Convênio Estado – PGQP Ago/11 a Set/12 Propósito: Conjugação de esforços para a...
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Convênio Estado – PGQP Ago/11 a Set/12
Propósito: Conjugação de esforços para a modernização da Gestão Pública do Governo do estado do Rio Grande do Sul (Consultoria INDG).
GMR – Gerenciamento Matricial da Receita: Evolução, Consolidação e Disseminação das Melhores Práticas de Gestão na Receita.
GMD - Gerenciamento Matricial da Despesa: Racionalização das despesas e internalização do método.
ROP - Reestruturação de Processos: Redesenho de processos críticos da Secretaria Estadual de Saúde e dimensionamento das estruturas operacionais da SUSEPE e POLÍCIA CIVIL.
Participação Financeira: Estado 75% - PGQP 25%
Agenda
Saúde1
SSP - Polícia Civil2
Despesas Correntes3
Receita4
PROJETOS
• Problema• Método Adotado• Ações Planejadas e em
Andamento• Metas e Oportunidades• Institucionalização
ESTRUTURA
Líder do Projeto Secretário da Fazenda
Governança do Projeto
Gestão do Projeto
Secretarias Envolvidas
Estrutura Operacional dos ProjetosQuinzenal
Mensal
MensalPGQP SEFAZINDG
Secretários e Lideranças das Secretarias; SEFAZ e INDG
Gestores dos Projetos; Integrantes dos Projetos; INDG
Secretarias envolvidas• Secretaria da Saúde• Secretaria da Segurança• Secretaria da Educação• Secretaria da Fazenda
Agenda de Projetos
Saúde1
SSP - Polícia Civil2
Despesas Correntes3
Receita4
Foco do Trabalho
Gestão Plena R$ 824MM
OrçamentoR$2,03 BI
Despesas R$ 1,55 BI
MedicamentosR$ 241 MM
Incent. Hosp.R$ 105MM
DemaisR$ 380 MM
PessoalR$ 0,427 BI Salário
R$ 103MM
DemaisR$ 324 MMInvestimento
R$ 54 MM
O Projeto atua sobre processos que representam aproximadamente 58% do orçamento da Saúde do Estado no ano de 2011.
Medicamentos Administrativos e Judiciais
Regulação Ambulatorial e Hospitalar
Gestores envolvidos no Projeto: Liderança: Secretário da Saúde Secretário Adjunto da SaúdeDiretores: Diretor de Regulação Diretor de Medicamentos Diretor Administrativo
Fonte: Base de dados FPE
A Dimensão do Projeto na Saúde
Regulação Ambulatorial e Hospitalar
Medicamentos Administrativos e Judiciais
800 prestadores de serviços de saúde (hospitais, clínicas, laboratórios)
4 milhões de consulta com especialistas por ano
700 mil internaçõespor ano
1,3 milhão de entregas de medicamentos por ano
70.000 novas solicitações de medicamentos por ano
497 municípios com dispensação estadual de medicamentos
5 milhões de Gaúchos são afetados anualmente pelos processos de regulação do acesso à consultas, exames e internações e pela
distribuição de medicamentos pelo Estado!
Fonte: AME (RAME 94) e PRODUÇÃO SIA-SIH(DATASUS)
255 240 212 198 169 163 144 127 126 124 102 77 72
Tempo de espera para consultas reguladas SUS/RS - maio 2012 (dias)
Problema 1: Elevado tempo para marcação de consultas com especialistas (Média de 180 dias para as especialidades com maior demanda).
Regulação Ambulatorial
90.000 pessoas na fila 7,8 pessoas na fila para cada consulta
Total de consultas com espe-
cialistas
Consultas realizadas em Porto
Alegre
Primeiras consultas -
Porto Alegre
Cota do estado
414
13026 11
Consultas - SUS/RS -Março/12 – em mil
Apenas 2,6% de regulação pela
SES/RS
1
Fonte: Relatórios de Lista de espera (sistema AGHOS) e DATASUS
Oportunidade: Redução do tempo de acesso às consultas com especialistas de 180 para 55 dias, para todas as solicitações.
Regulação Ambulatorial
Plano de ação: Foram planejadas 103 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura.
