Contas a Pagar Sap

Treinamento CYRELA

PROCEDIMENTOS DO CONTAS A PAGAR - CAP

*Grupo de mercadorias:

Antes de fazer a requisio necessrio saber o grupo de mercadoria correto do servio solicitado (lista de grupo de mercadoria disponibilizada por tributos) no Cyliga Financeiro Grupo de Mercadoria;

Empresas optantes pelo simples devem ser lanadas no grupo de mercadoria do servio solicitado.

Ex: Servios de assessoria de uma empresa optante pelo simples no vai haver a reteno de IR e Retido (PIS/COFINS/CSLL) mas deve ser lanado no grupo de mercadoria 235. Na hora de fazer a miro o CAP faz as devidas alteraes dos impostos e o fornecedor dever destacar na nota que optante pelo Simples Nacional, e enviar anexa a nota a declarao de optante pelo simples.

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Alguns fornecedores optantes pelo simples possuem alquota de ISS diferenciada. Neste caso, a requisio deve ser feita no grupo de mercadoria do servio prestado e o CAP, na execuo da miro, alterar a alquota deste fornecedor na planilha J1BTAX (cadastro de impostos no SAP);

Segue o link para consulta de optante pelo simples:

http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/ATSHE/consultaOptantes.app/ConsultaOpcao.aspx

*Digite no campo abaixo o CNPJ e a imagem que aparecer no campo ao lado e em seguir consultar :

Logo em seguida abrir a tela com a informao se o fornecedor ou no optante pelo simples conforme abaixo:

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Como consultar de Grupo de Mercadoria no SAP na requisio:

A consulta do grupo de mercadoria desejado pode ser feita no SAP de diversas formas, mas uma forma bem mais pratica de consulta a consulta de material grupo de mercadoria.

Para as requisies para um centro de custo, os servios sempre devem comear com CC. (Pedido codificado). Neste caso suprimentos no consegue alterar o grupo de mercadoria na execuo de pedido.

Em casos de materiais de obra (que foram extrados do mosaico) esto classificados com letras e nmeros ( a mesma coisa que C200);

Segue abaixo o exemplos:

*Clique no em seguida clique em para escolher a opo de consulta conforme abaixo:O forma mais simples de consulta a opo de consulta de material por grupo de mercadorias.

*Ao digitar o grupo de mercadoria aparecer os insumos cadastrados no grupo de mercadoria solicitado, conforme abaixo:

*Uma outra forma de consulta de material pelo texto breve e digitar no campo abaixo o material que deseja consultar:Aparecer as informaes referente aos materiais digitado no campo anterior, conforme exemplo abaixo:

*Pedido:

Em pedidos de obra (Pedido Descritivo): Suprimentos altera o grupo de mercadoria no momento em que feito o pedido, desde que seja informado o grupo de mercadoria correto no FOR 184.

No caso de pedidos de concreto a baixa deve ser feita no valor correto da nota, os ajustes de valores entre material e MDO podem ser feitas na miro, mas apenas entre os itens no limite mximo de R$ 50,00 para mais ou para menos;

Pedidos de escritrio (centro de custo): Suprimentos no consegue alterar o grupo de mercadoria na execuo do pedido, caso a requisio tenha sido gerada no grupo de mercadoria incorreto deve ser estornado e feito novamente no grupo de mercadoria certo;

*Ao receber a nota fiscal antes de prosseguir com o lanamento no SAP as seguintes no documento fiscal devem ser observados:

Data da nota: No receber NF de servios emitidas aps o dia 20 devido ao vencimento dos impostos (ISS e INSS);

Dados para faturamento: Conferir razo social da SPE, CNPJ, e em caso de obra conferir tambm o endereo da obra, CEI da obra, descrio do servio (de acordo com o contrato), tributos destacados (devem estar de acordo com o contrato) Notas fiscais com dados faltantes ou incorretos devem ser devolvidas/informadas ao fornecedor, para que sejam canceladas e reemitidas.

Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*

Contas a Pagar (CAP) - Cyrela

*3. Descrio do servio: A descrio do servio deve sempre comear com a palavra servio de..., e descrever qual foi exatamente o servio prestado.Nunca mencionar o ms do servio prestado no corpo da nota; no aceitar em hiptese alguma descries genricas como servios prestados ou conforme medio. Notas com descries duvidosas so descartadas na hora da quitao do ISS, gerando grande prejuzo para a Cyrela e parceiras.

