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CONTROLE E AUDITORIA GOVERNAMENTAL COM ENFOQUE EM AUDITORIA OPERACIONAL Alci Malaquias de Oliveira Brasília, outubro de 1996.

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CONTROLE E AUDITORIAGOVERNAMENTAL COM

ENFOQUE EM AUDITORIAOPERACIONAL

Alci Malaquias de Oliveira

Brasília, outubro de 1996.

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SUMÁRIO

RESUMO.................................................................................................. 3INTRODUÇÃO ........................................................................................ 5CAPÍTULO I - O DESENVOLVIMENTO DA AUDITORIA

OPERACIONAL........................................................... 6CAPÍTULO II - POSICIONANDO O SISTEMA DE CONTROLE

INTERNO NA MISSÃO DE APOIAR O TCU.......... 131.1 - Controle Interno - Visão Externa - Clientela da SFC...................... 15

CAPÍTULO III - NORMAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIAOPERACIONAL......................................................... 17

3.1 - Normas de Auditoria Operacional Existentes ................................. 173.2 - Padrão para avaliação .................................................................... 193.3 - Resultados da Auditoria Operacional ............................................. 203.4 - Equipe de Auditoria....................................................................... 23

CAPÍTULO IV - ETAPAS DA AUDITORIA OPERACIONAL -MODELO DESENVOLVIDO PELO TCU................ 24

4.1 - Planejamento ................................................................................. 244.2 - Execução da Auditoria Operacional ............................................... 26

CAPÍTULO V - ESTUDO PRELIMINAR À REALIZAÇÃO DAAUDITORIA OPERACIONAL.................................. 27

5.1 - Informações a serem Obtidas em um Levantamento ....................... 285.2 - Método de obter Informações para o Levantamento e/ou EstudoPreliminar .............................................................................................. 305.3 - Resultados do Levantamento ......................................................... 31

CAPÍTULO VI - PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO DOTRABALHO DE AUDITORIA .................................. 32

6.1 - Como Iniciar o Planejamento ......................................................... 336.2 - Como Elaborar um Plano de Auditoria .......................................... 336.3 - O Programa de Auditoria............................................................... 346.4 - Revisão Detalhada ......................................................................... 35

CAPÍTULO VII - REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS DEAUDITORIA ............................................................... 36

7.1 - Relações entre Políticas e Procedimentos ou Práticas..................... 377.2 - Cuidados que o Auditor Governamental Precisa ter ao RealizarAuditoria Operacional............................................................................ 387.3 - Tipos de Evidência ........................................................................ 397.4 - Como comparar Transações ou Eventos, Tomados Individualmente,com Procedimentos Estabelecidos.......................................................... 407.5 - Como conhecer e Calcular o Efeito................................................ 407.6 - Como Determinar as Causas .......................................................... 417.7 - Como Tirar Conclusões e Fazer Recomendações ........................... 427.8 - Como Conseguir os Comentários da Administração....................... 42

CAPÍTULO VIII - A ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO................... 44CONCLUSÃO ........................................................................................ 48BIBLIOGRAFIA .................................................................................... 50

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RESUMO

CONTROLE E AUDITORIA GOVERNAMENTAL COM ENFOQUE

EM AUDITORIA OPERACIONAL

Controle e Auditoria Governamental enfocando Auditoria Operaci-

onal é a questão desenvolvida neste trabalho.

A auditoria operacional fundamenta-se no trabalho realizado nos

setores público e privado. Muitos progressos alcançados podem ser credi-

tados à Controladoria Geral dos Estados Unidos (“GAO - General Accou-

ting Office”), a entidade de auditoria governamental no Congresso Norte

Americano e outras proeminentes organizações, em âmbito estadual e de

auditoria interna, estimulada e promovida pelo Instituto Americano de

Contadores Públicos Certificados (“AICPA”).

Pela auditoria operacional tem-se uma avaliação da eficácia da en-

tidade em cumprir seus objetivos, programas e metas, e da eficiência, eco-

nomicidade e legalidade na administração de seus recursos.

Destaca-se das finalidades do Controle Interno o apoio ao Controle

Externo no exercício de sua missão institucional e define-o conforme os art.

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4º e 5º da MP nº 1.348, de l2/03/96, mostra como o Controle Interno tem

contribuído para o país, e como os seus clientes o vê.

Os resultados da auditoria operacional terão que ser suficientemente

fundamentados para sustentarem as conclusões do auditor, destacando-se:

as autorizações, metas (eficácia, eficiência e economicidade), condições,

efeitos e recomendações.

As etapas da Auditoria Operacional: Planejamento, Execução e

Relatório não diferem da auditoria convencional. O modelo desenvolvido

pelo TCU enfatiza a etapa do planejamento denominado Visão Geral.

Finalmente, este trabalho, além de informar os passos sobre a audi-

toria operacional no Controle Interno e Externo evidencia um caminho para

a tomada de decisão tanto do auditor como de seu dirigente.

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INTRODUÇÃO

A questão Controle e Auditoria Governamental com Enfoque em

Auditoria Operacional é desenvolvida, neste trabalho, com muita proprie-

dade, devido ao envolvimento na pesquisa, apesar de ser um assunto bas-

tante complexo. Torna-se ainda mais difícil, tendo em vista os modernos e

complexos órgãos e empresas que estão sob o Controle Governamental.

As exigências e as pressões em favor do cidadão, origem dos recur-

sos financeiros estatais e o efetivo da soberania de todas as Nações, por ser

esse quem paga os impostos, obriga cada vez mais, a transparência da ges-

tão e/ou administração dos bens públicos.

Ressalta-se que, as informações aqui apresentadas, em sua maioria,

foram obtidas através da Área de Auditoria da Secretaria Federal de Con-

trole, Coordenação Geral de Auditoria da CISET/MARE, SAUDI/TCU,

CISET/MME, Association of Government Accountants, bem como, a ex-

periência do autor em auditoria governamental.

A finalidade das Secretarias de Controle Interno dos Ministérios Ci-

vis - CISET’s em: “apoiar o controle externo no exercício de sua missão

institucional” é difundida, também, na execução da auditoria operacional.

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CAPÍTULO I

O DESENVOLVIMENTO DA AUDITORIA

OPERACIONAL

A auditoria operacional (AO) tem suas fundamentações no trabalho

feito nos setores público e privado. No primeiro deles, muitos progressos

alcançados podem ser creditados à Controladoria Geral dos Estados Unidos

(“GAO”- General Accouting Office), a entidade de auditoria do governo no

Congresso Norte-Americano e as várias proeminentes organizações de au-

ditoria, em âmbito estadual. No que tange ao setor privado, a maioria do

que se fez foi nas organizações de auditoria interna, com estímulo e promo-

ção do Instituto dos Auditores Internos (“IAA”) e recrutamento do Insti-

tuto Americano de Contadores Públicos Certificados (“AICPA”).

A auditoria operacional consiste de revisões metódicas de progra-

mas, organizações, atividades ou segmentos operacionais dos setores públi-

co e privado, com a finalidade de avaliar e comunicar se os recursos da or-

ganização estão sendo usados eficientemente, e se estão alcançando os ob-

jetivos operacionais.

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A auditoria operacional é um termo que foi dado por auditores para

descrever o trabalho de auditoria que tenha por objetivo específico a me-

lhoria das operações que estão sendo examinadas.

Através da auditoria operacional tem-se uma avaliação de eficácia

de uma entidade em cumprir seus objetivos, programas e metas, e da efici-

ência, economicidade e legalidade na administração de seus recursos.

Essa auditoria tem por finalidade a verificação dos objetivos da en-

tidade, através da execução dos seus programas e das suas políticas deline-

adas para cada área de responsabilidade em que desempenha as suas atri-

buições (REIS, 1992, p. 19-35).

Nesse caso, verifica-se a preocupação do auditor com o apoio do

sistema de informações contábeis, e com as metas e objetivos do Governo,

buscando confirmar a economicidade na aquisição ou obtenção dos recur-

sos de toda ordem, inclusive dos financeiros, assim como a eficiência na

aplicação dos recursos para a concretização das metas e dos objetivos e a

eficácia das ações desenvolvidas.