Exemplos de Ações Planejadas:
1) Criação de mecanismos para evitar solicitação duplicada de consulta com especialista.
2) Criação de rotina para validação de solicitação de consultas com mais de 2 anos.
3) Parametrização da solicitação no sistema de acordo com protocolos de regulação de acesso;
4) Integração com o sistema de mortalidade do estado para qualificar a lista de espera;
5) Criação de rotina para intervir em municípios que apresentem alto absenteísmo nas
consultas com especialista;
6) Expansão do sistema de regulação ambulatorial para 100% das consultas com especialistas
no estado até final de 2013.
Ações até dez/12: 53 Ações até jul/13: 7 Ações até dez/13: 43
IMPLANTADAS !
EM
IMPLANTAÇÃO !
705 47 6.5
Internações SUS/RS - 2011 - em mil Somente 33% das transferências de UTI ocorrem no tempo adequado;
30% das transferências ocorrem em distâncias acima de 150 km;
De cada 4 internações, 3 são de caráter urgência;
A internação de urgência acarreta período de permanência 25 % maior.
Problema : Elevado tempo até a internação em UTI (Escopo de regulação de internações atual Somente UTI)
Regulação Hospitalar
Apenas 12% de regulação -
UTI
2
Fonte: Relatórios de regulação hospitalar (sistema AGHOS) e DATASUS
Oportunidade: Redução do tempo de acesso às internações com qualidade no encaminhamento
Regulação Hospitalar
Plano de ação: Foram planejadas 72 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura.
1) Criação da sistemática de gerenciamento da ocupação do leito
2) Criação de sistemática de monitoramento do paciente
3) Criação de agenda para ocupação ELETIVA de leitos
4) Criação de protocolos de regulação de acesso
5) Expansão do sistema de regulação para 100% das internações até final de 2013
Ações até dez/12 - 20 Ações até jul/13 - 16 Ações até dez/13 - 36
Sistema de Indicadores de Gestão Ambulatorial e Hospitalar
Informação e análise dos serviços prestados em 430 Hospitais. Análise dos indicadores de produção e acompanhamento financeiro dos contratos. Desdobramento dos procedimento ambulatoriais e hospitalares por hospital/região.
Produto: Interface amigável e de fácil consulta às informações gerenciais
SISTEMA DE INDICADORES DA REDE HOSPITALAR (FILANTRÓPICOS E PÚBLICOS)
Visão dos Serviços Prestados no Estado, por Região, por Município e por Hospital
Acompanhamento quantitativo e qualitativo dos contratos
Tempo entre a solicitação de medicamento e a 1ª dispensação1
11d 30d 36d
77d
Entrega de 58 % dos medicamentos previstos
no mês
Problemas: Elevado tempo da solicitação até a instrução (41 dias) e baixo índice de dispensação de medicamentos (58% ao mês).
Medicamentos Administrativos
Tempo no município
Tempo na instrução e avaliação pela SES
Tempo do deferimento até a primeira dispensação
2
TAC MPRS30 dias
Fonte: Relatórios do sistema AME
Oportunidades: Diminuição de 41 para 30 dias o tempo de avaliação da solicitação de medicamentos e aumento da dispensação mensal .
Medicamentos Administrativos
Plano de ação: Foram planejadas 53 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura.
1) Criação de mecanismo de controle de atas de registro de preço.
2) Criação de mecanismo de remanejo de estoque
3) Criação de sistemática de capacitação e avaliação nas regionais;
4) Estabelecimento do controle de produtividade de peritos.
5) Estabelecimento do processo virtual de avaliação das solicitações;
Ações até dez/12: 46 Ações até jul/13: 2 Ações até dez/13: 5
IMPLANTADA !
EM
IMPLANTAÇÃO !
Gasto mensal com bloqueios: R$ 6 MM
Problema: Elevado gasto com bloqueios judiciais de medicamentos
Medicamentos Judiciais
EXEMPLOS DE AÇÕES
6) Estratégia de enfrentamento da judicialização. Para isso, é necessária atuação conjunta entre a Secretaria de Saúde, Poder Judiciário e PGE.
7) Desenvolvimento de novas funcionalidades no sistema de medicamentos (AME-JUD)Fonte: Relatórios de bloqueios de valores - SEFAZ/RS
1.Alinhamento do trabalho e formação da equipe
Em conjunto com os diretores, foram definidas as premissas para o trabalho e os servidores a serem envolvidos.
