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MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES

SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO

COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA

PROCESSO : 03

UNIDADE GESTORA : Escritório Financeiro em Nova York

OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual

EXERCÍCIO : 2009

Relatório de Auditoria de Gestão nº 03 /2010

I - INTRODUÇÃO

Em atendimento à determinação contida no Memorandum

CISET/008, de 6 de janeiro de 2010, do Secretário de Controle Interno,

apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e fatos de

gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2009, sob a

responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência.

2. Os trabalhos de auditoria interna, nas contas da Unidade, realizaram-

se por ocasião do levantamento de Tomada de Contas e foram desenvolvidos in

loco, na sede da Unidade Gestora, onde se encontram arquivadas as primeiras vias

dos processos de pagamento e os demais documentos que comprovam a execução

orçamentária, financeira e patrimonial.

3. Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as

normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.

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II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZAD A

4. A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício, despesas no valor

nominal de US$ 592.582.496,40, equivalentes a R$ 1.031.804.642,72 (um bilhão,

trinta e um milhões, oitocentos e quatro mil, seiscentos e quarenta e dois reais e

setenta e dois centavos), que correspondem a 58,77 % do montante das despesas

realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior.

III - RESULTADO DOS EXAMES

5. Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 8, 9 e 15

do anexo IV da DN/TCU nº 103/2009.

6. Considerando o reduzido quadro de pessoal e o número de unidades

a serem auditadas, a equipe de Auditoria deu ênfase à análise de processos de

prestação de contas, conciliações bancárias, Folhas de Pagamento, registros

contábeis, registros das Rendas Consular e Cultural, reposições ao Erário e

licitações realizadas. As medidas necessárias para correção das falhas formais

observadas pela Auditoria serão objeto de monitoramento pelo Controle Interno.

7. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória

dos atos e fatos de gestão, que deram origem ao presente processo, e em

cumprimento ao disposto no Anexo IV da Decisão Normativa TCU nº 103/2009,

apresentamos as seguintes observações:

III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em

especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas

(físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados, apontando as causas que

prejudicaram o desempenho da ação administrativa e as providências

adotadas.

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8. Durante os trabalhos realizados in loco, na Unidade Gestora, a

equipe de Auditoria constatou o atingimento dos objetivos e metas da Unidade

para o exercício de 2009, CONFORME elencados no Relatório de Gestão. Os

resultados alcançados pelo Escritório Financeiro foram, em geral, satisfatórios.

III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão utilizados pelas unidades

jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão, quanto à utilidade e

mensurabilidade.

9 O item B.2 do Relatório de Gestão assinala dois indicadores

utilizados para a avaliação da missão institucional, que incidem sobre as ações

administrativas desenvolvidas pelos setores Financeiro e de Prestação de Contas e

demonstram os resultados alcançados quanto à atividade finalística da Unidade.

10. No entendimento da equipe de Auditoria, os indicadores e

parâmetros utilizados, “Volume de autorizações processadas em 4 dias úteis a

partir do seu recebimento sobre Volume de autorizações” e “Volume de

prestações de contas examinadas até o encerramento do exercício/volume de

prestações de contas recebidas até 30 de novembro de cada ano X 100)”, per se,

não permitem à Auditoria avaliar a eficiência, eficácia e efetividade da Gestão da

Unidade.

III.3 - relativo ao item 4 do Anexo IV Avaliação da situação das

transferências concedidas e recebidas mediante convênio, acordo, ajuste,

termo de parceria ou outros instrumentos congêneres, bem como a título de

subvenção, auxílio ou contribuição.

11. Durante o exercício de 2009, foram repassados recursos no montante

de US$ 1.005.780,69, referentes a dez convênios firmados entre os Postos no

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exterior e os Institutos Culturais/Instituições de Ensino. A cooperação entre o

Ministério das Relações Exteriores e as diversas instituições culturais, mediante

subvenção social, destina-se a cobrir despesas relativas à execução de atividades

de caráter educacional e cultural de interesse recíproco, no âmbito das atividades

estatutárias das mencionadas entidades.

12. De acordo com os termos da Portaria MRE nº 14, de 10 de janeiro de

2005, o Departamento Cultural encaminhou ao EFNY a documentação relativa aos

termos dos convênios, de modo a permitir à UGE cadastrar os convênios no

SIAFI. As prestações de contas dos convenentes, feitas nos termos da

IN/STN/MF/01/97, são analisadas pelos Chefes do Posto, signatários dos

convênios, que, por telegrama, informam ao EFNY sua aprovação.

13. Dessa forma, a responsabilidade pela aprovação das prestações de

contas dos convênios é da Unidade Gestora Responsável. Ao EFNY compete

apenas o registro contábil da operação no SIAFI. A baixa de responsabilidade pela

correta aplicação dos recursos repassados é feita com base nas comunicações

telegráficas dos Postos.

14. Tendo em vista o teor da mencionada Portaria, a análise realizada,

por amostragem, pela Auditoria restringiu-se aos termos dos convênios e aos

registros contábeis efetuados no SIAFI. Durante a análise, não foram encontradas

irregularidades.

III.3 - relativo ao item 4 do Anexo IV Avaliação, por amostragem, da

regularidade dos processos licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos

relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação, selecionados pelo Controle

Interno com base nos critérios de materialidade, relevância e risco

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15. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº

8.666/93, em particular o artigo 123 do referido estatuto de licitações e contratos,

o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são

realizados com base no Guia de Administração dos Postos (GAP/2008), que

estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: dispensa e

inexigibilidade de licitação, carta-convite, tomada de preços, concorrência e

contratos. Durante os trabalhos, analisaram-se as três licitações realizadas, todas

relacionadas ao processo de contratação de empresa para fornecimento do seguro

médico. Tendo em vista terem sido realizadas em território americano e

envolverem empresas internacionais, foram observadas as leis locais, sempre em

consonância com os princípios básicos que norteiam as licitações realizadas no

território nacional.