A essa preocupação, acrescenta-se um conceito gerencial da maior

importância, definido por REIS, 1993, p. 53-64, que mereceria já estar no

rol da auditoria operacional, é o da efetividade, que está relacionada com a

exteriorização da imagem da administração junto à população, muito mais

em virtude dos efeitos das ações executadas. O papel da auditoria gover-

namental se exteriorizaria, ou seja, “transporia as paredes” da repartição,

passando a atuar junto a população, buscando desta forma conhecer as cau-

sas de certas situações que são reveladas pelas informações contábeis.

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Com base nos escritos de Back (Revista TCE, 1991), definiu-se os

três “Es” da Auditoria Operacional que substanciaram o objetivo maior

dessa auditoria.

“Eficiência - rendimento efetivo sem desperdício desneces-sário. A consecução de metas e outros objetivos constantesde programas de maneira sistemática, contribuindo paraminimizar os custos operacionais, sem diminuir o nível,qualidade e oportunidade dos serviços a serem oferecidospela entidade, projeto ou empresa pública.Economicidade - Operacionalidade ao mínimo custo possí-vel. Administração correta dos bens, boa distribuição dotempo, economia de trabalho, tempo e dinheiro etc., redu-ção de gastos num orçamento. Em resumo, é a administra-ção prática e sistemática das operações de uma entidade,projeto ou empresa pública, assegurando custos operacio-nais mínimos ao realizar as funções que lhe são atribuídas.Eficácia - Considera-se eficaz a administração, plano,projeto ou entidade que, na consecução de seus objetivos,consegue os efeitos desejados, ou seja, atinge as metas aque se propõe.”

Para esclarecer melhor a eficiência e eficácia, demonstra-se pelo de-

senho utilizado na palestra sobre auditoria operacional no I ENAUG

(1995):

AVALIAÇÃO

DE

DESEMPENHO

EFICIÊNCIA

EFICÁCIA

PROCESSO

PRODUTO

ORGANIZAÇÃO

Fonte: I ENAUG(1995)

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Segundo FERREIRA, (1986) a auditoria é o exame analítico e peri-

cial que segue o desenvolvimento das operações contábeis, desde o início

até o balanço.Operacional é relativo a operação, norma operacional, custo

operacional.

O crescimento da auditoria operacional no setor público, pode ser

atribuída no desenvolvimento das demandas legislativas por informações

úteis sobre os aspectos de economicidade, eficiência e eficácia das opera-

ções governamentais. As informações operacionais ajudam nas tomadas de

decisões sobre orçamentos, na implementação de medidas corretivas e na

supervisão superior, como meio de melhorar a prestação de contas perante

o público.

O “GAO” tem sido o principal responsável pelo desenvolvimento da

auditoria operacional no setor público, tanto do ponto de vista de desem-

penho operacional propriamente dito como do desenvolvimento de meto-

dologia básica para o mesmo. No que concerne à promoção do desenvol-

vimento da auditoria operacional, em 1972 o “GAO” publicou um guia de-

nominado normas para Auditorias de Organizações, Programas, Atividades

e Funções Governamentais (“standards for audit of governamental organi-

zations, Programs, Activities and Functions”), que, posteriormente, passou

a ser chamado de Livro Amarelo (“Yellow Book”). Embora voltada, em

geral, para todas as formas de auditoria essa publicação seja mais conhecida

pela contribuição dada à auditoria operacional, definindo o campo e apre-

sentando as primeiras normas codificadas para sua realização que o “GAO”

denominou “auditoria de economia, eficiência e eficácia”. Essas normas,

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revistas e republicadas em 1981, tiveram participações importantes na

evolução da auditoria operacional.

As organizações de auditoria operacional que foram criadas em âm-

bito estadual e municipal, na esteira da atuação do “GAO”, muito contri-

buíram para o progresso dessa disciplina. Essas organizações deram eleva-

das contribuições para o desenvolvimento e a aplicação de métodos de au-

ditoria operacional e, também, demonstram o que se pode conseguir com

ela. Além disso, esses auditores de entidades estaduais e municipais ajuda-

ram a tornar mais popular este tipo de auditoria, promovendo sua aceita-

ção.

O desenvolvimento e a realização de auditoria operacional no setor

público não estão, de forma alguma, restritos aos Estados Unidos, sendo

grandes as realizações nessa área também em outros países. Especialmente

dignas de nota são as da Inglaterra, País de Gales e Canadá. Sendo que na

Inglaterra e no País de Gales, a auditoria operacional é conhecida como

“auditoria de valor por dinheiro”, uma modalidade já incorporada ao “Local

Government Finance Act of 1982” (Lei de Finanças do Governo Municipal,

de 1982) a qual exige que, além das auditorias financeiras, os auditores ex-

ternos façam também auditorias operacionais das unidades do Governo

municipal.

Atendendo ao aumento da demanda por serviços de auditoria ope-

racional países como a Inglaterra, Estados Unidos, País de Gales e Canadá,

obtem de instituições privadas e/ou fundações publicações de manuais, a

saber: “Value for Money Auditing Manual” e Value for Money in the Pu-

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blic Sector - The Decision Maker’s Guide” (Manual de Auditoria de Valor

por Dinheiro e a Auditoria de Valor por Dinheiro no Setor Público - O

Guia de Quem Toma Decisões) e patrocinando pesquisas independentes do

setor privado, que conta com grande apoio dos auditores independentes e

de outros interessados no progresso das técnicas de auditoria operacional.

A maior parte do trabalho de auditoria operacional era voltada para a ade-

quação e propriedade dos sistemas de controle interno administrativo e fi-

nanceiro. A auditoria operacional foi incentivada pelo Instituto de Audito-

res Internos por intermédio de seus programas de treinamento e literatura,

bem como pela incorporação dos conceitos desse tipo de auditoria às nor-

mas profissionais.

Embora as auditorias internas tenham feito notáveis progressos nos

aspectos de economicidade e eficiência, no de eficácia, segundo a Price

Waterhouse (1989), até certo ponto, o desenvolvimento de cada área foi

limitado pelos seguintes fatores:

“• O nível de relacionamento hierárquico - Muitas vezes, a função de

auditoria interna não se reporta diretamente à diretoria ou a um Co-

mitê de auditoria, mas tem de passar primeiro por um executivo fi-

nanceiro.

• Medidas financeiras alternativas - A existência de informações e de

análises financeiras extensivas e sua aceitação como parâmetros para

avaliação da eficácia têm servido para diminuir a necessidade de ou-

tros tipos de informações que poderiam ser usadas para esse fim.

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• Apoio de auditorias financeiras externas - Muitos departamentos de

auditoria interna aplicam grande parte de seus recursos no apoio a

auditorias financeiras externas, o que tem limitado as disponibilidades

para realização de auditorias operacionais.”

A auditoria operacional é voltada para a avaliação e comunicação

(relatos) sobre economia, eficiência e/ou eficácia.

Em que pesem os fatores mencionados, surgiu na auditoria do setor

privado um novo momento que parece ter dirigido atenção ainda maior às

questões de auditoria operacional. Em parte, essa modificação foi resultado

do aumento de responsabilidades atribuídas aos membros de diretorias de

empresas e por eles assumidas. “Essas, por sua vez, foram, até certo ponto,

conseqüência do aumento de responsabilidades legais, acarretado pela

aprovação do “Foreign Corrupt Pratics Act of 1977”. O impacto inicial

consistia em dirigir a auditoria para controles destinados a evitar paga-

mentos indevidos. Essas preocupações fizeram crescer o interesse em ou-

tras áreas de desempenho operacional, inclusive a da eficácia.

Os mencionados acontecimentos fizeram com que se elevasse, até à

diretoria, comitê de auditoria ou principal executivo, o nível hierárquico a

que se reporta a função de auditoria. A elevação desse nível melhorou tam-

bém o perfil da função e acentuou o desejo de que ela se envolva nas

questões de auditoria operacional.” (Price Wartehouse, 1989).

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CAPÍTULO II

POSICIONANDO O SISTEMA DE CONTROLE

INTERNO NA MISSÃO DE APOIAR O TCU

O Sistema de Controle Interno do Poder Executivo tem como ór-

gão central o Ministério da Fazenda, definido pelos art. 4o e 5o da Medida

Provisória no 1.348, de 12 de março de 1996. Ele é formado pelos órgãos

seccionais do Sistema de Controle Interno - as CISET’s denominadas Se-

cretaria de Controle Interno dos Ministérios Civis, exceto Ministério das

Relações Exteriores, que integram a Secretaria Federal de Controle, a qual

juntamente com o Conselho Consultivo do Sistema de Controle Interno, a

Secretaria do Tesouro Nacional e as unidades de controle interno dos Mi-

nistérios Militares, do Estado-Maior das Forças Armadas; da Secretaria-

Geral da Presidência da República; da Advocacia-Geral da União e do Mi-

nistério das Relações Exteriores os quais denominam-se órgãos setoriais.