2. Mapeamento dos processos
Foram identificadas 124 causas dos resultados insatisfatórios do processo atual, envolvendo 26 servidores.
Método de Trabalho – SES/RS
Método de Trabalho – SES/RS
3. Reprojeto dos processosForam sugeridas 152 melhorias pelo grupo em conjunto por representantes da: SES/RS CRS SMS/ Porto Alegre COSEMS/SR GHC PGE
4. Plano de Ação e Acompanhamento
Elaborado plano de ação constituído de 228 ações contemplando melhorias de processo, tecnologia da informação e estrutura.
Acompanhamento e Institucionalização
Sistematização de reuniões de acompanhamento:
Quinzenal entre Gestores , Diretores dos Departamentos e o Grupo de Trabalho Mensal entre o Secretário da Saúde e os Diretores dos Departamentos
Acompanhamento das 228 ações Acompanhamento dos Indicadores dos processos:
Déficit oferta/demanda(AMB); Tempo de acesso(AMB-HOSP); % dispensado (MED); Tempo até avaliação (MED)
Agenda de Projetos
Saúde1
SSP - Polícia Civil2
Despesas Correntes3
Receita4
Oportunidade Identificada: Aumentar a Taxa de Conclusão de 47% (2011) para 71%** (110.000 Procedimentos).
Envolvidos: Liderança: Secretário de Segurança.
Liderança Executiva: Chefe de Polícia.
Gestor: Diretor de Planejamento.
Grupo de Trabalho: 20 Delegados.
Problema: Elevado Passivo de Ocorrências Criminais.
Polícia Civil
** Em Negociação
Dado a Taxa de Conclusão de 50% nos últimos anos, o passivo de ocorrências criminais da Polícia Civil tem se acentuado gradativamente.
Problema: Elevado Passivo de Ocorrências Criminais
Fonte: Relatório de Procedimentos Remetidos e Relatório de Ocorrências Registradas (Sistema COGNOS CUBO)
Método de Trabalho
1.Formação do grupo de trabalho
Foi designado pelo Chefe de Polícia 20 delegados
Durante o projeto, foram entrevistados 40 delegados e 100 agentes.
2. Definição de Indicadores e Critérios de comparação
Para identificar as delegacias de referencia na PC, foi desenvolvido o IGD, composto por 3 indicadores:- Indiciamento- Taxa de Conclusão- Tempo Médio
4. Oportunidades Identificadas
Utilizando a produtividade e taxa de conclusão das delegacias.
Identificou-se as melhorias de produtividade e da alocação do efetivo nas delegacias.
3. Identificação de padrões de produtividade
Os fatos criminais foram divididos em 6 grupos, dado a complexidade e a gravidade.
Para cada grupo identificou-se padrões de produtividade.
Dos 548 Órgãos foram analisadas 433 delegacias (78%) em relação à demanda de ocorrências e o desempenho no processo de investigação.
Análise da Produtividade das Delegacias
Análise das Causas - Demanda e Produtividade
ReferênciasMelhoria da Produtividade
O volume das bolhas é a quantidade de ocorrências criminais
Taxa
de
Conc
lusã
o Po
nder
ada
de 2
011
Produtividade Média por agente
Necessidade de EfetivoPonto Crítico
301
132
DPs acima da demanda mínimaDPs abaixo da demanda mínima
Análise da Demanda das 433 Delegacias
129
36 77
59
Fonte: Relatório de Procedimentos Remetidos e Relatório de Ocorrências Registradas (Sistema COGNOS CUBO)
Plano de Ação
• Alocar os 566 novos agentes em treinamento nas
delegacias com necessidade de efetivo.
• Contratualizar metas de taxa de conclusão com
diretores regionais e delegacias.
• Implementar sistemática de atuação para redução
do passivo.
• Normatizar critérios para abertura de novas
delegacias.
• Potencializar o uso da Delegacia Online (DOL).
Foram planejadas 135 ações com foco na Melhoria do Processo, Redução do Passivo, Aperfeiçoamento da Tecnologia e Otimização da Alocação do Quadro.