16. Nos processos examinados, não se constataram indícios de

irregularidades.

III.4 - relativo ao item 4 do Anexo IV Avaliação da gestão de recursos

humanos, destacando, em especial, a força de trabalho existente e a

observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição

de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria,

reforma e pensão.

17. Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição,

concessão de aposentadoria, reforma ou pensão de servidores públicos estão

reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora

“Departamento do Serviço Exterior – DSE (240009)”, à qual compete gerenciar a

política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o

artigo 213 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.

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18. Os Postos no exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais,

observam o Guia de Administração dos Postos, o Decreto 1570/95, a Portaria

Ministerial de 12 de setembro de 1995, entre outros normativos vigentes. Os

processos seletivos, bem como as contratações são realizados somente após

autorização da Secretaria de Estado.

19. Em 31 de dezembro de 2009, a força de trabalho do Escritório era

composta de:

Categorias Quantidade

Diplomatas 2

Do quadro Oficiais de Chancelaria 9

Assistentes de Chancelaria 1

Contratados Locais Auxiliar Locais 33

Total 44

20. Devido aos problemas verificados no tocante à força de trabalho do

Posto, transcreve-se, a seguir, a “Análise crítica sobre a situação dos recursos

humanos”, feita pela Unidade em seu Relatório de Gestão:

“A lotação ideal de servidores do Serviço Exterior Brasileiro, prevista para o

Escritório Financeiro em Nova York é de Chefe mais 3 diplomatas, 10 Oficiais de

Chancelaria/Nivel Superior e 1 Assistente de Chancelaria/Nível Médio contudo

durante o exercício de 2009 a repartição contou, com, além do Chefe, somente

com 1 diplomata, tendo sido necessário o envio de diplomatas em missões

transitórias sucessivas. Por outro lado, o não preenchimento de vaga ocasiona

com a remoção em 1 de agosto de 2008 do Arquivista Mauro Gonçalves Alves,

tem prejudicado o andamento dos trabalhos do Setor de Acompanhamento

Patrimonial, atual e provisoriamente sob a responsabilidade de auxiliar local,

Secretária do Chefe do Posto”.

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21. A equipe de Auditoria corrobora a informação do Gestor. Com

efeito, observou-se que diversos processos de prestação de contas se encontravam

pendentes de finalização de análise, uma vez que o Oficial de Chancelaria

Encarregado do Setor de Prestações de Contas teve que executar tarefas que, com

a lotação ideal preenchida, seriam de responsabilidade dos diplomatas.

III.5 - relativo ao item 4 do Anexo IV Avaliação do cumprimento parcial ou

total, pela UJ das Determinações e Recomendações expedidas pelo TCU e

pelo Órgão de Controle Interno, analisando as eventuais justificativas do

gestor para o descumprimento e as providências adotadas.

22. Verificou-se que as recomendações constantes dos Acórdãos/TCU

nºs 968 e 2204/2009, de competência do Escritório Financeiro, foram

implementadas e/ou respondidas pela Unidade.

23. As recomendações expedidas pelo Controle Interno, no Relatório de

Auditoria de Gestão nº 04/2009, foram objeto de implementação pela Unidade

Gestora. Referidas recomendações e providências adotadas foram inseridas no

Relatório de Gestão.

e) Decisão n° 426/2001 – TCU – Plenário

24. Item 8.3, letra “f” - “Determinar ao MRE que encaminhe ao

Tribunal por intermédio de sua Secretaria de Controle Interno, juntamente com a

prestação de contas anual do Escritório Financeiro de Nova York, todos os

relatórios de fiscalizações realizadas nos postos diplomáticos no exercício”.

25. No exercício de 2009, a Secretaria de Controle Interno realizou

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Missões de Auditoria e Orientação nos Postos a seguir relacionados. Os relatórios

foram anexados ao processo de contas do Escritório Financeiro.

a) Embaixada em Astana

b) Embaixada em Ancara

c) Embaixada em Sófia

d) Consulado-Geral em Mendoza

e) Consulado-Geral Houston

f) Consulado-Geral em São Francisco

g) Consulado-Geral em Los Angeles.

III.6 - relativo ao item 10 do Anexo IV - Avaliação de conformidade da

inscrição de Restos a Pagar no exercício de referência - nos termos do artigo

35, do Decreto 93.872/86 e do Decreto 6.752/2009, ou legislação que os altere.

26. A totalidade das inscrições em Restos a Pagar, US$ 873.599,14, é

relativa a recursos a serem repassados aos Postos por meio de adiantamentos. Os

trabalhos efetuados pela equipe de Auditoria evidenciaram que foram cumpridos

os normativos vigentes para as respectivas inscrições.

III.7 - relativo ao item 12 do Anexo IV - Falhas e irregularidades constatadas

que não resultaram em dano ou prejuízo e que ainda não tenham sido

corrigidas pelo gestor ou cujas justificativas não tenham sido acatadas,

indicando os responsáveis e fazendo constar avaliação conclusiva.