4. Rasuras: No aceitar notas rasuradas;

5. Valor Total: Valor do total da nota o valor bruto sem descontos.



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6. Recebimento das notas: as notas fiscais e os boletos devem ser enviados somente para quem solicitou o servio em caso de obras (nunca para o escritrio central).

7. GFIP: A nota fiscal de servio deve vir SEMPRE acompanhada da GFIP referente ao ms anterior. No se deve aceitar em hiptese alguma uma NF que no esteja acompanhada da GFIP do ms anterior. (Principalmente obras)

8. Impostos a serem retidos: Verificar a descrio do servio na nota fiscal e conferir qual o cdigo correto na tabela de grupo de mercadoria. Verificar quais os impostos devem ser retidos naquele cdigo.



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9. Impostos destacados na nota: no corpo da nota dever estar destacados os impostos que sero retidos pela Cyrela (que no esteja faltando nenhum) e em caso de notas fiscais eletrnicas o ISS tambm dever destacar no rodap da nota e no campo outras informaes deve conter a informao de que o ISS ser retido pelo tomador de servio.

10. ISS no retido na fonte: Em alguns casos de servios relacionados a construo civil que o ISS retido pelo prestador de servio (e no pelo tomador, no caso a Cyrela). No se deve aceitar em hiptese alguma uma NF destes fornecedores que no esteja acompanhada da cpia da guia do ms anterior.



*Migo:

Para fazer a MIGO necessrio ter o pedido;

O requisitante far tanto o recebimento fsico (MIGO) como o recebimento fiscal (MIRO);

Na migo devem preencher as seguintes informaes: nmero da nota fiscal data de vencimento ajustar o valor a ser baixado caso o pedido for um valor superior ao valor da nota fiscal, deve baixar apenas o valor correspondente ao documento fiscal clicar em ok e salvar .

Observe no exemplo abaixo que o valor do pedido de R$ 5.000,00, mas est sendo baixado apenas R$ 3.000,00, valor do documento fiscal;

*MIRO

Ao fazer a validao dos impostos no sistema (MIRO), deve-se observar todos os campos conforme o documento fiscal:

Diviso (centro de custo): no alterar a diviso/centro de custo no momento da MIRO;

Fornecedor: Conferir sempre o CNPJ do fornecedor para evitar erros entre nomes parecidos ou matriz e filial; No se deve gerar contratos com pessoas fsicas.

Tipo de documento: utilizar somente Z1(nota fiscal de servio manual); E1 (nota fiscal de venda); Z2 (nota fiscal eletrnica); Z3 (nota fiscal de locao de equipamento); Z4 (recibo de pessoa fsica); Z5 (recibo de pessoa jurdica).



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Valor: Sempre o bruto; se tiver desconto, lanar no campo a ele destinado;

Data de Emisso: sempre a data do documento (e no do lanamento), deve se atentar ao preencher esse campo, pois os impostos so gerados com vencimento de acordo com a data colocada no lanamento da nota no sistema.

Nmero da NF: tem que ser exatamente igual ao documento fiscal (no deve ser utilizado n de boleto, fatura, etc).

Grupo de Mercadoria: de acordo com o contrato e os servios executados, no se deve basear nos impostos que o fornecedor destacou na nota, pois em alguns casos so destacados impostos que sero retidos pelo prestador ou pode ter notas com informaes incorretas.



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Prazo para pagamento: mnimo de 7 dias teis aps o recebimento no CAP.

Dados bancrios: Conferir sempre os dados bancrios do fornecedor em caso de pagamento atravs de DOC/TED.

Formas de pagamento:- Boleto = F (boletos que no esteja vencidos ou boletos vencidos atualizados para data do pagamento).- DOC/TED = H (inclusive fundo fixo).- Conta de consumo = K (gua, Luz, telefone, pagamentos que deve ser incluso o cdigo de barras para pagamento eletrnico pelo banco safra).- Border = B (concessionrias de luz, gua e telefone que no so aceitos no safra e boletos vencidos do Ita que no esteja atualizados).- Cheque = C (somente para concessionrias de luz e gua de outros Estados e boletos de outros bancos vencidos que no esteja atualizados).



*Segue a tabela de Concessionrias e a forma de pagamento:

*Simular a MIRO: Verifique se os impostos retidos no sistema esto de acordo com o grupo de mercadoria do servio e estes sero os mesmos destacados na nota fiscal. O PIS/COFINS e CSLL devem ser conferidos no mesmo campo que colocado CFOP, ao simular a miro esses impostos no so visualizados.