Acompanhamento e Institucionalização
Foram disseminadas Ferramentas de Gestão e Manuais para acompanhar a produtividade e garantir a institucionalização do projeto.
Agenda de Projetos
Saúde1
SSP - Polícia Civil2
Despesas Correntes3
Receita4
Problema: Baixo Nível de Controle nas Unidades Operacionais das Secretarias
50 Hospitais
Filantrópicos
4 Hospitais
Próprios do Estado
420 Unidades
Operacionais
600Unidades
Operacionais
160Unidades
Operacionais
30 CREs
IndicadoresMetas
Planos de Ação
Governo RS
Secretaria da Saúde
Secretaria da Segurança
Brigada Militar
Polícia Civil SUSEPE
Secretaria da Educação
Outras Secretarias (grupo corporativo)
Cotas Orçamentárias
2250 Escolas
Água e Esgoto; Combustíveis e Lubrificantes; Conservação de Veículos; Diárias de Viagens; Energia Elétrica; Gêneros para Alimentação;Limpeza e Higiene;
Gestão Plena do SUS; Manutenção e Conservação de Aeronaves;Locação de Imóveis; Processamento de Dados; Telefonia Fixa; Gás de Cozinha;Vestuário e Uniforme.
Exemplos de Rubricas:
...Implementada a sistemática de acompanhamento mensal das metas e ações planejadas em conjunto com a SEFAZ e os Órgãos.
...Elaborados os Planos de Ação (375 ações) para otimização do gasto...
...Analisadas as oportunidades de otimização do gasto e negociadas as metas com os Órgãos...
...Definidos os indicadores de consumo e preço e comparando-os entre grupos de unidades semelhantes (clusters)...
Selecionadas as 52 principais rubricas de despesas correntes do Estado (R$1,4 bilhão)...
Método de Trabalho
...Designados 5 líderes (BM, PC, SEDUC, SES E SUSEPE) e envolvidos 32 servidores dos Órgãos...
Exemplos de Ações
Otimização das despesas de custeio na Secretaria de Segurança (BM, SUSEPE e PC) nas rubricas trabalhadas.
Vestuário e Uniforme: compra única da demanda com entregas fracionadas; 20%
Expectativa de economia na rubrica
Telefonia Fixa: redução da tarifa através da instalação de centrais telefônicas;30%
Locação de Imóveis: migração para locais cedidos ou próprios;20%
Comunicação: ampliação da utilização de tipos de serviços (meios de postagem mais baratos);
14%
Energia Elétrica: em torno de 30 ações específicas para economia. Ex.: corte das unidades consumidoras não pertencentes às casas prisionais;
12%
Água e Esgoto: Em torno de 65 ações específicas para economia. Ex.: instalação de moduladores de vazão nos encanamentos.
10%
Exemplos de Ações
Qualificação do custeio nas rubricas corporativa de Energia Elétrica e Gestão da Frota trabalhadas transversalmente no Estado:
Qualificação estimada na rubrica
Programa de Eficientização Energética CEEE: Entregues projetos de 3 quartéis (BM), 25 presídios (SUSEPE) e 33 escolas (SEDUC);
2%
ICMS: Instrução Normativa para isenção do pagamento de ICMS nos combustíveis da frota do Estado (desde abril).
38%
Institucionalização
Capacitação de servidores da SEFAZ e o estabelecimento da rotina de interação SEFAZ/ÓRGÃOS
Gerenciamento Sistêmico
Matriz de controle
Relatório de anomalias
Planos de ação
Rotina
Órgãos
SEFAZ
... Através da nomeação dos gestores de rubricas por meio de Portaria
Agenda de Projetos
Saúde1
SSP - Polícia Civil2
Despesas Correntes3
Receita4
Avanços AlcançadosEvolução do Nível de Maturidade na Gestão da RE
O estágio de maturidade do GMR está mais avançado. Muitas melhorias implantadas já foram sistematizadas pela equipe da RE, e que busca a cada ciclo avanços em abordagens diferenciadas...