A - Recursos Pendentes de Prestação de Contas

27. Os Postos, seguindo instruções do Guia de Administração dos

Postos, devem, até o 15 de janeiro do ano seguinte ao do recebimento dos

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recursos, prestar contas dos adiantamentos recebidos. Caso tenha havido inscrição

de saldo dos recursos em “Recursos Remanescentes do Exercício Anterior –

REA”, a prestação de contas pode ser feita até 31 de março, também do exercício

seguinte. Não ocorrendo a prestação de contas, ou, se o processo de análise houver

sido feita ressalva, o Posto recebe comunicação do Escritório Financeiro e tem o

prazo de 30 dias para apresentar as justificativas. A omissão no dever de prestar

contas dos responsáveis pela gestão dos recursos repassados ao Postos, na forma

de adiantamentos, tem sido objeto de constantes ressalvas nos Relatórios de

Auditoria de Gestão dos exercícios anteriores. De modo a permitir o

acompanhamento dos saldos pendentes de prestação de contas, a Auditoria é de

opinião que os nomes dos Chefes dos Postos inadimplentes devem ser objeto de

registro contábil na conta de “Diversos Responsáveis”, no SIAFI, conforme prevê

a letra “b” do item 13.18 do GAP/2008. Até o encerramento dos trabalhos de

auditoria, as contas dos Postos relacionados a seguir encontravam-se pendentes de

aprovação, por falta de prestação de contas ou por ressalvas do EFNY:

Postos Inadimplentes quanto a apresentação de Prestação de Contas

Ano Posto 2006 2007 2008 TOTAL

Ancara Emb. (*) $8.840,58 $11.979,87 $10.216,73 $31.037,18 Astana Emb. ( ** ) $2.694,98 $2.694,98 Bamako Emb. $1.422,78 $1.422,78 Caracas Emb. ( *** ) $48.958,52 $48.958,52 Cartum Emb. $2.137,55 $408,43 $2.545,98 Georgetown Emb. $50,00 $9.205,28 $9.255,28 Guayaramerin V.C. $10.841,06 $10.841,06 Kingston Emb. $9.567,63 $9.567,63 Harare Emb ( * ). $10.460,00 $5.697,00 $189.751,07 $205.908,07 Puerto Ayacucho V.C. $4.500,00 $4.500,00 Riade Emb. $2.214,00 $328.945,48 Totais $19.300,58 $22.559,40 $287.085,50 $655.676,96

( * ) Em andamento adoção de providências para instauração de Tomada de Contas Especial. ( ** ) Posto alega ter enviado ao EFNY as prestações de contas.

( *** ) Posto com dificuldades para efetuar recolhimento de saldos por questões de política cambial venezuelana.

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Postos inadimplentes pela não apresentação de justificativa às

ressalvas feitas pelo EFNY

Ano Posto 2005 2006 2007 2008 TOTAL

Abuja Emb. $910.181,35 $910.181,35 Ancara Emb. ( * ) $100.868,46 $525.252,99 $142.777,63 $768.899,08 Astana Emb. ( ** ) $162.794,26 $604.710,23 $467.893,52 $1.235.398,01 Bamako Emb. $553.406,46 $553.406,46 Bratislava Emb. $59.337,45 $59.337,45 Brazzaville Emb. $37.336,45 $37.336,45 Cairo Emb. $79.552,70 $79.552,70 Caracas C.G. $68.823,86 $68.823,86 Caracas Emb. $196.785,50 $196.785,50 Chui Cons. $12.799,69 $10.852,39 $23.652,08 Cingapura Emb. $578.183,99 $578.183,99 Colombo Emb. $40.415,08 $651.271,66 $691.686,74 Georgetown Emb. $138.287,77 $133.091,82 $61.455,10 $332.834,69 Guayaramerin V.C. $15.202,00 $15.202,00 Kinshasa Emb. $17.711,16 $17.711,16 Harare Emb. ( * ) $33.762,32 $78.189,64 $173.498,92 $285.450,88 Havana Emb. $91.853,37 $91.853,37 Iaundê Emb. $8.823,91 $8.823,91 Jacarta Emb. $150.334,13 $150.334,13 Lagos C.G. $50.233,77 $50.233,77 Lethem V.C. $4.724,74 $4.724,74 Leticia V.C. $29.107,14 $29.107,14 Liubliana Emb. $401.315,72 $401.315,72 Lomé Emb. $94.224,79 $94.224,79 Lusaca Emb. $61.127,74 $61.127,74 Montreal - ICAO Del. $4.865,39 $4.865,39 Nassau Emb. $53.348,00 $53.348,00 Pedro J. Caballero Cons. $10.532,78 $10.532,78 Puerto Ayacucho V.C. $17.319,56 $18.331,71 $18.879,15 $21.420,52 $75.950,94 Puerto Iguazu V.C. $61.114,14 $62.172,05 $123.286,19 São Tomé Emb. $69.829,56 $69.829,56 Rotterdam C.G. $163.568,11 $163.568,11 Teerã Emb. $119.378,65 $119.378,65 Tel-Aviv Emb. $246.043,61 $473.916,34 $766.800,67 $1.486.760,62 Tripoli Emb. $5.608,26 $5.608,26 Totais $59.905,79 $744.515,45 $2.048.543,75 $6.006.351,22 $8.859.316,21

( * ) Em andamento adoção de providências para instauração de Tomada de Contas Especial. ( ** ) Posto alega ter enviado ao EFNY as prestações de contas.

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B - Recolhimentos ao Tesouro Nacional

28. Até 31.12.09, o Escritório Financeiro havia recolhido ao Tesouro

Nacional a importância de US$ 7.285.268,50, correspondente à devolução de

recursos pelas Repartições no exterior. O quadro abaixo demonstra a evolução dos

recolhimentos ao Tesouro Nacional por códigos de receita, no período de

01.01.2005 a 31.12.09.