Muita ateno, esta ao evita MUITOS dos erros que acabam implicando devolues de processos e evitando atrasos de pagamentos, problemas com cartrios.

Seguem exemplos abaixo:Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*


*Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*Os impostos no momento da simulao da miro devem ser exatamente iguais os destacados na NF


*Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*


* Os impostos (PIS/COFINS E CSLL), podem ser conferidos, clicando em nota fiscal (mesmo campo onde coloca o CFOP) na aba valores totais (segunda aba). Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*


*Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*


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No se deve fazer a MIRO de notas fiscais de empresas optantes pelo simples nacional, mas somente nos casos que for necessrio alguma ajuste no imposto, caso contrario a miro deve ser feita normalmente pela origem;

Miro de servio podem ser estornadas somente dentro do ms de lanamento, nunca estornar miros de servio do ms anterior, se isso for feito pagaremos impostos em duplicidade ou indevidamente.

Observaes:No permitido fazer pagamento de servios com dinheiro do caixinha;

No fazemos pagamento de notas de pessoa jurdica em contas de pessoa fsica, ou em conta poupana; somente na conta corrente em nome da empresa que emitiu a NF.

No emitimos cheque para pagamentos a fornecedores.



*C- Envio de processos ao CAPA primeira folha do processo sempre a Autorizao de Pagamento (AP);

Em seguida a Nota Fiscal (original no caso de NF de material ou de servios que no tenham reteno de ISS nem de INSS, e em casos que tenham a reteno de ISS e INSS uma cpia com o carimbo abaixo:

A terceira folha o relatrio/planilha/boletos (ex. memria de clculo);



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* Observaes:

O processo do pagamento de conhecimento de transporte deve vir acompanhado de uma cpia da nota fiscal de venda do material que originou o frete; Se o transporte for entre obras da Cyrela, no h necessidade da cpia da NF.

Deve-se anexar ao processo liminares (atualizadas) para iseno de qualquer imposto gerado pelo cdigo de servio no sistema (Ex. liminar para iseno da Cofins ou CSLL), tal como declarao de optante pelo simples nacional: http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/ATBHE/ConsultaOptantes.app/ConsultarOpcao.aspx ( nestes casos as notas devem ser enviadas para CAP So Paulo fazer a miro).



*ISSISS - IMPOSTO SOBRE SERVIO:A alquota de ISS varia de acordo com cada municpio;

O vencimento do ISS sempre no ms subseqente ao da emisso da nota fiscal.

No existe valor mnimo para reteno de ISS e sua base no cumulativa;

Em alguns municpios o ISS vence no dia 05 em outros o vencimento no dia 10 do ms subseqente a emisso das notas,ou seja, todas as notas fiscais com incidncia de ISS emitidas no ms, devem ser enviadas a tributos at o final do ms da emisso para que haja tempo hbil para emisso das guias para pagamento. POR ISSO NO SE DEVE RECEBER NF APS DIA 20 (para dar tempo da apurao e recolhimento dos impostos).Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*


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Nos servios relacionados a construo civil executados nos municpios de: So Paulo, Serra, Vitoria, Recife e prestador for sediado neste mesmo municpio o ISS no deve ser retido na fonte, mas o lanamento deve ser feito no grupo de mercadoria do servio executado, e feita a solicitao para as pessoas abaixo para que seja incluso na lista de exceo para no reteno do ISS.TRIBUTOS:[email protected] e [email protected] (11) 5645-1095

[email protected] e [email protected] (11) 4502-3090Obs.:Para alterao so necessrias as seguintes informaes: Numero do Pedido e fornecedor; Copia da NF digitalizada; O prazo so de 2 a 3 dias no mnimo.


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Nos demais servios (vigilncia, limpeza, locao de MDO temporria) a reteno do ISS deve ser feita normalmente e em caso de notas fiscais eletrnicas o fornecedor deve colocar o informao de que o ISS deve ser retido pelo tomador de servio;

Em caso de empresas optantes pelo simples a alquota do ISS pode ser diferenciada, neste caso as notas devem continuar sendo enviadas ao CAP para que seja feita a miro.


*Contas a Pagar (CAP) - Cyrela* Exemplo de nota fiscal eletrnica da prefeitura de So Paulo com reteno do ISS na Fonte:

*Exemplo de nota fiscal eletrnica da prefeitura de Sao Paulo sem reteno do ISS na Fonte:Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*


*Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*Exemplo de nota fiscal eletrnica da prefeitura de So Paulo com reteno do ISS na Fonte para fora do municipio de So Paulo:


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INSS

Incidem sobre prestao de servio de Mo de Obra com alquota de 11%, a base de calculo sofre variao de acordo com o tipo de servio prestado.

