Controladoria e Controles Internos Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria

Prof. Ivam Ricardo Peleias – 2009 ®

Controladoria e Controles Internos

Painel: Organização, Controle Interno e Controladoria

X Prolatino – Congresso Internacional de Contabilidade do Mundo Latino- Uberlândia – MG - 19/11/2009 -


Agenda

• Objetivos da palestra

• A Controladoria e as necessidades de controle

• Momentos do controle interno

• Implantação de sistemas ERP

• Fechamentos mensais

• Cartas de controle interno

• Considerações finais


Objetivos da palestra

1 – contribuir para o sucesso do X

Prolatino

2 – debater temas relevantes sobre

organização, controladoria e controle interno

3 – apresentar meu pensar sobre a contribuição da

Controladoria para os controles internos

4 – interagir e aprender com os

colegas da mesa de trabalhos


A Controladoria e as necessidades de controle


Definições operacionais adotadas

•Controladoria:

• área e / ou função que apóia o processo de gestão, atende os agentes de mercado e realiza a implantação, manutenção e operação dos sistemas de informações operacionais e gerenciais (PELEIAS, 2002; BORINELLI, 2008)

•Controle interno:

• Conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados sistematicamente pelas empresas (PELEIAS, 2003)

•Sistema de controle interno:

• Combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, estabelecido e mantido pela administração (PELEIAS, 2003)


Identificação das demandas de controle

•Há duas necessidades de controle no cenário de negócios:

• controle de gestão;

• garantir a eficácia empresarial, obtendo resultados planejados, que permitam a sobrevivência, a continuidade e o crescimento;

• controle interno:

• garantir que as atividades resultantes das decisões tomadas ocorram em níveis de eficiência pelo melhor uso dos recursos à disposição dos gestores, para obter produtos e serviços.


Controle da gestão

•Deve fornecer informações para avaliar:

• o desempenho dos gestores e áreas de responsabilidade:

• identificar o resultado das decisões tomadas, em relação a planos pré-estabelecidos, por áreas e para toda a empresa;

• o resultado de produtos e serviços:

• identifica o efeito de decisões sobre eventos e transações, nos níveis planejado e realizado;

• evidencia margens de contribuição obtidas, e a eficiência no consumo de recursos, em relação a padrões pré-estabelecidos.


Controle interno

• Objetivo:

• garantir que as atividades ocorram com eficiência e segurança - melhor uso dos recursos e salvaguarda dos ativos da empresa.

• Refere-se a decisões operacionais e repetitivas, tomadas pelos empregados.

• Uma forma de garantir o adequado controle interno é:

• ter processos de trabalhos definidos e pessoas treinadas para realizá-los;

• usar a T.I. para realizar transações com rapidez, agilidade e eficiência.


Integrando as necessidades de controle

•É preciso integrar e compatibilizar as necessidades de controle.

Integração ecompatibilização

gestão operação


Porque integrar e compatibilizar as necessidades

•Não há um adequado ambiente de controle se a organização

não possui um sistema de controle interno confiável.

•Alcançar os objetivos da empresa requer a integração entre

os requisitos de controle de gestão e os de controle interno.

•Não há controle de gestão quando as operações ocorrem

em níveis inadequados de eficiência operacional.


• Os componentes de um sistema de controle interno são:

• estrutura organizacional;

• delegação de autoridade;

• instruções escritas;

• ambiente operacional;

• ambiente de informática;

• sistema contábil.

Controlesadministrativos

Controlescontábeis

Componentes do sistema de controle interno


Momentos do controle interno


Porque adotar momentos para a discussão

•Obter um cenário referencial para expor e debater o tema.

•O cenário referencial adotado considera:

• A implantação de sistemas integrados ERP;

• Os fechamentos contábeis mensais;

• A correção de problemas apontados pelos auditores

independentes na carta de controle interno.


1º momentoImplantação de sistemas integrados ERP


O que é um sistema integrado

• Solução em processamento de dados que atende as necessidades operacionais das empresas.

• Sua concepção e uso são uma evolução em relação a outras soluções já usadas:

• MRP: Materials Requirements Planning;

• MRPII: Manufacturing Resources Planning.

• A evolução neste campo permitiu conceber e desenvolver os sistemas ERP - Enterprise Resources Planning.