Receita 2005 2006 2007 2008 2009 0692 – Receitas Diversas

66.970,84

67.013,38

0,00

0,00

0,00 2313 – Juros Bancários

25.026,96

2.208,83

0,00

0,00

0,00

3498 – Indenizações e Restituições

1.974.788,82

1.852.786,90

0,00

0,00

0,00 4298 – Alienação de Bens Móveis

82.588,28

14.914,62

0,00

0,00

0,00 *18813-1- Alienação outros Bens Móveis

0,00

5.599,63 23.909,62 45.810,51 217.238,85 *18817-4 - Outras Receitas Patrimoniais

0,00 5.210,90 5.375,76 13.844,02 23.679,36

*18821-2 - Outras Indenizações

0,00 2.258.709,08 14.797.223,67 3.323.498,85 6.859.197,77

18822-0 - Outras Receitas

0,00

22.836,85 132.669,94 148.867,19 185.152,52 TOTAL 2.149.374,90 4.229.280,19 14.959.178,99 3.532.020,57 7.285.268,50

29. O gráfico a seguir demonstra a evolução dos recolhimentos ao

Tesouro Nacional processados pelo EFNY, no período de 2003 a 2009.

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Recolhimentos ao Tesouro valores em US$

30. Com relação à devolução dos recursos ao Tesouro Nacional, a

Auditoria tece os seguintes comentários:

a) Diversos Postos continuam a recolher, nos últimos dias do

exercício, os saldos dos recursos não utilizados à conta do Escritório Financeiro, o

que impossibilita o processamento em tempo hábil das correspondentes anulações

de despesa no SIAFI.

b) Alguns Postos recolhem os recursos não utilizados no início do

exercício seguinte, o que, consequentemente, inviabiliza seu reaproveitamento.

c) Alguns Postos não solicitam em tempo hábil a inscrição de

recursos em REA ou não utilizam a totalidade dos recursos inscritos em REA.

Dessa forma, os saldos não aplicados devolvidos ao Escritório Financeiro são

recolhidos ao Tesouro Nacional.

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31. Verificou-se, ainda, que alguns Postos efetuam o recolhimento dos

saldos não utilizados na conta geral do EFNY e deixam de informar, por

telegrama, o número da autorização de despesa a que se refere a devolução dos

recursos, o que não permite identificar e processar de imediato os recolhimentos

ao Tesouro Nacional. Registre-se, igualmente, que diversos Postos não respondem

aos reiterados pedidos de informações complementares necessárias ao

processamento dos avisos de crédito feitos pelo Escritório Financeiro.

32. Conforme mencionado nos Relatórios de Auditoria dos exercícios

anteriores, o recolhimento de recursos no final do ano e no início do exercício

subseqüente constitui perda de recursos orçamentários. Portanto, os Postos devem

ajustar sua programação financeira, de modo a prever com maior precisão os

compromissos assumidos, com vistas a evitar eventuais perdas dos recursos por

parte do MRE.

33. Do total de US$ 7.285.268,50 dos recursos recolhidos ao Tesouro

Nacional, no exercício de 2009, cerca de 78.56% (US$ 5.723.457,25) referem-se

às seguintes dotações:

Dotação Valor US$

CAP/OI – Obras e Instalações 2.982.250,45 LIM – Locação de Imóveis 1.267.226,57 CLP/PJ/PF – Contratados Locais 664.392,45 Devolução de Impostos 340.940,17 Alienação de Veículos 215.697,94 EMP- Material Permanente 129.918,64 CLP. INSS – Obrigações Patronais 123.031,03

Total 5.723.457,25

34. A Unidade Gestora Coordenadora responsável pela liberação de

recursos destinados a atender despesas com obras e/ou reformas deve limitar o

repasse de recursos ao total suficiente para cobertura do primeiro trimestre do

exercício seguinte, cumprindo o prazo estabelecido para prestação de contas dos

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recursos inscritos em REA, abstendo-se de repassar a totalidade dos recursos que

serão, conforme cronogramas, executados ao longo do ano, prática que fere o

Princípio da Anualidade do Orçamento.

35. Ressalte-se que apenas no caso de dotações destinadas a atender

despesas com obras e instalações, em 2009, foram recolhidos ao Tesouro

Nacional US$ 2.982.250,45.

36. O Controle Interno tem, repetidamente, registrado, nos

Relatórios de Tomadas de Contas Anuais dos exercícios passados, que

recolhimentos de elevada importância à Fazenda Nacional demonstram falta de

planejamento orçamentário e financeiro por parte de alguns Postos ou das

Unidades Gestoras Coordenadoras da Secretaria de Estado. Ademais, as despesas

com as dotações Locação de Imóveis – LIM, Contratados Locais-CLP e Obras e

Instalações-CAP/OI são previsíveis e, em princípio, não justificariam o envio aos

Postos de recursos em montante superior aos compromissos assumidos. A

ausência de planejamento, notadamente das Unidades Gestoras Coordenadoras,

resulta em sistemático recolhimento ao Tesouro de significativos recursos.

Recomendação

37. Face à falta de adequado planejamento orçamentário e financeiro

por parte de alguns Postos e das Unidades Gestoras Coordenadoras da Secretaria

de Estado, cabe reiterar às UGCs a necessidade de implementação das seguintes

recomendações, registradas em Relatórios de Auditoria de Gestão dos exercícios

anteriores:

“a) Planejar adequadamente os recursos orçamentários e

financeiros destinados a atender a execução das ações e ou subações do

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Ministério das Relações Exteriores no exterior, de modo a permitir o repasse de

recursos nos valores mais próximos possíveis o montante das despesas a serem

realizadas pelos Postos.

b) Informar aos Postos o montante de recursos que não foram

reaproveitados pelo MRE, bem como reiterar a necessidade de realizarem, no

encerramento do exercício financeiro, o ajuste de pedidos de recursos às efetivas

necessidades, de modo a evitar a inscrição indevida de recursos em REA e o

recolhimento de elevadas importâncias à Fazenda Nacional”.

