MARCOS ASSI

Controles internos e cultura organizacionalComo consolidar a confiança na gestão dos negócios

2.ª edição

Sumário

PREFÁCIO ...................................................................................................................................... 13

APRESENTAÇÃO ...........................................................................................................................15

CAPÍTULO 1 Conceito de controles internos .......................................................................171.1 Conceito...............................................................................................................................191.2 Cultura organizacional ..........................................................................................................211.3 O lado comportamental das pessoas ..................................................................................... 241.4 Áreas obscuras e de difícil acesso ....................................................................................... 24

CAPÍTULO 2 Controles internos ............................................................................................. 272.1 Generalidades ..................................................................................................................... 292.2 Principais objetivos do processo de controles internos ..........................................................31

CAPÍTULO 3 Elementos dos controles internos ................................................................. 353.1 Supervisão gerencial ............................................................................................................ 373.2 Cultura de controle .............................................................................................................. 393.3 Reconhecimento, identificação e avaliação dos riscos .......................................................... 403.4 Monitoramento e correção de deficiências ........................................................................... 42

CAPÍTULO 4 Os 13 princípios de controles internos do Comitê da Basileia ............ 454.1 Supervisão pela administração .............................................................................................474.2 Apresentação dos 13 princípios da Basileia ......................................................................... 48

CAPÍTULO 5 A Resolução n. 2.554/98 e a Circular n. 3.467/09 do Bacen .............. 595.1 Conceito geral ......................................................................................................................615.2 Pontos primordiais da Resolução n. 2.554 .............................................................................615.3 Poderes do Banco Central ................................................................................................... 625.4 Pontos primordiais da Circular n. 3.467 ................................................................................ 63

CAPÍTULO 6 Entendendo a Lei n. 12.683/12................................................................... 676.1 Lei n. 12.683/12, de 9 de julho de 2012 ............................................................................ 696.2 Definições de lavagem de dinheiro ...................................................................................... 706.3 Setores mais visados ........................................................................................................... 716.4 Processos de lavagem de dinheiro ........................................................................................74

CAPÍTULO 7 Obrigações previstas na Lei n. 12.683/12 ................................................. 777.1 Sanções e punições ............................................................................................................. 797.2 O caso Franklin Jurado (EUA – 1990 ‑1996) .......................................................................... 86

CAPÍTULO 8 Resolução CFC n. 1.445/13 .......................................................................... 898.1 Seção I – Do alcance............................................................................................................918.2 Seção II – Da política de prevenção..................................................................................... 928.3 Seção III – Do cadastro de clientes e demais envolvidos ...................................................... 938.4 Seção IV – Do registro das operações .................................................................................. 948.5 Seção V – Das comunicações ao COAF ................................................................................ 948.6 Seção VI – Da guarda e conservação de registros e documentos .......................................... 978.7 Seção VII – Das disposições finais ....................................................................................... 97

CAPÍTULO 9 Legislação sobre prevenção e combate à lavagem de dinheiro........... 999.1 Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 .....................................................1019.2 Normas do Banco Central...................................................................................................1029.3 Legislação da CVM ............................................................................................................ 1049.4 Legislação da SUSEP ........................................................................................................ 1049.5 Resoluções do COAF ..........................................................................................................1059.6 Legislação SPC ..................................................................................................................1139.7 Normas COFECI .................................................................................................................114

CAPÍTULO 10 Procedimentos de controle interno ...........................................................11510.1 Generalidades do controle .................................................................................................11710.2 Segregação de funções .....................................................................................................11710.3 Controles e segurança da informação ................................................................................11810.4 Limitações do controle interno ......................................................................................... 12010.5 Identificação de desfalques por ausência de controles ..................................................... 122

CAPÍTULO 11 Conhecendo o COSO .....................................................................................12711.1 Definição de COSO .......................................................................................................... 12911.2 Componentes de controles internos de acordo com o COSO ............................................. 13011.3 Processos de identificação dos riscos segundo o COSO .................................................... 133

CAPÍTULO 12 Lei Sarbanes ‑Oxley ........................................................................................13912.1 Conhecendo a Lei Sarbanes ‑Oxley.....................................................................................14112.2 Ferramentas de auxílio para adequação às normas ............................................................146

CAPÍTULO 13 Conhecendo o COBIT ....................................................................................15113.1 Definição de COBIT ......................................................................................................... 15313.2 Algumas ferramentas de controle ......................................................................................15513.3 Plano de Continuidade de Negócios (PCN) ........................................................................157