Dentre outras finalidades das Secretarias de Controle Interno dos

Ministérios Civis - CISET’s destaca-se: - “apoiar o controle externo no

exercício de sua missão institucional.”

Quanto às finalidades do Tribunal de Contas da União - TCU sali-

enta-se: realizar, por iniciativa própria, da Câmara dos Deputados; do Se-

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nado Federal; da Comissão Técnica ou de inquérito, inspeções e auditorias

de natureza contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial,

nas unidades administrativas dos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciá-

rio, e demais unidades referidas no inciso II” (C.F., art. 71, IV).

Segundo o TCU (1996), “em termos de relações institucionais,

mantém contatos indispensáveis com os órgãos do sistema de controle in-

terno, que constituem a vanguarda da fiscalização junto aos responsáveis

pela utilização de recursos públicos. Entretanto, esse sistema carece de uma

organização definitiva, que lhe garanta o fortalecimento, a independência e

a elevação de sua capacidade operacional necessários ao bom desempenho

de sua missão institucional”. O que tem sido desenvolvido com uma certa

morosidade devido aos entraves políticos.

Observa-se, que o TCU tem procurado intensificar a cooperação e

o intercâmbio de informações com órgãos e instituições nacionais, em es-

pecial as de controle de despesas públicas, como a INTOSAI (“Internatio-

nal Organization of Supreme Audit Institutions”) e a OLACEFS (Organiza-

ção Latino-Americana e do Caribe de Entidades Fiscalizadoras Superiores).

a fim de aprimorar técnicas e procedimentos, de fiscalização, como tam-

bém, no caso dos Tribunais de Contas Estaduais e Municipais, de desen-

volver ações conjuntas de auditoria, como: programa de treinamento patro-

cinado pelo “General Accouting Office” - GAO, Entidade Fiscalizadora

Superior dos Estados Unidos; curso promovido pelo National Audit Office

(NAO), Entidade Fiscalizadora Superior do Reino Unido; cursos de trei-

namento promovido pela Contadoria Mayor de Hacienda, no México).

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A partir de 1994 a Secretaria Federal de Controle chegou com uma

nova proposta de trabalho, a qual tem contribuído com o avanço do Siste-

ma de Controle Interno de forma qualitativa, haja vista o sistema de avalia-

ção implantado. Ressalta-se a orientação aos prefeitos, pelo programa “Voz

do Brasil”, quanto aos procedimentos adequados para a prestação de con-

tas.

A exemplo do TCU a Secretaria Federal de Controle, possui um

jornal “Domínio Público”, é uma publicação oficial, com a tiragem de 3.300

exemplares e com veiculação bimestral, com matérias de interesse dos pro-

fissionais do Controle Interno, procurando dar conhecimento aos servido-

res sobre as atividades desenvolvidas, os resultados alcançados e busca di-

vulgar temas técnicos para auxílio no aprimoramento do corpo funcional.

1.1 - Controle Interno - Visão Externa - Clientela da SFC

O Controle Interno tem sido alvo de várias críticas das quais desta-

cam-se que:

“O Sistema de Controle Interno está muito preocupadocom o varejo das ações, muitas delas irrelevantes para atomada de decisão, além de ser insensível quanto às cir-cunstâncias do momento decisório”(depoimento de gestor);ou que “A reforma do estado prevê a celebração de con-tratos de gestão onde a avaliação está muito mais voltadapara os resultados do que pela forma, razão pela qual oSistema de Controle Interno não está capacitado para osnovos desafios”(Técnico do MARE) ou segundo o Minis-tro-Presidente do TCU Marcos Vinícius Rodrigues Vilaça,“O Sistema de Controle Interno não tem contribuído deforma eficaz para que o Tribunal de Contas da Uniãoexerça suas atribuições constitucionais.”

Salienta-se:

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“Auditoria operacional realizada pelo TCU no Sistema deControle Interno do Poder Executivo evidenciou a precari-edade de sua organização e a absoluta insuficiência deseus recursos humanos e orçamentários, comprovada naverificação de que em 1992 existiam apenas cerca de 700servidores em todo o sistema, quando o Decreto-lei n.2.346, de 23 de julho de 1987, previra um quadro mínimode 3.000 auditores de nível superior.Este virtual desmantelamento do controle interno constituium dos principais fatores responsáveis pelo elevado núme-ro de irregularidades e ilegalidades verificadas na admi-nistração federal no ano relatado e provocou imensas difi-culdades para o desenvolvimento normal do trabalho doTCU neste exercício.” (Ministro-Presidente Marcos Viní-cius Rodrigues Vilaça)

As observações acima mencionadas foram analisadas pela Secretaria

Federal de Controle, no I Encontro Nacional de Auditoria Governamental -

I ENAUG realizado em 1995, na Escola de Administração Fazendária -

ESAF/DF, houve discussão de temas relativos ao novo papel da auditoria

no âmbito do Sistema de Controle Interno. Faz-se necessário enfocar de-

terminados pontos, os quais não foram consensuados quando da realização

desse Encontro, tais como: tipos e objetivos de auditoria; princípios e pa-

râmetros técnicos; áreas para atuação; procedimentos de auditoria; enfoque

dos Relatórios de Auditoria; e o que deve conter o Certificado de Audito-

ria.

Com relação aos tipos de auditorias, a Instituição Normativa nº 16 -

MEDP/DTN/COAUD, de 20/12/91 e os resultados alcançados nos grupos

de rabalho I ENAUG, permitem inferir que os tipos plausíveis de auditoria

são: de gestão; de acompanhamento da gestão; de recursos externos; de

sistemas;contábil; de programas; e operacional (objeto central deste tra-

balho).

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CAPÍTULO III

NORMAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

OPERACIONAL

Face à diversidade dos projetos desenvolvidos na área e às aborda-

gens especialmente talhadas para cada trabalho especificamente, a criação de

normas para auditoria operacional é uma tarefa complexa.

O que se espera dos auditores operacionais não é só a objetividade,

mas, também, minuciosidade e exatidão no trabalho. A necessidade de cum-

prir tarefas complicadas em tempo hábil gera nesta área o mesmo tipo de

pressão que em outras, pressões para procurar caminhos mais rápidos, e a

tentação de fazer julgamentos apressados baseados em informações incom-

pletas ou de agir sem considerar a lógica de um conjunto de relações. A apli-

cação uniforme das normas ajuda a manter a alta qualidade do trabalho,

frente a tais pressões.

3.1 - Normas de Auditoria Operacional Existentes

Apesar da Auditoria Operacional tender a exames talhados às cir-

cunstâncias individuais de cada caso e abordarem-se assuntos muitas vezes

delicados e até controvertidos, é importante que se trabalhe segundo um

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conjunto de normas capazes de proporcionar estruturação e previsibilidade

de: As normas a seguir foram levantadas do trabalho de Marques (1995).

a) Normas Gerais: os auditores devem ter, no conjunto, proficiência profissi-

onal para se desincubirem das tarefas a eles confiadas; a organização de au-

ditoria e os auditores, individualmente, não devem ter sua independência

prejudicada, mantendo-a nas atitudes e na aparência; devem exercer zelo

profissional ao fazerem a auditoria e prepararem o relatório; o auditor deve

comunicar qualquer limitação imposta ao escopo do exame.

b) Normas de Exame e Avaliação: o trabalho deve ser adequadamente pla-

nejado e supervisionado e corroborado por papéis de trabalho corretamente

feitos; obter evidências suficiente, competente e relevante, que proporcione

uma base razoável para o parecer do auditor; o auditor deve estar atento

para possíveis circunstâncias de fraude, abuso e atos ilegais.

c) Normas de Relatório: os relatórios devem ser feitos por escrito e revisa-

dos na forma de rascunho, pelo setor auditado e pelos dirigentes que solicita-

rem a auditoria; objetivos, imediatos e oportunos; apresentar dados exatos e

fidedignos e os fatos descobertos de maneira convincente, clara, simples,

concisa e competente; conter realizações dignas de nota e enfatizar princi-

palmente as melhorias, em vez das críticas.