III. 11 – Relativo ao item 13 do Anexo IV - Relação das irregularidades que

resultaram em dano ou prejuízo, verificadas por meio da auditoria de gestão

e suportadas por evidências devidamente caracterizadas, indicando os atos de

gestão ilegais, ilegítimos ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito

e as medidas implementadas com vistas à correição e ao pronto

ressarcimento, conforme Quadro IV.A.2, acompanhada de avaliação

conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis.

A - Exame dos Processos de Prestações de contas

Embaixada em Georgetown

38. Conforme registros do EFNY, o Posto apresenta pendência de

esclarecimentos relativos a prestações de contas de recursos repassados nos

exercícios de 2006 a 2008, em diversas dotações. Ao longo dos anos, como

demonstram as comunicações nº. 5479/07, 6397/08 e 690/09, o Escritório tem,

reiteradamente, apresentado pedidos de justificativas.

39. Pelos Telegramas nºs 623, 624 e 629/09, o atual Encarregado de

Negócios informou estar encaminhando prestação de contas de algumas dotações,

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exercício de 2008, tecendo comentários sobre o conteúdo, entre eles: pagamento

de despesas de pessoas físicas com dotação de pessoa jurídica, pagamento de

despesas do exercício de 2007 com recursos do orçamento de 2008, atraso no

pagamento de despesas mensais, despesas realizadas sem especificação do motivo,

despesas sem identificação do destinatário ou com identificação insuficiente,

recebimento de autorização em duplicidade, ausência de recibos comprovando

pagamento de salários, não recolhimento de previdência social, mesmo tendo

havido desconto no salário do empregado.

40. Dadas a ausência de esclarecimento quanto aos gastos, realizados em

2006 e em 2007, e a existência de irregularidades nas contas do exercício de 2008,

conforme assinalado, não há como o EFNY aprovar as contas dos recursos

repassados ao Posto. Assim, a equipe de Auditoria entende que a Administração

deve adotar medidas visando à solução das irregularidades apontadas.

Comentário do Auditado

41. Escritório transmitirá à SERE as observações da CISET, para que a

UGC possa tomar as medidas que julgue apropriadas.

Recomendar ao Departamento de Administração

42. Recomendar, face aos indícios de irregularidades, a abertura de

processo apuratório para verificar os pontos registrados nas comunicações acima

mencionadas.

43. Os postos, a seguir relacionados apresentam pendências de prestação

de contas relacionadas ao recolhimento de previdência social de contratados

locais:

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Vice-Consulado em Chuí:

44. Pendências contábeis na Dotação CLP, no montante de US$

26.022,69, desde o exercício de 2007. Pelo Telegrama nº. 6721/08, o Escritório

solicitou esclarecimento ao Posto, referente ao recolhimento da Previdência

Social. Pelo Telegrama nº. 82, o Chefe do Posto informou que “Caso Vossa

Excelência nada tenha a opor, a conselho do advogado estou comparecendo ao seu

escritório, acompanhado da Senhora Pereira Rodrigues (que tem prestado, há mais

de quarenta anos) relevantes serviços ao Consulado no Chuí) mas que confessou

verbalmente ter parado de contribuir para a previdência uruguaia desde finais de

1995, tanto pela sua parte pessoal, quanto pela parte patronal, que deveria ter sido

paga e que consta das prestações de contas do Posto como pagas”.

45. Pelo Telegrama nº. 5051/09, o EFNY solicitou à SERE instruções

sobre como proceder. Devido à ausência de resposta, o Escritório deve reiterar o

pedido efetuado à SERE.

Comentário da Auditoria

46. As comunicações da SERE dirigidas ao Consulado, a seguir

reproduzidas, demonstram que em maio de 2009, após conhecimento das

irregularidades praticadas pela Auxiliar local, houve pedido de informação quanto

aos procedimentos a serem adotados para a demissão da auxiliar. No entanto, nem

o Posto nem o Setor responsável na SERE adotaram medidas para que a

determinação fosse implementada, o que caracteriza, no entendimento do Controle

Interno, omissão na adoção de providências. As medidas só vieram a ser tomadas

pela SERE em abril de 2010, após notificada pelo Controle Interno, ou seja, um

ano após a primeira recomendação.

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Comentário do Auditado

47. Respondendo a solicitação do Controle Interno o Setor de

Contratados Locais informou que:

“Após a constatação de que a Auxiliar Administrativa Solange

Pereira Rodrigues havia desviado suas contribuições para a Previdência

uruguaia, foi solicitada imediata demissão da funcionária, por meio do Despacho

Telegráfico 40, de 06/05/2009. O Posto, contudo, não executou a demissão da

Sra. Rodrigues, malgrado tenha pedido no Telegrama 137, de 18/06/2009, a

abertura de novo processo seletivo para substituí-la; procedimento que foi

autorizado pelo Despacho Telegráfico 61, de 19/06/2009.

Em 30/04/2010, por meio do Despacho Telegráfico 40, o Posto foi

questionado sobre as providências tomadas em relação à Auxiliar Administrativa

em tela. Pelo Telegrama 94, de 03/05/2010, o Posto afirma não poder responder à

solicitação em apreço uma vez que o Vice-Cônsul Marcos Gutemberg Miranda da

Silva, encarregado do referido assunto, encontra-se chamado a serviço no Rio de

Janeiro para trabalhar na organização do III Fórum da Aliança das Civilizações.

Caso a área de Controle Interno julgar conveniente, o Setor de

Contratados Locais poderá proceder à interrupção imediata do pagamento do

salário da Auxiliar Administrativa Solange Pereira Rodrigues”.