CAPÍTULO 14 Preceitos de Basileia I, II e III....................................................................16114.1 Comitê de supervisão bancária de Basileia ....................................................................... 16314.2 Metodologia de alocação de capital.................................................................................. 16414.3 Fatores de ponderação de risco (FPR) ...............................................................................167

CAPÍTULO 15 Exemplos de sistemas de controles..........................................................17515.1 Cadastramento de clientes ................................................................................................17715.2 Conheça seu cliente (know your customer) ........................................................................17715.3 Conheça seu funcionário (know your employee) .................................................................17815.4 Conheça seu fornecedor....................................................................................................17815.5 Procedimentos de controle e monitoramento de operações ................................................17915.6 Políticas, manuais de normas e procedimentos ...................................................................18115.7 Análise de casos suspeitos ................................................................................................18115.8 Acesso aos ativos ............................................................................................................ 18215.9 Conciliação e verificação de registros contábeis ................................................................. 183

CAPÍTULO 16 Exemplos de possibilidades de controles .............................................. 18516.1 Procedimentos para abertura de contas.............................................................................18716.2 Tesouraria – Liquidação financeira ................................................................................... 18816.3 Controles de terceiros ...................................................................................................... 189

REFERÊNCIAS .............................................................................................................................191

Prefácio da 2.ª edição 13

Prefácio da 2.ª edição

Esta obra retrata a parte primordial dos desafios no mundo contemporâneo das organizações. Assi conseguiu organizar os temas de modo a abranger os pontos nevrálgicos das empresas.

Diante de um cenário cada vez mais competitivo, as empresas, juntamente com seu time de executivos e colaboradores, se veem ainda mais pressionadas a alcançar as metas desa-fiadoras. No entanto, essa condição de mercado tende a se intensificar. Ao lado disso, elas buscam encontrar uma preciosa equação, que é: como crescer nesse contexto desafia-dor controlando e monitorando as ações dos altos executivos considerando todo o con-tingente de trabalhadores? Tudo isso atrelado a alguns importantes propósitos, como manutenção da marca, credibilidade e confiabilidade nos produtos e serviços, e somado aos padrões e normas éticas da empresa e do mercado.

Nos dias atuais encontramos péssimos exemplos de condutas de profissionais e executi-vos que são capazes de arrasar uma marca, sendo o menor dos prejuízos o financeiro, o mediano, as profundas cicatrizes provocadas e o maior, a própria extinção da empresa.

Os resultados a qualquer preço podem custar muito caro, e toda organização que deseja prosperar de modo consciente e consistente deve promover a organização e monitorar suas informações e de sua equipe, não como vigilância, mas sim como criação, configuração e consolidação de uma cultura organizacional pautada em princípios e valores, seja nos tem-pos atuais ou futuros. Isso é uma questão de posicionamento.

É inegável a importância desse tema para as empresas e profissionais que almejam destaque no mundo dos negócios. Esta obra vem contribuir de modo substancial e extraordinário para o bom desempenho das pessoas e empresas que pretendem prosperar de forma sustentável, uma vez que a estruturação pode até demandar mais tempo, mas certamente será mais duradoura.

Sobretudo, o que esse extraordinário autor e amigo apresenta em sua obra é resultado de uma rica e bem-sucedida trajetória profissional, a qual reflete sua prática e crença.

Parabenizo-o e o agradeço pelas contribuições ao mundo empresarial!

Forte abraço.

Prof. Adilson SouzaDoutor em Liderança pela Florida Christian University Mestre em Psicologia pela Universidade São Francisco

Bacharel em Ciências Econômicas pela UniAnchieta Sócio-fundador da Estação RH

C A P Í T U L O 1

Conceito de controles internos

Capítulo 1 | Conceito de controles internos 19

1.1 Conceito

Em todos os processos de implementação de sistemas de controles internos, sempre existe o questionamento sobre a necessidade de implementá -los ou não, mas não é pos-sível alegar desconhecimento da necessidade de controle, portanto no início do pro-cesso nos deparamos com as seguintes questões:

� Eu preciso implementar o sistema de controle interno na minha empresa?

� Qual é o custo da implementação?

� Existe uma legislação que me obrigue a implementá -lo?

� Como posso implementá -lo na minha empresa?

� Como mudar o comportamento da organização na busca de modelos mais seguros e eficientes?