O valor mnimo para recolhimento de R$ 29,00, sua base de calculo no cumulativa.

O vencimento sempre dia 20 do ms subseqente a emisso da nota fiscal, quando final de semana ou feriado antecipa.



*Sempre que houver processos com reteno de INSS devemos tirar uma cpia da nota fiscal para posteriormente encaminhar ao departamento de tributos (A/C de Alessandra), quando houver a reteno apenas no INSS deve ser enviada a tributos a nota fiscal original.

Para prestao de servio de locao de mo-de-obra (normalmente servios de limpeza, vigilncia e locao de MDO temporria) que houver deduo da base de clculo o Vale Transporte e Vale Refeio. lanar no grupo de mercadoria do servio prestado e enviar para o CAP So Paulo Fazer a miro. As notas de MDO das empresas: Caapava, RJZ, Itaipava e Cyrela Construtora que possuam a deduo de VT e VR as Miros tambm devem ser feitas no CAP;



*IR

O desconto do Imposto de Renda na fonte, de 1,5% (um e meio por cento) sobre os servios prestados por pessoas jurdicas a outras pessoas jurdicas.

Se o valor a ser recolhido for menor do que R$ 10,00, no haver reteno (mesmo se est destacado no corpo da nota).

Vence dia 20 do ms subseqente a data de pagamento caso essa data seja final de semana ou feriado, antecipa para o dia til mais prximo;

No caso de alguns servios, como limpeza e conservao de imveis, segurana, vigilncia, locao de mo-de-obra, a reteno de IR-Fonte segue alquota de 1%.



*PIS COFINS e CSLL

Esto sujeitos reteno das contribuies ao PIS, COFINS e CSLL, mediante a alquota de 4,65% ou em procedimento especial,os pagamentos efetuados pelas pessoas jurdicas a outras pessoas jurdicas pela prestao de servios de:

I - limpeza, II - conservao, III - manuteno, IV - segurana, V - vigilncia, VI - transporte de valoresVII - locao de mo-de-obra, VIII - prestao de servios de assessoria creditcia, mercadolgica, gesto de crdito, seleo e riscos, administrao de contas a pagar e a receber.Contas a Pagar (CAP) - Cyrela*


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dispensada a reteno para pagamento de valor igual ou inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais), no ms. Porm, se a soma das notas fiscais do mesmo fornecedor pagas durante o mesmo ms ultrapassar este valor, o imposto pago sobre o valor da soma dos valores.

O valor da reteno da PIS/Pasep, Cofins e CSLL ser determinado mediante a aplicao, sobre o valor bruto da nota ou documento fiscal, do percentual total de 4,65%, (quatro inteiros e sessenta e cinco centsimos por cento), correspondente soma das alquotas de 0,65%, 3% e 1%, respectivamente, e recolhido mediante o cdigo de arrecadao 5952.



*Dicas importantes:No momento da requisio atentar ao grupo de mercadoria do servio a ser lanado;

Boletos vencidos: Atualizados podem ser pagos normalmente como forma de pagamento (F), caso contrario deve ser liberado como cheque ou border dependendo do banco e boletos com diferenas mesmo que seja de centavos devem ser ajustados e sempre se atentar aos vencimentos para evitar protestos;

Sempre conferir os dados bancrios do fornecedor;

Aps a miro pronta conferir sempre o fornecedor, forma de pagamento, data de pagamento, nmero do titulo e valor;

Em casos de optante pelo simples, as notas devem ser encaminhadas ao CAP para devidas alteraes



*Nunca aceite NF sem CEI;

Muita ateno na descrio do servio na NF;

No aceite NF sem apresentao da GFIP do ms anterior;

de suma importncia no contratar servios de pessoas fsicas no cadastradas nos rgos pblicos. Alm de onerar em 20% o valor do servio prestado , coloca a empresa sob risco de caracterizar vnculo empregatcio.

Simular sempre a miro antes de salvar e verificar se os impostos foram retidos de acordo com o grupo de mercadoria do servio, que devem iguais aos destacados na nota fiscal.

Miro de servio podem ser estornadas somente dentro do ms de lanamento, nunca estornar miros de servio do ms anterior, se isso for feito pagaremos impostos em duplicidade ou indevidamente.



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