CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL:

TIPOS E MODELOS

Definição:

Segundo o Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa (2001, p.846), correspondência significa “ato, processo ou efeito de corresponder, de apresentar ou estabelecer reciprocidade, intercâmbio de mensagens, cartas, etc., entre pessoas promovido através do serviço próprio (carta comercial> correio eletrônico), conjunto de cartas, mensagens telegramas, etc., expedidas ou recebidas [...]”.

Podemos então definir correspondência como uma forma de comunicação escrita que se estabelece entre pessoas – físicas ou jurídicas – para tratar de assuntos de mútuo interesse. A correspondência pode ser particular, oficial ou empresarial.

• Correspondência particular: é aquela que ocorre entre pessoas físicas, podendo ter ou não caráter de intimidade.

• Correspondência oficial: ocorre entre órgão da administração direta ou indireta do serviço público civil ou militar, no âmbito municipal, estadual ou federal.

• Correspondência empresarial: é aquela por meio da qual as empresas (estabelecimentos bancários, indústria, comércio) se comunicam com as pessoas físicas ou jurídicas, tendo em vista variadas finalidades.

Nesses três tipos de correspondência, é importante observar que há regras ou requisitos a serem observados e obedecidos, os quais serão tratados mais adiante.

Como surgiu?No mundo moderno, a palavra “comunicação” tornou-se

lugar-comum e transformou-se em força de extraordinária vitalidade nas relações humanas e no comportamento individual, dado que é um processo social. Comunicar implica busca de entendimento, de compreensão. Em suma, contato. Transmissão de idéias, de sentimentos.

A modernização de estilo e de linguagem das correspondências comerciais ocorreu a partir de um momento histórico específico – o final dos anos 70 – como resultado de um contexto econômico em que a luta por um espaço, ainda que pequeno, no mercado mundial, tornou-se muito mais competitiva. Uma das estratégias que passou a ser utilizada foi a redação de informações de maneira mais objetiva. Com a necessidade de trabalhar tendo em vista a qualidade total, incrementou-se a importância de discriminar os procedimentos e os padrões utilizados no dia-a-dia, especificando-os em linguagem clara e sem duplicidade de sentido, de forma a não ter de refazer um trabalho e acelerar o intervalo de tempo entre os fatos e a ações.

Embora haja quem pense o contrário, um texto mal-escrito representa perdas consideráveis para uma empresa. Vejamos o exemplo citado na Revista ISTOÉ (2008, p.50-53): “dependendo da forma como a correspondência é escrita, quem a escreveu corre o risco de virar motivo de chacota entre os subordinados ou ser malvisto pelo chefe”.

A correspondência comercial é, hoje em dia, não só um meio de comunicação. Ela é um instrumento de marketing, pois se insere na realidade de um mercado competitivo em que todas as nuances de comportamento adquirem sentido: a comunicação empresarial é a responsável pela imagem da organização perante seu público, interno ou externo. Ela tem sofrido modificações ao longo do tempo – tanto em relação à forma quanto ao estilo da linguagem – impostas pelo dinamismo exigido pelas organizações modernas. Assim, há um cuidado cada vez maior para compatibilizar a eficiência e a eficácia da mensagem com a sua forma. As normas de correspondência estão, dia-a-dia, adequando-se à realidade da transmissão de informações.

A eficácia de um textoA comunicação empresarial, diferentemente do texto jornalístico e do

literário, por exemplo, tem como princípio fundamental uma resposta objetiva àquilo que é transmitido. A essa característica, dá-se o nome de eficácia (segurança de um bom resultado). A eficácia não se mede pela complexidade da correspondência, pois mesmo as mais simples como os memorandos ou as comunicações internas precisam ser eficazes, já que a eficácia funciona atualmente como instrumento de marketing indireto, reforçando ou conferindo novos rumos à cultura da empresa, pois garante que não haja desperdício de tempo.

Um texto pode ser analisado a partir de três elementos fundamentais: estrutura, conteúdo e expressão.

a) Estrutura: compreende unidade (um só núcleo temático), organicidade (introdução, desenvolvimento, conclusão) e forma (descrição, narração, dissertação).

b) Conteúdo: exige coesão, coerência e clareza. Etimologicamente, conteúdo é forma arcaica do particípio passado do verbo conter. Tal forma sobrevive como substantivo e significa a própria mensagem a ser transmitida.

c) Expressão: refere-se ao domínio do léxico e estrutura da língua. Para se conseguir boa expressão, é fundamental a leitura de bons escritores e o manuseio constante, habitual do dicionário. No item expressão, devem-se considerar os seguintes tópicos: criatividade, propriedade, concisão e correção.

Qualidades da correspondência comercial• Clareza

Evita falhas ou lacunas de sentido na passagem das idéias.A falta de contato com o tema, a abordagem tangencial ou fragmentada afetam a clareza por apresentar o conteúdo sem contornos definidos, diluídos ao longo da redação. Outro obstáculo à clareza é a frase mal-estruturada ou ambígua que dificulta a compreensão e distorce o sentido. Quanto à clareza, convém atentar para o seguinte:

– Evitar palavras ou expressões vagas: Exs.: A vida é um negócio sério.Essa coisa faz uma coisa.

– Evitar pleonasmos:Exs.: Parasita que vive às custas dos outros.Todo machismo masculino.O poder aquisitivo de adquirir bens.

– Evitar o uso de palavras ou expressões ambíguas:Exs.: A especialidade da loja é vender camas para crianças de ferro.Despediram-se os empregadosO funcionário obteve licença por doença de dez dias.