Recomendação

48. Recomendar ao Departamento de Administração, com base nas

constatações acima, a adoção de medidas visando a:

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i) abertura de processo apuratório para verificar responsabilidades dos servidores

que permitiram a permanência da contratada local nos quadros do Posto,

retardando a adoção de providências;

ii) adoção de providências imediatas para obtenção de Parecer sobre a demissão,

se possível por justa causa, com base na irregularidade praticada;

iii) verificação da existência de pendências junto aos órgãos previdenciários

locais, pelo não recolhimento previdenciário ao longo dos anos;

iv) apuração de responsabilidade pela inserção, nos processos de prestação de

contas do Posto, de informações não fidedignas e não acompanhadas de

documentação comprobatória.

Embaixada em Tel Aviv

49. O Posto apresenta pendência, desde o exercício de 2006, nas

prestações de contas da Dotação CLP, relacionadas a questões previdenciárias e de

recolhimento de Imposto de Renda (telegramas nºs. 5785/07, 953 e 7233/08). O

Posto encaminhou comunicações ao EFNY e à SERE (Telegramas nºs 416 e

853/08, 129/09), que registram: o não recolhimento à previdência, ao longo do

tempo, das contribuições de contratados com mais de 25 anos de trabalho na

Embaixada; recém contratados pela Embaixada foram inscritos na previdência

local, na qualidade de autônomos, com pagamento da previdência pelo Posto,

permitindo a preservação dos salários, uma vez que, como autônomos, se

inscrevem no menor patamar, tanto para pagamento de imposto de renda, como

das contribuições previdenciárias. O Posto informa, ainda, que, para a inscrição na

previdência, seria necessária a regularização do passivo previdenciário, ademais

da necessidade de aumento salarial para compensar a diminuição salarial, em

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razão dos descontos previdenciários e de imposto de renda.

50. Com relação aos contratados locais recém ingressados, embora o

pagamento mensal seja efetuado na qualidade de autônomos, o registro nas

prestações de contas indica recolhimentos à Previdência Social.

51. Verifica-se também, descumprimento do parágrafo 5.12 do GAP que

prevê: “ É obrigatória a afiliação dos Auxiliares Locais ao regime previdenciário

local. Uma contribuição recolhida voluntariamente pelo Auxiliar Local a outra

entidade previdenciária – pública ou privada – não exime o Posto da contribuição

à previdência local. As contribuições devidas pelo empregado serão recolhidas

diretamente pelo Posto à entidade previdenciária, juntamente com a parcela

correspondente do empregador.”

Comentário do Auditado:

52. Respondendo a solicitação do Controle Interno o Setor de

Contratados Locais informou que:

“A Embaixada do Brasil em Tel Aviv, foi autorizada, por meio do

Despacho Telegráfico 498, de 18/12/2008, a contratar empresa de contabilidade

para calcular e encaminhar a regularização previdenciária dos Auxiliares Locais.

Em 30/04/2010, pelo Despacho Telegráfico 214 o Posto foi instruído a informar

as providências que haviam sido tomadas nesse sentido.

Comentário da Auditoria

53. O lapso de tempo decorrido entre as comunicações expedidas pela

SERE e as providências por parte do Posto, conjugado com a falta de

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acompanhamento na resolução das pendências pelo setor responsável para

regularizar a situação previdenciária, podem gerar situações delicadas, não só

junto aos contratados, mas também junto aos órgãos previdenciários locais.

Constata-se, também, descumprimento das normas estabelecidas no Guia de

Administração dos Postos, que prevêem a obrigatoriedade da afiliação dos

auxiliares locais ao regime previdenciário local, e a ausência de análise quando do

envio das prestações de contas que contêm informações não fidedignas, pois

reportam recolhimento à Previdência Social, quando o pagamento dos referidos

encargos é realizado na qualidade de autônomo, divergindo, portanto, da

finalidade da aplicação dos recursos, conforme previsto nas autorizações de

despesas.

Recomendação ao Departamento de Administração

54. Determinar ao Posto, com relação à situação previdenciária dos

Auxiliares Locais, que adote, de forma imediata, providências que permitam à

SERE conhecer as necessidades para sua regularização. Ressalte-se que a primeira

manifestação da SERE sobre o assunto data de 18 de dezembro de 2008;

55. Pelo Telegrama nº. 607, de 05/11/2007, o Posto informou a SERE da

situação previdenciária dos contratados locais. Entre as informações, consta que

Luiz Maria Gomes se encontra afastado do serviço e percebe salário normalmente,

enquanto espera o pagamento da indenização por aposentadoria. Os registros nas

prestações de contas e nas demais comunicações demonstram que, embora sem

trabalhar, o contratado local continua a receber seu salário integral.

56. A falta de adoção tempestiva de medida para a solução do problema

acarretará prejuízo ao Erário, pois a indenização, se paga em 2007, data em que o

contratado deixou de comparecer ao trabalho (Telegrama nº. 716/09), representaria

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desembolso de US$ 122.632,00. Em outubro de 2009, a indenização já teria sido

de US$ 132.108,00. Segundo as informações disponíveis, a indenização, se paga

em março de 2010, importaria em US$ 133.940,00 (considerando o salário de US$

3.620,00, multiplicado por 37 anos).

57. Os pagamentos de salários efetuados desde abril de 2007, sem a

correspondente prestação de serviço, importaram em desembolso de US$

130.320,00 (36 meses x US$ 3.620,00). Somando-se este valor à indenização

calculada para março de 2010, o desembolso total com o contratado importará no

montante de US$ 264.260,00 (US$133.940,00+US$ 130.320,00). Comparando-se

esse total com o valor que deveria ter sido pago em 2007, US$ 122.632,00,

verifica-se que o servidor recebeu US$ 141.628,00, a mais do que teria recebido

caso sua situação tivesse sido regularizada oportunamente.

