, CATs, afastamentos, ASO, etc.

Transmissão digital - protocolo de entregaEmpregadores

Periódicos

Não periódicos

Anuais

Informe de Rendimentos

DIRF

RAIS

Periódicos

GFIP (SEFIP)

CAGED

Não periódicos

CAT (Com. Ac. Trab)

GRRF(recol. Recis. FGTS)

PPP (Perifl Profis. Prev)

Seguro Desemprego

Sob demanda

PPP

MANAD

Não Exaustivo

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

PRINCIPAIS EVENTOS NÃO PERIÓDICOS

• Admissão do trabalhador• Trabalhador sem vínculo• Alteração cadastral do trabalhador• Alteração contratual do trabalhador• Afastamentos temporários e atestados médicos (CRM e nome)• CAT• ASO e exames relacionados ao atestado• Alterações referentes a atividades desempenhadas, riscos

ocupacionais e medidas preventivas (EPI, EPC)• Aviso prévio• Desligamento e reintegração• Estabilidade

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

IMPACTOS E RISCOS DO eSOCIAL NAS ROTINAS

• Admissão x ASO x Cargos e Salários• Rescisão x ASO x APT x API• Riscos de trabalho e previdência x insalubridade/ periculosidade• NF Terceiro x EFD x eSocial x ECD• Contabilizações manuais da Folha• Dependentes legais• Assistência médica e odontológica• Retiradas, Prolabore, JCP, IRPF, etc.• Descrições dos cargos e das funções

Legenda• ASO -> Atestado de Saúde Ocupacional• APT-> Aviso prévio trabalhado• API -> Aviso prévio indenizado• EFD -> Escrituração Fiscal Digital• ECD -> Escrituração Contábil Digita

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ENTENDIMENTO DO DESAFIO - eSOCIAL

• Após a transmissão do eSocial, as informações constantes no arquivo poderão ser cruzadas automaticamente, assim como

já acontece com a entrega dos demais SPEDs

• Com a fiscalização crescente e o cruzamento de dados eletrônicos, as empresas precisam aprimorar seus controles de

forma a estarem aptas a cumprir as novas exigências do Fisco

• Valores isentos de diárias, indenizações, ajuda de custo e abono de férias são alguns exemplos das informações constantes

no eSocial que poderão ser cruzadas com outras declarações transmitidas (DIRF, DIPJ, além dos demais módulos do SPED)

• Tenha certeza das informações que vai transmitir, garanta o compliance

CRUZAMENTO DE INFORMAÇÕES DO eSOCIAL

IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

LegislaçãoA princípio, o governo não prevê alteração na legislação trabalhista, previdenciária e tributária. Contudo, as organizações devem avaliar se estão de acordo com a legislação. Caso não estejam, deverão reavaliar as regras, bem como os prazos legais, e praticá-los.

Processos

As organizações devem identificar quais são os processos considerados críticos e redefini-los, de forma a atender as exigências do eSocial. Também devem ser reavaliados os prazos legais e a qualidade das informações prestadas.

Sistemas

É necessário avaliar a aderência das aplicações utilizadas nos processos de trabalho de cada área da organização e solicitar aos fornecedores o atendimento das exigências. Integrações entre as áreas de Recursos Humanos, Tecnologia da Informação, Contabilidade, Financeiro, Faturamento, Compras, Jurídico e Fiscal.

Infraestrutura

Pode ser necessário adquirir novas ferramentas de trabalho ou atualizar as atuais aplicações.

Pessoas

As organizações precisam capacitar os profissionais e conscientizá-los da importância do projeto.Comunicação.

IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

Nossa experiência em projetos de eSocial mostra que 3 a cada 4 processos necessitam de adequação em função das obrigatoriedades do eSocial. Podemos destacar como principais:

• Processo de admissão

• Processos de SESMT (Ex: ASO, controle de afastamentos, acidentes de trabalho, EPIs, entre outros)

• Processos de Prestação de Serviço com cessão de mão de obra

• Movimentações

IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

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Além dos processos listados acima, há necessidade de adoção de um novo processo, responsável por garantir a atualização e integridade das informações para o eSocial;

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

MITOS E VERDADES SOBRE O eSOCIAL

“O eSocial abrange diversas áreas da empresa (DP, SESMT, Fiscal, TI...)”