A orientação contida nas normas é instrutiva, mas não esgota todo o

assunto. Nelas não se determina com precisão o que uma unidade de audito-

ria deve fazer para atender à exigência de planejamento adequado do traba-

lho, nem há regras quanto à quantidade de evidência exigida para se corrobo-

rar um fato descoberto. Todas essas questões envolvem julgamento e sua

solução pode variar segundo as políticas e práticas da unidade de auditoria

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operacional e as características do trabalho executado. Esses procedimentos

dizem respeito a questões, tais como a maneira de preparar e revisar os pa-

péis de trabalho.

As normas de auditorias, juntamente com os procedimentos para sua

implantação, estabelecem a ordem e a disciplina, na realização do trabalho. A

observância dessas normas leva à realização de auditorias completas e objeti-

vas, com resultados e recomendações palpáveis, com razões e passíveis de

serem justificados.

Assim sendo, na auditoria operacional, a Price Waterhouse (1989),

colocou que, muitas vezes não há normas geralmente aceitas com as quais

comparar uma condição ou circunstância real. Nesse caso, é preciso criar

“critérios de auditoria” ou “padrões” únicos para cada trabalho e, nessas cir-

cunstâncias, a capacidade de julgamento do auditor e seu senso empresarial

tornaram-se também fatores importantes na mediação e avaliação dos resul-

tados.

Nesse sentido, a auditoria operacional é um instrumento de grande

importância para o governo e para o contribuinte, visto que ela representa

um elemento útil para que se avalie se as entidades governamentais estão

agindo e utilizando os recursos públicos de modo eficiente, econômico e efi-

caz na consecução dos seus objetivos e metas.

3.2 - Padrão para avaliação

Ao participar do painel organizado pelo então Ministério da Fazenda

e Planejamento, hoje Ministério da Fazenda, a ex-Diretora do Departamento

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Nacional de Planejamento e Avaliação da Secretaria Nacional de Planeja-

mento Costin, enfocou que:

“Em sua expressão mais simples, a avaliação reside emconfrontar os dados do processo de transformação da reali-dade (custos, produtos, resultados), com parâmetros de jul-gamento (metas-meio, metas-ação e metas-fim), para daíconcluir pela margem de êxito ou fracasso alcançada, infe-rir suas causas e realimentar os ciclos seqüenciais do pro-cesso. Nesses termos, os parâmetros se encontram incorpo-rados no plano e no orçamento, usualmente engessados emvalores nominais de comparação complexa, expressos emmetas físicas indiferentes a qualquer dinâmica situacional.Convém recorrer a outros parâmetros além desses que selastreiam no passado, e submetê-los a outros crivos de apre-ciação, para conceder, sobretudo, flexibilidade ao proces-so.”(Costin, 1991; p. 57-64).

3.3 - Resultados da Auditoria Operacional

Este tópico está respaldado nos estudos realizados por Lima Filho

(1990), o qual define: “Os resultados do trabalho da auditoria operacional

são chamados, usualmente, de achados, cujo termo é criticado por diversos

autores, uma vez que os auditores não acham ou encontram uma matéria si-

gnificante para relatar, mas tudo resulta de um bom planejamento e análise.

Em essência: achados são fatos significantes (relevantes) a serem relatados

pelo auditor.”

Um achado deve ser: importante (relevante); baseado em fatos e evi-

dências irrefutáveis; desenvolvido objetivamente; suficientemente fundamen-

tado para sustentar as conclusões do auditor, dos quais destacam-se os se-

guintes elementos:

a) Autorização - A atividade ou programa que o auditor está examinando

deve ser autorizada por alguém. A autorização pode ser uma lei, uma resolu-

ção da alta administração, um ofício, uma portaria, ou outra fonte.

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b) Metas (critérios) - São os elementos estruturais básicos dos achados. Em

razão das metas estarem contidas dentro dos objetivos que a administração

pretende alcançar, elas são os critérios ou normas que deverão ser usados na

avaliação ou mensuração da performance (desempenho).

b.1) Metas de Eficácia - Identificar as metas dos programas pode ser tarefa

difícil, particularmente na área governamental, pois nem sempre estão explí-

citas; estimular o descobrimento e o aproveitamento dos recursos propician-

do ou não afirmações ou declarações suficientes que permitam mensurar o

que é considerado um desempenho aceitável. O trabalho do auditor é duplo

pois deve: identificar as meta; e traduzi-las em indicadores mensuráveis de

resultados, freqüentemente chamados de indicadores de desempenho e crité-

rios de avaliação.

b.2) Metas de Eficiência e Economia - As metas de eficiência e economia

estão geralmente implícitas. Na avaliação da economia e eficiência os audito-

res devem, também, se preocupar com a eficácia, qualidade dos resultados.

Qualquer que seja o método escolhido, os auditores devem ser os responsá-

veis por convencer a alta administração ou os outros leitores dos seus relató-

rios de que o critério usado para corroborar os achados, tanto no aspecto

econômico como no eficiente, seja válido e adequado.

c) Condição - O elemento condição denota o que é comprado como o que

deve ser. Ele descreve o que o auditor observa e com que extensão e condi-

ções se encontram as metas. O auditor poderá encontrar qualquer uma das

seguintes condições: se estão sendo alcançadas satisfatoriamente; se não es-

tão sendo alcançadas; se estão sendo alcançadas parcialmente.

O elemento condição é o centro de um achado, quais sejam:

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d) Efeito - É o elemento usado para convencer a alta administração de que

suas políticas estão sendo encontradas ou não. O efeito é, usualmente, men-

surado em termos quantitativos.

e) Procedimentos e Práticas - Procedimentos e práticas são os instrumentos

usados para atingir as metas. Os procedimentos são instruções formais, en-

quanto que as práticas denotam a maneira pela qual as coisas são feitas, de

modo informal.

Conhecer e executar os procedimentos e práticas é a chave para que

os auditores se habilitem em determinar por que a condição é benéfica ou

indesejável.

f) Causa - A causa identifica o motivo pelo qual as coisas aconteceram. Em

auditorias de economia e eficiência uma condição insatisfatória resulta de

uma debilidade dos procedimentos.

g) Conclusão - O propósito da conclusão, onde usado, é persuadir a admi-

nistração da necessidade de se adotarem ações (isto é, mudanças nos proce-

dimentos), de modo que se atinjam os resultados desejados. Os auditores de-

vem demonstrar que o custo da correção da situação não será maior do que

os benefícios a serem alcançados.

A conclusão é um elemento optativo de um achado.

h) Recomendação - Recomendações representam a opinião do auditor e re-

fletem o grau de seu conhecimento e julgamento sobre as ações necessárias

para corrigir as causas básicas das deficiências identificadas.

O auditor ao redigir a recomendação deverá ter o cuidado de come-

çar com o verbo na forma infinitiva e com a sugestão de melhoria observan-

do os aspectos da economicidade, eficiência e eficácia.

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3.4 - Equipe de Auditoria

De acordo com as Normas de auditoria a equipe encarregada de rea-

lizar uma auditoria específica deve ter, em conjunto, treinamento técnico,

capacidade e experiência suficientes para obter a evidência necessária e for-

mular pareceres, conclusões e recomendações pertinentes.

Todo o trabalho de auditoria, desde seu planejamento até a emissão

do relatório e o conseqüente acompanhamento dos resultados, deve ser su-

pervisionado pelo titular da Unidade Técnica e pelo coordenador da equipe,

que deverá possuir perfil adequado ao trabalho.

Deve ser também multidisciplinar e estar sob a supervisão de alguém

com muita experiência e que tenha espírito de liderança, a fim de que o tra-

balho possa ser executado sem solução de continuidade.

Segundo Chiavenato (1994), a liderança é o processo dinâmico de

exercer influência sobre o indivíduo ou grupo de indivíduos para aglutinar e

impulsionar esforços em função do alcance de objetivos em uma determinada

situação.

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CAPÍTULO IV

ETAPAS DA AUDITORIA OPERACIONAL - MODELO

DESENVOLVIDO PELO TCU

As etapas da auditoria operacional não difere da auditoria convencio-

nal, quais sejam PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO E RELATÓRIO. Na au-

ditoria operacional, entretanto, a fase de planejamento ganha relevância em

virtude da necessidade de se determinar o alcance da auditoria, seus objeti-

vos, critérios, recursos necessários, a formação da equipe de auditoria com

especialista em diversas áreas etc, de modo a garantir que a auditoria abranja

os aspectos mais importantes da entidade auditada.