58. Isso parece indicar ter havido dano ao Erário no valor de US$

141.628,00. Compete à UGC responsável a apuração do fato e a adoção das

providências cabíveis.

59. Ao valor acima, deve ser agregado o montante de US$ 4.716,00,

resultante do pagamento de adicional ao salário mensal, a título de “Auxílio

Transporte Obrigatório”, no valor de NIS 483,00 equivalente a US$ 131,00.

Comentário do Auditado:

60. Respondendo a solicitação do Controle Interno o Setor de

Contratados Locais informou que:

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Em relação ao auxiliar Administrativo José Maria Gomes, a SERE

solicitou em 11/01/2010, por meio do Despacho Telegráfico 10, demonstrativo

contábil e parecer do advogado local que atestasse a legalidade da indenização a

ser paga no momento de demissão do funcionário . Diante da ausência de

resposta do Posto, o pedido foi reiterado em 23/04/2010, pelo Despacho

Telegráfico 202”.

Comentário da Auditoria

61. Com relação aos pagamentos efetuados ao Auxiliar Local Luiz

Maria Gomes que, desde 2007, se encontra afastado do serviço, percebendo

salários, enquanto espera o pagamento da indenização por aposentadoria, constata-

se que, desde novembro de 2007, a SERE foi informada da situação, não tendo

adotado providência ou determinado ao Posto, de forma efetiva, a solução da

pendência, causando pagamentos desnecessários no montante de US$ 141.628,00,

conforme apontado no parágrafo 57 e de US$ 4.716,00, registrado no parágrafo

59.

Recomendação ao Departamento de Administração

62. Determinar, por meio de processo próprio, a apuração dos valores

totais e a eventual responsabilidade pela omissão de providências tempestivas, que

ocasionou, até o momento da realização dos trabalhos de Auditoria, dispêndio no

montante de US$ 141.628,00, decorrente de pagamento de salários sem a

retribuição da prestação de serviço, além do montante de US$ 4.716,00, pago, a

título de Auxílio de Transporte Obrigatório, a quem não mais comparece ao

trabalho.

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63. Os Postos, a seguir listados, também apresentam, por motivos

variados, pendências em suas prestações de contas, relacionadas ao recolhimento

previdenciário de Brasemb Astana, Georgetown, Bamako, Bratislava, Lomé, Oslo

e Ancara; dos Consulados-Gerais em Roterdã e em Washington; e dos Vice-

Consulados em Puerto Iguazu e Rio Branco.

Comentário do Auditado

64. Serão reiterados os pedidos de esclarecimentos e providências

relacionados a pendências de previdência social e ainda não respondidos. Há casos

já solucionados, como o da Embaixada em Oslo, que, pelo telegrama 218/10,

respondeu suficientemente às indagações do EFNY.

Comentário da Auditoria

65. Na comunicação enviada pelo Controle Interno ao Setor responsável

na SERE apontou-se a existência de pendências de prestações de contas,

relacionadas à situação previdenciária, nos seguintes Postos: Brasemb Astana,

Georgetown, Bamako, Bratislava, Lomé, Ancara; Consulados-Gerais em Roterdã

e em Washington; Vice-Consulados em Puerto Iguazu e em Rio Branco. Na

manifestação enviada ao Controle Interno não existe menção à adoção de

providências tomadas.

66. No entendimento da equipe de Auditoria, a UGC responsável na

SERE deve atuar em conjunto com o Escritório, no sentido de solucionar as

pendências, adotando medidas tempestivas, de forma a evitar a continuidade dos

problemas que se avolumam e, com o passar do tempo, se tornam mais complexos,

de difícil solução e de custos elevados.

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Recomendação ao Departamento de Administração

67. Recomendar, com relação aos Postos acima mencionados, que

sejam averiguadas as causas das pendências, adotadas as medidas que permitam

sua solução e informado ao Controle Interno quanto às providências adotadas.

B) - Pagamento em duplicidade

68. A equipe de Auditoria constatou que servidores com "Retribuição no

Exterior" simultaneamente recebem vencimentos na folha de Pagamento no Brasil

(SIAPE), contrariando a alínea b, do § 2° do art. 7º da Lei nº. 5809, de 10/10/1972,

que estabelece que o fato de receber salário no exterior: "elimina o direito do

servidor à percepção de vencimento, salário ou soldo, e quaisquer indenizações

ou vantagens, em moeda nacional, que lhe possam ser devidos no período em que

fizer jus àquela retribuição".

69. A seguir relacionam-se os servidores enquadrados nesta situação:

Período no exterior APEX SIAPE NOME_SIAPE POSTO MISSÃO Início Fim

156424 Ayrton de Mello LETICIA V.C. Permanente 19/08/2005 Não informado

460355 Eclair Soares de Farias COBIJA V.C. Permanente 01/10/2008 Não informado

Comentário do Auditado

70. Em resposta à Nota de Auditoria nº. 3/2010, de 23.03.2010, a

Unidade apresentou a seguinte justificativa:

“Preliminarmente, observo que os servidores, apontados como

constando das Folhas de Pagamento no Brasil (SIAPE) e no Exterior, foram, na

realidade, removidos para o exterior e encontram-se lotados em Postos no

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exterior. Nessas condições, o Escritório Financeiro operou corretamente ao

incluí-los na Folha de Pagamento no Exterior desde suas assunções nos

respectivos Postos:

a) o Motorista Oficial Ayrton de Mello foi removido, de acordo com a

Portaria publicada no BS 127, de 05/07/05, para o Vice-Consulado em

Letícia. Em 31/08/2005 a Secretaria de Estado enviou do DET 14185, que

transmitia a Guia Cadastro-Financeira do servidor informando sua

inclusão na Folha de Pagamento no Exterior a partir de 19/08/2005. O

Escritório Financeiro procedeu à sua inclusão, em conformidade com a

comunicação recebida da Secretaria de Estado;

b) o Artífice Éclair Soares de Farias foi removido, de acordo com a Portaria

publicada no BS 99, de 27/05/2003, para o Consulado-Geral em Tóquio.