“O maior desafio é transformar informações em processos corporativos”

“Alguns processos que hoje atendem a legislação podem se tornar inadequados na implantação do eSocial”

“As validações que o eSocial irá realizar ao receber os eventos não garantem integralmente sua qualidade”

“O eSocial é um projeto do DP”

“O maior desafio é ajustar o sistema”

“Não há necessidade de revisar os processos, pois a legislação permanece a mesma”

“O recebimento do protocolo de transmissão sem erros garante que não há riscos de autuação”

MITO VER

DADE

1 1

2 2

3

4

3

4

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

PRINCIPAIS DESAFIOS ENVOLVIDOS

• Transformar informações de folha, fiscais, de medicina e de processos judiciais em processos corporativos

• Revisão de processos não controlados por sistema

• Conscientizar a alta gestão da empresa

• Alinhamento com as diretorias envolvidas

• Integração entre as áreas

• Equalizar os conflitos de papéis

• Qualificar as informação antes de enviar

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

O QUE MUDA COM O eSOCIAL?

• Novas informações de empregadores e trabalhadores serão exigidas;

• As admissões deverão ser transmitidas para o ambiente do eSocial até o final do dia anterior ao início do vínculo;

• As informações de ASO deverão ser transmitidas na sua emissão (admissão, desligamento, periódico, retorno ao trabalho e mudança de função);

• Eventos não periódicos deverão ser comunicados na sua ocorrência;

• Deverá ser criado um procedimento de monitoria do envio e retorno das informações ao eSocial, a fim de garantir a consistência dos dados.

IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

Processos:

• Admissão e movimentação sem ASO

• Informações das tabelas de cargos (Ex: CBO e descrição de atividades)

• Equiparação salarial

• Movimentações informais X Riscos de acidentes de trabalho

• Necessidade de adoção de processo de atualização de informações para o e-Social

PRINCIPAIS RISCOS

Processos

Base de Dados (Cadastros)

Sistemas

SLAs do Governo X SLAs Internos

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

Cadastros:

• É necessário saneamento de informações cadastrais de pessoas (Ex: documentação, endereço, dependentes e tipo de admissão)

• É necessária adequação de valores inseridos nas tabelas de eventos, funcionários, em especial a tabela de natureza das rubricas que devem ser relacionadas com os valores indicados no eSocial

• É necessário realizar o preenchimento das tabelas iniciais do eSocial (ex: Cadastro de Empregadores)

• Campos descritivos que passarão a ser códigos

• De-para de códigos existentes nos sistemas e diferentes no eSocial

PRINCIPAIS RISCOS

Processos

Base de Dados (Cadastros)

Sistemas

SLAs do Governo X SLAs Internos

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

Sistemas:

• Atenção com relação a possibilidade de truncamento ou perda de informações no momento de atualizações do patch do sistema

• Sistemas distintos para cada departamento com pouca ou nenhuma integração (Ex: RH, SESMT, Fiscal, Contábil)

• Prazo para alterações no sistema sem oficialização dos leiautes pelo Governo

PRINCIPAIS RISCOS

Processos

Base de Dados (Cadastros)

Sistemas

SLAs do Governo X SLAs Internos

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

SLA eSocial x SLA Processos internos:

• Atenção com os prazos exigidos pelo governo, principalmente para os casos de Admissão, CAT, Desligamento, entre outros

PRINCIPAIS RISCOS

Processos

Base de Dados (Cadastros)

Sistemas

SLAs do Governo X SLAs Internos

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IMPACTO NAS ORGANIZAÇÕES

O RISCO OCULTO

A transmissão dos eventos com sucesso não garante que as empresas estejam adequadas às exigências legais

Informações transmitidas com baixa qualidade • Ex: descrições de cargos / descrição de funções

Envio de eventos fora dos prazos legais• Ex: admissão até a data de início, desligamento sem aviso prévio trabalhado D+10

Eventos não transmitidos, pois não foram registrados no sistema • Ex: exames periódicos / condições diferenciadas de trabalho

Obrigada ;)

Renata SeldinTOTVS Consulting+55 (21) 99112-3995renata.seldin@totvs.com.br