4.1 - Planejamento

Na visão Geral, planejamento de auditoria consiste no levantamento

dos dados relativos à situação do órgão/entidade a ser auditada, dentre os

quais: missão institucional, objetivos, políticas, diretrizes e ações implemen-

tadas, e será procedida do levantamento de informações internamente a Se-

cretaria de Controle Interno - CISET e de levantamento in loco no ór-

gão/entidade auditados.

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O Levantamento de dados ou Informações Gerais internas na Secre-

taria de Controle Interno, relativos ao órgão/entidade auditada, deve con-

templar um levantamento minucioso da estrutura contábil, patrimonial e fi-

nanceira da unidade, além dos recursos humanos ( próprios e contratados),

materiais e financeiros necessários a execução do trabalho. O levantamento

Preliminar in loco consiste em visitas à entidade/órgão com a finalidade de

conhecer a sua situação atual.

Outro ponto é o Relatório de Planejamento onde as informações co-

lhidas na fase de Visão Geral devem ser consubstanciadas e submetido à

aprovação do supervisor e até ao Coordenador Geral de Auditoria.

A elaboração do programa de auditoria é outra etapa a ser realizada

após ter tomado conhecimento dos objetivos, das políticas, das ações e da

situação da entidade, com a finalidade de detalhar os objetivos do trabalho e

os procedimentos a serem desenvolvidos (o que se deseja obter e como obtê-

lo). O Programa de Auditoria será parte integrante do Relatório de Planeja-

mento e deverá explicitar: área/programa/projeto que será objeto de apro-

fundamento de auditoria; critérios da escolha da área/programa/projeto obje-

tivos gerais e específicos da auditoria; critérios de auditoria a serem observa-

dos como base de comparação, julgamento e apreciação de desempenhos;

procedimentos de auditoria, métodos e técnicas a serem utilizados; composi-

ção da equipe de auditoria; cronograma dos trabalhos; e estimativas dos

custos incidentes sobre os trabalhos (diárias, passagens, perícias se for o caso

etc.).

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4.2 - Execução da Auditoria Operacional

Para atingir os objetivos da auditoria, em relação à área/projeto sele-

cionado, estabelecidos no Programa de Auditoria, a equipe deverá observar

os procedimentos definidos (como fazer) e utilizar os critérios estabelecidos

como base de comparação, julgamento e apreciação do desempenho do ob-

jeto auditado.

Ocorrendo situações supervenientes que justifiquem, o programa de

auditoria estabelecido poderá sofrer alterações que deverão ser levadas ao

conhecimento da chefia pelo coordenador da equipe.

Os papéis de Trabalho, instrumento de fundamental importância, de-

vem ser preparados previamente e/ou no decorrer da execução da Auditoria,

conforme as circunstâncias e peculiaridades do órgão ou entidade.

Outro item, é o cronograma dos trabalhos auditoriais que deve inclu-

ir: a duração estimada dos trabalhos, indicando os prazos para execução de

cada fase, início provável etc; data de emissão do documento e a assinatura

dos membros e coordenador da Equipe de Levantamento e aprovação das

chefias da Unidade Técnica responsável.

Como contribuição, obteve-se pela entrevista realizada com Analista

de Finanças de Controle Externo, informação de que, no TCU, a comunica-

ção à Secretaria de Auditoria e Inspeção-SAUDI, com encaminhamento de

cópia do planejamento, é feito 15 dias antes da execução da auditoria.

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CAPÍTULO V

ESTUDO PRELIMINAR À REALIZAÇÃO DA

AUDITORIA OPERACIONAL

O propósito do estudo preliminar é identificar áreas que assegurem

uma revisão adicional, bem como planejar e desenvolver a revisão detalhada.

O tipo de informação, a ser obtida no estudo preliminar, varia, de-

pendendo do propósito e escopo da auditoria. Entretanto, a informação a ser

obtida pode ser categorizada da seguinte forma: Conhecimento do ambiente

a ser auditado: informações sobre o que uma organização faz, sua jurisdição,

autoridades, responsabilidades na condução dos programas/projetos, funções

ou atividades a serem auditadas; dados financeiros sobre a origem e quanti-

dade de recursos que são geridos pela organização (destacando os próprios

e os recebidos de terceiros); dados sobre os métodos de operações da orga-

nização - sua estrutura organizacional e procedimentos operacionais; Capa-

cidade da CISET para realizar auditoria; conhecimentos das metas e indica-

dores de desempenho para os programas ou atividades a serem auditados;

dados referentes ao desempenho, ou seja, evidência do nível atual de realiza-

ção em comparação com critérios ou indicadores de desempenho.

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O estudo preliminar permite uma abordagem ordenada ao planeja-

mento e execução do trabalho de auditoria, podendo constituir-se, portanto,

em uma abordagem eficaz à aplicação dos escassos recursos de auditoria,

onde eles serão mais úteis.

A abordagem típica a um levantamento é fazer, primeiro, uma ampla

avaliação do que faz a organização e de como opera. Depois, o auditor limita

o escopo identificando algumas áreas - atividades e programas - que pareçam

exigir avaliação preliminar adicional.

Ao concluir o levantamento, o auditor deve ter reunido dados e ad-

quirido conhecimento suficiente para identificar nitidamente questões im-

portantes e áreas com problemas que precisam ser mais amplamente investi-

gadas. De outra forma, cabe ressaltar que os resultados finais de um estudo

preliminar devem culminar com um sumário escrito ou um plano, de modo

que sirva de instrumento na revisão detalhada.

5.1 - Informações a serem Obtidas em um Levantamento

As Informações sobre Aspectos Gerais Antecedentes é uma exigência

primordial para se obter informações práticas gerais sobre todos os aspectos

importantes da organização, do programa ou atividade submetida a exame. O

auditor terá uma perspectiva de importantes programas ou atividades e de

aspectos-chave de áreas que parecem difíceis de controlar ou suscetíveis de

abusos ou negligência.

Outra importante é como a organização está estruturada e provida de

pessoal para executar os programas e atividades.

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Quanto aos métodos operacionais, o auditor terá de entender como a

organização realiza seu trabalho e informar-se a respeito da qualidade deste.

Dentre as informações a colher a esse respeito, destacam-se as: políticas ge-

rais estabelecidas pela legislação e pela alta administração; descrição geral

dos métodos operacionais; processo usado pela entidade para estabelecer

metas e fiscalizar o desempenho e outros.

Uma outra parte primordial do levantamento é definir as metas e os

objetivos intituidos dos programas e atividades submetidas a exame, os quais

devem estar bem identificadas, antes de se passar à fase de revisão.

Definir metas para avaliação dos resultados de um programa pode ter

dificuldade, em geral, atribuidos: a legislação e o histórico das leis correlatas

não definem os objetivos do programa claramente; os objetivos estabelecidos

para o programa não são prontamente compreendidos pelos responsáveis por

sua realização, ou os objetivos são confusos porque conflitam com os de

outros programas; há fatores sociológicos envolvidos, que não foram estu-

dados, pesquisados e analisados, na medida necessária para estabelecimento

de objetivos definidos; e os reais objetivos do programa mudaram, embora os

objetivos que se declaram sejam os mesmos.

As observações preliminares sobre conseguimento das metas é um

dos objetivos primordiais de um levantamento. A idéia básica é tentar identi-

ficar a condição em que parece que as metas não são claras ou, caso o sejam,

não são plenamente realizadas.

Uma vez identificada uma área com problema, os procedimentos e

controles administrativos são examinados para determinar por que o desem-

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penho não está a altura e que medidas correlativas a administração pode to-

mar.

5.2 - Método de obter Informações para o Levantamento e/ou EstudoPreliminar

No estudo preliminar ou em um levantamento podem-se usar várias

abordagens durante o levantamento, para obter informações e identificar áre-

as que exigem mais atenção.

As discussões com os Dirigentes da Organização é uma das primeiras

medida para se obter informações para o levantamento ou estudo preliminar.

Os administradores devem ser informados das responsabilidades do auditor,

dos objetivos gerais da auditoria e dos métodos usados para se realizar o tra-

balho de auditoria. Deve-se fazer o mesmo em cada um dos locais visitados.