Representação gráfica de um sistema integrado

ContabilidadeContabilidade

Contas aContas aReceberReceber

ComprasCompras

TesourariaTesouraria

CusteioCusteio

Controle deControle deEstoquesEstoques

VendasVendas

ManutençãoManutençãoIndustrialIndustrial

ProduçãoProdução

Folha deFolha dePagamentoPagamento

Controle doControle doImobilizadoImobilizado

•linguagem única de programação•ambiente cliente-servidor

•base única de dados•integração entre os vários módulos, e destes com a

contabilidade

ContasContasa Pagara Pagar

ControleControledede

ProjetosProjetos


Fases de um projeto de implantação

• Implantar sistemas é tarefa complexa. Requer uma equipe multifuncional e um parceiro implantador.

• As grandes fases são:

• avaliação da situação atual;

• desenho detalhado da situação atual;

• desenho da situação futura;

• prototipação ou modelagem;

• início da operação;

• estabilização.


Avaliação da situação atual

• Realizar um amplo diagnóstico sobre a empresa.

• Do ponto de vista de controle interno, é necessário:

• identificar problemas operacionais e de controle interno por ciclos de transações;

• analisar as cartas de controle interno, emitidas pelos auditores independentes;

• uma análise preliminar do sistema de controle interno da empresa;

• avaliar os aspectos de controle interno inseridos no sistema a ser adquirido e os que devem ser atendidos durante a implementação.


Desenho detalhado da situação atual

• Concluir o diagnóstico da situação atual dos ciclos de transações da empresa.


• identificar e detalhar os riscos internos e externos aos sistemas de informática;

• analisar o sistema de controle interno e identificar os pontos de melhoria para o adequado funcionamento do sistema ERP;

• estrutura organizacional;• delegação de autoridade;• instruções escritas;• ambiente operacional e de informática;• sistema contábil.


Desenho da situação futura - 1 de 2

• Aqui se define a “nova maneira de fazer as coisas”.

• Avaliar os requisitos de controle inseridos no ERP e os necessários à nova situação – novo ambiente de controle.


• identificar e detalhar os riscos internos e externos ao sistema ERP;

• identificar e propor alterações na estrutura organizacional;

• fazer a “limpeza” dos arquivos que “migrarão” para o novo ambiente;


Desenho da situação futura - 2 de 2

• É necessário - continuação ...

• rever os níveis de delegação de autoridade;

• revisar ou redigir novas instruções escritas;

• redefinir o funcionamento do ambiente operacional com os recursos oferecidos pelo ERP;

• definir o novo ambiente de informática (hardware, software e pessoal);

• desenhar e implantar o novo sistema contábil.


Prototipação ou modelagem - 1 de 2

• Concluir as configurações e testar o sistema individualmente e em conjunto.

• Do ponto de vista de controle interno, é preciso:

• verificar se os requisitos de controle interno foram implantados conforme o esperado;

• estrutura organizacional;• delegação de autoridade;• instruções escritas;• ambiente operacional e de informática;• sistema contábil;


Prototipação ou modelagem - 2 de 2

• É preciso - continuação ...

• definir os perfis de acesso e operação para os usuários do sistema;

• escrever e testar as instruções operacionais do novo sistema;

• ter certeza de que os principais usuários foram treinados;

• verificar se os cadastros e dados “migrados” para o novo ambiente foram “limpos”;

• avaliar a condição de segurança da estrutura de informática;

• testar os procedimentos de guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados.


Início da operação

• É o momento de colocar o sistema “no ar”.


• verificar se as instruções de operação do sistema estão disponíveis para os principais usuários;

• desenvolver procedimentos manuais alternativos para as situações em que o sistema “não funcionar”;

• acompanhar o desempenho do sistema - hardware, software e eficiência de operação;

• verificar se o sistema de controle interno está adequado ao novo ambiente da empresa.


Estabilização

• É a fase de “adquirir competência” na sistema. Busca-se eficiência operacional e resposta dos recursos oferecidos.


• acompanhar o comportamento do sistema de controle interno;

• atualizar ou redigir novas instruções de operação;

• acompanhar os procedimentos de segurança - guarda, recuperação e rastreabilidade dos dados;

• tratar adequadamente o controle interno, sempre que novos negócios / transações forem parametrizados no novo sistema.


2º momentoFechamentos mensais


Definição

• É a etapa que permite obter as demonstrações contábeis.

