Controle e Monitoramento 2012

Gestão de Projetos Sociais

Instituto Voluntários em Ação

Módulo 3: Controle e Monitoramento

Olá! Agora daremos início ao Terceiro Módulo do nosso Curso de Gestão de Projetos

Sociais.

Nesse Módulo abordaremos a função gerencial de Controle e Monitoramento. É nessa etapa que, muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas

não estão ocorrendo de acordo com o que foi planejado.

Veremos como criar uma Planilha de Monitoramento e Desempenho para a melhor gestão do seu projeto enquanto este estiver em andamento.

Ao final desta apresentação você encontrará as atividades que deverá realizar. É

por meio da entrega dessas atividades que avaliaremos a participação da sua Organização nesse Curso. Por isso, verifique as datas de entrega das atividades

no nosso Calendário!

Muito Obrigada e Bom Estudo!!

Domingo Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado

6. 7. Início da Capacitação – Envio da Apresentação e Guia do Estudante

8. 9. Chat de Boas Vindas: 10h-12h e 16h-18h

10. 11. 12.

13. 14. Início do Módulo 1 – O Terceiro Setor. Envio dos primeiros conteúdos e Atividades 1.

15. 16. 10h – 12h: Chat de Dúvidas do Módulo 1; Início do recebimento das Atividades 1.

17. 16h – 18h: Chat de Dúvidas do Módulo 1; Recebimento das Atividades 1.

18. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 1.

19.

20. 21. Início do Módulo 2 – Projeto Social. Envio de conteúdo e Atividades 2.



25. Disponibilização do Gabarito e Respostas comentadas das Atividades 2.

26. Chat – Plantão de Dúvidas 16h – 18h

27. 28. Início do Módulo 3 - Gestão e Monitoramento. Envio de conteúdo e Atividades 3.



Nosso Cronograma

Onde

estamos?

A Função Gerencial de CONTROLE

Lembrando... Você já viu as funções gerenciais e de que forma podem trazer melhores resultados ao Projeto.

Dirigir

Controlar

Planejar

Organizar CONTROLAR

É o processo desenvolvido para reduzir ao máximo as diferenças entre o que foi

planejado e o que é realizado no desenrolar

das atividades do projeto

Como Controlar? Elaborando uma Planilha de Monitoramento e Desempenho

para acompanhar as atividades do seu Projeto. Aprenda a fazê-la ao desenrolar desse Módulo!

Nesse Módulo vamos abordar a função de Controle.

Monitoramento = Acompanhamento

O Monitoramento é o acompanhamento do projeto por meio da coleta e análise constante de informação sobre como o projeto se desenvolve. Quando você estrutura um sistema de monitoramento, você está criando um sistema de coleta de informação útil para melhorar o que fazer e como deve ser feito.

Para identificar quando as coisas não estão andando corretamente.

Para saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o que está sendo feito.

Para conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.

Para saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.

Por que Monitorar?

O que é o Monitoramento?

O Plano de Monitoramento

Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de forma mais eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto. Como criar esse sistema de coleta de informação útil para melhorar a gestão do seu Projeto? Siga o nosso passo-a-passo:

1

• O Que queremos saber?

• (Selecionando Indicadores)

2

• Como obter a Informação?

• (Informação Quantitativa e Qualitativa)

3

• Que diferença o Projeto vai fazer?

• (Padrões de Desempenho)

4

• Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto?

• ( A Planilha de Monitoramento e Desempenho)


1 O Que queremos saber? Selecionando Indicadores

“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza, se atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador para medir esse resultado.

Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivos do seu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numa localidade específica.

A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque a organização não sabe exatamente o que medir.

• Empoderamento da mulher na

Comunidade da Graça

Objetivo Geral

• Implementação de oficinas de

artesanato para as mulheres da

Comunidade

Objetivo Específico • Freqüência nas

oficinas (percentagem de

participação)

Indicador


Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou mais indicadores para cada objetivo especifico, uma medida que indique se o objetivo foi total ou parcialmente alcançado. Portanto, são determinados individualmente para cada projeto segundo os objetivos específicos que foram definidos no planejamento. Segue um exemplo de Indicador:

Informação QUANTITATIVA

É aquela que oferece dados numéricos indicando “quanto ou quantos?”

Exemplo: Qual o número de mulheres da Comunidade que participaram das aulas?

Pode ser expressa em números absolutos (45 meninas freqüentaram as oficinas de artesanato entre os meses de março e julho de 2010) ou de forma percentual ( o 50% das mulheres previstas freqüentaram as oficinas de artesanato entre os meses de março e julho de 2010. Como realizar o cálculo? Neste exemplo, trabalhando com listas de presença ao longo dos cursos.

Informação QUALITATIVA

Indica como as pessoas se sentem a respeito de alguma situação, como as coisas são feitas, ou como as pessoas se comportam. Exemplo: Nível de auto-estima das meninas que participaram das oficinas de artesanato. Pode ser transformada em informação quantitativa, criando uma escala numérica :

Muito satisfeita: 5

Satisfeita:4

Indiferente:3

Insatisfeita:2

Muito Insatisfeita:1

2

Como obter a Informação? Não adianta criar indicadores que não vamos conseguir mensurar. Para simplificar o trabalho esclarecemos os tipos de informação a ser utilizada com alguns exemplos.