Para as perguntas anteriores temos as respostas, e elas são simples segundo nosso enten-dimento sobre o assunto e vivência na implementação de controles. Como o próprio título do livro demonstra, a questão cultural deverá ser mais bem tratada a cada política e processo introduzidos na empresa.

Afinal, todas as empresas necessitam de controles internos para salvaguardar os ativos, sejam eles financeiros ou físicos. Para que este entendimento se faça mais claro, basta lembrar o que fazemos com nosso extrato bancário: verificamos os débitos de tarifas, créditos e cheques depositados e sacados. E o que é isso? Nada mais que controle interno.

O controle interno pode ter custo sim, mas vai depender de como será feito. É possível implementar um sistema de controles internos com os recursos existentes. Para isso, basta identificar as fragilidades nos processos e aplicar alguns controles.

Na maioria das empresas, basta identificar o fluxo das operações e colocar alguns pon-tos de verificação e checagem, como aprovações, relatórios, registros e monitoramento periódico de transações.

Isso não implica aumentar o quadro de colaboradores, somente mitigar as possibilida-des e necessidades de controle para os processos de segurança da informação na busca

20 Controles internos e cultura organizacional

de maximizar os resultados operacionais, de preferência minimizando as perdas opera-cionais. Quanto à legislação específica para implementação de controles internos, basta identificar a atividade que a empresa exerce.

� Se for uma empresa de capital aberto, com ações na Bolsa de Valores, deve seguir as regras de Governança Corporativa, bem fiscalizada pela CVM (Comissão de Valores Mobiliários).

� Se possuir ações negociadas nos Estados Unidos da América, deverá seguir a SOX (Lei Sarbanes -Oxley).

� Se for uma seguradora, deverá seguir as regras da SUSEP.

� Se for uma instituição financeira, deverá seguir as regras do Banco Central do Brasil e da Basileia.

Abordaremos aqui os modelos que são aplicados pelas empresas financeiras e não finan-ceiras. Vale ressaltar que não existem modelos únicos. A não existência de uma “receita de bolo” nos conduz à busca por processos de sucesso, e os modelos são criados con-forme nossa necessidade. Portanto, para entendermos melhor o que são instituições financeiras, apresentamos o texto da Lei n. 4.595/64:

Consideram -se instituições financeiras, para os efeitos da legislação em vigor, as pes-soas jurídicas e privadas, que tenham como atividade principal ou acessória a coleta, a intermediação ou aplicação de recursos financeiros próprios ou de terceiros, em moeda nacional ou estrangeira, e a custódia de valor de propriedades de terceiros.

Como toda e qualquer empresa, as instituições financeiras necessitam de criação, manu-tenção e desenvolvimento de um sistema de controles internos para identificação ante-cipada das mudanças legais e mercadológicas que afetam seu desempenho e operações.

Dessa forma, esses sistemas criam uma proteção capaz de mitigar os riscos das institui-ções e proteger não só a poupança popular colocada aos seus cuidados, mas também o investimento dos acionistas.

Para essa formatação, apresentamos a Governança Corporativa (GC), que tem auxi-liado, e muito, a implementação de controles internos, contábeis e financeiros mais con-fiáveis, afinal surgiu depois da safra de escândalos corporativos em meados de 2002, como Enron, Worldcom e Tyco.

A Governança Corporativa tornou -se tema dominante nos negócios. O interesse por GC não é novo, mas a gravidade dos impactos financeiros dos escândalos mencionados anteriormente solapou a confiança dos investidores, fossem eles individuais ou institu-cionais, e acentuou a preocupação com a proteção dos stakeholders*.

* Stakeholder, em português, parte interessada ou interveniente. Refere ‑se a todos os envolvidos em um pro‑cesso, por exemplo, clientes, colaboradores, investidores, fornecedores, comunidade etc.

Capítulo 1 | Conceito de controles internos 21

A crise de confiança do setor corporativo contribuiu para as quedas das ações, pois, nos primeiros seis meses de 2002, o índice S&P 500 caiu 16%, e o Nasdaq 36%. Houve a necessidade de o Governo dos Estados Unidos intervir, e uma nova legislação passou a exigir que os CEOs atestassem pessoalmente a exatidão das contas de suas empresas e relatassem resultados mais rapidamente.

É verdade que vários órgãos publicaram diretrizes para uma boa Governança Corpora-tiva. Os Princípios de Governança Corporativa foram publicados em 1999 pela Organi-zação para Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE)*, a qual enfatizava que “não existe um modelo único de boa governança corporativa”.