• A freqüência de ocorrência pode ser:

•mensal;

•semestral;

•anual.

• É de responsabilidade de todos na empresa.

• Deve ser planejado, coordenado e validado pela Controladoria.


• obter as demonstrações contábeis;

• integrar os sistemas auxiliares à contabilidade;

• cumprir obrigações tributárias;

• atender determinações dos órgãos regulamentadores;

Objetivos

• obter informações -

planejado x realizado;

• avaliar a eficácia do sistema

controle interno;

• preparar o trabalho dos

auditores independentes;

• atender todos os usuários

da Contabilidade.


Vantagens

• Define a data de apuração dos resultados da empresa;

• atribui a responsabilidade pelas informações a quem de direito;

• compromete a empresa no fechamento;

• ordena o trabalho das áreas e da Controladoria;

• “Fecha” a etapa de execução, no processo de gestão;

• avalia se as práticas e processos de negócio são eficientes e adequados;

• otimiza os recursos de T. I.;

• permite identificar problemas operacionais;

• garante consistência entre os sistemas auxiliares e a contabilidade.


• As operações são realizadas pelas várias áreas:

• dentro de ciclos de transações;

• com base em políticas, normas e procedimentos e instruções

operacionais;

• usando os módulos do ERP, integrados ao módulo contábil;

• de acordo com as determinações legais e reguladoras;

• como parte do processo de gestão.

Como funciona


• Os módulos do sistema ERP são integrados entre si e com o módulo contábil.

• São definidos procedimentos e datas para o encerramento das operações (mês, semestre, ano).

• É feito o encerramento dos módulos operacionais e sua integração à contabilidade.

• Os relatórios contábeis são gerados, analisados, eventualmente ajustados, encerrados em definitivo e apresentados.

Como ocorre na prática


3º momentoCartas de controle interno


• “Carta de controle interno” ou “carta de recomendação para melhoria dos controles internos”:

• documento que o auditor independente entrega ao cliente após emitir seu parecer.

• Relata os problemas operacionais identificados pelo auditor durante seus trabalhos, para os quais a administração deve buscar a solução.

• Em uma empresa gerida de forma competente, este documento possui poucos itens a serem observados.

definição


• Pode ser elaborada e desdobrada por áreas funcionais e /

ou ciclos de transações da empresa.

• Para cada área e / ou ciclo, os auditores apontam os

problemas de controle interno identificados durante seus

trabalhos.

• Ao entregar a carta, os auditores estão pedindo

formalmente que a administração posicione em relação à

solução dos problemas reportados.

Conteúdo da carta


• Após receber e tomar ciência do quanto apontado, é preciso:

• Elaborar planos de trabalho para solucionar os problemas apontados;

• Resolver os problemas e acompanhar se a solução é definitiva;

• Reportar à administração o andamento dos trabalhos.

• As melhorias podem ser em:

• áreas;• processos;• pessoal;• sistemas.

O que fazer com a carta – 1 de 2


• É preciso acompanhar se há reincidência de problemas apontados em cartas de anos anteriores.

• O melhor dos mundos é que:

• Não haja reincidência de problemas de controle interno;• Que os pontos apontados diminuam.

• O ambiente de negócios é dinâmico.

• A Controladoria e de seus profissionais devem estar alertas para potencializar a eficácia do sistema de controle interno.

O que fazer com a carta – 2 de 2


Considerações finais


• A Controladoria tem papel relevante na definição, implantação e manutenção do ambiente de controle e do sistema de controle interno.

• O pensar apresentado é uma seqüência a aplicável a empresas sob determinadas condições.

• Em outras circunstâncias é preciso:

• Avaliar a situação atual;• Determinar as intervenções necessárias;• Avaliar a relação custo-benefício;• Selecionar as atividades a serem realizadas;• Acompanhar os resultados ao longo do tempo.

Considerações finais


Análise da agenda proposta

• Objetivos da palestra

• A Controladoria e as necessidades de controle

• Momentos do controle interno

• Implantação de sistemas ERP

• Fechamentos mensais

• Cartas de controle interno

• Considerações finais


E agora ...

Muito obrigado pela atenção

Ouviremos e aprenderemos com meus colegas e depois

conversaremos sobre o quanto apresentado

[email protected] / [email protected]

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