Outra técnica é a entrevista com pessoal técnico diretamente envolvi-

do nas operações, para se ter uma visão realista dessas operações na organi-

zação, para definição das metas do programa e para localização das eventu-

ais falhas do mesmo.

A utilização de questionários também é outra técnica. Embora as en-

trevistas possam dar ao auditor dados valiosos para avaliação do impacto

causado por um programa, o contato com muitas pessoas pode se tornar ex-

tremamente demorado e dispendioso. Entretanto, deve-se evitar usar questi-

onários em um levantamento, tendo em vista o elevado custo e tempo exigi-

do para elaborá-los e analisar-lhes os resultados.

A Revisão dos Relatórios Administrativos, dos dados e/ou informa-

ções, que servem à alta administração para a tomada de decisão, são úteis,

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também, para o auditor. Ele pode avaliar até que ponto a administração tem

adotado as ações corretivas, caso tenham sido anteriormente recomendadas.

O auditor pode investigar as razões e justificativas pela inércia em tais casos

e efetuar uma avaliação.

Os auditores externos devem considerar o trabalho da auditoria inter-

na, para decidirem sobre o escopo de seus levantamentos e exames propria-

mente ditos, ao auditor cabe verificar a credibilidade do trabalho feito por

outros, antes de utilizá-lo.

Outra técnica são as inspeções in loco que são indispensáveis para

ajudar o auditor a adquirir conhecimento prático das operações e do ambi-

ente da organização. Elas são valiosíssimas em qualquer levantamento relaci-

onado com economia e eficiência.

5.3 - Resultados do Levantamento

A comunicação oportuna dos resultados do levantamento talvez seja

a parte mais importante de um levantamento de auditoria. O auditor deve

fazer constar do resumo uma explicação do que foi feito, suas observações e

recomendações para trabalho posterior. Quando for necessário trabalho

posterior, caberá ao auditor apontar: os problemas e o critério empregado no

exame dos mesmos, em profundidade; as informações pertinentes obtidas

durante o levantamento; etapas sugeridas para o trabalho de auditoria e o

motivo das sugestões; estimativas preliminares de tempo e recursos exigidos,

particularmente no tocante a pessoal; e prazo para conclusão da revisão e

relatório.

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CAPÍTULO VI

PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO DO

TRABALHO DE AUDITORIA

O produto final de praticamente todas as auditorias operacionais é

um relatório e, quando não, é uma comunicação que precisa ser estruturada

tão cuidadosamente quanto um relatório. Assim sendo, ele precisa obter to-

dos os dados necessários para um relatório que contenha os elementos es-

senciais a respeito dos fatos por ele descobertos.

Surpreendentemente, muitos programas de auditoria preparados pelo

pessoal do setor não prevêem a coleta de toda a informação que os auditores

necessitarão para seus relatórios. Muitas vezes cumprem etapas que lhes pa-

recem úteis, sem perguntar a si próprios: “Se eu fizer isto, de que me servirá

para o relatório”? Na verdade, muitos deles sequer pensam no relatório

quando fazem os planos de auditoria.

É preciso ter em mente o relatório, já durante a fase de planejamento;

deve-se planejar o que conterá o relatório e fazer o trabalho de auditoria que

forneça as informações necessárias para um exame operacional eficiente.

O desempenho eficaz de uma auditoria requer um cuidadoso plane-

jamento do trabalho a ser feito. Um plano de auditoria objetiva: propiciar um

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guia de como executar a auditoria; e facilitar um controle sobre o seu anda-

mento.

6.1 - Como Iniciar o Planejamento

O planejamento para execução de auditorias operacionais normal-

mente começa com a identificação de um fato a ser descoberto, provavel-

mente. Esse fato, em geral, é uma condição observada por auditores, em ca-

sos em que parece possível reduzir custos ou melhorar os resultados de pro-

gramas. Observar é usado aqui em sentido amplo, abrangendo não somente o

que os auditores vêem mas o que depreendem de discussões, análise e outras

técnicas. Qualquer que seja a condição observada - seja ela positiva ou nega-

tiva - constitui a premissa básica sobre a qual se fundamenta a descoberta de

um fato. Assim, este deve ser o ponto central da elaboração de planos para

realização da auditoria e coleta das informações necessárias.

6.2 - Como Elaborar um Plano de Auditoria

Diferentemente das auditorias financeiras, em que existem procedi-

mentos bem definidos, a serem cumprido, a auditoria operacional depende de

se fazer um bom planejamento antecipado que possa ajudar a organizar o

trabalho de auditoria e encaminhá-lo no rumo certo.

A coleta de informação, para cada auditoria, naturalmente, deverá va-

riar, mas as informações sobre todos os elementos dos achados serão neces-

sárias. Conseqüentemente, os auditores necessitam ter certeza de que seus

planos propiciam informações sobre cada elemento, de modo a evitar infor-

mações desnecessárias.

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Deve-se, também, apresentar as tarefas específicas. Esses detalhes

são necessários à medida que propiciam uma supervisão mais eficaz e, con-

seqüentemente, um trabalho mais produtivo.

Na preparação do plano de auditoria, existem algumas questões a se-

rem consideradas, tais como: a necessária habilidade para conduzir a revisão

e como coletar a informação.

6.3 - O Programa de Auditoria

Embora cada programa de auditoria deva ser talhado para o trabalho

em particular, devem estar sempre presentes certos elementos. O mais im-

portante é que o programa de auditoria seja estruturado de modo que cada

etapa contenha referência a um bloco de construção, em particular, para pro-

duzir informação sobre um fato descoberto, especificamente.

Os programas de auditoria devem ser passíveis de evolução. Um pro-

blema ao se fazer auditoria operacional é que a condição não abordada pelo

trabalho detalhado muitas vezes não é exatamente a mesma que se esperava,

inicialmente. A descoberta de um fato freqüentemente é um processo evolu-

tivo.

O auditor precisa entender que as condições podem não ser o que pa-

reciam, originalmente. E quando isso acontece, em geral o programa de au-

ditoria terá de ser revisto. O fato de que os auditores encontram dificuldades

na realização de auditorias operacionais.

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6.4 - Revisão Detalhada

A revisão detalhada consiste do exame e avaliação da atividade ou

programa específico, na extensão julgada necessária para executar com êxito,

os objetivos contidos no plano de auditoria.

Nesta fase, os auditores devem ter certeza de que a informação obti-

da é válida. Além de válida, ela deve ser fidedigna, suficiente e relevante. Na

avaliação da fidedignidade, o auditor deve considerar a validade da fonte de

informação bem como a sua precisão.

A relevância da informação diz respeito à pertinência para com os

achados. A informação que não reuna essa relação é irrelevante, e como tal,

não deve ser usada nos achados.

Um método lógico de organizar um achado é apresentá-lo de acordo

com os seus elementos. Cada achado deve começar com um sumário da con-

dição (ou que o auditor encontrou - o que é), do efeito, dos procedimentos e

das causas, e finalizar com uma conclusão (opcional) contendo a ação corre-

tiva, e com as recomendações sobre as providências a serem adotadas a fim

de que as metas sejam alcançadas.

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CAPÍTULO VII

REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA

O auditor deve elaborar um relatório que conterá comentários sufici-

entes sobre cada bloco estrutural auditoriais, a fim de que o leitor entenda

perfeitamente a organização ou a situação estudada.

O auditor deve cobrir com amplitude suficiente eventuais detalhes

submetidos a exame, para ter certeza se suas conclusões são sólidas e fide-

dignas. Este é um ponto que nunca será demais enfatizar. Os auditores ope-

racionais precisam ter o máximo cuidado para se assegurar de que estão sen-

do objetivos e testarem muitas transações.

O auditor operacional sempre tem necessidade de algum dispositivo

de medida aos quais possa comparar transações ou eventos para julgar-lhes a

adequação. Sem tal dispositivo, as transações ou eventos não podem ser jul-

gados.

Muitos aspectos do parecer do auditor sobre as demonstrações finan-

ceiras podem ser comprovados por princípios contábeis. Porém, a situação

muda inteiramente quando o auditor estabelece um método de avaliação não

contábil e seu parecer passa a ser apenas a opinião de um indivíduo, a menos

que seja solidamente comprovada.