3 Que diferença o Projeto vai fazer? Padrões de Desempenho

Ficou horas trabalhando para definir indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as informações. E agora? Como isso vai ajudar a resolver os problemas do projeto enquanto estiver em andamento? Para que a informação seja útil, deve ser comparada. Veja esses conceitos: Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou. Padrões de Desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar. Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.


4

Como acompanhar as atividades ao logo do Projeto? A Planilha de Monitoramento e Desempenho

Chegados nesse ponto, você deve elaborar um documento com todas as informações dos passos anteriores, que permita acompanhar o projeto: A Planilha de Monitoramento e Desempenho Faça a seguintes tarefas, baseando-se na Planilha Modelo disponibilizada no seguinte slide: Antes de começar o projeto: 1. Pegue cada objetivo específico, um a um, e estabeleça indicadores para medir os resultados e as fontes de informação. 2. Para cada indicador, estabeleça com cuidado o valor que considera que espera alcançar com o Projeto (o padrão de desempenho). 3. Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionem segundo o que foi planejado. Durante o projeto: 1. Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida. 2. Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos. 3. Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as ações corretoras para melhorar esse valor.

Objetivos Específicos

Tipo de Indicador Fontes de

Informação Freqüência Padrão de Desempenho Ações Corretoras

QUANTITATIVO

(1) Capacitar

mulheres, jovens e crianças para a

elaboração de artesanato.

Freqüência das mulheres nas

oficinas.

Listas de Presença

Cada oficina

65%

1. Reunião extraordinária 2. Apoio de líderes comunitários 3. Entrevistas com desistentes

Número de peças de artesanato

produzidas

Cotação das Peças Produzidas

Mensal entre 70 e 100 unidades

1. Revisão dos recursos materiais 2. Revisão da didática 3. Possível da troca de professora

QUALITATIVO

Qualidade dos materiais

Entrevista com o grupo de trabalho

Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor

Motivação das professoras

Entrevista individual

professoras Bimestral 4 (escala de 1-5)

1. Melhorar acompanhamento psicológico

Auto-estima das alunas

Entrevista individual alunas

Mensal Atingir 4

(escala de 1-5)

1. Reformulação da carga horária 2. Estudo de troca de didática 3. Possível troca de professora 4. Melhorar acompanhamento psicológico

Empenho Escolar Entrevista com

professores Bimestral

Atingir 4 (escala de 1-5)

(2) Articulação de Parcerias com

empresas para a comercialização

e venda dos artesanatos.

QUANTITATIVO Número de

empresas parceiras

Contratos assinados

Trimestral 4 empresas 1. Renegociação dos contratos 2. Contatar novas empresas

QUALITATIVO

Satisfação das empresas com as

peças de artesanato

Entrevista com Representantes das empresas

parceiras

Mensal 4 (escala de 1-5)

Identificar o motivo da insatisfação (design,material, resistência) e estudar ação corretora correspondente (fornecedor, oficina, professora)

Modelo Planilha de Monitoramento

Atividades do Módulo 3: Sobre a Função Gerencial do

Controle, escolha a opção

verdadeira:

a) O Controle pretende reduzir as

diferencias entre o que foi planejado

e o que efetivamente é atingido pelo

nosso projeto, definindo indicadores

de monitoramento/acompanhamento

das atividades, que são comparados

com padrões de desempenho para

controlar e corrigir irregularidades no

momento certo.

b) O Controle pretende definir o

Cronograma de atividades para

transformas nossas idéias em

ações.

c) Um bom exemplo de indicador de

um projeto poderia ser o

empoderamento da mulher numa

comunidade específica, pois será a

única forma de mensurar um

objetivo específico.

d) Os erros de Planejamento nunca

terão influencia num bom processo

de Monitoramento, pois são funções

gerenciais diferentes e

independentes.

Sobre a informação e construção de

indicadores para o nosso projeto,

sinale a opção falsa:

a) Quanto mais complexo for um

indicador, melhor para o

controle do nosso projeto, pois

poderemos obter muita

informação com baixo custo

num indicador só.

b) A informação qualitativa pode

ser transformada em

quantitativa por meio de uma

escala numérica.

c) A combinação de informação

qualitativa e quantitativa vai

enriquecer a análise do nosso

projeto.

d) Os indicadores estão

intimamente relacionados aos

objetivos propostos por cada

Projeto e, portanto, são

determinados individualmente

para cada projeto.

Sobre os padrões de desempenho,

sinale a opção verdadeira:

a) Um padrão de desempenho é

o valor que confiamos que um

indicador terá graças às

atividades do nosso projeto, o

“padrão” que queremos

alcançar.

b) Os dados coletados ao longo

do monitoramento não fazem

sentido nenhum se não forem

comparados ao marco zero, e

não ajudarão a identificar os

problemas sem ser

comparados de forma

contínua aos padrões

definidos.

c) Os padrões de desempenho

podem ser de quantidade, de

qualidade, de tempo e de

custo.

d) d) Todas as anteriores são

verdadeiras.

Para responder as questões de forma completa, consulte o Manual escrito deste Módulo disponível na página Seu Curso, e as Leituras Complementares, disponíveis na página Biblioteca, ambas no site do Curso.

Dúvidas?

Em caso de dúvidas, estaremos sempre à disposição pelo e-mail [email protected]

Quinta, 31/05, às 16 horas temos encontro no Chat do Curso,

e Sexta, 01/06, às 10 horas também. Escolha um horário e não perca!

Próximo módulo disponível em:

Segunda Feira 04 de junho

Até lá!

mailto:[email protected]

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