Em 27/06/2003 a Secretaria de Estado enviou o DET 5514, que transmitia

a Guia Cadastro-Financeira do servidor informando a sua inclusão na

Folha de Pagamento no Exterior a partir de 17/06/2003. O Escritório

Financeiro procedeu à sua inclusão, em conformidade com a comunicação

recebida da Secretaria de Estado. Posteriormente, o servidor, de acordo

com a Portaria publicada no BS 152, de 08/08/2008, foi removido do

Consulado-Geral em Tóquio para o Vice-Consulado em Cobija, onde

assumiu suas funções em 01/10/08.

2. Atendendo às observações dos Senhores Auditores, o Escritório Financeiro está

informando o DSE da permanência dos dois servidores nas duas Folhas de

Pagamento, no país e no exterior, e da necessidade da realização de levantamento

dos valores recebidos indevidamente pelos citados servidores, bem como da

comunicação aos interessados do fato e da obrigação do recolhimento dos valores

recebidos indevidamente ao Erário, para ressarcimento à União”.

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71. Acrescente-se que o EFNY expediu o telegrama nº 1751, de

29/03/2010, informando e pedindo providências sobre o caso apontado pela

Auditoria. Aguarda-se orientação da SERE.

Comentário da Auditoria

72. Considerando a alínea b do § 2° do art. 7º da Lei nº. 5809, o servidor

não pode receber, simultaneamente, os salários por meio do SIAPE, folha de

pagamento no Brasil, e rendimentos em moeda estrangeira, por meio da folha de

pagamento elaborada pelo Escritório Financeiro em Nova York.

73. O Telegrama nº 00096, datado de 17/05/2010, do Vice-Consulado

em Cobija, informa que: “dado conhecimento ao funcionário ART Éclair Soares

de Farias sobre o assunto, o qual concorda desde já, com as instruções de Vossa

Excelência, com o desconto compulsório dentro da Lei na folha de pagamento do

exterior”.

74. Ao longo dos anos, tem sido registrada, nos relatórios de Auditorias,

a ocorrência de pagamentos em duplicidade quando da movimentação de pessoal.

Tal situação tem acarretado prejuízo ao Erário, na medida em que o ressarcimento

é efetuado em diversas parcelas sem qualquer correção. Torna-se necessária e

urgente a adoção de controles que permitam ao Departamento do Serviço Exterior,

mesmo antes de alertado pela Auditoria, a detecção de possíveis casos de

pagamentos em duplicidade, evitando, como nos casos acima, pagamentos em

duplicidade por 4 anos e por 1 ano, respectivamente.

Recomendação

Ao Departamento do Serviço Exterior

75. Realizar levantamento dos valores recebidos indevidamente pelos

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citados servidores, para ressarcimento à União.

76. Criar mecanismos que permitam ao Departamento detectar,

tempestivamente, a ocorrência de pagamento em duplicidade.

Ao Escritório Financeiro em Nova York

77. Solicitar ao DSE informação quanto ao montante a ser descontado

dos servidores, para que possa iniciar o ressarcimento dos valores ao Erário.

III.12 - relativo ao item 14 do Anexo IV Avaliação individualizada e

conclusiva sobre as justificativas apresentadas pelos responsáveis sobre as

irregularidades constantes do relatório de auditoria de gestão.

78. Com relação às justificativas apresentadas, a Equipe de Auditoria faz

as seguintes observações:

a- quanto ao parágrafo 41, a justificativa não indica a adoção de medida

efetiva para a solução da pendência, mas apenas comunicação à UGC

responsável;

b- quanto ao parágrafo 47, ao não acompanhar a efetiva implementação da

ordem expedida – imediata demissão – os responsáveis na Secretaria de

Estado contribuíram para a permanência da contratada sem que houvesse

solução para a irregularidade constatada;

c- quanto ao parágrafo 52, o lapso de tempo entre a primeira comunicação,

18/12/08, e a nova comunicação, 30-04-10, sem providência da parte da

SERE contribuiu para a permanência da situação irregular apontada;

d- quanto ao parágrafo 60, desde 05/11/07, a SERE teve conhecimento da

situação de que o contratado se “encontra afastado do serviço e percebe

salário normalmente, enquanto espera o pagamento da indenização por

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aposentadoria”, e somente agora, no exercício de 2010, voltou ao assunto,

mesmo assim, sem decisão definitiva. A falta de decisão provocou e

continua a provocar pagamentos de salários que não mais seriam devidos,

caso a indenização tivesse sido paga tempestivamente; e

e- quanto ao parágrafo 70, considerando a situação peculiar do Itamaraty, no

que tange a movimentação de recursos humanos, há que adotar

providências para evitar casos que se repetem e somente começam a ser

solucionados depois trabalhos executados pela Auditoria. Cabe registrar

que os trabalhos da Auditoria são realizados, em geral, por amostragem.

IV - CONCLUSÃO

79. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o

presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVAS do

processo de contas da Unidade Gestora.

Brasília-DF, em 30 de junho de 2010.

A Analista de Finanças e Controle

Matrícula SIAPE - XXXX

B Analista de Finanças e Controle

Matrícula SIAPE – XXXX

C Analista de Finanças e Controle

Matrícula SIAPE - XXXX

D Técnico de Finanças e Controle

Matrícula SIAPE - XXXX