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7.1 - Relações entre Políticas e Procedimentos ou Práticas

À medida que evolui para o trabalho detalhado de auditoria, o auditor

precisa conhecer a relação entre políticas e procedimentos e práticas e a ma-

neira pela qual tudo isso se enquadra na abordagem do bloco estrutural. O

auditor precisa entender que as políticas são afirmações genéricas, ao passo

que os procedimentos são instruções específicas.

A maioria dos critérios ou dispositivos de avaliação que um auditor

usa virá do nível de procedimentos, mas ele precisa entender a relação entre

estes e as políticas, porque normalmente a parte de objetivos da abordagem

do bloco estrutural é expressa como política e esta e os procedimentos são

enumerados juntos. Os procedimentos são projetados de modo que se asse-

gure que a política é cumprida.

Quanto às práticas, por definição, não são corroboradas por procedi-

mentos escritos, mas são “o que está sendo feito”. As práticas que não levam

à consecução dos objetivos normalmente podem ser identificadas a essa altu-

ra, e o trabalho do auditor poderá concentrar-se na mudança das práticas

para que se possam atingir os objetivos propostos. Conseqüentemente, a pa-

lavra prática é abolida das etapas restantes.

O bom auditor operacional não aceitará uma política sem antes verifi-

car se a mesma é compatível com os objetivos que a fundamentam. É preciso

determinar se as políticas são apropriadas. Esse auditor não poderá aceitar a

política, sem verificar se a mesma é compatível com o objetivo básico, ou

seja, o de fazer economia. A menos que o auditor verifique que a mesma se

baseou em um cuidadoso estudo de todos os fatores aplicáveis, ele terá de

fazer seu próprio estudo de custos, para determinar se a política é econômica

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e, conseqüentemente, apropriada. Esses estudos de custo podem constituir

uma parte razoável da auditoria e, na verdade, é bem possível que a maior

parte do tempo de auditoria seja neles despendida.

Determinar se os Procedimentos e Práticas são Apropriados é Outro

problema a ser considerado pelo auditor é se os procedimentos estabelecidos

para o cumprimento de uma política em particular, propiciarão a consecução

do objetivo visado. O que mais comumente se verifica é a falha em cumprir

os procedimentos estabelecidos, que se sabe que são apropriados. Porém,

quando o próprio procedimento não é adequado, o relatório do auditor será

dedicado a provar que uma mudança de política, legislação etc., é o que falta

para se atingir o resultado desejado. Mostrar à administração a necessidade

de rever os procedimentos, para o que, evidentemente, terá recolhido toda

evidência possível.

7.2 - Cuidados que o Auditor Governamental Precisa ter ao RealizarAuditoria Operacional

Acumular evidência e determinar sua validade varia de uma auditoria

para outra, pois o método de coleta de evidências usado pelo auditor, porque

varia também de acordo com o assunto. Grande parte desse trabalho de co-

leta envolve análise de uma série de transações individuais e, em certos ca-

sos, o auditor pode também gastar muito de seu tempo examinando as cir-

cunstâncias que determinaram a tomada de decisão errada. Eis alguns exem-

plos: a análise de dados detalhados; Como remontar à origem de uma decisão

errada.

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7.3 - Tipos de Evidência

Dentre as categorias de principais evidência empregadas pelos audi-

tores destaca-se:

1) A evidência física é o tipo de evidência que o auditor obtém mediante ob-

servação direta do que as pessoas fazem, das condições da propriedade etc.

O auditor é uma testemunha do problema que investiga, ao examinar a evi-

dência física.

2) A evidência de testemunho consiste em coletar dados dos que presencia-

ram um fato ou situação que o auditor não pode observar. Cabe-lhe preparar

um registro por escrito dos dados pertinentes obtidos em tais entrevistas,

para corroborar o que encontrar e relatar a quem de direito. Ele pode inter-

pretar erroneamente o depoimento do entrevistado que presenciou o fato

objeto de exame e, por isso, convém solicitar a essa pessoa que releia a

transcrição feita pelo auditor, de suas palavras.

3) A evidência documental é a que o auditor obtém examinando os docu-

mentos pertinentes à questão submetida a auditoria. Ele deve ter cuidado e

verificar a autenticidade de cada informação.

4) A evidência analítica é aquela preparada pelo auditor mediante reunião de

dados para criação de novas informações ou para uso na apresentação que

fará à administração da empresa.

No que tange a validade da evidência a Association of Government

Accountants (1986), salienta que o auditor deve também assegurar-se de que

a evidência por ele colhida é suficiente, confiável e relevante. Caso não seja,

ele não disporá de base sólida para as conclusões que eventualmente possa

tirar, depois.

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As informações colhidas e usadas para corroborar um fato desco-

berto devem ter relação direta com o fato e com as recomendações correla-

tas, para que possam ser consideradas relevantes.

7.4 - Como comparar Transações ou Eventos, Tomados Individualmen-te, com Procedimentos Estabelecidos.

Esta fase do trabalho é teoricamente mais simples, mas pode exigir

muito tempo do auditor. Uma vez identificados os objetivos, e os procedi-

mentos para atingi-los, o auditor deve testar as transações, em confronto

com procedimentos usados, para se certificar de que estes estão sendo ob-

servados.

O objetivo aqui é determinar se as transações estavam de acordo com

os procedimentos estabelecidos e quantas não estavam. O auditor devia es-

tudar os dados para ver se as variações em relação ao que havia sido estabe-

lecido são suficientes para exigir extensão do trabalho de auditoria. Se fo-

rem, ele deverá avaliar o efeito dos casos em que o custo incorrido excedeu

o que havia sido previsto, no caso de os padrões terem sido observados.

7.5 - Como conhecer e Calcular o Efeito

Muitas são as críticas que fazem ao auditor que anda atrás de pontos

insignificantes, erros menores. O auditor interno moderno foge dessas críti-

cas evitando alardear insignificâncias. E com esse objetivo ao encontrar al-

gum desvio das normas, pergunta-se: qual o seu efeito? Se o efeito é adver-

so, significativo e contínuo, então deve levá-lo ao conhecimento da pessoa

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responsável pela correção da situação não desejada e daquela que garanta

que tal situação não mais ocorra.

O auditor deve preocupar-se com o efeito potencial de uma situação

malcontrolada tanto quanto com o efeito real. O auditor interno moderno é o

monitor dos controles da empresa.

Porém, o que é igualmente importante é que, ao procurar o efeito, o

auditor tenha uma visão correta da falha. Poderá ver os mesmos horizontes

que preocupam a administração no mais alto nível. Em cada conclusão o au-

ditor perguntará: “Quem sofre as conseqüências? Qual é a perda real? Qual é

a perda potencial? Se as respostas a estas perguntas forem: Ninguém e Muito

pouco, então as conclusões permanecerão nos papéis de trabalho ou serão

comentadas oralmente a um nível adequado, mas não merecerão espaço no

relatório de auditoria.

7.6 - Como Determinar as Causas

É preciso que o auditor saiba e entenda que toda empresa tem pro-

blema. Cada situação de deficiência, que seja significativa, encontrada pelo

auditor em sua auditoria apresenta um problema que chama por solução. O

auditor conservador a indica com o dedo e diz: corrija. O moderno descreve

a situação e sugere uma solução. Ele se coloca no lugar da empresa.

É interessante salientar também que às vezes é fácil determinar cau-

sas, outras vezes, não. Tudo depende das circunstâncias. Freqüentemente, é

necessário grande discernimento da parte do auditor pois cabe a ele decidir,

em cada circunstância, até onde ele pode agir, com base nas informações de

que dispõe. Isso significa que uma solução genérica não é possível.

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7.7 - Como Tirar Conclusões e Fazer Recomendações

O auditor deve resumir seu trabalho, depois de ter feito tudo o eu foi

exposto para que possa tirar conclusões gerais e fazer as necessárias reco-

mendações. As quais poder-se-iam resumir, falando sobre a: autoridade; ob-

jetivo; política; condições; efeito; procedimentos; causa; conclusão

As conclusões, naturalmente, nem sempre se basearão no fato de uma

mudança ser econômica ou não. O critério pode ser a elevação do moral, a

transformação de um programa de trabalho ineficaz em algo produtivo, a

melhoria das decisões, mediante fornecimento de dados mais confiáveis etc.

Deve-se documentar cuidadosamente a base das conclusões, juntamente com

as evidências e o restante do material fundamental reunido pelo auditor du-

rante seu trabalho.