Em muitos países, a governança cabe a um conselho supervisor responsável pela prote-ção dos direitos dos acionistas e dos stakeholders. E o conselho, por seu turno, trabalha com uma equipe de alta gerência para implementar princípios de governança que asse-gurem a eficiência dos processos organizacionais. A OCDE mostra dois lados comple-mentares da Governança:

a. Lado comportamental da Governança Corporativa: abrange relacionamen-tos e os padrões de comportamento entre diferentes agentes em uma empresa de responsabilidade limitada. O modelo de como administradores e acionistas e também colaboradores, credores, clientes -chave e comunidades interagem entre si para formar a estratégia da empresa.

b. Lado normativo da Governança Corporativa: designa o conjunto de regras que regulam esses relacionamentos e comportamentos privados, o que molda a formação de estratégia corporativa. Essas regras podem ser leis da empresa (políticas internas), regulamento de segurança ou requisitos para cotação na bolsa, ou ainda regulamentações próprias e privadas.

1.2 Cultura organizacional

O termo “cultura organizacional” possui diversos conceitos, que seguem linhas diferentes conforme vários autores, mas com certeza uma é comum a todos: a dificuldade de mudança.

Em uma organização, o convívio e o aprendizado cultural deveriam fazer com que os cola-boradores se envolvessem continuamente e de modo progressivo na busca de melhores processos e políticas internas para salvaguardar os objetivos e interesses da organização.

Dessa forma, quanto antes uma cultura for implementada e compartilhada por todos, maior será sua influência tanto nos pensamentos quanto nas percepções e até mesmo nos sentimentos de todos.

* OECD (Principles of Corporate Governance), SG/CG(99) 5 e 219, abril de 1999, Organização para Cooperação e Desenvolvimento Econômico, Alta Administração de Assuntos Financeiros, Fiscais e Empresariais.

22 Controles internos e cultura organizacional

A cultura organizacional é capaz de modelar as formas de gestão e os comportamentos, uma vez que implementa a prática de valores essenciais à instituição, estimula o com-prometimento de seus colaboradores, cria um clima propício ao trabalho e consolida uma base cultural interna.

A comunicação nas organizações é realizada com eficiência pela intranet, por boletins internos e circulares e outros meios tradicionais. Quando aliamos isso às novas técnicas de administração, esse cenário muda radicalmente, podendo -se utilizar das novas tec-nologias de comunicação como meio e instrumento para atingir os objetivos.

As telecomunicações e a informática estão em constante evolução, fazendo com que a velocidade da informação demande maior atenção dos profissionais de controles inter-nos. Além disso, mudam radicalmente o contato entre as pessoas e empresas, por exem-plo, o surgimento da internet, que permitiu a comunicação sem fronteiras e a troca constante de informações.

O mundo tecnológico muda rápido e profundamente e, com isso, as organizações sofrem grandes transformações, que as levam à busca de melhores ferramentas para acompa-nhar as mudanças, se possível na mesma velocidade. Com a informatização dos proces-sos administrativos e o surgimento constante de novas tecnologias, as organizações começam a redesenhar os fluxos de informação, tornando -se evidentes as mudanças no volume e no conteúdo da informação.

As organizações passam a conviver com variadas iniciativas de gestão do conheci-mento. A ferramenta que mais evoluiu foi a intranet. Hoje a comunicação com o público interno assume grande importância, em decorrência dos procedimentos e processos e da opção de atender aos mercados externos.

A comunicação organizacional surge fortalecida e como uma das prioridades das empre-sas. Dependendo da localização entre matrizes e filiais, somente essa ferramenta alcança qualquer computador, basta possuir um link e uma rede, que a informação chega lá.

A intranet, pelas suas características, tem também importante participação na gestão das empresas, principalmente pelo motivo de dar suporte ao trabalho em grupo. Per-mite acesso às informações da instituição por um grande número de pessoas e agiliza o conhecimento das operações. Vale aqui salientar um dos maiores problemas que encon-tramos ainda hoje: mesmo com essa ferramenta, algumas pessoas ainda não sabem usufruí -la em favor delas mesmas ou da empresa.

Características mais comuns da intranet

� Revolucionar e enriquecer a cultura da instituição e sua forma de comunica-ção e integração.

� Aumentar a produtividade das pessoas.

Saint Paul EditoraConhecimento em Administração, Contabilidade e Economia

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Autor: Marcos Assi

Número de páginas: 192

Edição: 2.ª | Ano: 2014

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