CICLO 1 CICLO 3DESENVOLVIMENTO DAS
FERRAMENTAS GMR CICLO 2 MIGRAÇÃO PLATAFORMA CORPORATIVA Ago/2012
EVOLUÇÃO E DISSEMINAÇÃO DO GERENCIAMENTO
CURVA DE MATURIDADEEM GESTÃO
• Acompanhamento de metas e resultados através dos aplicativos GMR:1. PAC Inteligente;
2. ICMS;
3. Informações Eletrônicas;
4. IPVA;
5. ITCD;
6. Cobrança.
• Migração dos aplicativos GMR para ambiente Windows 7 e Office 2007;
• Modelagem dos aplicativos GMR e projetos preliminar junto à PROCERGS;
• Inicio do desenvolvimento em plataforma corporativa.
• Desenvolvimento do GMR Inadimplência e Liquidez do Esforço Preventivo;
• Reestruturação dos principais processos da Receita Estadual;
• Desenvolvimento da Gestão de Desempenho por Indicadores;
• Assessoramento no Projeto Melhoria da Gestão.
Meta de redução de 4,5% para 4,0% com ganho estimado de R$ 70 milhões.
Informação por período, Grupo Setorial, Delegacia e contribuinte.
Gestão da Inadimplência
Inadimplência incluindo e excluindo os 500 maiores contribuintes.
Inadimplência com variações nas delegacias.
Com a utilização da Matriz GMR Inadimplência, é possível identificar a Inadimplência de ICMS GIA por Delegacia, Agência, Escritório, Município, CAE, Setorial, Contumácia, Posição da Arrecadação, chegando em nível de Contribuinte.
Principais atividades realizadas com o grupo de trabalho, formado principalmente por representantes da APLAN, DTIF, SECOB e DFC.
Método de trabalho - Inadimplência
Análise do comportamento
da Inadimplência do ICMS GIA
Criação de Indicadores:
• Percentual de Inadimplência
• Inadimplência Remanescente
• Recuperação da Inadimplência
Desdobramento da meta em nível
de agência, utilizando análise
histórica e comparativa
Construção da Matriz de
acompanhamento
Treinamento de cerca de 150
gestores
1 32 4 5Acompanhamento dos Resultados
em 56 Delegacias/Agên
cias da RE
6
CADP
Elaborado projeto da Gestão de Desempenho por Indicadores, englobando painel de gerenciamento por indicadores (PGI) e sistemática para acompanhamento dos resultados da Receita Estadual, desdobrados em indicadores de resultados de arrecadação, projetos e processos.
Gestão de Desempenho por Indicadores da RE
PAINEL DE GERENCIAMENTO POR INDICADORES
Atualizado em 19/07/2012
A sistemática de acompanhamento tem como objetivo internalizar os conceitos e objetivos da gestão da Receita Estadual em todos os níveis hierárquicos, disseminando a cultura de controle e as boas práticas entre todos os servidores da organização.
Sistemática de Acompanhamento dos Resultados da RE
Reunião do Comitê Estratégico Ampliado
Reunião Divisões e Delegacias e Projetos
Reporte - Atividades Operacionais - Etapas e Projetos
Chefes, Delegados e Gerentes de Projetos
Coordenadores das Unidades e Responsáveis pelas Ações e Projetos
Mensal
Mensal
Periodicidade
Reunião do Comitê Estratégico
Reunião Agências e Seções
Equipe Diretiva
Chefes de Agência e Chefes de Seção
Mensal
Semanal
Reestruturação dos Principais Processos da RE
Exemplos de ações contempladas: Definição de sistemáticas para gestão dos indicadores; Implantação de novos sistemas e funcionalidades: Alvará Eletrônico, Domicílio Tributário Eletrônico, Dossiê do
Contribuinte, Processo Eletrônico, LANCE Web; Integração com sistemas de órgãos externos; Expansão dos serviços disponibilizados no Autoatendimento.
Atendimento
59 servidores envolvidos 80 reuniões de trabalho Premissas e diretrizes definidas pelo
Subsecretário da RE Reprojeto validado pelo
Subsecretário da RE
Método de Trabalho: Mapeamento das 733 Tarefas; Identificação de 354 Oportunidades de Melhoria; Redução de 65 tarefas manuais; Definição de 69 Indicadores de desempenho dos processos; Priorização das ações de melhoria, com estruturação de 26
Projetos, contemplando 148 ações.
Tributação Fiscalização Contencioso Cobrança
Obrigado !!!