7.8 - Como Conseguir os Comentários da Administração

Constitui boa prática, que os setores diretamente afetados pelos fatos

descobertos pelo auditor e por suas recomendações, assim como os que são

encarregados de pô-las em prática, façam seus comentários. Estes podem

não constar do relatório do auditor, o que talvez possibilite recomendações

mais práticas do que as que o auditor faria. E a inclusão desses comentários

no relatório também faz com que este se torne mais equilibrado aos olhos do

leitor, que saberá então se a administração concorda com o que está exposto

e, caso não concorde, por que.

Algumas Secretarias de Controle Interno - CISET’s já utilizam os

documentos “Comunicação de Auditoria - CA”, “Solicitação de Auditoria-

SA”, “Ata de Abertura dos Trabalhos” e “Ata de Reunião Final”. Esses do-

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cumentos são destinados a: cientificar o gestor/administrador da área audita-

da no decorrer dos exames, acerca das impropriedades/irregularidades cons-

tadas ou apuradas em função dos trabalhos de auditoria, sendo uma mani-

festação formal do auditado; solicitar documentos e justificativas; apresenta-

ção da equipe, objetivo da auditoria e informações estatutárias e regimentais

da CISET; cientificar o auditado acerca dos principais fatos encontrados,

formular as recomendações e obter a ação do auditado, etc.

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CAPÍTULO VIII

A ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO

O relatório é a imagem do nível profissional do auditor, ele cumpre

duas finalidades distintas: primeiro, é o meio de comunicação imediata entre

o emissor e o cliente; segundo, é o registro permanente das atividades do

auditor para referência futura.

É preciso entender que o relatório escrito é a evidência mais concreta

do trabalho da equipe ou do auditor e a fonte de informações mais abundante

e segura.

Sendo assim, a forma com que se apresenta o relatório é talvez tão

importante quanto seu conteúdo. Qualquer leitor absorverá melhor uma idéia

simples e bem descrita, do que uma idéia brilhante, desenvolvida obscura-

mente.

Segundo GIL, (1985), o relatório de auditoria deverá em seu objetivo

apresentar fraquezas, causas e conseqüências identificadas servindo de base

para a elaboração do Plano de ação pela área auditada.

De acordo com Manual de Orientação para Redação de Relatórios

elaborado pelo NEVES, “antes de se iniciar a elaboração de um relatório,

deve-se estabelecer com a máxima clareza qual é o objetivo a ser atingido.

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Normalmente, isto não é feito no grau de detalhe que seria necessário para

definir sua estrutura.

Durante toda elaboração do relatório, não se deve perder o objetivo

de vista. Ele deverá orientar desde a escolha do título até a organização dos

tópicos e a forma de redigir.”

O princípio é definir com a máxima clareza o objetivo do relatório.

Fala-se do objetivo de quem redige. Definido o objetivo, metade do trabalho

já está feito.

Quanto ao público leitor, é interessante salientar, que durante toda

elaboração do relatório tem que se perguntar constantemente: quem vai ler

isso? Dependendo do público, tem diferentes tipos de organização de relató-

rio e diferentes níveis de detalhe na redação.

No que concerne a apresentação, está ligada à forma do relatório; em

particular, aos aspectos estéticos e visuais. Uma boa e clara apresentação

torna a leitura agradável e propicia a compreensão.

Na elaboração do índice, pode-se considerar que esse já é o relatório

na sua forma mais resumida. Além disso, o índice serve para nos ajudar a en-

contrar informações desejadas (função de registro permanente). Portanto, é

preciso prestar atenção nos títulos que se dará às seções e aos itens, para que

sejam significativos.

Na segmentação dos assuntos dentro de um relatório isola-se porções

de conteúdo e promove-se uma pequena pausa para que aquele conteúdo

seja absorvido. O fator determinante será sempre o desenvolvimento lógico

das idéias, que não deve ser comprometido.

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No que tange a coesão do texto, essa deve ser buscada com o objeti-

vo de que, posteriormente, a leitura possa fluir suavemente. São vários os

fatores que influenciam a coesão do texto, muitos deles subjetivos. Destaca-

se três importantes: Unidade de estilo e de forma , Constância e Coerência e

Escrita Paralela.

O Relatório de Auditoria é um instrumento básico para informar aos

diversos escalões da Administração, o resultado da auditoria. Tem por obje-

tivo motivar ações preventivas ou corretivas, apresentando de forma clara,

exata, concisa e objetiva os pontos observados, as recomendações formula-

das e as ações tomadas pelo auditado para o aprimoramento da gestão.

Na elaboração do relatório de auditoria, o auditor deverá considerar,

dentre outros, os seguintes aspectos:

a) Concisão - usar linguagem clara e concisa de forma a facilitar o seu en-

tendimento por todos, sem necessidade de explicação adicionais por parte de

quem o elaborou;

b) Objetividade - deve conter mensagem clara e direta, a fim de que o leitor

entenda, facilmente aquilo que o auditor pretende transmitir;

c) Seqüência lógica - deverá ser elaborado na seqüência natural, segundo os

objetivos perseguidos no trabalho; e

d) Conclusão - os fatos observados devem ser descritos com dados adequa-

dos e suficientes, de modo a permitir a formação de opinião sobre o trabalho

realizado.

Lembrando-se que o relatório de auditoria identifica áreas e maneiras

para melhorar as operações ao invés de expressar uma opinião sobre a eficá-

cia global das operações. Ele constitui-se da fase final do processo de audito-

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ria que deverá ser discutido entre os membros da equipe e entre esses e a

chefia de Divisão/Coordenação geral de auditoria e ainda com o auditado,

devendo conter as recomendações constantes do papel de trabalho referente

ao trabalho de campo, devendo ter a seguinte estrutura geral:

a) Introdução;

b) Informação básica sobre a entidade e/ou breve descrição do traba-

lho/projeto de auditoria;

c) Situação encontrada com indicação de causa e efeito das ocorrências e de

possíveis medidas saneadoras (recomendações);

d) Resumo do relato da situação e das recomendações; e

e) Conclusão (propostas de encaminhamento).

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CONCLUSÃO

A prática da auditoria operacional no Brasil, é nova, especialmente

no setor público. Ela foi institucionalizada a partir da Constituição Federal de

1988 que, em seus mandamentos, dotou o Tribunal de Contas da União de

mais esta atribuição juntamente com o Sistema de Controle Interno, tendo

em vista a missão desse Sistema de apoiar o Tribunal de Contas da União -

TCU.

A auditoria operacional é conhecida, alternadamente, como auditoria

de desempenho, de resultado, de programa ou eficácia, de gestão, auditoria

interna moderna, auditoria administrativa e por uma série de outros termos.

Um dos fatores que contribuem para o desiderato da questão é que não

existe uma definição conceitual de auditoria operacional, tal como acontece

na auditoria contábil ou auditoria sobre as demonstrações financeiras.

Assim, a SFC tomou um novo rumo e começa-se a adequar sua es-

trutura às novas exigências, desenvolvendo um programa de treinamento e

qualidade de seus servidores, utilizando muitas vezes os recursos humanos

internos para a mineração desse treinamento.

Com essa nova estrutura os auditores foram mandados a campo para

realizar auditoria operacional, o que não foi diferente do TCU e só depois de

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já iniciada a experiência é que começaram os treinamentos dos servidores,

simpósios e congressos no sentido de capacitá-los para o novo desafio.

Julga-se, a título de colaboração, registrar algumas questões práticas

que, creia-se, ajudarão tanto aos auditores como dirigentes a tomar decisão

na realização da auditoria operacional, quais sejam:

1 - Posicionamento do Sistema de Controle Interno na missão de

apoiar o TCU;

2 - Como realizar o levantamento de auditoria;

3 - Planejamento e programa do trabalho de auditoria;

4 - Realização do trabalho de auditoria; e Relatório - uma das manei-

ras de comunicar o resultado da auditoria.

Se forem observadas as técnicas de auditoria operacional e principal-

mente a importância do planejamento, o trabalho dos dirigentes e auditores

governamental não será em vão, pelo contrário, com um controle preventivo

dos recursos públicos cada vez mais adequado, tem-se a oportunidade de ver

o País crescer a cada dia.

Portanto, deve-se ir andando de acordo com o que já se alcançou

sem, contudo, perder a visão da missão.

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