• ConcisãoConsiste em exprimir apenas o necessário, em oposição à prolixidade. Para conseguir-se tal síntese de pensamento, deve-se • eliminar o supérfluo, o redundante;• eliminar o uso excessivo dos indefinidos um e uma; • eliminar os pormenores desnecessários• evitar o emprego do pronome pessoal sujeito, obrigatório

apenas nos casos de ênfase ou antítese:Exs.: “Eu sou o bom pastor.” (Evangelho - ênfase)

“Eu vi a morte. E ela estava viva.” (Cazuza - antítese)

• Objetividade Refere-se às idéias que são expressas e, para expressar-

se com objetividade, deve-se estar atento para expor ao destinatário as idéias relevantes, ou seja, as principais, retirando do texto as informações consideradas supérfluas, que levam o leitor a perder o foco do assunto tratado. A questão principal, quando se fala em objetividade, é saber definir quais são as informações relevantes que desejamos transmitir naquele momento.

• Coerência A redação deve apresentar um conteúdo em que haja

idéias fundamentais e pertinentes ao tema proposto. As idéias devem ser elaboradas segundo critérios que possibilitem perfeita redação, visando ao entendimento entre emissor e receptor. Neste item, a principal observação a ser feita é que não pode haver fuga do tema proposto, nem inclusão de citações ou informações que não sejam pertinentes ao desenvolvimento do assunto.

• Vocabulário simples e formal A simplicidade deve prevalecer sobre a linguagem rebuscada; não usar palavras cujo significado não seja familiar.Exs.: O senhor Mauro é um quiropedista. (pedicuro)Atingir os páramos do porvir. (ponto mais alto, cume; porvir= futuro)Participamos de um jantar opíparo. (que tem esplendor, suntuoso)Tétrica noite aziaga. (que traz má sorte, nefasto)

• Gramática correta Consiste no uso de formas adequadas, do ponto de vista da gramática normativa.Entre outros conselhos, destacam-se:• evitar o uso de gírias;• evitar o emprego de abreviaturas de caráter prático, útil apenas para as

anotações;• empregar corretamente a pontuação;• é preferível usar a ordem direta da frase;• usar frases curtas, expressando uma idéia de cada vez, ou seja, evitar

períodos longos (prejudicam a compreensão e o ritmo da frase);• a subordinação deve ser usada para evitar a repetição de idéias,

ligando duas frases em um só período. A fórmula ideal é uma oração principal e duas subordinadas;

• ter cuidado com o gerúndio, principalmente no início dos períodos;• a ordem das frases deve corresponder à ordem das idéias. É

desaconselhável expressar uma idéia fundamental numa oração subordinada;

• separar núcleos de idéias em parágrafos diferentes, observando a conexão entre eles;

• não pular linhas para separar os parágrafos.

AS CARTAS TROCADASAS CARTAS TROCADASPARA O CHEFEPARA O CHEFE

São Paulo, 23-5-92São Paulo, 23-5-92Chefinho,Chefinho,Cansei minha beleza! Quinta-feira faço as trouxas e caio na farra. Diz pra Zefinha Cansei minha beleza! Quinta-feira faço as trouxas e caio na farra. Diz pra Zefinha

terminar aqueles ofícios que estão na minha mesa. Bater ofício, na sexta-feira, eu, heim? Só se terminar aqueles ofícios que estão na minha mesa. Bater ofício, na sexta-feira, eu, heim? Só se for bater no ofício, com relho e vara de marmelo ... Ah! Se alguém perguntar por mim, diz que eu for bater no ofício, com relho e vara de marmelo ... Ah! Se alguém perguntar por mim, diz que eu fui por aí, ou melhor, pro Guarujá, levando meu gato debaixo do braço ...fui por aí, ou melhor, pro Guarujá, levando meu gato debaixo do braço ...

Beijinho, beijinho, tchau, tchau!Beijinho, beijinho, tchau, tchau!Maria das Graças.Maria das Graças.

PARA O NAMORADOPARA O NAMORADO

São Paulo, 23 de maio de 1992.São Paulo, 23 de maio de 1992.Prezado Senhor,Prezado Senhor,Tenho o prazer de acusar o recebimento de sua mensagem do dia 22 p.p., onde V. Tenho o prazer de acusar o recebimento de sua mensagem do dia 22 p.p., onde V.

Sª. convida-me para um fim de semana no Guarujá, a iniciar-se no dia 30 do corrente mês. Devo Sª. convida-me para um fim de semana no Guarujá, a iniciar-se no dia 30 do corrente mês. Devo esclarecer que, na data marcada, estarei à inteira disposição para acompanhá-lo. Considero esclarecer que, na data marcada, estarei à inteira disposição para acompanhá-lo. Considero altamente desejável o intercâmbio de beijos e abraços que tal encontro, certamente, irá altamente desejável o intercâmbio de beijos e abraços que tal encontro, certamente, irá propiciar.propiciar.

Outrossim, informo que seria de bom alvitre providenciar com antecedência as Outrossim, informo que seria de bom alvitre providenciar com antecedência as passagens e reservas de acomodações.passagens e reservas de acomodações.

Sem mais para o momento, apresento meus protestos de elevada estima e distinta Sem mais para o momento, apresento meus protestos de elevada estima e distinta consideração.consideração.

Atenciosamente,Atenciosamente,Maria das Graças.Maria das Graças.

A Correspondência Oficial

TIPOS E MODELOS• Correio eletrônico (e-mail)

A Carta

• Número de expedição• Data• Destinatário/Endereçamento• Referência/Assunto• Vocativo• Texto• Nome e cargo/função• Anexos

Memorando ou comunicação interna

Ofício

Memorando Oficial

Documentos AdministrativosAcordo

Ata

Ata Tradicional

Ata Moderna

Aviso ou comunicado

Bilhete

Convocação

Declaração

Procuração

Recibo

Requerimento